Protokoll fra årsmøte 30. mars 2013 kl 12:00 Årsmøtet i Myrefjell & Omegn Hytteforening ble avholdt ved Folkehjelpshytta kl. 12:00 med 103 fremmøtte. Årsmøtet er dermed beslutningsdyktig. 1. Valg av ordstyrer, referent og 2 (to) personer til å underskrive årsmøteprotokollen. Møtet ble åpnet av styrets formann Ole Bjørn Sjulstad som er ihht vedtektene ordstyrer for årsmøtet. Ingen motforestillinger fra forsamlingen ble ytret. Ordstyreren ønsket alle hjertelig velkomne i det flotte påskeværet. Styresekretær Rune Reffhaug Johansen ble foreslått som referent. Ingen motforslag ble lansert. Applaudert og godkjent. Følgende sa seg villige til å underskrive protokollen: - Oddvar Heimdal - Svein Holthe Dette ble applaudert og godkjent. Ordstyreren orienterte om at det ikke var kommet inn noen skriftlige forslag til møtet. Han informerte om at daglig leder i Vegglifjell Utmarkslag (tidligere Vegglifjell Friluftslag) var invitert til å redegjøre for planene i Vegglifjell ifm punkt 4 på sakslisten (Orientering om planer). Det var ingen kommentarer til sakslisten. Innkalling og saksliste ble applaudert og godkjent. 2. Årsberetning Årsberetningen, som var publisert på foreningens web-sider, ble i korte trekk gjennomgått av styrets ulike representanter. Rapporten kan sees i sin helhet på nettet. Ordstyrer redegjorde. Styret har i perioden bestått av: Leder: Ole Bjørn Sjulstad Styremedlem: Kjersti Ullebø (fungerende til oktober 2012) Styremedlem og nestleder: Thore Steffensen Styremedlem og sekretær: Rune Reffhaug Johansen Styremedlem og kasserer: Bent Eikmo Styremedlem: Knut Nordahl Varamedlem: Monika Eikmo Varamedlem: Ole Petter Hobbelstad (fungerende styremedlem fra oktober 2012) Side 1
Andre: Hyttenummer: Valgkomite: Revisor: Web-ansvarlig: Styrerepresentanter i Vegglifjell friluftslag: Løypekomite: Finn Otto Moskvil Rolf Haukland, Kjersti Ullebø Paul Røland Ole Bjørn Sjulstad Kjersti Ullebø, varamedlem Ole Bjørn Sjulstad Kjersti Ullebø (komiteleder) May Britt Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki Kristoffersen, Lars Kvadsheim, Bjørn Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon Berglia, Svein Holthe. Det har i perioden vært avholdt 7 styremøter. I tillegg har representanter for styret deltatt i flere møter arrangert av Vegglifjell Friluftslag BA / Vegglifjell Utmarkslag, i Skjærbrekka fiskelag, og i Søre Vegglifjell Grunneierlag. Betalende medlemsmasse siste år er stabil; dvs som forrige sesong på om lag 330 betalende medlemmer. Det er imidlertid presisert at det alltid er rom for flere medlemmer og at en håper at eksisterende medlemmer kan være ambassadører og rekruttere eventuelle hyttenaboer eller bekjente i sine respektive områder. Det ble kort redegjort for foreningens arbeid i perioden som hadde vært følgende hovedsaker: Dugnad i skiløypenettet Arbeid ifm forventninger og videreutvikling av skiløypenettet og løypekjøring Fiskekortordning Web-kamera Modernisering av administrative rutiner Deltakelse i ulike fora tilknyttet utviklingen generelt i Vegglifjell Hovedjobben hadde vært arbeidet for å utbedre løypenettet og å sikre løypekjøringen i Søre Vegglifjell. På vårparten 2012 ble det planlagte utbedringsarbeidet i regi av Søre Vegglifjell Grunneierlag påstartet, bl.a. med hogst, planering av trasè forbi Vorset, og med etablering av klopper. P.g.a. nok en svært fuktig sommer og høst ble likevel en stor del av arbeidet utsatt til 2013. Det ble gjennomført en god dugnad i oktober hvor løypene ble delvis utvidet og delvis lagt om. Dette til sammen har gjort det enklere å kjøre løyper i vårt område i 2012/2013 sesongen og for første gang kan en nå faktisk skøyte sammenhengende fra Sundtjønn til Fjellstua. Ordstyrer understreket det viktige og gode samarbeidet med Vegglifjell Utmarkslag, med Søre Vegglifjell Grunneierlag ifm dugnad og løypeutbedringer, og med Norsk Folkehjelp som står for oppkjøringen til Øvre Fjellstul. Side 2
Styremedlem og løypekomiteens leder, Ole Petter Hobbelstad, gjennomgikk i mer detalj det arbeidet som var gjort siste sesong m.h.p. løypekjøring og utarbeidelsen av et omforent plandokumentet mellom hytteforeningen og Vegglifjell Utmarkslag, dette ligger også tilgjengelig på våre web-sider. Han gjenga hovedpunktene i dokumentet m.h.p. målsettinger og ambisjoner for de nærmeste sesongene. Dokumentet sier bla følgende: «Det overordnede målet for MOH og VU er at skiforholdene skal være like gode i Søre Vegglifjell som i Nordre Vegglifjell, og at destinasjon Vegglifjell skal være et særdeles godt tilbud for utøvelse av langrenn som fritidssyssel og idrett, for hyttefolket, for øvrige tilreisende og for lokalbefolkningen. a) Første delmål for MOH er å sikre at frekvensen på løypekjøringen i sør er identisk med den i nord. Dette løses i den nåværende løypeavtalen mellom VU og Løypekjører ved å bruke to maskiner og at to team besørger kjøringen. Dette delmålet har også framtidig førsteprioritet ifm eventuelle endringer av løypeavtaler og maskinpark. b) Det andre delmålet ligger i det å kunne sikre samme løypefunksjonalitet som i nord, både skøyting og klassisk skiløping skal kunne utøves i tråd med folks endrede behov. Høsten 2012 ble det gjort betydelig dugnadsinnsats for å rydde større bredde i traseene i Sør. I store deler av løypenettet er det nå mulig å preparere to klassiskspor med felt for skøyting i midten.» Som nevnt, dokumentet er i sin helhet tilgjengelig på våre web-sider, og danner grunnlaget for det arbeidet som foreningens styre nå jobber for. Årsmøtet uttrykte seg generelt fornøyd med utviklingen ifm løyper og løypekjøring, samt ga noen innspill til forventninger til arbeidet framover, se punkt «Orientering om planer». På årsmøtet i 2012 ble det gitt tilslutning til at en arbeidet for en løsning der medlemskapet kan gi rett til stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området, forutsatt fremvisning av betalt medlemsavgift i hytteforeningen. Styremedlem Knut Nordahl redegjorde om at hytteforeningen derfor innledet et samarbeid med Skjærbrekka Fiskeforening, og ordningen ble formalisert sist sommer, riktignok som en prøveordning i 2012. Årsmøtet uttrykte tilfredshet med at medlemskapet nå kan gi rom for denne type fordeler. Styremedlem og kasserer Bent Eikmo fortalte om et pågående arbeid for å modernisere foreningens administrative rutiner. Dette omfatter bla ett nytt system for medlemsregister, fakturering og regnskap. Revisor Paul Røland uttrykte seg fornøyd med det nye regnskapssystemet. Kostnadene begrenser seg til ca kr 300 pr mnd. Det er ønskelig at vårt register over hytteeiere til enhver tid er korrekt. Det ble derfor oppfordret om at medlemmene sender oppdatert informasjon til kasserer (post@myrefjell.no) ifm eierskifte, adresse-endringer, eller rett og slett for å orientere om e-mail adressen slik at medlemmene kan lettere nås. Til slutt gjennomgikk også Bent Eikmo om det pågående arbeidet ifm web-kameraet på Folkehjelpshytta. Det hadde vært arbeidet svært mye med det nye web-kameraet, men likevel så var en ikke fornøyd med stabiliteten i løsningen, og hele oppsettet virker fortsatt lite robust. En er Side 3
i dialog med Vegglifjell Utmarkslag som har forestått innkjøpet, men det er dessverre umulig å være konkrete om når løsningen blir tilfredsstillende. Utmarkslagets leder, Ulrik Hoff, sa at en mulighet kan være å benytte en satellittbasert løsning, men her understrekes det at hytteforeningens budsjett for 2013 ikke tar høyde for en endring i systemet som pr i dag eksisterer. Det ble nevnt at styrets oppfatning er at alle stener må snus for å få nåværende løsning til å fungere tilfredsstillende. Årsmøtet ga sin tilslutning til beretningen. 3. Godkjenning av regnskapet for 2012 Styremedlem og kasserer Bent Eikmo gjennomgikk hovedtrekkene i regnskapet for 2012 og kommenterte avvikene i forhold til budsjettet. Side 4
Noter til regnskapet for 2012: Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Ubetalte fakturaer fra 2011 for løypekjøring og nettsider Kostnader 6010 Løypekjøring Til Vegglifjell utmarkslag og Folkehjelpen for løypekjøring i Søre Vegglifjell 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Skjærbrekka fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser 6800 Kontorrekvisita Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 6810 IT kostnader 6940 Porto Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 7770 Bank og kortgebyr 7790 Andre kostnader Inntekter 3200 Kontingent medlemmer 330 Medlemmer 8040 Renteinntekter Årsresultat Årsresultat for 2012 ble så høyt som kr 49603,80 på grunn av at budsjettert innbetalt beløp for løypekjøring første halvår 2012 var basert på en medlemskontingent på kr 450. Revisor Paul Røland var tilstede og informerte om et regnskapet nå var revisorgodkjent og i tråd med god regnsskapsskikk. Regnskapet ble applaudert og enstemmig godkjent av årsmøtet. 4. Orientering om planer Løyper, løypekjøring, sykkelstier og vandrestier Daglig leder i Vegglifjell Utmarkslag, Ulrik Hoff, var spesielt invitert til årsmøtet i denne sammenheng, og han redegjorde for planene i 2013 på Vegglifjell. Han fokuserte på det gjenstående arbeidet med maskinell utbedring av skiløypetraseen i sør, samt ny trase mellom sør og nord som også inkluderer en enkel terrengsykkelforbindelse. Løypetraseene på Søre Vegglifjell skal utbedres i regi av grunneierlaget og en krysser derfor nå fingrene for at årets sommer og høst skal bli av det mer tørre slaget som muliggjør disse utbedringene. Han fortalte videre at løypestikk skal transporteres ut i nettet 1. april, og at Norsk Folkehjelp mannskap har påtatt seg oppdrag med å hente ut tømmer ifm utbedringer rundt Nordre Kjølvann. Det er tidligere øremerkede midler fra Friluftslaget og kr. 150.000,- fra Vegglifjell og Myrefjell & Omegn Hytteforening, fordelt med en halvdel på hver. Vi har derfor nok en gang avsatt kr. 75.000,- i vårt budsjett til dette, midler som ikke ble benyttet de siste to år. Side 5
Siden friluftslagets midler er tidligere øremerket antar vi Vegglifjell Utmarkslags årsmøte ikke forestår endringer i disse bevilgningene. Ole Petter Hobbelstad, styremedlem og løypekomiteens leder, redegjorde i noe mer detalj hvilke forventninger en har for løyper og løypekjøring i neste sesong (igjen ref plandokument), samt informerte om planlagt dugnad i forbindelse med høstferien for å bredde ut skiløype-traseen til gjennomgående 6 meters bredde. Han redegjorde også for en pågående diskusjon med utmarkslaget om mulige nye snøscooterkjørte traseer. Dette samsvarte i stor grad med innspill fra årsmøtets deltakere, men det understrekes at dette kun er på planstadiet. Årsmøtet uttrykte positivitet til utviklingen og nye tiltak, men manet også til forsiktighet med å ikke gape for høyt. Årsmøtet fokuserte på behovet for å komme i gang med kjøring når snøen innfinner seg, og at det er forutsigbarhet i løypekjøringen. Årsmøtet satte også pris på skøyteforbindelsen mellom sør og nord som er etablert sist sesong. På direkte spørsmål fra Utmarkslagets leder ble det ikke ytret behov for å kjøre med større maskin i nettet enn det som er gjort de siste år. Det ble videre kommentert de mange krysningene mellom skiløype og veg som nå har dukket opp her og der, og at en bør få kommunen til å regulere inn løyper i nye reguleringsplaner. Utmarkslagets leder kommenterte at en forsøker å ta hensyn til alles interesser best mulig. Årsmøtet ønsket, hvis mulig innenfor budsjettets ramme, at en også ser noe mer på sti-systemet i området og dertil hørende kart, og gjerne publisere noe om dette på web en. Det ble nevnt av forsamlingen at Nansenløypa er klar og at strekningene Vorset- Røynebu og Vorsetsetra- Vorsetfjell er merket. Fiskekortordningen Gjennom året har medlemmene uttrykt et ønske om at ordningen skal fortsette. Knut Nordahl orienterte om at budsjettet for 2013 derfor tar høyde for at ordningen fortsetter ett år til, og at ordningen nå også utvides til å omfatte Sørkjeområdet, også som prøveordning. Dette ble godt mottatt. Annet Knut Nordahl redegjorde for en henvendelse til styret vedrørende evt muligheter for å organisere tilbud om jaktordning for foreningens medlemmer. Han orienterte om at dette var vurdert av styret, og konklusjonen var at en ikke anbefaler å begi seg inn på denne type ordninger i regi av hytteforeningen. Medlemmer brakte opp en sak om å etterfylle sand på badeplass i Sundtjønn. Styret vil behandle dette og evt bringe det opp med rette instans. Side 6
5. Godkjenning av budsjett 2013 Styremedlem og kasserer Bent Eikmo gjennomgikk budsjettet for 2013. Noter til budsjettet for 2013 : Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning basert på en moderat økning i medlemsmassen Side 7
6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Skjærbrekka fiskelag og utvidelse med Sørkje fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser Avsatt beløp til utvidelse og utbedring av løypetraseer i Søre Vegglifjell 6800 Kontorrekvisita 6810 IT kostnader Nytt verktøy for vedlikehold av medlemsregister, kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon. 6940 Porto 7770 Bank og kortgebyr Ny avtale med DNB med reduserte gebyr 7790 Andre kostnader Inntekter 3200 Kontingent medlemmer Basert på en moderat økning på 6 medlemmer 8040 Renteinntekter Årsresultat Underskuddet i budsjettet er i all hovedsak et resultat av kr 75000 avsatt som et engangsbeløp til utbedring av løypenett. Budsjettet ble applaudert og enstemmig godkjent av årsmøtet. 6. Valg Ordstyreren innledet ved å si at valgkomiteen har bestått av utgående/avtroppede styremedlemmer Rolf Haukland og Kjersti Ullebø. De har tatt for seg hhv forslag til styremedlemmer, varamedlemmer og revisor. De har ikke befattet seg med valg av medlemmer til ny valgkomite, eller løypekomiteens besetning. a) Ordstyrer gjenga valgkomiteens innstilling vedr. valg av medlemmer til styret / varamedlemmer Tre personer i styret er på valg. Disse er Knut Nordahl, Rune Reffhaug Johansen og Ole Bjørn Sjulstad. Alle tre har sagt seg villige til gjenvalg for to nye år. Valgkomiteen foreslår at de samme tre blir gjenvalgt for to 2 nye år. Vedr valg av varamedlemmer så er Monika Eikmo på valg. Hun tar ikke gjenvalg siden hennes mann allerede sitter i styret. Valgkomiteen foreslår at Ole Petter Hobbelstad, som tidligere var vararepresentant, trer inn i rollen som styremedlem med ett 1 års varighet. Valgkomiteen har vært i kontakt med Arne Erkki Kristoffersen og Morten Strøm Andersen om å tre inn som vararepresentanter, noe de har sagt seg seg villige til. Valgkomiteen foreslår derfor at disse to velges som vararepresentanter med to 2 års varighet. Det var ingen motkandidater. Valgkomiteens innstilling ble applaudert og enstemmig godkjent. Til orientering så er det nye styret bestående av følgende medlemmer: Knut Nordahl, Rune Reffhaug Johansen, Ole Bjørn Sjulstad, Thore Steffensen, Bent Eikmo og Ole Petter Hobbelstad, med Arne Erkki Kristoffersen og Morten Strøm Andersen som Side 8
vararepresentanter. MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING b) Ordstyrer ledet valg av kandidater til valgkomite Det skal velges 2 personer som skal utgjøre valgkomiteen på årsmøtet. Helge Wetterstad sa seg villig til å være kandidat. Det lyktes ikke årsmøtet å finne kandidat nummer to, men det ble foreslått at styret finner kandidat nummer to. Det var ingen motkandidater. Forslaget ble applaudert og enstemmig godkjent. c) Vedr valg av revisor Ordstyrer informerte om at det hadde vært kontakt med nåværende revisor Paul Røland om å fortsette som revisor. Han har sagt seg villig til å fortsette. Valgkomiteen foreslår at Paul Røland velges som revisor for budsjettåret. Det var ingen motkandidater. Forslaget ble applaudert og enstemmig godkjent. d) Valg av løypekomite Ordstyrer gjentok hvem som hadde utgjort løypekomiteens medlemmer siste år. Det ble foreslått ved publisering av årsberetningen at komiteen skulle fortsette i sin helhet, siden den antatte belastningen på komiteen ble ansett begrenset. Det var ingen motforestillinger mot dette. Den foreslåtte komitebesetningen er som følger: - Ole Petter Hobbelstad, komiteleder - May Britt Andersen - Harald Hassel - Arne Erkki Kristoffersen - Lars Kvadsheim - Bjørn Nordahl - Paul Røland - Knut Håkon Berglia - Svein Holthe Dette ble applaudert og enstemmig godkjent. 7. Eventuelt Dette punktet er med på sakslisten siden det uttrykkelig nevnes som et punkt på årsmøtet i vedtektene. En av møtets deltakere oppfordret til å kjøre forsiktig og innenfor fartsgrensen, og særlig ble det referert til uvettig kjøring mellom fellesbeitet og Folkehjelpshytta. En annen tok opp det faktum at det oppleves uvettig henlegging av avfall i og ved siden av Side 9
avfallscontainere, og manet alle til å kun å benytte containere til det påtenkte formål (ikke bygningsavfall, vaskemaskiner mm). Årsmøtet stilte seg helt og fullt bak disse kommentarene. Videre ble det nevnt at trafikken er i stadig utvikling, og at det for eksempel er særdeles uoversiktlig i krysset ved Otterholthytta. Det ble foreslått en mulighet for å sette opp informasjonsskilt eller trafikk-speil for å bedre oversiktlighet. Styret vil bringe dette opp med veiforeningen. Til slutt ble det fremmet gode innspill til markedsføring av medlemskapet for å øke medlemsmassen, bla ved bruk av plakater i området. Møtet ble avsluttet klokken 13:35 med en stor takk til de frammøtte og med ønske om fortsatt god påske, og et godt påskeskirenn som startet rett etter årsmøtet. Referent Rune Reffhaug Johansen 6.april 2013 Protokollen er lest og godkjent. Oddvar Heimdal Svein Holthe Side 10