Innkallelse til årsmøte 26. mars 2016 kl 12:00

Transkript

1 Innkallelse til årsmøte 26. mars 2016 kl 12:00 Styret i Myrefjell og Omegn hytteforening ønsker med dette velkommen til årsmøte, påskeaften lørdag 26. mars 2016 kl. 12:00, utenfor hytta til Norsk Folkehjelp ved Sundtjønn. Den foreslåtte sakslisten er som følger: 1. Valg av a. referent b. to personer til å underskrive protokoll 2. Styrets beretning 3. Godkjenning av regnskapet for Godkjenning av kontingent og budsjett Vurdering av hytteforeningens navn 6. Valg a. Medlemmer til styret b. Varamedlemmer til styret c. Valgkomite d. Revisor 7. Innkomne skriftlige forslag 8. Eventuelt Eventuelle forslag til saker til årsmøtet Forslag om evt andre saker til årsmøtet sendes skriftlig innen 7. mars 2016 til e-postadresse [email protected]. Påskeskirenn Vi viderefører tradisjonen med påskeskirenn i samarbeid med Norsk Folkehjelp. Rennet starter så raskt som mulig etter årsmøtet, antatt kl. 13:30 påskeaften, og vi ønsker alle små og «store» barn velkommen! Side 1

2 Ad sak 2 - Styrets årsberetning Styret har i perioden bestått av: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styreleder: Varamedlem: Varamedlem: Roller: Revisor: Kasserer: Styresekretær: Koordinator hyttenummer: Koordinering løypearbeid: Koordinering arbeid med stisystem: Koordinator fiskeordning: Web-kamera: Web-siden / Facebook: Styrerepresentant til Vegglifjell friluftslag: Deltakere i Søre Vegglifjell Grunneierlags årsmøte / styremøter Deltaker i Skjærbrekka veilags årsmøte Per Hobbelstad Ole Petter Hobbelstad Bent Eikmo Rune Reffhaug Johansen Gunnar Brennekåsa Ole Bjørn Sjulstad Morten Strøm Andersen Arne Erkki Kristoffersen Paul Røland Bent Eikmo Rune Reffhaug Johansen Finn Otto Moskvil Ole Petter Hobbelstad Gunnar Brennekåsa og Rune Reffhaug Johansen Gunnar Brennekåsa Bent Eikmo Gunnar Brennekåsa Ole Petter Hobbelstad, vara Gunnar Brennekåsa Ole Petter Hobbelstad Per Hobbelstad Det har i perioden fra forrige årsmøte vært avholdt 5 styremøter. I tillegg har representanter for styret deltatt i styremøter og årsmøte arrangert av Vegglifjell Friluftslag, og i årsmøtene til Skjærbrekka fiskelag, Søre Vegglifjell Grunneierlag, og i Skjærbrekka veilag. Det har vært jobbet med følgende hovedsaker i perioden: Oppfølging av løypekjøringsavtalen Videreutvikling av skiløyper og dugnad i skiløypenettet, sykkelforbindelsen sør-nord, samt stiarbeid Etablert ny tillatelse til å kjøre skiløyper på sørsiden av Molteskarvtjønn Videreføring av fiskekortordningen Arbeid tilknyttet friluftslaget og samarbeid med andre hytteforeninger på Vegglifjell, forfekte Søre Vegglifjells behov. Etablert en Facebookside for Søre Vegglifjell. Side 2

3 Betalende medlemsmasse siste år er relativt stabil. Medlemstype Antall Redusert pris (betaler annen andel direkte til 13 friluftslaget) Full pris 329 Totalt 342 Skiløypenettet og løypekjøring Også denne vinteren er det kjørt klassiske spor og skøytetrase i hele løypenettet i tråd med løypekjøringsavtalen som Vegglifjell Friluftslag har inngått med Vegglifjell Løypeteam. Til informasjon så bidrar hvert medlem i hytteforeningene med kr 500,- til dette arbeidet. Snøen kom sent, men etter hvert fikk en da pakket løypene med snøscooter og deretter sporsatt. På tross av en utbreddet trase om Steintjønn, så tok det likevel tid før denne delen av løypa ble opparbeidet. Vi ser klart at Steintjønnrunden må ytterligere utjevnes og forbedres for å kunne kjøres på linje med det øvrige løypenettet. Trasevalget er også under endring pga hyttebygging i området. Styret følger opp med Friluftslaget at denne traseen prioriteres i De siste årene har det ikke blitt kjørt på sørsiden av Molteskarvtjønn, men heldigvis ble det oppnådd en langsiktig enighet med grunneier for kjøring fom vinteren 2015/16 sesongen. Alle løypene blir nå kjørt med en stor løypemaskin. Generelt sett må vi si at løypetilbudet og løypekjøringen er bra. Noen fortsetter å etterspørre oppkjøring av løyper midt i uka, men p.t. er ikke dette en del av løypekjøringstilbudet på Vegglifjell. Samarbeid med Grunneiere i Søre Vegglifjell Hytteforeningen har et godt samarbeid med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Representanter fra vårt styre er invitert til Grunneierlagets årsmøte. Grunneierne viser stor vilje til å legge til rette for fritidsaktiviteter i fjellet. Dugnad på Søre Vegglifjell høsten 2015 Myrefjell og Omegn hytteforening arrangerte årets dugnad 3. oktober. Nok en gang var det svært godt oppmøte hvor om lag 40 medlemmer deltok på dugnaden. Stien til Senhovd ble merket og skiløypa om Steintjønn ble ryddet, utbreddet og nye klopper bygd. Endelig er den nye solide kloppen ved Sundtjønn på plass, og en klopp måtte dras på plass etter at flommen hadde gjort sitt. Arbeidet ble i sin helhet avstemt med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Nok en gang må vi takke for entusiasmen for dugnadsarbeidet i foreningen. Tidligere på året ble sykkeltraseen mellom sør- og nordfjellet bearbeidet videre. Mer underlagsduk og masse ble lagt ut, og traseen kunne benyttes av både gående og syklende fra høsten Side 3

4 Planer om utbedringer på dugnad sommer/høst 2016: - Videre utjevning / utbedring av Steintjønnrunden, også kalt Groholtsrunden, herunder en klopp og mulig omlegging pga hyttebygging i området. - Fortsette rydding, kvisting og merking av sommerstier i samråd med grunneierlaget. Forventninger til utbedringer i regi av grunneierforeningen/friluftslaget 2015: - Maskinell utbedring i deler av Steintjønnrunden (Groholtsrunden) - Maskinell utjevning av tidlig trase mellom Sundtjønn og Veggli Fjellstue. Løpende status for løypekjøringen har vært å finne på websiden og på Vi har fortsatt en avtale med Norsk Folkehjelp om kjøring av scooterløypen mot Øvre Fjellstul som kjøres opp i påskeferien. Fiskekortordningen Fiskekortordningen ble utvidet i løpet av 2013, og videreført i 2014 og I tillegg til å kunne benytte medlemskapet til stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området til Skjærbrekka Fiskeforening, så er også Sørkje Fiskelag med på samme ordning. Vi oppfordrer alle til å benytte denne ordningen, som for øvrig også er foreslått budsjettert neste sesong. Vedlikehold av hytteeierregisteret Hytteforeningen ønsker at vårt register over hytteeiere til enhver tid er oppdatert. Her er vi avhengig av at dere sender oss oppdatert informasjon når det skjer eierskifte eller at deres bostedsadresse endres. Send dette til [email protected], som mange allerede har gjort siste år. Ellers oppfordres fortsatt hytteeiere til å lage nødplakat som kan henges opp på hytta. Denne kan lages på og produkter/nordplakat/ og kan suppleres med telefonnummer til Folkehjelpshytta. Side 4

5 Ad sak 3 Godkjenning av regnskap 2015 Side 5

6 Kommentarer til regnskap for 2015 Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Til Vegglifjell utmarkslag og Folkehjelpen for løypekjøring i Søre Vegglifjell 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser 6800 Kontorrekvisita Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 6810 IT kostnader StyreWeb - verktøy for regnskap, medlemsregister og kontingenthåndtering 6940 Porto Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 7770 Bank og kortgebyr Økte gebyrer fra DNB 7790 Andre kostnader Innkjøp av utstyr for barneskirenn Inntekter 3200 Kontingent medlemmer 329 fult betalende samt 13 med redusert pris. Totalt 342 betalende medlemmer mot 325 for Andre inntekter Barneskirenn Påsken Renteinntekter Årsresultat Årsresultat for 2015 ble på kr Bakgrunn for overskuddet for 2015 begrunnes med økte kontingent inntekter, forbruket generelt var noe lavere enn antatt samt at det også kom et lite positivt bidrag fra startkontingent for barneskirennet Side 6

7 Ad sak 4 Godkjenning av kontingent og budsjett for 2016 Budsjettet for 2016 er i all hovedsak som for 2015 med følgende unntak: 1. Øker budsjettert beløp for løypekjøring utover den summen som går til ordinær kjøring med ,- til totalt ,-. Ønsket her er å prøve ut kjøring av diverse traseer i våre nærområder med scooter. 2. Setter av ,- til opparbeiding av badeplasser (Skjærbrekka) Dette resulterer i et underskudd på ,- for Styret går inn for å beholde medlemskontingenten på dagens nivå kr 650,-/år for fullt betalende medlemmer og kr 150,-/år for medlemmer som allerede betaler tinglyst beløp direkte til Vegglifjell Friluftlag. Dette ligger til grunn for budsjettet. For andre kommentarer til budsjettet, se avsnitt med kommentarer per post etterfulgt av selve budsjettet. Side 7

8 Side 8

9 Kommentarer til budsjett for 2016: Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning basert på en moderat økning i medlemsmassen (Snitt på 330 fult betalende medlemmer for 2015). Det er lagt inn en ekstra pott på kr for ekstra kjøring Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no - uforandret fra Styremøter Diverse kostnader i forbindelse med styremøter - uforandret fra Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund 6303 Fiskekortavtaler Videreføring av avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag - uforandret fra Dugnad/løyper/badeplasser Satt av en engangssum på 15000,- til badeplasser 6800 Kontorrekvisita I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra IT kostnader StyreWeb - Verktøy for vedlikehold av medlemsregister, kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon - uforandret fra Porto I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra Bank og kortgebyr Samme nivå som for Andre kostnader Blant annet innkjøp av utstyr til barneskirenn Inntekter 3200 Kontingent medlemmer Basert på en moderat økning 3960 Andre inntekter Startkontingent fra barneskirenn Påsken Renteinntekter Antar samme rentenivå for 2016 Årsresultat Underskudd på 25000,- grunnet ekstra løypekjøring og opparbeidelse av badeplasser. Side 9

10 Ad sak 5 Vurdering av hytteforeningens navn Mye har endret seg siden Myrefjell og Omegn hytteforening ble etablert. Antall hytter etablert i Skjærbrekkaområdet, Sundtjønnskarven, Svartløk, Vorset og andre steder er i stadig økning. I denne sammenheng ønsker en synspunkter fra årsmøtet om dagens navn er fortsatt hensiktsmessig, eller om årsmøtet ønsker å be styret se på en mulig navneendring som dekker det geografiske nedslagsområdet. Ad sak 6 Valg Tre personer er på valg i styret, en er på valg som varamedlem, to personer til valgkomite skal velges, samt revisor. Valgkomiteen vil forestå selve valget. Styret Side 10