Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 21.06.2016, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:20 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 16/18 16/24 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder Jan Aage Moen (H), nestleder Rannveig Lade (R) Eirik Milde (H) Turid Eriksen (Ap) Håvard Tafjord (H) Ellen Simensen (Ap) Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon Ingen Møtende fra administrasjonen: Konstituert kommunalsjef Helse- og sosial, Veronica Aam Merknader Merknader til innkalling og dagsorden framgår av behandlingen av sak 16/18. Torbjørn Østby, leder. Jan Aage Moen
Kontrollutvalget Haldens møte 21.06.2016 Sakliste PS 16/18 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 16/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.5 2016 PS 16/20 PS 16/21 Bestilling av eierskapskontroll - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Invitasjon til intern høring NOU 2016:4 Ny kommunelov PS 16/22 Møteplan 2. halvår 2016 PS 16/23 PS 16/24 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/18 Godkjenning av innkalling og saksliste (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Innkalling: Ingen merknader Dagorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden. Det ble ikke meldt behov for å diskutere lukking av enkeltsaker. Kontrollutvalgets leder meldte saker til Eventuelt Innkalling og saksliste godkjennes PS 16/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.5 2016 1. Protokoll fra møtet 10.5 2016, godkjennes
Vedtaket ble som innstillingen 1. Protokoll fra møtet 10.5 2016, godkjennes PS 16/20 Bestilling av eierskapskontroll - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon om å gjennomføre en eierskapskontroll for Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS i løpet av 2016. Det ble påpekt at det foreslåtte selskap (Østfold interkommunale Arkivselskap IKS) blir gjennomgått av andre kontrollutvalg, og kontrollutvalget i Halden vil da kunne få denne kontrollen som RS-sak i et senere møte. Derfor fremmet Håvard Tafjord følgende forslag som kontrollutvalget sluttet seg til: Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon om å gjennomføre en eierskapskontroll for Halden Byutvikling AS i løpet av 2016. 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon om å gjennomføre en eierskapskontroll for Halden Byutvikling AS i løpet av 2016. PS 16/21 Invitasjon til intern høring NOU 2016:4 Ny kommunelov Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget bestemte at høringssvar settes opp som sak i møtet 27.9. Jan Aage Moen samordner innspill fra utvalgsmedlemmene. Høringsuttalelse sendes direkte til departementet (fristen her er satt til 6. oktober). 1. Høringssvar settes opp som sak i møtet 27.9. 2. Jan Aage Moen samordner innspill fra utvalgsmedlemmene. 3. Høringsuttalelse sendes direkte til departementet. PS 16/22 Møteplan 2. halvår 2016 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2016: 27. september kl. 18.00
29. november kl. 18.00 Vedtaket ble som innstillingen 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2016: 27. september kl. 18.00 29. november kl. 18.00 PS 16/23 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Følgende referater og meldinger ble tatt til orientering: 1 Kommunens oppfølging av tilsynsrapport - Introduksjonsloven 2 Tilsvar med vedlegg 31.5 2016 a. Tilsvar til endelig tilsynsrapport introduksjonsloven (4) b. Prosjektplan bosetting 2016 endret 28.03 c. Svar på tilsyn vedrørende introduksjonsloven, 2015 d. Opplæringstilbud HKK fra august 2016 I tillegg var «Rutiner branntilsyn» satt opp som referatsak på nytt. Disse ble også tatt til orientering Referater og meldinger tas til orientering PS 16/24 Eventuelt Følgende ble tatt opp: 1. Bestilling av prosjektplan. 2. Informasjon om saker unntatt offentlighet til kontrollutvalget. 3. Informasjon om møtegodtgjøringsreglement og praksis. 4. Informasjon om status for utbygging av Svingenskogen og evt. avtale med kommunen om tilbakeføring av midler. 5. Informasjon om kommunens varslingssystem og antikorrupsjonsarbeid. 6. Informasjon fra KU-konferanse 7 og 8 juni. Rannveig Lade orienterte. Tilbakemeldingene fra henne er at arrangementet var meget bra og innholdet i konferansen var interessant men delvis krevende for nyvalgte kontrollutvalgsmedlemmer. 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon om å legge fram prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Mottak av flyktninger», til neste møte.
2. Kontrollutvalgets leder og nestleder avklarer med rådmannen hvordan saker unntatt offentlighet kan komme kontrollutvalget til kunnskap på en hensiktsmessig måte. 3. Kontrollutvalget ber om å få kommunens møtegodgjøringsrelement til neste møte og inviterer samtidig rådmannen til møtet for å orientere nærmere om møte- og reiseaktivitet første halvår 2016. Kontrollutvalget ber også rådmannen om informasjon om avtale ang. Svingenskogen i neste møte. 4. Kontrollutvalget ønsker et informasjonsmøte med rådmannen om kommunens varslingssystem og antikorrupsjonsarbeid. Rådmannen kan selv vurdere når det kan passe.