Pleie og omsorg kvalitet på tjenestene

Pleie og omsorg kvalitet på tjenestene - Drangedal kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 717 008 2009

Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning...1 1.1 Bakgrunn og bestilling...1 1.2 Problemstillinger...1 1.3 Avgrensing...2 2 Metode og kvalitetssikring...2 2.1 Kvalitet og kvalitetsindikatorer...2 2.2 Den praktiske gjennomføringen...3 2.3 Kvalitetssikring, høring...3 3 Problemstilling 1...4 3.1 Revisjonskriterier...4 3.2 Fakta og funn...5 3.2.1 Framtidas omsorgstjenester i Drangedal kommune 5 3.2.2 Organisering og drift 5 3.2.3 Bemanning og kompetanse 8 3.2.4 Kommunens system for kvalitetssikring 9 3.2.5 Saksbehandling, iverksetting m.m. 12 3.2.6 Tjenester 13 3.3 Vurderinger og konklusjon...16 3.3.1 Kvalitetssystem 17 3.3.2 Saksbehandling 18 3.3.3 Tjenestene 18 3.3.4 Konklusjon 20 3.4 Anbefalinger...20 4 Problemstilling 2...21 4.1 Fakta og funn...21 4.1.1 Befolkning og bosetting 21 4.1.2 Ressursbruk 21 4.1.3 Dekningsgrader 23 4.1.4 Pleietyngde 23 4.1.5 Bemanning og kompetanse 25 4.1.6 Tjenestekvalitet 26 4.2 Revisors vurderinger og konklusjon...27 4.2.1 Konklusjon 27 Litteratur og kildereferanser...28 Tabell oversikt...28 Vedlegg...28 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag Forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget. Med bakgrunn i høy ressursbruk i pleie- og omsorgstjenestene ønsker de at vi undersøker om det er sammenheng mellom ressursbruk og kvalitet i kommunens pleie og omsorgstjenester Vi fant det naturlig i denne sammenheng også å undersøke om kvaliteten på pleie- og omsorgstjenestene er i samsvar med gjeldende regelverk. Vi definerte derfor følgende problemstillinger: 1. Er kvaliteten på pleie- og omsorgstjenestene i Drangedal kommune i samsvar med gjeldende lov og forskrift? 2. Er det en sammenheng mellom ressursbruk og kvalitet i kommunens pleie og omsorgstjenester? Når det gjelder problemstilling 1 har vi fokusert på følgende tema: Brukermedvirkning Rettferdig fordeling av tjenester Samordnet helhetlig tjenestetilbud Forutsigbarhet og trygghet i forhold til tjenestetilbudet Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling Tilbud om aktiviteter Når det gjelder problemstilling 2 har vi sammenlignet ressursbruk og kvalitet med andre kommuner. Vi har benyttet KOSTRA data i sammenligningen. Drangedal er plassert i kommunegruppe 2. Andre kommuner i Telemark som tilhører denne gruppen er Sauherad, Seljord og Kviteseid. Vi har valgt å sammenligne Drangedal med disse kommunene og med gjennomsnittet i gruppe 2. Administrasjonen ønsket at vi også skulle sammenligne med Vinje kommune. Vinje er i KOSTRA plassert i kommunegruppe 3, som er kommuner av samme størrelse som i gruppe 2, men med noe romsligere økonomiske rammer. Følgende driftsenheter innenfor Sektor Helse og velferd er med i undersøkelsen: Tjenestekontoret Sjukeheimen 1. etasje Sjukeheimen 2. etasje Lauvåsen bofellesskap for demente Neslandstunet bofellesskap m/hjemmetjenester Gudbrandsveien bofellesskap m/hjemmehjelpstjenester Hjemmesykepleien i Stranna Psykisk helse og rus Granveien bofellesskap for funksjonshemmede Drangedal Aktiviteter (dagsenter, arbeid og aktivitet for funksjonshemmede). Fakta/informasjon har vi innhentet ved intervju/møter med ledere i sektor for Helse og velferd og fra kommunens interne dokumenter. Brukerne er ikke spurt i denne undersøkelsen. Telemark kommunerevisjon IKS iii

Resultatet av undersøkelsen Med utgangspunkt i de kvalitetsindikatorene som er tilgjengelige og kan sammenlignes, ser vi at det er en sammenheng mellom ressursbruk og kvalitet, men den er ikke helt entydig. Samlet for pleie- og omsorgstjenestene bruker Drangedal kommune litt mindre ressurser enn sammenligningskommunene. Samtidig skårer kommunen litt over middels på kvalitet. Det vil si at kommunen kommer godt ut i sammenligningen. Kommunen har likevel noen forbedringsområder når det gjelder enkelte kvalitetsindikatorer i KOSTRA. Vårt inntrykk er at Drangedal kommune i hovedsak driver sine pleie og omsorgstjenester i samsvar med krav i lov og forskrift. Det er ikke påvist alvorlige mangler i utføring av tjenestene. Det er imidlertid påvist noen mangler i kommunens system for kvalitetssikring. Vi har inntrykk av at ledelsen i Sektor Helse og velferd selv har god oversikt både over svakheter og forbedringspotensial. De arbeider med forbedringer og har planer om ytterligere forbedrings- og utviklingsarbeid. Vi vil be rådmannen om å vurdere følgende tiltak: Å innføre system for kartlegging, vurdering og dokumentasjon av hvor det er størst risiko for feil eller mangler som kan medføre brudd på krav i lov/forskrift, eller som kan ha stor betydning for brukerne Å komplettere kvalitetshåndboka slik at alle tjenesteområdene innenfor helse og velferd får beskrevet sine viktigste prosedyrer Å komplettere kvalitetshåndboka med en felles prosedyre for behandling av klager og klagesaker Å diskutere rutiner for avviksregistrering internt i hele sektoren for å få til mer lik registrering Å avsette tilstrekkelige ressurser til intern opplæring, for å holde à jour kompetansen Å forsøke å redusere andelen av små stillinger i sektoren Skien, 24. august 2009 Telemark kommunerevisjon IKS Aud Bjervamoen forvaltningsrevisor Telemark kommunerevisjon IKS iv

1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 1. Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget, jf. deres plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011. Rapporten blir oversendt kontrollutvalget som videre skal avgi rapport til kommunestyret om gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter, og om resultatene av disse. 2 1.1 Bakgrunn og bestilling Et eksternt konsulentselskap hadde i 2006 en gjennomgang av pleie og omsorgssektoren i kommunen. Bakgrunnen for dette var bl.a. høy ressursbruk. Kontrollutvalget ønsker at vi undersøker om det er sammenheng mellom ressursbruk og kvalitet ved å sammenligne tilgjengelige kvalitetsindikatorer for pleie og omsorgstjenester med tilsvarende tjenester i relevante kommuner. Både kvalitet og ressursbruk må da sammenlignes med andre kommuner. Det er ikke fastsatt nasjonale standarder for kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene. Det er opp til kommunen å definere og måle kvaliteten på de tjenestene de yter. Fra statlig hold oppfordres kommunene til å foreta kvalitetsmåling gjennom benchmarking (sammenligning). Vi finner det naturlig i denne sammenheng også å undersøke om kvaliteten på pleie- og omsorgstjenestene er i samsvar med gjeldende regelverk. 1.2 Problemstillinger På denne bakgrunn har vi satt opp følgende problemstillinger: 1. Er kvaliteten på pleie- og omsorgstjenestene i Drangedal kommune i samsvar med gjeldende lov og forskrift? 2. Er det en sammenheng mellom ressursbruk og kvalitet i kommunens pleie og omsorgstjenester? 1 RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 2 Forskrift om kontrollutvalg 11 og forskrift om revisjon 8 Telemark kommunerevisjon IKS 1

1.3 Avgrensing Kun de tjenesteområdene innenfor sektor Helse og velferd som inngår i KOSTRA funksjoner for pleie og omsorg (funksjon 253, 254, 234 og 261) omfattes av undersøkelsen, dvs. at følgende tjenesteområder omfattes: Tjenestekontoret Pleie og omsorg Psykisk helse og rusomsorg Funksjonshemmede 2 Metode og kvalitetssikring For problemstilling 1 er undersøkelsen normativ (avviksanalyse), mens problemstilling 2 er deskriptiv (beskrivende). Det vil si at vi har revisjonskriterier bare for problemstilling 1. Vi sammenligner tilgjengelige kvalitetsindikatorer for pleie og omsorg samt bruken av ressurser til pleie og omsorg i Drangedal med sammenlignbare kommuner. Vi har benyttet følgende metoder for innhenting av fakta: Dokumentanalyse Intervju/møter Vi bruker KOSTRA data for 2008 til sammenligning med andre kommuner. Det gjelder både data om ressursbruk og data om kvalitet. Statistisk sentralbyrå (SSB) deler landets kommuner inn i grupper basert på folkemengde og økonomiske rammevilkår. Drangedal er plassert i kommunegruppe 2. Andre kommuner i Telemark som tilhører denne gruppen er Sauherad, Seljord og Kviteseid. Vi har valgt å sammenligne Drangedal med disse kommunene og med gjennomsnittet i gruppe 2. Administrasjonen ønsker at vi også sammenligner med Vinje kommune, fordi de mener at den kommunen har en del fellestrekk med Drangedal, bl.a. at den er stor i utstrekning og at den har flere kommunesenter. Vinje kommune er i KOSTRA plassert i kommunegruppe 3, som er kommuner av samme størrelse som i gruppe 2, men med noe romsligere økonomiske rammer. Sammenligningen omfatter mange indikatorer og ganske mange kommuner. For å få fram et samlet resultat til sammenligning av henholdsvis ressursbruk og kvalitet, har vi forsøkt å systematisere indikatorene i gruppene høy middels lav, der gjennomsnittet er satt til middels. Indikatorene er ikke vektet. 3 2.1 Kvalitet og kvalitetsindikatorer Kvalitet blir definert som helheten av egenskaper og kjennetegn et produkt eller en tjeneste har, som vedrører dens evne til å tilfredsstille krav eller behov. En kvalitetsindikator er et indirekte mål eller en pekepinn på kvalitet og sier noe om kvaliteten på det området som måles. 3 Se vedlegg 3 Telemark kommunerevisjon IKS 2

I KOSTRA publiseres det en del kvalitetsindikatorer for pleie- og omsorg. De fleste kvalitetsindikatorene er knyttet til institusjon. Det finnes færre indikatorer som gir sammenlignbare data om kvaliteten i hjemmetjenestene. IPLOS- registeret 4 er i 2008 brukt som datagrunnlag for en del av indikatorene som publiseres i KOSTRA. Det gjelder de fleste indikatorene over mottakere av pleie- og omsorgstjenester og indikatorer som sier noe om pleietyngde. SSB påpeker at IPLOS fremdeles er i en innføringsfase, og det tilsier at en bør være varsom med tolkning av resultatene som er presentert. 2.2 Den praktiske gjennomføringen Vi har gjennomført semistrukturerte intervjuer. Det betyr at vi har utarbeidet intervjuguider som definerer hvilke tema og hovedspørsmål som skal tas opp, men rekkefølgen og spørsmålsformuleringen er ikke fastsatt på forhånd. Samtidig er det rom for å ta opp tema og problemstillinger som ligger utenfor guiden. En viss forhåndstruktur er nødvendig for å gjøre den innsamlede informasjonen sammenlignbar. Strukturen er også til hjelp for å demme opp for skjevhet i materialet gjennom spørsmål som ikke er nøytrale, og andre forhold som reduserer validitet og reliabilitet. Vi har gjennomført gruppeintervju med alle driftsenhetslederne på det området undersøkelsen omfatter, i alt 9 ledere fordelt i 3 grupper. I tillegg har vi hatt flere møter med sektorleder og med leder av tjenestekontoret. Kommunens rutiner for å ivareta kvaliteten i tjenestene er kartlagt dels ved gjennomgang av dokumenter, dels gjennom intervju. Konklusjonene i rapporten er i hovedsak basert på informasjon gitt av ansatte og ledere i kommunen. Vi gjør oppmerksom på at brukere og pårørende kan ha en annen oppfatning av de tjenestene som blir gitt, som ville gitt andre konklusjoner. 2.3 Kvalitetssikring, høring Referat fra intervjuene er sendt deltakerne til verifisering, og vi har korrigert fakta og meninger i samsvar med deres tilbakemeldinger. Første utkast av rapporten er gjennomgått i møte med sektorleder og leder av tjenestekontoret, og noen faktafeil er rettet. Rapporten er sendt rådmannen til uttalelse. Hans uttalelse har ikke ført til endringer i rapporten. Rådmannens svar følger som vedlegg 4 til rapporten. 4 Individbasert PLeie- og OmsorgsStatistikk er et nasjonalt helseregister som danner grunnlag for nasjonal statistikk på pleie- og omsorgssektoren Telemark kommunerevisjon IKS 3

3 Problemstilling 1 3.1 Revisjonskriterier Det er en rekke lover og forskrifter som regulerer dette området: Lov om helsetjenesten i kommunene Lov om sosiale tjenester m.v. Lov om helsepersonell Lov om pasientrettigheter Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven Forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie Viktigst i denne undersøkelsen er forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene. Kvalitetssystem, dokumentasjon Kvalitetsforskriften krever at kommunen skal utarbeide skriftelige prosedyrer som sikrer at tjenestene er helhetlige, samordnende og fleksible, og at de blir gitt i rett tid. Dette krever skrevne, fleksible prosedyrer som nødvendiggjør nært samarbeid og koordinering internt i kommunen. Prosedyrene bør innholde en beskrivelse av de formål, anvendelsesområde og ansvar som skal sørge for at brukeren opplever respekt, forutsigbarhet, trygghet og får mulighet for ro og skjermet privatliv, selvstendighet og styring av eget liv. 5 Kommunen er også gjennom forskrift for internkontroll pålagt å dokumentere rutiner i sosialog helsetjenesten. De to forskriftene utfyller og supplerer hverandre. Kvalitetsforskriften retter søkelyset mot brukerne av pleie- og omsorgstjenestene, mens internkontrollforskriften retter fokus mot virksomhetens egne systemer. Internkontroll er i forskriften definert som systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktivitet planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i sosial- og helselovgivningen. Internkontrollen skal tilpasses til virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som anses nødvendig for å etterleve kravene. Internkontroll innebærer at virksomheten skal (her gjengis bare enkelte punkter): 6 Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll Sørge for at arbeidstakere medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes Gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten Skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav I følge St.meld. nr. 25 Mestring, muligheter og mening bør kommunen fastsette lokale kvalitetskrav for tjenestene. Kravene bør fastsettes på politisk nivå for å styrke det systematiske kvalitetsutviklingsarbeidet og øke det lokale engasjementet i forhold til innholdet i omsorgstjenestene. 5 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene 3, Veileder til forskriften 6 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4 Telemark kommunerevisjon IKS 4

Saksbehandlingstid og iverksettelsestid Den enkelte bruker skal få de tjenestene som vedkommende har behov for til rett tid. 7 Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom henvendelsen ikke kan besvares innen en måned, skal det gis foreløpig svar. 8 Tjenestene I kvalitetsforskriftens formålparagraf er det lagt vekt på det enkelte menneskets selvbestemmelsesrett, sammen med andre grunnleggende behov. 6 Det poengteres at tjenestetilbudet skal være tilgjengelig og rettferdig fordelt. Det skal ikke være avhengig av brukerens bosted. Brukere, pårørende og verger skal ha mulighet til reell innflytelse når det gjelder planlegging og utforming av tjenestetilbudet. Brukermedvirkning innebærer at tjenestetilbudet så langt som mulig skal utformes i samarbeid med brukeren, og at det skal legges stor vekt hva brukeren ønsker. I denne undersøkelsen har vi fokusert på følgende: Brukermedvirkning Rettferdig fordeling av tjenester Samordnet helhetlig tjenestetilbud Forutsigbarhet og trygghet i forhold til tjenestetilbudet Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling Tilbud om aktiviteter 3.2 Fakta og funn 3.2.1 Framtidas omsorgstjenester i Drangedal kommune Etter den eksterne gjennomgangangen av pleie og omsorgstjenestene i kommunen i 2006, ble det i 2007 nedsatt et internt ad-hoc utvalg (politikere og ansatte) som skulle vurdere omfang og nivå på framtidas omsorgstjenester i kommunen. Gruppa la fram sin rapport Framtidas omsorgstjenester i Drangedal kommune i 2007. Utvalgets innstilling (forslag til tiltak) følger som vedlegg 1. Enkelte tiltak er gjennomført og en god del tiltak er under arbeid eller planlegging. Av rapporten framgår det at kommunen bør bruke ideologien LEON-prinsippet. Det betyr Laveste Effektive Omsorgs Nivå. 3.2.2 Organisering og drift Det er i 2008 foretatt en omorganisering i kommunen. Åtte enheter ble omgjort til tre sektorer, og Helse og velferd er en sektor. Rådmannen innførte sektororganisering fra 01.09.08. Sektorleder foretok i samråd med rådmannen en omorganisering internt i sektoren. Sektoren er inndelt i 16 driftsenheter. Den nye organiseringen legger vekt på nærledelse ute i driftsenhetene med delegering av myndighet på faglig ansvar, personalarbeid og økonomi. Formelle fullmakter trådte i kraft fra 01.11.08, økonomifullmakter først fra 01.01.09. 7 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene 3 8 Forvaltningsloven 11a Telemark kommunerevisjon IKS 5

Følgende driftsenheter er med i denne undersøkelsen: Tjenestekontoret Sjukeheim 1. etasje Sjukeheimen 2. etasje Lauvåsen bofellesskap Neslandstunet bofellesskap m/hjemmetjenester Gudbrandsveien bofellesskap m/hjemmehjelpstjenester Hjemmesykepleien i Stranna Psykisk helse og rus Granveien bofellesskap for funksjonshemmede Drangedal Aktiviteter; dagsenter, arbeid og aktivitet for funksjonshemmede Tjenestekontoret Tjenestekontoret ble etablert i februar 2008. Det har ansvar for all saksbehandling innenfor helse og velferd. Tjenestekontoret skal også ha et overordnet ansvar for kvalitetssikring og utvikling av tjenestene i sektoren, herunder plan for kompetanseheving og IPLOSrapportering. Hensikten med å skille ut disse tjenestene i en egen bestillerenhet var å styrke koordinering av tjenestene og saksbehandlingen. Leder for tjenestekontoret opplyser at det har ført til at alt på sektoren nå er samlet på ett sted. Kommunen har fått positiv tilbakemelding på dette fra flere hold, bl.a. fra fylkesmannen. Leder for tjenestekontoret opplyser at kontoret ikke har fungert helt etter hensikten så langt pga. lav bemanning og sykefravær. Kontoret fikk en ny 60 % stilling i mai 2009 og en 80 % stilling fra 1. august. Bemanningen er da økt til 3 stillinger, og tjenestekontoret får ressurser og kompetanse til å drive med kvalitets- og utviklingsarbeid. Sjukeheimen Sjukeheimen 1. og 2. etasje er organisert som to driftsenheter. Driftsenhetene er likestilt, har like mange rom, sammen type brukere og lik bemanning. Hver etasje har 16 enerom. Ett rom i hver etasje brukes i hovedsak til avlastning. Det er ikke definert hvor mange rom som skal brukes til korttidsopphold, det vil variere noe etter behov. De fleste romma brukes til langtidsopphold. Sjukeheimen hadde en beleggsprosent i 2008 på 95. Rom som brukes til korttidsopphold vil ved bytte av beboer føre til at minst ett døgn bli registrert som ubenyttet. Sjukeheimen har ikke dagpasienter. Alle beboerne på sjukeheimen er eldre (over 67 år). Sjukeheimen har noen yngre brukere på avlasting. Lauvåsen bofellesskap Lauvåsen bofellesskap for demente består av 14 boenheter. Bofellesskapet er bemannet hele døgnet. Det har også brukere på avlastning på dagtid. Alle beboerne på Lauvåsen er eldre (over 67 år). Lauvåsen har en yngre bruker som dagpasient. Neslandstunet bofellesskap m/hjemmetjenester Neslandstunet har 14 beboere, og driftsenheten har pr. juni i år 47 mottakere av hjemmetjenester i områdene Kroken og Henseid (inkl. beboerne). Hjemmetjenestene omfatter sykepleie og praktisk bistand. Neslandstunet er ubemannet fra kl. 22.00 07.30, men har tilsyn fra hjemmetjenesten to ganger hver natt. Telemark kommunerevisjon IKS 6

Gudbrandsveien bofellesskap m/hjemmehjelpstjenester Gudbrandsveien har også 14 beboere, og driftsenheten har 90 mottakere av hjemmehjelp i områdene Stranna, Kjosen og Tørdal (inkl. beboerne). Driftsenheten gir sine brukere praktisk bistand. Gudbrandsveien er ubemannet fra kl. 22.00 07.30, men har tilsyn fra hjemmetjenesten to ganger hver natt. Driftsenheten samarbeider tett med driftsenheten Hjemmesykepleien i Stranna, da disse to enhetene betjener de samme brukerne. Hjemmesykepleien i Stranna Hjemmesykepleien har 78 brukere i Stranna, Kjosen og Tørdal. Driftsenheten har også ansvar for hjelpemidler og trygghetsalarmer. Psykisk helse og rus Psykisk helse og rus har et dagsenter. Det er åpent tre dager i uka. Enheten har 57 registrerte brukere, 46 av disse er aktive brukere pr. juni 2009. Alle er hjemmeboende. Antallet er relativt stabilt. 27 av brukerne er under 40 år. Granveien bofellesskap Granveien bofellesskap for funksjonshemmede har 7 faste beboere i egne leiligheter og 3 avlastningsplasser. Bofellesskapet har heldøgns omsorg. To av brukerne er under 16 år. De fleste brukerne har et stort omsorgsbehov og krever tett oppfølging. Drangedal Aktiviteter Drangedal Aktiviteter betjener samme brukergruppe som Granveien bofellesskap. Dagsenteret har 11 brukere med vedtak, og får snart 1 ny bruker. Brukerne er i aldersgruppen 22 45 år. Dagsenteret er åpent 5 dager i uka. Det er nå foreslått å redusere til 4 dager i uka. Driftsenhetslederen har også ansvar for rekruttering og oppfølging av støttekontakter, samt økonomiansvar for denne virksomheten. Hun er dessuten sekretær for Rådet for funksjonshemmede. Rådet er et lovpålagt organ. Det er en høringsintans for kommunen og kan selvstendig ta opp saker. Totalt har kommunen 32 sykehjemsplasser, 24 plasser i boliger med heldøgns omsorg og 28 plasser med tilnærmet heldøgns omsorg. Leder av tjenestekontoret mener at ordningen med faste tilsyn om natta er en bedre ordning enn sovende nattevakt. Likevel blir plassene ved Neslandstunet og Gudbrandsveien ikke regnet som plasser med heldøgns omsorg i KOSTRA. Kommunen har i alt 8 ressurskrevende brukere som faller inn under den statlige tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende tjenester. Kommunen har nå ca. 35 støttekontakter. Brukerne av denne tjenesten har ulike former for funksjonsnedsettelser; fysisk, psykisk og sosialt. Cirka 10 brukere mangler i dag støttekontakt. Tre brukere har brukerstyrt personlig assistent. Kommunen utbetaler omsorgslønn for 8 brukere, det gjelder barn. Telemark kommunerevisjon IKS 7

3.2.3 Bemanning og kompetanse Bemanning En oversikt mottatt fra tjenestekontoret viser slik bemanning (årsverk) i 2008/2009 ved sjukeheimen, bofellesskap og hjemmetjenestene: sykepleier hjelpepleier assistent sum Sjukeheimen 1. etasje 4,75 7,78 0,11 12,64 Sjukeheimen 2. etasje 3,75 8,89 0,00 12,64 Lauvåsen bofellesskap 2,50 10,79 0,60 13,89 Neslandstunet og Kroken hjemmetjeneste 1,50 3,35 1,98 6,83 Gudbrandsveien bofellesskap og 1,00 1,26 3,47 5,73 hjemmehjelpstjeneste Stranna hjemmesykepleie 4,87 11,27 1,40 17,54 Leder for Neslandstunet og hjemmetjenesten i Kroken opplyser at antall årsverk ble økt fra 6,83 til 9,2 fra januar 2009. Psykisk helse og rus har 4,8 stillinger, herav 0,4 prosjektstilling. Granveien bofellesskap har 22 årsverk fordelt på 42 ansatte. Drangedal Aktiviteter har 2 årsverk fordelt på 4 ansatte. Enheten har i tillegg 2 lærlinger i helsefag. Vi har fått opplyst at det generelt er lav grunnbemanning og få hele stillinger i driftsenhetene. Noen vakante stillinger, mange små stillinger og noe mangel på vikarer gjør det vanskelig å dekke opp kvelds- og helgevakter til enhver tid. En leder for hjemmetjenester mener at hennes egen deltakelse i brukerrettede oppgaver går utover administrative oppgaver som planlegging og oppfølging. Brukerne fra Granveien bofellesskap skal ha personale med seg derfra når de er på dagsenteret. Personalet fra Granveien skal ha ansvar for alle individuelle oppgaver knyttet til sine brukere, mens personalet ved dagsenteret har ansvar for felles aktiviteter. Ifølge leder av Drangedal Aktiviteter er det effektivt med slik sambruk av stillinger, men i praksis er det ikke nok personell til å ta seg av alle individuelle oppgaver. Driftsenhetslederen opplyser at hun selv egentlig skal bruke 1 dag i uka på oppgaven som sekretær for Rådet for funksjonshemmede, men det kommer i konflikt med arbeidet ved dagsenteret, og mye må gjøres på kveldstid. Kompetanse Lederne ved sjukeheimen mener at de har bra grunnkompetanse, men en liten manko på sykepleiere. De har imidlertid behov for oppdatering av kompetansen. Sjukeheimen deltar nå i 3-2-1 prosjektet, et samarbeid med NAV og arbeidstilsynet. I den sammenheng satser de på kompetanseøkning. Leder ved Lauvåsen mener at kompetansen i driftsenheten er bra. Åtte ansatte har videreutdanning i demens/psykiatri, og flere ansatte holder på med videreutdanning nå. Lederne for hjemmetjenestene mener at kompetansen er bra i kommunen, sammenlignet med mange andre kommuner. Det er likevel noe mangel på sykepleiere. To av de ansatte ved Psykisk helse og rus tar nå videreutdanning på området rus. Telemark kommunerevisjon IKS 8

Ved Granveien bofellesskap er det tre fast ansatte uten fagutdanning, fem er vernepleiere og resten er utdannet som hjelpepleiere. Leder ønsker bedre kompetanse innen psykiatri. Videre ønsker hun å kunne gjennomføre mer intern opplæring. Enheten har pr. i dag ikke ressurser og kapasitet til det. Det er gjennomført medikamenthåndteringskurs med eksamen for ansatte og vikarer. Drangedal Aktiviteter har 1,0 vernepleier, 0,5 aktivitør, 0,36 hjelpepleier og 0,2 reinholder. De ansatte er godt voksne mennesker med bra kompetanse. Leder ønsker likevel mer tid til regelmessig intern opplæring. Hun benytter seg noe av kompetanse som finnes i den kommunen hun før arbeidet i. Sektorleder opplyser at de mangler en helhetlig kompetanseplan. Det er i 2009 gjennomført en del opplæring for lederne i sektoren. Av eksterne kurs prioriteres kurs innenfor sektorens fagområder som arrangeres av fylkesmannen. I forbindelse med prosjektet 3-2-1 er det ved sjukeheimen utprøvd en modell for intern opplæring som sektorleder vil ta i bruk også i andre enheter. Arbeidsmiljø Alle lederne mener at arbeidsmiljøet stort sett er bra. I 3-2-1 prosjektet, som sjukeheimen deltar i, er det arbeidsmiljø og tiltak i forhold til dette som er hovedfokus. Det er nylig gjennomført en medarbeiderkartlegging. Sektor for Helse og velferd skåret der noe lavere enn gjennomsnittet i kommunen. Det er store variasjoner mellom enhetene. Ifølge sektorleder er resultatet av undersøkelsen veldig bra ved to enheter, mens resultat ved to andre enheter gir grunn til bekymring. Sektorlederen har allerede tatt tak i dette. 3.2.4 Kommunens system for kvalitetssikring Kvalitetssystem Kommunen har et web basert kvalitetssystem, Qm-plus. Det er et åpent system som er tilgjengelig og brukes av alle ansatte innenfor Helse og velferd. På infosiden i Qm-plus er alle aktuelle overordnede dokumenter samlet: Eksterne dokumenter: Lover, forskrifter, veiledere til forskrifter m.m. Interne dokumenter: Kvalitetshåndbok med mange prosedyrebeskrivelser, Internkontrollhåndbok med prosedyrer og interne regler, diverse skjemaer m.m. Formål/hensikt med kvalitetssystemet er definert slik: Å sikre innbyggere behovstilpassede tilbud og tjenester med riktig kvalitet. Trygghet for brukerne, ved at en oppnår ønskede resultater med minst mulig risiko. Sikre den enkelte bruker av tjenesten trygghet, omsorg og livskvalitet. Vedlegg 2 viser en oversikt over innholdet i kvalitetshåndboka. Den er ikke oppdatert etter omorganiseringen av sektoren og de endringer i ansvarsforhold som det medførte. Sektorleder sier at ajourføring er en oppgave de har til hensikt å ta fatt på til høsten. I Qm-plus skal avvik på kvalitet som gjelder bruker registreres. Der registreres også avvik innenfor HMS (helse, miljø, sikkerhet). I dette systemet registreres også brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser, og resultatet av undersøkelsene ligger tilgjengelig. Telemark kommunerevisjon IKS 9

Kommunen bruker også datasystemet Profil. Det er et saksbehandlingsprogram og et dokumentasjonsprogram. Det er et lukket system. Både tjenestekontoret og driftsenhetene registrerer i programmet. Alt som vedrører pasientene registreres i Profil og rapportering til IPLOS skjer fra dette systemet. Driftsenhetene rapporterer til IPLOS pr. person, mens tjenestekontoret rapporterer det som skal rapporteres samlet for kommunen. Sektorleder sier at administrasjonen må velge hvilket system som skal benyttes til hva når ny versjon av Profil skal tas i bruk nå i 2009. I dag registreres både avvik som gjelder bruker og avvik innenfor HMS i Qm-plus. Det kan da være noe uklart hva som er hva. Ved å registrere avvik som vedrører brukere i Profil, vil dette bli mer ryddig. Driftsenhetslederne opplyser at de har ansvar for dokumentasjon i sine enheter og for opplæring i bruk av datasystemene. Flere ledere sier at de ansatte kjenner til systemene, men at ikke alle er flinke nok til å bruke dem. Ved behov tar noen derfor prosedyrebeskrivelser ut på papir. Ved en driftsenhet har de en egen rapportbok hvor noen registrerer manuelt. Ved flere driftsenheter registrer de avvik på papir i tillegg til direkte registrering i Qm-plus. På dagsenteret til psykisk helse har de hittil ikke hatt tilgang på data. Kvalitetsstandarder og serviceerklæringer Drangedal kommune har ikke fastsatt kvalitetskrav for pleie- og omsorgstjenestene, men opplyser at de har en etablert praksis. Kommunen bruker pr. d.d. ikke serviceerklæringer. 9 Serviceerklæringer er imidlertid utarbeidet, men skal legges fram til politisk behandling før de tas i bruk. Sektorleder mener at vedtatte standarder og serviceerklæringer ikke bare er positivt. Slike dokumenter vil trenge regelmessige justeringer. Det kan også være en ulempe for brukerne, da behovet til den enkelte er det viktigste. Risikoanalyse og avviksregistrering Sektorleder opplyser at det er gjennomført risikoanalyser på enkelte områder, f. eks. brann. Ellers finnes det lite dokumentasjon på risikovurderinger. Hun kjenner til at Granveien har noe dokumentasjon. Hun påpeker at det ikke betyr at risiko for feil ikke blir vurdert. I det praktiske arbeidet ute i driftsenhetene vil det stadig bli vurdert hva som kan gå galt og hvordan det kan forebygges. Ifølge Internkontrollhåndboka plikter alle ansatte å rapportere avvik, og alle ledere plikter å behandle avvik innen sitt ansvarsområde. Avvik registreres i Qm-plus. Prinsippet er at problemer/saker løses på lavest mulig nivå. Alle på driftsenhetene har registreringstilgang i Qm-plus og skal registrere avvik. Leder for tjenestekontoret opplyser at det er vanskelig å lage regler for hva som skal registreres som avvik. Avviksregistreringen blir derfor praktisert noe ulikt; noen driftsenheter registrerer for mye, noen registrerer kanskje for lite. Sektorlederen mener at systemet er for dårlig utnyttet, og at de arbeider med å få til en bedre avviksregistrering. Driftsenhetslederne opplyser at de fleste registrerte avvik kan rettes ved driftsenheten. Korrigerende tiltak som krever ressurser som ikke er tilgjengelige ved driftsenheten sendes til sektorleder. HMS-avvik gjennomgås med tillitsvalgte og verneombud. Det er ingen rutine for å rapportere avvik til rådmann eller politiske organ. 9 En serviceerklæring er en forpliktende erklæring som kommuniserer til brukerne hvilke tjenester og servicenivå de kan forvente Telemark kommunerevisjon IKS 10

Interne rapporteringsrutiner Kommunen praktiserer balansert målstyring (BMS). Faste rapporteringsrutiner i dette systemet omfatter: Månedlig rapportering fra sektorleder til rådmann om økonomi og sjukefravær Rapportering til politiske organ hvert tertial, i tillegg årsrapport Brukerundersøkelser/medarbeiderundersøkelser rapporteres en gang i året. De fleste driftsenhetslederne har tidligere ikke hatt økonomiansvar. De skulle ha opplæring i BMS, men opplæringen ble utsatt fordi det skulle komme en ny versjon av systemet. Opplæring ble gitt sist i mai i år, men systemet vil tidligst bli reorganisert i august. Det vil si at det ikke har vært rutinemessig rapportering fra driftsenhetsledere til sektorleder så langt i 2009. Driftsenhetslederne opplyser at rapporteringen har foregått i ledermøter og ved kontakt med sektorlederen pr. telefon og e-post ved behov. Det er ledermøte på sektoren en gang i måneden. Sektorleder følger opp økonomi, sykefravær og medarbeiderundersøkelser for hver enkelt driftsenhet og rapporterer månedlig til rådmannen. Hun opplyser at rutine for månedlig rapportering fra driftsenhetslederne skal innføres så snart systemet er reorganisert. Alle driftsenhetslederne, unntatt leder for Drangedal Aktiviteter, har hatt tilgang til kommunens regnskapssystem. Alle opplyser at de har fulgt med på økonomien etter beste evne og at de har fått bistand fra økonomiavdelingen ved behov. De presiserer at de først fikk økonomiansvar fra 01.01.09, så de har ikke deltatt i arbeidet med årets budsjett. Kommunen har gjennomført brukerundersøkelser innenfor pleie og omsorg i 2005, 2006 og 2007, men ikke i 2008. Vi går ikke inn på resultat av den siste undersøkelsen, da den ligger noe tilbake i tid. Ny brukerundersøkelse skal gjennomføres høsten 2009. Medarbeiderundersøkelse er gjennomført hvert år. Ekstern rapportering Kommunen har fått godkjent sine registrerte IPLOS data både i 2007 og 2008. Sektorleder opplyser at de ennå har for lite kunnskap om hvordan kommunen selv kan bruke dataene fra IPLOS. Lederne for bofellesskap mener at det for disse brukerne kan være vanskelig å definere hva som er hjemmesykepleie og hva som er praktisk bistand. Antall timer som registreres og rapporteres vil derfor ikke være helt i samsvar med praksis. Leder for psykisk helse mener at IPLOS-registreringen er noe misvisende for deres brukergrupper, slik at pleietyngden ikke blir riktig. Når det gjelder innrapporterte KOSTRA data for 2008, har kommunen ikke fått tilbakemeldinger som tyder på feil i rapporteringen. Telemark kommunerevisjon IKS 11

3.2.5 Saksbehandling, iverksetting m.m. Saksbehandling Det er de ansatte på tjenestekontoret som fatter alle vedtak om tjenester. Det omfatter også nye vedtak ved endringer av behov hos brukerne. Tjenestekontoret har jevnlig møter med driftsenhetene i forbindelse med dette arbeidet. Tidligere ble vedtak fattet av et tverrfaglig team. Leder for tjenestekontoret opplyser at det var en tung prosedyre som kunne føre til forsinkelser. Det har vært en glidende avvikling av teamet. Søknader skal primært være skriftlige. Det hender at tjenestekontoret behandler søknader mottatt pr. telefon, f. eks. fra sykehus når det gjelder en kjent bruker. Ansatte ved tjenestekontoret avlegger et kartleggingsbesøk hos søker. De har nylig laget et nytt skjema til bruk ved kartlegging av behov. Ifølge rutinebeskrivelsen skal alle vedtak revurderes. Hyppigheten vurderes individuelt men en gang i året er minimum. Ifølge leder av tjenestekontoret er kommunen liten og gjennomsiktig, folk hører hva andre får av tjenester og sammenligner. Ulikheter i tildeling av tjenester må derfor begrunnes godt. Saksbehandlingstid blir ikke registrert. Leder av tjenestekontoret opplyser at de forholder seg til forvaltningslovens frister og gir foreløpige svar hvis fristen ikke kan holdes. Det forekommer sjelden, bare i store og kompliserte saker. Vedtak og iverksetting Ventetid på iverksetting registreres heller ikke. Leder for tjenestekontoret opplyser at tiltak iverksettes fortløpende, og at det sjelden er ventetid. Det er driftsenhetsleder som har ansvaret for oppfølging av at vedtak omsettes i praksis. Driftsenhetslederne opplyser at det er kort ventetid på sykehjemsplass, sjelden mer enn ei uke. Kommunen har fått ros fra sykehuset for at de er raske til å ta imot pasienter derfra. Sykepleietjenester iverksettes umiddelbart. Praktisk bistand iverksettes vanligvis innen en uke etter vedtak. Det er ventetid for å komme inn i bofellesskap. Brukernes behov for praktisk bistand vurderes årlig, behov for øvrige hjemmetjenester vurderes løpende. Ifølge lederne består eventuelle avvik mellom vedtak og praksis innenfor hjemmetjenesten i hovedsak av at det ytes for mye tjenester, ikke for lite. Leder for Granveien bofellesskap opplyser at enkeltvedtak blir sendt ut til hjelpeverger og fagansvarlige. De sjekker om vedtaket er i tråd med kartleggingen og brukerens behov. Hvis dette ikke stemmer, blir det utarbeidet klage som blir sendt til tjenestekontoret. Hun sier at alle enkeltvedtak er forsinket og at det har vært klaget på flere vedtak. Leder for tjenestekontoret mener at det ikke alltid er samsvar mellom vedtak og de tjenestene som gis ved denne enheten. I Profil skal det lages en tiltaksplan for hver bruker, og den må jevnlig ajourføres. Vi har fått opplyst at ajourhold ikke er blitt prioritert i det siste, fordi nye planer må lages når ny versjon av systemet er tatt i bruk. Det utarbeides individuell plan for brukere som har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Telemark kommunerevisjon IKS 12

Klager Formannskapet er kommunens klageorgan. Neste klageinstans er fylkesmannen. Klager på vedtak går direkte til tjenestekontoret. Klager på tjenester kommer vanligvis til driftsenhetene. Driftsenhetslederne opplyser at de i slike tilfeller finner løsning på problemene gjennom dialog. Hvis det ikke løser saken, sendes den tjenestekontoret til behandling. Klager registreres i Profil. Det var veldig få klager i sektoren i 2008. Det har vært en økning i 2009. Sektorleder mener at en årsak til det er at kommunen har blitt flinkere til å informere om klageadgang, og de bistår også brukerne med å skrive klager. Driftsenhetsledere kjenner ikke til om det er en skriftlig rutine for behandling av klagesaker. En leder mener at ansvarsdelingen mellom tjenestekontoret og driftsenheten er noe uklar. 3.2.6 Tjenester Brukermedvirkning Tjenestekontoret foretar kartleggingsbesøk hos søkere av tjenester, der behovet blir vurdert i samarbeid med søkeren. Ved utarbeidelse av tiltaksplaner og individuelle planer samt ved revurdering av behov er det ifølge rutinene en klar forutsetning at brukeren skal medvirke, og det blir praktisert. Driftsenhetslederne ved sjukeheimen og ved Lauvåsen opplyser at de har tett samarbeid med pårørende. Både ledere og ansatte er til stede og tilgjengelige for pårørende. Ved sjukeheimen gir de nå også tilbud om pårørende samtaler hvert halvår. Det er ikke alle som benytter seg av dette tilbudet. Beboerne kan til en viss grad kan styre døgnet selv, f. eks. når de vil stå opp og om de vil ha mat til andre tider. Forutsetningen er at de er i stand til å uttrykke egne ønsker. Ved hjemmetjenestene har de også god dialog og tett samarbeid med brukere og pårørende. De er opptatt av å være tilgjengelige. Pårørende og verger for funksjonshemmede brukere stiller opp når det er behov. Leder opplyser at mange er flinke og samarbeider bra med tjenestestedet for å oppnå best mulig dekning av brukernes individuelle behov og interesser. Ved dagsenteret for funksjonshemmede holdes daglig skrytemøte med brukere og ansatte, hvor dagens gjøremål omtales positivt, samt ønsker og planer for aktiviteter framover. I 2009 har driftsenheten arrangert to brukerdialogmøter med brukere, pårørende, ansatte og samarbeidspartnere. Driftsenhetsleder ønsker å få valgt et brukerråd til høsten. Sektorleder mener at den individuelle brukermedvirkningen fungerer bra. Korrigeringer blir gjort etter tilbakemeldinger som mottas i det daglige arbeidet. I forbindelse med saker, høringer o.l. som angår brukerne, blir brukerrepresentanter hentet fra de formelle organene; Eldrerådet og Rådet for funksjonshemmede. Telemark kommunerevisjon IKS 13

Som nevnt skal det gjennomføres brukerundersøkelser årlig. Det har ikke blitt gjennomført i 2008, men skal gjennomføres høsten 2009. Gjennomføring av brukerundersøkelser innenfor pleie og omsorg er arbeidskrevende. For å få inn en tilstrekkelig andel svar, kreves det en del oppsøkende virksomhet. Røde Kors pleier å stå for denne delen av undersøkelsen. Rettferdig fordeling av tjenester Som tidligere nevnt blir nå alle vedtak fattet på ett sted, tjenestekontoret. Serviceerklæringer er utarbeidet og skal tas i bruk. Lederne i hjemmetjenestene mener at folk i dag er veldig bevisste på hva de har krav på. I praksis kan den fysiske avstanden mellom bruker og tjenesteyter medføre noe forskjell i visse tjenester. Når det gjelder praktisk bistand opplyser en leder at brukerne får 1,5 timer hver annen uke, mens noen får 2. En annen leder opplyser at noen av deres brukere får 1 time hver annen uke, noen får 1,5 og et par stykker får 2. Enkelte får hjelp hver uke. Driftsenhetsleder for Granveien bofellesskap sier at det er et generelt inntrykk blant vernepleierne at det er vanskelig å få gehør for brukernes behov. Tjenestekontoret er bemannet av sykepleiere, og vernepleierne er av den oppfatning at sykepleierne har manglende innsikt i driftsenhetens problemer. Driftsenheten blir stadig sammenlignet med sjukeheimen. Innad i enhetene som betjener funksjonshemmede blir fordeling av ressurser og aktiviteter drøftet i månedlige planmøter. Samordnet, helhetlig tjenestetilbud Som tidligere nevnt blir det utarbeidet individuell plan for brukere som har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Kommunen har definert langvarig til å være utover to år. Planen skal sikre at det til enhver tid er noen som har ansvaret for å følge opp bruker og samarbeide med andre tjenesteytere for å sikre et helhetlig tilbud. Det oppnevnes en koordinator og det etableres en ansvarsgruppe rundt brukeren. Sektorleder opplyser at de sliter med å få dette til å fungere godt nok. De fleste driftsenhetslederne mener at de har et godt samarbeid med tjenestekontoret. De mener også at samarbeidet med de andre driftsenhetene innenfor helse og velferd er bra. De to driftsenhetene som betjener funksjonshemmede har ukentlige samarbeidsmøter. De mener imidlertid at samarbeidet med de andre driftsenhetene kunne vært bedre. Driftsenhetslederne på seksjon Helse og velferd treffes stort sett på ledermøtene, og der er det for liten tid til samarbeid og ide utveksling. Driftsenhetslederne mener at de har godt samarbeid med eksterne samarbeidsparter; fastlegene, Sykehuset Telemark, Hjelpemiddelsentralen, Fylkeslegen, NAV, Kjørekontoret og Apoteket. Legevakta er de mindre fornøyd med, men den brukes lite fordi legene i Drangedal har god tilgjengelighet. Forutsigbarhet, trygghet Forutsigbarhet og pålitelighet handler om at brukerne vet hva slags tjeneste de skal få, når de skal få tjenesten og hvordan tjenesten skal utføres. Spesielt viktig er dette for brukere som bor hjemme og er avhengig av tjenester fra hjemmetjenesten. Kommunen har flere tiltak for å sikre at brukerne skal føle seg trygge. Telemark kommunerevisjon IKS 14

Ved sjukeheimen får brukerne tildelt to primærkontakter, en sykepleier og en hjelpepleier. Sistnevnte er pårørende kontakt. I Lauvåsen bofellesskap får hver beboer også tildelt to primærkontakter. Primærkontaktene har ansvar for å holde oversikt på klær etc., kontakte pårørende etter behov og være oppdatert slik at de kan svare pårørende om medisinendring, legetilsyn etc. Leder ved Lauvåsen opplyser at de der er veldig bevisste på at de ikke har lov til å bruke tvang. Når det oppstår problemer av den grunn, tar de et møte med fastlegen. I hjemmetjenesten er det bare beboerne i bofellesskap og de øvrige hjemmeboende som er dårlige, som har primærkontakter. Lederne opplyser at de ellers forsøker å gi brukerne færrest mulig personer å forholde seg til, og å gi tjenester på faste dager. Dersom det oppstår hendelser som gjør at noe må utsettes eller forskyves, blir det gitt beskjed. Det er imidlertid sjelden at det skjer. Brukerne innenfor Psykisk helse og rus har få ansatte å forholde seg til, da det er få ansatte i denne enheten. Leder for Granveien bofellesskap opplyser at alle brukere må forholde seg til flere ulike personer, men det er personer som brukerne har kjent i flere år. Noen brukere har sin faste gruppe ansatte. Alle brukerne har to primærkontakter for å dekke best mulig opp rundt bruker når ansatte går i stillinger mindre enn 100 %. Vernepleiere er faglig ansvarlig for hver sin brukergruppe og har møte med primærkontaktene hver sjette uke. Dagsenteret har som mål å utarbeide månedsplan, ukeplan og individuelle aktivitetsplaner. Ifølge leder fungerer dette bra i perioder, men pga begrenset personell kan ikke alle planer gjennomføres. Driftsenhetsleder er prosjektleder for friluftsliv for alle med minst ett arrangement pr. måned. Det har fungert etter planen. Medisinsk undersøkelse og behandling De som bor hjemme og får tjenester fra hjemmetjenesten har i utgangspunktet selv ansvar for å komme seg til lege, tannlege og fysioterapeut ved behov. Brukere som har fått hjemmesykepleie i mer enn tre måneder har rett på gratis tannlege. Sjukeheimen har egen lege som tar seg av alle de faste beboerne. Brukere på korttidsopphold har sine fastleger. Det samme gjelder beboerne i Lauvåsen bofellesskap. Leder ved Lauvåsen opplyser at de nå har fått gode rutiner i samarbeidet med legene, og at de får rask respons. Fysioterapitjenester gis til pasienter som er under rehabilitering. Lederne ønsker tjenester til flere brukere, bl.a. bistand til å få til mer fysisk aktivitet. Kommunen har ikke ergoterapeut, det er et savn. Tannlegen har en årlig runde på sjukeheimen og på Lauvåsen. Kontakt ut over dette ordnes enten av personalet eller av pårørende på oppfordring fra personalet. For hjemmeboende brukere er det pårørendes oppgave å følge til tannlege. Legen gjennomgår medisineringen en gang i uka på sjukeheimen. En sykepleier ordner medisindosetter og en annen kontrollerer. Ved Lauvåsen får de medisinliste fra legene når det er endring. De bestiller medisiner fra apoteket. En sykepleier ordner dosett, en sykepleier kontrollerer og en ansatt med medisinkurs fordeler. Lederne i hjemmetjenesten mener at legedekningen er bra, men de ønsker en noe bedre oppfølging fra lege, f. eks. møter med brukernes fastlege med gjennomgang av medisiner o.a. Driftsenhetene har årlig besøk at en tilsynsfarmasøyt. De opplyser at det ikke er registrert mye avvik i medisinhåndtering. Lederne mener at fysioterpitjenestene er bra, men de savner tilgang på ergoterapitjenester. Brukere av hjemmesykepleie blir informert om at de har rett på gratis tannlege. Telemark kommunerevisjon IKS 15

Leder for Granveien bofellesskap er også stort sett er fornøyd med oppfølging fra brukernes fastleger. Det er også bra oppfølging fra sykehuset. Det har vært noe svikt i tilbakemelding fra sykehus til fastlege, men dette er tatt opp og har blitt bedre. Behovet for fysioterapi er ikke dekket og det er behov for ergoterapi. Brukerne får bra oppfølging fra lokale tannleger. Undersøkelse og tannbehandling blir stort sett utført i narkose på sykehuset. Når det gjelder medisinering og medisinhåndtering så er det ikke krav til tilsyn fra tilsynsfarmasøyt. Leder har selv bedt om tilsyn og fått det. Under tilsynet får de også veiledning. Siste tilsyn bekreftet at driftsenheten har gode og sikre rutiner på medikamenthåndtering. Rutinene er dokumentert i en egen perm. Aktivitet Kommunen har ikke eget dagsenter for de eldre i kommunen. Ved bofellesskapene arrangerer frivillige regelmessig sosiale samvær. Røde Kors driver besøkstjeneste. Driftsenheten Psykisk helse og rus har dagsenteret Klokkergården for sine brukere. Det er åpent tre dager i uka. Kommunen har, som tidligere beskrevet, en egen driftsenhet som har ansvar for aktivitetstilbud for funksjonshemmede. Enhetens hovedoppgave er å planlegge aktivitetstilbud til sine brukere og å gjennomføre aktivitetene. De har innledet samarbeid med frivillige organisasjoner og andre i Drangedal. De deltar også i et prosjekt Medborgerskap i samarbeid med Nasjonalt kompetansemiljø for utviklingshemmede og Habiliteringstjenesten i Telemark. Gjennom prosjektet ønsker kommunen å involvere de utviklingshemmede og bedre deres hverdagsliv. 3.3 Vurderinger og konklusjon Kommunen har etter vår mening selv gjort et godt arbeid slik det er nedfelt i rapporten Framtidas omsorgstjenester i Drangedal. Noen tiltak er allerede gjennomført og mange er under arbeid eller i planleggingsfasen. Etter omorganiseringen høsten 2008 er det fremdeles ikke er alt helt på plass. Det gjelder for eksempel opplæring av nye ledere i oppfølging og rapportering om økonomi. En årsak til dette etterslepet er at kommunen har ventet på nye versjoner av datasystemer. Flere driftsenheter innenfor pleie og omsorg mener at de har noe lav grunnbemanning. Vår sammenligning med andre kommuner 10 viser at Drangedal ligger på samme nivå som flertallet av sammenligningskommunene. Noen ledere mener imidlertid at ressurssituasjonen kan medføre at alle oppgaver ikke blir tilfredsstillende utført. En oppgave som da ofte blir skadelidende, er intern opplæring av de ansatte. I helsesektoren har kommunen mange små stillinger. Det kan være til ulempe både for de ansatte, ledelsen og brukerne. Sammenlignet med mange andre kommuner har Drangedal bra kompetanse på området pleie og omsorg. Det framgår av vår sammenligning av KOSTRA-data. Kompetanse som kommunen mangler i dag er ergoterapeut og aktivitør. Anskaffelse av slik kompetanse står på tiltakslista i rapporten Framtidas omsorgstjenester i Drangedal. 10 Tabell 9 Nøkkeltall om bemanning på rapportens side 25 Telemark kommunerevisjon IKS 16

Driftsenhetsledere har ellers ytret ønske om noen flere sykepleiere, tilgang på fysioterapitjenester til flere brukere, og mer kompetanse innenfor psykiatri. For å opprettholde kompetansen i en verden hvor det stadig skjer endringer, er det viktig å kunne avsette ressurser til intern opplæring og ajourhold av kompetansen. Det er også et krav i forskrift om internkontroll. Et godt arbeidsmiljø og tilfredse medarbeidere er viktig også for brukerne, fordi det lett kan påvirke hvordan tjenestene blir utført. Den ferske medarbeiderundersøkelsen viser at det ved noen driftsenheter er forbedringspotensial når det gjelder arbeidsmiljøet. Sektorleder er opptatt av dette, og har allerede tatt tak i det. 3.3.1 Kvalitetssystem Kommunen har et kvalitetssystem. Det har pr. i dag visse mangler, og det er ikke ajourført etter omorganiseringen. Det er nå tjenestekontorets oppgave å arbeide med utvikling og kvalitetssikring på sektoren Helse og velferd. Så langt er kontoret pga. ressursmangel på etterskudd med dette arbeidet. Noe er under arbeid, noe vil de ta fatt på til høsten når de får økte ressurser og mer kompetanse. Nye versjoner av datasystemene har trolig vært en årsak til forsinkelser også for dette arbeidet. Revisor finner det positivt at kommunens kvalitetssystem med regelverk, interne prosedyrer m.m. ligger lett tilgjengelig for de ansatte i Qm-plus. Det er ikke vedtatt standarder for kvalitet i kommunen. Når vedtak fattes legges da kommunens praksis til grunn. Serviceerklæringer er imidlertid under arbeid og skal legges fram til politisk behandling. De vil si noe om kvalitetsnivået på kommunens tjenester. Risikovurdering i forhold til brukerne er et viktig element i kvalitetsarbeidet. Ved driftsenhetene foretar de nok løpende vurderinger av risiko for at noe kan gå galt, men kommunen mangler en fullstendig oversikt og dokumentasjon av risikoområder. Kunnskap om hvor det er risiko for feil og mangler bør være førende i utviklings- og forbedringsarbeidet. Av prosedyrebeskrivelser i kommunens kvalitetshåndbok finner vi bl.a. Ivaretakelse av grunnleggende behov i sjukeheimen. Vi finner imidlertid ikke noen tilsvarende prosedyre for hjemmetjenester. Prosedyrer som vedrører brukere med spesielle behov (ulike funksjonshemminger) finner vi heller ikke stort av i Qm-plus. Driftsenhetene kan muligens ha egne prosedyrer på papir som vi ikke har sett. Det er ikke utarbeidet felles retningslinjer for registrering av avvik, så det blir gjort noe forskjellig fra enhet til enhet. Da driftsenhetene til dels er ulike, er det heller ikke enkelt å lage felles retningslinjer. En måte å få til bedre samordning kan kanskje være felles diskusjoner om dette temaet. Det blir ikke rapportert om registrerte avvik til øverste ledelse. Om det bør gjøres avhenger av hva rådmann og politikerne ønsker. Drangedal kommune har system for brukerundersøkelser, men slike undersøkelser er ikke gjennomført innenfor pleie og omsorg siden 2007. Brukerundersøkelser kan være et godt grunnlag i forbedringsarbeidet, forutsatt at de gjennomføres på en metodisk forsvarlig måte. Telemark kommunerevisjon IKS 17