Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og, 24.9.2008 Tilstede: Dekanus Stig A. Slørdahl, DMF (leder) Prorektor for forskning og nyskapning, Astrid Lægreid Seksjonssjef Tore Romundstad Seniorrådgiver Einar Vandvik Fagdirektør Gudmund Marhaug, St. Olavs Hospital Avdelingsdirektør, Vitenskapsdivisjonen, Mari Nes (observatør) Forfall: Prodekanus medisinstudiet Are Holen, DMF Prodekanus forskning Helge Klungland, DMF Medisinsk direktør Daniel Haga (permisjon) Leder Regionalt forskningsutvalg, Ottar Bjerkeset (permisjon) NFR Referent: May Britt Kjelsaas Møtetid: 24. september, kl. 12.00 15.00 Møtested: DMF, møterom MTM1, 3.etg. MTFS Dato: Signatur : mbk Arkiv: Sak nr Sakstittel Sak 27-08 Godkjenning av saksliste, innkalling og referat fra møte 19.6.2008 Referatet var utsendt på forhånd, og ble diskutert. Det kom følgende merknader til referatet: Sak 20-08. SO skulle nedsette en regional gruppe for innovasjon. Det bør være 3 representanter både fra og. Fra oppnevnes Per Ivar Maudal eller den han peker på, og to personer fra DMF i tillegg; Stig A. Slørdahl er ansvarlig. Fra oppnevnes Bård Helge Hofstad og to personer i tillegg; Einar Vandvik er ansvarlig. Sak 24-08. s representant til den nasjonale gruppen for kompetansesentra og landsfunksjoner er Gudmund Marhaug, som behøver en referansegruppe. Olav Haraldseth kan være aktuell. Gudmund Marhaug følger opp denne saken og har fokus på at de aktive kompetansesentrene ikke skal bli skadelidende. Hva skjer med PhD-kandidatene. Går de tilbake til klinisk stilling eller forsker de videre? Saken følges opp av sekretariatet. Vurdering av om Samarbeidsorganets midler er brukt i henhold til Oppdragsdokumentet. Stig A. Slørdahl bekrefter at det vil bli rettet en henvendelse til Samfunnsforskning som vedtatt. Til saken om midler til kvalitetsregistre. Det er nylig gjort en gjennomgang på RHF-et og sekretariatet kontakter Venke Reiten og Arild Vassenden om bruken av midlene til kvalitetsregistre. a) Saksliste og innkalling ble godkjent uten merknader. b) Referat fra forrige møte ble godkjent med merknader som anført. Side 1 av 6
Sak 28-08 Samarbeidsorganets økonomi Enkelte justeringer i budsjett siden forrige møte. Regnskap pr august var fremlagt. Saken ble diskutert. Sentrale punkter som ble diskutert: Det foreløpige regnskapet viser at vi fortsatt ikke bruker nok midler, men det er vanskelig å se hva resultatet vil bli. Må kanskje be om en analyse, eventuelt vurdere å lage føringer for hva som er god nok grunn til å utsette bruken av midlene til neste år. Det er behov for en oversikt over hvor stor del av etterslepet som er bundet opp i konkrete prosjekter. Begrepsbruken i regnskapet bør også endres. Begrepet disponibel sum bør ikke brukes om midler som er bundet opp i prosjekter (de er ikke disponible). Det er uklart hva vi styrer etter, om vi budsjetterer godt nok, og hvem som er forpliktet til å styre prosjektene. En annen regnskapsfremstilling kan vurderes for å få bedre oversikt. Forskningsrådet overbudsjetterer når de deler ut penger på høsten. Kanskje bør også Samarbeidsorganet gjøre det for å bruke nok midler. Overforbruk på prosjekter som følge av svangerskapspermisjon. Den tekniske forklaringen er at pengene fra NAV ikke dekker kostnadene og det enkelte prosjektet tappes da for penger. Samtidig vil lønnsutgiftene øke for hvert år. Prorektor Astrid Lægreid presiserte at vi ikke kan leve med en praksis hvor det enkelte prosjekt blir skadelidende. Slike tap på enkeltprosjekter må dekkes av institusjonen, enten på fakultetsnivå eller av SO-midlene. Samarbeidsorganet bør øremerke en pott til slikt formål, evt. ved å omdisponere ubrukte midler til infrastruktur. a) Til neste møte skal det legges fram en analyse eller prognose over hvor mye som er bundet opp og hva vi kan gjøre med det som eventuelt blir overskytende. b) Det bes om en periodisering av Samarbeidsorganets budsjett og regnskap. c) Samarbeidsorganet må sette av en sum til prosjekter som får underskudd som følge av svangerskapspermisjon, beløp fastsettes etter at prognosen er klar. Sak 29-08 Utlysning av midler (jfr. saker 15-08 og 23-08) En oversikt over antall søknader fordelt på kategorier var vedlagt og det ble orientert om status. Vurderingskriteriene ble også diskutert som følge av vedtak i sak 23-08. Søkertallene er lave om man sammenligner med andre regioner, men konkret oversikt over søkertall for de andre regionene mangler. Enkelte søknader mangler ledelsesforankring, og enkelte søkere opplever dette som problematisk. Det tyder på at det er behov for mer informasjon til klinikkledere. Det ble foreslått at de samme vurderingskriteriene som Helse Vest, dvs. standard kriterier som er beskrevet i esøknad. Det er lurt å høste erfaring fra årets søknadsprosess før man eventuelt foretar en endring. a) Sekretariatet skal innhente søkertall for de andre helseregionene. b) Søknaders ledelsesforankring tas opp i fagsjefmøte i regionen, og fagsjefene er ansvarlig for å orientere klinikkledere. c) Samarbeidsorganet vedtar å bruke vurderingskriteriene som forelagt. Komiteene skal bestå av 4 personer hvorav 2 eksterne. Side 2 av 6
Sak 30-08 Infrastruktur og strategiske satsninger Saksframlegg fra prodekanus Helge Klungland, jfr. vedtak i sak 26-08. Stig A. Slørdahl orienterte om historikken for de strategiske satsningene. Strukturelle og strategiske tiltak har f.eks. gått til FOR, til AKF, til biobank og HUNT. Det må nå vurderes om alt skal konkurranseutsettes, eller om noen tiltak / prosjekter skal finansieres uten. Det må også vurderes hva som er minimumsaktiviteten som må opprettholdes. Som et ledd i dette må man se på hva som kan avsettes til dette hvert år og hva som kan termineres. Saksframlegget inneholdt forslag til 8 kriterier som ble diskutert. Alle punktene ble vurdert til å være relevante. Punkt 1-3 bør ha topp vekting. Punkt 4 og 5 bør være ufravikelige. Infrastruktur hvor andre bidrar til drift bør ha høy vekting. Dette kan brukes til evaluering av pågående og nye prosjekter. Samtidig må rus, psykiatri og andre forskningssvake områder støttes. AKF, FOR og Regional forskningsbiobank er tiltak som ble diskutert særskilt. - Dersom AKF skal ha stor egenproduksjon, blir det mindre tid igjen til infrastruktur. - Det hadde vært ønskelig at FOR ble mer aktive innen forskning. - Forskningsbiobanken produserer ikke forskning selv, men er et åpenbart infrastrukturtiltak. Det gjelder å sikre at de prosjektene som er i gang drives riktig, og man bør ikke avslutte noe som er under arbeid. Bedre å evaluere i god tid før bevilgningen stoppes, så man kan gi styringssignaler i god tid. Dermed kan prosjektene gjøre noe aktivt for å skaffe penger før bevilgningen tar slutt. Det ble også diskutert hvor stor andel av budsjettet som bør bør avsettes til infrastruktur. Det forutsettes at forskningssykepleiere og lignende går over HF-ets eget budsjett. En andel på 25 % kan være aktuelt. Da må man vurdere hva som skal videreføres. Til neste møte skal det lages et konkret forslag, hvor alle tiltakene gjennomgås og vurderes enkeltvis. Hva er det gitt støtte til og hvilke tiltak skal støttes videre. Gjennomgangen skal inkludere hva som skal skje med de enkeltstillingene som er finansiert over SO-budsjettet, og forslag til hvordan de skal finansieres videre. Gjennomgangen kan medføre at Samarbeidsorganet må ivareta noen av prosjektene som er finansiert så langt, og dermed binde opp midler for en lengre periode, for at prosjekter skal kunne avsluttes på en skikkelig måte. På dette grunnlag kan det fattes vedtak om hvor mye penger som skal brukes på infrastruktur og det kan foretas en utlysning. Side 3 av 6
Sak 31-08 Dobbeltspesialisering i psykiatri Saksframlegg fra Olav M Linaker fra utsendt. Samarbeidsorganet signaliserte tidligere i år at dette prosjektet skulle prioriteres ved årets utlysning, men dette ble ikke fulgt opp i selve utlysningen. Det hadde vært mer ryddig at det ble ivaretatt gjennom utlysningen, eller gjennom en egen utlysning, men dette må uansett løses nå som enkelte kandidater til et dobbelt løp har søkt om PhD-stipend. Dersom Samarbeidsorganet skal innvilge midler til dobbeltspesialisering, må den faglige evalueringen være tilstrekkelig (minst B eller tilsvarende). Videre må alle kriterier for PhDstipend oppfylles, både i forhold til PhD-reglement og i forhold til stilling som assistentlege. Samarbeidet kan gi stipender til dobbeltspesialisering som foreslått i Linakers saksframlegg under følgende forutsetninger: a) Finansiering av dobbeltspesialisering forutsetter at søkerne får tilstrekkelig god vurdering som PhD-kandidat og at de er kompetente i forhold til stilling som assistentlege. b) Dersom disse forutsetningene oppfylles innvilges, skal Samarbeidsorganet finansiere et 3-årig PhD-stipend, mens det aktuelle HF-et finansierer den 4-årige stillingen som assistentlege. c) Stipendiater skal ha likeverdig lønnsbetingelser. Det må derfor være samme lønnsnivå som for de andre stipendiatene slik at Samarbeidsorganet er konsekvent i forhold til tidligere vedtatt lønnspolitikk. Sak 32-08 Norsk MS register og biobank Retningslinjer for det nasjonale MS-registeret var framlagt sammen med en forespørsel om ankeinstans. SO støtter forslaget fra MS-gruppen og samtykker til å bidra som ankeinstans dersom det blir aktuelt. Side 4 av 6
Sak 33-08 Sak fra NSG: Etikk i forskningen Kartlegging av tiltak, saken er oversendt fra NSG. Etikk i forskning er også diskutert i RFU, og nedsatte en etikk-gruppe etter Sudbø-saken. Det ble dessuten opprettet et utvalg mellom Sintef / St.Olav /. En konklusjon mangler foreløpig, da man har avventet UiOs arbeid. Sintef har sine etiske regler allerede. Saken er oversendt fra NSG som grunnlag for diskusjon i samarbeidsorganene. Det er imidlertid ikke avklart hva som skal gjøres. Manger man retningslinjer eller er det andre ting, kanskje er det heller den etiske bevisstheten som må opprettholdes. Det bør ikke være behov for et eget etikkutvalg; det er den enkelte prosjektleder som har ansvar for dette. Ved er det opprettet en egen web-side. Den er ikke åpnet enda, men Astrid Lægreid etterspør dette. Kanskje det er en ideell måte å gjøre dette på, fremfor å sette ned egne komiteer. Dette kan foreslås overfor NSG. Samarbeidsorganet skriver svar til NSG. Brevet skal inneholde følgende elementer: Det er stor bevissthet i forhold til forskning nå. Dette må bygge på tillit og alle skal være kjent med etiske retningslinjer for forskning. Etikk bør framholdes som et ideal. Med dagens teknologiske muligheter er det viktig å være bevisst. SO mener at en felles oversikt over aktuelle regelverk for medisinsk og helsefaglig forskning er en aktuell løsning. Her kan også helseforskningsloven synliggjøres. Ved arbeides det med å lage en etikkportal med gode eksempler / case / lærestykker rundt etiske problemstillinger. Det skal vises til helseforskningsloven. Som forskningsansvarlig institusjon er det en rekke ting som skal oppfylles. Vi har en jobb å gjøre for å oppfylle dette, men kan også gå til Sintef for slik kompetanse. Det skal utarbeides gode historier (case) som er egnet til å refleksjon over problemstillingene. SO-ene bør gå sammen om å lage en felles portal og benytte felles ressurser for å få dette på plass, det bør altså være en lik tilnærming på nasjonalt nivå. Lederansvar må synliggjøres. Forslag til tiltak blir altså at det etableres en felles nettportal som drives av. En slik portal skal holde oversikt over aktuelt regelverk og ha referanse til saker med uakseptabel atferd. SO ønsket ikke å bruke det tilsendte vedlegget da dette ble oppfattet som unøyaktig og med uheldige formuleringer. Side 5 av 6
O-saker Orienteringssaker Det vil komme en ny medisinsk direktør som skal fungere mens Daniel Haga har permisjon, Henrik Sandbu. Daniel Haga har permisjon for å arbeide i den store gruppen (40 personer) som er tatt inn i departementet. Også Helge Garåsen fra Midt-Norge. Dette er årsaken til at SO nå ledes av Stig A. Slørdahl. arbeider med budsjettforslag for 2009 som skal følge opp den strategiplanen som er under arbeid. Det har kommet mange innspill til regional forskningsstrategi. Einar Vandvik og May Britt Kjelsaas skal nå skrive ferdig planen og oversende den til s styre for behandling. FoU-konferansen. Alle HF orienterte om egen forskningsaktivitet. De er mer aktive nå enn tidligere. Neste års forskningskonferanse blir 4. juni på Stjørdal som arrangeres av rusforetaket og sykehusapotekene. De som får stipend fra SO bør stimuleres til å dra til den regionale forskningskonferansen. Dette kan bidra til å bygge forskningsnettverk i regionen. Må aktivt informere stipendiatene som tilsettes. Dessuten må klinikksjefer og andre ledere inviteres spesielt. St. Olavs Hospital har tilsatt forskningssjef. 60 % stilling; Siv Mørkved, som begynner 01.11. Siv Mørkved skal ivareta Kontaktutvalget og RFU, mens Gudmund Marhaug fortsetter i Samarbeidsorganet. har ikke besluttet hvordan rollen som fakultetsdirektør skal utvikles videre. Ved DMF er det nå seksjonssjefene som tar større ansvar for å bidra til fellesskapet. Det ble orientert om Fakultetsrådet, hvor Rokkan-senterets rapport var en av de sakene som ble tatt opp. Dessuten legers holdninger; er legene mer preget av individfokus enn av fellesskapet i tjenesten? De må ikke bruke ressurser uten at det går utover andre pasienter. Dette blir også tema på Nasjonalt Råds konferanse. Også i medisinstudiet ser man samme tendens. Det ble vist til fakultetets arbeid med handlingsplaner og arbeid med masterstudier. Dessuten rekruttering av kvinner til forskning. Dette skal iverksettes i 2009. Dessuten har DMF fått nasjonal forskerskole ved, ved MI-lab. Har fått 3 mill årlig i 8 år til dette formål. sentralt har fokus på styring og ledelse, man diskuterer bl.a. instituttlederrollen. Sterk faglig ledelse er viktig, men hva er det? Utfordringen er å ha en tydelig styring og samtidig ha kontakt i hele organisasjonen. Her har det framkommet noe misnøye. Hva slags mandat skal rådene ha for å sikre medvirkningen? skal konkludere på dette i desember. Det er behov for tydelige strukturer for medvirkning nedenfra. Dessuten vil det komme et vedtak på om man skal ha ansatt eller valgt ledelse. Utdanning, forskning og nyskapning er de tre aksene man styrer etter. Utdanning: Tora Åsland har åpnet for flere studieplasser. Det vil bety en ressursøkning. Hva er det kan tilby av nye studieplasser? Kanskje kandidater med et mer helhetlig syn? Forskning: Tror ikke at forskningskapasiteten vil bli styrket over statsbudsjettet. Må derfor arbeide for å få tak i forskningsmidler utenfra. Nyskaping: Vil organisere en konferanse om dette sammen med KD og Næringsdepartementet. Hva er vår rolle i å fornye offentlig sektor, og hva slags næringsvirksomhet bør Norge etablere og drive? For eksempel hvordan kan helsevesenet etterspørre FoU-virksomhet som kan resultere i næringsvirksomhet? Utvikle for eksempel metode for biobanking kan være et eksempel. Forskningsrådet Holder på med søknadsbehandling nå. Antall søknader til FRIMED er doblet fra i fjor (fra 70 til 140). Utfordring og innvilgelsesprosenten vil bli lav. Utfordring mht habilitet, har en streng politikk på dette. Science week i Washington i oktober, og helse og biobanker er tema. Næringsutvikling basert på biobanker. Side 6 av 6