FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 19.09.2013 Møtetid: Kl. 14.15 Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 011/13 Referatsaker 012/13 Orientering fra administrasjonen 013/13 014/13 Orientering fra revisor- u.off./fvl. 13 Budsjett 2014 for kontroll og tilsyn i Fosnes kommune Steinkjer 10.09.2013 Egill Vatne/s/ Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær Telefon 741 11 477 / 938 97 555 e-post: einar.sandlund@komsek.no
SAK 011/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget 19.09.2013 Einar Sandlund 011/13 429-1748-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar de fremlagte referater til orientering. Vedlegg: 1. Notat fra kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS, datert 25.04.2013 u.off/fvl. 13 2. Fosnes kommune svar på revisjonsnotat 2012, datert 30.05.13 3. Kst. vedtak 30.05.13 - Kontrollutvalgtes årsrapport 2012 4. -----«------------------ - Rapport etter gjennomgang av saker behandlet av fsk. og kst. 2. halvår 2012. 5. Fosnes kommune Brev til fylkesmannen datert 03.07.13 Årsregnskap 2012 6. ---------------------------«----------------------------------------- Årsmelding 2012 7. Kst. vedtak 26.06.13 Forvaltningsrevisjopnsrapport byggesaksbehandling 8. KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2012, datert 25.06.13 SAK 012/13 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 19.09.13 Einar Sandlund 012/13 429-1748-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt: Ingen Saksopplysninger Utvalget ønsker at rådmannen, eller den hun bemydiger, orienterer om aktuelle saker fra administrasjonen.
SAK 013/13 ORIENTERING FRA REVISOR - U.OFF./Fvl. 13 Kontrollutvalget 19.09.13 Einar Sandlund 013/13 429-1748-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrolluttvalget har ingen merkander til revisors vurdering av uavhengighet. 2. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Brev fra KomRev Trøndelag IKS, datert 13.08.13 Vurdering av oppdragsansvarlig revisor sin uavhengighet i forhold til Fosnes kommune. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Revisjonen vil i møte orientere om sitt revisjonsarbeid og sin revisjonsstrategi, - og gi en status for dette i møtet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhenighet til kontrollutvalget, jfr. revisjonsforskriftens 15. Møtet er lukket under revisors orientering, jfr. Fvl. 13 og Kl. 31 nr. 2 SAK 014/13 BUDSJETT 2014 FOR KONTROLL- OG TILSYN I FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget 190913 Einar Sandlund 01/13 429-1748-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Fosnes kommune, med en total ramme på kr. 474.000.-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg.
Vedlegg 1. Forslag til detaljbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Fosnes kommune. 2. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017 for KomSek Trøndelag IKS. 3. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017 for KomRev Trøndelag IKS. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.2013. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2014-2017 2013 2014 2015 2016 2017 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 36 000 38 000 38 000 38 000 38 000 Kjøp av sekretariatstjenester 104 000 107 000 107 000 107 000 107 000 Kjøp av revisjonstjenester 315 000 329 000 329 000 329 000 329 000 Total ramme kontrollutvalget 455 000 474 000 474 000 474 000 474 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2013 er alle tall i 2013-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer.
Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2013 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %, samt avrunding til hele tusen for enkeltposter. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 07. mai budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 07. mai budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2014) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet.
Detaljbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Fosnes kommune Konto Beskrivelse 2013 2014 1081 Ledergodtgjørelse Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 30.6.2011, sak 044/11, Reglement for godtgjørelse til folkevalgte 1 600 2 000 1083 Møtegodtgjørelse Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 30.6.2011, sak 044/11. Reglement for godtgjørelse til folkevalgte, kr 315,00 pr. medlem pr. møte, og er stipulert slik at det kan avvikles 4 møter 4 000 4 000 1084 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste Har ikke vært behov de senere årene 0 0 1099 Arbeidsgiveravgift Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse 500 1 000 1101 Faglitteratur/tidsskrifter 3 abonnement på tidsskrift 1 400 2 000 1115 Bevertning Har ikke vært aktuelt de senere årene 500 1 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at de faste medlemmene kan delta på aktuelle samlinger for kontrollutvalg 23 000 23 000 1160 Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger 2 000 2 000 1170 Reiseutgifter Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs. 3 000 3 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2013 i møte den 14. mai 2012. Budsjettet er i 2013-kroner, men kan oppjusteres når den kommunale deflator når blir kjent 104 000 107 000 1376 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2013 i møte den 14. mai 2012. Budsjettet er i 2013-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator 315 000 329 000 Sum bevilgning - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 455 000 474 000