Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 25/03/2015 SAK NR 17-2015 Budsjett for gjennomføringsfase prosjekt Mine pasientreiser og status pr 28.02.15 Forslag til vedtak: 1. Med bakgrunn i godkjenning fra AD-møtet og styringsgruppens anbefaling godkjenner styret et budsjett for gjennomføringsfasen på totalt 56,950 millioner kroner knyttet til utvikling av teknologisk løsning og drift av prosjektet. 2. Styret tar statusrapporten til etterretning. Skien, 18.03. 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8
1. Administrerende direktørs anbefalinger I påvente av AD-møtets behandling av direktiv for gjennomføringsfasen i AD-møte samt usikkerhet knyttet til fremdrift av lovbehandling, har styret iht. fullmakt fra AD-møtet frem til nå bevilget økonomiske rammer for en begrenset periode av prosjektgjennomføringen. Etter godkjenning av direktiv for gjennomføringsfasen med budsjett i AD-møtet 23.2.2015, anbefales det å godkjenne nye økonomiske rammer som dekker hele prosjektperioden iht. direktivet. Leveransene i delprosjekt teknologi og utvikling vurderes å være i henhold til plan og kostnader. Hovedmilepælen 15.9.2015, hvor utvikling skal være ferdig, vurderes å være i rute, til tross for et stramt tidsskjema og behov for mange avklaringer knyttet til prosess og regelverk. Det er imidlertid identifisert økt usikkerhet knyttet til registerutvikling. Nødvendig fremdrift på forbedringer av eksterne registre vurderes som den viktigste risikoen på nåværende tidspunkt og er nærmere beskrevet under punkt 7D og 8. Tidsplan for design av løsningen på helsenorge.no er noe endret, men dette vurderes foreløpig ikke å ha innvirkning på teknisk utvikling som planlegges startet etter påske. Prosjektet har i perioden fokusert på planlegging og detaljplanlegging av gjennomføringsfasen. Ansvarlige for delprosjekter og leveranser er definert, og det utarbeides milepælsplaner og aktivitetsplaner, samt at interne og eksterne avhengigheter dokumenteres. 2. Hva saken dreier seg om I påvente av behandling av direktiv for gjennomføringsfase, ba AD-møtet om at fremdriften i prosjektet opprettholdes. 23.1.2015 godkjente styret en økning i budsjettrammen for utvikling til totalt 20 millioner kroner frem til 31.3.2015. Etter at direktiv med nye budsjettrammer ble behandlet og godkjent i AD-møtet 23.2.2015, fremmes foreliggende sak overfor styret om nye økonomiske rammer for hele prosjektperioden knyttet til utvikling og drift. I tillegg rapporteres det på status på fremdrift og økonomi i prosjektet. 3. Prosess økonomiske rammer o 16.06. 2014: AD-møtet sluttet seg til å dekke kostnadene forbundet med utvikling iht. sak o 26.06.2014: Styret i Pasientreiser ANS godkjente start av utvikling frem til 31.12.2014 med ramme på 12 millioner kroner o 19.11.2014: Styringsgruppen behandlet og godkjente forprosjektets leveranser o 20.11.2014: Sendte brev til HOD med spørsmål om avklaring av rammer for videre oppdrag o 12.12.2014: Fikk svar fra HOD rundt videre fremdrift og finansiering av Helsedirektoratets ressurser o 06.01. 2015: Styringsgruppen anbefalte videre fremdrift og at det fremmes sak til ADmøtet om videre fremdrift o 19.01. 2015: AD-møtet sluttet seg til videre fremdrift i prosjektet og at utvikling videreføres o 23.01. 2015: Styret i Pasientreiser ANS godkjente videreføring av utvikling frem til 31.03.2015 med økt ramme til totalt 20 millioner kroner o 04.02. 2015: Styringsgruppen behandlet og godkjente direktiv o 23.02.2015: AD-møtet godkjente direktiv og budsjett for gjennomføringsfasen o 25.03.2015: Sak fremmet til styret i Pasientreiser ANS om økonomiske ramme for hele prosjektperioden Side 2 av 8
4. Budsjett for gjennomføringsfase januar 2015-mars 2016 I henhold til nedenstående konklusjon i AD-møtet 23.2 2015, har styret i Pasientreiser ANS fått ansvar for at gjennomføringsfasen i prosjektet Mine pasientreiser skjer innenfor et budsjett på 63,558 millioner kroner : AD-møtet godkjenner Prosjektdirektiv for Mine pasientreiser gjennomføringsfasen. AD-møtet godkjenner budsjett og fordeling i henhold til tabell under, og at styret i Pasientreiser ANS er ansvarlig for gjennomføring innenfor budsjett og risikomargin. Styret har tidligere i styresak 09-2015 godkjent en ramme for utvikling i prosjektet på 20 millioner kroner frem til 31.3.2015. 5. Budsjettmessig tildeling til prosjekt Mine pasientreiser Detaljene og forutsetningene for budsjett godkjent i AD-møtet 23.2.2015 fremgår av godkjent direktiv og saksfremlegget til nevnte AD-møte. Prosjektleder foreslås tildelt en samlet budsjettramme på 56,950 millioner kroner og det gis fullmakt til å omdisponere innenfor den samlede rammen. Risikomarginen på 15 prosent, tilsvarende 6,6 millioner kroner beholdes av styret i Pasientreiser ANS. Budsjett Foreslått disponering Delprosjekt IKT utvikling ekskl. risikomargin 44 050 000 Prosjektleder Delfinansiering av integrasjon og datakvalitet 2 900 000 Prosjektleder Ekstern bistand drift 10 000 000 Prosjektleder Sum budsjettramme 56 950 000 Prosjektleder Risikomargin 15 % 6 608 000 Beholdes av styret Samlet budsjettramme 63 558 000 Det vises ellers til at styringsgruppen for prosjektet i møtet den 20.03.15 har behandlet en sak om tidspunkt for implementering av løsningen, der senere oppstart skisseres som et alternativ. Dersom man i dialog med HOD går inn for senere oppstart, kan det ha konsekvenser for den samlede økonomiske ramme. Dette må vurderes nærmere. Side 3 av 8
6. Overordnet status for Mine pasientreiser mot milepæl 1 Nr. Milepæl Dato Status 0 Når gjennomføringsfasen er startet 1.1.2015 MP1 Når regelverksproposisjonen er lagt frem DMP1: Forslag til regelverksendring er lagt frem DMP2: Prosjekt- og milepælsplan er utarbeidet DMP3: Prosjektets ressurser for gjennomføringsfasen er avklart 27.3.2015 MP2 Når regelverksendring er vedtatt 30.6.2015 MP3 Når utvikling er avsluttet og ny løsning er klar for test 15.9.2015 MP4 Når opplæring er gjennomført 1.12.2015 MP5 Når ny løsning er ferdig testet og klar for idriftsettelse 15.12.2015 MP6 Når ny løsning er implementert 1.1.2016 MP7 Når prosjektrapport er godkjent og prosjektet er overlevert til linjen 31.3.2016 Kommentarer til milepælsplansplanen: a) DMP2 og 3: Helsedirektoratets samlede ressurssatte prosjekt- og milepælsplan vil foreligge i løpet av april b) Som følge av at tidspunkt for iverksettelse av nytt regelverk ikke er besluttet ennå, kan det oppstå behov for replanlegging av milepæler når tidspunktet blir avklart. Kommentar til gul status på milepæl 1 Bytte av konsulentselskap, sykefravær og linjeoppgaver gjør at det interne planleggingsarbeidet ligger noe etter planen. Det er likevel forventet å hente inn forsinkelsen innen 27.03.15. Den overordnede strukturen for prosjektorganisasjonen er lagt, mens detaljplaner for delprosjektene (herunder ressursbehov) er under arbeid. Arbeid som er utført under delmilepælene 2 og 3 i perioden: Prosjektets overordnede organisasjonskart er klart og delprosjektledere og leveranseansvarlige er definert Leveransekart er kvalitetssikret og gjennomgått med de ansvarlige. Det er utarbeidet delmilepæler og delaktiviteter for hver enkelt leveranse Det utarbeides avhengighetsregister Mandater for delprosjekter er under utarbeidelse og ressurssetting pågår Arbeidet med regelverksproposisjonen er Helse- og omsorgsdepartementets ansvar, og er etter signaler i henhold til plan. Side 4 av 8
7. Nærmere status på delprosjekt Teknologi og Utvikling Rapporteringen omfatter den samlede teknologiutvikling i regi av Pasientreiser ANS og Helsedirektoratet og er en status per 28.2.15 i henhold til etablerte planer. Utviklingsløpene går så langt som planlagt, men det er identifisert økt usikkerhet knyttet til registerutvikling, se punkt D under om registerutvikling og integrasjon. Sammendrag: Utviklingsløp Status 28.02 Fremdrift Kvalitet Kost MP 3 september A. PRO Sprint 9 av 18 pågår B. PRIMO Sprint 6 av 14 pågår C. Helsenorge.no Sprint 0 D. Registerutvikling Handlingsplan Status for de nærmeste delmilepælene innenfor utviklingsområdet: A. PRO: Følgende aktiviteter inngår i delmilepælen for utviklingen per 23.3.15: Etablert regelmotor, manuell og maskinell behandling samt grafisk brukergrensesnitt for en enkel reise gjennom alle prosesstrinn Når kontrakt for mottak av elektronisk søknad fra Helsenorge.no er etablert PRO-TEST klart til bruk og integrert med PRIMO-TEST Arbeidet vurderes å være i rute. B. PRIMO: Følgende aktiviteter inngår i delmilepælen for utviklingen per 23.3.15: Automatisk bygg, samt releasehåndtering ferdigstilt Tjeneste for mottak av elektronisk søknad fra Helsenorge.no ferdigstilt PRIMO-TEST klar til bruk Arbeidet vurderes å være i rute. C. Helsenorge.no (delmilepæl per 06. april 2015): Brukertest på designferdig prototype gjennomføres i uke 12. Arbeidet med brukerhistorier er startet opp, og det vil foreligge en første sprintplan i uke 14 (tentativt). Arbeidet med teknisk utvikling av frontend starter opp i uke 16 (tentativt). Det meste av arbeidet som er gjort med backend er knyttet til integrasjon mot bakenforliggende registre. Arbeidet vurderes å være i rute. Side 5 av 8
D. Registerutvikling og integrasjon: Det er etablert en prosess i Helsedirektoratet for å koordinere alle aktiviteter knyttet til utvikling av integrasjon mot NPR, KUHR og Helseadministrativ registerplattform (HAR). Det er etablert en overordnet handlingsplan, med aksjonspunkter for hvert enkelt register. Det er også påbegynt aktiviteter for vurdering og forbedring av datakvalitet. Helsedirektoratets registereiere utgjør intern styringsgruppe for Helsedirektoratets prosjektleveranser. Registerutvikling vurderes å være i rute når det gjelder framdrift og kost, men det er usikkerhet knyttet til kvalitet og milepælen i september. Dette skyldes risiko for lav prioritet hos eiere av registre og tjenester og risiko for mangel på tilgjengelige ressurser hos registereiere. For å håndtere disse usikkerhetene, er det satt i gang tiltak som månedlige statusmøter og tiltaksplan for hvert enkelt register, med avklaring av ressursbehov. 8. Risikovurdering De mest kritiske risikofaktorene som er definert for prosjektet på nåværende tidspunkt, er knyttet til IKT-utvikling. Siden forrige rapportering er det økt usikkerhet knyttet til fremdrift på tiltakssiden for å øke kvalitet i registre. Helsedirektoratet har beskrevet iverksatte og planlagte tiltak under punkt 7D. Tilgjengelighet til, og kvalitet i, aktuelle registre er helt nødvendig i løsningen for å sikre en god brukeropplevelse og for at kvalitative og kvantitative gevinster skal kunne realiseres. Dette dreier seg eksempelvis om tilgang til virksomhetsregister som skal brukes som grunnlag for å beregne avstand og riktig egenandel, oppmøteregister for å verifisere at pasienten har møtt opp til avtalt time, og personlig helsearkiv for at brukerne kan ta vare på sin dialog med helsetjenesten og finne sine helsedokumenter. Manglende fremdrift vil også kunne ha som alvorlig konsekvens at det forsinker systemutviklingen. Side 6 av 8
9. Økonomirapportering delprosjekt utvikling I rapporteringen fra 2015 inngår nå også tall for Helsedirektoratets utvikling av løsningen på helsenorge.no. Påløpte utviklingskostnader i perioden fra og med august 2014 til og med februar 2015 utgjør 37 prosent av totalbudsjettet. Av det samlede utviklingsløpet gjenstår det ca 5,5 måneder med utvikling frem til milepæl 3 medio september, før man går over i test- og implementeringfase. Regionale helseforetak Budsjett totalt Forbruk pr % av 28.02.15 * total Sum utviklingskostnad delprosjekt IKT 44 050 16 261 37 % Godkjent ramme pr 31.03.15 20.000 *Tall oppgitt i tusen NOK eksklusiv merverdiavgift Delprosjekt teknologi og utvikling leverer per 28.02.15 i henhold til budsjett. Helsedirektoratets utviklingskostnader med kommentarer Prosjektet styrer etter en ramme på 15,9 mill. kroner i 2015. Per februar er status som følger: Helsedirektoratet Budsjett totalt Forbruk pr % av 28.02.15 * total Sum utviklingskostnad 15 900 755 5 % *Tall oppgitt i tusen NOK eksklusiv merverdiavgift 10. Økonomi drift av prosjektet Nedenfor omtales ressursbruken for januar og februar 2015. Ekstern prosjektstøtte Totalt akkumulert timeforbruk frem til 28.02.15 er 496 timer av 500 timer som var budsjettert. Ressurser fra Pasientreiser ANS Totalt timeforbruk i perioden frem til 28.02.15 har vært 940 timer, mot et totalbudsjett i perioden på 1112 timer, det vil si et underforbruk på 15 prosent. Dette henger sammen med at planleggingsarbeidet ligger noe etter planen, som nevnt i punkt 6. Det er satt inn tiltak for å sluttføre planleggingen frem mot milepæl 1 ultimo mars. Ressurser fra Pasientreisekontor Totalt timeforbruk for ressurser fra Pasientreisekontorene i perioden frem til 28.02 har vært 67 timer av et totalt budsjett på 64 timer i perioden. Ressurser fra Regionale Helseforetak Totalt rapportert timeforbruk er 9 timer. Det forventes økende aktivitet i prosjektgruppen fra mars. Side 7 av 8
11. Administrerende direktørs vurdering Prosjekt Mine pasientreiser er inne i en fase med høy aktivitet, noe som bl.a. medfører stor ressursinnsats fra en rekke ansatte i Pasientreiser ANS, i tillegg til de eksterne ressursbidragene. De fleste prosesser er i rute og det er god kontroll på ressursbruken. Fremdriften tilsier leveranser i henhold til definerte milepæler. Som det også er kommentert i sak om virksomhetsrapportering leverer organisasjonen samtidig på SLA. Styret vil bli holdt orientert om videre utvikling i prosjektet og involvert ved behov, f eks i tilknytning til kommende milepæler med betydning for selskapet. Side 8 av 8