Innkjøpsreglement. for. Trondheim kommune

Innkjøpsreglement for Trondheim kommune Vedtatt: Bystyret 21.5.2015

INNHOLD 1 FORORD... 3 2 INNLEDNING... 4 3 LOV OG FORSKRIFT... 5 3.1 Definisjoner og sentrale begreper...5 3.2 Formål og grunnleggende krav...5 3.3 Protokollføring...6 3.4 Lovens miljøkrav...6 3.5 Etiske og sosiale krav...7 3.6 Anvendelsesområdet til loven og forskriftens ulike deler...7 3.7 Terskelverdier...9 3.8 Kunngjøring...9 3.9 Valg av konkurranseform... 10 3.10 Konkurransegrunnlaget... 11 3.11 Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt... 13 3.12 Rammeavtaler... 13 3.13 Melding til tilbyderne om tildelingsbeslutning, begrunnelse og karensperiode... 14 3.14 Innsyn... 14 3.15 Frist for å begjære midlertidig forføyning... 15 3.16 Klagenemnda for offentlige anskaffelser... 15 3.17 Søksmålsfrister... 15 3.18 Sanksjoner... 15 3.19 Søksmål om å kjenne kontrakt uten virkning... 15 3.20 Alternative sanksjoner... 16 3.21 Suspensasjon... 16 3.22 Dekningskjøp... 17 3.23 Gebyrer og avkorting... 17 4 ANSKAFFELSESPROSESSEN... 18 4.1 Anskaffelser under kr 500.000,- eks. mva... 18 4.2 Anskaffelser over kr 500.000, - eks. mva. - under EØS-terskelverdiene... 19 4.3 Anskaffelser over EØS-terskelverdiene 1,55 mill. kroner /39,0 mill. kroner eks. mva (varer og tjenester/bygge og anlegg)... 24 5 KOMMUNALE RETNINGSLINJER... 30 6 KOMMUNENS MILJØKRAV... 31 7 OFFENTLIG INNSYN... 32 8 TROPISK TREVIRKE... 33 9 UNIVERSIELL UTFORMING... 34 10 SOSIAL DUMPING/ETISK HANDEL... 35 10.1 ILO s 8 Kjernekonvensjoner... 35 10.2 Lønns og arbeidsvilkår... 35 10.3 Etisk handel... 35 11 LÆRLINGEORDNING... 36 12 RAMMEAVTALER... 37 13 BESTILLINGSFULLMAKT... 38 14 HMS... 39 15 AVSLUTNING... 40 2

1 FORORD Trondheim kommune foretar anskaffelser for ca 3 milliarder kroner årlig, og det er viktig å sikre at midlene blir effektivt forvaltet. Ressurseffektive anskaffelser sikrer at Trondheim kommune får mer igjen for pengene, har mer penger å bruke, eller slipper å bruke unødig mye penger. For fellesskapet gir dette mulighet til økt velferd. At anskaffelsesreglene blir fulgt, er altså noe alle drar nytte av. Leveranser til offentlig sektor utgjør en betydelig andel av næringslivets omsetning. Formålet med reglene er å sikre mest mulig effektiv ressursbruk, basert på forretningsmessighet og likebehandling, og at oppdragsgiver opptrer med integritet og på en samfunnstjenlig måte. For nærmere informasjon jfr. innkjøpstjenestens hjemmeside. Enhetsledere har ansvaret for at anskaffelsene skjer på bakgrunn av gjeldende lover og regler, kommunale retningslinjer, og er basert på etikk, samfunnsnytte og likebehandling av leverandører. Det innebærer å se til at virksomheten har organisert innkjøpsvirksomheten på en måte som sikrer dette. Både ledere og medarbeidere med ansvar for innkjøp må ha fokus både på det formelle og på den praktiske gjennomføringen. Det gjelder kunnskap om regelverket, behovene som skal dekkes av anskaffelsen, pris, kvalitet, leveringsdyktighet, kontraktsinngåelse, kontraktsoppfølging og leverandørutvikling. Innkjøpstjenesten er kommunens kompetansesenter vedrørende anskaffelser og kontaktes ved behov for rådgivning og bistand ved anskaffelser. Rådmannen 16.4.2015 Stein A. Ytterdahl 3

2 INNLEDNING Hensikten med kommunens innkjøpsreglement er å sikre at kommunens ressurser blir effektivt utnyttet samt at anskaffelser blir foretatt i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Reglementet skal være et hjelpemiddel for ledere, personell som utfører anskaffelser og andre som er involvert i anskaffelsesprosedyrer i kommunen. Den skal også gi nødvendig kunnskap for å forstå prinsippene for anskaffelsesvirksomheten. Lov og forskrift er å finne på følgende link: http://www.trondheim.kommune.no/content/1117730484/lovforankring Det er utarbeidet maler for gjennomføring av anskaffelser i Trondheim kommune, se Kvaliteket kommunens kvalitetssystem. 4

3 LOV OG FORSKRIFT 3.1 Definisjoner og sentrale begreper Sentrale begreper: Terskelverdier er beløpsgrenser som skiller mellom ulike anskaffelsesprosedyrer (EØS og nasjonale verdier jfr. pkt. 3.7) Livssykluskostnader er totalkostnader for hele anskaffelsens levetid (kostnader i forbindelse med vedlikehold, drift og utrangering) Universell utforming er utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig Karensperiode er tidsrommet mellom meddelelsen om kontraktstildeling og det tidspunktet oppdragsgiver tidligst kan inngå kontrakten Berørte leverandører er leverandører som har levert inn forespørsel om å delta i konkurransen og som ikke har fått meddelelse om at deres forespørsel er avvist eller forkastet, og alle leverandører som har levert inn tilbud Ulovlig direkte anskaffelse er en anskaffelse hvor oppdragsgiver i strid med reglene i denne forskrift ikke har kunngjort konkurransen, eller en anskaffelse hvor oppdragsgiver bare har kunngjort i Doffin når det etter denne forskriften foreligger en plikt til å kunngjøre i TED-databasen En anskaffelse vil i de fleste tilfeller foregå på følgende måte: Oppdragsgiver annonserer en Anbudskonkurranse / Konkurranse med forhandling Oppdragsgivers annonsering benevnes Kunngjøring Leverandører melder skriftlig sin interesse til oppdragsgiver Oppdragsgiver sender ut anbudsdokumenter kalt Konkurransegrunnlaget I kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget skal det angis en Tilbudsfrist Oppdragsgiver mottar et Tilbud fra leverandørene ved tilbudsfristens utløp I den videre prosess frem til kontrakt blir signert behandler oppdragsgiver mottatte Tilbud FOA 4-1 og 4-2 inneholder en definisjonsliste av en rekke begreper og en forklaring av de forskjellige anskaffelsesprosedyrene. 3.2 Formål og grunnleggende krav Formålet med lov om offentlige anskaffelser (heretter LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (heretter FOA) fremgår av lov LOA 1: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. For å oppnå formålet, er det i LOA og FOA oppstilt grunnleggende krav som skal overholdes ved alle anskaffelser. I LOA 5 står det: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. De grunnleggende kravene er ytterligere presisert i forskriften 3-1 hvor det står: 3-1Grunnleggende krav for alle anskaffelser 5

(1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. (2) Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. (3) Oppdragsgiver skal ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at denne forskrift kommer til anvendelse. (4) Konkurranser skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt. (5) Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen. (6) Konkurransen skal gjennomføres i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk. (7) Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. (8) Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Formålet og de grunnleggende kravene i regelverket vil være styrende for hvilke krav og hensyn som må ivaretas for anskaffelser som ikke er detaljregulert i forskriften. De overordnede reglene vil også kunne være retningsgivende for tolkningen av andre regler i anskaffelsesregelverket. 3.3 Protokollføring Forskriftens 3-2 pålegger oppdragsgiver å føre protokoll for anskaffelser over kr 100 000,- eks mva, og pålegger et skriftlighetskrav for vurderinger av «betydning for gjennomføringen av konkurransen», jf. FOA 3-1 (7). Dette er ufravikelige krav. I tillegg har Trondheim kommune en protokollføringsplikt for anskaffelser under kr 100.000,-. Protokoll for anskaffelser mellom 20 000 og 100 000 kroner eks. mva. Protokoll for anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kroner eks. mva. Protokoll for anskaffelser som overstiger 500 000 kr eks. mva Alle protokoller ligger i kommunens kvalitetssystem Kvaliteket under Innkjøpstjenesten. 3.4 Lovens miljøkrav Lov om offentlige anskaffelser pålegger at offentlige oppdragsgivere tar hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser når de planlegger sine anskaffelser. Dette innebærer at før beslutning om hva som skal anskaffes tas, må oppdragsgiver ha vurdert om behovet dekkes på måter som gir lave livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser. Oppdragsgiver skal tilstrebe kostnads- og miljøeffektive anskaffelser, dvs. anskaffelser som gir høy grad av behovstilfredsstillelse og som samtidig har en lav miljøbelastning gjennom hele livsløpet fra produktutvikling til utrangering, samt vurdere alternative løsninger for behovsdekning. For å sikre likebehandling av leverandører, er det ikke fritt frem for hvilke krav man stiller til leverandører og produkter. Kunnskap om regelverket er viktig når man skal foreta miljøvennlige innkjøp. Departementet 6

har i denne sammenheng utarbeidet en egen miljøveileder som skal være til hjelp når miljøkrav skal tas hensyn til i anskaffelsesprosessen. For nærmere informasjon: http://www.regjeringen.no/upload/kilde/nhd/bro/2004/0002/ddd/pdfv/197434-ferdig_miljoveileder.pdf Miljøkrav kan stilles enten som kravspesifikasjoner til kontraktsgjenstanden, kvalifikasjonskrav til leverandøren eller som tildelingskriterier. Regelverket åpner også for å avvise leverandører som har gjort seg skyldig i forsømmelse mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, herunder brudd på miljølovgivningen, jf. FOA 11-10 (2) bokstav d / 20-12 (2) bokstav d. Her henvises det til kommunens egne miljøkrav jfr. kap. 6. 3.5 Etiske og sosiale krav Med etiske og sosiale krav forstås her krav av samfunnsmessig og sosial art, uavhengig av egenskapene ved varen eller tjenesten. I praksis er det særlig ved produksjon i land utenfor EØS-området med lavere sosiale standarder, slike krav er aktuelle. Det kan tenkes mange ulike former for etiske krav. Etiske og sosiale krav knytter seg også til arbeidstakerrettigheter og motvirkning av sosial dumping. Anskaffelsesregelverket har bestemmelser som inneholder en plikt til å stille enkelte krav til arbeidstakeres lønns- og arbeidsvilkår, og har bestemmelser som gir rett til å stille etiske krav. For tildeling av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter som overstiger 1,6 millioner kroner eks. mva., plikter Trondheim kommune å stille krav i sine kontrakter om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskriften. Dette følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 4 og 5. FOA 3-11 annet ledd gir oppdragsgiver muligheten til å stille særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten. Dette kan også omfatte sosiale vilkår. Kontraktsvilkårene må imidlertid ikke være i strid med kravene til konkurranse, gjennomsiktighet og likebehandling. I praksis er det lagt til grunn at krav om at leverandørene skal sikre overholdelse av grunnleggende menneskerettigheter og de åtte grunnleggende ILO- konvensjonene, ikke er i strid med anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav til likebehandling. Det er derfor alltid anledning til å oppstille dette som kontraktsvilkår. Trondheim kommune har stort fokus på å ivareta etiske og sosiale krav i sine anskaffelser, og skal derfor oppstille etiske og sosiale krav til leverandørene i alle konkurranser. 3.6 Anvendelsesområdet til loven og forskriftens ulike deler 3.6.1 Hvem Hvilke oppdragsgivere som er omfattet av regelverket, er det samme for LOA og FOA. Regelverket kommer til anvendelse for offentlige innkjøp foretatt at stat, fylkeskommune og kommune. For kommunens vedkommende er både kommunale myndigheter og kommunale enheter som er skilt ut som egne rettssubjekter (offentligrettslige organer) omfattet av regelverket. Hva som skal anses som et offentligrettslig organ, er nærmere regulert i forskriften 1-2 (2). 7

3.6.2 Hva Regelverket kommer til anvendelse når det offentlige skal anskaffe varer, tjenester eller bygge- og anleggskontrakter, jf. LOA 3. I FOA 4-1 er dette nærmere presisert at regelverket kun får anvendelse på gjensidig bebyrdende avtaler. Dette innebærer at statsstøtte hvor kun det offentlige yter til en leverandør, ikke er omfattet av regelverket. Tilsvarende gjelder for gaver fra en privat part til det offentlige, hvor kun den private aktøren yter. Kommunen kan også utføre tjenester i egen regi uten å konkurranseutsette kontrakten. Kommunen er et rettssubjekt, og kommunens organer og enheter kan derfor tildele kontrakter til hverandre i egenregi. Dersom kontrakten skal tildeles et kommunalt organ som er skilt ut som et eget rettssubjekt, må det foretas en nærmere vurdering av om «kontrollvilkårene» utviklet av EU-domstolen er oppfylt før det eventuelt besluttes egenregi. I FOA er det videre gjort unntak for visse kontrakter som ikke er omfattet av forskriften, jf. FOA 1-3 (2). Det er viktig å merke seg at lovens generelle krav likevel kommer til anvendelse ved inngåelse av kontrakter som er unntatt fra forskriften. 3.6.3 Når LOA kommer til anvendelse for alle offentlige anskaffelser uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Loven inneholder generelle regler blant annet om grunnleggende krav til anskaffelsen. Anvendelsesområdet for forskriftens ulike deler fremgår av FOA 2-1. Forskriften er delt inn i frem deler og har seks vedlegg. Hvilke deler som kommer til anvendelse, avhenger av anskaffelsens art og verdi. Del I er kapittel 1 til og med kapittel 4 og kommer til anvendelse for alle kontrakter som er omfattet av forskriften, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Del I inneholder definisjoner, bestemmelser om forskriftens anvendelsesområde, generelle krav til anskaffelsen, oppdragsgivers taushetsplikt og habilitet, m.m. Del II er kapittel 5 til og med kapittel 13 A, og kommer til anvendelse for anskaffelser mellom den nasjonale terskelverdien og EØS-terskelverdiene. Beregning av terskelverdi er nærmere omtalt under pkt. 3.7. Del II kommer videre til anvendelse på alle uprioriterte tjenester, uavhengig av kontraktens verdi. Hvilke tjenester som skal anses som uprioriterte, fremgår av vedlegg 6 til forskriften. Del II har detaljerte regler om hele anskaffelsesprosessen fra kunngjøring til klage. Del III er kapittel 14 til og med kapittel 22 A og kommer til anvendelse for anskaffelser over EØSterskelverdiene. Del III har detaljerte regler om hele anskaffelsesprosessen fra kunngjøring til klage. Del IV er kapittel 23 til og med kapittel 25 og inneholder regler om spesielle prosedyrer for designkonkurranse, bygge- og anleggskonsesjon samt bygge- og anleggskontrakter til sosiale formål. Del V har regler om ikraftsetting. Videre har forskriften seks vedlegg: Vedlegg 1: Liste over forskjellige former for bygge- og anleggsarbeid Vedlegg 2: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Vedlegg 3: Protokoll for anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 kroner eksl. mva. Vedlegg 4: Protokoll for anskaffelser som overstiger 500.000 kroner eksl. mva. Vedlegg 5: Prioriterte tjenester Vedlegg 6: Uprioriterte tjenester 8

3.7 Terskelverdier Regelverket oppstiller såkalte nasjonale terskelverdier og EØS-terskelverdier. EØS-terskelverdiene er forskjellig for de forskjellige kontraktstypene, mens den nasjonale terskelverdien er den samme for alle kontraktstyper. Terskelverdien er avgjørende for hvilke deler av forskriften som kommer til anvendelse, jf. pkt. 3.6.3. Fra. 15.06.2014 er terskelverdiene for kommuner og kommunale organer følgende: Nasjonal terskelverdi: 500 000 kroner eks. mva EØS-terskelverdier: Vare- og tjenestekontrakter: 1,55 millioner kroner eks. mva. Bygge- og anleggskontrakter: 39,0 millioner kroner eks. mva. Terskelverdiene justeres annet hvert år. Oppdaterte terskelverdier legges ut på regjeringen.no. Reglene om beregning av terskelverdier er fastsatt i forskriftens 2-3. Oppdragsgiver plikter å foreta en forsvarlig vurdering av anskaffelsens totale verdi på kunngjøringstidspunktet. For å vurdere terskelverdien, kan oppdragsgiver se på tidligere anskaffelser av samme type, andre offentlige oppdragsgiveres anskaffelser, foreta markedsundersøkelse, be om beregninger fra konsulenter etc. Det er viktig at oppdragsgiver dokumenterer hvilke beregninger som er gjort i forkant av konkurransen. Det er viktig å være oppmerksom på at ved beregningen av anskaffelsens verdi, vil ofte verdien av flere kontrakten måtte vurderes samlet. Videre skal alle mulige forlengelser og opsjoner skal hensyntas i beregningen, jf. 2-3. Samordning av anskaffelser i Trondheim kommune som helhet må vurderes. 3.8 Kunngjøring 3.8.1 Veiledende kunngjøring Forskriften 18-2 inneholder bestemmelser om veiledende kunngjøring, som skal inneholde opplysninger om de planlagte anskaffelser det kommende året, kunngjøring av den enkelte anskaffelse, samt kunngjøring av selve kontraktstildelingen. Veiledende kunngjøringer er frivillig, men må foretas dersom oppdragsgiver skal kunne benytte seg av de forkortede fristene i kapittel 19. 3.8.2 Intensjonskunngjøring Denne kunngjøringen kan benyttes når en anser det foreligger hjemmel for bruk av unntaksbestemmelse i FOA 2-1(2) og 14-4. Bruk av intensjonskunngjøring vil kunne beskytte oppdragsgiver mot at sanksjoner kan gjøres gjeldende. Før kontrakt inngås/signeres må det kunngjøres at kontrakt vil bli inngått. Det er her en karensperiode på 10-15 dager avhengig av kommunikasjonsmiddel regnet fra dagen etter kunngjøringen. Kontrakt må ikke inngås før karenstiden er utløpt for å avverge senere sanksjoner. Dersom ingen klager foreligger ved karensperiodens utløp vil ikke sanksjonene mot ulovlige direkte anskaffelser kunne gjøres gjeldende. 3.8.3 Kunngjøringsplikt for den konkrete anskaffelsen Oppdragsgiver plikter å kunngjøre den enkelte anskaffelse, dersom terskelverdien overstiger kr. 500 000 eks. mva. For anskaffelser under kr. 500 000, er det frivillig for oppdragsgiver om anskaffelsen skal kunngjøres på DOFFIN, eller om oppdragsgiver vil sikre tilstrekkelig konkurranse om kontrakten på andre måter. Det grunnleggende kravet til konkurranse kan ivaretas ved at anskaffelsen publiseres i aviser, fagskrifter e.l., 9

eller ved at oppdragsgiver tar direkte kontakt med et tilstrekkelig antall leverandører. Som hovedregel er det tilstrekkelig å forespørre tre leverandører for å sikre kravet til konkurranse. Anskaffelser som faller inn under del II i forskriften, skal kunngjøres nasjonalt i DOFFIN-databasen (www.doffin.no). Dette omfatter anskaffelser mellom kr. 500 000 og EØS-terskelverdiene, samt anskaffelser av uprioriterte tjenester. Anskaffelse over EØS-terskelverdi skal kunngjøres internasjonalt. Dette skjer ved at kunngjøringen foretas i den nasjonale DOFFIN databasen. Deretter videresendes kunngjøringen til den internasjonale TED - databasen. 3.8.4 Kunngjøring av konkurranseresultat Senest 48 dager etter kontrakt er tildelt, plikter oppdragsgiver å kunngjøre konkurranseresultatet. Dette gjelder kun for anskaffelser over EØS-terskelverdi, jf. FOA 18-4. I FOA 9-2 presiserer at plikten også gjelder for uprioriterte tjenester som overstiger EØS-terskelverdi. For anskaffelser under terskelverdien, er det frivillig å kunngjøre konkurranseresultatet, jf. FOA 9-2. 3.9 Valg av konkurranseform Regelverket oppstiller konkurranseformene åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog og plan- og designkonkurranser. Regelverket åpner videre for dynamisk innkjøpsordning (innkjøpssentraler), rammeavtaler og elektronisk auksjon som ikke er egne prosedyreformer, men metoder for tildeling av kontrakter. Alt dette er mer omtalt senere i dette innkjøpsreglemenet.. De vanligeste prosedyreformene er åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Når man i det enkelte tilfelle skal velge konkurranseform gjelder følgende: 1. For anskaffelser under kr. 500.000,- eks. mva.: Alle anskaffelser skal i utgangspunktet skje ved konkurranse. Oppdragsgiver kan velge om det skal benyttes en konkurranseform tilsvarende åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller en konkurranse med forhandling. Anskaffelsen må gjennomføres i samsvar med de grunnleggende kravene i loven og forskriften del I, men kan gjennomføres etter forenklede prosedyrer. Trondheim kommune har egne retningslinjer for krav til dokumentasjon for disse anskaffelser. 2. Ved nasjonale konkurranser under terskelverdien, men over kr. 500.000 eks. mva., samt uprioriterte tjenester (del II): Oppdragsgiver kan velge om det skal benyttes åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller konkurranse med forhandling. 3. Ved internasjonale konkurranser over terskelverdien hovedregelen er at konkurransen skal gjennomføres som en åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1. Konkurranse med forhandling kan benyttes når vilkårene FOA 14-3 eller 14-4 er oppfylt. Konkurransepreget dialog kan benyttes når vilkårene i FOA 14-2 er oppfylt. Ved vurderingen av hvilke anskaffelsesprosedyre som er mest hensiktsmessig, kan oppdragsgiver vurdere følgende punkter: Hva gjelder anskaffelsen? Hvordan er det aktuelle markedet? Hvor ressurskrevende blir konkurranseformen? Hvor lang tid har oppdragsgiver til rådighet? Hensiktsmessig med prekvalifisering? Kjenner oppdragsgiver markedet og leverandørene? 10

Blir konkurransen mest effektiv med eller uten forhandlinger? Konkurranse med forhandling er en mer komplisert konkurranseform enn de øvrige, og krever god kompetanse hos de som skal gjennomføre dette. Det anbefales at de som har behov for bistand når denne konkurranseformen skal gjennomføres, tar kontakt med Innkjøpstjenesten. 3.10 Konkurransegrunnlaget 3.10.1 Konkurransegrunnlagets innhold Konkurransegrunnlaget er det dokumentet som beskriver hva oppdragsgiver skal anskaffe og hvordan spillereglene for konkurransen er. Det fremgår av forskriften 8-1 / 17-1 hvilke opplysninger konkurransegrunnlaget skal inneholde. Grovt sett kan konkurransegrunnlaget deles inn i tre hoveddeler: Ytelsesbeskrivelse/kravspesifikasjon. Denne inneholder blant annet oppdragsbeskrivelse og mengdefortegnelse, kravspesifikasjoner eller tekniske beskrivelser. Spilleregler for konkurransen. Dette er blant annet konkurranseform, frister, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, og evalueringsmodeller. Kontraktbestemmelser. Dette er bestemmelser som beskriver rettigheter og plikter i det etterfølgende kontraktsforholdet mellom oppdragsgiver og valgte leverandør. Regelverkets grunnleggende krav medfører at konkurransegrunnlaget må utarbeides på en tilstrekkelig klar måte. Dette innebærer at leverandørene ut fra konkurransegrunnlaget skal kunne se hva oppdragsgiver ønsker anskaffet. Klarhetskravet er utarbeidet i rettspraksis, og er kommet til uttrykk blant annet i KOFA sak 2009/240. Ved anbudskonkurranser må konkurransegrunnlaget i tillegg være så klart og fullstendig at det sammen med tilbud og aksept kan utgjøre en avtale. 3.10.2 Endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver er ved gjennomføringen av konkurransen bundet av de opplysninger som fremgår av konkurransegrunnlaget. Det er derfor svært viktig at oppdragsgiver har et bevisst forhold til de valgt som blir tatt ved utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget i den konkrete konkurransen. Oppdragsgiver har anledning til å foreta rettelser, endringer og suppleringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige frem til tilbudsfristens utløp, jf. FOA 8-2/17-2. Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 3.10.3 Kravspesifikasjoner Kravspesifikasjonene bør angis som en behovsspesifikasjon eller beskrivelse av funksjonskrav eller andre definerte krav. Tekniske spesifikasjoner skal ikke bindes opp mot et bestemt merke etc. som har den virkning at visse foretak eller produkter favoriseres eller utelukkes. Dersom produktet ikke kan beskrives uten henvisning til et «merke», skal det inntas e.l. i kravspesifikasjonen slik andre «merker» ikke utelukkes. Det skal stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse eller funksjon, når dette er mulig. Ved angivelse av kravspesifikasjonene i konkurransegrunnlaget, må oppdragsgiver skille mellom SKAL- krav (minstekrav) og BØR-krav. SKAL-kravene må oppfylles av alle leverandørene og er enten eller vurderinger. Manglende oppfyllelse vil som hovedregel medføre avvisning. Minstekravene kan ikke inngå i evalueringen av tilbudets kvalitet under tildelingskriteriene, jf. bl.a. KOFA sak 2008/119. 11

BØR-kravene må ikke være oppfylt i sin helhet, men oppdragsgiver kan velge å avvise tilbudet dersom ingen/store deler av BØR-kravene ikke er oppfylt. BØR-kravene kan evalueres som et av tildelingskriteriene. 3.10.4 Kvalifikasjonskrav Forskriften har et klart skille mellom kvalifikasjonskrav til leverandøren og tildelingskriterier ved valg av leverandør. Kvalifikasjonskrav skal sikre oppdragsgiver at leverandøren har de nødvendige kvalifikasjoner for oppfyllelse av kontrakten, mens tildelingskriterier skal brukes til å evaluere tilbudenes kvalitet. De materielle kvalifikasjonskravene skal være objektive og ikke-diskriminerende og stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kvalifikasjonskrav skal fastsettes i kunngjøringen, evt. med utdyping i konkurransegrunnlagets konkurranseregler. Det kan stilles kvalifikasjonskrav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling, jf. FOA 8-4 / 17-4. Oppdragsgiver plikter å angi hvilken dokumentasjons som skal fremlegges av leverandørene som «bevis» på at kvalifikasjonskravene er oppfylt. For anskaffelser under den nasjonale terskelverdien (kr. 500 000), er det ingen regler om kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver står likevel fritt til å oppstille kvalifikasjonskrav dersom dette anses som hensiktsmessig. For anskaffelser over kr. 100 000 oppstiller imidlertid regelverket et krav om skatteattest og HMS fra leverandørene som skal delta i konkurransen. Dette kravet må klart fremgå av kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene medfører avvisningsplikt, jf. FOA 11-10 første ledd bokstav a og 20-12 første ledd bokstav a. 3.10.5 Tildelingskriterier Tildelingskriteriene er de kriteriene som tilbudene i konkurransen skal evalueres og rangeres etter. Oppdragsgiver kan velge mellom lavest pris eller «det økonomisk mest fordelaktige tilbudet», jf, FOA 13-2 / 22-2. Alle tildelingskriterier må oppgis i konkurransegrunnlaget på en tilstrekkelig klar måte. Det er i løpet av konkurransen ikke tillatt å endre eller supplere på noen av de allerede fastsatte kriteriene. Det er viktig at oppdragsgiver er bevisst på dette ved utarbeidelse av konkurransegrunnlaget, da det er i planleggingsfasen kravene skal settes. Det er ikke plikt til å oppgi nærmere underkriterier, men de forhold som inngår i den etterfølgende evalueringen må være forutberegnlige, jf. KOFA sak 2009/76. Tildelingskriteriene skal angis i prioritert rekkefølge eller med relativ vekt: Under EØS terskelverdiene (del II) skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver plikter kun å gi opplysninger om prioritering/vekting dersom dette er bestemt på forhånd, jfr. 13-2 (2). Over EØS terskelverdiene (del III) skal oppdragsgiver angi den relative vektingen for hvert av kriteriene. Vektingen kan angis innenfor et område med et passende maksimalt utslag 22-2. Dersom det ikke er mulig å foreta vekting, skal oppdragsgiver i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget angi kriteriene i prioritert rekkefølge med det viktigste først 22-2 (3). Det følger av FOA 13-2 / 22-2 at de tildelingskriteriene som oppstilles i konkurransen, må ha «tilknytning til kontraktsgjenstanden». Dette innebærer at det ikke kan oppstilles tildelingskriterier som kun sier noe om leverandørens kvalifikasjoner og evne til å gjennomføre kontrakten, jf. blant annet Borgarting lagmannsretts dom 1. juli 2011. I konkurranser hvor det skal anvendes kompetanse, erfaringer, referanser e.l. som deler av et tildelingskriterium, bør Innkjøpstjenesten kontaktes for kvalitetssikring. 12

3.11 Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt skal baseres på de på forhånd oppgitte tildelingskriteriene, jf. pkt. 3.10.5. Oppdragsgiver har ikke anledning til å legge vekt på kriterier som ikke er oppgitt, og alle oppgitte kriterier må vektlegges. Oppdragsgiver er også bundet av den oppgitte prioriterte rekkefølgen eller den oppgitte vektingen. Dersom prioritering eller rekkefølge ikke er oppgitt, må vektingen være saklig, forsvarlig og forutberegnelig. Dersom det er fastsatt underkriterier, eller på annen måte presisert hvilke forhold som skal ha betydning ved evalueringen av det enkelte kriterium, vil oppdragsgiver være bundet av dette. For øvrig har oppdragsgiver ved tildelingsevalueringen et relativt vidt innkjøpsfaglig skjønn som kun i begrenset grad kan overprøves rettslig. Klagenemnda kan imidlertid prøve om skjønnsutøvelsen har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med regelverkets grunnleggende krav, samt bygd på riktig faktum, jf. blant annet KOFA sak 2009/76. Evalueringsmodellen som brukes må være egnet til å premiere forskjeller av betydning i tilbydernes tilbud. Dette innebærer at poengsettingen må sikre at de relevante forskjellene mellom tilbudene premieres i samsvar med oppgitte tildelingskriterier og oppgitte vekt, jf. blant annet KOFA sak 2010/32. 3.12 Rammeavtaler En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. En rammeavtale skal konkurranseutsettes på vanlig måte. Det må gjennomføres en åpen, begrenset eller forhandlet prosedyre for å velge leverandør til rammeavtalen. FOA kapittel 6 / kapittel 15 regulerer hvordan kontrakten skal tildeles til den eller de leverandører som gjennom en konkurranse er blitt valgt til rammeavtaleleverandør(er). Viktig å definere hva som er omfattet av rammeavtalen, om det skal velges en eller flere leverandører og hvordan avropene skal skje Kontrakter innenfor en rammeavtale kan bare inngås mellom de opprinnelige parter i rammeavtalen og uten at det gjøres vesentlige endringer i avtalen, jf. FOA 6-1 (3) / 15-1 (3). Alle oppdragsgivere som skal benytte seg av avtalen må derfor være angitt i konkurransegrunnlaget. Videre er det viktig at rammeavtalen klart definerer hvilke ytelser /produkter avtalen omfatter. Som hovedregel skal en rammeavtale ikke har en varighet som overstiger fire år inklusive opsjoner, jf. FOA 6-1 (4) / 15-1 (4). Regelverket skiller mellom rammeavtaler inngått med en leverandør (FOA 6-2 / 15-2) og såkalte parallelle rammeavtaler som er rammeavtaler inngått med flere leverandører (FOA 6-3 / 15-3). For rammeavtaler med en leverandør, skal vilkårene for avropene (de enkelte kontraktene i rammeavtalen) være fastsatt i rammeavtalen. Det skal med andre ord ikke gjennomføres en ny konkurranse for hvert avrop. For rammeavtaler med flere leverandører, oppstiller 15-3 et krav om at det skal være minimum tre leverandører i rammeavtalen. Tilsvarende bestemmelse er ikke oppstilt for del II, men kravet til konkurranse tilsier at oppdragsgiver også her må sørge for tilstrekkelig konkurransen. Ved parallelle rammeavtaler kan avrop skje på to forskjellige måter. Dersom alle vilkårene for tildeling er fastsatt i rammeavtalen, skal det ikke gjennomføres noen minikonkurranse mellom rammeavtale- 13

leverandørene. Da er vilkårene for levering og tildeling avgjort i den forutgående konkurransen. Rammeavtalen skal da ha en bestemmelse om hvordan fordelingen av kontrakter skal være mellom de valgte leverandørene (fordelingsnøkkel). Det vanligste er at den leverandøren som er rangert høyst får første prioritet til å levere, deretter nummer to, tre osv. Det er også anledning til å sette en nærmere prosentmessig fordeling av oppdrag mellom rammeavtaleleverandørene. Prosentsatsen må gjenspeile hvilken plassering leverandøren har fått i konkurransen om rammeavtalen. Dersom ikke alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalen, skal det gjennomføres minikonkurranser for hvert enkelt avrop. Det er kun de leverandørene som er valgt i rammeavtalen som kan delta på minikonkurransene. Dersom det ikke er oppgitt egne tildelingskriterier for minikonkurranser i konkurransegrunnlaget for rammeavtalen, skal tildelings skje på grunnlag av vilkårene som ble brukt for å tildele rammeavtalen. For hver kontrakt som inngås, skal oppdragsgiver skriftlig konsultere de rammeavtaleleverandører som er i stand til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver skal deretter sette en tilbudsfrist for innlevering av tilbud. Tilbudene i minikonkurransen skal sendes inn skriftlig. Oppdragsgiver skal deretter tildele kontrakt på grunnlag av ovennevnte tildelingskriterier. 3.13 Melding til tilbyderne om tildelingsbeslutning, begrunnelse og karensperiode Når valg av leverandør er foretatt, skal alle berørte leverandører i konkurransen gis skriftlig meddelelse om valg av leverandør med begrunnelse for valget, jf. FOA 13-3 / 22-3. I henhold til forskriften må meddelelsen inneholde opplysninger om hvem som er valgt, begrunnelse for valg av leverandør og karensperiode. I praksis er det lagt til grunn at begrunnelsen skal inneholde matriser som viser poengsettingen på tildelingskriteriene og en redegjørelse for oppdragsgivers vurderinger ved poengsettingen, jf. blant annet KOFA sak 2010/148. Karensperioden begynner ikke å løpe før det er gitt en begrunnelse som oppfyller forskriftens minimumskrav. Videre er det i praksis antatt at en karensperiode på ti dager som hovedregel vil bli ansett som rimelig, jf. blant annet KOFA sak 2010/148. Trondheim kommunen skal i anskaffelser etter del II og III gi en karensperiode på minimum elleve dager. Kontrakt kan ikke inngås før karensperioden er utløpt. 3.14 Innsyn Offentligheten og leverandører som har deltatt i en konkurranse, har vid adgang til å kreve innsyn i dokumentasjonen i anbudskonkurransen. Det følger av FOA 3-5 og offentleglova 23 (3) at anbudsprotokoll og tilbud i en anbudskonkurranse er offentlig dokumentasjon etter leverandør er valgt. Dette betyr at etter at tildelingsbeslutningen i en konkurranse er fattet, foreligger det en rett til innsyn. Oppdragsgiver plikter å imøtekomme anmodning om innsyn fra deltakende leverandører før karensfristen er gått ut/kontrakt med valgte leverandør er inngått, jf. KOFA sak 2009/160. Unntak fra innsynsretten krever hjemmel. I offentlige anskaffelser er det særlig unntak for forretningshemmelighet og unntak for interne dokumenter i offentleglova 13, 14 og 15 som er aktuelle. Det er viktig at oppdragsgiver er oppmerksom på at han har en plikt til å foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som kan anses som forretningshemmeligheter og sladde disse opplysningene før det gis innsyn i aktuelle dokumenter. 14

3.15 Frist for å begjære midlertidig forføyning Det er nå muligheter for å fastsette en egen søksmålsfrist for avviste leverandører FOA 10 3 og 19 7. I anskaffelsesprosedyrer som er to trinns kan oppdragsgiver sette en frist for når en begjæring om en midlertidig forføyning mot avvisningsbeslutningen, senest må fremmes. Fristen skal minst være 15 dager regnet fra dagen etter avvisningsbeslutningen ble sendt. Fristen må fremgå av konkurransegrunnlaget / kvalifikasjonsgrunnlaget og i avvisningsbeslutningen. Om avvisningsspørsmålet ikke forfølges innen fristen, kan en slik avvisningsbeslutning ikke forfølges/angripes på et senere tidspunkt. 3.16 Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser, KOFA, er et rådgivende organ. Det vil fortsatt være anledning til å få KOFAS rådgivende vurdering av hvorvidt det er begått en ulovlig direkte anskaffelse. Klagegebyret leverandøree må betale for å klage til KOFA er hevet til kr 1.000,- for saker som skal behandles hvorvidt det er inngått en ulovlige offentlige direkte anskaffelse eller ikke og til kr 8.000,- for andre type saker. Se mere informasjon kan hentes: www.kofa.no. 3.17 Søksmålsfrister Hovedregelen er at sanksjoner for ulovlig direkte anskaffelser og andre grove regelbrudd ikke kan idømmes dersom kontrakt er inngått for mer enn to år siden. Søksmålsfristen er med andre ord 2 år etter kontraktsinngåelse, LOA 15 og FOA 13A 2/ 22A 3. 3.18 Sanksjoner I forbindelse med implementering av håndhevelsesdirektivet er det innført nye bestemmelser i lov og forskrift. Det er iverksatt ulike sanksjoner ved ulovlig direkte anskaffelser og andre grove brudd. Håndhevelse av reglene legges til den alminnelige domstolen. 3.19 Søksmål om å kjenne kontrakt uten virkning Dette gjelder kun for anskaffelser over EØS terskelverdien del III jfr. LOA 13 og FOA 22a-1. Å kjenne en allerede inngått kontrakt uten virkning er en alvorlig sanksjon som vil få store konsekvenser for alle involverte parter. En slik avgjørelse kan reise kompliserte spørsmål om blant etteroppgjør. En kontrakt kan kjennes uten virkning: Fra inngåelsestidspunktet (Ex tunc) Fremtidig kontraktsoppfyllelse (Ex nunc)- om kontrakten kjennes uten virkning skal retten ilegge et overtredelsesgebyr. En kontrakt kan kjennes uten virkning i følgende situasjoner/tilfeller: 1. Det er inngått en ulovlig direkte anskaffelse, dvs. at oppdragsgiver ikke har kunngjort en konkurranse i overensstemmelse med de kunngjøringskrav som følger av forskriften. Oppdragsgivere må her merke seg at det nå er eksplisitt sagt at en anskaffelse som kun er kunngjort på Doffin, men som, jf regelverket skulle vært kunngjort på TED, er å regne som er en ulovlig direkte anskaffelse. 15

2. Det er gjort et avrop på en rammeavtale i strid med vilkårene for rammeavtalen og dette avropet overstiger EØS terskelverdiene. 3. Det foreligger andre grove brudd på anskaffelsesregelverket; a) Brudd på karensperioden og i tillegg andre brudd på forskriften som har påvirket leverandørens mulighet til å få kontrakten når bruddet på karensperioden har fratatt leverandøren mulighet til å iverksette rettslige skritt forut for kontraktsinngåelse. Brudd på karensperioden kan for eksempel være at kontrakt inngås i karensperioden eller at det ikke er sendt tildelingsbrev. b) Brudd på suspensjonen og i tillegg andre brudd på forskriften som har påvirket leverandørens mulighet til å få kontrakten, når bruddet på karensperioden har fratatt leverandøren mulighet til å iverksette rettslige skritt forut for kontraktsinngåelse. I situasjon 1 og 2 er oppdragsgiver gitt mulighet til å kunne redusere risikoen for søksmål om uten virkning ved at det er gitt frivillig kunngjøringsordninger. 3.20 Alternative sanksjoner I visse tilfeller kan domstolen enten utstede et overtredelsesgebyr eller idømme avkorting. Med avkorting av kontrakt menes at kontraktens løpetid kortes ned til for eksempel tiden det tar å gjennomføre en ny korrekt anskaffelse Overtredelsesgebyrer kan ikke settes høyere enn 15 % av kontraktens verdi. Når de alternative sanksjonene skal og kan benyttes følger av LOA 14 og FOA 22a 2 nr 1 bokstav a og b. Dersom retten konstaterer at det foreligger et regelbrudd etter men unnlater å kjenne kontrakt uten virkning, må domstolen enten utstede gebyr eller avkorte kontrakten 3.21 Suspensasjon Suspensjonen inntrer bare ved begjæringer om midlertidig forføyning som vedrører oppdragsgivers tildelingsbeslutning. Slik begjæring må være framsatt til domstolen for utgang av karenstiden. Oppdragsgiver blir orientert om forføyningen. Det er selve begjæringen og ikke rettens behandling som utløser forbud mot inngåelse av kontrakt. Suspensjonen varer inntil tingretten (eventuelt KOFA) har tatt stilling til innholdet i begjæringen / vurdert saken. Samtidig med forkynningen skal retten innkalle partene til muntlig behandling av begjæringen. Partene kan også samtykke i at begjæring skjer skriftlig. Denne behandlingen medfører at forføyningen oppheves eller opprettholdes. Inngåelse av kontrakt etter at begjæringen er forkynt for oppdragsgiver, er at alvorlig brudd på regelverket som kan sanksjoneres. Reglene om suspensasjon av oppdragsgivers rett til å inngå kontrakt følger av FOA 22-3 a. Reglene for suspensasjon kontraktsinngåelsesforbudet får ikke anvendelse på del II anskaffelser under EØS terkselverdien. Her gjelder midlertidig forføyning. 16

3.22 Dekningskjøp Dersom en kontrakt er kjent uten virkning åpner regelverket for i FOA 14 4 bokstav l, for at oppdragsgiver på gitte vilkår får dekket sitt nødvendige behov i perioden frem til ny lovlig konkurranse er gjennomført. 3.23 Gebyrer og avkorting Anskaffelser under EØS terskelverdiene berøres ikke så mye av de nye håndhevelsesreglene. Her er sanksjonene, avkorting av kontraktstiden og overtredelsesgebyr ved ulovlige direkteanskaffelser samt andre grove brudd på regelverket gjeldende. 17

4 ANSKAFFELSESPROSESSEN 4.1 Anskaffelser under kr 500.000,- eks. mva. Illustrert ved flytdiagram jfr. vedlegg 1. 1. Vurdere behov for anskaffelse: Første skritt i prosessen er å vurdere enhetens behov for å gå til anskaffelse av det aktuelle produkt eller tjeneste. 2. Rammeavtale: Neste skritt er å avklare om kommunen har en rammeavtale som dekker enhetens behov til varen eller tjenesten. Oversikt over rammeavtaler fås ved henvendelse til innkjøpstjenesten. Dette kan også sjekkes ved å gå inn på Intranettet: "Interne tjenester Innkjøpstjenester - Innkjøpsavtaler". 3. Kravspesifikasjon: Dersom anskaffelsen ikke er omfattet av en rammeavtale, må enhetens krav til vedkommende produkt eller tjeneste spesifiseres. Det skal også vurderes om det er aktuelt å oppstille miljøkrav og/eller andre etiske og sosiale krav. For rammeavtaler velges kommunens leverandør for avrop/kjøp. Med avrop menes bestilling foretatt etter en på forhånd inngått rammeavtale. Eventuelle avvik fra avrop/kjøp på rammeavtaler må dokumenteres/ utdypes i notatfeltet i fakturabehandling i ERV. Dersom anskaffelsen er omfattet av en rammeavtale bestiller en varen eller tjenesten over e- handelssystemet eller en tar kontakt med den aktuelle leverandør som kommunen har avtale med. Dersom det er en parallell rammeavtalen, må det vurderes hvilken leverandør som skal tildeles kontrakten ift oppgitte fordelingsnøkkel, eller om det er en rammeavtale hvor det skal gjennomføres en minikonkurranse. Dersom det ikke foreligger en rammeavtale, gå til neste ledd. Det er her viktig å samordne kommunens anskaffelser. Da forskriften ikke inneholder retningslinjer om anskaffelser under kr 500.000,- eks. mva. har Trondheim kommune valgt å oppstille egne retningslinjer (Jfr. hovedkapittel 5). For anskaffelser over kr 20.000,- skal anskaffelsen protokollføres dersom innkjøpet ikke er avrop på en rammeavtale. Protokoll finnes i kommunens kvalitetsssystem Kvaliteket. Direkte anskaffelse mellom kr 20 000.- og kr 100 000,- eks mva. Et tilstrekkelig antall tilbydere skal forespørres slik at en oppnår reell konkurranse, jf. regelverkets grunnleggende krav til konkurranse, jf. pkt. 3.2 ovenfor Det skal som hovedregel innhentes tilbud fra 3 eller flere leverandører. Unntak skal dokumenteres og begrunnes. Forespørselen kan være skriftlig (brev, fax, e- post) eller foretas over telefon. Dersom henvendelser foretas over telefon, må hovedinnholdet i samtalen skrives ned i protokollen. Det skal fremgå av forespørselen hvilke regler som gjelder for konkurransen, herunder prosedyreform, frister og tildelingskriterier. Foruten pris bør også firmaets service og tjenestens/varens kvalitet inngå i vurderingen. Protokoll for anskaffelser mellom kr 20.000,- og kr 100.000,- eks. mva. skal benyttes som dokumentasjon av anskaffelsen. Her dokumenteres navn på leverandører som er kontaktet, tildelingskriterier, hvilke tilbud man har mottatt (pris/rabatt, service, kvalitet), og om innkjøpet er knyttet til eksisterende avtaler eventuelt i kombinasjon med andre kjøp. Leverandørvalget skal begrunnes. Ved skanning av faktura må enheten enten oversende protokollen for skanning i systemet eller påføre i dokument feltet at det finnes en protokoll som er arkivert på enheten. 18

Anskaffelser mellom kr 100. 000,- og kr 500. 000,- eks. mva. Et tilstrekkelig antall tilbydere skal forespørres slik at en oppnår reell konkurranse. Forespørselen skal være skriftlig (brev, e-post). Prinsippene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I skal gjelde, jfpkt.3.2 ovenfor. Det skal fremgå av forespørselen hvilke regler som gjelder for konkurransen, herunder prosedyreform, frister og tildelingskriterier. Foruten pris bør også firmaets service og tjenestens/varens kvalitet inngå i vurderingen. Tilbudene skal være skriftlige i brevs eller e-posts form og åpnes på samme tidspunkt. Det kan også vurderes frivillig kunngjøring på DOFFIN. Det er krav om at attest for merverdiavgift og skatt skal vedlegges tilbudene. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. For valgte leverandør skal det innhentes HMS- egenerklæring Skjema finnes under kommunens kvalitetssystem. Trondheim kommune har også vedtatt at det skal stilles miljøkrav ved alle anskaffelser. Bruk av skjema for miljøkrav til bedriften finnes også i kommunens kvalietssystem under Innkjøpstjenesten. Protokoll for anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kroner eks. mva skal benyttes for dokumentasjon av anskaffelsen. Tilbud skal registreres og arkiveres. Tilbydere skal orienteres skriftlig om hvem som er tildelt leveransen. 4.2 Anskaffelser over kr 500.000, - eks. mva. - under EØSterskelverdiene Illustrert ved flytdiagram jfr. vedlegg 2. 4.2.1 Vurdere behov for anskaffelse Oppdragsgiver må foreta en total vurdering av sitt behov. Før en beslutning om hva som skal anskaffes tas, må vi vurdere om behovet kan dekkes på måter som gir lave livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser. 4.2.2 Har vi avtale? Neste skritt blir å finne ut om kommunen allerede har rammeavtale innenfor dette området. Hvis ja, gå til punkt om "kjøp/avrop på grunnlag av inngått avtale". Hvis nei, gå til neste punkt. 4.2.3 Vurdere samordning/samarbeid med andre Kontakt andre enheter med et mulig tilsvarende behov for eventuelt å samkjøre anskaffelser. 4.2.4 Opprette konkurranseutvalg Hvis det er nødvendig, opprettes et representativt konkurranseutvalg på tvers av enhetene. 4.2.5 Valg av prosedyre Oppdragsgiver må på bakgrunn av sitt behov vurdere hvilken prosedyre som skal velges i anskaffelsesprosessen. Anskaffelsen skal foretas ved åpen eller begrenset anbuds -konkurranse eller ved konkurranse med forhandling. I visse tilfeller har vi adgang til å benytte vilkårene i forskriftens 2-1 annet punktum bokstav a til f og tredje ledd og gjennomføre konkurransen etter en forenklet prosedyre etter de overordnede reglene i FOA del I. Bestemmelsene er et unntak fra hovedregelen om at prosedyrene i forskriftens del II skal følges. Slike unntak blir omtalt som direkte anskaffelser. 4.2.6 Utarbeide konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon Konkurransegrunnlaget skal inneholde konkurransereglene og beskrivelse av hvilke ytelser som skal anskaffes. Det skal så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav (minimum 20 %) til ytelsen, men det kan ikke beskrives en ytelse gjennom en direkte henvisning til et bestemt merke. I konkurransegrunnlaget skal det framgå forhold som: hvilken anskaffelsesform som er valgt, frist for innlevering, adressemottak, hvordan tilbudene skal merkes, vedståelsesfrist, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og en henvisning til 19

kunngjøringen. Oppdragsgiver kan innen fristen utløper eller innen rimelig tid etter fristens utløp forlenge vedståelsesfristen forutsatt at dette ikke fører til vesentlige endringer for konkurransen. I konkurransegrunnlaget må det framgå klart hvilke kvalifikasjonskrav som stilles til leverandøren og hvilke tildelingskriterier som skal legges til grunn. Kriteriene kan ikke endres i ettertid. Kvalifikasjonskravene skal i tillegg fremgå av kunngjøringen. Det er ikke tilstrekkelig med en henvisning til konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene angir hvilke minstekrav leverandøren må oppfylle for å kunne delta i konkurransen. Oppdragsgiver skal alltid kreve at norske leverandører framlegger attest for merverdiavgift og for skatt, jf. 8-7. Oppdragsgiver skal også kreve HMS- erklæring jfr. 8-8. Skjema ligger i kommunens kvalitetssystem. Innleverte skjemaer fra leverandørene kan ikke være eldre enn 6 måneder. Dersom leverandørene ikke innleverer ovennevnte dokumentasjon, er det anledning til å oppstille en kort tilleggsfrist for ettersending, jf. FOA 12-3. Regelverket åpner for at det kan stilles krav til leverandøren om bl.a.: organisering, finansiell og økonomisk stilling, tekniske kvalifikasjoner og vandel. Begrensningene ligger i at kravene skal være objektive, proporsjonale og ikke være nasjonalt diskriminerende. Desto strengere kvalifikasjonskrav som stilles, desto færre tilbydere vil bli kvalifisert i konkurransen. Dette kan igjen påvirke prisen. Oppdragsgiver må overholde regelverkets krav til proporsjonalitet og ikke oppstille kvalifikasjonskrav som medfører en unødig begrensning av konkurransen. Det er ikke anledning til å stille nasjonale krav som medfører diskriminering av utenlandske aktører. Det skal også stilles krav til miljø, men en må være oppmerksom på at regelverket har føringer på hvilke typer krav som kan stilles, samt hvordan disse kreves dokumentert. Trondheim kommune har vedtatt at det skal stilles miljøkrav ved alle anskaffelser. Bruk derfor skjema miljøkrav for bedriften, se kommunens kvalietssystem. Vær oppmerksom på at desto strengere krav som stilles, desto færre tilbydere vil kunne oppfylle. Dette vil igjen kunne påvirke prisen. Det skal i tillegg stilles krav til leverandørens lønns og arbeidsforhold, jfr. kap. 10 i denne veileder. Tildelingskriteriene skal enten baseres på laveste pris eller hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig. Hvilke av alternativene som er valgt, skal fremgå av konkurransegrunnlaget. Dersom tildeling av kontrakt skal gå til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal tildelingskriteriene angis i prioritert rekkefølge og/eller vektlegges hvis oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg mht. prioritering/vekting. Det kan benyttes kriterier som pris, teknisk løsning, drifts- og vedlikeholdskostnader, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, service og teknisk bistand, oppfyllelsestid, miljø m.v. Tildelingskriterier må være relatert til kontraktens gjenstand og må ikke være utformet slik at det er fritt fram for oppdragsgiver å avgjøre om kriteriet er oppfylt. Kriteriene må være utformet slik at hensynet til forutberegnelighet og etterprøvbarhet ivareta i anskaffelsesprosessen. Dette er det viktig å være oppmerksom på i planleggingsfasen ved utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget. Tildelingskriteriene bør i størst mulig grad beskrives. Kriteriene kan ikke endres underveis etter at tilbudsfristen er utløpt. Det er normalt ikke tillatt å trekke inn leverandørenes kvalifikasjoner som tildelingskriterier. Det kan gjøres unntak ved ytelser hvor leverandørens kvalifikasjoner har vesentlig betydning f.eks. intellektuelle tjenester. Det vil da kunne legges vekt på f. eks. tidligere erfaring til de personene som er tilbudt i den konkrete kontrakten, dersom dette direkte påvirker kvaliteten av ytelsen som leveres (for eksempel spesielle arkitekt- og ingeniørtjenester). Forutsetningen er at erfaringene er objektiv dokumenterbare og dette er lovlig fastsatt som tildelingskriterium. I denne sammenheng vil også andre oppdragsgiveres erfaringer med tilbyder være relevante. Dersom det benyttes kvalifikasjoner som tildelingskriterium, må de ikke helt eller delvis være sammenfallende med kriterier som 20

er evaluert under kvalifikasjonskravene i konkurransen. En slik overlapping er ulovlig, og konsekvensen er at konkurransen må avlyses. Av aktuell informasjon ellers er: kontaktperson for forespørselen, om eventuelle alternative løsninger aksepteres og eventuelle krav til disse, tid og sted for eventuell offentlig tilbudsåpning, tid og sted for eventuelle befaringer eller konferanser, hvilke kontraktsbestemmelser som gjelder og eventuelle spørsmål om hvilke underleverandører som skal benyttes. Åpen anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å levere inn tilbud ( 4-2 (1) a). Retten til å delta gjelder enten det er en EØS- eller nasjonal anskaffelse. Regelverket åpner for at flere anskaffelsesprosedyrer kan benyttes. Åpen anbudskonkurranse blir benyttet mest blant konkurranseformene, da dette i utgangspunktet vil gi flest tilbud. Dersom det ikke står noe annet i innbydelsen, vil en anbudskonkurranse regnes som åpen. Frister i åpen anbudskonkurranse står beskrevet i forskriftens kap. 10. Det er nok at leverandørene får "tilstrekkelig tid til å foreta de nødvendige undersøkelser og beregninger" ( 10-1). Begrenset anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å levere inn tilbud ( 4-2 (1) b). I kunngjøringen skal oppdragsgiver foruten kvalifikasjonskrav, fastsette en grense for antall leverandører som inviteres til å delta og objektive vilkår som oppdragsgiver vil benytte ved utvelgelsen av leverandører. Kunngjøringen skjer i DOFFIN- databasen. Antallet leverandører som inviteres skal være tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, og det skal alltid inviteres minimum tre leverandører, jf. FOA 8-6 (3). Oppdragsgiver skal sette en frist for forespørsel om deltakelse og innlevering av tilbud. Fristen må være av en slik lengde at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger, jf. FOA 10-1. Denne anbudskonkurransen benyttes helst hvor oppdragsgiver vet det er mange aktører i markedet og vil begrense antallet tilbud. Gjennomføringen av konkurransen er omhandlet i forskriftens kap. 11. Konkurranse med forhandling Anskaffelsesprosedyren "konkurranse med forhandling" er valgfri prosedyreform ved anskaffelser etter FOA del II. Oppdragsgiver kan velge om det på forhånd skal skje en prekvalifisering av leverandører (såkalt to-trinnsprosess), eller om konkurranse med forhandling skal skje i ett trinn. En-trinnsprosess innebærer at oppdragsgiver ber leverandørene om å sende inn tilbudet i sin helhet sammen med dokumentasjon på kvalifikasjonskravene i konkurransen. Det skjer med andre ord ingen prekvalifisering av leverandørene ved en-trinnsprosessen. Dette er en særregel som bare gjelder under terskelverdiene og er omtalt i departementets veileder. Det skal i alle tilfeller oppstilles en tilbudsfrist, og oppdragsgiver skal ikke gå i forhandlinger med noen av leverandørene før tilbudsfristen er utløpt. Oppdragsgiver kan velge om selve forhandlingene skal forløpe i en eller flere faser, jf. FOA 11-8. Dersom antall tilbud skal reduseres underveis i prosessen, skal silingen skje etter de oppgitte tildelingskriteriene i konkurransen. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. I den avsluttende fasen skal det likevel være igjen et tilstrekkelig antall leverandører til å sikre reell konkurranse. Ved en forhandlet prosedyre, har oppdragsgiver rett til å forhandle om alle sider av tilbudet. Forhandlingene skal likevel skje under hensyntaken til prinsippene om likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Dette innebærer blant annet at oppdragsgiver har taushetsplikt om innholdet i de konkurrerende tilbudene. Konkurranse med forhandling er komplisert og krever spesiell kompetanse. Ved behov for bistand ta kontakt med Innkjøpstjenesten. Dynamiske innkjøpssystemer Et dynamisk innkjøpssystem er en elektronisk innkjøpsprosess egnet for alminnelige innkjøp som generelt er tilgjengelig på markedet, jf. 4-2 (1) e. Anskaffelsesprosessen passer best for gjentagende kjøp og skal 21

kun foregå elektronisk. Ved etableringen skal reglene for åpen anbudskonkurranse følges i alle faser. Ordningen er begrenset i varighet og er åpen i gyldighetsperioden for alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, og som har levert et veiledende tilbud som er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Den nærmere reguleringen av dynamiske innkjøpsordninger fremgår av FOA 6-4. Elektronisk auksjon Elektronisk auksjon er ikke en selvstendig konkurranseform men en metode for tildeling av kontrakten som kan anvendes som avslutning av en konkurranse, jf. FOA 4-2 (1) h. Forutsetning for å benytte elektronisk auksjon er at anskaffelsen er en vare- eller tjenestekontrakt, og det må være en ytelse som kan beskrives og spesifiseres nøyaktig. I tillegg bør anskaffelsens verdi være tilstrekkelig høy til at det er et potensial for forbedringer via en elektronisk auksjon. Elektronisk auksjon er nærmere reguler i FOA 13-4. 4.2.7 Kunngjøring av konkurranse og innlevering av tilbud Kunngjøring av anskaffelsen skjer i databasen DOFFIN, samt i TED -databasen dersom oppdragsgiver ønsker det. Kunngjøringer av anskaffelser under kr. 500 000 er frivillig. Kunngjøringen skal utarbeides i samsvar med vedlegg 1 i forskrift om offentlige anskaffelser, jfr. lov og forskrift på innkjøpstjenesten hjemmeside. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt og merkes Tilbud. E-post vil foreløpig ikke bli godtatt av Trondheim kommune for anskaffelser over kr. 100 000. Tilbud som ikke er levert innen fastsatte frister, skal avvises ( 11-11) og arkiveres i 3 år. Det skal gis skriftlig tilbakemelding om avvisning og hvorfor ( 11-13 jfr. 11-14). Tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse etter hvert som de kommer inn. 4.2.8 Tilbudsåpning/skrive protokoll Rettidig levert tilbud skal åpnes på det tidspunkt og på det sted som er angitt i konkurranse-grunnlaget. For sent innkomne tilbud arkiveres i 3 år. Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det kan være muligheter for tilbydere å være tilstede ved åpning av tilbud knyttet til kontrahering innen bygg- og anlegg, jfr. kapittel 5 om kommunale retningslinjer. Unntak fra dette vil være aktuelt dersom tildeling skjer etter forhandling og eller skal skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud (pris, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, service, teknisk bistand oppfyllelsestid osv.). Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. En protokoll skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Anskaffelsesprotokoll ligger i kommunens kvalietssystem Kvaliteket. Bakgrunnen for dokumentasjonskravet er at ulike instanser skal kunne føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen kan unntas offentlighet frem til valg av leverandør er gjort (tildelingsbeslutning er fattet), jf. offentleglova 23 (3). Etter dette tidspunktet er protokollen et offentlig dokument. Oppdragsgiver må sladde eventuelle forretningshemmeligheter i protokollen før det gis innsyn i den eller protokollen gjøres offentlige tilgjengelig på annen måte. 4.2.9 Evaluering av leverandør(er) og valg av tilbud Etter at tilbudsåpning har funnet sted, må man sjekke at det sammen med tilbudene er medsendt HMS - erklæring, attest for merverdiavgift og for skatt og at disse ikke er eldre enn 6 måneder. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon av at krav til leverandøren er oppfylt, kan det fastsettes en kort tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Forespørselen skal angi innleveringsmåte og tidspunkt for innlevering. Blir ikke etterspurt dokumentasjon innlevert innen fristen, skal leverandøren avvises. 22

Ellers gjelder egne regler for når leverandøren eller tilbudet skal eller kan avvises. Disse fremgår av 11-10, 11-11 og 11-13. Det skal gis skriftlig tilbakemelding om avvisning og hvorfor ( 11-13 og 11-14 ). Det første trinnet i vurderingen av innkomne tilbud, er å vurdere om leverandørene er kvalifisert eller ikke. Kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og eventuelt utdypes i konkurransegrunnlaget. Hvilke krav som kan og eller skal stilles til leverandørene, framgår av FOA 8-4 og 8-5. Kvalifikasjonskrav kan ikke gjentas som et tildelingskriterium, og det er derfor viktig at oppdragsgiver sørger for at krav til kompetanse, erfaring, referanser og lignende håndteres på korrekt måte, Vurderingen av kvalifikasjonskravene er en enten/eller vurdering. Enten er leverandøren kvalifisert, eller så er leverandøren ikke kvalifisert. Dersom leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransen, skal leverandøren avvises, jf. FOA 11-10 (1) a. Skriftlig tilbakemelding skal gis til avviste leverandører. Det neste trinnet er å vurdere tilbudene fra de kvalifiserte leverandørene. For det første må det vurderes om tilbudene inneholder forbehold, feil, uklarheter o.s.v. Åpenbare feil skal rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes, jf. FOA 12-1 (3). Ved bygge- og anleggskontrakter skal poster som ikke er priset, anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet eller den manglende utfyllingen skyldes en åpenbar feil, jf. FOA 12-2. Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det forbudt å føre forhandlinger om grunnleggende forhold ved tilbudene. Andre feil og uklarheter enn ovennevnte må derfor vurderes etter forhandlingsforbudet og reglene om avvisningsplikt. De tilbud som inneholder avvik, mangler, uklarheter, forbehold e.l. av en slik karakter at de rammes av forskriftenes 11-11 (1), skal avvises. Avvik, forbehold, uklarheter og feil som ikke medfører avvisningsplikt, kan avklares med leverandøren. Det er viktig at oppdragsgiver vurderer om forholdet er av en slik art at det medfører avvisningsplikt før det eventuelt tas kontakt med den aktuelle leverandøren. I en konkurranse med forhandling er det antatt at det er anledning til å forhandle bort vesentlige forbehold, avvik etc. under forhandlingsrunden. Avvisningsplikten oppstår først dersom forbeholdene eller avvikene fremstår som vesentlige i endelig tilbud. Det siste trinnet i evalueringen vil være å vurdere de gjenstående, akseptable og korrekte tilbudene i samsvar med tildelingskriteriene fastlagt i kunngjøringen og/eller i konkurranse -grunnlaget ( 13-2). Eventuelle alternative tilbud må også vurderes ( 11-4 i forskriftene). 4.2.10 Informasjon til deltakere i anbudskonkurransen Alle tilbydere skal meddeles samtidig om hvem som tildeles kontrakten. Meddelelsen skal skje i rimelig tid før kontrakt inngås ( 13-3). Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen (min 11 dager). Karensfristen begynner ikke å løpe før det er gitt en begrunnelse som oppfyller lovens krav. Det er derfor viktig at begrunnelsen i meddelelsen er i samsvar med forskriften 11-14, jf. 13-3. 4.2.11 Skrive kontrakt(er) Forskriften berører ikke spesifikt kontraktsvilkår, men 3-11 lyder "Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder skal disse som hovedregel brukes ved inngåelse av kontrakter. I utførelsesentrepriser, det vil si bygge- og anleggsarbeider hvor entreprenøren inngår kontrakt med kommunen om utførelsen av bygge- og anleggsarbeid, samtidig som det vesentligste av tegninger, beskrivelser og beregninger skal leveres av byggherren (Trondheim kommune), skal Trondheim kommune bruke NORSK STANDARD. Trondheim kommune kan alternativt bruke den forenklede versjonen i NORSK STANDARD 8406, Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt (fastsatt 1. juli 2009), dersom dette anses som hensiktsmessig. NS 8406 er 23

egnet når organiseringen eller omfanget av prosjektet ikke krever strenge varslingsprosedyrer og betydelige samordningsplikter. For totalentrepriser, det vil si bygge- og anleggsarbeider hvor entreprenøren inngår kontrakt med kommunen om utførelsen av bygge- og anleggsarbeid, samtidig som det vesentligste av tegninger, beskrivelser og beregninger skal leveres av entreprenøren), skal Trondheim kommune anvende NORSK STANDARD 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser (fastsatt 1. juli 2011). Tvister mellom partene om kontraktsforholdet skal avgjøres ved rettergang for de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om at tvist skal avgjøres ved voldgift. I tilfelle av søksmål er Trondheim stedlig verneting. 4.3 Anskaffelser over EØS-terskelverdiene 1,55 mill. kroner /39,0 mill. kroner eks. mva (varer og tjenester/bygge og anlegg) Illustrert ved flytdiagram jfr. vedlegg 3. 4.3.1 Vurdere behov for anskaffelse Oppdragsgiver må foreta en total vurdering av sitt behov. Før en beslutning om hva som skal anskaffes treffes, må vi vurdere om behovet kan dekkes på måter som gir lave livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser. 4.3.2 Har vi avtale? Neste skritt blir å finne ut om kommunen allerede har rammeavtale innenfor dette området. Hvis ja, gå til punkt om "kjøp/avrop på grunnlag av inngått avtale". Hvis nei, gå til neste punkt. 4.3.3 Vurdere samordning/samarbeid med andre Kontakte andre enheter med et mulig tilsvarende behov for eventuelt å samkjøre anskaffelser. 4.3.4 Opprette konkurranseutvalg Hvis det er nødvendig, opprettes et representativt konkurranseutvalg på tvers av enhetene. 4.3.5 Valg av prosedyre Oppdragsgiver må på bakgrunn av sitt behov vurdere hvilken prosedyre som skal velges i anskaffelsesprosessen. Åpen og begrenset anbudskonkurranse er alltid lovlige anskaffelsesprosedyrer i del III, mens andre prosedyreformer krever at nærmere bestemte vilkår i forskriften er oppfylt. 14-4 unntar fra kunngjøringsplikt i særlige tilfeller, men disse unntakene skal tolkes restriktivt og brukes med varsomhet. 4.3.6 Utarbeide konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon Konkurransegrunnlaget skal inneholde konkurransereglene og beskrivelse av hvilke ytelser som skal anskaffes. Det skal så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav til ytelsen, men det kan ikke beskrives en ytelse gjennom en direkte henvisning til et bestemt merke. I konkurransegrunnlaget skal det framgå forhold som: hvilken anskaffelsesform som er valgt, frist for innlevering, adressemottak, hvordan tilbudene skal merkes, vedståelsesfrist, kvalifikasjons-krav, tildelingskriterier og en henvisning til kunngjøringen. Oppdragsgiver kan innen fristen utløper eller innen rimelig tid etter fristens utløp forlenge vedståelsesfristen forutsatt at dette ikke fører til vesentlige endringer for konkurransen. 24

I konkurransegrunnlaget må det framgå klart hvilke kvalifikasjonskrav som stilles til leverandøren og hvilke tildelingskriterier som skal legges til grunn. Kriteriene kan ikke endres i ettertid. Kvalifikasjonskravene skal i tillegg fremgå av kunngjøringen. Det er ikke tilstrekkelig med en henvisning til konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene angir hvilke minstekrav leverandøren må oppfylle for å kunne delta i konkurransen. Oppdragsgiver skal alltid kreve at norske leverandører framlegger attest for merverdiavgift og for skatt, jf. 17-4. Oppdragsgiver skal også kreve HMS- erklæring jfr. 17-5. Skjema ligger i kommunens kvalietssystem. Innleverte skjemaer fra leverandørene kan ikke være eldre enn 6 måneder. Dersom leverandørene ikke innleverer ovennevnte dokumentasjon, er det anledning til å oppstille en kort tilleggsfrist for ettersending, jf. FOA 21-3. Regelverket åpner for at det kan stilles krav til leverandøren om bl.a.: organisering, finansiell og økonomisk stilling, tekniske kvalifikasjoner og vandel. Begrensningene ligger i at kravene skal være objektive, proporsjonale og ikke være nasjonalt diskriminerende. Desto strengere kvalifikasjonskrav som stilles, desto færre tilbydere vil bli kvalifisert i konkurransen. Dette kan igjen påvirke prisen. Oppdragsgiver må overholde regelverkets krav til proporsjonalitet og ikke oppstille kvalifikasjonskrav som medfører en unødig begrensning av konkurransen. Det er ikke anledning til å stille nasjonale krav som medfører diskriminering av utenlandske aktører. Det skal også stilles krav til miljø, men en må være oppmerksom på at regelverket har føringer på hvilke typer krav som kan stilles, samt hvordan disse kreves dokumentert. Trondheim kommune har vedtatt at det skal stilles miljøkrav ved alle anskaffelser. Bruk derfor skjema miljøkrav for bedriften, se kommunens kvalitetssystem. Vær oppmerksom på at desto strengere krav som stilles, desto færre tilbydere vil kunne oppfylle. Dette vil igjen kunne påvirke prisen. Det skal i tillegg stilles krav til leverandørens lønns og arbeidsforhold, jfr. kap. 10 i denne veileder. Tildelingskriteriene skal enten baseres på laveste pris eller hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig ( 22-2). Hvilke av alternativene som er valgt, skal fremgå av konkurransegrunnlaget. Dersom tildeling av kontrakt skal gå til det økonomisk mest fordelaktige, skal tildelingskriteriene som hovedregel angis med relativ vekt. Dersom det ikke er mulig å foreta vekting, er det adgang til kun å oppgi prioritert rekkefølge på kriteriene, jf. 22-2 (3). Det kan benyttes kriterier som pris, teknisk løsning, drifts- og vedlikeholdskostnader, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, service og teknisk bistand, oppfyllelsestid, miljø m.v. Tildelingskriterier må være relatert til kontraktens gjenstand og må ikke være utformet slik at det er fritt fram for oppdragsgiver å avgjøre om kriteriet er oppfylt. Kriteriene må være utformet slik at hensynet til forutberegnelighet og etterprøvbarhet ivaretas i anskaffelsesprosessen. Dette er det viktig å være oppmerksom på i planleggings-fasen ved utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget. Kriteriene bør i størst mulig grad beskrives. Kriteriene kan ikke endres underveis etter at tilbudsfristen er utløpt. Det er normalt ikke tillatt å trekke inn leverandørenes kvalifikasjoner som tildelingskriterier. Det kan gjøres unntak ved ytelser hvor leverandørens kvalifikasjoner har vesentlig betydning, f.eks. intellektuelle tjenester. Det vil da kunne legges vekt på f. eks. tidligere erfaring til de personene som er tilbudt i den konkrete kontrakten, dersom dette direkte påvirker kvaliteten av ytelsen som leveres (for eksempel spesielle arkitekt- og ingeniørtjenester). Forutsetningen er at erfaringene er objektiv dokumenterbare og dette er lovlig fastsatt som tildelingskriterium. I denne sammenheng vil også andre oppdragsgiveres erfaringer med tilbyder være relevante. Dersom det benyttes kvalifikasjoner som tildelingskriterium, må de ikke helt eller delvis være sammenfallende med kriterier som er evaluert under kvalifikasjonskravene i konkurransen. En slik overlapping er ulovlig, og konsekvensen er at konkurransen må avlyses. 25

Av aktuell informasjon ellers er: kontaktperson for forespørselen, om eventuelle alternative løsninger aksepteres og eventuelle krav til disse, tid og sted for tilbudsåpning, tid og sted for eventuelle befaringer eller konferanser, hvilke kontraktsbestemmelser som gjelder og eventuelle spørsmål om hvilke underleverandører som skal benyttes. Åpen anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å levere inn tilbud ( 4-2 (1) a). Oppdragsgiver bør benytte åpen konkurranse, da dette i utgangspunktet vil gi flest tilbud. Denne prosedyren benyttes mest blant anbudsprosedyrene, men regelverket åpner for at de andre konkurranseformene kan benyttes. Dersom det ikke står noe annet i innbydelsen vil en anbudskonkurranse regnes som åpen. Frister i åpen anbudskonkurranse står beskrevet i forskriftens kap. 19. For anskaffelser skal minimumsfristen for mottak av tilbud være minst 45 dager fra den dag kunngjøringen ble sendt til TED - databasen ( 19-1(1)). Denne fristen skal forlenges under visse forhold ( 19-1(2)) og den kan forkortes når veiledende kunngjøring er benyttet ( 19-1(3 og 4)). Begrenset anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud ( 4-2 (1) b). I kunngjøringen skal oppdragsgiver foruten kvalifikasjonskrav, fastsette en grense for antall leverandører som inviteres til å delta og objektive vilkår som oppdragsgiver vil benytte ved utvelgelsen av leverandører. Kunngjøringen skjer i DOFFIN/TEDdatabasen. Antallet leverandører som inviteres skal være tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, og det skal alltid inviteres minimum fem leverandører, jf. FOA 17-6 (3). Gjennomføringen av konkurransen omhandles i forskriftens kap. 8. Fristen for mottak av forespørsler om å delta skal minst være 30 dager fra den dag kunngjøringen ble sendt til TED-databasen ( 19-2(1)). Fristen for mottak av tilbud fra de som er kvalifisert og utvalgt til å delta i konkurransen, skal være minst 40 dager regnet fra den dag den skriftlige invitasjonen og konkurransegrunnlaget ble sendt fra oppdragsgiver. Denne anbudskonkurransen benyttes helst hvor oppdragsgiver vet det er mange aktører i markedet og vil begrense antallet tilbud. Konkurranse med forhandling Over EØS terskelverdien er ikke anskaffelsesprosedyren "konkurranse med forhandling" en valgfri prosedyre. Dersom vilkårene i 14-3 eller 14-4 ikke er oppfylt, er det ulovlig å gjennomføre konkurranse som en forhandlet prosedyre. I slike situasjoner må oppdragsgiver velge mellom en åpen eller en begrenset anbudskonkurranse. Forskriften forutsetter at en konkurranse med forhandling etter del III, skal skje etter en prekvalifisering av leverandørene, jf. FOA 19-4. Det fremgår der at fristen for mottak av forespørsler om å delta i forhandlinger skal være minst 30 dager fra den dag kunngjøringen ble sendt til TED- databasen. ( 19-4 (1)). Den etterfølgende tilbudsfristen skal fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å foreta til å foreta de nødvendige undersøkelser og beregninger ( 19-4 (2)). Oppdragsgiver skal derfor først velge ut hvem som skal inviteres til å innlevere tilbud blant leverandører som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen. Prosedyren gjennomføres som en prekvalifisering beskrevet ovenfor under «begrenset anbudskonkurranse». Oppdragsgiver skal ved en konkurranse med forhandling prekvalifisere minimum tre leverandører, jf. FOA 17-6 (3) etter objektive kriterier fastsatt i kunngjøringen. Invitasjonen til å levere inn tilbud og konkurransegrunnlaget sendes deretter samtidig ut til alle de utvalgte leverandørene. 26

Oppdragsgiver kan velge om selve forhandlingene skal forløpe i en eller flere faser, jf. FOA 20-11 Dersom antall tilbud skal reduseres underveis i prosessen, skal silingen skje etter de oppgitte tildelingskriteriene i konkurransen. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene, men dette forutsetter at oppdragsgiver har gitt opplysninger om dette i konkurransegrunnlaget. Dersom det ikke er gitt opplysninger om at det skal skje en reduksjon av tilbud før første forhandlingsrunde, har alle leverandørene rett til å få innlevere et forbedret tilbud før beslutning om tildeling av kontrakt, jf. FOA 20-11 (3). I den avsluttende fasen skal det være igjen et tilstrekkelig antall leverandører til å sikre reell konkurranse. Ved en forhandlet prosedyre, har oppdragsgiver rett til å forhandle om alle sider av tilbudet. Forhandlingene skal likevel skje under hensyntaken til prinsippene om likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Dette innebærer blant annet at oppdragsgiver har taushetsplikt om innholdet i de konkurrerende tilbudene. Forhandlingene gjennomføres på samme måte som for under terskelverdien, se ovenfor. Konkurranse med forhandling er en komplisert konkurranseform som krever kompetanse. Ved behov for bistand kontakt med Innkjøpstjenesten. Konkurransepreget dialog Definisjon av konkurransepreget dialog fremgår av FOA 4-2(1) c. Konkurranseformen kan bare benyttes over EØS-terskelverdiene, og forutsetter at vilkårene i 14-2 er oppfylt. Konkurranseformen kan være aktuell ved anskaffelse av særlig komplekse kontrakter. Hvordan en slik dialog skal gjennomføres, fremgår av FOA 20-8 og 20-9. Dynamiske innkjøpssystemer Et dynamisk innkjøpssystem er en elektronisk innkjøpsprosess egnet for alminnelige innkjøp som er generelt tilgjengelig på markedet, jf.foa 4-2(1)e. Anskaffelsesprosessen passer best for gjentagende kjøp og skal kun foregå elektronisk. Reglene for åpen anbudskonkurranse skal følges i alle fasene. Ordningen er begrenset i varighet og er åpen i gyldighetsperioden for alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, og som har levert et veiledende tilbud som er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Den nærmere reguleringen av dynamiske innkjøpsordninger fremgår av FOA 15-4. Elektronisk auksjon Elektronisk auksjon er ikke en selvstendig konkurranseform, men en metode for tildeling av kontrakten som kan anvendes som avslutning av en konkurranse, jf. FOA 4-2 (1) h. Forutsetning for å benytte elektronisk auksjon er at anskaffelsen er en vare- eller tjenestekontrakt, og det må være en ytelse som kan beskrives og spesifiseres nøyaktig. I tillegg bør anskaffelsens verdi være tilstrekkelig høy til at det er et potensial for forbedringer via en elektronisk auksjon. Elektronisk auksjon er nærmere beskrevet FOA 22-4. 4.3.7 Kunngjøring av konkurranse og innlevering av tilbud Kunngjøring av anskaffelsen skal skje i DOFFIN/TED-databasen. Over terskelverdiene gjelder bestemte minimumsfrister for forespørsel om deltakelse og innlevering av tilbud. Fristene fremgår av forskriftens kapittel 19, og varierer av hengig av konkurranseform. Sørg for at minimumsfristene er overholdt, og sett av god tid for å ta høyde for eventuelle forsinkelser i kunngjøringsprosessen. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt og merkes Tilbud. Telefaks og mail godtas foreløpig ikke. Tilbud som ikke er innlevert til rett tid, skal avvises, ( 20-13 (1) a) og arkiveres i 3 år. Det skal gis skriftlig tilbakemelding om avvisning og hvorfor ( 20-15 og 20-16). Tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse etter hvert som de kommer inn. 4.3.8 Tilbudsåpning, skrive protokoll Rettidig levert tilbud skal åpnes på det tidspunkt og på det sted som er angitt i konkurranse-grunnlaget. Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver ( 20-7). Det kan være særskilte 27

muligheter for tilbydere å være tilstede ved åpning av tilbud knyttet til kontrahering innen bygg- og anlegg, jfr. kapittel 5 om kommunale retningslinjer. Unntak fra dette vil være aktuelt dersom tildeling skjer etter forhandling og/eller skal skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud (pris, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, service, teknisk bistand oppfyllelsestid osv.) Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. En protokoll skal inneholde alle opplysninger om den aktuelle anskaffelsesprosess, fra og med kunngjøring til og med kontraktssignering. Anskaffelsesprotokoll ligger i kommunens kvalitetssystem Kvaliteket". Bakgrunnen for dokumentasjonskravet er at ulike instanser skal kunne føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen kan unntas offentlighet frem til valg av leverandør er gjort (tildelingsbeslutning er fattet), jf. offentleglova 23 (3). Etter dette tidspunktet er protokollen et offentlig dokument. Oppdragsgiver må sladde eventuelle forretningshemmeligheter i protokollen før det gis innsyn i den eller protokollen gjøres offentlige tilgjengelig på annen måte. 4.3.9 Evaluering av leverandør og valg av tilbud Etter at tilbudsåpning har funnet sted, må man sjekke at det sammen med tilbudene er medsendt HMSerklæring, attest for merverdiavgift og for skatt, og at disse ikke er eldre enn 6 måneder. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon av at krav til leverandøren er oppfylt, kan det fastsettes en kort tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Forespørselen skal angi innleveringsmåte og tidspunkt for innlevering. Blir ikke etterspurt dokumentasjon innlevert innen fristen, skal leverandøren avvises. Ellers gjelder egne regler for når leverandøren eller tilbudet skal eller kan avvises. Disse fremgår av 20-12, 20-13 og 20-14. Det skal gis skriftlig tilbake melding om avvisning og hvorfor ( 20-15 og 20-16). Det første trinnet i vurderingen av innkomne tilbud, er å vurdere om leverandørene er kvalifisert eller ikke. Kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og eventuelt utdypes i konkurransegrunnlaget. Hvilke krav som kan og eller skal stilles til leverandørene, framgår av FOA 17-4. Kvalifikasjonskrav kan ikke gjentas som et tildelingskriterium, og det er derfor viktig at oppdragsgiver sørger for at krav til kompetanse, erfaring, referanser og lignende håndteres på korrekt måte, Vurderingen av kvalifikasjonskravene er en enten/eller vurdering. Enten er leverandøren kvalifisert, eller så er leverandøren ikke kvalifisert. Dersom leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransen, skal leverandøren avvises, jf. FOA 20-12 (1) a. Skriftlig tilbakemelding skal gis til avviste leverandører. Det neste trinnet er å vurdere tilbudene fra de kvalifiserte leverandørene. For det første må det vurderes om tilbudene inneholder forbehold, feil, uklarheter o.s.v. Åpenbare feil skal rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes, jf. FOA 21-1 (3). Ved bygge- og anleggskontrakter skal poster som ikke er priset, anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet eller den manglende utfyllingen skyldes en åpenbar feil, jf. FOA 21-2. Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det forbudt å føre forhandlinger om grunnleggende forhold ved tilbudene. Andre feil og uklarheter enn ovennevnte må derfor vurderes etter forhandlingsforbudet og reglene om avvisningsplikt. De tilbud som inneholder avvik, mangler, uklarheter, forbehold e.l. av en slik karakter at de rammes av forskriftenes 20-13 (1), skal avvises. Avvik, forbehold, uklarheter og feil som ikke medfører avvisningsplikt, kan avklares med leverandøren. Det er viktig at oppdragsgiver vurderer om forholdet er av en slik art at det medfører avvisningsplikt før det eventuelt tas kontakt med den aktuelle leverandøren. I en konkurranse med forhandling er det antatt at det er anledning til å forhandle bort vesentlige forbehold, avvik etc. under 28

forhandlingsrunden. Avvisningsplikten oppstår først dersom forbeholdene eller avvikene fremstår som vesentlige i endelig tilbud. Det siste trinnet i evalueringen er å vurdere de gjenstående, akseptable og korrekte tilbudene i samsvar med tildelingskriteriene fastlagt i kunngjøringen og eller i konkurransegrunnlaget ( 22-2). Eventuelle alternative tilbud må også vurderes dersom det er åpnet for det i konkurransegrunnlaget ( 20-4). 4.3.10 Informasjon til deltakere i anbudskonkurransen Alle tilbydere skal meddeles samtidig om hvem som tildeles kontrakten. Meddelelsen skal skje i rimelig tid før kontrakt inngås ( 22-3). Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Karensfristen begynner ikke å løpe før det er gitt en begrunnelse som oppfyller lovens krav. Det er innført en karenstid på minimum 11/15 dager i Trondheim kommune avhengig av kommunikasjonsmiddel. Det er derfor viktig at begrunnelsen i meddelelsen er i samsvar med forskriften 20-16, jf. 22-3. 4.3.11 Skrive kontrakt(er) Forskriften berører ikke spesifikt kontraktsvilkår, men 3-11 lyder "Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder skal disse som hovedregel brukes ved inngåelse av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter." Bestemmelsen omfatter etter sin ordlyd ikke varekjøp. 4.3.12 Kunngjøre konkurranseresultatet etter kontraktsinngåelse Konkurranseresultatet skal kunngjøres i DOFFIN/TED-databasen. Dette skal skje senest 48 dager etter at kontrakt er tildelt, jf. FOA 18-4 (1). 29

5 KOMMUNALE RETNINGSLINJER Trondheim kommune har valgt å supplere lov og forskrift med egne bestemmelser og regler. 1. Forskriften om offentlige innkjøp inneholder ikke utfyllende bestemmelser knyttet til innkjøp under beløpsgrensen kr. 500.000,- eks mva. Framgangsmåten ved slike kjøp framgår av reglementets pkt. 4.1. 2. Ved åpning av tilbud knyttet til kontrahering innenfor bygg- og anlegg skal det være muligheter for tilbydere å være tilstede. Unntak fra dette vil være aktuelt dersom tildeling skjer etter forhandling og eller tildeling skal skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud (pris, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, service, teknisk bistand oppfyllelsestid osv.) Når tilbydere er til stede, skal avskrift av tilbudsprotokoll sendes til samtlige tilbydere innen 6 dager etter tilbudsåpning. Tilbudsprotokoll skal omhandle tilbyders navn, tilbudets total sum og eventuelt tilbudt leveringstid. 3. Tilbudet er levert i tide dersom det er kommet fram til innleveringsstedet før tilbuds-fristens utløp. For sent innkomne tilbud avvises og arkiveres. Tidligere regel om at det er dokumentert sendt senest dagen før, gjelder ikke. Telefaks eller annen form for automatisk dokumentoverføring aksepteres foreløpig ikke som tilbud i konkurranser over nasjonal terskelverdi (kr 500.000,-). Enhetspriser m.v. kan leveres på EDB-utskrift såfremt denne er i samsvar med konkurransegrunnlaget og under forutsetning av at tilbudsskjema er fullstendig utfylt. Data om enhetspriser på EDB-medium (datadisketter m. v.) erstatter ikke tilbudet, og ved eventuelle uoverensstemmelser gjelder det skrevne tilbud. 4. Alternative tilbud må være av en slik karakter at valg av firma kan skje uten forhandlinger. For alternativer skal vedlegges en prissatt beskrivelse. 5. Forskriften berører ikke spesifikt kontraktsvilkår, men 3-11 lyder "Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder skal disse som hovedregel brukes ved inngåelse av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter." 6. Ikke antatte tilbud skal arkiveres. 7. For sent innkomne tilbud skal arkiveres. 8. Trondheim kommune har vedtatt etiske retningslinjer for de ansatte. Det er viktig at innkjøpere setter seg inn i disse retningslinjene. 9. Trondheim kommune skal etterspørre fagbrev/fagkompetanse hos bedrifter 10. Kommunen ønsker å begrense antall ledd i kontraktskjeden i bygge- og anleggskontrakter, maks 2 ledd etter totalentreprenør 11. Kommunen vil tilstrebe at egenproduksjonen hos totalentreprenør skal være på minimum 25 %. Dette er ikke et skal krav ved konkurranse som vil kunne føre til diskvalifisering av leverandør. 30

6 KOMMUNENS MILJØKRAV Trondheim kommunes innkjøp skal være i tråd med rådmannens miljøledelse av kommunen, og baseres på krav i ISO 14001. Innkjøpsvirksomheten skal være miljøeffektiv og bidra til omdømmebygging for Trondheim kommune som en organisasjon som tar ansvar for miljø og bærekraft, ref. mål 8 i kommuneplanen. Trondheim kommune skal være en synlig pådriver i offentlig sektor for å sikre mest mulig bærekraftig anskaffelse. Trondheim kommune skal bidra til å påvirke leverandør- og produktutvikling i en miljøriktig retning. Kontraktspartnere og leverandører påvirker i vesentlig grad Trondheim kommunens mulighet til å oppnå sine miljømål og styre sine viktige miljøpåvirkninger. Derfor skal kommunen i tillegg til å styre sine egne aktiviteter ved innkjøp stille krav til og bidra til å utvikle våre kontraktspartnere og leverandørers miljøprestasjoner. Anskaffelsens art og innkjøpende enhets miljømål er førende for hvilke miljøkrav som stilles. 1. Ved planlegging av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til anskaffelsens livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser. a. i alle anskaffelser, skal det stilles miljøbaserte kvalifikasjonskrav (leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner). Dette kan dokumenteres i form av et 3.partsgodkjent miljøstyringssystem eller at tilbyder besvarer en miljøerklæring b. miljøhensyn skal, der det er mulig og relevant for anskaffelsen, der det er praktisk mulig og ikke medfører åpenbare ulemper, inngå som et tildelingskriterium. Miljøkriteriet bør vektes med minimum 20% av total vekting. c. Miljøkrav skal, der det er relevant for anskaffelsen, innarbeides i kravspesifikasjoner, normer og beskrivelser. Produkter med positiv miljømerking, miljøvaredeklarasjoner eller lignende skal beskrives der det er relevant. 2. Miljøkrav skal være leverandørutviklende og gi tydelige signaler til markedet om at miljøtilpassing er et kundekrav a. Trondheim kommune stiller krav til leverandørenes miljøkvalifikasjoner og prestasjoner. b. miljøkrav skal tilpasses den aktuelle bransje, og bransjen gis anledning til å uttale seg c. Trondheim kommune tilbyr Miljøfyrtårn- sertifisering for de leverandører som ønsker det. 3. Trondheim kommune skal tilstrebe kostnads- og miljøeffektive anskaffelser, det vil si anskaffelser som gir høy grad av behovstilfredsstillelse og samtidig lav miljøbelastning gjennom hele livsløpet. I tilfeller hvor miljøhensyn ikke innarbeides på grunn av budsjettmessige forhold, skal dette begrunnes og konsekvenser for enhetens oppfyllelse av egne miljømål skal beskrives. 4. Effekten av miljøtilpasset innkjøp skal kunne følges opp og måles. Dette skal skje ved periodevis rapportering av nøkkeltall for miljøtilpasset innkjøp og ved evaluering av utvalgte anskaffelser. 31

7 OFFENTLIG INNSYN I henhold til offentlighetslovens 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold også kalt forretningshemmeligheter - er informasjon som har en økonomisk verdi for den som innehar denne informasjonen eller som vil ha en økonomisk verdi for den som får tilgang til denne informasjonen. Trondheim kommune anbefales å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, skal kommunen likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at kommunen plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i et eget vedlegg. Vedlegget ligger i kommunens kvalitetssystem under Innkjøpstjenesten. 32

8 TROPISK TREVIRKE Trondheim kommune har stor fokus på å unngå tropisk trevirke i alle produkter og bygg samt sikre at det i ettertid benyttes trevirke fra bærekraftig drevet skog. Dette skal ivaretas i alle anskaffelser som skjer i regi av kommunen. Saken er politisk behandlet og følgende spesifikke retningslinjer er vedtatt: Det skal ikke brukes materialer fra tropisk tømmer i bygg, verken i selve bygget eller i materialer som brukes i byggeperioden. Ved inngåelse av rammeavtaler for varer hvor det kan tenkes å inngå tropisk tømmer må det fremgå av teknisk kravspesifikasjon at bruk av tropisk trevirke ikke skal inngå i tilbudte produkter. Ved kjøp som ikke er omfattet av rammeavtaler, og som kan tenkes å inneholde tropisk tømmer, plikter den som foretar anskaffelsen å forvisse seg om at tropisk trevirke ikke inngår i produktene. Dette skal dokumenteres. For å sikre at det benyttes trevirke fra bærekraftig drevet skogbruk skal det stilles krav til dokumentasjon ved anskaffelsen, dette gjelder både ved inngåelse av rammeavtale og ved kjøp som ikke er omfattet av rammeavtaler. Der hvor trevirke utgjør mer enn 10 vektprosent av produktet skal det i tilbudsinnhentingen stilles krav om at minst 50 % av trevirke skal komme fra bærekraftig drevet skogbruk. Tropisk trevirke kan inngå i en rekke produkter som møbler, dører, gulv, idrettsutstyr, lekeapparat etc. samt inngå i byggematerialer. Kravene som nevnt her vil bli ivaretatt ved inngåelse av rammeavtaler, mens den enkelte enhet/enhetsleder ved kjøp utenom rammeavtaler plikter å ivareta kravene i vedtaket. 33

9 UNIVERSIELL UTFORMING Prinsippet om universell utforming skal legges til grunn for planlegging og utførelse i Trondheim kommune ; Vedtak fattet av formannskapet 25.01.2005. 6 i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser pålegger innkjøperne å vurdere aspekter ved universell utforming når det offentlige handler varer og tjenester. Trondheim kommunen er en av 10 kommuner utnevnt av Miljøverndepartementet til å være ressurskommune i universell utforming. Trondheim kommune har denne status frem til 2014. Universell utforming er definert i forskriftens 4-1 som utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. Definisjonen omfatter alle typer anskaffelser. Universell utforming er samtidig en strategi for planlegging og utforming av omgivelsene. Verdigrunnlaget for universell utforming vil være å legge til rette for at alle skal ha like muligheter for personlig utvikling, samfunnsdeltakelse og livsutfoldelse. Dette stiller krav til planlegging, oppfølging, gjennomføring og evaluering med hensyn til anskaffelser (jfr. Lov og forskrift for offentlige anskaffelser). Etter lovens 6 og forskriftens 3-1, 8. ledd skal oppdragsgiver ved planleggingen av anskaffelsen ta hensyn til universell utforming. Ved å ta hensyn til universell utforming allerede når man planlegger anskaffelsen, sikres det at universell utforming ivaretas på en best mulig måte med lavest mulig kostnad. Ved siden av plikten til å ta hensyn til universell utforming i planleggingsfasen, fastsetter forskriftens 8-3 og 17-3 første ledd tredje punktum at de tekniske spesifikasjonene, når det er mulig, skal utformes slik at det tas hensyn til prinsippene om universell utforming. Når det i anskaffelsen tas hensyn til behov brukergrupper med nedsatt bevegelsesevne, nedsatt synsevne, nedsatt orienteringsevne og personer med astma og allergi har, vil anskaffelsen fungere bedre for alle. Universell utforming tar hensyn til mangfoldet i befolkningen. Dette vil gi større funksjonalitet og inkludere flest mulig i hovedløsningen. Trondheim kommune har utarbeidet prosjekteringsverktøy med hensyn til universell utforming av publikumsbygg og flerleilighetsbygg. Disse prosjekteringsverktøy finnes på Trondheim kommunes hjemmeside vedrørende universell utforming: www.trondheim.kommune.no/universellutforming Deltasenteret under Sosial- og Helsedirektoratet har utarbeidet en veileder med hensyn til universell utforming i offentlige anskaffelser. Denne finnes på nettsiden: http://www.shdir.no/publikasjoner/veiledere/universell-utforming-i-offentlige-anskaffelser-38663 DIFI har utviklet et verktøy for hvordan hensynta universell utforming alle deler av anbudskonkurransen: http://www.universelleanskaffelser.no/ 34

10 SOSIAL DUMPING/ETISK HANDEL 10.1 ILO s 8 Kjernekonvensjoner Trondheim kommune har som offentlig oppdragsgiver ikke plikt men rett til å stille etiske krav som kontraktstilkår. Trondheim kommune har følgende kontraktkrav i mal både for vare- og tjenestekjøp: Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder. Maler lagt ut på kommunens kvalitetssystem Kvaliteket. 10.2 Lønns og arbeidsvilkår Trondheim kommune er ihht til Lov om offentlige anskaffelser 7, samt Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter pålagt å ha kontraktsklausul som sikrer at lønns og arbeidsvilkår hos de som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtaler eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter. Trondheim kommune har følgende kontraktsvilkår: Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønnsog arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Maler lagt ut på kommunens kvalitetssystem Kvaliteket. 10.3 Etisk handel Trondheim kommune har vedtatt at det settes krav til leverandører ved tilbud til kommunen. Leverandøren skal ha varer som er fra rettferdig handel i sitt sortiment, såfremt dette ikke går ut over Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Trondheim kommune skal stille etiske krav til alle offentlige anskaffelser. Det skal være nulltoleranse til barnearbeid, korrupsjon og brudd på grunnleggende menneskerettigheter og faglige rettigheter. 35

11 LÆRLINGEORDNING Ved Trondheim kommunes inngåelse av avtaler i bransjer med behov for lærlingeplasser og ved kontrakter av en viss størrelse og varighet (jmf forskriftens 3-11) settes som vilkår at virksomheten er tilknyttet en godkjent lærlingeordning og er en aktiv lærebedrift med jevnlig inntak av lærlinger. Tilsvarende må utenlandske bedrifter dokumentere at de enten er tilsluttet norsk lærlingeordning eller at de er med i tilsvarende ordning i sitt hjemland. Lærling(er) skal delta i arbeidet med utførelse av den aktuelle kontrakten. Bestemmelsene her gjelder bare for kontrakter hvor arbeidet skal utføres i Norge. 36

12 RAMMEAVTALER Rammeavtaler omtales i forskriftens kap. 6 og kap. 15. Trondheim kommune inngår felles innkjøpsavtaler der kommunen kan oppnå markedsmessige eller administrative fordeler ved at hele eller deler av kommunen opptrer i fellesskap. I første rekke gjelder dette konsernavtaler eller ved å samordne anskaffelser slik at vi kan gi enhetene varer til riktig kvalitet til laveste kostnad. En rammeavtale er en bindende gjensidig avtale mellom kommunen og leverandører om kjøp av bestemte varer/varegrupper eller tjenester i en avtalt tidsperiode. Dette gjelder alle anskaffelser i kommunen. Det er derfor påkrevd at bestemmelsene i rammeavtalen overholdes slik at vi ikke blir stilt juridisk og økonomisk ansvarlig ved handel hos andre leverandører. Varer som ligger innenfor en inngått rammeavtale skal rekvireres/avropes i henhold til rammeavtalens bestemmelser. Det er kun unntaksvis at man kan avvike fra ramme-avtalene, og dette må avklares med Innkjøpstjenesten eller andre rammeavtale ansvarlige i forkant av anskaffelsen. Avvik på inngåtte rammeavtaler er en direkte anskaffelse, og eventuelle avvik må dokumenteres i notatfeltet i fakturabehandling i ERV. Eventuelle mangler eller misnøye med dagens rammeavtaler må rapporteres inn. Det finnes et eget skjema på innkjøpstjenestens hjemmeside: Evaluering av leverandører. For at kvaliteten på rammeavtalene skal bli optimal er det viktig at det blir opprettet representative konkurranseutvalg slik at man får størst mulig faglig bredde og dybde i henhold til brukernes behov. Hensikten med konkurranseutvalg er å sikre faglig vurdering av kommunens behov, samtidig som den skal dekke forsyningsfaglige kriterier. Konkurranseutvalget skal være permanent, mens medlemmene kan ha en begrenset funksjonstid. Antall medlemmer bør ikke overstige 7 personer. Rammeavtaler inngås vanligvis med 2 års varighet med opsjon på ett + ett års forlengelse. Konkurranseutvalget innkalles til møter etter behov i forbindelse med inngåelse av avtaler og for oppfølging ca. 1-2 ganger i avtaleperioden. Rammeavtaler kan ikke inngås for mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut ifra rammeavtalens gjenstand. Trondheim kommunes rammeavtaler er som tidligere nevnt lagt ut på kommunens hjemmeside på Intranettet. 37

13 BESTILLINGSFULLMAKT Den juridiske forpliktelsen for Trondheim kommune inntreffer når vi bestiller en vare, altså ved bestillingstidspunktet. Bestillingsmyndigheten er ved innføring av elektronisk handel formalisert i tråd med anvisningsfullmakten. Kontroll og struktur på bestillingsmyndigheten vil føre til at vi oppnår bedre lojalitet til inngåtte rammeavtaler samt at alle anskaffelser skjer i henhold til regelverket. 38

14 HMS Arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter stiller krav om blant annet gjennomgående risikovurdering av arbeidsmiljøet. Gode risikoreduserende tiltak er forebyggende og helsefremmende, og vil virke positivt på helsen hos de ansatte og lønnsomheten i bedriften. Sikkerhetsinformasjon må gjøres tilgjengelig for ansatte på et språk de forstår. Dette er særlig viktig å vurdere behovet for om bedriften har fremmedspråklige ansatte. Dersom risikovurdering og forskrifter tilsier krav om oppfølging av ansatte og arbeidsmiljø er nødvendig, skal bedriften være tilknyttet en godkjent bedriftshelsetjeneste. Dette kan gjelde fysisk(støy, stråling, vibrasjoner, mm.), ergonomisk(ensidig arbeid, tunge løft etc.), kjemiske eller biologiske faktorer. Trondheim kommunes spesifikke HMS krav til de ulike produkter vi etterspør i våre avtaler skal beskrives i den enkelte innkjøpsavtale. 39

15 AVSLUTNING Kommentarer eller spørsmål til kommunens innkjøpsreglement sendes skriftlig til Innkjøpstjenesten. Vi ønsker dere lykke til i anskaffelsesprosessen. Det er utarbeidet følgende maler for anskaffelsesprosesser i Trondheim kommune, se Kvaliteket kommunens kvalitetssystem: - Konkurransegrunnlag - Kontrakter - Protokoller 40

Vedlegg 1 Anskaffelser under kr 500.000,- Anskaffelse av varer og tjenester under kr 500 000,- eks. mva. Vurdere behov for anskaffelse. Spesifisere krav til produkt eller tjeneste som skal anskaffes. Ja Har kommunen rammeavtale som dekker vedkommende vare eller tjeneste? Nei Innhente tilbud fra leverandører (3 eller flere). Dersom kommunen har rabattavtale for gjeldende produkttjeneste, kan denne benyttes. Forespørselen kan være skriftlig (brev, telefaks, e-post) eller foretas over telefon. Navn på leverandører som kontaktes, og tilbud (pris/rabatt), føres på eget ark og arkiveres. (Det skal kunne dokumenteres hvilke tilbud man har mottatt, og hvilket valg som er gjort). Vær oppmerksom protokollplikt/hms egenerklæring/ skatteattest ved anskaffelser over kr 100.000. Fra kr 20.000-100.000,- er det utarbeidet en egen protokoll. Kjøp/avrop hos leverandør som kommunen har avtale med. 41

Vedlegg 2 Anskaffelse av varer og tjenester, kr 500.000 kr 1.550 000 eks. mva (samt uprioriterte tjenester uavhengig av verdi) 42

Vedlegg 3 Anskaffelse av varer og tjenester og ved bygge- og anleggskontrakter over 1,55 mill. kroner/39 mill. kroner 43