Brukermanual for aktivitetsbedrifter. versjon 2.0. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 1

Brukermanual for aktivitetsbedrifter versjon 2.0 Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 1

Velkommen til brukermanual versjon 2.0. Del 1 omhandler hvordan man etablerer bookbare produkter i Travel Destination. Dette er en steg for steg guide som samtidig innholder en del tips til hvordan best utnytte programmet. Del 2 omhandler hvordan programmet best brukes etter at man etablert det innhold som er nødvendig, altså hvordan bruke løsningen i drift. Brukermanual for Aktivitetsbedrifter: Del 1 - Etablering bookbare produkter Del 2 - Daglig drift INNHOLD Oversikt over forskjellige menyvalg...3 Registere basisinformasjon i Tellus Tilbyder...4 Opprett produkter og bookbare aktiviteter i Travel Destination... 12 Om kredittkort- og fakturabasert betaling...12 Steg 1. Opprett betalingsregler...13 Steg 2. Opprett produkt...14 Steg 3. Opprett bookbare enheter...15 Steg 4. Opprett kapasitet/priser...17 Steg 4 b. Egenskaper og tillegg...18 Steg 5. Bilder...21 Viktig informasjon om Aktivitetsprodukter...23 Kapasitetskalender...24 Reservasjon - hvordan åpne og stenge kapasitet?...24 Intern booking og reservasjon...26 Resepsjon...29 Økonomi og fakturagrunnlag...30 Kunderegister...31 Forespørsler...32 Support...33 Varsler...33 Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 2

OVERSIKT OVER FORSKJELLIGE MENYVALG Resepsjon Viser gjestedata/lister og nødvendige info som vedrører gjesten. Brukes bare dersom man bruker løsningen som totalt bookingsystem. Kapasitetskalender Viser ledig kapaistet, bookinger m.m. Er kanskje det sted man har aller best oversikt. Videre er det også herfra man legger inn bookinger, sperrer og åpner kapasitet. Forespørsler Innkomne forespørsler fra kunder som ikke har foretatt en booking. Inneholder oversikt over ubehandlede og behandlede forespørsler. Tellus Tilbyder Dette menyvalget gir tilgang til Destinasjonens informasjonssystem. Basisopplysninger om bedrift/produkter vedlikeholdes og registreres her. Betalingsregler Her opprettes og vedlikeholdes betalingsregler. Altså hvordan du tar betalt av gjestene. Regler for avbestilling og noshow opprettes også her. Produktinformasjon Produkter som skal bookes opprettes her. Inneholder de mest grunnleggende opplysninger om produktet. Rombygger Her defineres de romtyper og rom man har å selge. Benyttes kun av produkter i Hotell & BB kategorien. Hyttebygger Her defineres de enhetstyper og enheter man har å selge. Benyttes både for Hytter, Leiligheter og Feriehus. Aktivtetsbygger Her defineres de aktiviteter man har å selge. Benyttes av produkter i aktivitets- og attraksjonskategorien. Egenskaper og tillegg Her defineres blant annet de tillegg man ønsker å selge sammen med overnatting/aktivitet. Eksempelvis: Pensjonstillegg, sluttrengjøring eller utstyr. Pakkebygger Gir mulighet for å pakke produkter enten alene eller sammen med andre tilbydere på destinasjonen. Bildearkiv Her administreres alle bilder som vises av produkt og enheter systemet. Løsningen gir mange muligheter for visning av bilder. Varsler Her kan man sette opp hvilke varsler man ønsker systemet skal gi, og til hvilket medium. Eksempelvis: Alle Internettbookinger og forespørsler skal sendes til både e-post og mobiltelefon. Brukere Her setter man opp alle interne brukere og hva disse skal ha tilgang til av funksjoner. Kunder Åpner kunderegisteret Økonomi og fakturagrunnlag Åpner opp alle bookinger og økonomiske transaksjoner som er ført/føres i systemet. Systemlogg og statistikk Gir en kort oversikt over hva den enkelte bruker har gjort i systemet på overordnet nivå. Support Åpner supportsystemet for innmelding av supportbehov. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 3

REGISTERE BASISINFORMASJON I TELLUS TILBYDER Denne seksjonen vil gi deg en oversikt over de steg man bør gjennomføre i Tellus Tilbyder i forhold til innlegging av nødvendig og relevant informasjon. Alle bedrifter/tilbydere og produkter som skal brukes i bookingsystemet, enten de er bookbare eller bare er produkter som skal vises i systemet, legges først inn i Tellus. Et eksempel på et produkt som kan registreres, men som ikke er naturling å gjøre tilgjengelig for booking er en nasjonalpark: denne kan registreres i Tellus for vise informasjon til den reisende, men det er ikke mulig å la den reisende booke selve nasjonalparken (naturlig nok). Bedriftsinformasjon Steg 1 i å legge inn informasjon er å registrere de bedriftene man skal ha som nye bedrifter i Tellus. Det første bildet man må gjennom for å registrere en bedrift er dette: Her legger man inn den informasjonen som gjelder selve bedriften/tilbyderen. Lagrer man denne første informasjonen vil man kunne registrere mer informasjon om bedriften og legge til produkter som bedriften tilbyr. Ettersom du ar fått tilgang til Tellus gjennom bookingløsningen, har destinasjonsselskapet allerede registrert bedriftsinformasjon på deg. Produktinformasjon Steg 2 er å legge inn de produkter man skal ha i tilknytning til en bedrift/tilbyder. Det er produktinformasjonen som vises ut mot den reisende, ikke bedriftsinformasjon. Navn: Adresse: Kommune: Internett: Vises mot den reisende og identifiserer produktet. Obligatorisk å registrere kommune. Adresseinformasjon vises ikke mot den reisende. Kommunetilhørighet bestemmer tilhørighet innenfor et såkalt Egendefinert område (se delkapittel 2.3 under). Internettadresse vises heller ikke herfra mot den reisende, men styres av annonsetype: dersom man har annonsetype som viser link, hentes internettadressen fra det som er registrert under annonsetypen. Tips: Navnet på produktet skal være så konkret som mulig. Hvis man har forskjellige varianter av produktet, med forskjellig innhold/pris. Skal disse lages som selvstendige produkter. Eksempel: En tilbyder driver med Rafting. Vedkommende har forskjellige varianter; Familierafting, Rafting grad 3-5 og Ekstremrafting. Dette skal altså registreres som tre produkter og ikke bare som Rafting hvis man skal kunne booke de forskjellige variantene. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 4

Produkttype Neste steg er å legge inn hvilke produkttyper produktet skal høre til under. Man kan kun velge en overordnet type: et produkt kan f. eks. ikke både være et overnattingsprodukt og et aktivitetsprodukt. Man kan derimot velge flere undertyper, hvis det er flere typer som er passer beskrivelsen av produktet. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 5

Publisering Publisering i Tellus er en måte å velge hvor informasjonen man legger inn om et produkt skal være tilgjengelig. Man krysser av for det/de valg som er relevant for destinasjonen. For vsining i Travel Destination bruker man avkrysning for Internet Lokal som standard. Det er mulig at ditt destinasjonsselskap har en egen avtale når det gjelder publisering da disse publiseringstypene kan brukes for å differensiere informasjon på særegne måter. Kontaktinformasjon Det er mulig å legge inn flere kontaktpersoner med ulike roller. Dersom man registrerer kontaktinfo her, vil telekominformasjon vises ut til den reisende dybdeinformasjonen. Man vil først hente kontaktinformasjon av Kontakttype: Kontakt, så Kontakttype: Booking dersom det ikke eksisterer informasjon på den første. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 6

Tekster Det er påkrevd for å få produktet vist som bookbart produkt i Travel Destination å vise en tekst av typen Hovedbeskrivelse. Produkter som ikke har tekst av denne typen kommer kun frem med adresseinformasjon og blir ikke bookbare. Tider Det er mulig å legge inn tider for når man arrangerer en aktivitet/et arrangement, når man holder åpent etc. for produktene. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 7

Fasiliteter Fasiliteter kan registreres på alle produkter man legger inn og er anbefalt å legge inn. Man kan legge til så mange fasiliteter man ønsker, disse vil da vises under menyfanen Fasiliteter i dybdeinformasjonen. Bilder Det er mulig å laste opp bilder i Tellus. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 8

For ikke-bookbare produkter: Bilder lagt inn her vises forskjellige steder i designet på Travel Destination. Alle bilder lagt inn for ikke-bookbare produkter vil også vises på menyfanen Bilder i dybdeinformasjonen om produktet. For bookbare produkter: Bilder lagt inn i Tellus vil overstyres av bilder som legges inn i Travel Destination eget bildearkiv. Det kan likevel være fornuftig å legge inn noen hovedbilder i Tellus, da disse benyttes i visning i kanaler som Tellus distribuerer informasjon til (ekempelvis TV2 Nettavisen). Priser (er ikke nødvendig for produkter som skal kunne bookes). Det er mulig å legge inn informasjon om priser/pristyper i Tellus. Dette vil ikke ha noen konsekvens for bookbare produkter, da priser legges inn i selve bookingprogrammet. For ikkebookbare produkter vil dette vises under en egen Priser menyfane i dybeinformasjonen. Kartkoordinater Det er anbefalt å legge inn kartlokasjoner i Tellus for alle produkter. Klikk på kartknappen til høyre for å finne koordinatene for ditt produkt (klikk på plot for å lese inn koordinatene). Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 9

Tilknyttede produkter I Tellus kan man knytte andre produkter til det man registrerer. Det man oppnår med dette er å skape tilknytninger til andre produkter som kan være med å markedsføre ditt produkt til den reisende. Eier man for eksempel et hotell, kan det være god verdi i å knytte seg opp mot spennende aktivitetsprodukter, arrangementer eller attraksjoner i området. En knytning til dine øvrige produkter er også å anbefale. Distanser Man kan legge inn beskrivende informasjon om hvordan produktet er plassert i forhold til tettsteder, byer andre produkter etc. Denne informasjonen er anbefalt å legge inn da dette vil vise i Travel Destination under menyfanen Kart i dybdeinformasjonen om produktet. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 10

Transport Det er mulig å legge inn en tekstlig beskrivelse av ulike transportmåter å komme seg til og fra ditt produkt på. Dette viser ikke i øyeblikket mot den reisende, men vi vurderer å legge dette inn under menyfanen Kart i Travel Destination. Diverse Her kan man registrere diverse relevant informasjon om produktet. Kapasitet vil vise for ikke-bookbare produkter på menyfanen Fasiliteter på dybdeinformasjonen om produktet i Travel Destination. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 11

OPPRETT PRODUKTER OG BOOKBARE AKTIVITETER I TRAVEL DESTINATION Grunnsteg for å opprette bookbare produkter: 0. Produkt er opprettet i Tellus (som vist på foregående sider) 1. Opprett betalingsregler (Meny: Betalingsregler) 2. Opprett produktet (Meny: Produktinformasjon) 3. Opprett aktvitetstidspunkt(er) for på produktet (Meny: Aktivitetsbygger) 4. Opprett priser/kapasitet på produktet (Meny: Priskalender) 5. Last opp bilder av produkt/enheter (Meny: Bildearkiv) Ovenstående er minimum hva som må til for å gjøre et produkt bookbart på Internett. I tillegg er det anbefalt at man gjennomgår hvilde tilegg (Meny: Egenskaper og tillegg) som det er naturlig å selge sammen med produktet. Eksempelvis utstyr som kan leies i tillegg. Vanlige funksjoner og deres symboler i løsningen Slett linje Endre linje Lagre linje Lag ny linje OM KREDITTKORT- OG FAKTURABASERT BETALING Kredittkort Løsningen støtter kredittkort behandling på to nivåer: 1. Fysisk trekk fra kredittkort (online forskuddsbetaling, krever avtale med din bank på dette kontakt destinasjonsselskap for mer informasjon). 2. Tar kredittkort som garanti for bestilling (ikke nødvendig med betalingsavtale mot bank, da det ikke skjer noen fysiske transaksjoner online). Merk at online kredittkortbetaling kun er nødvendig hvis man skal ha penger på forskudd. Det å oppgi kredittkort ved bestilling er altså ikke synonymt med forskuddsbetaling. Betaling uten kredittkort og betaling ved ankomst/utsjekk. Hvis man ikke har inngått egen online betalingsavtale vil løsningen som standard ta utgangspunkt i at oppgjør skjer uten kredittkort. Dette er den mest vanlige betalingsformen hos brukerne av systemet i dag. Det vil si at hvis du ønsker forskuddsbetaling, så vil systemet sende ut en automatisk betalingsmail til den som bestiller. E-posten inneholder de regler som du har satt for betaling. Man unngår altså å sende en fysisk faktura manuelt til den reisende. Tar du betalt ved ankomst/utsjekk setter man opp regel for dette. NB! Ønsker du å ta kredittkort som sikkerhet for bestilling avkrysses dette som valg på selve produktet (meny: produktinformasjon). Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 12

STEG 1. OPPRETT BETALINGSREGLER (MENY: BETALINGSREGLER) Betalingsoppsett er benevnelsen på et sett med betalingsregler som styrer hvordan oppgjør for en booking skal finne sted. I tillegg styrer også betalingsoppsettet eventuelle konsekvenser ved avbestilling eller noshow. For å opprette et bookbart produkt i løsningen er det et krav at man har definert et betalingsoppsett først. Hjep til bruk og oppsett av regler - hvordan tar du betalt? Velg fanevalg legg til nytt betalingsoppsett. Gi oppsettet et navn. Navnet er internt og er kun for at du skal kunne skille betalingsoppsett fra hverandre (du kan ha ulike betalingsoppsett på ulike produkter, eksempelvis et på overnatting og et annet på en aktivitet). Når du har lagret navnet, får du muligheten til å legge til regler på betalingsoppsettet. Klikk på pluss symbolet for å legge til en regel. Du kan ha flere regler per oppsett. For hver ny regel klikker du på pluss tegnet. De to vanligste hovedformene for betaling er enten: Forskuddsbetaling (helt eller delvis) eller Betaling ved ankomst/utsjekk FORSKUDDSBETALING (HELT ELLER DELVIS) Er du en av dem som tar betalt på forskudd kan du velge mellom følgende regler: Betaling ved bestilling Regelen som heter Betaling ved bestilling tar betalt den sats du angir ved bestilling. Sender en betalingsmail til den som bestiller med 7 dagers betalingsfrist (dette kan endres). Er ankomstdato kortere enn 12 dager frem i tid kreves det ikke forskuddsbetaling, regelen endres til at hele beløpet betales ved ankomst. Detter gjort slik at det ikke skal oppstå kryss mellom betaling og gjestens ankomst. Har du online betalingsavtale trekkes derimot angitt prosentsats umiddelbart fra kredittkortet. Hvis du har angitt prosentsats under 100, skal resterende beløp betales ved ankomst/utsjekk. Det er lagt inn automatikk for dette, og du KAN IKKE sette opp andre betalingsregler i tilknytning til regelen Betaling ved bestilling. Unntaket er selvsagt reglene for avbestillingsgebyr og noshow. BETALING VED ANKOMST/UTSJEKK Hvis du ikke tar forskuddsbetalt skal du bruke følgende regel: Manuell Sluttbetaling. Her setter du prosent til 100 og 0 dager før ankomst. Ved denne type betaling har man ikke behov for online kredittkortbetaling. Man kan imidlertid kreve kredittkortinformasjon som sikkerhet for bestillingen. Dette gjøres ved å krysse av krev kredittkortinfo på produktinformasjonen (Meny: Produktinformasjon). Forskudd (faktura) Denne regelen setter man skal ha forskuddsbetalt et gitt antall dager før ankomst. Regelen har altså ikke noe med bestillingsdatoen å gjøre, men forholder seg kun til ankomstdato. Denne regelen kan ikke benyttes for kredittkortbetaling. Delbetaling (faktura) Regelen har effekt sammen med forskuddsbetaling. Et eksempel kan være: Forskudd: 10% betaling 90 dager før ankomst Delbetaling: 50% 30 dager før ankomst. Sluttebetaling: 40% 7 dager før ankomst. Delbetaling er etter vår erfaring en lite brukt betalingsregel, men man har altså potensielt mulighet til å dele en innbetaling i tre deler. Sluttbetaling (faktura) Denne regelen benyttes hvis man har satt regelen Forskudd til under 100 prosent og man ønsker å ha hele beløpet på konto før gjesten ankommer. Man setter da sluttbetalingsprosenten slik at man i sum (forskudd + (Delbetaling) + sluttbetaling = 100) får 100%. Antall dager før ankomst bør ikke være under 4 på Sluttbetaling (faktura), slik at penger har fysisk mulighet til å komme på konto før gjestens ankomst. Alternativ kan man bruke Manuell Sluttbetaling som regel. Dette betyr at restbeløpet betales av gjesten ved ankomst. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 13

STEG 2. OPPRETT PRODUKT (MENY: PRODUKTINFJORMASJON) Start med å oppgi navn på produktet. Produktet er å forstå som selve overnattingstedet. Knytt deretter mot riktig Tellus produkt - det er her basisinformasjonen om produktet ligger lagret. Produkttype: Her velges blant tre tilgjengelige hovedkatergorier: Hotell og B&B, Hytte, Leilighet, Feriehus, og Aktiviteter. Pristype: Velger om prisene oppgis og beregnes per person eller per enhet. Merk at at for aktivitetsprodukter velges alltid per person. Prismodell: For aktivitetsprodukter er denne ikke aktuell. Knytt til Betalingsregel: Her velger man det ønskede betalingsoppsett. Finnes det ikke noe valg her, har man ikke lagret betalingsregler. Man kan ikke lagre produkt uten betalingsregler, dette må altså defineres først. Krev Kredittinfo: Krysser du her vil det kreves av den reisende som bestiller at man fyller ut informasjon om et gyldig kredittkort. Dette benyttes kun som en garanti for bestillingen. Det trekkes ikke penger fra kredittkortet. Ref. pkt. om betaling. Velkomsttekst: Dette er en tekst som benyttes i det som vi kaller for dybdeinformasjonen. Teksten er ment som en personlig tekst fra vertskap til den reisende. Regler: Dette er tekster som vises i løpet av bestillingsprosessen, som en del av informasjonen til den reisende. Typisk innhold er innsjekk/utsjekk eller annen relevant praktisk informasjon i bestillingsøyeblikket. Bookbar på internet: Slå av og på om produktet er tilgjengelig for booking på Internett. Definer aldersgrupper: Her definerer man hvilke aldersgrupper man benytter i forhold til pris. Spedbarn er per definisjon gratis og regnes heller ikke med ift. kapasitet på rom. Man kan selvsagt senere lage tillegg for babyseng o.l. Hvis spedbarn ikke er gratis defineres barn fra 0 år og opp til voksen intervall. Alder defineres som fra og med og til og med. Med tillatt å booke menes om man skal ha lov til å booke alderskategorien. Dette er sjelden aktuelt på overnatting, men ift. aktiviteter er det flere typer som ikke passer for mindre barn. Etter man har lagt inn informasjon som er nødvendig, klikker man på LAGRE og informasjonen blir gråes ut. Alternativt får man opp en rød markering for informasjon som er manglede utfyllt. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 14

STEG 3. OPPRETT BOOKBARE ENHETER (MENY: AKTIVIETSBYGGER) Det neste steget er å opprette bookbare enheter for produktet/produktene. Gå til menypunktet: AKTIVITETSBYGGER. Du vil da se oversikt som inkluderer produktet du har bygget. Det er også AUTOMATISK opprettet en aktivietstype som har samme navn som produktet. DETTE SKAL IKKE ENDRES. Navnet på produkt og type skal alltid være likt. Hvis du ønsker å endre navnet, rediger navnent i produktinformasjonen (meny: produktinformasjon). Rediger Aktivitetstype For å legge inn detaljert informasjon om aktiviteten, klikk på navnelinken eller det grønne blyantsymbolet for å legge inn tekst. Velg tillegg: Hvis man ikke har laget noen tillegg vil det ikke vises noe her. Se beskrivelse av hvordan man lager tillegg som kan selges med den enkelte enhetstype under kapittelet: Egenskaper og tillegg på side 18. Tilgjengelighet - Bookbart på Internett: Avkryss for JA og enhetstypen selges på Internett, sett NEI og enhetstypen vil ikke vises på Internett. Merk: Det finnes andre måter å sperre kapasitet på enn å ta vekk hele enhetstypen. Se kapitel om åpne og stenge kapasitet på side 24. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 15

Legg til ny aktivitet (forutsetning for at aktiviteten skal kunne bookes) Med ny aktivitet menes i dette tilfellet hvor mange ganger per dag produktet/aktivitetstypen er tilgjengelig, og i tilfell når den/de finner sted. Det må altså finnes minst èn bookbar enhet i systemet per produkt/aktivitetstype. Noen aktiviteter kan bookes eksempelvis hver annen time. F. eks. kl. 10:00, 12:00, 14:00 og 16:00. Man legger til èn ny aktivitet per tidspunkt (hvert tidspunkt blir da en bookbar enhet). Hvis aktiviteten foregår på et ubestemt tidspunkt i løpet av en dag, eller det av andre grunner ikke passer å skrive inn et klokkeslett, må man likevel legge til èn aktivitet (bookbar enhet) - men man trenger ikke fylle ut noe i rubrikken for klokkeslett. Merk: Beskrivelse under aktivitet (ikke aktivitetstype) er kun for INTERNT bruk og vises ikke ut til den reisende. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 16

STEG 4. OPPRETT KAPASITET/PRISER Nå har du definert hva du har å selge. Nå skal vi definere hva aktiviteten til enhver tid skal koste. Priser defineres gjennom såkalte Prisstrukturer. En Prisstruktur er et oppsett som angir grunnpriser for en bookbar enhetstype i ulike tidsintervaller, men som også kan inkludere rabatter og familierabatter som slår til ved ulike kriterier. Definer dine prisstrukturer (Meny: Priskalender, Fane: Ny prisstruktur). Navn: Her skrives navnet på HVA som prises. Det betyr ikke dobbeltrom, stor hytte eller andre enhetstyper. Dette velges lenger nede. Det som prises er for eksempel Døgn eller Uke. For Hotell & BB vises navnet kun internt, men for Hytte/Leilighet/Feriehus vises navnet som en del av bookingprosessen ut mot den reisende, og det er da følgelig viktig at navnet er korrekt. Produkt: Enhver prisstruktur må knyttes til et produkt, velg fra listen. Bookingenhet: Hvilken enhetstype er det som skal prises? Enhver prisstruktur må knyttes opp mot en enhetstype. Beskrivelse: Denne vises ikke ut til den reisende. Er kun ment for internt bruk. Startdag: Startdag angir hvilke ukedager prisstrukturen gjelder for (når aktiviteten finner sted). Datointervall: Etter man er ferdig med startdager og har lagret, får man frem mulighetene til å lage datointervall, eller hente ferdige datointervall allerede bygget i sesongbyggeren. Henter du ikke ferdige datointervall fra sesongbyggeren, kan du lage flere datointervall ved å trykke på plusstegnet. NB! HUSK Å LAGRE HVER PRISLINJE VED Å KLIKKE PÅ LINJELAGRINGS SYMBOLET (formet som en play knapp ). Dette gjelder uavhengig om man henter datointervall fra sesongbyggeren eller lager linjer direkte i prisstrukturen. Pris per person Oppgi pris for voksen og barn. Videre kan man sette pris for enhetstypen. Denne prisen slår inn når prisen per person ikke dekker den prisen man ønsker å ta for aktiviteten totalt sett. Eksempel: En selger kanefart med plass til 4 personer, prisen oppgis per person til kr. 300,- men man ønsker ikke at èn eller to personer skal kunne bestille kanefarten for kr. 300,- eller kr. 600,-. Prisen for enheten settes dermed til kr. 900,- som da er å betrake som en MINIMUMSPRIS. I praksis tar man i dette eksempelet da kr. 900,- for kanefart for inntil 3 personer, og kr. 1.200,- ved 4 personer. Pris per enhet er altså her å forstå som en minimumspris for aktiviteten. Rabattmodell: Her kan man knytte opp den ønskede rabattmodellen som skal gjelde i datointervallet. Familierabatt: Her kan man knytte opp den ønskede familierabatten som skal gjelde i datointervallet. Har man opprettet prisstrukturer riktig og knyttet disse til ønskede bookbare enheter, skal dette nå vises i kapasitetskalenderen (meny: kapasitetskalender) som bookbar kapasitet. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 17

STEG 4 B. EGENSKAPER OG TILLEGG Hva er tillegg og hva er egenskaper? OBS! EGENSKAPER BENYTTES IKKE FOR AKTIVITETER! Egenskaper Egenskap gjelder for enkelt spesfikk enhet, for eksempel rom nr. 104 eller hytte nr. 8. Egenskaper er ikke prisdrivende, det vil si at en egenskap ikke kan prissettes. Eksempel på en egenskap kan være: Røykerom, Handicaprom, allergirom, rom med havsutsikt. Merk: Hvis man skal ta betalt for havsutsikten er ikke egenskap det rette å bruke. Da vi det være mer fornuftig og legge denne prisen på selve romprisen. Eks: Dobbeltrom med havsutsikt kr. 1090,- Standard dobbeltrom kr. 990,- Hva er grunnen til at vi har egenskaper i løsningen? Fordi man skal kunne gi den reisende muligheten til å kunne sette noen preferanser som for eksempel Røykerom, eller kingsize bed eller twin senger. Hvis man ikke ønsker å gi den reisende slike valg bør man ikke benytte egenskaps muligheten. Generellt for egenskaper og tillegg er at man ikke bør overdrive antallet ut mot den reisende. 1. Lag alternative egenskaper som du kan knytte til konkrete enheter. Hvis du ønsker at gjesten skal kunne velge egenskaper (preferanser) i bookingprosessen, må du ha enheter med forskjellige egenskaper tilgjengelig. Man får ikke ønske seg et røykerom hvis det ikke er røykerom ledig. 2. Knytt egenskaper til enheter. (Meny:Rombygger/Hyttebygger - Oversikt over enheter/rom - rediger rom/enhet). Definerte egenskaper vises med avkryssningsboks. Kryss av for egenskap(er) som gjelder for det spesifikke rom. I bestillingsprosessen (ute mot den reisende), vises tilgjengelige oppsatte egenskaper som mulige valg for den reisende. Egenskaper bør brukes med varsomhet, slik at bookingen ikke blir mer komplisert enn nødvendig. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 18

Tillegg (benyttes også for aktiviteter) Tillegg kan altså i motsetning til egenskaper koste noe. Man kan også operere med negative tillegg (fratrekk i pris). Eller tillegg til kr. 0,- Eksempler på tilegg kan f. eks. være: - Sluttrengjøring - Ekstraseng - Halvpensjon, helpensjon osv. - Båtutleie - Utstyr m.m. JA/NEI tillegg versus Flervalgstillegg Ja/Nei tillegg brukes når tilegget ikke består av noen valgmuligheter - annet enn hvor mye man ønsker seg av det ene tillegget. Sluttrengjøring er et typisk ja/nei tillegg. Pensjonsplan kan derimot være et flervalgstillegg. Eksempel: Pensjonsplan - Rom og frokost - Halvpensjon - Helpansjon Tillegget består av 3 valgmuligheter og kan dermed settes som flervalgstillegg. Beskrivelse: Tilleggets beskrivelse vil vises som informasjon til den reisende. Det er ikke alle tillegg som er like selvforklarende og det kan derfor være fornuftig å beskrive nærmere hva som menes. Pris: Priseberegning av tillegg kan være per natt eller per opphold. Maks bestillinger: angir hvor mange bestillinger av dette tillegget man kan gjøre på en booking. Maks antall kan settes til: -- Personer - angir at man maksimum kan bestille like mange av tillegget som man er personer i bookingen. Bruk av Personer vil ofte gjøre bookingdialogen god mot den reisende. La oss for eksempel si at du lager et tillegg på sengetøy, og den største hytten du har kan ha 8 personer boende. Det kan da virke greit å sette maks antall til 8 på maks bestillinger (det er ikke direkte feil) - men det er bedre å sette maks bestillinger til personer, som gir en bedre kommunikasjon til den reisende, samt at du også kan bruke tillegget på mindre enhetstyper uten å skape forvirring. -- Ja/Nei: Benyttes istedenfor tallverdien 1. Skal du ha tillegget eller ikke? Eksempel: Man bestiller ikke 1 sluttrengjøring - du sier ja eller nei til sluttrengjøring. -- Tallverdi: setter en maks grense for antall man kan bestille av tillegget. Obligatorisk: Kryss av hvis den reisende MÅ bestille tillegget, står det ikke avkrysset er tillegget valgfritt. Synlig: Kryss av om tillegget skal vises i selve bookingprosessen (vanlig). Krysses det ikke av, inkluderes det på summmeringen av bookingen. Det er bare kombinasjonen av obligatorisk og ja/nei tillegg som kan være usynlige (det er umulig å velge mellom alternativer om tillegget ikke er synlig). Aktiv: Angir om tillegget er aktivt eller ikke i bookingdialogen mot den reisende. Alternativer: Dersom tillegget er av typen flervalgstillegg opprettes alternativene her. Man angir navn på alternativet og priser i perioder. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 19

Det ikke nok å bare definere tileggene. De må knyttes til enhetstyper. Hvilke tilegg selges med hvilke enhetstyper? Knytt tillegg til enhetstyper (meny: Rom/Hyttebygger/Aktivitetsbygger - rediger enhetstyper) Kryss av for tillegg som gjelder for enhetstypen. I bestillingsprosessen (ute mot den reisende), vises tilegg som gjelder for den enkelte enhetstype slik som du har definert. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 20

STEG 5. BILDER Etter å ha fullført steg 1 til 4 er man klar for at den reisende kan booke produktene dine på web. Men for at man skal få bookinger er det viktig at informasjonen er god, og for reiselivsprodukter betyr det at man bør ha mange og gode bilder. For at du skal kunne knytte bilder til produkter og enhetstyper må du laste opp bilder fra din maskin. Disse må være av typen jpg (jpeg), se benevnelse etter punktum i filnavnet for bildene du har. Eksempel: rom.jpg Bildene du laster opp vil automatisk bli tilpasset til Internett, slik at du kan benytte bilder av stor filstørrelse uten at disse vil bruke lang tid på laste ute på nett. Det er bedre å bruke bilder av høy kvalitet og størrelse, enn motsatt. Bildemuligheter Det finnes fire hovedkategorier av bildetyper i løsningen: Produktbilder Bilder av produktet (stedet) generelt. Velg fra liste over tilgjengelige produktbilder. For nærmere beskrivelse av bruk, se dokument: Om dybdeinformasjonen Enhetsbilder Bilder av hver enhetstype. Inntil 8 bilder av hver enhetstype. Kategoribilder Du kan lage ditt eget kategoriserte bildearkiv. Tilnærmet ubegrenset antall kategorier. Inntil 12 bilder per kategori Pakkebilder Har du laget pakke, kan du knytte et illustrasjonsbilde til pakken her. Last opp bilder 1. Velg bildetype: Produkt-, Enhets-, kategorieller pakkebilde. 2. Velg produkt (ikke på pakkebilde) 3. Velg hvor bildet skal brukes (liste vises ihht. til valgt bildetype) 4. Klikk på Browse... for å finne bildet som skal lastes opp fra din maskin 5. Klikk på lagre for å laste opp valgt bilde til bildebehandleren. 6. Når bildet er lastes opp vises det i bildebehandleren, som vist til høyre. Her skal du kun gjøre en ting: Velge det utsnittet som skal vises for deretter å lagre. Dette må du gjøre selv om du vil ha bildet akkurat slik som du har lastet opp. Hvorfor? Hvert bilde passer inn i et predefinert design. For at bilde skal passe inn i designet, samt optimaliseres for rask lastetid, må du laget et utsnitt. PS! For enhetsbilder vises utsnittet som en såkalt thumbnail i det predefinerte designet. Det vil si at ved klikk på thumbnail, så vises originalbildet du har lastet opp. Dette betyr altså at hele bildet vises, og ikke bare utsnittet. Tips: For størst mulig utsnitt, begynn å dra utsnittsrektangelet øverst i høyre hjørne og diagonalt ned mot venstre. Slipp opp museknapp og klikk og skyv inne i utsnittsrammen for å plassere det hvor du ønsker. Utsnittsrektangel vil variere i form, i forhold til hvilken bildetype du har valgt. 6b. Etter at bildet er lagret er bildet ferdig behandlet, samt optimalisert for internett. Hvis du vil velge et annet utsnitt, kan du redigere dette ved å klikke på: Trykk her for å bearbeide originalbildet. Bildeoversikt og bilderedigering Når du har lastet opp bilder vil du finne oversikt over bildene som er lastet opp, som vist i skjermbildet til høyre. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 21

Oversikten viser de enkelte bildetyper (produktbilde, enhetsbilder osv ) hver for seg. For å gjøre en forhåndsvisning av bildene før musepekeren over det lille bildeikonet som vist. Hvis det er noen bilder hvor det ikke vises et bildeikon, er dette trolig fordi det ikke er gjort et utsnitt av bildet, og det er følgelig ikke optimalisert for visning på nett. Rediger bildet ved å klikke på blyantsymbolet, eller slett bildet ved klikk på rødt kryss. Eget bildearkiv For å lage ditt eget bildearkiv må du lage egne bildekategorier. Dett gjøres ved klikk på ny kategori. Gi kategorien et passende navn. For å knytte bilder til kategorien velger du kategoribilde på bildetype, for deretter å velge blant kategorier som du har opprettet. Last deretter opp bilder som vist tidligere. Oversikt over størrelsene på bilder brukt i designet Bildetyper: - Bilder i søkeresultat - Enhetsbilder - Kategoribilder - Pakkebilde Alle er 200 x 200 pixler Alle headerbilder i dybdepresentasjonen: 716 x 212 pixler Bilde av bookingansvarlig: 35 x 45 pixler AKIVITETEN ER NÅ KLAR FOR BOOKING PÅ INTERNETT: Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 22

Daglig drift Denne delen av brukermanualen skal gi deg som bruker en guide til hvordan man håndterer daglig administrasjon av produkter, gjester, bookinger, kapasitet og økonomi. Den forutsetter at du har etablert produkter og bookbare enheter som vist i del 1. Vi vil gjennomgå følgende menyvalg: Kapasitetskalender Resepsjon Økonomi og fakturagrunnlag Kunderegister Forespørsler Varsler Support VIKTIG INFORMASJON OM AKTIVITETSPRODUKTER Brukermanualen benytter i denne delen overnattingsprodukter som eksempler. Funksjonaliteten er imidlertid ganske lik mellom overnatting og aktivitet når det kommer til daglig drift av løsningen, unntaket er kapasitetskalenderen (meny: kapasitetskalender) som for aktiviteter forholder seg til antall personer som er booket/reservert på hver aktivitet. Kapasitetskalenderen for aktivitet kan dermed ha en status som ikke overnatting har: Delvis booket. Dette betyr at aktiviteten har bookinger registrert, men er ikke fullbooket. Hvis man har kapasitet til 20 personer og 10 er påmeldt så er aktiviteten delvis booket. Sperre og reservere Dette betyr at når man skal sperre eller reservere kapasitet slik som manualen viser, må man på aktivitet angi antall personer man skal sperre/reservere for (dette gjelder begge hovedmetoder som er omtalt for hvordan man kan sperre/ reservere i løsningen). Se eksempelet nedenfor. Angi antall personer man ønsker å sperre/reservere kapasitet for. Booking foregår imidlertid på samme måte som vist for overnattingsprodukter. Se fullstendig informasjon om sperring/reservasjon/booking på side 24 og 25. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 23

KAPASITETSKALENDER MENY: KAPASITETSKALENDER Vi vil begynne med kapasitetskalenderen ettersom denne er utgangspunkt for det meste som har med daglig drift av løsningen å gjøre. Oversikt over kapasitetskalenderen: Bruk pilene for å bla måned for måned. Klikk i boks for å slå på bookingmodus Klikk i boks for å slå på reservasjonsmodus Velg fra hvilken dato kalenderen skal vise. Kalenderen viser en måned frem i tid. Produktnavn Enhetstype Enhet Klikk for å utvide visning til alle produkter RESERVASJON - HVORDAN ÅPNE OG STENGE KAPASITET? Det er hovedsakelig to måter å bruke denne løsningen på. Den ene er å bruke den til all booking, både intern og internettbooking. Den andre er å kun bruke løsningen til salg på Internett, og å bruke andre løsninger (som man gjerne har fra før for intern booking). For dem som ikke benytter løsningen til all booking, vil det være viktig å kunne åpne å stenge for den kapasitet som skal selges på internett. Av ulike årsaker kan dette også være et behov hos dem som benytter løsningen til alt. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 24

Åpne å stenge kapasitet 2 metoder: Metode 1. Benytte RESERVASJONSMODUS. 1. Slå på reservasjonsmodus. 2. Velg hvilken type reservasjon du skal gjøre. Man har tre typer reservasjon å velge mellom: Allotment Markere kapasitet som allotert vekk til f. eks. en turoperatør Reservasjon Markere kapasitet som reservert, f. eks. til en gjest som skal bekrefte booking senere Ikke tilgjengelig Stenge kapasitet uten spesiell annen grunn enn at man skal gjøre kapasiteten utilgjengelig. Velg denne. 3. Kryss av for hvilke datoer og enheter som ønskes sperret for booking (benytt checkboxene under hver enhet). 4. Klikk på reserver for å gjennomføre sperringen 5. Sperret kapasitet har nå blitt sort i kapasitetskalenderen. Metode 2. Benytte NY RESERVASJON Denne metoden er bedre egnet når man skal reservere/stenge kapasitet i større tidsintervall eller flere rom samtidig. Man slipper da jobben med å krysse ut alt man ønsker å sperre. 1. Velg Ny reservasjon 2. Velg produkt 3. Man får opp alle registrerte enheter, kryss ut alle enhetene som skal reserveres/ sperres 4. Velg type reservasjon (samme valg som i metode 1). Velg ikke tilgjengelig. 5. Sett ett, eller flere (klikk på plusstegnet for flere perioder) datointervall som reservers/sperres 6. Kryss av hvilke dager som skal reserveres i datointervallene. For eksempel kan man reservere/sperre alle weekender i mai måned. Sett datointervall 01.05.2007-01.06.2007 og deretter kun dagene fre, lør. 7. Lagre TIPS: Velg metode 1 når du bare skal reservere/sperre i lite omfang. For større omfang benytt metode 2. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 25

INTERN BOOKING OG RESERVASJON Booking For dem som benytter systemet til all booking, både internt og på Internett, skal vi gjennomgå hvordan man gjør en intern booking i løsningen. Meny: Kapasitetskalender 1. Slå på bookingmodus 2. Kryss av for ønsket opphold 3. Klikk på Book 4. Velg antall personer som skal bo på enheten 5. Velg eventuelle tillegg 6. Klikk neste 7. Gjentar pkt. 4 og 5 for eventuelt flere enheter som inngår i bestillingen. Går ellers videre til neste skjermbilde. 8. Fyll ut kontaktinformasjon* * Når du selv gjør bookingen velger du også selv hvor mye av kontaktinformasjonen som skal fylles ut. Men for et godt kunderegeister og statistikk, anbefaler vi at alt fylles ut. NB! Epost skal alltid fylles ut. Har ikke kunden epost adresse, benytter du navn til gjesten foran @ og din epost bak. Slik: gjestensnavn@mittsted.no. Grunnen til dette er at epost brukes som kundenr. i løsningen. Hvis kunden er registrert fra før, kan du hente opp kundedetaljer ved å skrive inn epostadressen og deretter klikke på Hent kunde. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 26

9. Kontroller at bestilling er ok 10. Bekreft bestilling - bekreftet booking blir automatisk tildelt et referansenr. Du kan velge vekk å sende varsler (se side 26) samt bekreftelse til kunde - f. eks. ved endring av romnr.. Du kan sette en egendefinert pris på bookingen. Prisen som fremkommer er priser lagt inn i prisstrukturer og tillegg. Hvis man ønsker å overstyre prisene så gjøres det her. Klikk på kalkuler pris, etter at prisen er endret slik at pris/betingelser oppdaterer seg. Ved bestilling fra internett, altså ikke ved en intern booking slik som denne, vil gjestens eventuelle kommentarer vises her. Har du kommentarer knyttet til gjest/ bestilling kan du skrive disse her. Dette er internt og vil ikke vises i bekreftelse til kunde. Klikk her for å oppdatere endringer i egendefinert pris. Alle bekreftede bookinger vises med rød markering i kapasitetskalenderen. Det at noe markeringer får en hvit strek i midten viser at det er samme gjest som bor på enheten i det markerte tidsrom. Dette er gjort for å lette arbeidet med å optimalisere utnyttelsen av ledig kapasitet (flytting av gjester til andre enheter). Ved mousover (flytt peker over rød markering) vises bookinginfo. For å åpne booking klikk på bookingen (rød markering). Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 27

Reservasjon Som vist under punktet hvordan åpne/stenge kapasitet (se side 18) kan man lage reservasjoner. Et av valgene man hadde var å sette en status til RESERVERT, altså en ikke bekreftet booking. 1. Slå på reservasjonsmodus. 2. Velg hvilken type reservasjon du skal gjøre. Denne gang: Reservasjon 3. Kryss av for hvilke datoer og enheter som ønskes reservert (benytt checkboxene under hver enhet). 4. Fyll ut navn på den som reservasjonen skal knyttes til (helt nede på siden). Du velger selv personinfo som skal fylles ut. Løsningen setter ingen krav til omfang. 5. Klikk på reserver for å gjennomføre reservasjonen 6. Reservert kapasitet har nå blitt gul i kapasitetskalenderen. NB! Man kan også her benytte NY RESERVASJON istedenfor reservasjonsmodus (se side 18). Denne vil være mer egnet for reservasjoner f. eks. for større grupper. Gjør en reservasjon om til en booking Klikk på reservasjonen (gul markering i kapasitetskalenderen) du ønsker å gjøre om til en booking. Du åpner da reservasjonen som vist på skjermbildet til høyre. Nederst på siden under kontaktinformasjon har du flere valg, velg: BOOK RESERVASJON. Du vil da ta med deg alle reservasjonsdetaljer til bookingbildet. Her gjennomfører du nå en booking som beskrevet under kapitelet Booking fra side 19. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 28

RESEPSJON Gjestelisten Her gis en fullstendig oversikt over alle bookinger med tydelig merking av når gjester ankommer samt tidsintervall for opphold og status. Herfra kan man direkte opprette nye bookinger, endre på eksisterende, skrive ut booking detaljer og få informasjon om betaling og kundedetaljer. Gjester vises i forhol til datointervall som velges for visning. Når gjestelisten åpnes, vises dagens dato. For utvidet visning velg dato lengre frem i tid på til dato. For hver bookinglinje kan man sette en status: Statuser som man kan velge blant: - Ikke ankommet Status som står på alle gjester inntil annen status er satt - Sjekket inn Sett status til sjekket inn når gjesten er innsjekket - Kansellert Man kan, som fra kapasitetskalenderen, slette en booking. Ved å sette en booking til status kansellert blir 1) bookingen slettet og 2) man trigger utsendelse av avbestillingsgebyr i henhold til definerte betalingsregler. Det sendes ikke ut avbestillingsgebyr uten at du bekrefter at dette skal sendes. - No Show Hvis gjesten ikke kommer i henhold til avtale kan man sette status til No Show. Dette gir også grunnlag for å ta betalt for No show hvis definert i betalingsregler. Videre står det inntil fire symboler til slutt på bookinglinjen: - Endre - Åpner for endring av booking, se side 19. - Info - Åpner bookinginnhold. Til bruk bla. ved utskrift. - Betaling/ og kundeinfo - Åpner muligheter for å redigere kundedata, samt se eller endre betalingsinformasjon. - Gjesteliste - Åpner gjesteliste for å legge inn navn på alle gjester på hver enhet, altså mer enn bare navnet på den som er kontakt for selve bookingen. i Betalingsinformasjon: Som det fremgår av skjermbildet ovenfor kan du benytte løsningen til å logge innbetalinger og kundesaldo. Dette er ikke påkrevd, men er god funksjonalitet hvis du tar forskuddsbetalt. Tar du betalt når kunden ankommer/sjekker ut, vil du kanskje ha mindre nytte av denne funksjonen. Les brukermanualens kapittel: Økonomi og fakturagrunnlag for innføring hvordan man utnytter funksjonaliteten. Se neste side. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 29

ØKONOMI OG FAKTURAGRUNNLAG Her finner du oversikt over økonomiske detaljer knyttet til kunder og bookinger. Du får opp et skjermbilde som inneholder tre faner: Kundereskontro: Bookingreskontro: Viser saldo per kunde. Kan åpne transaksjonsoversikt per kunde. Søkemulighet på kundenavn. Viser saldo per booking. Kan åpne transaksjonsoversikt per booking. Søkemulighet på bookingreferanse, samt datoavgrensning. Transaksjonsoversikt: Viser alle transaksjoner uavhengig av kunde/booking. Søkemulighet på bookingreferanse, samt datoavgrensning. Føre innbetalinger - Fane: Transaksjonsoversikt Kundereskontro og bookingreskontro gir som beskrevet oversikt hver på sin måte. Det er i transaksjonsoversikten man kan føre innbetalinger. Dette er spesielt gunstig for dem som tar forskuddsbetalt, det er i disse tilfellene det er godt å ha oversikt over hva som er betalt når gjesten kommer. Tar man allitd betalt hele beløpet ved ankomst/utsjekk er denne funksjonaliteten ikke like viktig å benytte ift. å ha oversikt. Føring av innbetaling i transaksjonsoversikten oppdaterer booking- og kundereskontro. Betaling: For å føre innbetalinger klikk på BETALING du vil da få opp automatisk det beløpet som etter planen skal betales og dagens dato. Hvis du har behov for å endre innbetalt beløp eller betalingsdato så overskriver du foreslåtte data. Betalt hos: Kan benyttes hvis betalingen er mottatt på et annet sted enn ditt eget (andre produkter som du har i løsningen) - brukes sjeldent annet enn i pakker med flere deltagedne tilbydere. Betalingsmåte: Har kunden benyttet Faktura, Kort eller kontant? Kommentar: Du kan også skrive en kommentar slik at du bedre kan huske hvorfor det eventuelt er avvik mellom innbetalt og skyldig beløp. Klikk på linjelagringsknappen for å lagre innbetalingen. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 30

KUNDEREGISTER Kunderegisteret har oversikt over alle kunder, kundeopplysninger og bookinger som er knyttet til kunden. Kunderegisteret er således et godt sted å gå hvis du ikke finner det du er ute etter andre steder. Hvis du ønsker å oppdatere kunderregisteret med kunder som ikke nødvendigvis du legger inn via en booking, kan du gjøre det her. Klikk i så tilfelle på fanen; Legg til ny kunde. Bookingår: Bookingreferanse: Epost: For- og Etternavn: Begrens søket ditt til å utføres blant kunder som har booket et spesielt år. Søk frem kunde ved bruk av bookingreferanse. Ettersom du også kan åpne bookinger på kunden, er dette en metode for raskt finne en eksisterende booking. E-post er unik og brukt som kundenummer i løsningen. Merk at du ikke trenger hele e-posten for å søke frem kunder. Dette gir seg selv. Som på alle øvrige søkemuligheter trenger man ikke fullt navn, du kan f. eks. søke på en enkelt bokstav. Klikk her for å åpne bookinger som er knyttet til kunden Klikk her for å redigere/se kundeopplysninger (adresse, e-post m.m.) Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 31

FORESPØRSLER Løsningen håndterer mer enn bookinger. Den håndterer også forespørsler. Fra presentasjonen på Internett er det flere steder man kan klikke på kontakt oss. Den reisende får da opp et skjema som vist nedenfor. Når dette sendes kommer dette rett inn i behandlingen av forespørsler, som finnes under menyknappen Forespørsler. Du kan også sette opp et varsel (meny: varsler) som sender kopi til angitt e-post. Ett av flere steder i løsningen kunden kan klikke på kontakt oss. Skjemaet til høyre åpnes i eget vindu, fylles ut og sendes. Når skjemaet er sendt fra den reisende, kommer dette rett inn i forespørselsboksen som åpnes ved klikk på Meny: Forespørsler. Du kan som tidligere nevnt også få det på e-post hvis du har satt opp et varsel for dette. Åpner poster som er satt til status ferdig behandlet. Klikk for å åpne forespørsel. Ved å svare på forespørler direkte herfra, tar du vare på historikken som etterhvert knytter seg til forespørselen. Klikker du på behandlet, forsvinner meldingen fra åpne poster listen. Den vil nå finnes igjen ved å klikke på fanen Ferdig behandlet. Du kan når som helst sette en forespørsler tilbake til ubehandlet, og den vil igjen vises på åpne poster listen. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 32

VARSLER Løsningen gir alle tilbydere flere muligheter til å følge med på hva som skjer i løsningen uten å måtte logge seg på for å sjekke bookinger og forespørsler. Man kan sette opp varsler både til mobiltelefon (SMS) og til e-post. Du kan sette opp så mange varsler du ønsker. Du kan også velge hvilke varsler du ønsker å motta hvor. Det er to faner å velge mellom: Alle varsler viser oversikt over oppsatte varsler Legg til nytt varsel Gir deg mulighet til å legge til nye varsler. SUPPORT Det er laget et eget supportsystem i løsningen. Du kan bruke dette ved å klikke på meny: Support Det er to faner å velge mellom: Ny supporthenvendelse Supporthenvendelser - Klikke her for å rette en henvendelse til support. Henvendelsen går til destinasjonsselskapet, som vil løse den på egen hånd, eller tar den videre med Travel Destination. - Her vises oversikt over de henvendelser du har gjort. Svarene som er sendt deg vil også vises her. Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 33

Din supportkontakt hos destinasjonsselskapet: Navn:... Telefon:... E-post:... Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 34

Brukermanual for aktivitetsbedrifter, versjon 2.0 side 35