Årsrapport 2016 Marius Solberg Arnfinsen 2016 Kemneren i Bergen
Innhold Kemnerens kommentar... 4 Skatteregnskapet 2016... 6 Marginoppgjør for inntektsåret 2015... 7 Marginoppgjør for inntektsåret 2016... 7 VERNE- OG MILJØARBEID... 9 Arbeidsmiljøgruppen... 9 Verneombud... 9 ADMINISTRASJONSAVDELINGEN... 10 I. Organisasjon... 10 II. Oppgaver/resultater... 10 AVDELING FOR KOMMUNALE KRAV... 12 I. Organisasjon... 12 II. Oppgaver/resultater... 14 III. Mål og handlingsplan 2016... 16 DRIFTSAVDELINGEN... 20 I. Organisasjon... 20 Internkontroll... 21 Økonomi... 21 Eiendomsskattekontoret... 23 Søknad/dokumentkontroll... 25 INKASSOAVDELINGEN... 28 I. Organisasjon... 28 II. Målkrav og måloppnåelse... 30 III. Total restanse og berostillelse... 30 IV. Arbeid med restanser eldre år... 33 V. Innfordringens effektivitet... 34 KONTROLLAVDELINGEN... 35 I. Organisasjon... 35 Innfordring... 36 Innfordring mot upersonlige skattytere (selskap)... 36 1
Innfordring mot enkeltpersonforetak med arbeidsgiveransvar (felleskunder)... 38 Innfordringsstatistikk... 39 Politianmeldelser... 39 Kontormessig kontroll (oppgavekontroll)... 40 Arbeidsgiverkontroll stedlig... 41 Arbeidsgiverkontroll i Bergen kommune... 41 Arbeidsgiverkontroll Hordaland kommunale regnskapskontroll... 44 II. Mål og handlingsplan for 2016... 45 Vedlegg 1. Skatteregnskapet... 46 Vedlegg 2. Restanseutviklingen... 47 2
Kemneren i Bergen Kemner Lasse Hunsrød Administrasjonsavd. Astrid Bergesen Driftsavd. Grethe S. Losnegaard Inkassoavd. Tore-André Gram-Knutsen Avd. for kommunale krav Jarl Halland Kontrollavd. Anita Giæver Hansen Kemneren er en etat i byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap og har på vegne av stat, fylke og kommunen ansvaret for: innfordring av skatt og avgift arbeidsgiverkontroll søknader ettergivelse/nedsettelse av skatt Ved gjennomførngen av disse arbeidsoppgavene er vi underlagt Finansdepartementets, Skattedirektoratets og Skatt vests faglige instruksjonsmyndighet For kommunen har vi følgende hovedoppgaver: innfordring eiendomsskatt og kommunale avgifter innfordring øvrige kommunale krav kreve inn vederlag (egenbetaling) og produserer vedtak om egenbetaling ved opphold i institusjon utarbeide grunnlaget for å skrive ut eiendomsskatt 3
Kemnerens kommentar Den totale skatte- og avgiftsinngangen hos Kemneren var i 2016 41 339 millioner kroner. Bergen kommunes andel av dette var 8 707,7 millioner kroner, en økning på 9,2 prosent i forhold til 2015. I forhold til kommunens reviderte budsjett for 2016 er resultatet et overskudd på 124,8 millioner. Deler av veksten gjelder engangsinntekter som følge av uttak av store utbytter i 2015 (153,4 mill.), og at marginoppgjøret (for høyt beløp avsatt beløp til å utbetale tilgodeskatten ved skatteoppgjøret året etter) har bidratt med 132 mill. Ser en isolert på forskuddstrekket fra arbeidsgivere for inntektsåret 2016 opp mot 2015, er den faktiske endringen kun en økning på 0,35 %. Denne svake veksten forventes å fortsette inn i 2017. Skatteregnskapssystemet SOFIE er fortsatt i solid og stabil drift. Det har i 2016 dessverre kun blitt utført videreutvikling av systemet i et svært begrenset omfang. Det har nå etter hvert samlet seg opp behov for videreutvikling av systemet. Vi er sammen med de største byene ikke kommet videre med utvikling av moderne betalingsformer som e-faktura, kredittkort o.l. for skattebetalerne på grunn av manglende prioritering fra Skattedirektoratet. Vi er fortsatt fornøyd med de nye, moderne lokalene våre som legger til rette for gode arbeidsformer og god service til publikum. På skattesiden viser resultatene og aktivitetene svært gode resultater. På områdene restskatt og forskuddsskatt fra personlige skatteytere ser vi at utviklingen i forbedret innfordring fortsetter. Vi har også i perioder i 2016 vært blant de tre beste av storbyene. Vi har prioritert antallskravet på 5 % kontroll av arbeidsgiverne og nådde i 2016 dette målet. Vi har fortsatt prioritert deltakelse i samarbeid mot a-krim og vesentlighets og risikovurderinger i kontrollvirksomheten. På grunn av prioriteringen av antallskravet har avdekkingen gått ned i 2016. Vi har i 2016 svært gode resultater på området kommunal innfordring. Vårt innfordringssystem, Procasso, er nå tatt i bruk i en rekke norske kommuner og er et effektivt verktøy i innfordringsarbeidet. Digitalisering av virksomheten vår er høyt prioritert. I hele 2016 har vi hatt ringeroboten Kari i full drift med gode resultater. Vi har også i slutten av året vært pilot i kommunen i bruk av roboten Digifrid som har arbeidet med å legge dokumenter inn i dokumentkontrollsystemet vårt. Digifrid er vi i ferd med å gi nye oppgaver på områdene registrering og kontroll av informasjon. Det er i ferd med å åpne seg store muligheter ved bruk av denne teknologien slik at vi kan bruke de menneskelige ressursene på de tunge kompliserte sakene. 4
Totalt sett har 2016 vært et godt år i vår over 450 års historie. Jeg vil benytte anledningen til å takke medarbeiderne våre for den gode innsatsen som er blitt nedlagt. Bergen, 20. januar 2016 Lasse Hunsrød Kemner 5
Skatteregnskapet 2016 Tabell 1 Årsregnskap for Bergen kommune for regnskapsåret 2016 Avlagt etter kontantprinsippet. 2016 2015 Endring 1 Likvider 2 373 572 673 2 316 223 316 2,48 % Skyldig skattekreditorene -243 750 377-192 307 731 26,75 % Skyldig andre -5 356 122-4 742 826 12,93 % Innestående margin -2 124 466 180-2 119 172 763 0,25 % Udisponert resultat 5 4 27,21 % Sum 0 0 2 Arbeidsgiveravgift -9 522 230 070-9 496 723 827 0,27 % Kildeskatt mv - 100% stat -59 473 453-51 511 236 15,46 % Personlige skatteytere -27 579 644 711-26 773 219 407 3,01 % Tvangsmulkt -459 367 0 Upersonlige skatteytere -4 127 064 543-4 424 462 777-6,72 % Renter -58 821 970-89 485 673-34,27 % Innfordring 8 550 368 11 273 171-24,15 % Sum -41 339 143 745-40 824 129 748 1,26 % 3 Fordelt til Folketrygden - 9 522 230 070 9 496 723 830 0,27 % arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - 7 348 009 131 7 195 353 156 2,12 % medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen 1 803 090 477 1 688 179 848 6,81 % Fordelt til kommunen 8 707 661 478 7 970 433 783 9,25 % Fordelt til Staten 13 960 328 854 14 472 311 634-3,54 % Krav som er ufordelt -1-1 Videresending plassering mellom -2 176 264 1 127 498-293,02 % kommuner Sum 41 339 143 745 40 824 129 748 1,26 % Sum totalt 0 0 6
Marginoppgjør for inntektsåret 2015 Tabell 2 Inntektsår 2015 Konto 2191 i inntektsåret eller før 2 121 026 023 Konto 2191 periode 1-6 året etter inntektsåret 433 306 866 Konto 2191 totalt avsatt margin 2 554 332 889 Konto 2192 bruk av avsatt margin -2 115 115 773 Konto 1210 innestående margin 439 217 116 Konto 2350 overskytende forskudd 2 115 115 818 Differanse mellom totalt avsatt margin og overskytende forskudd 439 217 071 Som tabellen viser var det for mye avsatt margin i 2015. Marginoppgjør for inntektsåret 2016 Tabell 3 Inntektsår 2016 Konto 2191 i inntektsåret eller før 2 126 892 930 Konto 2191 periode 1-6 året etter inntektsåret 0 Konto 2191 totalt avsatt margin 2 126 892 930 Konto 2192 bruk av avsatt margin -2 426 750 Konto 1210 innestående margin 2 124 466 180 Konto 2350 overskytende forskudd 2 426 750 Differanse mellom totalt avsatt margin og overskytende forskudd 2 124 466 180 Innestående margin for 2016 er per 31.12.16 på kroner 2 124 466 180. 7
Kommentar: Marginoppgjøret for 2015 viser at det var for mye avsatt margin i 2015. Det var en økning på 22,5 % i for mye avsatt margin sammenlignet med 2014 hvor for mye avsatt margin var 358 644 110. Marginprosenten er fremdeles 9 prosent for 2015 og 2016, som vedtatt i 2009. Nina Blågestad 2016 Skatteoppkreveren i Bergen bekrefter at skatteregnskapet for 2016 er utført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er ikke mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra Regional kontrollenhet. Bergen, 20. januar 2016 Lasse Hunsrød Kemner Grethe S. Losnegaard Økonomisjef 8
VERNE- OG MILJØARBEID Arbeidsmiljøgruppen Lasse Hunsrød (leder) Ann Margareth Bakke Grethe S. Losnegaard Jarl Halland Merete Hatlem Bjørg Harding Gruppen har hatt fire møter i 2016 og behandlet 9 saker. Viktige saker behandlet i 2016: - Organisasjonsgjennomgang - Produksjonsplan, opplæringsplan og strategisk plan 2017 - Personellsikkerhet - Organisasjonsendringer Verneombud Administrasjonsavd./ driftsavd.: Avdeling for kommunale krav: Inkassoavdelingen: Kontrollavdelingen: Resultatenhetsverneombud: Merete Hatlem Kersti-Cornelia Zweidorff Camilla Brandt Bjørg Harding Bjørg Harding 9
ADMINISTRASJONSAVDELINGEN Kemneren i Bergen Avdelingen er ansvarlig for personalforhold, herunder lønn, fravær, permisjoner, rekruttering, personaldata og statistikker, samt saksbehandling lov og avtaleverk, etc. I. Organisasjon Avdelingen har en bemanning på to årsverk. II. Oppgaver/resultater Ansettelser I 2016 foretok Kemneren i Bergen 19 ansettelser som fordelte seg slik: 2 personer ble ansatt på drift, 3 på inkasso, 4 på kommunale krav og 10 på kontroll. Figur 1 45 40 35 30 25 Ansettelser 20 Ansettelser 15 10 5 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Bemanning Kemneren i Bergen har hatt en bemanning i snitt på 113 årsverk i 2016. 1 person sluttet for å gå over i annen stilling utenfor Kemneren i Bergen, 5 sluttet for alder. 10
Tabell 4 Endring i antall ansatte Sluttet pensjon 5 til annen stilling 1 Begynte nye i faste stillinger 10 nye i vikariater 1 interne endringer 6 prosjekt 1 7 personer hadde redusert arbeidstid på grunn av omsorg og 12 personer hadde permisjon av ulike grunner. Fravær Fraværet ble daglig registrert i WinTid, Agresso HR og et manuelt register. I januar ble systemene oppdatert med overførte feriedager. Figur 2 14 12 10 8 6 4 8 11,8 8,8 5,4 Sykefravær i % 9,8 9,8 7,7 7,5 7,4 7,5 7 6,2 2014 2015 2016 2 0 1. kvt. 2. kvt. 3. kvt. Snitt Tallene for 4. kvartal 2016 er ikke klar når denne rapporten utarbeides. Informasjon/internkontroll Det ble sendt ut en rekke informasjonsmailer i løpet av året. 11
AVDELING FOR KOMMUNALE KRAV Kemneren i Bergen Kommunale krav ivaretar innfordring av eiendomsskatt og kommunale gebyrer, barnehage/sfo, krav fra helse- og sosialkontor, misligholdt husleie og kommunale lån, samt andre misligholdte krav på vegne av kommunale avdelinger og foretak. Avdelingen krever inn løpende egenbetaling for opphold i institusjon og etter- og sluttoppgjør for oppholdet. Kommunale krav er også kontaktleddet mot publikum og tar seg av spørsmål om betaling av kommunale gebyrer og eiendomsskatt og andre kommunale fakturaer. I. Organisasjon Leder Jarl Halland Innfordring Kay André B. Haugen Egenbetaling Marit Hjelle Betalingsservice Trond Eirik Larsen Avdeling for kommunale krav har 31 medarbeidere (27,51 årsverk) per 31.12.2016. Leder 1 medarbeider 1,0 årsverk, Innfordring 14 medarbeider 12,71 årsverk, Egenbetaling 9 medarbeidere 8,0 årsverk, Betalingsservice 7 medarbeidere 5,8 årsverk, 12
Innfordringsseksjon Innfordringsseksjonen har samarbeidsavtale om innfordring med de fleste kommunale etater. Avdelingen benytter innfordringssytemet Procasso som har effektivisert arbeidet for seksjonen. Procasso er spesialutviklet system for kommunal og offentlig innfordring. Det benyttes av et stort antall kommuner og offentlig virksomheter i Norge. Innfordringsseksjonen påser at vilkår for inkassopågang er til stede ved at skyldnere er korrekt varslet på fakturastadiet, korrekt adresse etc. Misligholdte lån fra boligetaten blir tilbakeført til løpende lån når skyldner har betalt renter og gebyrer. Dette medfører et stort sprik på netto- og bruttotall for tilsendte saker til inkasso. Disse sakene blir kodet feilsendt/tilbakeført etter at innfordringsseksjonen har gjort sine vurderinger om vilkår for inkassopågang er til stede eller fått inn renter/gebyrer på boliglån. I 2016 er det mottatt 23 559 krav som samlet utgjør i overkant av 215 millioner kroner. Korrigert for tilbakeført/feilsendt blir nettobeløpet i overkant av 112 millioner kroner fordelt på 22 350 krav. Både antall krav og nettobeløpet er noe lavere enn i 2015. Det ble innfordret i underkant av 74 millioner kroner i 2016, noe som det nest høyeste beløp noen gang, men 4,7 millioner mindre enn toppåret 2015. I tillegg til innfordring av rundt 74 millioner kroner i hovedstol er det tatt inn over 5,1 millioner kroner i renter hvor 2,6 millioner refererer seg til boliglånsrenter. Gebyrene utgjorde i overkant av 10,8 millioner kroner som fordeler seg med 5,3 millioner på egne gebyrer/salærer, 3,2 millioner på statlige gebyrer og nær 2,3 millioner kroner i purregebyrer på ordinære fakturaer. Vi forsøker å ha et så klart språk som mulig i dialog med byens innbyggere. 13
Egenbetalingsseksjon Egenbetalingsseksjon har ansvar for beregning av egenandel for opphold i institusjon, det vil si sykehjem, aldershjem og noen bofellesskap. Totalt gjelder dette 2 521 institusjonsplasser medregnet plasser i nabokommuner. Fakturering og trygdetrekk av egenandel vil utgjøre rundt 400 millioner kroner for 2016. Aktivitetsnivået har vært høyt gjennom hele året. Seksjon for betalingsservice Seksjon for betalingsservice er kontaktledd mot publikum ved spørsmål vedrørende betaling av kommunale gebyrer, eiendomsskatt og andre kommunale faktura. Seksjonen mottar svært mange henvendelser fra publikum, primært via telefon. I tillegg kommer et stort antall henvendelser via e- post. Seksjonen jobber bevisst med å få publikum til å i større grad ta i bruk kommunens elektroniske tjenester. Videre har seksjonen arbeidet målrettet med å få korrekt og utfyllende kontaktinformasjon på alle utsendte fakturaer. Det gjelder e-postadresser og telefonnummer til berørte fagetater. I dag kan publikum selv, via MinSide på Bergen kommunes hjemmeside, hente ut egne kommunale fakturaer som er produsert inntil fire år tilbake i tid. Eksempelvis barnehage/sfo, kulturskole, praktisk bistand husholdning, egenbetaling institusjon, kommunale avgifter etc. Dette har redusert henvendelsene som gjelder manglende faktura og spørsmål knyttet til fakturagrunnlaget, som må rettes til fagavdelinger. II. Oppgaver/resultater Tabell 5. Avdeling for kommunale kravs innkrevde misligholdte fordringer. Kommunal etat 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Kemneren - Kommunale avgifter 14 326 464 13 265 568 17 750 553 14 722 701 18 590 294 24 640 731 Barnehage/skole 5 208 440 5 023 999 6 423 284 6 693 308 5 795 329 5 424 818 Helse og sosiale tjenester 1 920 821 2 418 807 2 201 640 2 037 919 2 262 108 2 178 380 Bergen Legevakt 680 792 538 017 658 418 598 810 679 948 818 232 BOE Boligavdeling 21 828 602 17 709 663 15 209 218 17 057 397 23 106 574 18 703 929 EBF Husleie 8 077 949 7 900 787 8 676 394 8 871 983 9 555 837 9 593 236 Bergen Parkeringsselskap 2 235 468 2 620 407 2 840 809 2 572 006 2 311 593 2 560 628 Etat for byggesak 5 837 490 4 869 742 Andre etater 16 235 359 9 560 579 10 291 398 13 731 624 10 355 818 5 024 330 Totalt 70 513 895 59 037 827 64 051 714 66 285 748 78 494 991 73 814 026 14
Figur 3. Innfordret misligholdte fordringer 2005-2016 i millioner kroner 90000000 80000000 70000000 60000000 50000000 40000000 30000000 20000000 10000000 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Figur 4 - Antall e-poster til betalingsservice i perioden 2007 2016 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Betalingsservice har jobbet bevisst med å få publikum til å ta i bruk kommunens elektroniske tjenester på «Din side». I tillegg er kemnerens hjemmesider oppdatert med ulike endringsskjemaer som publikum kan hente ut direkte fra internett. Disse tiltakene kan være årsak til at henvendelser via telefon og e-post har vist en synkende tendens de siste år, og er en bevisst satsing på kundevennlige tiltak som skal forenkle og forbedre publikums opplevelse. 15
Egenbetalingsseksjonen Egenbetalingsseksjonen har ved hjelp av saksbehandlings- og avregningssystemet Profil fattet vedtak om egenandelbetaling fordelt på løpende vedtak for opphold i institusjon, i tillegg til årlige endringer, etteroppgjør og sluttoppgjør. Seksjonen produserte 10 425 saker i 2016, hvilket er en økning på 851 saker i forhold til 2015. Trekk i beboernes trygd via NAV og fakturering fra kommunen vil utgjøre samlet ca. 400 millioner kroner. Dette er en økning på rundt 9 millioner kroner i forhold til 2015. Fakturering fra kommunen er på ca. 95 millioner kroner (92 millioner kroner i 2015), og trekk i trygd via NAV er på ca. 305 millioner kroner (299 millioner kroner i 2015). Figur 5 - Produksjon saker egenbetalingsseksjonen III. Mål og handlingsplan 2016 Avdeling for kommunale krav innfordret 24,6 millioner kroner i skyldig eiendomsskatt og kommunale gebyrer i 2016. 205 eiendommer (174 eiendommer i 2015) ble begjært tvangssolgt grunnet skyldige kommunale gebyrer og 3 tvangssalg ble gjennomført (samme antall som i 2015). Når begjæring er overlevert tingretten tar det vanligvis ett år eller mer før salg er gjennomført. 10 boliger/leiligheter ble begjært tvangssolgt grunnet mislighold av kommunale lån (29 boliger i 2015) og 9 tvangssalg er gjennomført (5 i 2015). Det er innfordret 18,7 millioner kroner i misligholdte boliglån. Det er begjært tvangssalg av 106 biler, de aller fleste grunnet skyldige parkeringsbøter. De fleste betalte kravet før tvangssalget ble gjennomført, kun 1 bil ble tvangssolgt. Pr. 31. 12.16 er det til innfordring (restanse) på skyldig eiendomsskatt og kommunale gebyrer vel 3,9 millioner kroner. 16
Innfordring Avdelingen har sendt ut 3 000 flere betalingsoppfordringer og 1 500 flere 4-18-varsler enn i 2015. Tallene for 2016 viser utsendelse av 29 765 betalingsoppfordringer og 20 222 4-18 varsler. Det er foretatt 2 474 utleggsforretninger/utleggstrekk og det er sendt 78 forliksklager i 2016. Det totale restansebeløp er noenlunde stabilt og pr. 31.desember er restansen 145 millioner kroner. Restansen er fordelt på 42 413 ulike saker. Dette er 5 161 flere saker enn ved forrige årsskiftet. 40 % av den utestående restanse er misligholdte kommunale boliglån som utgjør totalt ca. 58 millioner kroner. Antall mottatte inkassosaker i 2016 er 2 500 flere enn foregående år, men sakene er vesentlig lavere i volum (kronebeløp) 21 millioner kroner. Vi klarte vårt mål om å holde restansen på porteføljen i snitt på maksimum 150 millioner kroner. Gjennomsnittlig beløp på restanse er i underkant av 149 millioner kroner. Avdelingen hadde en målsetting om å innfordre 70 millioner kroner og nådde nærmere 74 millioner kroner og det er vi fornøyd med. Målsettingen om å kunne avslutte 20 000 saker etter å ha sendt betalingsoppfordring uten å ta rettslige skritt ble også nådd. Antall avsluttede saker etter utsendt betalingsoppfordring endte på 21 415 saker. Figur 6 Fordeling av innfordrede krav 2016 Saker fra 2013 har en løsningsgrad i forhold til innfordret beløp på 88 prosent (målsetting 87 prosent) og 85 prosent (målsetting 80 prosent) på saker fra 2014. På saker fra 2015 har vi en løsningsgrad på beløp på 61 % (målsetting 75 %). En stor del av debitormassen har liten eller ingen betalingsevne. Mange krav er sikret i 10 år etter rettslig innfordring. Disse kravene følges jevnlig opp og det vil stadig komme innbetalinger på eldre krav, noe som vil påvirke løsningsgraden positivt. 17
Kommunale krav mottok nye krav på til sammen 39 millioner kroner bare i løpet av årets 4 siste måneder. Det er sendt 208 begjæringer om fravikelse (utkastelse) på kommunale boliger/leiligheter grunnet manglende husleiebetaling, 27 færre enn foregående år. Det ble gjennomført 41 fravikelser 4 flere enn 2015. Avdelingen jobber tett med de ulike sosialkontor i forbindelse med fravikelser. Vi ser fram til å nå våre kunder også elektronisk. Betalingsservice Kemneren har et telefonisk kontaktsenter for å bedre kunde- og publikumsservice. Dette for å synliggjøre ventetid og responstid slik at ressurser kan settes inn ved behov. Kommunale krav mottok over 25 000 telefonhenvendelser i 2016. 95 prosent ble besvart og 83 prosent besvart innen 30 sekunder. Målsettingen vår er på 95 prosent besvarelse og 75 prosent innen 30 sekunder. I tillegg kommer det en rekke direktetelefoner til saksbehandlerne. Disse er ikke med i statistikken. Betalingsservice hos kommunale krav, som er kontaktledd mot publikum ved henvendelser om betaling av kommunale fakturaer, har som hovedmålsetting at kunden skal føle at det er enkelt å ta kontakt med oss og kunden skal oppleve god kvalitet i saks- og kundebehandling. Betalingsservice mottok alene over 15 000 telefonhenvendelser i 2016. 94 prosent av telefonene er besvart og 82 prosent er besvart innen 30 sekunder. Seksjonen har jobbet aktivt mot de ulike fagetater for å forbedre utsendte faktura med fakturatekster og kontaktpunkter (telefon og e- postadresser). Dette tror vi kan ha hatt innvirkning på antall henvendelser både via e-post og telefon er redusert. 5 570 henvendelser via e-post viser en vesentlig reduksjon i forhold til året før (tall 2015). I 2015 var det svært mange henvendelser per telefon og e-mail vedrørende eiendomsskatten som ble innført. Egenbetalingsseksjonen Egenbetalingsseksjonen har hatt høy aktivitet i 2016. Det har vært en klar økning i trekk i trygd via NAV, mens fakturering fra kommunen er på samme nivå som i fjor. Seksjonen har fornyet årlige vedtak for langtidsbeboere i tråd med målsetningen. Videre har langtidsbeboere fått vedtak om 18
egenandelbetaling innen en måned etter at beboer har fått tildelt langtidsplass i institusjon. Vedtak om sluttoppgjør 2015 er også i henhold til målsetning, mens vedtak om etteroppgjør 2015 ligger noe i forkant av målsetning. Egenbetalingsseksjonen har i 2016 fattet 2 942 nye vedtak (2 756 i 2015) og 1 013 vedtak er omgjort (917 i 2015). Når det gjelder etteroppgjør er det fattet 2 580 vedtak (2 432 i 2015) og det er gjort vedtak om 3 890 sluttoppgjør/andre (3 469 i 2015). Seksjonen har mottatt 19 klagesaker i 2016 (28 i 2015) hvorav 1 fortsatt er ubehandlet. Seksjonen har omgjort 3 saker og 13 av sakene er henlagt etter dialog/konferert med klager.totalt er 2 saker oversendt til Fylkesmannen i Hordaland som klageinstans. Fylkesmannen har sendt svar i 4 saker hvor 3 av sakene er fra 2015. Av klagesakene har fylkesmannen omgjort 1 sak i 2016 og 1 sak er ubehandlet hos fylkesmannen. 19
DRIFTSAVDELINGEN Ivaretar både kommunale og statlige oppgaver samtidig som avdelingen har ansvar for kontorets stab/støtteoppgaver, herunder IKT, innkjøp og dokumentkontroll. Avdelingen har ansvar for skatteregnskapet, internkontroll av skatteregnskapet og avstemming av bank og kasse. I tillegg har avdelingen ansvar for saksbehandling av søknader om lemping og ettergivelse av skatt av hensyn til skylder, samt fordringsanmeldelse og tilsvar i forbindelse med forslag til gjeldsordning etter gjeldsordningsloven og oppfølging av vedtatte gjeldsordninger. Dette gjelder både skatte- og avgiftskrav og kommunale avgifter/krav. Avdelingen ivaretar Bergen kommune sin kassefunksjon og betjener her også Skatt vest. Publikumsmottak er og sammen med Skatt vest. Eiendomsskattekontoret har ansvar for forvaltning av eiendomsskatteloven og er sekretariat for takstnemnda og overskattetakstkommisjonen. I. Organisasjon Leder Grethe Losnegaard Controller Knut A. M. Berge Økonomi Erik Iden Skattesøknader, dokumentkontroll Sissel Nordstrønen Eiendomsskatt Lillian Vangberg Driftsavdelingen har i 2016 fokusert på arbeidsfordeling mellom de ulike seksjonene og arbeidsbelastningen i andre seksjoner. 20
Driftsavdelingen består av totalt 19,4 årsverk. Avdelingen er organisert i 3 seksjoner og en stabsstilling. Leder 1 medarbeider 1,0 årsverk, Stab 1 medarbeider 1,0 årsverk, Økonomi 6 medarbeidere 5,8 årsverk, Eiendomsskatt 5 medarbeidere 4,7 årsverk, Dokumentkontroll/Søknad 7 medarbeidere 6,9 årsverk Det ble i januar klart at det grunnet langvarig sykdom var nødvendig å foreta den lenge diskuterte sammenslåingen av skatteavregning og kasse/ekspedisjon. I forkant av sommeren 2016 flyttet derfor medarbeiderne i kassen opp i 7. etasje, mens 2 stillinger ble igjen i 2. etasje for å ivareta kundemottaket og innbetalinger. Den nye seksjonen fikk navnet Økonomiseksjonen. I tillegg ble det etter medarbeiderundersøkelsen 2015 satt lys på bemanningssituasjonen på eiendomsskatt. En kom tidlig frem til at det var for dårlig kapasitet på taksering, noe som også medførte tapte inntekter for Bergen kommune. I tertialrapport II fikk derfor kemneren grønt lys for å utlyse en ny stilling på Eiendomsskattekontoret. Vedkommende var på plass 1. november 2016. Internkontroll Kemneren i Bergen har fokus på internkontroll, og har en egen stilling knyttet til arbeidet med internkontroll, Controller. Den interne kontrollen ved kontoret er en løpende kontroll av rutiner og prosedyrer for å sikre at interne og eksterne krav til kvalitet blir oppfylt. Kemneren i Bergen benytter COSO-modellen i arbeidet med internkontroll. Controlleren har arbeidsoppgaver som går på å analysere risikoområder, følge opp og kontrollere skatteregnskapet, bistå fagavdelingene i arbeidet med internkontroll og risikostyring, samt å utvikle og vedlikeholde rutiner og rutinebeskrivelser innen internkontroll. I 2016 har samarbeidet med controllere fra andre kemnerkontor utviklet seg videre. Dette har gitt gode innspill til forbedringer i arbeidet med internkontroll. For første gang har vi sendt søknad til Skattedirektoratet om omfordeling av rentekostnader. Denne ble tatt til følge og medførte gevinst for Bergen kommune som skattekreditor. Økonomi Seksjonen har blant annet ansvaret for registrering og kontroll av skatteregnskapet. Arbeidet består blant annet av tilrettelegging og registrering av innbetalinger fra kasse og bank. Seksjonen har også ansvar for kontroll og utsendelse tilgodebeløp for personlige og upersonlige skatteytere. Dette gjelder både ordinære oppgjør og oppgjør som fremkommer etter klager/ 21
endringssaker. Endringssaker for de siste tre årene, kjøres stort sett hver helg. De eldre årene en gang i måneden. De siste årene har arbeidet med retur av utbetalinger vært prioritert. Det har vært en økning av returer, spesielt gjelder dette utenlandske statsborgere. Rutinen er endret slik at en nå tilskriver siste arbeidsgiver for å få opplysninger om adresse eller konto. Det har vært god respons ved å tilskrive arbeidsgivere. Seksjonen har ansvar for deler av inn- og utbetalingene for Bergen kommune. Målet er rett betaling til riktig tid og at inn- og utbetalingene blir korrekt bokført innen tre dager etter transaksjonsdato. Avstemming av kontoene foretas per mnd. Total omsetning over driftskontoen var i 2016 ca. 15,1 milliarder. Det har vært omlag 2 500 transaksjoner. Økonomi utfører også remittering for sosialkontorene, barneverntjenesten og Introduksjonssenteret for flyktninger. Nøkkeltall: - Kroner 25 millioner utbetalt for Introduksjonssenteret for flyktninger - Kroner 164,5 millioner utbetalt for barneverntjenesten - Kroner 323,7 millioner utbetalt for sosialtjenesten - Kroner ca. 726 tusen mottatt i retur og fordelt tilbake til kontorene For Boligetaten har Økonomi utbetalt ca. kroner 434,5 millioner. Det er mottatt ca. 118 000 returer av uhevede giroer o.l. Betaling og bokføring av transaksjoner for Bergen kommunes lånefond gjøres også ved seksjonen. Det ble i 2016 omsatt for i underkant av 11,5 mrd. over kontoen. For egenbetalingsseksjonen ved avdeling for kommunale krav har økonomi mottatt og inntektsført ca. 306,1 millioner kroner. Økonomi sitter også med banktilgangene til kommunens skattetrekkskonto og står for utbetalingsdelen av skattetrekket for kommunen til skattekreditorer. Det ble gjort en endring i 2014 da innbetaling til skattetrekkskonto fra lønnskontoret og føringer av disse beløpene ble gjort av lønnskontoret direkte. Tabell 6. Transaksjoner på driftskonto År 2014 2015 2016 Antall transaksjoner 4 570 2 605 2 472 Omsetning 13 458 785 319 12 181 583 749 15 094 075 290 En annen viktig del av seksjonens arbeid er å holde kemnerens kassefunksjon i drift. Det foretas ulike innbetalinger til kassen. Til SOFIE skatteregnskapet ble det totalt 6,864 millioner kroner. 22
Dette er en økning fra 2015 på ca. 245 000. Det ble innbetalt kroner 1,837 millioner i kommunale avgifter til avdeling for kommunale krav. Dette er ned fra 2015 med om lag 113 000. Til Agresso kunde ble det innbetalt rett i overkant av kroner 823 1000 via kassen, en nedgang på om lag kroner 328 000. Økonomi tar også imot innbetalinger for Skatt vest. Det er mottatt merverdiavgift og fra 01.01.2016 har det også vært mulig å betale engangsavgift for import av kjøretøyer over skranke. Det ble totalt innbetalt om lag kroner 270 000 i 2016, en nedgang på ca. kroner 620 000 fra 2015. I ekspedisjonen får publikum hjelp i skranken eller formidles videre til saksbehandler. Målet er god service og at man unngår køer ved forfall og avregning. Samarbeidet med Skatt vest er tett og stadig utviklende. I 2015 ble Servicesenter for utenlandske arbeidstakere (SUA) etablert i tilstøtende lokaler. Dette har gitt et fruktbart samarbeid med andre etater og økt servicenivå for kundene. Det ble registrert 9547 ekspederinger av kunder i løpet av 2016, hvilket er en nedgang på ca. 1500 henvendelser i forhold til 2015 som var et år med høyt antall ekspederinger. Ekspedisjonen er en del av førstelinjetjenesten til Bergen kommune. Det utleveres skjema og materiell. Avdelingen behandler returnert post for ny utsendelse. Eiendomsskattekontoret Eiendomsskattekontoret har ansvar for utarbeidelse av grunnlaget for utskriving av eiendomsskatt i Bergen kommune. Seksjonen fungerer som sekretariat for Takstnemnda og Overskattetakstkommisjonen. I henhold til Bystyrets skattevedtak for 2016 er det skrevet ut eiendomsskatt på alle faste eiendommer i kommunen jfr. Lov om eigedomsskatt til kommunane (esktl.) 3 a. 23
Takstnemnda har avholdt 5 møter hvor 3930 takstvedtak er fattet og 153 klagesaker er behandlet. De fleste klagesakene skyldtes endringer på eiendommene og ble korrigert. Takstnemnda opprettholdt sine vedtak i 8 saker som ble videresendt til Overskattetakstkommisjonen for behandling, en sak ble trukket i etterkant. I samtlige behandlede klagesaker ble vedtak fra takstnemnda opprettholdt. I tillegg ble det behandlet en sak vedrørende krav om dekning av utgifter ved klagebehandling. Det er gjennomført til dels store refusjoner og ekstrafaktureringer, som følge av retting av feil og klagebehandling. I perioden er det behandlet 6 søknader om fritak etter esktl. 7 fritak for stiftelser og organisasjoner samtlige er oversendt bystyret. Fritak etter 5 - statlige og kommunale eiendommer er administrativt behandlet, det samme gjelder for bunnfradrag totalt 389 saker. Ved klager på bunnfradrag har kontoret hatt en tett dialog opp mot Etat for plan og geodata. Etaten har fortløpende saksbehandlet og oppdatert Matrikkeldata i henhold til godkjente boenheter som danner grunnlaget for de bunnfradrag som innrømmes (i henhold til Eiendomsskattelovens bestemmelser og Bystyrets skattevedtak). I henhold til Bystyres skattevedtak benyttes formuesgrunnlaget fra Skatteetaten på boligeiendommer. Metoden ble tatt i bruk året etter at det ble åpnet for å benytte skatteetatens formuesgrunnlag. Erfaringsmessig er det utfordringer ved innføring av nye store systemer, det har også vært tilfellet her. Systemfeil i Skatteetatens databaser og ulik håndtering av grunnlagsdata har ført til mye ekstraarbeid som har vært utfordrende for Eiendomsskattekontoret da det ikke ble tatt høyde for håndtering av formuesgrunnlag i produksjonsplanen. Eiendomsskattekontoret har i tillegg til mange henvendelser vedrørende formuesgrunnlagene fra publikum håndtert 164 manuelle endringer i etterkant av skatteetatens klagebehandling. Budsjettert eiendomsskatteinntekt på 765 millioner ble oppnådd med et avvik på 6 millioner og eiendomsskatteinntekten for 2016 er på 771 millioner. Figur 7 - Fakturert eiendomsskatt per år (i millioner kroner) 1000 800 749 771 600 400 200 169 154 159 126 201 210 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 24
Søknad/dokumentkontroll Skattesøknader Søknad/dokumentkontroll har ansvar for behandling av søknader om nedsettelse/ettergivelse av skatt/forsinkelsesrenter/gebyr av hensyn til skyldner, det vil si saker til skatteutvalget eller renteutvalget. Søknad har behandlet 95 søknader om lempning av hensyn til skyldner (rimelighet), herav 2 søknader som gjelder søknad om ettergivelse av eiendomsskatt. Pr 31.12.2016 var det 15 innkomne saker som ikke var behandles. Dette skyldes at mottatte søknader ikke inneholder nødvendige opplysninger, og at vi ventet på ytterligere tilbakemeldinger fra søker. Ved årsskiftet var målene om behandlingstid oppnådd. Figur 8 Saker fordelt per type 800 700 600 500 400 350 464 510 537 615 635 695 694 670 625 578 Søknader om lemping Antall saker gjeldsordning 300 Antall saker i sikringsperioden 200 100 150 103 115 133 179 161 156 180 184 174 174 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Søknad har også ansvar for fordringsanmeldelse og tilsvar i forbindelse med forslag til gjeldsordning etter gjeldsordningsloven og oppfølging av vedtatte gjeldsordninger. Dette gjelder både skatte- og avgiftskrav og kommunale avgifter/krav. Vi har oppnådd målet om å være à jour med innkomne saker og har også klart å følge opp slettinger i forhold til sikringstid. Vi er ikke à jour med den årlige gjennomgangen hva gjelder oppfølging av inngåtte avtaler og om disse overholdes, men alle saker blir gjennomgått/kontrollert flere ganger i løpet av gjeldsordningsperioden. 25
Ved årsskiftet var det 578 saker under aktiv oppfølging. I tillegg til dette ligger det 174 saker som følges opp i sikringsperioden. Også i år har antallet som begjærer endring av inngått gjeldsordningsavtale vært stort. Vi har behandlet 152 saker om frivillig endring og 10 saker om begjæring av tvungen endring. I tillegg har vi behandlet en rekke saker som gjelder begjæring om opphevelse av gjeldsordningsavtale. Det har vært 144 nye åpninger av gjeldsforhandlinger i 2016. Dokumentkontroll Dokumentkontroll har ansvar for arbeid knyttet til postbehandling og dokumentkontroll. I tillegg har gruppen arbeidsoppgaver som hører til kemnerens forværelse. Pr 31.12.2016 var avdelingen à jour med behandlingen av innkommet post. 2011 er første gang antall e-poster er talt opp. Fra juni 2012 ble fakser mottatt elektronisk, noe som gjenspeiles i reduksjon av antall mottatte brev og økning av e-post (se figur under). Figur 9 - Innkomne brev og e-poster 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Brev E-post I 2015 har vi mottatt 19 260 inngående brev. I tillegg har vi mottatt 20 399 eposter/fakser, samlet blir dette 39 659 skriftlige henvendelser. Samlet antall henvendelser i 2015 er høyere enn i 2014. Trenden om at stadig flere benytter epost i sin henvendelse til kemneren fortsetter. I 2016 har vi mottatt 17 615 inngående brev. I tillegg har vi mottatt 25 139 eposter/fakser. Samlet blir dette 42 754 henvendelser, en økning på 3 095. Antall inngående brev har gått ned med 1 645, eposter/fakser har økt med 4 740, dvs. ca. 19 %.. Vi har maskinelt fått avsluttet 9 408 saker i 2016. I tillegg jobber vi aktivt for å få lukket saker før overgang til Bk360. 31.12.2016 hadde vi 11 463 åpne saker. Vi er i gang med å pakke ned papirarkivet. Eiendomskattekontoret som benytter Bksak ble fullelektronisk 1. mars 2016. 26
Det ble i 2016 sendt ut ca. 86 100 brev som ble håndtert manuelt og som ikke gikk via SvarUt. Vi benytter fremdeles papirarkiv for saker som behandles i Bkpers. I forbindelse med overgang til Bk360, vil også denne arkivdelen ble elektronisk. Det har gått med mye tid i 2016 til å planlegge innføringen av nytt post- og arkivsystem i 2017. Kemneren i Bergen vil være første kontor som tar i bruke BK360 i Bergen kommune. Forventet oppstart er oppgitt til uke 20/2017. 27
INKASSOAVDELINGEN Ansvarlig for innfordring av personlige skatter - herunder forskuddsskatt og restskatt Betalingsavtaler, varsling om tvangsinnfordring mv., utleggstrekk, utleggsforretninger også for kontrollavdelingen, tvangsdekning og konkurs Godskriving av utleggstrekk Innstillinger til Skatt vest i gjeldsforhandlingssaker, og i saker om nedsettelse/ettergivelse av skatter på grunnlag av innfordringshensyn. Innstillinger til søknadsavdelingen hos kemneren i saker vedr. nedsettelse/ettergivelse av skatter, forsinkelsesrenter samt innfordringsomkostninger Varsling av skatteytere om nedsettelse av pensjonspoeng I. Organisasjon Leder Tore-André Gram- Knutsen Kundebeh.gruppen Salgsgruppen Utleggsgruppen Spes.eng.gruppen Geir Søreide Aina Fjeldstad Øistein Eide Bjarte Bøe Inkassoavdelingen har ansvaret for innfordringen av restskatt overfor ordinære lønnsmottakere og pensjonister bosatt i Bergen kommune. Videre har avdelingen ansvaret for innfordringen av forskuddsskatt og restskatt overfor næringsdrivende uten arbeidsgiveransvar. Inkassoavdelingen utgjorde i 2016 totalt 25 årsverk fordelt på fire seksjoner: Leder 1,0 årsverk, Kundeseksjonen 8,0 årsverk, Utleggsseksjonen 5,0 årsverk, Salgsseksjonen 4,0 årsverk, Spesialengasjementsseksjonen 7,0 årsverk, Kundeseksjonen har primæransvaret for avdelingens førstelinjetjeneste, og for de innledende innfordringsoppgavene knyttet til nye krav. Vi mottar mange henvendelser i tiden frem til- og etter 28
forfall. Tidsfaktoren er viktig for å oppnå gode innfordringsresultater. En god oppfølging av kunden i fasen før, og like etter forfall, har stor innflytelse på avdelingens samlede innfordringsresultater. Kundeseksjonen behandler også søknader om betalingsavtaler. Seksjonen har videre ansvaret for å pålegge arbeidsgiver å trekke den skyldige i lønnsutbetalingene (utleggstrekk). Utleggstrekk benyttes når frivillig betaling ikke finner sted, og det basert på kravets størrelse, og skyldners økonomi, finnes hensiktsmessig. Hvis ikke kravet betales etter at det er varslet om tvangsinnfordring, vil neste innfordringstiltak i de fleste tilfeller være å avholde utleggsforretning. Ansvaret for gjennomføringen er lagt til Utleggsseksjonen. Gjennom å avholde utleggsforretning søker en å sikre oppgjør ved å ta pant i skyldnerens formuesgoder. Utleggsseksjonen betjener både Inkassoavdelingen og Kontrollavdelingen. De mest vanlige panteobjektene er bankinnskudd, fast eiendom og motorvogner, men vi tar også utlegg i verdipapirer, uregistrert løsøre, enkle pengekrav, driftstilbehør og varelagre. I de tilfellene hvor det er mulig å ta utleggspant for det personlige skattekravet, går saken videre til Salgsseksjonen for oppfølging. Mange saker løser seg etter at det er sendt underretning om at utlegg er tatt, eventuelt etter at det er sendt varsel om tvangssalg. I noen tilfeller må imidlertid saken bringes videre til Namsfogden som på vår begjæring forestår tvangssalgsprosessen. Salgsseksjonen har også ansvaret for behandling av eventuelle klager på de utleggsforretningene som er foretatt. Salgsseksjonen har i tillegg ansvaret for innfordringen av skattekrav rettet mot dødsbo. I en del saker lykkes vi ikke med å finne formuesgoder hos skyldner som vi kan ta pant i. Ved Inkassoavdelingen følges disse sakene opp av Seksjon for spesialengasjement, både ved å motivere skyldneren til å starte nedbetaling dersom det er mulig, og ved å overvåke porteføljen for å fange opp de sakene hvor skyldners formuesforhold eller inntektsforhold bedres over tid. En del skyldnere går bevisst inn for å innrette sin økonomi på en måte som vanskeliggjør tvangsinnfordring, ved at de unnlater å oppgi inntekter og/eller ved at de kamuflerer sitt eierskap til reelle formuesgoder. Seksjonen bruker en vesentlig del av sin tid på å avdekke slike tilfeller, og å følge opp denne persongruppen. Andre skyldnere må regnes som særlig vanskeligstilte slik at de kan være i posisjon til å få innvilget søknad om lempning, og/eller det hefter forhold ved ligningen som gir grunnlag for å anmode Skatteetaten om å ta den opp til ny vurdering. Vi ser regelmessig at en del av disse skyldnerne ikke evner å ta tak i de mulighetene som finnes, og en viktig oppgave for spesialegasjementgruppen er derfor å yte nødvendig bistand. Seksjon for spesialengasjement begjærer også skyldnere konkurs i de tilfellene hvor det det anses hensiktsmessig. I tillegg har seksjonen ansvaret for å iverksette innkreving mot skyldnere bosatt i utlandet. 29
II. Målkrav og måloppnåelse Målkravene for Kemneren i Bergen fastsettes årlig av Skattedirektoratet. For 2016 var det fastsatt som krav at 95 prosent av den samlede restskatten for inntektsåret 2014 skulle være innbetalt innen 31.12.2016. Likeledes skulle 99,0 prosent av forskuddsskatten for 2015 være innbetalt til samme tidspunkt. Begge målkravene ble nådd, med henholdsvis 96,5% innbetalt restskatt, og 99,5% innbetalt forskuddsskatt. Inkassoavdelingen hadde i 2016 et budsjettkrav på 8,6 mill. i genererte gebyrinntekter. Den totale gebyrinngangen for året endte på kr. 8 356 047, dvs. kr 247 248,- under budsjett. Tabell 7 - Gebyrinntekter 2012 2013 2014 2015 2016 Totale inntekter 8 085 462 8 600 000 8 626 190 8 621 469 8 356 047 Budsjett 8 000 000 8 000 000 8 500 000 8 500 000 8 603 295 Resultat 85 462 600 000 126 190 121 469-247 248 Årsaken til nedgangen i gebyrinntektene må tilskrives at våre skyldnere i 2016 ble flinkere til å betale. «Rettidig innbetalt» økte med om lag 2% prosentpoeng. Den største endringen så vi i kategorien forsinket betaling. Av dem som ikke betalte rettidig i 2015, betalte 52,12 prosent før utleggsforretning. Ved utgangen av 2016 var det tilsvarende tallet 67,07. Det vil si en økning på 14,95% av skyldnere som betalte for sent, men likevel før innfordringen kom så langt at gebyret for utleggsforretning påløpte. III. Total restanse og berostillelse Årets skatteavregning (for ligningsåret 2015) viser at det i Bergen kommune var 41675 personer som fikk utskrevet restskatt, med en samlet restanse på vel kr. 1,19 milliard kroner. 30
Figur 10 - Antall personlige skattytere med restskatt. 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Antall 38922 38158 44203 37119 33549 42263 41675 Grafen viser en liten nedgang på knappe 600 personer fra skatteåret 2014 til skatteåret 2015. (ligningen 2016) Figur 11 Totalt utlignet restskatt personlige skattytere (i mill. kroner) 1200 1100 1000 900 800 700 600 500 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Antall mill 745 845 939 923 919 1057 1194 Selv om antall skyldnere går ned, ser vi for skatteåret 2015 en økning i totalt utlignede restskatt for personlige skattytere. Økningen er på 138 millioner og gjennomsnittskravet utgjør etter det kr 28 670,- mot 25 028 kroner i fjor. 31
Figur 12 - Utvikling av den totale restansen, «restskatt person» (mill. NOK). 950 911 900 873 850 800 848 826 802 785 771 750 700 650 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Grafen illustrerer restanseutviklingen for akkumulert personlig restskatt. Pr 31.12.2016 utgjorde total akkumulert restanse 771 millioner kroner. Dette er en reduksjon på 14 millioner kroner fra 2015. Samlet sett er trendkurven nedadgående og er et resultat av at vi arbeider systematisk også mot den eldre delen av vår kravsportefølje. Figur 13 - Utvikling av den totale restansen Forskuddsskatt person (mill. NOK). 260 240 236 220 200 216 199 187 180 160 140 169 157 143 120 100 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Grafen viser restanseutviklingen for akkumulert personlig forskuddsskatt alle år. Restansen er redusert fra 157 mill. i 2015 til 143 mill. ved utgangen av 2016. Det medfører en nedgang på 14 mill. 32
Tabell 8 - Oppsummert restanseutvikling og berostilling Kemneren i Bergen Skatteart Forsk.skatt person Restskatt person Sum restanse Restanse Berostilt pr 31.12.2016 31.12.2016 Restanse Berostilt pr Endring i 31.12.2015 31.12.2015 restanse Endring i berostilt restanse 142 991 612 62 721 157 051 239 165 967-14 059 627-103 246 771 000 084 11 333 235 784 549 136 14 145 599-13 549 052-2 812 364 913 991 696 12 396 647 941 600 375 15 419 304-27 608 679-3 022 657 Tabellen viser at vi i løpet av 2016 har hatt en nedgang på om lag 3 millioner i den delen av vår restanse som det ikke kan drives aktiv innfordring mot. IV. Arbeid med restanser eldre år Inkassoavdelingen har gjennomgått «Restanselisten - forelda krav» i forkant av foreldelsesdato 31.12.2016. Adekvate tiltak ble iverksatt på de sakene hvor det ble ansett nødvendig og hensiktsmessig. I 2016 avskrev Inkassoavdelingen krav for 6 918 469 kroner. Årsakene for disse avskrivingene er hovedsakelig at skyldner døde og etterlot seg et insolvent dødsbo, eller at vedkommende gjennomførte offentlig gjeldsordning. I tillegg ble det foretatt summarisk avskriving for 4 713 675 kroner. Slik avskriving gjøres på nærmere vilkår når skyldner har utvandret til land Norge ikke har bistandsavtale med, eller dersom samlet restanse er under avtalt beløpsgrense for bistandsanmodning. 33
V. Innfordringens effektivitet Inkassoavdelingen har gjennom 2016 redusert bemanningen med 4-5 personer gjennom naturlig avgang og vakanser ved permisjoner/sykdom. Likevel leverte Inkassoavdelingen langt over skatteetatens målkrav, og årets resultat er det beste for Kemneren i Bergen noensinne. Den årlige revisjonen viste også at vi holder høy faglig kvalitet i arbeidet, og at vi har et godt grep om restansen. Figur 14 Innbetaling i prosent av utlignet restskatt, utvikling siste 9 år. 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% 75,00% 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 34
KONTROLLAVDELINGEN Kemneren i Bergen Avdelingens ansvarsområde: Kontroll av lønnsinnberetning fra arbeidsgivere med hovedkontor i kommunen Varsel og vedtak om å nekte godskriving av forskuddstrekk ved skatteavregningen Stedlig kontroll overfor arbeidsgivere på lønnsområdet Utførelse av kontrolltjenester for 26 kommuner i Hordaland Kurs og andre informasjonstiltak overfor arbeidsgivere Politianmeldelser ved brudd på pliktene knyttet til forskuddstrekkordningen Behandling av søknader om fritak fra solidaransvar ved arbeidsleie Behandling av søknader om lempning av skatter og avgifter Avgi uttalelse i forbindelse med søknader om skjenke- og serveringsbevilling Innkreving av skatt, utleggstrekk, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift overfor selskaper, samt overfor foretak med arbeidsgiveransvar I. Organisasjon Kontrollsjef Anita Giæver Hansen Rådgivere i stab Torbjørn F. Hansen Rolf Bakke Hjertaker Alvhild Bjørlykke Arbeidsgiverkontroll Jone Sylta Kontormessig kontroll Marit Vestbø Innfordring Tor-Hugo Falbach Jensen Leder 1 medarbeider 1,0 årsverk, Innfordring 9 medarbeider 9,0 årsverk, Kontormessig kontroll 5 medarbeidere 5,0 årsverk, Stab 4 medarbeidere 3 årsverk, Kontrollører 30 medarbeidere 26,1 årsverk, 35
Innfordring Innfordringsarbeidet på Kontrollavdelingen drives av innfordringsseksjonen. Seksjonen innfordrer arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk, utleggstrekk og selskapsskatter for upersonlige skattytere. Seksjonen innfordrer også tilsvarende krav mot personlige skattytere med arbeidsgiveransvar (felleskunder), og bestod i 2016 av syv saksbehandlere som arbeidet opp mot selskaper og felleskunder, i tillegg til seksjonsleder. Når arbeidsgiverposisjonen opphører, blir eventuelle restanser mot personlige skattytere innfordret videre ved Inkassoavdelingen. Seksjonen har fortløpende gjennom 2016 vurdert hvilke arbeidsgivere som har vært aktuelle med hensyn til kontroll av arbeidsgiverforhold, samt avdekking av økonomisk kriminalitet ved melding til aktuelle instanser. Melding om aktuelle kandidater er overlevert seksjon for arbeidsgiverkontroll. Seksjonen sendte høsten 2014 brev til 50 store arbeidsgivere med varsel om kontroll av bruken av skattetrekkskonto dersom forskuddstrekket ikke ble betalt ved forfall i 2015. Disse arbeidsgiverne hadde gjentatte ganger i 2014 betalt forskuddstrekket for sent, noe som indikerte at skattetrekkskonto ikke ble benyttet i tråd med regelverket. Formålet med varslene var å gi arbeidsgiverne et sterkt insentiv til å ordne opp i eventuelle pliktbrudd knyttet til trekkhåndteringen. Det ble i 2016 gjennomført kontroll av de arbeidsgiverne som også i 2015 misligholdt sin betalingsplikt, og noen av disse ble politianmeldt. Fra 2016 har vi samarbeidet med innkjøpsseksjonen i Bergen kommune om innhenting av utvidet skatteattest ved anbudskonkurranser utlyst av Bergen kommune. Bakgrunnen er det faktum at en ordinær skatteattest ikke alltid gir et helhetlig inntrykk av det aktuelle selskapets etterlevelse av skattebetalingsloven mv. Det er innhentet 21 utvidete skatteattester i løpet av året. Innfordringsseksjonen avgir også uttalelser til søknader om serverings-, salgs- og skjenkebevillinger. Videre behandles saker om fritak for solidaransvar ved arbeidsutleie. Seksjonen ivaretar dessuten informasjonsoppgaver overfor selskap som går konkurs. Søknadsbehandlingen og de tyngre innfordringstiltakene er svært tid- og ressurskrevende. I forbindelse med innfordringsoppgavene blir det gitt informasjon og veiledning i kontakt med skattyterne. Denne innsatsen antas å gi god uttelling i form av økt etterlevelse av regelverket. Innfordring mot upersonlige skattytere (selskap) Antall konkursvarsler og begjæringer ligger på samme nivå som foregående år. Konkurstallene for 2009 var de høyeste som noensinne var registrert på landsbasis. Konkurstallene sank betydelig i 2010 og 2011, men økte deretter i 2012. Tallene for årene 2013 2015 indikerer at 36
normaltallet for konkursbegjæringer fra Kontrollavdelingen befinner seg et sted mellom 110 og 130 per år. Antall varsler om tvangsdekning økte med 24 prosent fra 2015 til 2016. Seksjonen sendte derimot 23 prosent færre begjæringer om tvangsdekning i 2016 enn i 2015. Dette tyder på at skyldnerne i 2016 i større grad betalte kravene etter å ha mottatt varsel om tvangsdekning. Når det gjelder varsler om anmeldelse, er det også registrert en merkbar nedgang. Dette skyldes dels endret rapporteringsmåte og dels reell nedgang i sendte varsler. Bruk av arbeidsutleie medfører at seksjonen normalt mottar et stort antall søknader om fritak fra solidaransvaret for innberetnings- og betalingsforpliktelsene som gjelder i slike tilfeller. I 2016 mottok seksjonen 79 søknader. Til sammenligning innkom totalt 86 søknader i 2015. Kontrollavdelingen gjør gjeldende solidaransvar i tilfeller hvor mangler ved innberetning eller betaling avdekkes gjennom kontroll. Dette innebærer at krav kan fremmes og innfordres mot sekundæransvarlig. Tabell 9 - Oversikt over et utvalg av innfordringsaktiviteter mot AS 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Utleggsforretninger med pant 497 549 483 519 606 691 Utleggsforretning med intet til pant 416 412 415 410 427 447 Varsel om tvangsdekning m/u fullmakt 202 157 253 322 407 505 Begjæring om tvangsdekning 89 104 84 128 160 122 Konkursvarsel 217 245 238 222 212 214 Konkursbegjæringer 109 141 126 117 118 117 Varsel om politianmeldelse 38 54 79 99 73 30 Politianmeldelser 23 49 21 20 29 41 37
Figur 15 - Oversikt over et utvalg innfordringsaktiviteter 800 700 600 500 400 300 200 100 Utleggsforretninger med pant Utleggsforretning med intet til pant Varsel om tvangsdekning m/u fullmakt Begjæring om tvangsdekning Konkursvarsel Konkursbegjæringer Varsel om politianmeldelse Politianmeldelser 0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Innfordring mot enkeltpersonforetak med arbeidsgiveransvar (felleskunder) For felleskundenes del viser statistikken at seksjonen har opprettholdt fokus på tvangsdekning overfor skyldnerne antall varsler i 2016 var 110 mot 90 i 2015. Antall begjæringer om tvangsdekning økte på sin side fra 38 i 2015 til 70 i 2016. Ovenfor felleskundene var det således i 2016 oftere nødvendig å iverksette tvangsrealisasjon enn året før. Antall sendte konkursvarsler har økt fra 14 til 20, mens antall konkursbegjæringer ligger på samme nivå som i 2015. Tabell 10 - Oversikt over et utvalg av innfordringsaktiviteter mot enkeltpersonforetak m/ansatte 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Varsel om tvangsdekning m/u fullmakt * 98 104 100 90 110 Begjæring om tvangsdekning * 61 71 64 38 70 Konkursvarsel * 12 23 27 14 20 Konkursbegjæringer * 4 16 21 11 11 Varsel om politianmeldelse * 21 10 0 4 7 Politianmeldelser * 11 4 0 0 2 * Statistikk på enkeltpersonforetak m/ansatte er i tidligere årsrapporter ikke presentert i eget punkt. Statistikk vedrørende konkurs og anmeldelse inngikk tidligere i den generelle statistikken. 38
Innfordringsstatistikk Kontrollavdelingen har i 2016 oppnådd målkravet på samtlige områder i innfordringsarbeidet: Innkrevingsmålet for forskuddstrekket ble nådd med god margin, og resultatet ble 0,01 prosentpoeng bedre enn foregående år. Målkravet ble også nådd med tanke på innfordring av arbeidsgiveravgiften. Innfordringsresultatet gikk imidlertid ned 0,01 prosentpoeng sammenlignet med foregående år. For 2016 er målkravet for innbetalt forskuddsskatt for 2015 oppnådd med god margin 0,13 prosentpoeng mer enn målkravet. Dette er 0,04 prosentpoeng lavere enn foregående år. Målkravet for innfordring av restskatten for inntektsåret 2014 var 99,0 % av det totale kravet. Vi oppnådde oppgjør for 99,29 % av kravene, noe som er 0,31 prosentpoeng bedre enn året før. Tabell 11 Restansestatistikk per 31.12.2016 Skatteart Krav Aktiv restanse Målkrav - totalt innbetalt Forskuddstrekk 2015 21,35 mrd. 2,92 mill. 99,9 % - 99,94 % Arbeidsgiveravgift 2015 9,47 mrd. 1,43 mill. 99,8 % - 99,82 % Forskuddsskatt upersonlige 2015 3,65 mrd. 1,82 mill. 99,8 % - 99,93 % Restskatt upersonlige 2014 1,08 mrd. 2,37 mill. 99,0 % - 99,29 % Politianmeldelser Antall politianmeldelser i 2016 har økt i forhold til tidligere år. Vi har anmeldt 43 saker mot 29 i 2015. Skattedirektørens styringsbrev for 2016 ga Skatteetaten klare føringer om å styrke innsatsen mot arbeidslivskriminalitet spesielt innenfor bygg- og anleggsbransjen proffmarked. Skatteetaten skulle synliggjøre resultatene av sin samlede innsats på dette området. Antall anmeldelser på dette området utgjør 6 saker med beregnet unndragelse av forskuddstrekk på kr 2 720 619. Når saker skal vurderes for anmeldelse, tar kontoret hensyn til gjeldende beløpsgrenser for anmeldelsene, og hvilke erstatningskrav som skal prioriteres etter gitte føringer. Det er straffeprosessloven 3 som åpner for at sivile krav den skadelidte ved en lovovertredelse måtte ha mot lovovertrederen, kan fremmes og pådømmes i forbindelse med straffesaken. 39
Både i 2015 og 2016 har det samlede erstatningskrav, samt beløpene for brudd på skattebetalingslovens bestemmelser, vært høye i forhold til det totale antall anmeldte saker. Våre oversikter viser videre at det i 2016 er fremmet krav om erstatning mot styrets leder/daglig leder i 23 saker, på til sammen kr 7 121 972. Dette er en økning i antall krav om erstatning med en sak, mens summen er gått ned med i overkant av 3 000 000 kroner. Krav om erstatning samlet for disse årene utgjør da kr 17 507 860. Av 42 anmeldelser gjelder alle brudd på skattebetalingsloven 18-1 og/eller 18-2 med unntak av en sak. Denne omhandlet straffeprosessloven 192 ransaking av regnskapsmateriell. Gjennom overtredelsene utgjør skattetrekket til sammen kr 31 260 565. Ut av dette utgjør kr 15 176 284 brudd på oppbevaringsplikten på egen skattetrekkskonto i 5 saker. Det er også anmeldt 17 brudd på regnskapsloven 8-5 og bokføringsloven 15 for mangelfull regnskapsføring, og mangelfull oppgaveplikt etter folketrygdloven 24-4. Resultater fra dommer og forelegg fra påtalemyndigheten i løpet av 2016 viser at i 12 saker fikk vi pådømt erstatning med kr 3 067 992 og bøter i 14 saker med til sammen kr 272 000. Det ble også pådømt fengselsstraff i 6 saker. Erstatningskravene blir innkrevd av Avdeling for kommunale krav. Innbetalt beløp i 2016 utgjør totalt kr 2 002 446. I perioden 2007 til 2016 er kr 15 447 538 blitt betalt i erstatning. Dette utgjør 77 % av de pådømte erstatninger i samme periode. Kontormessig kontroll (oppgavekontroll) Seksjonen har hatt fem årsverk de siste 10 måneder av 2016. Seksjonens hovedoppgave har vært kontroll av lønnsinnberetning fra arbeidsgivere med hovedkontor i Bergen kommune. Innberettet forskuddstrekk og grunnlag for arbeidsgiveravgift på juridisk nivå er periodisk avstemt mot innberettet forskuddstrekk og grunnlag arbeidsgiveravgift totalt for alle ansatte. Ved kontroll av lønnsinformasjon fra arbeidsgivere sikres at arbeidstakerne godskrives korrekt forskuddstrekk slik at skatteavregningen blir riktig. A-meldinger blir hovedsakelig sendt elektronisk gjennom Altinn via bedriftens lønnssystem eller via Altinn-portalen. Kun et fåtall arbeidsgivere sender papiroppgaver. Bergen kommune har cirka 10 000 oppgavepliktige arbeidsgivere. 40
Kontormessig kontroll har også ansvar for å vurdere om daglig ledere/styreledere og styremedlemmer som har lønnsutbetalinger i firma, skal godskrives eget skattetrekk, når all innberettet forskuddstrekk fra selskapet ikke er innbetalt. I denne aktørgruppen ble trekket redusert for 78 personer med ca. kroner 1 913 800, på grunnlag av rapporter fra regnskapskontrollørene og restanselister fra saksbehandlingssystemet/skatteregnskapet SOFIE. Dette er en reduksjon på kroner 242 900 fra 2015. Saksbehandlerne har i stor utstrekning bistått arbeidsgiverne ved henvendelser per telefon, epost og direkte henvendelser i ekspedisjonen. Vi oppfordrer publikum til å ta direkte kontakt med oss ved å informere om direkte telefonnummer og epostadresser. Seksjonen har videre ansvar for utarbeidelse av utvidet skatteattest. Bergen kommune og kemneren i Bergen har inngått samarbeid der kommunen som en del av anbudsprosesser kan innhente opplysninger om leverandører som leverer tilbud til kommunen. Avtalen gjelder i første omgang bransjene bygg og anlegg, renhold, bemanningsbyråer og bilpleie. Samarbeidet startet våren 2016 og pr 31.12.2016 er det utarbeidet 23 slike attester. Arbeidsgiverkontroll stedlig Arbeidsgiverkontroll i Bergen kommune Kontrollgruppen har 22,6 årsverk, inkludert seksjonsleder. I tillegg bistår to stabsressurser ved avdelingen seksjonen i fagspørsmål og ved tyngre saksbehandling. Hovedoppgaven til arbeidsgiverkontroll er å avholde bokettersyn hos arbeidsgivere i Bergen kommune og veilede arbeidsgivere om regelverket på lønnsområdet. For å holde kontrollørene faglig oppdatert er det blant annet gjennomført fagsamlinger, samt interne og eksterne kurs. Arbeidsgiverkontrollen bistår også andre seksjoner internt med oppgavekontroll, informasjon og tipshåndtering. Gruppen har også i 2016 hatt fokus på tiltak som er egnet til å øke etterlevelsen på lønnsområdet. Forebyggende tiltak er et egnet virkemiddel, ved siden av tradisjonell kontrollvirksomhet. Blant mange forebyggende tiltak nevnes kurs- og andre informasjonsaktiviteter, samt god tilgjengelighet 41
for henvendelser fra arbeidsgivere. Ved siden av den ordinære stedlige kontrollvirksomheten, har det derfor vært avsatt ressurser til å holde kurs for arbeidsgivere og deres representanter. Medregnet ettersyn med oppstart i 2015, som er sluttført i 2016, er det foretatt 499 kontroller hos arbeidsgivere i Bergen kommune. Dette tilsvarer 5 prosent av arbeidsgivermassen og tilsvarer målkravet fra Skattedirektoratet. Vi er svært fornøyd med å ha nådd dette resultatet. Tabell 12 - Avdekkingsresultater 2013 2014 2015 2016 Grunnlag skattetrekkansvar 68 656 867 69 694 906 86 284 198 68 639 549 Beregnet skattetrekkansvar 24 664 109 23 100 228 25 938 492 20 433 047 Grunnlag arbeidsgiveravgift 65 755 701 69 293 566 76 243 174 59 003 042 De forskjellige resultatkravene er dels gitt i styringsparametere fastsatt av Skattedirektoratet, dels fastsatt i kontorets egen mål- og handlingsplan. Avdelingens mål for beregnet skattetrekkansvar var som for tidligere år 25 millioner kroner. Avdekket beløp på nærmere 20,5 millioner er noe lavere enn fjorårets tall. Dette skyldes at det har vært et sterkere fokus på antallskrav i år. Det samme gjelder for grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Her var målet 70 millioner, mens resultatet ble på ca 59 millioner. Arbeidsgiverkontrollen har et forpliktende samarbeid med Skatt vest, formalisert i en felles kontrollplan. Vi har prioritert de målområdene som var oppsatt i planen, i tillegg til provenybaserte utplukk etter dataanalyse, konkurssaker og innkomne tips fra publikum og fra våre samarbeidsetater. For og ytterligere styrke samarbeidet mellom skatteoppkreverne og Skatt vest har vi deltatt i en felles arbeidsgruppe hvor vi har sett på ulike tiltak. Forslagene fra gruppen har resultert i en pilot hvor ulike tiltak testes ut. Piloten startet i oktober 2016 og skal vare i et år. Informasjonstiltak Tradisjonen tro gjennomførte vi også i 2016 fire heldagssamlinger for arbeidsgivere og regnskapsførere/ revisorer, med informasjon om nyheter og erfaringer på lønnsområdet. Disse informasjonsdagene ble arrangert i desember, slik at deltagerne i størst mulig grad kunne tilegne seg også de endringer i regelverket som følger av nytt statsbudsjett, og som fastsettes sent på året. Tiltaket er svært 42
vellykket, og det er stadig gode tilbakemeldinger fra de 330 deltakerne. Totalt anslås deltagerne på informasjonsdagene å stå for a-meldinger knyttet til ca. 160 000 lønnstakere i Bergen kommune. Alle nyetablerte arbeidsgivere fikk i februar 2016 tilbud om gratis ettermiddags kurs hos oss, hvor vi gjennom et 3 timers foredrag informerte om arbeidsgivers plikter med hovedvekt på lønn. Ca. 40 deltok på kurset, som vi gjennomfører årlig. Vi har også sendt ut informasjonspakker til samtlige nyetablerte arbeidsgivere. Som forebyggende tiltak anses det viktig å gi tilstrekkelig informasjon og veiledning til nyetablerte arbeidsgivere. Særskilte fokusområder Regjeringen har definert arbeidslivskriminalitet som «handlinger som bryter med norske lover om lønns- og arbeidsforhold, trygder, skatter og avgifter, gjerne utført organisert, som utnytter arbeidstakere eller virker konkurransevridende og undergraver samfunnsstrukturen». I 2016 har vi i tråd med sentrale styringssignaler rettet større oppmerksomhet mot arbeidslivskriminalitet innen bygge-, restaurant- og transportbransjen. a) Konkurser - samarbeid med bostyrer Kontrollavdelingen har et løpende samarbeid med Bergen tingrett, bostyrere, politiet og statlige kontrollmyndigheter om kontroll og oppfølging av straffbare forhold i konkurs- og tvangsavviklingsbo. Formålet med ordningen er å få en riktig prioritering av saker som trenger en grundigere gjennomgang og kontroll, og å få en rask avslutning av såkalte tomme bo. Samarbeidet fungerer fortsatt godt og vil bli videreført i 2017. I 2016 opprettet vi en egen konkursgruppe som har fått spisset kompetanse på dette området. Erfaringsmessig er det en viktig oppgave å kontrollere konkursbo, særlig med tanke på å være i forkant med registrering av opplysninger om lønn/skattetrekk/arbeidsgiveravgiftsgrunnlag. Disse prosessene sparer avdelingen for mye arbeid i etterkant, og vi får færre henvendelser fra ansatte som har arbeidet i de konkursrammede virksomhetene. I tillegg blir det avdekket store beløpsuttak som er skattepliktige, og som er unndratt fra innberetning. Kontrollgruppens prioritering er å sikre grunnlagsdata for registrering av lønns- og trekkoppgaver i konkursåret, samt å medvirke til riktig anmeldelse av skatte- og avgiftskrav i konkursbo. Det er videre et mål å avdekke eventuelle skattepliktige transaksjoner som ikke er blitt innberettet. b) Samarbeid med andre kontrolletater Kontoret har også i 2016 deltatt i tverretatlig samarbeid for bekjempelse av arbeidslivkriminalitet. Dette begynte som et pilotprosjekt som hadde oppstart i januar 2014 og er fra 2016 blitt et fast etablert samarbeid. Etatene som inngår i dette samarbeidet består av deltakere fra Kemneren i Bergen, Arbeidstilsynet, Skatt vest, Vest politidistrikt og NAV kontroll. Det er også tett dialog 43