LØRENSKOG KOMMUNE Anskaffelse 10/2591 Innbydelse til Konkurranse med forhandling Om kjøp av: Heldøgns bo- og omsorgstjeneste Postadresse: Postboks 304 1471 Lørenskog Besøksadresse: Hasselveien 6 1470 Lørenskog Bankgiro: Internett: E-post: 1628 05 91045 www.lorenskog.kommune.no postmottak@lorenskog.kommune.no Telefon: Telefaks: Org.nr: 67 93 40 00 67 98 98 03 842 566 142
Innholdsfortegnelse 1 ANSKAFFELSEN...3 1.1 ANSKAFFELSENS VARIGHET/FRIST FOR GJENNOMFØRING...3 1.2 GENERELLE ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER OG VILKÅR...3 1.3 SPRÅK...3 1.4 TILBUDSKONFERANSE...3 1.5 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILLEGGSOPPLYSNINGER...3 1.6 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET...3 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN...4 2.1 OFFENTLIGHET...4 2.2 TAUSHETSPLIKT...4 2.3 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN...4 3 KRAV TIL TILBYDEREN...4 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV...4 3.2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV...4 3.2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...5 3.2.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet...5 3.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner:...5 4 KRAV TIL TILBUDET...6 4.1 TILBUDETS UTFORMING...6 4.2 TILBUDSDISPOSISJON...6 4.3 INNLEVERING AV TILBUDET...7 4.4 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST...7 4.5 FORBEHOLD...7 4.6 ALTERNATIVE TILBUD...7 4.7 TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN...7 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE...8 5.1 GENERELT...8 5.2 FORHANDLINGER...8 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE...8 6.1 AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE...8 6.2 TILDELINGSKRITERIER...8 7 VEDLEGG...8 Side 2 av 8
1 Anskaffelsen Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av heldøgns bo- og omsorgstjeneste for funksjonshemmet bruker. Leveransen skal fungere som en helhet ut fra de behov og krav som er beskrevet. Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Dersom tilbyder oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonen, er det tilbyders ansvar å påpeke dette i tilbudet. 1.1 Anskaffelsens varighet/frist for gjennomføring Avtalen vil ha en varighet på 2 år, med opsjon på 1 års forlengelse inntil 3 ganger. Dette innebærer at avtalen kan vare i maksimalt 5 år. 1.2 Generelle administrative opplysninger og vilkår Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Dersom dokumentene blir endret, ekstra informasjon blir gitt og/eller spørsmål blir besvart vil dette bli lagt ut der. DOFFIN sørger da for utsendelse til alle som har hentet ned dokumentene. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt tilbyder. 1.3 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 1.4 Tilbudskonferanse Tilbydermøte/konferanse vil kun bli avholdt dersom noen tilbydere legger frem ønske om dette. Spørsmål skal være Oppdragsgiver i hende i hende senest 48 timer før tilbudskonferansen. Spørsmål skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde slike møter med én og én. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: Lørenskog kommune Enhet: Bo- og omsorgstjenesten Kontaktperson: Idar H. Simonsen E-post: isi@lorenskog.kommune.no Telefon nr.: 67 93 46 25 / 911 75 544 Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 10/2591. Tilbydere som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli diskvalifisert. 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest åtte døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. Side 3 av 8
2 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. Denne anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling. 2.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 gitt i medhold av offenleglova og forvaltningsloven. Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23 3. ledd. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. jf. forvaltningslovens 13 1. ledd nr. 2. 2.3 Forbud mot at Oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke delta i denne konkurranse eller inngå avtale med en leverandør der han selv tjenestegjør. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av Oppdragsgivers ansatte. En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke opptre som konsulent eller som representant for tilbyder ved denne anskaffelsen. 3 Krav til tilbyderen 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav for alle typer avtaler er fremleggelse av skatte og momsattest samt HMS egenerklæring. Leverandører som unnlater å innlevere disse, kan avvises. Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder til leverandørenes organisatoriske og juridiske stilling samt finansielle, økonomiske og tekniske kapasitet. Vurdering av leverandørenes tekniske kapasitet skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Krav 2; Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF- 1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 5 om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Side 4 av 8
3.2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 3; Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Krav 4; Det kreves at alle ansatte kan fremvise politiattest Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert Det må bekreftes at politiattest skal kunne fremvises for alle ansatte ved forespørsel 3.2.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 5; Det kreves god soliditet Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap for de siste to årene med revisorberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Erklæring om foretaket omsetning de siste to årene med relevans til denne avtalen Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 6; Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Krav 7; Det kreves god gjennomføringsevne Krav 8; Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsikringssystem (ISO 9000 eller tilsvarende) Krav 9; Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker Beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr med relevans for utførelsen av denne avtalen Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsikringssystem/- styringssystem Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endringer i tjenesten Side 5 av 8
4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel 4.2 Tilbudsdisposisjon. Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisskjema gitt i vedlegg 2. NB! Alle priser skal oppgis kun i prisskjemaet. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser. 4.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Skjema for kontaktdata Tilbudsbrev Prisskjema Tilbudsbeskrivelse/Svar på kravspesifikasjon med vedlegg Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner a. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret b. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret c. HMS egenerklæring, d. Firmaattest e. Fremleggelse av foretakets årsregnskap for de siste 2 år med revisorberetning f. Erklæring om foretaket omsetning de siste årene med relevans til denne avtalen g. Oversikt over foretakets totale bemanning h. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget i. Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker j. Beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr med relevans for utførelsen av denne avtalen k. Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy l. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsikringssystem/- styringssystem m. Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endringer i tjenesten Side 6 av 8
4.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post men kan ikke leveres pr. e-post. Tilbudet skal leveres i en (1) original og ett (1) kopiervennlig eksemplar. I tillegg skal det leveres komplett elektronisk versjon av tilbudet. Den elektroniske versjonen skal leveres på CD i MS Word og/eller MS Excel. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse 10-2591 v/ Jan Harald Olsen" Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Enhet: Pleie- og omsorgstjenesten Adresse: Løkenåsveien 45 Poststed: 1473 Lørenskog 4.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er fredag den 2. juli 2010 kl. 12.00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 4.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er Oppdragsgiver i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til 1.januar 2011. 4.5 Forbehold Tilbyders eventuelle merknader/forbehold til avtalen og/eller konkurransegrunnlaget skal vedlegges tilbudet i form av endringskataloger. Tilbyder skal redegjøre for eventuelle prismessige konsekvenser for punktene i endringskatalogene. Dersom endringskataloger ikke vedlegges, anses avtalens og konkurransegrunnlagets betingelser som akseptert. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 4.6 Alternative tilbud Oppdragsgiver ønsker ved denne anskaffelsen primært tilbud basert på nåværende bostedsadresse i Lørenskog. Som alternativ kan det inngis tilbud basert på annen bostedsadresse i Norge men et slikt tilbud vil KUN bli evaluert dersom det ikke foreligger noen tilbud som tilfredsstiller kravene med basis i nåværende bostedsadresse. 4.7 Tilbud på deler av anskaffelsen Oppdragsgiver ønsker ved denne anskaffelsen å inngå en avtale med en hovedleverandør. Tilbydere ved denne anskaffelsen må derfor gi tilbud på, og påta seg å være leverandør for, hele anskaffelsen. Dette innebærer at leverandøren har det samlede ansvaret for anskaffelsen, herunder all oppfølging av aktuelle underleverandører. Leverandøren plikter å inngå et samarbeid med Oppdragsgiver for forvaltning av anskaffelsen slik den blir beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Dette krever at de avtaler som leverandøren inngår med 3. parts leverandører, må videreføres i tid i henhold til den avtale som inngås mellom Oppdragsgiver og leverandøren. Side 7 av 8
5 Oppdragsgiverens behandling av tilbudene 5.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Oppdragsgiver, tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Tilbyder vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5.2 Forhandlinger Oppdragsgiver vil ved denne anskaffelsen kunne gå i forhandlinger med tilbydere om alle elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Oppdragsgiver vil forhandle i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre den første reduksjonen i forkant av forhandlingene. 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 6.2 Tildelingskriterier Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger i prioritert rekkefølge: Kvalitet på behandlingsopplegget Teller 40 % Pris per døgn Teller 30 % Kompetanse Teller 20 % Gjennomførings- og samarbeidsevne Teller 10 % Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. Ved evaluering og valg av tilbud vil Oppdragsgiver legge til grunn prinsippet om "Det økonomisk mest fordelaktige kjøp". 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Kravspesifikasjon Vedlegg 2. Prisskjema Vedlegg 3. Avtale Vedlegg 4. Skjema for kontaktdata Vedlegg 5. HMS-erklæring Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 8 av 8