Sak 8: Ny Altinn styringsstruktur - Orientering Dato: 26.05.2017 Saksbehandler: Sekretariatet Altinn styringsstruktur Arkiv: Behandling Ledermøte DIG Saksnr: Dato: 22.05.2017 Samarbeidsgruppemøte Saksnr: Dato: 11.05.2017 Styringsråd Saksnr: Dato: 01.06.2017 Sak 8 Ny Altinn styringsstruktur - Orientering Altinn styringsråd vedtok i møte den 2. mars 2017: Styringsrådet tilslutter seg implementering av revidert styringsstruktur med godkjenning og umiddelbar ikrafttredelse fra og med Altinn styringsråds årsmøte 1. juni 2017. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe for å konkretisere hvordan implementeringen gjøres i praksis. Denne orienteringssaken beskriver hvordan ny styringsstruktur vil bli implementert i praksis, basert på de drøftinger og avklaringer som er gjort i arbeidsgruppen for implementering av ny styringsstruktur. Arbeidsgruppen har hatt 3 møter, og deltakerne i gruppen har vært: Brønnøysundregistrene: Rolf Jacobsen, Hilde Majala og Frank Åseli (BR, leder) Skattedirektoratet: Fritjof M Indseth Politidirektoratet: Lejla Giske NAV: Gry Hilde Nilsen Statens vegvesen: Espen Vaager Statistisk sentralbyrå: Anne Sundvoll Statens pensjonskasse: Jon Arve Risan Dette saksframlegget er utarbeidet av det nyetablerte sekretariatet for Altinns styringsstruktur v/ Viktor Olsen. Saksframlegget omtaler Bakgrunn og formål Styringsstrukturen om de enkelte organer og grupper Årshjul Sekretariatet Kommunikasjon og arbeidsverktøy Møteplan høst 2018 vår 2019 Oppfølging fra virksomhetene Bakgrunn og formål Hensikten med å etablere ny styringsstruktur er å bedre styringsrådets evne og mulighet til å utøve strategisk styring. Dette ved å ta fram og behandle flere saker på strategisk nivå og bedret kvalitet på saksunderlagene. Virksomhetene i Altinn-samarbeidet vil med dette bli mer delaktig i både strategisk og taktisk styring og videreutvikling av Altinn-løsningene og plattformen, så vel som Altinn-samarbeidet. Dette innebærer økt deltagelse og involvering fra virksomhetene i saksforberedelsene; både av underlag og forslag til beslutninger. Dette vil kreve noe mer innsats fra Altinn-samarbeidets medlemmer, men vil samtidig gi mer verdi tilbake, både til fellesskapet og til den enkelte deltakers eget arbeid og oppgaveløsning. 1
Side 2 Denne involveringen er også hjemlet i samarbeidsavtalene med tjenesteeierne som har et eget kapittel «Samarbeidsplikt», som sier Altinn skal søke aktivt samarbeid med tjenesteeierne. For å sikre gjenbruksverdi skal man i fellesskap legge forholdene til rette for utvikling av felleskomponenter og fellestjenester. Partene skal søke forenkling av forvaltningen og samhandling med andre tjenesteeiere, og muliggjøre realisering av gevinster. Det kan medføre at man også må kunne inngå kompromisser hva gjelder spesielle krav til Altinn-løsningen der dette tjener fellesskapsinteressene. Delmål Sikre god operasjonalisering og implementering av gjeldende strategier Strategiske målbilder og arkitekturmålbilder utarbeides ved god involvering av Altinnsamarbeidet, og besluttes i styringsrådet Den totale porteføljen av utviklingstiltak kvalitetssikres og prioriteres av styringsrådet, ut fra samfunnsøkonomisk nytte og andre kriterier Arkitektoniske valg og videreutvikling gjøres i samråd med Altinn-samarbeidet Sikre godt samspill med andre nasjonale styrings- og samarbeidsstrukturer som Skate, offentlig-private samarbeid mv, og Difis arbeid med en omforent nasjonal IT-arkitektur Omforente strategier og målbilder skal bidra også til finansiering av videreutviklingen av Altinn som nasjonal felleskomponent. Den enkelte virksomhet vil fremme egne prosjekter mot eget departement, samordnet med Altinns satsningsforlag og budsjettinnspill, for å få finansiert de tiltakene man selv har utarbeidet planer for og prioritert i Altinns portefølje. Styringsstrukturen Ny styringsstruktur i Altinn bygges opp etter samme modell som for Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning). Hovedendringene fra dagens struktur går på økt grad av medvirkning og bedre kvalitet på den forberedende saksbehandlingen før vedtak. Håndteringen av saker avhenger av om saken omhandler tema på strategisk, taktisk eller operativt nivå. Ved oppstart vil det bli etablert tre permanente arbeidsgrupper: Arbeidsgruppe Strategi og portefølje Arbeidsgruppe Arkitektur og videreutvikling Arbeidsgruppe Tjenesteoppfølging
Side 3 Mandater og deltakelse i hvert av organene i strukturen Det vil bli lagt opp til at hvert organ i den nye strukturen selv konkretiserer eget mandat i et første konstituerende møte over sommeren, og så fremmes samlet som beslutningssak for styringsrådet. Ansvarsområde og oppgaver i mandatet baseres på de rammer og føringer som er angitt under. Det forventes at alle virksomhetene i styringsrådet stiller med én representant i hver av de faste arbeidsgruppene, og også deltar i de prosjektgruppene som nedsettes når det er naturlig. Øvrige virksomheter som deltar i Altinn-samarbeidet, gjennom å være tjenesteeier eller ved å planlegge å bli det eller bruke funksjonalitet i Altinn-plattformen, vil bli invitert til å delta i faste arbeidsgrupper og prosjektgrupper som de ønsker å bidra inn i, under forutsetning av aktiv deltakelse i arbeidet. BR/Altinn-organisasjonen deltar i alle organene på den måte som er mest hensiktsmessig. Styringsrådet (Rådet) Altinn styringsråd holdes uendret som øverste organ, representert med direktører eller den de utpeker fra de største tjenesteeierne og utvalgte representanter for de mindre i Altinn-samarbeidet. Her behandles overordnete planer og prioriteringer, andre strategisk viktige saker, og alle saker som forplikter deltakerne i Altinn-samarbeidet. Resultatet av behandlingen er beslutning om råd som gis til Brønnøysundregistrenes direktør. Det gjøres ingen endringer i dagens mandat. Arbeidsutvalget (AU) Arbeidsutvalget etableres som et saksforberedende organ for styringsrådet, med særskilt ansvar for å kvalitetssikre alle saksfremlegg og innstille på beslutning på alle saker til Styringsrådet. Arbeidsutvalget har også ansvar for å bidra i koordinering av alle saker som jobbes fram gjennom de faste arbeidsgruppene i styringsstrukturen, og den enkelte deltaker har et særskilt ansvar for å sikre at alle saker som er i prosess, også i de faste arbeidsgruppene, får nødvendig behandling og forankring internt i egen organisasjon uten å forsinke de tidsløp som er lagt opp for hver sak. AU står fritt til å ta egne initiativ og selv arrangere faglige møter, temamøter e l. AU avholder et saksforberedende møte tre uker før hvert møte i styringsrådet, og organiserer selv faglige eller andre møter etter eget ønske og behov. Virksomhetens representant i arbeidsutvalget kan være stedfortreder i styringsrådet. AU ledes av ledelsen av Altinn-sekretariatet. Saker til styringsrådet kan fremmes fra AU de tre faste arbeidsgrupper. Forenklet sagt jobber og foreslår arbeidsgruppe Strategi og portefølje hva som skal gjøres, arbeidsgruppe Arkitektur og videreutvikling hvordan det skal gjøres, og arbeidsgruppe Tjenesteoppfølging følger opp og sikrer at alt virker og foregår slik det skal gjøre. Det må også understrekes at det alt vesentligste av arbeidet med utvikling av planer mv gjøres i forkant, før sakene bringes inn i styringsstrukturen. Organene her vurderer og forbedrer ferdige utkast fra linjen og prosjektgrupper etc, eventuelt returnerer dem for ferdigstilling dersom forslag og saksunderlag er for uferdige til behandling. Arbeidsgruppe Strategi og portefølje (AG SP) Gruppen utarbeider forslag til AU på alle saker relatert til styringsrådets porteføljestyring av tiltak og prosjekter, herunder forslag til samlet portefølje kommende år og gjeldende strategiperiode (4 kvartal, med enkel revisjon 2 kvartal), og en sammenstilling av overordnet planverk for de viktigste tiltakene som skal iverksettes kommende halvår basert på de planer som er utarbeidet av tiltakseier/ansvarlig (1 og 3 kvartal). Gruppen skal også involveres i og/eller på eget initiativ jobbe fram andre overordnete og strategisk viktige saker. Eksempler kan være nye eller revisjon av strategier og målbilder, forslag til innovasjons- eller utviklingssamarbeid, arbeid med finansierings- og betalingsmodeller, mv. Gruppen kan også gi innspill og kvalitetssikre strategier og andre styringsdokumenter, produsere utredninger, mv.
Side 4 Gruppen må legge opp en fast møteplan hvert kvartal i forkant av AU-møtene, tilpasset gruppas behov for å utarbeide forslag til alle saker relatert til porteføljestyringen og sammenstilling av overordnet planverk. Gruppa kan i tillegg legge opp møter ut fra behov, relatert til aktuelle saker. Gruppen ledes av seksjon Forretningsutvikling (FU) i avdeling DIG. Arbeidsgruppe Arkitektur og videreutvikling (AG AV) Gruppen står helt sentralt i Altinn-samarbeidets konsept- og veivalg i videreutviklingen av Altinnplattformen og løsningene, og er (fortsatt) forumet for vurdering og behandling av større endringsønsker og planer for nye versjoner av Altinn-løsningen. Gruppen skal kvalitetssikre og følge opp konkrete utviklingstiltak, og bidra til å finne beste måte å iverksette de planer som er vedtatt. Gruppen skal involveres i strategiarbeid mv når og på den måte det er mest hensiktsmessig. Den utarbeider forslag til arkitekturmålbilder til AU, og forslag til konseptvalg o l i større prosjekter og tiltak som er i konseptfasen. Den skal også gi vurderinger til AU og/eller AG SP av alle større videreutviklingsplaner og endringer opp mot gjeldende strategier og andre føringer. Gruppen kan også gi råd vedrørende innovasjonstiltak eller andre initiativ i idéfasen. Gruppen bør legge opp et fast møte hvert kvartal i forkant av AU-møtene, for å avklare forslag til arkitekturmålbilder og konseptvalg i større tiltak/prosjekter. Øvrige møter bør legges opp ut fra behov, relatert til hvilke aktuelle saker som er underveis. Gruppen ledes av seksjon Forretningsutvikling (FU) og seksjon Plattformutvikling (PLUT) i avd DIG. Arbeidsgruppe Tjenesteoppfølging (AG TO) Denne arbeidsgruppen skal sikre en god dialog og helhetlig forvaltning på det operative, og kan oppfattes som en utvidelse av det årlige servicelederseminaret. I tillegg til det årlige seminaret vil deltakerne i arbeidsgruppen holde ett møte per kvartal, for å oppsummere status siste periode og drøfte eventuelle saker til arbeidsutvalget og styringsrådet. Gruppen håndterer all løpende drift med feilrettinger, mindre ordinære endringer og testing - samtidig som man skal sikre at sluttbrukerne og ansatte i Altinn blir hørt. Her skal man forholde seg til årets budsjetter og planlagte aktiviteter.bemanning her vil være serviceledere og representanter fra Altinn lokalforvaltning hos tjenesteeierne. Gruppen ledes av seksjon Forvaltning og tjenesterealisering (FT) i avdeling DIG. Prosjektgrupper Arbeidsutvalget og hver av de faste arbeidsgruppene kan alle etablere midlertidige prosjektgrupper for å understøtte eget arbeid, typisk for å jobbe fram konkrete leveranser. Eksempler på slike prosjektgrupper er "ny finanserings- og betalingsmodell" (Strategi og styring), "Arkitekturmålbilder 2020 og 2025" (Arkitektur og videreutvikling), og eventuelle prosjekter for implementering av nye tjenester eller løsninger for en eller flere virksomheter (Tjenesteoppfølging). Det er ytret et ønske fra mindre tjenesteeiere i Altinnsamarbeidet om en felles gruppe for å ivareta deres interesser i styringsstrukturen. Det vil ved oppstart bli invitert til å melde sin interesse for en prosjektgruppe under ledelse av én liten tjenesteeier, for å utarbeide et forslag til hvordan interessene til de av tjenesteeiere og andre deltakere i Altinn-samarbeidet som ikke er representert i rådet og underliggende organer best kan ivaretas, både mht. arbeidsform og representasjon. Sekretariatet for Altinn-samarbeidet BR/avdeling DIG etablerer ved oppstart et sekretariat bemannet med fem personer på deltid. Sekretariatet skal understøtte arbeidet i rådet og AU, og så langt som de har kapasitet også arbeidet i de faste arbeidsgruppene. Primæroppgave er å kvalitetssikre saksfremlegg og underlag,
Side 5 og fasilitere møteplanlegging og gjennomføring, samt informasjonsdeling. Der det er hensiktsmessig vil sekretariatet forsøke å bidra også i koordinering og produksjon av saksunderlag, samtidig som ambisjonsnivået må tilpasses tilgjengelige ressurser. Årshjul Møtetidspunkter og saksinnhold i styringsstrukturen skal legges opp iht. de behov som deltakerne i Altinn-samarbeidet har, i forhold til planprosesser og budsjettarbeid. Et mål er at virksomhetsplanog langtidsplanarbeid i Altinn skal foregå tidsnok og beslutninger sammenfalle i tid med tilsvarende beslutninger hos den enkelte virksomhet, relatert til den årlige budsjettprosessen og prosessen for satsingsforlag i staten. Dette innebærer bl.a. at porteføljen for kommende to år besluttes i fjerde kvartal, og planverk for sentrale utviklingstiltak så vel som budsjettprosessen i Altinn må være avsluttet og klar for behandling i Altinn styringsråd i første kvartal. Dvs. tidsnok til at den enkelte virksomhet kan melde inn sine behov i egne budsjettprosesser i egne styringslinjer. Dette innebærer også at kostnadsprognoser for 2018 presenteres og behandles i første kvartal 2017. Kommunikasjon og arbeidsverktøy For kommunikasjon og informasjon fra arbeidet i det nye styringsregimet vil vi benytte samme kanaler som i dag. Alt av sakspapirer og referater vil publiseres på SharePoint i Altinn dokumentsenter. Alle faste arbeidsgrupper og ad hoc prosjektgrupper vil få egne tilgangsstyrte samarbeidsområder der alt av dokumentasjon kan deles. Det blir også opprettet et eget samarbeidsområde for sekretariatet. Ved behov for å publisere åpent for alle, også utenfor samarbeidet, vil vi kunne benytte altinnett.brreg.no og/eller andre relevante kanaler til dette. Møteplan høst 2018 vår 2019 Styringsrådet har vedtatt datoer frem til årsmøtet 2018. På bakgrunn av dette er det fastsatt møtedatoer også i AU, som gir følgende møteplan framover: Arbeidsgruppemøter to - tre uker før AU Arbeidsutvalget (AU) tre uker før rådet Styringsrådet Ikke fastsatt 14 september 5 oktober "" 23 november 13 desember "" 8 februar 1 mars (Årsmøte) "" 15 mai 6 juni Det vil i invitasjonen til virksomhetene bli fastsatt dato også for det konstituerende møtet i arbeidsgruppe Strategi og portefølje og arbeidsgruppe Arkitektur og videreutvikling. Første møte i arbeidsgruppe Tjenesteoppfølging vil inngå Servicelederseminaret, som i år foregår 20 21 september. Oppfølging fra virksomhetene For å lykkes med implementeringen av ny styringsstruktur er det avgjørende at virksomhetene stiller og setter på riktige ressurser fra egen virksomhet til enkelte fora og i arbeidsgruppene. Etter årsmøtet vil det bli sendt ut en invitasjon til Altinn-samarbeidet om deltakelse i arbeidsgruppene, med ønske om å få meldt tilbake navngitte ressurser og en tilbakemelding på interesse for å delta i ulike typer prosjektgrupper når dette blir aktuelt. Det vil også bli spurt om kontaktpersoner i virksomheten for ulike typer henvendelser. Dette saksframlegget vil bli vedlagt invitasjonen. --- Saksframlegget er utarbeidet av sekretariatet v/ Viktor Olsen Saken fremlegges av Vidar Holmane Brønnøysund, 24.05.2017