Kontrollutvalget i Bardu kommune

Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 16. oktober 2017, kl. 10.00, Kommunehuset Setermoen, møterom 1. Sakskart Sak 24/17 Protokoll fra møte den 11. september 2017 Sak 25/17 Sak 26/17 Sak 27/17 Budsjett Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune Selskapskontroll Barduprodukter AS Sak 28/17 Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Sak 29/17 Sak 30/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 6. oktober 2017 Narvik, 6. oktober 2017 Hålogaland Revisjon AS Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/17 Sakstittel: Protokoll fra møte den 11. september 2017 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 11. september 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 11. september 2017

KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset Setermoen, formannskapssalen 11.9.2017 Fra sak: Til sak: 17/17 23/17 Frakl.: Til kl.: 10:00 11:25 Følgende medlemmer møtte: Torill A. Johansen Vilhelm Kjelsvik Leiv Bjørn Walle (vara for Ragnhild Movinkel) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: Ragnhild Movinkel FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Rådmann Håvard Gangsås FRASEKRETARIATET MØTTE: ThomasJensen ANDRE: Ordfører Toralf Heimdal 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Sak 17/17 Protokoll fra møteden 27. april 2017 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøtei Bardu kontrollutvalg den 16. mai 2017 tastil orientering. Protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang,ogsekretariatet mottok tilbakemeldingfra 2 møtedeltakerepåat protokollen var godkjent. Én avmøtedeltakernehaddeikke kommet medtilbakemelding. Protokollen bleansett som godkjent,og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll framøteibardu kontrollutvalg den 16. mai 2017 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 18/17 Rådmannen orienterer ombudsjettprosessen Innstilling til vedtak: Orienteringen fra rådmannentastil etterretning. Rådmann Håvard Gangsås var invitert tilmøtet for å orienterelitt om budsjettprosessen. Med utgangspunkt igrunnlagsdokumentet til Handlings-og økonomiplan 2018 2021, som skal behandlesi kommunestyremøte 13. september, orienterte rådmannenlitt om milepæler ihandlingog økonomiplanprosessen 2018 2021.Rådmannenfortaltelitt om økonomiske og demografiske rammebetingelser for Bardu kommune.han svarte videretilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Orienteringen fra rådmannen tastiletterretning. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune11. september 2017 sak17/17 23/17 Side2av4

KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Sak 19/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelseribardu kommune Innstillingtil vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjektoffentliganskaffelseri Bardu kommune tastil orientering. Våren 2017 bleforvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelseri Bardu kommune satt i bestilling. Etter ønskefra kontrollutvalget, hadde sekretariatetinnhentet statusfra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatetredegjordefor status imøtet, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelseri Bardu kommune tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 20/17 Selskapskontroll Barduprodukter AS Innstillingtil vedtak: Status på selskapskontrollen på BarduprodukterAS tastil orientering. Våren 2017 ble det vedtatt at HålogalandRevisjonAS skullegåigangmed en selskapskontroll på Barduprodukter AS høsten 2017. Etter ønskefra kontrollutvalget redegjorde ThomasJensenfraHålogaland RevisjonAS for status på selskapskontrollen imøtet. ThomasJensen fortalte også litt om det videre arbeidet fremover, samt litt om hvordan kontrollutvalget ville bli holdt oppdatert om status på møtenefremover. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollen på Barduprodukter AS tastil orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune11. september 2017 sak17/17 23/17 Side3av4

KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Sak 21/17 Melding om vedtaki Bardu kommunestyre - orienteringssak Innstillingtil vedtak: Melding omvedtaki Bardukommunestyretas til orientering. Kommunestyret behandlet Kontrollutvalgets årsmelding 2016 som sak 23/17i kommunestyremøte 28. juni 2017, og kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt melding om vedtak fra kommunen. Kontrollutvalgetsleder orienterteimøtet om vedtaket som blefattet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Melding om vedtak ibardu kommunestyretastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 22/17 Møteplanhøsten 2017 Innstillingtil vedtak: Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilkemøtedatoer som vil væremest hensiktsmessige, med sikte pååfåfastsatt enmøteplanfor høsten 2017, og bleenige om følgende datoer: Mandag 16. oktober Mandag 20. november Beggedatoer medmøtestart kl. 10:00. VEDTAK: Møteplanenfor høsten2017 blegodkjent,ognestemøte berammestil 16. oktober 2017 kl. 10:00. Enstemmig vedtak Sak 23/17 Eventuelt Ingen saker til behandling under Eventuelt. Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:25. Bardu, 11. september2017 Torill A.Johansen Leder kontrollutvalget ibardu ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune11. september 2017 sak17/17 23/17 Side4av4

Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/17 Sakstittel: Budsjett Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bardu kommune med en ramme på kr 1 053 700,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bardu kommune for 2018. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.

2. Kjøp av tjenester Bardu kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2018 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,3%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Bardu kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 6 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn kr 500,- i godtgjørelse til hvert av medlemmene pr. møte, mens tapt arbeidsfortjeneste er utelatt i budsjettet da det ikke forventes at medlemmene fremmer slikt krav om dekning. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018

Vedlegg 1. Bardu kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2018 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS 853 000 853 000 Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte 9 000 Tapt arbeidsfortjeneste 27 000 Bevertning 500 Opplæring, kurs 20 000 Skyss- og kostgodtgjørelse 3 000 Selskapskontroll 0 59 500 Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS 121 200 Tilleggstjeneste sekretariat 20 000 141 200 Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen 1 053 700

Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune satt i bestilling. Etter ønske fra kontrollutvalget, har sekretariatet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor

Thomas Jensen Fra: Carina Fyhn Hansen <carina.fyhn.hansen@komrevnord.no> Sendt: 3. oktober 2017 10:07 Til: Thomas Jensen Emne: SV: Status forvaltningsrevisjonsprosjekt Bardu kommune Hei! Her er status påden pågående forvaltningsrevisjonen: Dethar tattlang tid åfå dokumentasjonforanskaffelsene vihar valgt ut påhelseområdet(kjøpav helse-og omsorgstjenestersamtmedisinsk forbruksmateriell),all dokumentasjoner ennå ikkeoversendt til revisor. For øvrig går prosjektet etterplanen, og gitt atvi fården siste dokumentasjonen fra kommunen ila kort tidvilet verifiseringsutkastsannsynligvisoversendestil kommunen forgjennomgang iuke 42.Rapportenvilferdigstilles i tråd med prosjektskissen (innen utgangen av 2017).Vihåper at den skal væreklar slik atden kan behandlesikumøte27.november, men tør ikke love det.jeg kanevt. gi deg enny statusoppdatering når rapporten sendes på høring hvis du ønsker? Vennlig hilsen Carina FyhnHansen Forvaltningsrevisor KomRev NORDIKS E-post: cfh@komrevnord.no Tlf: 776005 10 Mobil:95101158 Besøksadresse:Vestregt. 33 9008TROMSØ www.komrevnord.no Fra: Thomas Jensen [mailto:tje@halogalandrevisjon.no] Sendt: 2.oktober 2017 09:14 Til: Carina Fyhn Hansen<carina.fyhn.hansen@komrevnord.no> Emne: Status forvaltningsrevisjonsprosjekt Bardu kommune Hei Carina! Kan du sendemeg noen linjer førhelga omstatuspådenne? Medvennlighilsen Hålogaland Revisjon AS ThomasJensen revisor 1

Telefon: 769655 61 Mobil: 90790677 Fax: 76965556 Epost: tje@halogalandrevisjon.no 2

Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/17 Sakstittel: Selskapskontroll Barduprodukter AS Innstilling til vedtak: Status på selskapskontrollen på Barduprodukter AS tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Barduprodukter AS høsten 2017. Etter ønske fra kontrollutvalget vil Hålogaland Revisjon AS redegjøre for status på selskapskontrollen i møtet.

Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 28/17 Sakstittel: Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Innstilling til vedtak: Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 24. april 2017. Vedlegg: Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017

Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 29/17 Sakstittel: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienteringssak Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Sekretariatet redegjør for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor

Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 30/17 Sakstittel: Eventuelt