Møtebok for Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: 08.09.2016 Møtested: Unkervatn Møtetid: Kl. 09:00 10.30 Følgende medlem møtte Helene K. Slettbakk Kjell Vidar Norheim Stian Skjærvik Trine Bolstad Parti ADM HBL Forfall meldt fra følgende medl. Parti Følgende varamedlem Parti møtte Håvard Nygård Eivind Hovden Augustsen AP Rigmor Sørdal AP Andre som møtte: Anne Haugberg Møtenotater: Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 009/16 Samlesak for referatsaker 010/16 Samlesak for delegerte saker 011/16 Sykefraværsstatistikk 2. kvartal 2016 012/16 Omstillingsplan etter nedlegging av Hattfjelldal statlige mottak Underskrifter:
ArkivKode: FE - 033 Arkivsak: JournalpostID: 16/6957 Saksbehandler: Ann-Kristin N. Rustad Dato: 09.09.2016 Samlesak for referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016 009/16 Referater/meldinger tas til orientering. Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016: Møtebehandling: AMU- 009/16 Vedtak: Feiloppmeldt sak Side 2
ArkivKode: FE - 033 Arkivsak: JournalpostID: 16/6958 Saksbehandler: Ann-Kristin N. Rustad Dato: 09.09.2016 Samlesak for delegerte saker Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016 010/16 Delegerte saker tas til orientering. Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016: Møtebehandling: AMU- 010/16 Vedtak: Feiloppmeldt sak Side 3
ArkivKode: FE - 461 Arkivsak: JournalpostID: 16/6821 Saksbehandler: Anne Haugberg Dato: 06.09.2016 Sykefraværsstatistikk 2. kvartal 2016 Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016 011/16 Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tar sykefraværsstatistikken for 2. kvartal 2016 til orientering. Stian Skjærvik Rådmann Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016: Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU- 011/16 Vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar sykefraværsstatistikken for 2. kvartal 2016 til orientering. Side 4
Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 06.09.2016 114518 2. kvartal 2016 Habilitet: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Oppsummering av saken: Det samlede sykefraværet i Hattfjelldal kommune var på 5,34% i 2. kvartal 2016, og av dette utgjør fravær i arbeidsgiverperioden 1,27%. Tallene viser at både sykefraværet for 2. kvartal 2016 og hittil i år er lavere enn for samme perioder i 2015. Saksopplysninger: Hattfjelldal kommune hadde et totalt fravær på 5,34% i 2. kvartal 2016 fordelt på hhv. 1,27% og 4,08 i og utenfor arbeidsgiverperioden. Til sammenligning var tallene for tilsvarende periode i 2015 på 6,3%. Sykefraværet hittil i år utgjør 7,38% mot 8,12% i 2015. Sykefraværet varierer mellom 0% - 16,18% for de ulike avdelingene/enhetene. Men samtidig er det verdt å merke seg at fraværet i arbeidsgiverperioden er lavt i alle avdelinger/enheter. Vurdering: Så langt i år viser tallene at vi ligger bedre an i år enn i 2015, hvor vi endte på et samlet sykefravær på 6,97%. Så målsettingen om et samlet sykefravær på maksimalt 6,8% ved utgangen av 2018 burde være mulig å nå. Administrative og økonomiske konsekvenser: Reduksjoner i sykefraværet vil medføre reduserte kostnader og frigjøring av administrative ressurser. Kontering: Ikke relevant. Konklusjon/anbefaling: Sykefraværstatistikken for 2. kvartal 2016 til orientering. Side 5
ArkivKode: Arkivsak: FE - 233, FA - F31 JournalpostID: 16/6824 Saksbehandler: Anne Haugberg Dato: 07.09.2016 Omstillingsplan etter nedlegging av Hattfjelldal statlige mottak Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016 012/16 Partssammensatt utvalg Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar «Prosessplan for omstilling etter nedlegging av Hattfjelldal asylmottak» til orientering. Stian Skjærvik Rådmann Arbeidsmiljøutvalget 08.09.2016: Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU- 012/16 Innstilling: Kommunestyret tar «Prosessplan for omstilling etter nedlegging av Hattfjelldal asylmottak» til orientering. Side 6
Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 07.09.2016 114572 Prosessplan for omstilling etter nedlegging av Hattfjelldal asylmottak Habilitet: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Oppsummering av saken: UDI sa den 26.08.2016 formelt opp avtalen med Hattfjelldal kommune om drift av Hattfjelldal statlige mottak for asylsøkere, og driften av mottaket opphører fom 01.12.2016. Nedleggelsen av mottaket få konsekvenser for hele kommunens virksomhet, siden vi hadde flyktningerelaterte inntekter i 2015 på 30,4 millioner kroner og størstedelen av dette er direkte og indirekte inntekter knyttet til at vi har hatt mottak. Å tilpasse driftsnivået til et nivå uten ekstraordinære inntekter fra drift av asylmmotak er en omstillingsprosess. Og rådmannen har utarbeidet en første utgave av en prosessplan for arbeidet. Rådmannen har i møte med de hovedtillitsvalgte og hovedverneombud den 26.08.2016 garantert at de tillitsvalgte vil bli involvert i omstillingsarbeidet, noe som også fremgår av prosessplanen. Videre forventer en at det vil måtte gjøres endringer i planen etter hvert som omstillingsarbeidet kommer i gang. Omstillingsarbeidet som virksomheten nå skal igangsette kan deles inn i 4 hoveddeler: personellmessige, økonomiske, bygg/infrastruktur, samt praktiske oppgaver knyttet til nedleggelsen/avvikling av Hattfjelldal mottak. Med tanke på dimensjonen omstillingsprosessen vi nå står ovenfor, er det viktig at kommunestyret stiller seg bak det arbeidet som skal gjøres. Og rådmannen velger derfor å legge frem prosessplanen for kommunestyret. Saksopplysninger: Hattfjelldal kommune mottok den 25.08.2016 informasjon fra UDI Nord om at avtalen av 20.08.2013 mellom UDI og Hattfjelldal kommune om drift av Hattfjelldal statlige mottak ville bli oppsagt. Skriftlig oppsigelse av driftsavtalen ble mottatt den 26.08.2016. Driften ved Hattfjelldal statlige mottak for asylsøkere opphører fom 01.12.2016, noe som gir oss i underkant av 3 måneder til å avvikle driften ved mottaket. Avviklingen av mottaket innbefatter mer enn bare selve mottaket, dette har konsekvenser for hele kommunens virksomhet siden bl.a. flere stillinger er opprettet som en direkte følge av mottaksdriften. Som det fremgår av vedlegg til kommunestyrets sak nr.: 44/16 hadde kommunen på et gitt tidspunkt 23,05 årsverk knyttet direkte og indirekte til Hattfjelldal mottak. Videre har kommunen investert i ny bygningsmasse utformet etter de særlige behovene til mottaksdrift, og dermed ikke like anvendbar til andre formål. Regnskapet for 2015 viser for øvrig at 30,4 millioner av kommunens samlede inntekter på 192,4 millioner var flyktningerelaterte inntekter - hvorav størsteparten er direkte og indirekte inntekter til drift av asylmottaket, mens en liten del er knyttet til bosatte flyktninger i Hattfjelldal. Hattfjelldal kommune må i løpet av relativt kort tid tilpasse driftsnivået til et nivå uten ekstraordinære inntekter fra asyldrift. Dette vil kreve betydelig omstillingsevne- og vilje i virksomheten, og rådmannen har derfor søkt om ekstraordinære skjønnsmidler fra Fylkesmannen til dette omstillingsarbeidet. Som et ledd i prosessen med omstilling har rådmannen utarbeidet en første utgave av en prosessplan for arbeidet. Rådmannen har i møte med de hovedtillitsvalgte og hovedverneombud den 26.08.2016 garantert at de tillitsvalgte vil bli involvert i Side 7
omstillingsarbeidet, noe som også fremgår av prosessplanen. Videre forventer en at det vil måtte gjøres endringer i planen etter hvert som omstillingsarbeidet kommer i gang. Omstillingsarbeidet som virksomheten nå skal igangsette kan deles inn i 4 hoveddeler: personellmessige, økonomiske, bygg/infrastruktur, samt praktiske oppgaver knyttet til nedleggelsen/avvikling av Hattfjelldal mottak. Vurdering: Omstillingsarbeid i Hattfjelldal kommune er ikke noe nytt, dette er en naturlig del av vår virksomhet, jf. bl.a. endringer i krav fra statlige myndigheter, endringer i rammebetingelser osv. Det som skiller omstillingsarbeidet vi nå skal ta fatt i forhold til daglig omstillingsarbeid er dimensjone på arbeidet vi nå står ovenfor. Å skulle ta ned driften med i størrelsesorden 23 årsverk i en organisasjon med totalt ca. 177 årsverk illustrer utfordringene vi nå stor ovenfor. Alle omstillingsprosesser innebærer utvikling og nyskaping. Det gir oss muligheter for å yte bedre kvalitative tjenester til våre brukere og innbyggere, men samtidig må dette skje innenfor kommunens økonomiske rammer. Og siden en ikke forventer økte bevilgninger fra staten, må endringen skje i form av bedre anvendelse av midlene. All erfaring fra virksomheter som har lykkes med omstillingsarbeidet viser at arbeidstakernes kompetanse er avgjørende for å lykkes. Forrige gang kommunen stod overfor en stor omstillingsprosess etter Terra-saken greide virksomheten i løpet av ett år å sluse inn faste medarbeidere i andre stillinger ved bruk av en ressurs- og vikargruppe som man da opprettet i den anledning. Om en ressurs- og vikargruppe bør opprettes også denne gangen er det for tidlig å si noe om. For hvis en først oppretter en slik gruppe forplikter kommunen seg samtidig til å sysselsette og utbetale lønn til alle i gruppen for et ubestemt tidsrom. Kompetansen til de overtallige vil gi indikasjoner på om en ressurs- og vikargruppe vil kunne være et effektivt tiltak for å beholde ønsket kompetanse i en overgangsfase til de kan sluses inn i ordinære stillinger eller om sannsynligheten er stor for at kommunen i flere år fremover påtar seg kostnader som ikke kan forsvares i forhold til ordinære driftsoppgaver. Driften av asylmottaket de siste årene har generet inntekter til kommunens virksomhet som sådan, og ikke bare til å finansiere tjenester knyttet direkte rettet mot mottaket og beboerne der. F.eks. har mottaket bidratt med kr. 100.000,- til driften av Hattfjelldalshallen. Et annet eksempel er økt bemanning ved Hattfjelldal Oppvekstsenter v/barnehagen for at barnehagen skulle kunne stille med barnehageplasser til mottaket ved behov, og når mottaket ikke hadde behov kom dette alle andre barn til gode. Som en konsekvens av asylmottaket har voksenopplæringen mottatt direkte statstilskudd for å tilby asylsøkere og flyktninger bosatt på mottaket opplæring i norsk og samfunnsfag tilskuddet faller nå i all vesentlighet bort og en antar at voksenopplæringen heretter ikke vil genere inntekter, men utgifter, til kommunen siden antallet med rett- og plikt etter introduksjonsloven blir kraftig redusert. P.t. har administrasjonen ikke oversikt over hva de økonomiske følgene av nedleggelsen av mottaket blir. Administrasjonen vil arbeide med dette fremover, og forventer å kunne gi en mer detaljert redegjørelse i forbindelse med budsjettarbeidet for 2017. Asylmottakets bygningsmasse har nok slik det fremstår begrenset anvendelsesområde for annen virksomhet i lokalene. En må derfor påregne at det vil ta noe tid før kommunen finner alternative bruksområder. Hattfjelldal Vekst AS arbeider for økt næringsvirksomhet i kommunen, og det er naturlig å involvere dem i vårt arbeid med å finne ny anvendelse for bygningsmassen vår som nå blir tilgjengeliggjort til andre formål. Nedlegging av virksomheter er krevende i den forstand at det er svært mange forhold som må avklares i forhold til f.eks. utstyr og inventar, ulike leverandøravtaler må sies opp for å hindre minst mulig oppbinding av fremtidig kapital, lokaler skal ryddes og klargjøres for ny drift etc. Så selv om beboerne ved mottaket skulle flytte ut i f.eks. midten av oktober, er det likevel så mange oppgaver som skal løses at ingen medarbeidere blir uten arbeidsoppgaver ved selve mottaket før inntektene fra UDI bortfaller pr. 01.12.2016. Side 8
Et omstillingsarbeid av denne størrelse vil kreve ressurser både personellmessige og økonomiske. Rådmannen har allerede søkt Fylkesmannen om 3 millioner i skjønnsmidler til dette arbeidet. Det kan også være aktuelt å søke Fylkesmannen om prosjektmidler, men siden søknadsfristen her er 01.02.2017 kan man foreta en konkret vurdering etter at arbeidet med omstillinger har pågått en stund. Fra rådmannens side er det viktig å få synliggjort overfor både kommunestyret, tillitsvalgte, medarbeidere og innbygerne generelt at vi når står ovenfor store utfordringer som krever mye av administrasjonen utover våre daglige oppgaver til kommunale tjenestebrukere og kommunens innbyggerne. Administrative og økonomiske konsekvenser: Nedleggelsen av Hattfjelldal mottak vil få administrative og økonomiske konsekvenser for Hattfjelldal kommunens samlede virksomhet, men omfanget er p.t. ikke kjent. Det arbeides hardt med å minimalisere konsekvensene av inntektsbortfallet. Kontering: Ikke relevant. Konklusjon/anbefaling: Kommunestyret godkjenner «Prosessplan for omstilling etter nedlegging av Hattfjelldal asylmottak. Side 9