MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Gausdal Dato: 07.09.2016 Sted: Gausdal kommune Møteleder: Kontrollutvalgsleder Bjørnar Kruse Tilstede Bjørnar Kruse Torgunn Holm Maurset Hans Martin Graedler Jens Høistad Åslaug Engen Olsen Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: fører: Kontrollutvalgssekretær Øivind Nyhus Kontrollutvalgssekretær Øivind Nyhus Ingen merknader til innkalling og saksliste. Møteprotokoll fra møtet 8.6.2016 ble godkjent. SAKSLI STE Side Saker til behandling 15/16 Foranalyse/prosjektplan "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" 2 16/16 Overordnet analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 3 17/16 Overordnet analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll 2016-2019 4 Referatsaker 17/16 Referatsak - møteprotokoll 8.6.2016 4 18/16 Referatsak - Tilbakemelding årsregnskapet 4 19/16 Referatsak - Svar tilbakemelding årsregnskapet 4 20/16 Referatsak - oppslag fra media 4 s ide 1 av 5
21/16 Enklere anskaffelsesregler 4 22/16 Referatsak - oppfølgingsplan kontrollutvalget 4 Eventuelt - Innkomne saker/henvendelser o Henvendelse til kontrollutvalget. Brevet unntatt offentlighet iht. off.loven 13 og forv.loven 13. Innholdet i brevet refereres i møtet sammen med forslag til svarbrev. - Neste møte: 5.10.2016 Saker til behandling 15/16 Foranalyse/prosjektplan "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon angående temaet "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" i henhold til framlagt foranalyse/prosjektplan fra Innlandet Revisjon IKS, der formålet er å undersøke om byggesaksbehandlingen er underlagt tilfredsstillende internkontroll. 2. Kontrollutvalget ber om at forvaltningsrevisjonen igangsettes forvaltningsrevisjonen i år og avslutter neste år, slik at man holder seg innenfor rammen som kontrollutvalget har til disposisjon i år. Foranalysen/prosjektplanen ble presentert av revisjonen på forrige møte. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon angående temaet "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" i henhold til framlagt foranalyse/prosjektplan fra Innlandet Revisjon IKS, der formålet er å undersøke om byggesaksbehandlingen er underlagt tilfredsstillende internkontroll - herunder behandling av dispensasjoner og behandling av habilitet. 2. Kontrollutvalget ber om at forvaltningsrevisjonen igangsettes forvaltningsrevisjonen i år og avslutter neste år, slik at man holder seg innenfor rammen som kontrollutvalget har til disposisjon i år. side 2 av 5
16/16 Overordnet analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 1. Kontrollutvalget legger vedlagte overordnet analyse fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet til grunn for plan for forvaltningsrevisjon, som skal behandles på neste møte. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet bl.a. innarbeide følgende tema/områder i forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019: Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet presenterte sin overordnede analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fatte følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget legger vedlagte overordnet analyse fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet til grunn for plan for forvaltningsrevisjon, som skal behandles på neste møte. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet bl.a. innarbeide følgende tema/områder i forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019: Rus og psykiatri Psykososialt miljø på skolene Kvalitet i tjenestene innen planområdet Helse og omsorg Etterlevelse av kommunens nye klimaplan Forvaltningspraksis i forbindelse med vedtak om økonomisk sosialhjelp - sett i sammenheng med etablering av nytt NAV-kontor Etterlevelse av innsynsretten Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Kvalitet i tjenestene innen planområdet skole Sykefravær og arbeidsmiljø Mulige tema innen interkommunale samarbeid foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i 2017. Følgende tema inntas som eventuelle mindre undersøkelser: Beregning av husleie for omsorgsboliger Bruk av kommunale kjøretøy Forvaltnings av pasientmidler Legemiddelhåndtering side 3 av 5
17/16 Overordnet analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll 2016-2019 1. Kontrollutvalget legger vedlagte overordnede analyse fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet til grunn for plan for selskapskontroll, som skal behandles på neste møte. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innarbeide følgende selskap og undersøkelser i forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019: Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet presenterte sin overordnede analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fatte følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget legger vedlagte overordnede analyse fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet til grunn for plan for selskapskontroll, som skal behandles på neste møte. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innarbeide følgende selskap og undersøkelser i forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019: LIPRO AS Eierskapsforvaltning generelt Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 17/16 201608725-68 Referatsak - møteprotokoll 8.6.2016 18/16 201608725-63 Referatsak - Tilbakemelding årsregnskapet 19/16 201608725-64 Referatsak - Svar tilbakemelding årsregnskapet 20/16 201608725-65 Referatsak - oppslag fra media 21/16 201608725-62 Enklere anskaffelsesregler 22/16 201608725-69 Referatsak - oppfølgingsplan kontrollutvalget Referatsaker ble tatt til orientering. side 4 av 5
Eventuelt - Innkomne saker/henvendelser: o Henvendelse til kontrollutvalget i brev av 27.6.2016. Brevet er unntatt offentlighet iht. off.loven 13 og forv.loven 13. Utvalget leste brevet og forslaget til svarbrev og var enig om at det ikke ønsker å gjøre ytterligere undersøkelser basert på henvendelsen. Sekretariatet får i oppdrag å distribuere svarbrevet. - Neste møte: 5.10.2016; Foreløpig saksliste: Plan for forvaltningsrevisjon, plan for selskapskontroll, eventuell revisjonsrapport "Tidlig innsats - spesialundervisning", oppfølging av politiske vedtak pr. 31.8, statusrapport kontrollutvalget pr. 31.8, budsjett kontrollutvalget 2017, oppdragsavtale med revisjonen for 2017. -------- side 5 av 5