HANDELSHØGSKOLEN I BODØ HHB Senter for økologisk økonomi og etikk Kafédialog www.uin.no
Kafédialog Kafédialog er spesielt egnet for drøfting, evaluering og utvikling av områder hvor det er flere berørte parter som representerer ulike interesser. Formålet med en kafédialog kan også være å bevisstgjøre deltakerne omkring egne og andres verdier og virkelighetsoppfatning, uten å ha konkrete handlingsmål. Et bærende prinsipp for dialogen er at deltakerne respekterer og overholder generelle krav som for eksempel at alle stiller likt og har like muligheter og rettigheter til å delta og bidra med ytringer. Erfaringene viser at kafédialog er en arbeidsform som er egnet til å gi bedre innsikt i og forbedrede ferdigheter til å håndtere de utfordringene en står overfor i bedrifter, institusjoner og offentlige etater. Den enkelte medarbeiders spesialiserte perspektiv kan i en del sammenhenger bli for snevert til å håndtere de komplekse oppgavene som skal løses innenfor rammer som er satt av profesjoner, økonomi og system. Denne rammen kan i seg selv være hemmende. Når faglig spesialisering går foran generell oversikt kan det virke he mende for kreativ problemløsning.
Gjennom kafédialog er det mulig å knytte forbindelsen mellom erfaringsbasert kunnskap som er ervervet gjennom lang praksis og oppdatert teoretisk kunnskap som nyutdannede medarbeidere besitter. Gjennom dialogbaserte prosesser er det også mulig å artikulere og reflektere over taus kunnskap som i mange sammenhenger har avgjørende betydning for håndteringen av de daglige oppgavene og utfordringene i landbruket, i bedrifter, institusjoner og offentlige etater. Dersom taus kunnskap går tapt gjennom hyppige omskiftninger og brudd på tradisjonelle kommunikasjonslinjer er det nødvendig å etablere nye relasjoner bl.a. i form av etablering av horisontale og vertikale cluster (Héjj and Héjj 2008), assosiasjoner (Holbæk-Hanssen 1984) og kommunikativ arena (Ingebrigtsen, Jakobsen 2007). Sentralt i dette arbeidet er utviklingen av arenaer for kommunikativ samhandling.kafédialog er et eksempel på hvordan en slik kommunikativ arena kan etableres og fungere i praksis. Erfaringer med kafédialog tyder på at deltakerne opplever det som både meningsfullt og nyttig å delta. Gjennom kafédialog er det mulig å sette i gang prosesser som åpner for kommunikasjon mellom deltakere med tilhørighet i forskjellige fagtradisjoner og praksisområder. I møtet mellom egne utsagn og refleksjoner over andres innspill utvikles verdibasert kunnskap som åpner for kreative løsninger på komplekse utfordringer. I tillegg viser erfaringer at kafédialogen har en betydelig sosial og nettverksbyggende effekt.
Idegrunnlag Verden rundt er det de siste årene gjort en rekke forsøk med sikte på å utvikle metoder som åpner for samarbeidsbaserte løsninger på spørsmål som går på tvers av faggrenser og som forbinder teori og praksis. Kafédialog er en metode som gir muligheter for refleksjon som bidrar til kunnskapsutvikling kombinert med etisk bevisstgjøring. Gjennom deltakelse i kafédialoger er det for eksempel mulig å oppnå felles forståelse av verdier som skal ligge til grunn for planlegging og praktisk handling. Kafédialog har lange tradisjoner i mange kulturer. Den lokale kafeen har blitt brukt som arena for kommunikasjon og problemløsning. Uformelle samtaler rundt kafébordene blir av mange oppfattet som den gode stunden der det er tid for refleksjon i en uhøytidelig ramme. Historien viser til at mange viktige avtaler og gode ideer er notert ned på kafeenes servietter. Senere har mange prøvd å dra nytte av dette ved å formalisere forskjellige former for dialog med kafeen som utgangspunkt. Her kan vi nevne The World Cafe, et konsept utarbeidet av Juanita Brown og David Isaacs, som et illustrerende eksempel. Den uformelle rammen for samtale er felles for alle versjonene av kafédialog. Meninger skapes gjennom prosesser der kreativitet og impulsivitet står sentralt. I dialogen deles tanker, erfaringer og meninger for å øke egen og andres forståelse og innsikt.
På denne måten utvikles forståelsen av andres perspektiver samtidig som en lærer seg selv bedre å kjenne. Refleksjonen gir muligheter for å stille spørsmål ved egne og andres antagelser. Dersom deltakerne stiller med et åpent sinn, der målsetningen er å lære av hverandre og å komme frem til løsninger som en ikke kunne finne frem til individuelt, ligger forholdene til rette for en vellykket kafédialog. Gjennom kafédialogen settes kunnskapsbiter sammen i omfattende helheter (assimilasjon). Når ny kunnskap ikke passer inn i de etablerte systemene oppstår nye helheter (akkomodasjon). På denne måten setter deltakerne egne erfaringer inn i hittil ukjente sammenhenger samtidig som andres erfaringer kaster lys over egne uløste problemstillinger. Kafédialog er spesielt egnet for drøfting, evaluering og utvikling av problemstillinger hvor det er flere berørte parter som representerer ulike interesser. Formålet med en kafédialog kan også være å bevisstgjøre deltakerne omkring egne og andres verdier og virkelighetsoppfatning, uten å ha konkrete handlingsmål. Et bærende prinsipp for dialogen er at deltakerne respekterer og overholder generelle krav som for eksempel at alle stiller likt og har like muligheter og rettigheter til å delta og bidra med ytringer. De som bekler rollene som hovmester, kafévert og deltaker bør være godt forberedt.
Planlegging Det hele starter med at arrangørene på forhånd utarbeider noen problemstillinger eller utfordringer som skal belyses blir formulert. Spørsmålene bør være formulert slik at de åpner opp og stimulerer til kreativitet (divergent) samtidig som de holder fokus på de aktuelle problemstillingene. På denne måten bidrar dialogen både til kunnskapsutvikling gjennom assimilasjon samtidig som den åpner for nye perspektiver gjennom akkomodasjon. Deltagerne må i god tid få invitasjon hvor det redegjøres for hensikt med dialogen og hvilke tema som blir tatt opp. Dialogen kan være sentrert rundt et eller flere temaer. Lokalene bør i størst mulig grad lede til en opplevelse av å være på en virkelig kafé. Bordene bør være pyntet med lys, og det kan være musikk i bakgrunnen. Det bør også være muligheter for deltagerne til å forsyne seg med noe å spise eller drikke. I stedet for servietter utstyres bordene med tusjer og post-it lapper. På papirdukene oppfordres deltakerne til å skrive og rable ned tanker og ideer underveis i prosessen. Dermed kan nye deltagere se hva de tidligere gjestene har tenkt, sagt og skrevet. Papirduk og postit lapper fungerer på denne måten som en form for felles hukommelse. Erfaringene tilsier at dialogen fungerer best dersom det er mellom 3 og 6 deltakere i tilegg til kaféverten ved hvert bord. I tillegg til at rammen må være godt planlagt er det av avgjørende betydning at de spørsmålene deltakerne skal ta stilling til stimulerer til engasjement og kreativitet. Arbeidet med spørsmål/problemstillinger er viktig siden dette kan være med å sette ramme og begrensninger for dialogen.
Praktisk gjennomføring For at deltakerne skal få ideer til å komme i gang innledes kafédialogene som regel med noen korte foredrag som belyser problemstillingene fra ulike vinklinger. Hensikten er å åpne for nye innfallsvinkler og anspore til kreative løsninger på utfordringene. Deretter foregår dialogen rundt kafébord. En problemstilling for hvert bord. Ved kafébordene holder verten orden på diskusjonen, og bidrar til at kunnskap og verdier formidles videre når deltakerne skifter bord og problemstilling. En viktig forutsetning for at deltagerne opplever at deres stemme blir hørt og at det de sier har innvirkning på forløpet av den dialogiske prosessen er at alle respekterer prinsippet om likeverd. Det er argumentet som teller, ikke hvem som sier det. Følgende krav må være kjent og akseptert av alle: Alle deltakerne skal være med frivillig Alle deltagerne skal opptre som likeverdige Alle deltakerne skal opptre sannferdig Meningsdannelse underveis skal skje uten noen former for tvang Diskusjonen skal være offentlige Alle deltakerne skal være rede for å la seg overbevise av det gode argument Alle deltakerne må ha tillit til hverandre Drøftingen skal føre til consensus, ikke til en avstemning (De åtte punktene er inspirert av Habermas krav til diskursetisk begrunnelse.) Kafévertens viktigste utfordring er å lede dialogen inn mot problemstillinger og mål uten at det virker begrensende på kreativiteten. Dialogen bør åpne for utradisjonelle spørsmål og gi rom for ulike tilnærminger. På denne måten utvikles kreativitet gjennom et samspill mellom kryssende perspektiver i en dynamisk og refleksiv prosess. Når problemstillingene er divergente blir kafévertens oppgave å sørge for at kunnskapsbiter settes sammen slik at de kan formidles på en tydelig måte til alle kafégjestene. For at deltagerne i ettertid skal få bekreftelse på at deres bidrag har påvirket prosessen er det viktig at det blir utarbeidet rapporter som dokumenterer innhold og konklusjoner i kafédialogen.
Skjematisk oversikt over oppgaver og roller i en kafédialog Aktører Hovmester Kaféverter Gjester Spesiell/ulik kompetanse nterne/eksterne interessenter Innledninger Ingen/en/mange innledninger Formål Dannelse/handling Detaljkunnskap/oversikt Samle eksisterende kunnskap/ kreativitet Praktiske forberedelser Hva kreves av kafévertene Hvor mange ved bordene Hvor mange spørsmål Hvor mange rokkeringer Hvordan utforme spørsmål Uavhengig/avhengig av hverandre Spesifikke/generelle problemer Problemstillingene utvikles underveis i prosessen Prosess Endre bordsammensetning underveis Alle diskuterer spørsmål i samme rekkefølge Hvor lang tid til rådighet Oppsummering Evaluere gjennom prioritering av forslag Diskusjon av forslag i plenum Oppfølging Skrive rapport som legges frem for alle/utvalgte deltakere Videreutvikle rapport gjennom fortløpende dialog På selve arrangementet kan holdes innlegg til hvert av de temaene som skal diskuteres. Etter innleggene og hovmesterens redegjørelse for forløpet i prosessen, starter dialogen rundt bordene. Kafévertene sørger for at gjestene blir kjent med hverandre gjennom en kort presentasjonsrunde. Kaféverten stimulerer til aktiv bruk av duken og post-it lappene, enten ved skrift eller ved symboler. Alt etter temaets omfang og antall deltagere tilpasses lengden på dialogen. Vanligvis er det hensiktsmessig å gjøre et skifte etter ca. 30 minutter. Ca. 1/3 av deltakerne rundt bordet blir sittende (for å beholde kontinuiteten), 1/3 går til et bord der spørsmål 2 diskuteres og 1/3 går til et bord som diskuterer spørsmål 3.
Etter ytterligere 30 minutter foretas det nytt skifte. Det vil si at det til sammen gjøres to omrokkeringer i en kafédialog. Målet er at alle deltagerne skal ha vært innom alle problemstillingene. Poenget med omrokkeringen er at dialogene skal få tilført nye perspektiver og argumenter underveis. På denne måten blir behandlingen av hvert enkelt spørsmål påvirket av diskusjonen av alle de øvrige. Når siste bordsetting er over forsøker gjestene å komme frem til en konklusjon. Etter at dialogen er gjennomført legger kafévertene frem hovedinnholdet i diskusjonen og løsningsforslagene i plenum. På denne måten får alle deltagerne ta del i, stille spørsmål og kommentere løsningene. Oppsummeringen kan variere mellom kortere presentasjoner og mer omfattende plenumsdiskusjoner. Eksempel på tidsfordeling ved gjennomføring av kafédialog Tidspunkt Hva som skal skje 10.00 10.15 Velkommen + orientering om opplegget v/ 10.15 10.55 Innlegg A 10.55 11.15 Innlegg B 11.15 11.30 Innlegg C 11.30 12.00 Lunch 12.00 12.20 Første bordsetting 12.20 12.40 Andre bordsetting 12.40 13.00 Tredje bordsetting 13.00 13.20 Kulturinnslag Kafévertene forbereder plenumsfremføring 13.20 14.00 Kafévertene presenterer hovedinnholdet i dialogen 14.00 14.30 Kommentarer og diskusjon av resultater i plenum 14:30 14:45 Utsagn og argumenter notert på post it lapper vektes gjennom prioritering på blink (alle kan flytte en lapp en gang). 14:45 15:00 Avsluttende kommentarer Etter arrangement Rapport utarbeides Senere Oppfølging
Huskeliste 4 Invitasjoner sendes i god tid. 4 Lokale egnet for kafé reserveres: mange små bord, intim atmosfære, lys på bord, tilgjengelig kaffe/te/ vann, gjerne bakgrunnsmusikk. 4 Papirduker på alle bord. 4 Helst ikke flere enn 7/8 deltakere pr bord. 4 Blokker med post it lapper. 1 blokk pr problemstilling pr bord 4 Skriveredskaper 4 Dersom avstemning; blinker, 1 pr problemstilling 1 flipp over pr problemstilling / tavle for bruk under oppsummering Avslutning For å håndtere samarbeidsrelasjonene er det nødvendig å opprette arenaer for dialogbasert samarbeid. Erfaringer fra kafédialoger viser at metoden bidrar til å få frem og utvikle kunnskap som er relevant for å øke problemforståelsen og utvide oppmerksomheten omkring løsningsmuligheter
Instruksjon til kaféverter ved kafédialoger Forberedelse: Vær i forkant slik at du/dere er på plass ved bordet når deltakerne kommer inn i lokalet Under dialogen: Oppfordre deltakerne til å skrive på duken til, be de bruke post it blokkene. Tekst i originalform gir mer enn det som er bearbeidet av kaféverten. Ta notater, identifiser tidlig hvilke ideer og tiltak som gjentas ofte. Etter dialogen: Dele ut evalueringsskjema og informer alle hvordan dette skal fylles ut og samle inn disse. Samle sammen alt av øvrig skriftlig materiell, duk, post it lapper, notatark og lignende. Sørg for at ingenting forsvinner. Oppsummer sammen med de andre kafévertene på samme problemstilling, utform i fellesskap 6 8 konkretiserte tiltak / ideer fra dialogene. Lag en kort begrunnelse for hver av de til presentasjonen. Prioritering på blink: Sørg for at lappene på blinken nummereres og tas vare på, disse skal føres inn i rapporten. Ta med alt av skriftlig materiell, gi det til hovmester eller den som skal føre referat. Alle kafévertene skriver en oppsummering av egne notater som sendes til referatfører innen 3 dager, dette inkluderes som vedlegg.
8049 Bodø Tlf. 75 51 72 00 E-post: postmottak@uin.no www.uin.no/miljo