PROSEDYREREGLER Lokal kollektivtrafikk i regionene i Sør-Trøndelag Versjon 2.0 Ajour per 07.12.12
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL INFORMASJON... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen... 3 1.3 Kontraktens varighet... 4 2. INSTRUKS TIL TILBYDER... 4 2.1 Konkurransegrunnlaget... 4 2.2 Kommunikasjon... 4 2.3 Kunngjøring... 4 2.4 Regler for konkurransen... 5 2.5 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.6 Enerett... 5 2.7 Lønns- og arbeidsvilkår... 5 2.8 Virksomhetsoverdragelse... 5 2.9 Spørsmål og svar, samt endringer i konkurransegrunnlaget... 5 2.10 Tilbudsfrist... 6 2.11 Tidsplan... 6 2.12 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 6 2.13 Vedståelsesfrist... 6 2.14 Tilbud på deler av leveransen... 6 2.15 Kontraktsbetingelser... 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Lovpålagte krav... 7 3.2 Organisatorisk og juridisk stilling... 7 3.3 Finansiell og økonomisk stilling... 7 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav... 8 4. TILDELINGSKRITERIER, FORBEHOLD OG ALTERNATIVE TILBUD... 8 4.1 Tildelingskriterier... 8 4.2 Forbehold og avvik... 9 4.3 Alternative tilbud... 9 5. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD... 9 5.1 Tilbudets innhold og struktur... 9 5.2 Språk... 10 5.3 Format og antall kopier av tilbudet... 11 5.4 Leveringsadresse og merking av tilbud... 11 6. ÅPNING AV TILBUDENE... 11 7. AVVISNING... 11 8. GJENOMMFØRING AV FORHANDLINGENE... 11 9. KONTRAKTINNGÅELSE... 12 10. AVLYSING AV KONKURRANSEN... 12 VEDLEGG 1. KONTRAKT 2. HMS-EGENERKLÆRING 3. GARANTISKJEMA 4. PRIS-SKJEMA Side 2 av 12
1. GENERELL INFORMASJON 1.1 Oppdragsgiver AtB AS har ansvar for planlegging, koordinering, bestilling og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Sør-Trøndelag. Selskapet er 100 % eid av Sør-Trøndelag fylkeskommune. I tillegg til ordinær rutekjøring har oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Sør-Trøndelag fylke. Tilskudd til driften av AtB AS ytes av Sør-Trøndelag fylkeskommune. Oppdragsgiveren er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av buss- og båtselskaper som utfører den daglige driften. Billettpriser/-takster fastsettes av Sør-Trøndelag fylkeskommune. For ytterligere informasjon om oppdragsgiver vises det til oppdragsgivers hjemmesider www.atb.no. 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Oppdraget omfatter lokal kollektivtrafikk med hovedsakelig mini-/midibuss i kommunene utenfor Trondheimsregionen i Sør-Trøndelag. Rutetilbudet vil i stor grad dekke behovet for skoleskyss med rutegående transport. Dette oppdraget kompletterer anbudet med stor buss i samme område, som ble kunngjort den 9. desember 2011. Oppdraget omfatter ikke individuelt tilrettelagt skoleskyss. Dette vil bli kunngjort i egen konkurranse. Konkurransen omfatter tre ruteområder som alle vil ha oppstart av rutekjøring 19.august 2013, områdene fordeles slik: Ruteområde RO1: Skoleskyss og lokal kollektivtrafikk i følgende kommuner: Melhus, Skaun, Midtre Gauldal, Holtålen, Røros, Selbu, Tydal, Rennebu, Meldal og Oppdal. Samlet rutekilometer ca: 1 144 468 km Ruteområde RO2: Skoleskyss og lokal kollektivtrafikk i følgende kommuner: Agdenes, Hemne, Frøya, Hitra, Snillfjord og Orkdal. Samlet rutekilometer ca: 683 221 km Ruteområde RO3: Skoleskyss og lokal kollektivtrafikk følgende kommuner: Ørland, Bjugn, Rissa, Åfjord, Roan og Osen. Samlet rutekilometer ca: 732 583 km Det er 5 operatører som utfører rutegående kollektivtransport og skoleskyss i områdene i dag. Dette er Nettbuss Trøndelag AS, TrønderBilene AS, Gauldal-Østerdal Buss AS, Nettbuss Møre AS og Nerskogruta AS. Det er i kontraktbestemmelsene stilt krav om at maksimalt 50 % av oppdraget kan utføres av underoperatører, jfr. kontraktbestemmelsene pkt. 18. Anlegg og stasjoneringssteder: Dette er operatørs ansvar, se kontraktens vedlegg 4, Anleggsbeskrivelsen. Oppdraget skal utføres i henhold til yrkestransportloven av 21. juni 2002 nr. 45 med forskrifter. Operatøren utfører Oppdraget på AtBs legalløyve (løyvefritak for administrasjons-selskaper), og det skjer ingen overføring av løyve fra AtB til operatør. For nærmere beskrivelse av oppdraget vises det til kontraktens vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen. Kollektivtrafikken er i stadig utvikling, og er en sentral del av det offentlige tjenestetilbudet. Oppdragsgiver vil understreke at oppdraget i løpet av kontraktsperioden vil måtte tilpasses etterspørselen til kundene, samt behovet for skoleskyss. Dette innebærer at oppdragsgiver gjennom hele kontraktsperioden vil kunne endre ruteproduksjonen for i størst mulig grad å tilpasse den til utviklingen og behovet i kommunene. Det vises for øvrig til kontraktens bestemmelser om endringer. Oppdragsgiver forventer videre at ny forskrift om krav til særlige sikringstiltak ved skoleskyss i buss vil bli innført i løpet av kontraktsperioden. Når forskriften innføres vil fylkeskommunen få en plikt til å Side 3 av 12
dimensjonere skoleskysstilbudet slik at alle skyssberettigede skoleelever kan tilbys sitteplass med bilbelte. Siden forskriften ikke medfører noen plikt til å øremerke seter spesifikt for skolelever, vil fylkeskommunen plikt i hht. forskriften føre til at det må benyttes materiell som gir sitteplass til alle passasjerer som normalt tar buss på strekninger med skyss berettigede elever. Innføring av forskriften vil dermed kunne få følger for valg av materiell på den enkelte rute. 1.3 Kontraktens varighet Kontrakten gjelder fra signering og frem til oppstart av høst-ruter 2021. Oppdragsgiver har en ensidig opsjon på å forlenge kontrakten med inntil to år (1 +1 år) frem til oppstart av høst-ruter 2023. 2. INSTRUKS TIL TILBYDER 2.1 Konkurransegrunnlaget Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i konkurransegrunnlaget, som består av: a. Prosedyrereglene (dette dokumentet), som er en instruks til tilbyder, og som i tillegg til gjeldende regelverk fastsetter rammen for konkurransen. Prosedyrereglene inneholder alle viktige frister, milepæler og tilbudsregler som gjelder frem til kontraktsinngåelsen. b. Kontrakten består av følgende kontrakts dokumenter: Kontrakts bestemmelser med følgende vedlegg: o Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen o Vedlegg 2 - Materiellbeskrivelsen o Vedlegg 3 Rutebeskrivelsen o Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelsen o Vedlegg 5 Godtgjørelsen o Vedlegg 6 Ikke i bruk o Vedlegg 7 Oppstartsforberedelser I tillegg er signerte møtereferat fra forhandlingsmøter, operatørens endelige tilbud, HMS-egenerklæring, kopi av bankgaranti, samt kopi av forsikringsbevis vedlegg til kontraktsbestemmelsene. Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransegrunnlaget, og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon. Der hvor tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.2 Kommunikasjon Alle henvendelser til oppdragsgiver skal skje skriftlig til oppgitt e-postadresse. Spørsmål skal legges inn på www.atb.no/anbud. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere, i anonymisert form, jfr. pkt. 2.9. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Harald Storrønning E-post : anbud@atb.no 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin og TED databasen den 3.10. 2012. Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse: www.atb.no. Side 4 av 12
2.4 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006, heretter kalt forskriften. Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriften Del I og Del II. 2.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas etter konkurranse med forhandling. 2.6 Enerett En tildeling av kontrakt for ett eller flere ruteområder, gir ikke operatøren enerett til kontrakts kjøring i ruteområdene. 2.7 Lønns- og arbeidsvilkår I hht Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, har oppdragsgiver i kontrakten tatt inn krav om at ansatte hos oppdragsgiver og eventuelle underoperatører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne forskriften. Videre er det stilt krav om at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver har også rett til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktbestemmelsen om lønns- og arbeidsvilkår, jfr. kontraktbestemmelsene pkt.11. 2.8 Virksomhetsoverdragelse I henhold til Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) 8, kan reglene om virksomhetsoverdragelse i Arbeidsmiljøloven 16-2 til 16-7 komme til anvendelse. Oppdragsgiver vil ikke være part i en evt. virksomhetsoverdragelse, men partene har en plikt til å lojalt samarbeide om virksomhetsoverdragelsen. Oppdragsgiver vil innhente opplysninger fra dagens operatører om ansattes lønn, pensjon, ansiennitet etc. for de ansatte som har sin hovedtilknytning til ruteområdene. Denne informasjonen er ikke en del av kontrakten eller konkurransegrunnlaget, og videreformidles uten at Oppdragsgiver påtar seg noe ansvar for innholdet i opplysningene. Opplysningene vil i anonymisert form bli kunngjort på www.atb.no/anbud. Det gjøres oppmerksom på Sør-Trøndelag fylkeskommunes vedtak av 17.6.2008 (sak 54/2008), samt 21.6.2010 (sak 51/2010) vedrørende videreføring av ansattes pensjonsrettigheter og særavtaler. Se Kontraktens vedlegg 1, Oppdragsbeskrivelsen pkt. 9.3 for ytterligere informasjon. 2.9 Spørsmål og svar, samt endringer i konkurransegrunnlaget Aktuelle tilbydere kan stille spørsmål til konkurransegrunnlaget. Alle spørsmål vedrørende konkurransen skal inngis elektronisk på www.atb.no/anbud. Svar på spørsmål vil bli publisert på samme sted. Ved å inngi spørsmål, samtykker følgelig tilbyder i at spørsmålet kan publiseres uredigert. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å publisere spørsmål eller svar som ikke er relevant for konkurransen, samt til å redigere eller forkorte spørsmål. Ved spørsmål som kommer fra engasjerte tredjeparter; herunder konsulenter, underleverandører, o.l., så skal spørsmålsstiller oppgi hvilken aktuell tilbyder han representerer. Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på www.atb.no/anbud tirsdag og torsdag, og tilbyderne har selv ansvaret for å sørge for å holde seg oppdatert på siste versjon av dokumentene. Side 5 av 12
Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål evt. en oppdatering av konkurransegrunnlaget er 11.12.2012 for ruteområde 2 og 3, og 20.12.2012 for ruteområde 1. Oppdragsgiver vil ikke oppdatere Doffin/TED med svar på innkomne spørsmål. 2.10 Tilbudsfrist Tilbudsfristen for Ruteområde 1er: 7.1.2013 kl. 12.00 Tilbudsfristen for Ruteområde 2 og 3 er: 17.12.2012 kl. 12.00. Tilbyder har selv ansvaret for at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Elektronisk oversending aksepteres ikke. 2.11 Tidsplan Tidsplanen er kun en foreløpig angivelse av fremdriften. Kunngjøring DOFFIN / TED 3.10.2012 Tilbudsfrist 17.12.2012 (ruteomr 2 og 3) 7.1.2013 (ruteomr 1) Forhandlingsperiode 2.1 1.2.2013 Estimert tildeling 11.2.2013 Estimert kontraktsignering 26.2.2013 Oppstart rutekjøring 19.8.2013 2.12 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 2.13 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 120 dager etter tilbudsfrist. 2.14 Tilbud på deler av leveransen Konkurransen omfatter 3 ulike geografiske ruteområder. Det er anledning til å gi tilbud på 1, 2 eller 3 ruteområder som enkeltstående tilbud, men det er ikke anledning til å gi samlede tilbud eller rabatter for 2 eller 3 ruteområder. Det er ikke anledning til å gi tilbud på enkeltruter eller deler av et ruteområde. Se også pkt. 4.1. 2.15 Kontraktsbetingelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsbestemmelser. Side 6 av 12
3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovpålagte krav Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift. Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av tilbud. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift. Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal bekrefte at virksomheten er lovlig organisert iht. gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og evaluere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av tilbud. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Signert HMS egenerklæring, jfr vedlegg 2. 3.2 Organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak. Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra tilbyders hjemstat. Dersom grupper av leverandører vurderer å levere tilbud sammen, kan det bli stilt krav om at det etableres et juridisk selskap med solidarisk ansvar innen kontraktsignering, jfr. forskriften 7-11 (1). 3.3 Finansiell og økonomisk stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyders foretak skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumenteres ved: Tilbyder skal ha bekreftelse fra bank eller kredittinstitusjon i Norge for at garanti vil bli stilt, i henhold til kontraktbestemmelsene pkt. 14. Bekreftelse fra forsikringsselskap på at Side 7 av 12
dekkende forsikringsavtale vil bli inngått, jfr kontraktbestemmelsene pkt.15. Dersom tilbyder støtter seg på andre foretaks kapasitet, må dokumentasjon i tråd med forskriften 7-11(3) vedlegges. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må fylle vilkårene for utøvelse av persontransport gitt i forskrift av 26.3.2003 nr. 401 om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy (Yrkestransportforskriften). Dokumenteres ved: Den dokumentasjon som kreves etter Yrkestransportforskriften 4 og 6-8, jf. 10 for å få utstedt turvognløyve. For tilbydere som allerede har nødvendig løyve for å utføre oppdraget, godtas kopi av løyvet som dokumentasjon. For utenlandske tilbydere gjelder yrkestransportforskriften 9. Tilbyder skal ha et kvalitetssikrings-system som er implementert og i drift. Tilbyder skal ha et miljøstyringssystem som bidrar til å sikre at miljøbelastningen fra driften reduseres i størst mulig grad. Beskrivelse av foretakets kvalitetssikringsstyringssystem og tidspunkt for implementering. Legg ved kopi av eventuell sertifikater utstedt av kvalitetskontrollinstitusjon. Beskrivelse av foretakets miljøstyringssystem. Legg eventuelt ved kopi av sertifikater utstedt av kvalitetskontrollinstitusjon. 4. TILDELINGSKRITERIER, FORBEHOLD OG ALTERNATIVE TILBUD 4.1 Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tilbyder kan velge å gi tilbud på 1, 2 eller 3 ruteområder, men tilbyder må inngi selvstendige enkeltvis tilbud for hvert ruteområde. Det vil i evalueringen ikke bli lagt vekt på eventuell rabatter som tilbys ved tildeling av to eller tre ruteområder til samme tilbyder, jfr. pkt. 2.14. Det vil bli benyttet en skala på 1-10 poeng. Beste tilbud vil få 10 poeng under hvert tildelingskriterie. De øvrige tilbudene blir gitt poeng ut fra den relative forskjell som foreligger mellom det aktuelle tilbud og det beste tilbudet. De innkomne tilbud vil bli evaluert, og tildeling vil skje, basert på følgende tildelingskriterier: 1. Pris 60 % Her vil oppdragsgiver evaluere totalpris pr ruteområde som er oppgitt i prisskjema, jfr vedlegg 4. Beste pristilbud vil få 10 poeng, og pristilbud som er 40 % eller høyere enn beste pristilbud får 1 poeng. Det vil ikke bli gitt minuspoeng. Side 8 av 12
2. Kvaliteten på gjennomføring av oppdraget 40 % Her vil oppdragsgiver evaluere følgende forhold: o o o o Beskrivelse av tilbyders oppstarts forberedelser. Her vil det bli lagt vekt tilbyders prosjekt- og fremdriftsplan, risikovurdering, samt plan for rekruttering, virksomhetsoverdragelse og opplæring. Beskrivelse av tilbyders opplegg for daglig drift. Her vil det bli lagt vekt på organisering av trafikk- og driftsledelse, tiltak for forebygging, rapportering og oppfølging av driftsavvik, stasjoneringssted og anlegg, samt operatørs plan for å sikre korrekt billettering og oppfølging av billettutstyr. Materiellstandard ut over minimumskravene, herunder miljøbesparende tiltak. Operatørens plan for å tilegne seg nødvendig lokalkunnskap for å kunne utføre skoleskyssen. Alle de ovenstående punktene må beskrives særskilt i tilbudet. Eksisterende tiltak hos operatør må dokumenteres. 4.2 Forbehold og avvik Forbehold mot konkurransegrunnlagets bestemmelser kan medføre en rett og/eller plikt for oppdragsgiver til å avvise tilbudet. Eventuelle forbehold skal under en hver omstendighet angis presist og entydig i tilbudsbrevet. Oppdragsgiver vil ikke akseptere forbehold knyttet til: a) Oppstartstidspunkt b) Minimumskravene til materiell, jfr vedlegg 2 Materiellbeskrivelse c) Oppdragsgivers vilkår for regulering av godtgjørelsen 4.3 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 5. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD 5.1 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal være skriftlig, og skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og organiseres i samme rekkefølge. Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal: være signert av bemyndiget person bekrefte hvilket ruteområde tilbudet omfatter inneholde en bekreftelse på at tilbudet er basert på de krav og betingelser som fremgår av konkurransegrunnlaget med vedlegg klart og utvetydig angi eventuelle forbehold inneholde navn på kontaktperson, med tlf.nr og e-postadresse Side 9 av 12
bekrefte tilbudets vedståelsesfrist 2. Kvalifikasjonskrav Etterspurt dokumentasjon, jfr. pkt. 3. 3. Tildelingskriteriet: Pris Tilbyder skal fylle ut vedlagte prisskjema, jfr. vedlegg 4 Pris-skjema. Det skal fylles ut et skjema for hvert ruteområde. Prisskjemaet skal leveres som eget dokument i den elektroniske versjonen av tilbudet. 4. Tildelingskriteriet: Kvaliteten på gjennomføring av oppdraget 5. Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen 6. Vedlegg 2 - Materiellbeskrivelsen 7. Vedlegg 3 - Rutebeskrivelsen 8. Vedlegg 4 - Anleggsbeskrivelse 9. Vedlegg 7 Oppstarts forberedelser Tilbyders beskrivelse av de forhold som er nevnt under pkt. 4.1. Her må tilbyder også beskrive i hvilket omfang han vil benytte underoperatører til utførelsen av oppdraget, samt hvilke underoperatører han vil bruke. Tilbyder skal gi en beskrivelse av hvordan han vil oppfylle de krav som er stilt. Tilbyder skal fylle ut opplysningskjema for tilbudte kjøretøy, jfr vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen, bilag 1-3, samt gi en beskrivelse av evt. tillegg ut over Oppdragsgivers minstekrav. Tilbyders vognløpsplan, som viser antall kjøretøy, kjøretøykategori og antall sitteplasser i drift fordelt på døgnet, spesielt i dimensjonerende timer morgen og ettermiddag for alle turene, skal vedlegges. Tilbyder skal bekrefte at antall rutekilometer er kontrollert, og eventuelle avvik skal angis spesifikt. Eventuelle avvik skal avklares mellom Oppdragsgiver og Operatør i løpet av forhandlingsfasen. Tilbyder skal gi en beskrivelse av anlegg og stasjoneringssted. Tilbyder skal gi en beskrivelse av hvordan han vil oppfylle de krav som er stilt, herunder hvilke ressurser som er avsatt for å oppfylle kravene. 5.2 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. Det er adgang til levere teknisk dokumentasjon fra tredjepart på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke er utarbeidet på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. Side 10 av 12
5.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i perm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke som inneholder en kopi av tilbudet i PDF-format, samt kopi av tilbudet i elektronisk redigerbart format (word-format). Pris-skjemaet skal leveres som eget dokument (egen mappe) i den elektroniske versjonen av tilbudet. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. Hvis tilbyder velger å levere flere tilbud, skal alle tilbudene leveres komplett. AtB er underlagt Offentleglova med derav følgende innsynsrett i tilbud som AtB har mottatt. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av søknaden hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon skal ikke oversendes). Den sladdede versjonen av søknaden skal legges på egen mappe på ovennevnte CD/minnebrikke. AtB må uansett ta selvstendig stilling til om opplysningene er å betrakte som forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. 5.4 Leveringsadresse og merking av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet skal merkes med: Ref. 12/00007 Konfidensielt Åpnes kun av adressaten Tilbudet leveres til: Besøksadresse: AtB AS, Kongensgt. 34, 7012 Postadresse: Pb. 4308, 7417 Trondheim 6. ÅPNING AV TILBUDENE Åpningen er ikke offentlig. 7. AVVISNING Tilbydere som ikke fyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Tilbud som ikke er levert innen tilbudsfristens utløp vil bli avvist. Videre kan et tilbud avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. Det vises for øvrig til forskriften 10-5. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 8. GJENOMMFØRING AV FORHANDLINGENE Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling, jfr. forskriften 5-1. Tilbyder må påregne at forhandlingsmøter avholdes i Trondheim, og må for egen kostnad stille med nødvendig personell. Det planlegges i utgangspunktet med ett forhandlingsmøte som avholdes i løpet av en dag. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å innkalle til ytterligere forhandlingsmøter ved behov. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som eksempelvis miljøløsninger, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig ved et revidert tilbud, som skal fremsendes innen den frist som oppdragsgiver fastsetter. Side 11 av 12
9. KONTRAKTINNGÅELSE Alle tilbyderne vil få en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt for det aktuelle ruteområdet. Det blir gitt en klagefrist på 10 dager. Kontrakt vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. Bindende kontrakt er inngått først når kontrakt er signert av begge parter. 10. AVLYSING AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for det. Side 12 av 12