201100012-2 STYREPROTOKOLL Styremøte 14. februar 2011 Trondheim Til stede: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Anne Austbø Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Carl I. Hagen Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Elisabeth Stenwig Til stede fra administrasjonen: Direktør Tor Langbach Nestleder/Avdelingsdirektør Willy Nesset Avdelingsdirektør Jann Ola Berget deltok på sak 09-11. Avdelingsdirektør Anne Mari Borgersen deltok på sak 02. Avdelingsdirektør Kersti Fjørstad deltok på sak 03 04. Avdelingsdirektør Erling Moe deltok på sak 01-06. Avdelingsdirektør Solveig Moen deltok på sak 07. Seniorrådgiver Inger-Anne Fånes Sætermo deltok på sak 11. Styresekretær Camilla Barø I forbindelse med styremøtet ble det avholdt møte og felles lunsj med Innstillingsrådet for dommere. Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf. 73 56 70 00. Faks 73 56 70 01. Tlf. brukerstøtte 815 33140. E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr. 984 195 796.
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 2 av 9 Sak 11/01 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 6. desember 2010. 201000012-18 Protokollen fra styremøtet 6. desember 2010 er godkjent ved sirkulasjon, og den ble underskrevet av de møtende. Sak 11/02 Direktøren orienterer Sykefraværsstatistikk for DA 1. 4. kvartal 2010 Direktøren orienterte om status for sykefravær i Domstoladministrasjonen for 2010. Sykefraværsprosenten var litt i overkant av målet, noe som skyldes flere langtidssykmeldinger. Det er ikke mottatt melding om at langtidsfravær har sin bakgrunn i forhold på arbeidsplassen. De som har vært, og er ute i langtidssykemeldinger, blir fulgt tett av nærmeste leder, OPE og NAV der dette er nødvendig. Tilrettelegging av arbeidet skjer fortløpende i den grad det er nødvendig. DA legger stor vekt på forebyggende tiltak av ulik karakter, og det foregår en rekke med sosiale tiltak i regi av DA, som skal bidra til å opprettholde et godt arbeidsmiljø. Styret vil ved en senere anledning bli orientert om de tallene som foreligger for sykefravær i domstolene. Den samiske dimensjon i rettspleien Arbeidsgruppen som har utredet ulike problemstillinger knyttet til den samiske dimensjon i rettsvesenet har den 14. januar 2011 lagt frem sin rapport. Rapporten blir sendt på høring til berørte domstoler og aktuelle eksterne aktører med frist til 30. april 2011. Saken vil bli forelagt styret etter at høringsfristen er utløpt. Ressurs- og tidsbruk i alvorlige straffesaker Domstoladministrasjonen arbeider i disse dager aktivt med å få på plass en arbeidsgruppe bestående av 4 medlemmer. Den skal ledes av et dommermedlem og for øvrig bestå av en advokat, en statsadvokat og en representant fra Domstoladministrasjonen. Tidsrammen er i utgangspunktet 6 måneder fra oppstart. Det gis godgjøring til de eksterne medlemmene av arbeidsgruppen, og
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 3 av 9 mandatet er foreløpig likelydende styrets vedtak. Direktøren legger til grunn at gruppen starter sitt arbeid umiddelbart etter at den er etablert. Spørsmål om strukturendringer for tingrettene blir tema på styremøtet 19.- 20. september 2011. Direktøren orienterte om at det blir sendt ut et brev til de politiske myndigheter om situasjonen ved jordskifterettene. Vedtak til orienteringssakene: Sak 11/03 Styreleder orienterer Styremøter i 2011 Det bør legges opp til 8 styremøter i 2011, slik det har vært mest vanlig. Det blir da ikke styremøte 20. juni, slik det tidligere er fastsatt. Ny elektronisk utgave av styresaker Styresakene vil fra 2011 bli sendt ut i nytt elektronisk format. Styresakene sendes ut til styret fremover både i elektronisk form og i papirform til noe annet er bestemt. Styresaker sendes ut kun på e- post til varamedlemmene og ledergruppen i det nye formatet til noe annet er bestemt. Sak 11/04 Referat fra Vitneseminaret 18. november 2011 med initiativ til oppfølging - orienteringssak Det ble gjennomført Vitneseminar 18. november 2010 hvor aktører fra justissektoren og aktører fra vitnestøtteordningen deltok. Seminaret var et første skritt i evalueringen av vitnestøtteordningen som Domstoladministrasjonen vil gjennomføre våren 2011. Referat fra seminaret er nå klart. Administrasjonen vil komme tilbake til styret med forslag til oppfølgingstiltak med hensyn til vitner.
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 4 av 9 Styreleders kommunikasjon: Referatet fra Vitneseminaret kan du lese her. Sak 11/05 Domstolledermøtet 2011 - fagprogram orienteringssak Utkast til fagprogrammet for Domstolledermøtet 2011 ble lagt frem til orientering. Sak 11/06 Domstolenes bruk av sakkyndige - orienteringssak Direktørens sakssammendrag Styret ble forelagt et notat til orientering om domstolenes bruk av sakkyndige i ulike roller, i straffesaker og i tvistesaker, med en vurdering av mulige tiltak for styrke domstolenes evne til å forholde seg til ulike typer fagkyndighet. Merknad: Administrasjonen ser på spørsmålet om domstolenes rolle ved oppnevning av sakkyndige, ved større bruk av oppnevning på eget og selvstendig grunnlag.
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 5 av 9 Sak 11/07 Fremtidig organisering og struktur av jordskiftedomstolene - drøftingssak Dokumentet Framtidig organisering og struktur i jordskiftedomstolenes gir blant annet en oversikt over status i jordskiftedomstolene, i tillegg til at man gjennomgår hvilke faktorer som har betydning ved fremtidig organisering og struktur. Rapportene munner ut i en anbefaling til hvilke objektive faktorer skal legge til grunn ved en slik prosess. Administrasjonen ber om styrets synspunkter på følgende forhold: a) Dokumentets innhold og forslag Administrasjonen ber om en tilbakemelding fra styret på rapportens innhold generelt og spesielt hva angår forslaget til de objektive kriterier ved en eventuell strukturendring i jordskiftedomstolene, jf. dokumentets pkt. 12. b) Videre behandling av dokumentet i DA opp mot domstolene Administrasjonen ønsker umiddelbart å sende dokumentet ut på høring til domstoler og fagorganisasjoner med høringsfrist 4. april. Det vises til vedlagte utkast til høringsbrev. Dokumentet vil, etter høringsrunden, bli videre bearbeidet og ferdigstilt og lagt fram for styret som vedtakssak på styremøtet i mai. Det tas også sikte på å invitere arbeidstakerorganisasjonen til et særskilt møte, hvor vi drøfter rapporten og tiltak pga. den meget stramme ressurssituasjonen i jordskiftedomstolene. Vi ber om styrets tilbakemelding på prosessen ut i mot jordskiftedomstolene og arbeidstakerorganisasjonene. c) Den videre strukturprosess Rapporten Evaluering av strukturendringene i førsteinstansdomstolene er oversendt Justis- og politidepartementet. Videre prosess i jordskiftedomstolene vil måtte være avhengig av prosessen i de alminnelige domstolene. Disse to prosessene bør etter Direktørens mening koordineres. Uavhengig av videre prosess er det viktig for administrasjonen å få aksept på å foreta en del mindre strukturelle endringer på grunn av bemanningsmessige og saksavviklingsmessige grunner. Dette vil vi konkret komme tilbake til i styremøtet i mai. Styret slutter seg til den arbeidsmåte som er foreslått fra administrasjonen.
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 6 av 9 Sak 11/08 Kompetansefordeling mellom styret og direktøren i tilsettingssaker - vedtakssak Etter direktørens vurdering er ikke den gjeldende ordningen for fordeling av kompetanse mellom styret og direktøren i tilsettingssaker lenger hensiktsmessig. Direktøren foreslår derfor at det innføres en ordning med tilsettingsråd, som får delegert myndighet til å fatte vedtak i alle tilsettingssaker etter innstilling fra direktøren. Tilsettingsrådets vedtak skal kunne påklages til styret. Etablering av tilsettingsråd i Domstoladministrasjonen forutsetter først en endring av domstolloven 33b, og deretter endring av Domstoladministrasjonens personalreglement. Det skal etableres en ordning med tilsettingsråd i Domstoladministrasjonen, og direktøren bes om å ta initiativ til de lov- og reglementsendringer som er nødvendige for å få gjennomført dette. Sak 11/09 Årsregnskap for 2010 - vedtakssak Styret er forelagt årsregnskapet for 2010 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap 411. Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftdomstolene. Styret vedtar årsregnskapet for 2010 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap. 411 Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftedomstolene.
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 7 av 9 Sak 11/10 Anvendelse av mindreforbruk 2010 - vedtakssak Styret ble forelagt forslag til anvendelse av overførte midler fra 2010 på kap 410, 411 og 413. Styret vedtar forslagene om anvendelse av mindreforbruk fra 2010 på kap 410, 411 og 413. Sak 11/11 Saksavviklingsstatistikk for 2010 - orienteringssak Antall saker som bringes inn for Høyesterett har de senere år vært økende, men Høyesterett har i 2010 klart å opprettholde den gode saksbehandlingstiden fra 2009 Lagmannsrettene har hatt en positiv utvikling når det gjelder saksbehandlingstid for sivile ankesaker de siste årene. For straffesakene øker nå saksbehandlingstiden. Lagmannsrettene samlet er innenfor målsettingen når det gjelder sivile ankesaker, men ikke for straffesaker. Beholdningene i lagmannsrettene øker. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for domstolene i førsteinstans har gått ned de siste årene, men utviklingen flater nå ut. Tingrettene samlet er fortsatt innenfor målsettingene når det gjelder saksbehandlingstid. Saksinngangen for tvistesaker ser ut til å holde seg på et høyt nivå, og for første gang på flere år er det en vekst i saksinngangen av meddomsrettssaker. Veksten i beholdningene for en del sakstyper i de alminnelige domstolene gir grunnlag for bekymring. I første rekke gjelder dette sakene i lagmannsrettene og meddomsrettssaker i tingrettene. En vekst i beholdningen er gjerne en tidlig indikasjon på at domstolene ikke klarer å være á jour med saksavviklingen, og det vil resultere også i økte saksbehandlingstider. Saksavvikling og saksbehandlingstid i jordskifteoverrettene er fortsatt tilfredsstillende, og de anses å være à jour med så vidt få foreliggende saker.
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 8 av 9 I jordskifterettene har det vært en positiv utvikling de siste årene. Saksavviklingstiden er fortsatt lang, men restansene har aldri vært lavere og gjennomsnittsalderen på avsluttede saker har aldri vært kortere enn i 2010. Sak 11/12 Eventuelt Klage på vedtak om avslag for adgang til domstolenes pressetjeneste - vedtakssak Klageren anses ikke å ha et så stort behov for adgang till rettsavgjørelser at det for eksempel motiverer adgang til uanonymiserte avgjørelser. Logistikk Nettverk ser heller ikke ut til å ha forpliktet seg til å følge de presseetiske reglene. Klagen tas ikke til følge.
Styreprotokoll 14. februar 2011 Side 9 av 9 Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Kirsti Ramberg Ove Einar Engen styreleder Helge Aarseth Magne Reiten Carl I. Hagen Elisabeth Stenwig Berit Brørby Anne Austbø