/.42rA VAR DATO 25.11.2013 DERES DATO VAR REFERANSE DERES REFERANSE 1 av 10 Arbeidstilsynet VAR SAKSBEHANDLER Tore Alfheim, tlf. 45391070 UNIVERSITETET I OSLO Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Tilsyn - UNIVERSITETET I OSLO Vi viser til tilsynet hos UNIVERSITETET I OSLO den 18.06.2013. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet kontrollerte hvordan virksomheten jobber systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet (HMS). Tilsynet hadde fokus på hvordan dere jobber med å forebygge og redusere risikoen for kjemisk og biologisk helsefare. For øvrige tilsyn med laboratorier vises det til egne rapporter. Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Institutt for biovitenskap, Ui0 Kristine Bonnevies hus, Blindernv. 31, Pb 1066 Blindern 0316 OSLO Til stede fra virksomheten: Finn Erik Johansen (instituttleder), Yngve Hafting (lokalt hovedverneombud Mat-Nat fakultet), Hege Lynne (hovedverneombud U10), Marit Ledsaak (vara lokalt verneombud IBV), Cecilie Mathiesen (ledende verneombud IBV), Bodil K. Pedersen (HMS-koordinator IBV), Cecil T. Grosch (HMS-koordinator Mat-Nat fakultet), Maren Onsrud (kontorsjef IBV) og Eva Isaksen (HMS-stab sentralt Ui0). Til stede fra Arbeidstilsynet: Tore Alfheim (senioringeniør), Lena Blomdahl (senioringeniør) og Liv Engvik (tilsynsleder) Tema for tilsynet: kartlegging og risikovurdering av kjemisk og ev. biologisk helsefare erstatning av farlige kjemikalier allmennventilasjon og prosesstilpasset avsug informasjon og opplæring i håndtering av kjemikalier og sikker jobbutførelse oppbevaring, lagring og merking av kjemikalier stoffkartotek POSTADRESSE E- POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VALYA VAR REFERANSE 2 av 10 201 3/1 7272 personlig verneutstyr nødhjelps- og førstehjelpsutstyr bruk av bedriftshelsetjeneste Tilsynet startet med en presentasjon av Institutt for biovitenskap, og deretter en gjennomgang av instituttets HMS-arbeid relevant for tilsynet. Tilsynet ble avsluttet med en befaring i utvalgte laboratorier for å se på faktiske forhold. Arbeidstilsynet hadde på forhånd fått oversendt: Risikovurdering av Institutt for molekylær biovitenskap og Biologisk institutt utført av Rambøll AS våren 2012, samt Handlingsplan HMS for de samme instituttene. Institutt for biovitenskap (IBV) ble opprettet 01.01.2013 etter sammenslåing av Institutt for molekylær biovitenskap (IMBV) og Biologisk institutt (B10). Instituttet holder til i Kristine Bonnevies Hus. I 2012 engasjerte Universitetet i Oslo rådgivningselskapet Rambøll AS for å gjøre en risikovurdering av Institutt for molekylær biovitenskap og Biologisk institutt. Arbeidet resulterte i en omfattende rapport med forslag til risikoreduserende tiltak. Utdrag fra rapporten blir kommentert under kapitlet "Kartlegging og risikovurdering". TILLEGGSINFORMASJON For å fa bedre kjennskap til instituttets HMS-arbeid ønsket vi å få tilsendt ytterligere informasjon. Følgende informasjon ble derfor oversendt etter tilsynet: Informasjon fra vernerunder Tiltaksplan på bakgrunn av risikovurdering av Institutt for molekylær biovitenskap (IMBV) og Biologisk institutt (BIO) utført av Rambøll AS våren 2012, med status for arbeidet Eksempel på risikovurderinger ved IBV Oversikt over uønskede hendelser/avvik BYGNINGER OG ARBEIDSLOKALER Bygningsmassen er av eldre årgang med etterslep i vedlikehold og arealtiltak. Arbeidstilsynet fikk inntrykk av at instituttet ikke er kjent med om det er gjennomført en fullstendig kartlegging og plan for oppgradering av bywingsmasse og arbeidslokaler, men at det er planlagt å starte et prosjekt vedrørende dette høsten 2013. Det ble opplyst at Rambøll er engasjert for å gjøre ytterligere karlegginger i instituttet, bl.a. av fytotronen.
/42rA VARREFERANSE 201 3/17272 3 av 10 Enkelte klirnarom som brukes som lager har hatt problemer med muggvekst på overflater. Årsaken er høy luftfuktighet, materialene som er brukt og evt. manglende renhold. De verste tilfellene er utbedret og forøvrig utbedres rom etter melding om muggproblemer. KARTLEGGING OG RISIKOVURDERING I Rambølls rapport ble det ikke identifisert kritiske hendelser, men hendelser som ble definert å innebære en betydelig risiko. Det blir samtidig beskrevet i rapporten at man har gjort en stor jobb i de senere årene med opprydding og utbedring på en god del av laboratoriene. Det vises også til instituttets HMShåndbok og instrukser for sikkerhet og rutiner som omfatter kjemikaliehåndtering ved instituttet, samt opplæring i HMS før oppstart med arbeid på laboratoriet. Rutiner for bruk av verneutstyr på laboratoriet blir også beskrevet. Det er gode rutiner for bruk av vernehansker, mens vernebriller og labfrakk sjelden er i bruk. Det anbefales derfor i rapporten at det innføres bedre rutiner for dette for å unngå øye- og hudskader, noe Arbeidstilsynet er enig i. Gamle avtrekksskap, hvor noen også fungerte som lagringsplass for kjemikalier, blir kommentert i rapporten. Man anbefaler at avtrekksskapene utbedres eller byttes ut, samtidig med anskaffelse av fiere kjemikalieskap. Eksempel på risikovurderinger ved IBV Arbeidstils net fikk o ersendt informasjon om arbeidet med risikonurderimi a prosed rer \ ed IBV med eksempel på laboratorieinstruks med riskovurdering/sikker jobbanalyse, samt standard operasjonsprosedyre (SOP) med riskovurdering/sikker jobbanalyse. Det ble i tillegg oversendt eksempel på risikovurdering av masterprosjekt/masteroppgave. Det er så langt risikovurdert 45 arbeidsprosedyrer (P-SOP), 20 løsninger (S-SOP), 16 instrumenter (I-SOP). Det blir videre informert om at hvis det ikke foreligger en SOP med riskovurdering, skal arbeidet på laboratoriet ikke startes før en risikovurdering er gjennomført. Målet for instituttet er at det skal utarbeides SOPer med sikker jobbanalyse for de fleste arbeidsoppgaver på laboratorier innen utgangen av 2013. Når det gjelder substitusjon av farlige kjemikalier ble det informert om at man i visse tilfeller bruker "kit" for å redusere behovet for utspeding/blanding etc. Man informerer også om regelmessig rydding i kjernikalier som ikke er i bruk. Risikovurdering av kjemikaliene er også igangsatt, hvor man tar utgangspunkt i ECOonline sin risikomodul. Det er viktig at riskovurderingen også tar hensyn til de lokale forholdene. Når det gjelder biologiske materialer ble det informert om at det er gjennomført en generell riskovurdering for håndtering av dyr, at det er satt iverk tiltak og utarbeidet prosedyrer for å redusere risikoen for smitte eller allergier. Eksempel på tiltak er eget avlukke og sikker transport med tildekking av bur.
VAL7A VAR REFERANSE 4 av 10 201 3/1 7272 Vernerunder Det blir gjennomført årlige vernerunder med ulik fokus. Arbeidstilsynet fikk oversendt informasjon over fokusområdene for vernerunder 2011, 2012 og 2013. Det var dessuten vedlagt samlerapport fra vernerunder BIO-2012 (samt dokument med alle delrapporter) og samlerapport fra vernerunder IMBV-2012 (samt dokument med alle delrapporter). Delrapport inneholder oversikt over påpekte forhold, tiltak, ansvar og tidsramme. Fokusområder for 2013: 1. Oppfølging av vernerundene 2012 kjemikalier - ECOonline registrering - riskovurdering - avhending merking og oppslag - romansvar mv orden og renhold dokumentasjon av HMS-opplæring på lab 2. Laboratoriesikkerhet med hovedvekt på bruk av kjemikalier. Tiltaksplan og status etter risikovurderingen utført av Rambøll Avtrekksskap Instituttet har 168 avtrekksskap. Av disse er 42 relativt nye. Øvrige er av eldre dato og fungerer tilsvarende dårligere. De som ikke er i bruk ønsker man å fierne. Avtrekksskapene har alarm og noen har automatisk lukking. På dyreavdelingen har man installert punktavsug. Ved driftsbrudd får instituttet melding fra teknisk avdeling. Det oppleves å fungere godt. I statusrapporten, som gjelder tiltak/oppfølging av Rambølls risikovurdering, fremgår det bl.a. at det er foretatt en kartlegging av alle avtrekksskap i mai/juni 2013 med tanke på oppgraderinger/utskiftinger. Plan for dette vurderes av IBV sammen med samlet arealplan for instituttet som skal på plass høst 2013. Samhandling mellom instituttet og teknisk avdeling er viktig. (U10 og MN-fakultet har startet prosjekt for funksjonssjekk og utbedring av avtrekksskap ved 3 av fakultetets institutter). Det beskrives også hvilke kontrollrutiner som gjelder for avtrekksskap. IBV har rutine for kvartalsvis sjekk av avtrekksfunksjon som skal utføres av lab-/romansvarlig (dette er også beskrevet i kap. 5.3 i HMS-håndbok). Videre gjennomføres ca. årlig samlet luftstrømsmåling av alle avtrekksskap (frist for tilbakemelding på siste målerunde var juni 2013). Utover dette gjør teknisk avdeling måling av spjell og vifter og en samlet kvalitetskontroll med noen års mellomrom. Målingen vil bli gjort sommer/høst 2013. Kjemikalieskap/-rom
IrlAgrA VAR REFERANSE 5 av 10 Det er etablert 2 nye kjemikalierom, samt montert 3 nye kjernikalieskap våren 2013. Det jobbes samtidig kontinuerlig med å avhende gamle kjemikalier. UØNSKEDE HENDELSER/AVVIK Instituttet bruker UiOs rutine for melding av avvik. Rutinen er papirbasert og avvik skal meldes på spesielt skjema. Det ble videre opplyst at avvik blir meldt på ulike måter (e-post, muntlig, skjema, vernerunder). Arbeidstilsynet fikk oversendt oversikt over uønskede hendelser (avvik) ved BIO og IMBV 2012 med status for oppfølging. Arbeidstilsynet oppfatter det slik at rutinene for avvik ikke omfatter alle typer HMS-avvik, som f.eks. brudd på relevante forskrifter, lover, andre interne rutiner etc. og at meldeskjemaet ikke alltid blir brukt. Selve rapporteringen virker også å være litt uoversiktlig. Det er i tillegg viktig at vernetjenesten i alle ledd på et tidlig stadie blir informert om avvikene. Det bør også legges tilrette for at studenter også kan melde avvik og at rutinen blir kjent for alle. Arbeidstilsynet varsler derfor pålegg på dette punktet (se pålegg 2). Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Verneombudet skal gjøres kjent med alle yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker innenfor sitt område, om yrkeshygieniske rapporter og målinger, og om eventuelle feil og mangler som er påvist, jf. arbeidsmiljøloven 6-2, punkt 4 og 5. STOFFKARTOTEK Instituttet er tilknyttet ECOonlines webbaserte stoftkartotek/sikkerhetsdatabladsystem. avdelinger har tilgang tilsystemet. Det er rutiner for ajourføring. Det er lett tilgang til stoffkartoteket, og vi ble informert om at ansatte og studenter får opplæring i bruk av stoffkartoteket. Alle henhold til forskrift om utførelse av arbeid 2-2 skal stoffkartoteket også foreligge i papirutgave. Vi ber derfor om at det opprettes stoffkartotek i papirutgave på arbeidsplasser der dette er relevant. Det vil si at man f.eks. ved gjennomføring av en masteroppgave har stoffkartotek/sikkerhetsdatablad i papirutgave for de kjemikaliene man benytter. Under befaringen kom det frem at det er litt forskjellige rutiner for å ha stoffkartotek i papirutgave på laboratoriene. Arbeidstilsynet varsler derfor pålegg på dette punktet (pålegg 1). RENHOLDSRUTINER Det ble opplyst at vaskepersonale har egen instruks når det gjelder vask av laboratorier og at laboratoriebenker og lignende vaskes av instituttets personale. ARBEIDSTAKERREGISTER
VAR REFERANSE 6 av 10 Det ble opplyst at det foreligger et sentralt register (registreringen foregår i ECOonline-systemet) for personer som vurderes å kunne bli eksponert for kreftfremkallende kjemikalier. Instituttet opplyste at det ikke blir håndtert kreftfremkallende stoffer på Institutt for biovitenskap. GRAVIDE Det ble opplyst at Ui0 har rutine for gravide, og at det blir gjort vurdering i hvert enkelt tilfelle. BEDRIFTSHELSETJENESTE (BHT) Ui0 har egen bedriftshelsetjeneste og benytter seg av ekstern støtte ved behov. BEFARING LABORATORIER Følgende laboratorier ble besøkt under tilsynet: Enhet: Funksjon: MERG Kjemikalierom CEES Post PCR-lab CEES DNA-isoleringslab Gen-Prouammet Aalen-Grini-lah Cellebiologi-programmet K. Prydz-lab Gen-Programmet O.S. Gabrielsen-lab Under befaringen ble det observert at enkelte avtrekksskap fungerte dårlig. I disse tilfellene ble de farligste kjemikaliene håndtert i avtrekk som fungerte bra. Det er viktig med øyeskyllemuligheter og nøddusj i nærheten når man håndterer farlige kjemikalier. I enkelte laboratorier var tilgjengeligheten bra, mens andre steder var det litt lengre til nøddusj og øyeskyllemuligheter. Nødvendig verneutstyr og førstehjelpsutstyr var tilgjengelig på laboratoriene. Ellers fikk vi inntrykk av at håndteringen og oppbevaringen av kjemikaliene foregikk på en tilfredsstillende måte. OPPSUMMERING ETTER GJENNOMGANG AV DOKUMENTASJON OG BEFARING AV UTVALGTE LABORATORIER Med bakgrunn i vårt tilsyn, med befaring i utvalgte laboratorier og oversendt dokumentasjon, er vårt inntrykk at Institutt for biovitenskap har gjort mye i de senere årene for å bedre HMSarbeidet. Mye av utfordringene på instituttet kommer av at man har å gjøre med et 40 år gammelt bygg med etterslep i vedlikehold og arealtiltak.
VAUrA VAR REFERANSE 7 av 10 Arbeidstilynet ser positvt på arbeidet som er igangsatt med kartlegging og risikovurdering, utarbeidelse av SOPer for risikovurdering av arbeidsoppgaver på instituttet, samt andre arbeidsmiljotiltak for å begrense eksponering for helsefarlige stoffer. Det er positivt at man har satt fokus på avtrekksskap med tanke på forbedringer og at melding om driftsavbrudd fra teknisk avdeling oppleves å fungere bra. Arbeidstilsynet vurderer å følge opp instituttet i løpet av 2014 etter at de planlagte risikovurderingene/sikkerjobbanalysene er gjennomført for alle laboratorier. Det blir varslet pålegg om stoffkartotek i papirutgave og rutiner for avvikshåndtering. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 16.12.2013. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - Stoffkartotek - krav om stoffkartotek for helsefarlige stoffer (ref. 1) Arbeidsgiver skal opprette stoffkartotek for de stoffene som kan medføre helsefare, deriblant de som dannes under prosesser i virksomheten. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Skriftlig bekreftelse på at virksomheten har opprettet stoffkartotek i papirutgave på arbeidsplasser der dette er relevant. Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-5 fjerde ledd og forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 2-1 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 31.01.2014 Begrunnelse: Arbeidsgiver skal opprette stoffkartotek for stoffer som kan medføre helsefare. Stoffkartoteket skal inneholde sikkerhetsdatablader for alle helsefarlige kjemikalier som fremstilles, pakkes, brukes eller oppbevares, og informasjonsblader for forurensninger som kan avgis/dannes i arbeidsprosesser og for helsefarlig biologisk materiale. Stoffkartoteket skal opprettes før stoffene dannes, fremstilles, pakkes, brukes eller oppbevares i virksomheten. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-5 fierde ledd, jf. forskrift om utførelse av arbeid 2-1.
Pr4WA VAR REFERANSE 8 av 10 201 3/1 7272 Under tilsynet kom det frem at det ikke var stoffkartotek i papirutgave på arbeidsplasser der dette er relevant. Dette kreves i forskrift om utførelse av arbeid 2-2. Virksomheten har allerede stoffkartotek elektronisk. Det foreligger brudd på bestemmelsen om å opprette stoffkartotek. Pålegg - HMS arbeid - avviksrutine (ref. 2) Arbeidsgiver skal iverksette rutine for avvikshåndtering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i å utarbeide rutinen. Arbeidstakerne skal gjøres kjent med rutinen. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av avviksrutinen Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Beslu-ivelse av hvordan rutinen er gjort kjent for arbeidstakerne Hovedverneombud lli0 skal gis mulighet til å kommentere tilbakemeldingen på dette påleggspunktet Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-. miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 31.03.2014 Begrunnelse: Arbeidsgiver skal iverksette rutine for å avdekke og rette opp avvik knyttet til arbeidsmiljøforhold. Avvik er en overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av arbeidsmiljøloven. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av avviksrutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Hvilken avviksrutine en virksomhet har behov for, vil variere ut fra aktiviteten som utøves og virksomhetens størrelse. Avviksrutinen kan også omfatte uønskede hendelser som kan føre til brudd på lov eller forskrift. Avvikssrutinen kan inneholde: Hva som er et avvik Hvordan arbeidstaker skal melde avvik Hvem som følger opp avvik Hvordan arbeidstaker som har meldt avvik, skal få tilbakemelding Årsaken til at avviket oppstår
IA2rA VAR REFERANSE 9 av 10 Under tilsynet korn det frem at virksomheten har rutine for avvikshåndtering av skader, ulykker og uønskede hendelser, men at rutinen omfatter ikke alle typer HMS-avvik, som f.eks. brudd på forskrifter, lover, andre interne rutiner etc. Det foreligger brudd på bestemmelsen om avviksrutine. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til vemeombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Liv Engvik tilsynsleder (sign.) Tore Alfheim senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: UNIVERSITETET I OSLO, Institutt for biovitenskap, Blindernv. 31, Postboks 1066 Blindern, 0316 OSLO UNIVERSITETET I OSLO v/vemeombud, Institutt for biovitenskap, Ui0, Postboks 1066 Blindern, 0316 OSLO UNIVERSITETET I OSLO v/hovedverneombud, U10, Postboks 1071 Blindern, 0316 OSLO
/42rA VAR REFERANSE 10 av 10