VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 14.10.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kirsti Eldby tlf 481 08 940 Målselv Kommune v/ Rådmannen Kommunehuset 9321 MOEN TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG OLSBORG SKOLE Vi viser til tilsynsbesøk den 01.09.2009 ved Olsborg skole Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: Einar Holmen, rektor Gry E. Finbakken, kontaktlærer/spes.ped.team Tove S. Nordli, kontaktlærer Lisbeth Straumsnes, lærer/mediatekansvarlig Tor Hågbo, undervisningsinspektør Solhild S. Hegsted, assistent Olaug Iren Fossbakk, rådgiver Kirsti Eldby, seniorinspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 4 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 05.10.09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Målselv kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 343 nord-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771713 9305 Finnsnes INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 77 85 01 21
VÅR REFERANSE 2 inneklima. I dette møtet var Einar Holmen (rektor ved Olsborg skole), Tove Sjøgren Nordli (verneombud ved Olsborg skole), Elin Lombnes Horvli (verneombud ved Bardufoss ungdomsskole), Tor Rygh Ellingsen (rektor ved Bardufoss ungdomsskole), Toril Ingvaldsen (leder for byggforvaltning), Tove Fedje (hovedtillitsvalgt utdanningsforbundet), Oddbjørn Njos (hovedverneombud), Erik Myre (avdelingsjef kultur og opplæring), Arild Endal (rådmann), Alf Bratteng (seniorinspektør Arbeidstilsynet), Olaug Iren Fossbakk (rådgiver Arbeidstilsynet) og Kirsti Eldby (seniorinspektør Arbeidstilsynet) til stede. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse Skolen manglet verneombud da verneombudet hadde byttet skole/arbeidsplass i løpet av sommerferien. Bare få dager etter tilsynet ble Arbeidstilsynet gjort oppmerksom på at det var valgt et nytt verneombud ved Olsborg skole. Ansatte er godt kjent med verneombudsrollen. Rektors HMSopplæring er av gammel dato og har ikke blitt oppdatert. Det er også viktig at ledernivåene over rektor har oppdatert HMS-opplæring. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer Medarbeidersamtaler gjennomføres årlig. Disse samtalene omhandler også HMS/trivselsforhold. Samtalene blir fulgt opp videre av rektor. Vernerunder gåes årlig etter et fastsatt skjema som har vært brukt over flere år. Tiltak som må iversettes etter vernerunden og som ikke kan løses på skolen, melder rektor videre til byggforvaltningen i kommunen. Ting som kan utbedres av vaktmestertjenesten blir vurdert og prioritert av byggforvaltningen, men ting av større karakter er det mer uviss om de kommer inn på en plan for vedlikehold. Arbeidsmiljøutfordringer ved Olsborg skole: Skolebygget er fra 1963 og består av mange byggetrinn som bærere preg av minimalt med vedlikehold og fremstår som nedslitt. Bare deler av bygget har ventilasjon. De ansatte ved skolen er frustrerte over det de oppfatter som et dårlig samarbeidsklima mellom skolen og byggforvaltningen i kommunen. Man opplever at systemet er svært rigid og lite smidig, og dette skaper frustrasjoner hos de ansatte. Tiltak er iverksatt for at kommunen skal spare penger, men hvordan oppgavene skal løses er ikke klargjort. Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet Det er etablert mange arenaer der ansatte kan ta opp ting og diskutere eget arbeidsmiljø. Skolen har ukentlige infomøter samt teamsamråing. Ved skolestart har de teambuilding der alle ansatte drar på
VÅR REFERANSE 3 tur sammen. I løpet av skoleåret er det en rekke sosiale arrangement som er med på å styrke samholdet blant de ansatte. Ting som kan løses lokalt blir ivaretatt, forhold som ikke kan løses lokalt blir tatt med under vernerunden og videresendt til byggforvaltningen. Ansatte ved skolen har vært involvert i en rekke utvalg for å videreutvikle skolen, men opplever at det er svært lite som kommer ut av dette. Rapportering av avvik (uheldige forhold) Lærere melder problemer/avvik muntlig til rektor. Rektor melder så forhold av bygningsmessig karakter videre til byggforvaltningen. Byggforvaltning har en vaktmesterpool som blir sendt til skolen for å utbedre de forhold som blir meldt. Det er mer uvisst hva som skjer med de forhold som ikke kan fikses av vaktmesterne. Virksomheten har utarbeidet rutiner for hvordan elev/foreldreklager skal håndteres, rutinen ligger på Fronter, men rutinen er lite kjent for de ansatte Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler Konflikter og konflikthåndtering: Skolen har flere ganger hatt uenigheter på sak, men har ikke hatt større konflikter. Potensielle konflikter tas tak i og løses fortløpende. Virksomheten har utarbeidet en rutine for konflikthåndtering, rutinen ligger på Fronter, men denne er ikke kjent for de ansatte. Omstilling: Nye reformer har medført nye oppgaver og økt krav til skriftlighet. Den siste omstillingen de har hatt er at ungdomsskoletrinnet er overført til Bardufoss ungdomsskole, men 10.trinnet er dette skoleåret igjen på Olsborg skole. De ansatte opplever at en del prosesser settes i gang i forbindelse med omstillinger, men mye skjer svært raskt og bidrar til å vanskeliggjøre en reell medvirkning. Skriftlige rutiner som sikrer en vurdering av mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringene/omstillingen er ikke kjent for de ansatte. Vold og trusler: Skolen har ikke hatt noen alvorlige tilfeller av utagering/vold eller trakassering. De er imidlertid kjent med at dette kan være et problem i skolen og at det også kan dukke opp ved Olsborg skole. Ansatte har ikke fått opplæring i forebygging og håndtering av vold og trusler. Skolen mener imidlertid at de har en skriftlig beredskapsplan for håndtering av vold og trusler og at denne sikrer oppfølging av arbeidstakere som har blitt utsatt for vold og trusler. Beredskapsplanen er ikke kjent for de ansatte Organisering og tilrettelegging av arbeidet Skolen har rutiner for individuell tilrettelegging ut i fra helsetilstand, livsfase, osv. Skolen ser det imidlertid som svært utfordrende å få gjennomført tilrettelegging hvis det blir mange lærere som ikke kan jobbe i klassene. Etter behov blir det gjort særskilte tilrettelegginger for gravide, f eks hindre at gravide blir utsatt for utagerende elever / inspeksjon. Det opplyses om at det blir gjennomført seniorpolitiske tiltak fra fylte 55 år. Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging/oppfølging av sykmeldte arbeidstakere Skolen har rutiner for å angi arbeidsrelaterte forhold ved bruk av egenmelding. Det er rutiner for oppfølging av sykmeldte der det utarbeides oppfølgingsplaner senest innen 6 uker og gjennomføres dialogmøte ved 12 uker. Hvis skolen ikke klarer å tilrettelegge, kan personalavdelingen i kommunen bistå.
VÅR REFERANSE 4 Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-,miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Arbeidsgiver må sørge for at verneombudet får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte, jfr. forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått dokumentasjon på at verneombudet har fått nødvendig opplæring eller bekreftelse for påmeldt kurs. 2. Arbeidsgiver må gjennomgå opplæring i HMS-arbeid, jfr. arbeidsmiljøloven 3-5. Arbeidsgiver mangler nødvendig HMS-opplæring. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-5 plikter arbeidsgiver å gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått dokumentasjon på at arbeidsgiver har gjennomgått opplæring eller bekreftelse for påmeldt kurs. I denne forbindelse ønsker vi også dokumentasjon på at alle med lederansvar i kommunen har gjennomgått opplæring eller bekreftelse for påmeldt kurs. 3. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har en slik rutine men denne rutinen er ikke bekjentgjort blant ansatte - Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført.
VÅR REFERANSE 5 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 15.10.2010 Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 6. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan / rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Frist for gjennomføring: 15.10.2010 Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og
VÅR REFERANSE 6 trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har en slik rutine, men at den ikke er kjent blant de ansatte. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 7. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 03.11.2009 Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Kirsti Eldby seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Olsborg skole ved rektor Einar Holmen, 9321 Moen
Verneombudet ved Olsborg skole, Tove Sjøgren Nordli, 9321 Moen Hovedverneombudet i Målselv kommune, Oddbjørn Njos, Kommunehuset, 9321 Moen Hovedtillitsvalgt utdanningsforbundet, Tove Fedje, Kommunehuset, 9321 Moen VÅR REFERANSE 7