Opplæringsmodul II. EPC prosess fra porsjektidentifisering til innkjøp Prosjekt Transparense
OVERSIKT OVER OPPLÆRINGSMODULER I. Grunnleggende EPC II. EPC prosess fra identifisering av prosjekt til innkjøp III. EPC prosess fra kontrakt til garanterte besparelser IV. EPC finansiering V. EPC støttestrategi 2
EPC prosess Hovedfasene i et prosjekt Kunde EPC vedtatt Kontrakt skrives Gjennomføring av andre tiltak Prosjekt identifisering Innledende analyse Innkjøps prosedyre Gjennomføring av tiltak 3 Garantert drift Datainnsaml ing, forhandling Forslag til energitiltak Tilbudsutlysni ng Byggeledelse EOS verifisering Tilrettelegger - ESCO firma 3
EPC prosess Tidsplan 3-6 mnd 2-4 mnd 4-6 mnd Identifisering av prosjekt og innledende forhandlinger med ledelse (av tilrettelegger) Innledende analyser taknisk og økonomisk mulighet for EPC (av tilrettelegger) Vedtak om EPC Innkjøpsprosedyre Anslått teknisk potensial Finans, lovmessig rammeverk EPC kontrakt undertegnes 2-6 mnd Innstallasjon og gjennomføring av energitiltak 1-2 mnd 6-10 år Prøvedrift Garantert drift Sluttrapport Mulig sanksjoner EOS Verifisering 4
EPC prosess 1. EPC prosjektidentifisering Kunde EPC vedtatt Kontrakt skrives Gjennomføring av andre tiltak Prosjekt identifisering Innledende analyse Innkjøps prosedyre Gjennomføring av tiltak 5 Garantert drift Datainnsaml ing, forhandling Forslag til energitiltak Tilbudsutlysni ng Byggeledelse EOS verifisering Tilrettelegger - ESCO firma 5
EPC prosess Kundens første avgjørelser Kunden som er byggeier (eller driver) gjør vanligvis en rekke avgjørelser før EPC velges (ofte ved hjelp av en tilrettelegger): Kunden identifiserer problemer i bygningens energibruk og avgjør at det må gjøres noe med dette Kunden foreslår ulike løsninger og velger den beste for hans behov, hvorav en kan være EPC Videre velger kunden en finansieringsform EPC kan være en mulighet
1. EPC prosjektidentifisering Rolle for tilrettelegger/esco Første identifisering av prosjekter gjøres typisk av ESCO eller en EPC tilrettelegger som tar første kontakt med kunden En måte å gjøre slik kontakt enklere er via arrangement av ESCO, tilrettelegger eller andre konsulenter Kundens forventninger må vurderes og respekteres av tilrettelegger/esco allerede fra identifiseringsfasen
1. EPC prosjektidentifisering Motivasjonsprosess En kunde må være godt motivert for å gjennomføre prosjektet og finansieringsmetoden det er spesielt viktig at det finnes en motivert person med ansvar hos kunden som: kan og har myndighet til å markedføre utvikling av og vedtak om prosjektet kan sikre tilgang på informasjon og dokumenter og samarbeid med relevante personer med ansvar Det skal ikke være noen noen formelle eller uformelle barrierer som hindrer prosjektgjennomføring som ikke kan elimineres (slik som motstridende lovmessige eller administrative regler)
1. EPC prosjektidentifisering Definere innhold i tiltak Kunden bestemmer hvilke av følgende punkt som er nødvendig: Nytt energisystem i bygget Redusere energiforbruk/driftskostnader Automatisk innhenting av energiforbruk i bygget Optimalisering av forbruk og reduksjon av miljøpåvirkning Definere innhold i energiledelse Valg av tiltak for energieffektivisering
EPC prosess 2. Innledende analyse Kunde EPC vedtatt Kontrakt skrives Gjennomføring av andre tiltak Prosjekt identifisering Innledende analyse Innkjøps prosedyre Gjennomføring av tiltak 10 Garantert drift Datainnsaml ing, forhandling Forslag til energitiltak Tilbudsutlysni ng Byggeledelse EOS verifisering Tilrettelegger - ESCO firma 10
2. Innledende analyse Valg av objekter Forhold som må oppfylles når objekter for mulig prosjekt skal velges: Bygg: Driftskostnader til energi oversted minimumsverdi Energiutstyret/teknologien er utdatert, fungerer ikke eller nye standarder må møtes (lovmessig, komfort osv). Det er forventet at bygget skal brukes i fremtiden Gatelys: Funksjonelt gatelyssystem God tilstand på kabler og stolper Betydelig bruk av ueffektive armaturer eller lyskilder
2. Innledende analyse Innledende vurdering Resultatet av innledende vurdering er en anbefaling om bygget er egnet for et EPC prosjekt eller ikke Kilder for data for valg av bygg: Energianalyse er en første informasjonskilde dersom det eksisterer Forbrukstall (regninger osv). Dokumenter og kontrakter om energileveranse, ledelse osv Befaring
2. Innledende analyse Detaljert informasjon som behøves Energiforbrukstall for minst 3 år, inkludert månedlige verdier (helst dokumentert av regninger), betaling for energi og relaterte kostnader, struktur for varmepriser Driftsforhold og krav til drift må kartlegges Eksisterende kontrakter relatert til energiledelse må gjennomgås Prosjektkostnader/kostnadseffektivitet må sjekkes Kundens faktiske interesser må avdekkes 13
EPC prosess 3. Innkjøpsprosedyre Kunde EPC vedtatt Kontrakt skrives Gjennomføring av andre tiltak Prosjekt identifisering Innledende analyse Innkjøps prosedyre Gjennomføring av tiltak 14 Garantert drift Datainnsaml ing, forhandling Forslag til energitiltak Tilbudsutlysni ng Byggeledelse EOS verifisering Tilrettelegger - ESCO firma 14
Organisering av innkjøp For offentlig sektor må innkjøpet gjøres i henhold til Lov om offentlige innkjøp I privat sektor er ikke kundene pålagt å følge samme innkjøpsprosedyre som i offentlig sektor, men innkjøpsprosedyren inneholder tilsvarende skritt (kan forenkles) 15
Organisering av innkjøp i offentlig sektor EPC kontrakten er kompleks og inneholder vanligvis alle tre typer offentlige kontrakter: Public supply contract Public works contract Public service contract Det anbefales å benytte en EPC tilrettelegger, da energirelaterte forhold må behandles nøye (60-70% av alle innkjøpsforhold omfatter energispørsmål) 16
Innkjøp med forhandlinger (1) For EPC innkjøp over grenseverdien brukes innkjøp med forhandlinger av flere grunner: Enkelttilbud kan justeres under forhandlinger med tilbydere innenfor tildelingsprosedyren Denne kontraktsformen kan bare brukes i spesielle tilfeller Se xxx for relevante grenseverdier Alternative åpent innkjøp passer ikke for en kompleks løsning som EPC, da tilbudene ikke kan justeres etter innlevering 17
Innkjøp med forhandlinger (2) Første utlysning 5-10 ESCOs ESCOs melder interesse og prekvalifiseres Invitasjon om å gi tilbud Oversendelse av tilbudsdokumenter Utvikling og levering av innledende tilbud 3-5 ESCOs 2-3 ESCOs Valgt ESCO Evaluering av innledende tilbud Valg av ESCOs for forhandling Forhandling spesifisering av tilbud Invitasjon til å levere endelig tilbud Innlevering av endelige tilbud Evaluering av endelige tilbud EPC kontrakt tildeles EPC kontrakt signeres 18
3. EPC Innkjøpsprosess Innkjøp med forhandlinger (3) Utlysning Utlysning på Doffin Oppgi grunnleggende informasjon for ESCOs ESCOs melder interesse og prekvalifiseres Lever søknad om å få levere tilbud ESCOs må dokumentere oppfyllelse av kriterier for prekvalifisering Invitajson til å levere innledende tilbud og oversendelse av tilbudspapirer De ESCOs som oppfyller kriterier for prekvalifisering vil bli spurt om å levere innledende tilbud og får tilgang til tilbudspapirer 19
Innkjøp med forhandlinger (4) Evaluering av innledende tilbud og valg av ESCOs for forhandlinger På basis av evaluering av innledende tilbud velges de ESCOs som går videre til forhandlinger Forhandlinger med tilbydere og invitasjon til å levere endelige tilbud Minst en runde forhandlinger, vanligvis 2-3 runder I hver runde skjer en ny spesifisering av tilbudene kunden ber om nærmere spesifisering av løsninger beskrevet i tilbudet som igjen evalueres i neste runde Invitasjon til å levere endelige tilbud 20
Innkjøp med forhandlinger (5) Innlevering av endelige tilbud Evaluering av tilbud Vinneren (ESCO) bes om å levere siste versjon av EPC kontrakt (konraktstildeling) EPC kontrakt undertegnes av ESCO og kunden Etter godkjenning av EPC kontrakten hos ansvarlig instans, f.eks. kommunestyret 21
Innledende vedtak I offentlig sektor kan det være behov for innledende vedtak for utlysning av prosjektet: Sjekk hva som er relevant i Norge! 22
Tilbudspapirer - generelt Hovedkrav F eks minimum andel besparelser av energiforbruk/energikostnader Spesifisering av pålagte og/eller anbefalte energitiltak Skal ESCO tilby finansiering? Frist for EPC kontrakt Formelle krav til tilbud Organisatoriske forhold Hvilke oppgaver skal gjøres av ESCO og av kunden? Kontraktskrav og forhold Eksakt definisjon av kontraktsforhold eller bare hovedpunkter
Innhold i tilbudspapirer - bygg Tekniske forhold Beskrivelse av bygg Energistatistikk (kopier av regninger for minst 1 år, data for energibruk for minst 3 år tilbake, teknisk og økonomisk) Kalkulasjonsmetode for grunnlagsdata Driftstider, liste over utstyr, bruk av bygg, krav til inneklima (temperatur, ventilasjon osv) Detaljert beskrivelse av dagens tilstand på energisystem og ledelse (energianalyse osv).
Kriterier for evaluering av tilbud Vanligvis vurdert etter økonomisk lønnsomhet Evaluering etter flere kriterier (spesifisert i tilbudsutlysningen) Krav til garantert besparelse bør inkluderes Spesifisering av garantert besparelse både teknisk og økonomisk Vurdering av teknisk kvalitet på tilbudene Kvalitet og bærekraft kombinert med energieffektive tiltak, finans, kvalitet og garantier 25
Evalueringskriterier eksempel Kriterie vekt Mengde energibesparelse av alle former under kontraktsperioden (teknisk eller økonomisk enhet) Tilbudspris, dvs total pris som skal betales av kunden over kontraktsperioden 45% 35% Kvalitat på teknisk design og kontrakt 20% 26
3. EPC Procurement Procedure Energieffektiviseringstiltak (1) Mest vanlige energisparetiltak: Besparelser innenfor varmeproduksjon/distribusjon/forbruk ved modernisering av varmesystem og styring Besparelser av strømforbruk på grunn av fartsregulering på pumper og andre elektrisk drevne komponenter Modernisering av belysning Bruk av alternative energikilder Andre sparetiltak: Vannforbruk Andre driftskostnader (vedlikehold, reparasjon, service osv) Arbeidskostnader (bemanning av utstyr, vedlikehold) 27
Beregning av grunnlagsdata Grunnlagsdata Er referanseverdier for energibruk og driftskostnader Verdiene korrigeres for klimavariasjoner (ved bruk av graddager) Kalkulasjonsmetode for grunnlags energiforbruk Et hovedpunkt I en EPC kontrakt Trengs for å kunne sammenligne innkomne tilbud Brukes for å beregne grunnlagsdata før gjennomføring av prosjektet Brukes igjen etter gjennomføring av energiprosjektet; energibesparelsen finnes ved å sammenligne grunnlagsdata med kalkulerte verdier for energiforbruk i henhold til prinsippene i EPC kontrakten
Utvikling og innlevering av tilbud Tilbudspapirene og tilbudsbefaring kan føre til mange spørsmål som må besvares Tilbudet må inneholdet spesifisering av tiltak, hvordan de skal gjennomføres og anslåtte besparelser Søk etter optimalt forhold mellom investering og potensiell besparelse (disse har nær sammenheng) Det er også nødvendig å estimere risiko som kan godtas når fortjeneste skal vurderes 29
Forhandlinger med ESCOs Tema for forhandlinger: Omfang og kvalitet på foreslåtte tiltak Hvordan opprettholdes inneklima, standarder og lover, hensyn til eksisterende utstyr Tidsplan for aktiviteter Beregning av garanterte besparelser (relative og absolutte priser) Definere deling av ekstra besparelser Kontraktskrav Forhandlingsprotokoll oppsett over alle omforente saker skal lages av kunden og sendes ESCO 30
Tiltak eksempel 1 Utbedring av varmegjenvinnere Bytte ut felles damp-produksjon med lokale enheter Eksisterende felles damp-produksjon i fyrrom og distribusjonssystem for damp gjennom sykehuset demonteres Teknisk damp for kjøkken, sterilisering og kjølesystem produseres i lokale enheter nær bruksområdet 31
Tiltak eksempel 2 Rombaserte styringssystem (IRC, datastyrt kontrollsystem for individuell temperaturstyring i rom) installert i hele sykehuset Varmestyring kobles til IRC systemet IRC systemet kobles til felles kontrollrom 32
Tiltak eksempel 3 Modernisering av kontrollrom for energi, inkludert kobling til eksisterende fyrrom og kontrollrom for kjøling Etablering av EOS system maksimalt strømforbruk hver ¼ time Optimalisering av kjølesystem for øyeblikkelig hjelp avd. Oppgradering av kjølerom for kjøkken Gjenbruk av spillvarme Sparetiltak på vann Sparetiltak på strøm Utskifting av lyskilder Kontrollsystem for belysning (dag/natt funksjon) 33
Eksempel på EPC prosjekt på sykehus (1) Psykriatrisk sykehus Jihlava Land: Tsjekkia By: Jihlava Eier: Helsedepartementet 29 bygg: bygg for behandling, overnatting, sosialt, drift og teknisk 530 senger i 19 enheter: kapasitet for 6 distrikter (Region Vysočina og South Bohemia) 460 ansatte: 340 medisinsk personell Totalt område 16 ha (parksone) 34
Eksempel på EPC prosjekt på sykehus(2) Prosjektbeskrivelse Komplekse tjenester innenfor energiledelse og energisystem Energieffektiviseringstiltak gjennomført både teknisk og organisatorisk Investering i energitiltak på 1,2 millioner Euro Besparelser garantert i kontrakten: 2,4 millioner Euro over 8 år Prosjektet finansieres kun av oppnådd besparelse Energiledelse og gjennomføring er inkludert I kontrakten Ved besparelser ut over garanti går 60% til Jihlava Psychiatric Hospital 35
Eksempel på EPC prosjekt på sykehus (3) Tidsplan Utlysning av prosjektet 3. november 2008 Frist for å melde interesse 1. desember 2008 Oversendelse av tilbudsunderlag Januar 2009 Tilbudsfrist 10. februar 2009 Forhandlinger med tilbydere (2 runder) Mars og april 2009 Kontrakt signert Mai 2009 Kontraktsperiode Juni 2009 des. 2017 36