ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Anita Kjensli Rydgren Saksmappe: 2017/973-3045/2017 Arkiv: Stillinger i Øvre eiker kommune - redegjørelse for utvikling de siste årene. Saksordfører: Birgitte Nyblin-Austgulen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 2/17 Partsammensatt-utvalg 07.02.2017 6/17 Formannskapet 07.02.2017 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Kommunestyret vedtok i sak PS 162/16, 14.12.2016: Seksjonslederne har ansvar for innsparing i egen seksjon og vurdering av ledige stillinger. I tillegg er det nedsatt en arbeidsgruppe som skal se på reduksjon av stillinger. Vi ber om en ny redegjørelse i sak for kommunestyret med tallmessig presentasjon av resultatene samt en uttømmende oversikt over nye stillinger samt hva de inneholder siden årsskiftet 2015/2016. For å møte framtidens utfordringer må kommunen utvikle en organisasjon som er effektivt drevet med ansatte og ledere med rett kompetanse og ansvar plassert på rett sted. Dette er et pågående arbeid, der lederutvikling og opplæring, rekruttering og økonomistyring er sentrale elementer. Stillingsgruppe Den enkelte seksjonsleder har ansvar for å vurdere behov for stillinger og utlysning av stillinger. Rådmann har imidlertid nedsatt en stillingsgruppe som består av personalsjef, seksjonsleder Oppvekst og Fagforbundet. Nåværende gruppe har vært i virksomhet i ca 3 år. Mandatet til gruppen er å påse at alle formaliteter knyttet til utlysninger blir fulgt. Behov for utlysning skal være drøftet med aktuelle organisasjoner og seksjonsleder skal godkjenne utlysning. Dette gjelder alle typer stillinger. Hvis det ikke foreligger prinsipielle motforestillinger, er det seksjonsleder som tar avgjørelsen om utlysning. Ingen stillinger i kommunen lyses ut uten at personalsjef bekrefter at formalitetene er fulgt. Seksjonsleder skal selv vurdere mulighet for kortere eller lengre vakans når en stilling blir ledig. Ønske om kun intern utlysning, skal drøftes med personalsjef. Personalavdelingen har systemansvaret for utlysninger. I den tiden nåværende stillingsgruppe har fungert, har organisasjonen fullt ut forstått at alle behov for utlysninger skal drøftes og godkjennes. Personalsjef fører fortløpende statistikk over stillinger som lyses ut. Administrasjonen oppfatter at kommunen ikke har stillingsstopp, men at behovet for å erstatte ansatte som slutter skal vurderes nøye. Det samme gjelder opprettelse av nye stillinger. Stillingshjemler Kommunen har aldri styrt på stillingshjemler. Stillingshjemler ble i sin tid opprettet kun for å lette budsjettarbeidet. Nå har vi andre systemer og det er flere år siden det ble bestemt gjennom administrativt vedtak å styre på rammer. Det betyr at den enkelte seksjonsleder kan ansette når det vurderes at behovet er tilstede og budsjettrammene tillater det. Dette er vanlig i hele kommune-norge, og følger dessuten av alminnelig delegasjon. 1
Stillinger i 2015 Det var i 2015 115 stillingsutlysninger. Det kan forekomme flere stillinger i en stillingsannonse. Det gjelder for eksempel ferievikarer og samleannonser for lærere og sykepleiere. Stillingene er fordelt slik på seksjonene: Helse og omsorg 65 % Oppvekst 22 % Samfunnsutvikling 8 % Teknisk 2 % Fellestjenester 2 % Kultur 1 % Herav administrative stillinger: Helse og omsorg Konsulent helsefag ansvar for Profil Tjenesteleder hjemmetjenester erstatning etter dødsfall Tjenesteleder institusjon erstatning for permisjon og senere oppsigelse Daglig leder Skauholt ingen ble tilsatt i denne stillingen pga manglende gode søkere. Stillingen er holdt vakant og ivaretatt av tjenesteleder inntil april 2016, da Skauholt ble slått sammen administrativt med Nøsteelva. Stillingen er dermed spart inn. Oppvekst Fellestjenester Merkantil skole, engasjement Rektor erstatning for oppsigelse Voksenopplæring, merkantil erstatning for oppsigelse Rektor Voksenopplæring erstatning for oppsigelse Kommunikasjonsrådgiver svangerskapsvikariat IKT rådgiver, erstatning for oppsigelse Økonomi rådgiver, ny stilling Stillinger i 2016 Det var 88 stillingsutlysninger i 2016, fordelt slik på seksjonene: Helse og omsorg 38 % Oppvekst 49 % Samfunnsutvikling 5 % Fellestjenester 5 % Kultur 3 % Herav administrative stillinger: Helse og omsorg Oppvekst Fellestjenester Avdelingsleder institusjon, langtidsavdeling ny avdelingsstruktur ved Etablering av Eikertun Helsehus Avdelingsleder hjemmeboende, korttid-rehabiliteringsavdeling Erstatning for oppsigelse Prosjektarbeider, tjenester til hjemmeboende - engasjement Tjenesteleder, funksjonshemmede erstatning i ledig stilling Daglig leder SFO Hokksund Merkantil skole Saksbehandler arkiv erstatning for oppsigelse Saksbehandler kemner erstatning for oppsigelse 2
Saksbehandler kemner vikariat grunnet permisjon Økonomimedarbeider svangerskapsvikariat Kultur Idrettskonsulent svangerskapsvikariat Kultursjef erstatning for oppsigelse Forklaring på enkelte andre stillinger: Oppvekst Leder grunnskole: Dette er en nyopprettet rolle, men ikke en nyopprettet stilling. Siden Oppvekst ble en større seksjon, var det behov for å se på strukturen i leddet under oppvekstsjefen. Her har det vært en assisterende skolesjef (Knut Otto Bermingrud) i mange år, som har vært nest-kommanderende for hele ansvarsområde skole og barnehage. Ansvarsområdet er gjort smalere, og omgjort til en stilling som leder grunnskole. Stillingen som leder grunnskole er besatt av Line H. Olsen. Leder barnehage. Denne stillingen har Nina Sollie hatt siden seksjonsleder Stig Rune Kroken ble konstituert som Helse- og omsorgssjef. Erfaringene fra perioden med en leder tettere på barnehagestyrerne var svært gode, og ordningen ble forlenget da Stig Rune kom tilbake fra HO. Det som er endret nå er at ordningen er gjort permanent, og med endret tittel. Begrunnelsen er som med stillingen over, at Oppvekst-seksjonen har blitt større og det var behov for å klargjøre roller og ansvar. Helse og omsorg I 2016 ble arbeidet med bosetting og integrering av flyktninger samlet i en egen avdeling i NAV og en av medarbeiderne der fikk funksjon avdelingsleder. Denne avdelingslederfunksjonen skal profesjonalisere arbeidet med å arbeidsrette introduksjonsprogrammet med målsetting om at flyktningene raskt skal forsørge seg selv og sin familie. Avdelingsleder er også operativ i daglig drift. Det er nylig ansatt tjenesteleder for funksjonshemmede. Denne stillingen har stått ledig i nesten ett år, og tjenesteleder for psykisk helse og rus har påtatt seg ansvaret for begge tjenester i en periode. Det var ikke en holdbar løsning i lengden. Tjenester for funksjonshemmede er en tjeneste med store oppgaver og utfordringer, der tilbudet ikke har vært godt nok utbygget og lederutfordringene er betydelige. Selv om to eller flere boliger muligens konkurranseutsettes, er det behov for en leder som har endringskraft og kan ta tjenesten i den retningen kommunen skal. Prosjektstillingen i tjenester til hjemmeboende, som er nevnt ovenfor, er et engasjement for gi støtte og kraft til omstilling. Den ansatte skal planlegge og gjennomføre tiltak for å gjennomføre strategien fra hva er i veien med deg? til hva er viktig for deg?. Dette innebærer kompetanseheving, kulturendring og motivasjon for å få den enkelte medarbeider i hjemmetjenesten til å arbeide for å styrke brukernes evne til mestring og mulighet for å bo hjemme lengst mulig. Kultur og livskraft Service og fellestj.: Det er utlyst en stilling for innbygger- og brukerinvolvering, frivillighet og innovasjon. Dette er en stillingsressurs som over tid har stått ledig, som i dag lånes av kommunikasjonsrådgiver. For at kommunen skal innfri ambisjonene om innbyggerinvolvering, medvirkning og innovasjon må det finnes kapasitet og kompetanse til å gjennomføre prosesser og bistå resten av organisasjonen. Vi har i dag én fast ansatt kommunikasjonsrådgiver som har sin styrke på den journalistiske siden: fortelle historiene om kommunen, bidra til omdømmebygging. For tida er det imidlertid to kommunikasjonsrådgivere i arbeid: Den ene av dem er i et kort engasjement, på ressurser avstått fra kultur. Vedkommende har tidligere innehatt svangerskapsvikariatet til vår fast ansatte kommunikasjonsrådgiver. Kultur 3
må fra våren 2017 selv besette denne stillingen hvis vi skal få til våre ambisjoner knyttet til frivillighet, innbyggerinvolvering og innovasjon som vi ønsker. Det betyr at kommunen fra våren 2017 vil stå uten en kommunikasjonsfaglig ressurs som kan web og tekniske løsninger i et digitaliseringsperspektiv. Dette anser rådmannen for å være kritisk. Det skapes derfor rom innen den vedtatte ramma for en stilling til på web/digitale medier/kommunikasjon. Stillingen som kemner har vært besatt av internt, midlertidig opprykk siden mai 2016, grunnet sykdom. Kontoret har ikke hatt vikar i perioden for den personen som fungerer som kemner. Kemner har nå sagt opp og stillingen ønskes lyst ut våren 2017. Antall årsverk og fast ansatte Tabellen under beskriver utviklingen i ansatte i årsverk og i årene 2014 2016. Det er liten økning totalt sett, gitt befolkningsutvikling og økte tjenestebehov både i helse og omsorg, barnehage og skole. årsverk 2014 årsverk 2015 årsverk 2016 ansatte 2014 ansatte 2015 ansatte 2016 Seksjoner Rådmann og politisk 4,0 5,0 4,0 4 5 4 Service og fellestjenester 43,2 44,6 44,2 45 47 46 Samfunnsutvikling 67,1 69,8 71,6 76 78 78 Teknisk 50,2 62,5 57,4 58 75 65 Oppvekst 407,5 415,2 430,7 477 483 502 Kultur og livskraft 17,7 14,0 14,8 27 20 20 Helse og omsorg 305,1 317,9 323,8 415 419 421 Total 894,8 929,0 946,5 1102 1127 1136 Antall faste ansatte År Kvinner Menn Totalt 2014 914 188 1102 2015 940 187 1127 016 941 195 1136 Gj.snt. stillings % År Kvinner Menn Totalt 2014 80,1 86,4 81,2 2015 81,1 89,0 82,4 2016 81,9 90,1 83,3 Administrasjonen henter tall fra økonomistyringssystemet (BI) og personaladministrativt system (HRM). Tallene er kvalitetssikret med manuell vasking av lister for å unngå dobbelttelling. Alle tall er tatt ut 12. november alle tre årene. Tallene omhandler kun fast ansatte årsverk. Dette er et øyeblikksbilde og ingen fasit. Det er mange ting som spiller inn i en slik telling/uthenting av data og derfor må det suppleres med forklaring av endringene. 4
Administrasjonen har tatt ut en rapport pr 23.1. som viser snitt over hele året, sett opp mot tall tatt ut 12.11. når det gjelder årsverk (ÅV). Oppsettet under viser alle årene, men endring fra året før i tall og %: Det er altså mindre endring totalt for perioden når vi ser på 12.11. kontra å se på hele året. Alle ansattforhold er kodet i systemet. Vi har ansatte som er i permisjoner, stillinger som står vakant kortere eller lengre tid og dette bidrar til det vil forekomme svingninger i stillinger og årsverk. Innen HO er det størst risiko knyttet til bruken av variabel lønn, som ikke gjenspeiles i tall over fast ansatte. Kommunen er en stor organisasjon med løpende endringer i ansettelsesforhold. Dermed er det viktig å ha gode styringssystemer, noe kommunen har i VISMAs moduler BI og HRM (hhv. Business Intelligence og Human Resource Management). Tidligere måtte kommunen basere seg på større grad av manuell telling, med større risiko for feil. Forklaring til endringer i årsverk/ansatte: Helse og omsorg: Helse- og omsorgstjenestene har i henhold til tabellen over hatt vekst i årsverk. Fra 2015 til 2016 er det økt med 6 årsverk og fra 2014 til 2016 utgjør økningen 18 årsverk. I en tjeneste der over 250 av årsverkene er besatt av personer i turnus med gjennomsnittlig stillingsstørrelse på 61,4 %, vil det forekomme svingninger i stillinger og årsverk. I HO er det også varierende bruk av variabel lønn, som ikke gjenspeiles i tall over faste ansatte. Blant annet er følgende forhold viktige endringer siste par år: Institusjonstjenesten og Tjenester til hjemmeboende: Ved etablering av Eikertun Helsehus er alle avdelinger endret i sammensetting av personale og beboere. Pleiefaktor er redusert på langtidsavdelingene institusjon. Det er gjennomført like rettigheter til betalt spisepause ved institusjonen, og dette medførte noe økning i bemanning. Kompleksitet og omfang av brukerbehov øker blant hjemmeboende og det er avgjørende å ha kompetanse i stillingene. Det har lykkes tjenesten med å besette sykepleierstillingene med sykepleiere, noe som medfører økt faste stillinger. Tjenester til funksjonshemmede: Flere beboere i kommunens botilbud har hatt økende behov for svært ressurskrevende tjenester. Det er også mange vedtak om kap. 9 bruk av tvang. Dette innebærer store krav til bemanning og kompetanse. I bolig for barn og på avlastning er det flere nye personer med omfattende hjelpebehov. I 2015 ble det som en nødløsning etablert botilbud i Chr IVs vei for nye brukere med store behov, dette krevde 7 årsverk fra start, i tillegg har brukerbehov og som får hjelp av ambulerende enhet økt. I forbindelse med sammenslåing av Skauholt og Nøsteelva har tjenesten greid å redusere personalbehovet ved å etablere en felles turnus. Psykisk helse og rustjenesten: Det er overført stillinger til tjenesten fra andre områder i kommunen, disse har vært finansiert av midler fra statens opptrappingsplan for rusfeltet og andre tilskudd. 5
NAV: Antall flyktninger kommunen bosetter har økt. I den forbindelse har NAV økt med 3 nye stillinger. Stillingene er finansiert av statlige midler til bosetting og integrering av flyktninger. I tillegg har NAV én ny stilling som skal styrke gjelds-rådgivning og redusere behov for langvarig sosialhjelp. Administrasjon i HO: Seksjon Teknisk: Helse- og omsorg har redusert merkantile ressurser med 1,1 årsverk fra 2014 til 2016. Det er også tidligere gjennomført reduksjoner av merkantile funksjoner. I HOsjefens stab holdes 0,8 stilling rådgiver vakant og ressursen benyttes til prosjektstilling for å styrke omstillingskraften i Tjenester til hjemmeboende (ref. forklaring utlyst stilling tidligere i saken). Fra 2014 til 2015 skyldes en vesentlig del av økningen overføring av svømmehallene fra kultur til teknisk seksjon. Fra 2015 til 2016 skyldes endringene endrede sammensetninger i bemanningen: ansettelsesforhold som har opphørt, endrede stillingsstørrelser, permisjoner. Målet har vært å effektivisere renholdstjenesten. Endringene har ingenting med omorganisering i seksjonen å gjøre (dvs overføring av deler av teknisk seksjon til seksjon samfunnsutvikling). Seksjon Samfunnsutvikling: Økning i årsverk fra 2015 til 2016 skyldes overordnet 1 årsverk overført fra rådmannsnivå og ett årsverk økning på byggesak. Seksjon Kultur og livskraft: Fra 2014 til 2015 skyldes endringene overføring av svømmehallene til teknisk seksjon, for øvrig er bemanningen stabil. Seksjon fellestjenester og service: Kun marginale endringer grunnet endring i stillingsprosent, permisjoner, midlertidige vakanser. Ledere: Øvre Eiker kommune bruker i dag lite ressurser på administrasjon, og er ingen over-ledet kommune heller tvert i mot. Det store flertallet ledere i kommunen er tett på den daglige drifta og har direkte ansvar for tjenesteyting. Få (om noen) driver kun med ledelse og strategisk arbeid. Rådmannen kommer tilbake til Kommunestyret med en egen sak om ledelse og lederstruktur i kommunen. Ledere Ledelsesnivå Kvinner Menn Kvinner Menn Rådmann 2014 7 3 4 43 % 57 % Rådmann 2015 8 5 3 63 % 38 % Rådmann 2016 7 4 3 57 % 43 % Tjenesteledere 2014 42 28 14 67 % 33 % Tjenesteledere 2015 41 28 13 68 % 32 % Tjenesteledere 2016 41 30 11 73 % 27 % Sum ledere 2014 49 31 18 63 % 37 % Sum ledere 2015 49 33 16 67 % 33 % Sum ledere 2016 48 34 14 71 % 29 % Lønn og sosiale utgifter i % av driftsinntekter 6
Vedlegg 1 Utlyste stillinger 2016 2 Utlyste stillinger 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Oversikt over stillinger i 2015 og 2016 Rådmannens anbefaling Saken tas til etterretning. Begrunnelse Det er behov for god oversikt over ansettelser, slik at kommunen til enhver tid har kapasitet og kompetanse til å løse oppgavene, og samtidig drives effektivt. 7