Adm.dir. vurdering av foretaket Foretaket har hatt en god start på 2014 med høy pasientaktivitet og stor aktivitet på nybygget. 5.mai 2014 var det åpning av den nye Gangbroen mellom bygg H og G og dermed fullføring av fase 1 i byggeprosjektet. Ved utgangen av mai 2014 vil følgende områder bli fulgt opp særskilt: Tiltaksplan for å redusere ventetid Kostnadsutvikling nytt bygg Aktivitet pasientbehandling (Utfordring relatert til byggeprosess og opprettholdelse av full kapasitet) Gjennomføring av vedtatt strategisk agenda for SunHF (utgave 2) for tidsrommet 12. november 2013 30. juni 2014. Tiltak for å forebygge sykehusinfeksjoner Øvrige prioriterte aktiviteter: Tilpasningsprosesser mot nytt sykehusbygg på Nesodden Aktivitet på Aker Helsearena Masterplan for fremtidig utnyttelse av tilgjengelig areal Videre utvikling av evidensbaserte behandlingsprogrammer økt satsing på poliklinikk og dagbehandling. Økt satsing på forskning og innovasjon med mål om at forskningens andel av foretakets budsjett skal utgjøre 7 % i 2014 Utarbeide handlingsplan for Sunnaas sykehus HF sin rolle i Samhandlingsreformen Økt satsing på IKT og digitaliseringen av foretaket Operasjonalisering av vedtatt internasjonal strategi for foretaket. (Ref. styrets vedtak av 27.11.13) Tjenesteleveranse fra Sykehuspartner. 1
Nr Hovedmål 2014-2020 Mål Utvikling Status 1 Ventetiden er redusert Pasienten opplever ikke fristbrudd. 2 Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. 3 Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning (Direktebooking). 4 Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen. 5 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Under 63 dager Under 3 % 100 % 100 % Balanse 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 1 Pr mnd. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Det er ingen fristbrudd HiÅ. 100% 80% 60% 40% Pr mnd. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 80% 60% 40% 9,0 % 7,0 % 5,0 % 3,0 % 3,0 2,0 1,0 0,0 HiÅ 2013 feb.14 mai.14 2012 2013 2014 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 HiÅ 80 dager Ingen 6,1 % HiÅ 78 % 2013 65 % Resultat 1,6 mill. kr Positivt Budsj.avvik 2,1 mill. kr 2
Prosent Gjennomsnittlig ventetid avviklede 100 95 90 85 80 75 70 65 60 55 50 2014 Mål 63 63 63 63 63 63 63 63 63 63 63 63 2014 HiÅ 81 76 76 76 80 2014 pr mnd 81 71 76 77 95 2013 HiÅ 64 59 57 60 63 63 62 65 67 68 70 70 2014 HSØ 77 75 74 73 73 Pr. mai er ventetiden hittil i år på 80 dager. Dette er høyere enn ønskelig og foretaket jobber aktivt med å redusere den. Ventetiden har vært høy fra slutten av 2014. Noe av årsaken er innføring av direktebooking, men dette forklarer ikke alt. Foretaket har utarbeidet en tiltaksplan for å redusere ventetiden. Positivt er at gjennomsnittlig ventetid for fortsatt ventende er gått ned fra 88 dager i april til 76 dager i mai.. Utviklingen i ventetid vil bli presentert nærmere i styremøtet. Definisjon av indikatoren og rapportering Ventetider skal være basert på NPR-data og NPR-definisjoner og gitte krav om rapportering fra HOD. Antall, gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter (med/uten rett) i spesialisthelsetjenesten. 3
Årsak økt ventetid Direktebooking har økt fra akkumulert 45 % i april 2013 til akkumulert 78 % i mai 2014 Ventetidsøkningen er hovedsakelig knyttet til to konkrete vurderingsprogram; vurdering av arbeidsevne og individuelle tilbud til pasienter med smerteproblematikk, både funksjonsvurdering og behandlingsopphold Programmene i seksjon for vurdering og oppfølging ble i løpet av 2013 endret slik at seksjonen fikk et større ansvar for kontroll og oppfølging av pasienter som har vært innlagt til primæropphold i sykehuset. I tillegg ble gruppeoppholdene overført fra primærseksjonene. Flere behandlede pasienter. Redusert liggetid 4
Tiltak Tiltaksområde Beskrivelse Ansvarlig Iverksettes 1 Håndtering av henvisninger 2 Endring kapasitet heldøgnstilbud 3 Redusere antallet gruppeopphold Kvalitetssikring av vurdering av henvisninger Henvise til poliklinisk avklaring før innleggelse til arbeidsevnevurdering Kvalitetssikring av kategorisering av oppholdstype i DIPS Konsekvens økt antall avslag vil virke inn på ventetiden i 3. tertial Øke kapasitet til arbeidsevnevurdering fra totalt 8 til 12-14 senger Redusere antall gruppeopphold gir økt kapasitet Den frigitte kapasiteten tilsvarer 8 senger i 5 uker Overleger og inntakskoordinatorer Januar 2014 Klinikkledelsen Mai 2014 Klinikkledelsen 3. tertial 2014 5 4 Reduksjon i antall pasienter som skal inn til førerkortvurdering 5 Økt fleksibilitet i bruk av kompetanse, ressurser og kapasitet 6 Gjennomgang av vurderings- og funksjonsprogram 7 Redusere toleransen for antall pasientbestemte avslag Omdefinering av 3 senger fra førekortvurdering til mer fleksibel bruk i perioden 1. mai til 30. juni Konsekvens økt poliklinisk aktivitet Oppgave og funksjonsfordeling som gir redusert ventetid Overføre vurderingspasienter med sjeldne nevrologiske lidelser og utnytte 24/7 kapasiteten på en mer optimal måte Ny gjennomgang av program med lengst oppholdstid, for å vurdere om dagens tilbud er optimalt (Økt kunnskapsbasert praksis) Vurdere tilgjengelige ressurser da korte opphold krever økte ressurser Ved avbestilling av opphold ut over en gang avvikles pasienten og det må sendes ny søknad. Klinikkledelsen Mai - Juni 2014 Seksjonsleder og seksjonsoverlege 1. tertial 2014 Klinikkledelsen 2. tertial 2014 Seksjonsledelsen/ Inntakskoordinator Mai 2014
Prosent "Timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning" 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 2014 Mål 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2014 HiÅ 88% 85% 83% 79% 78% 2014 pr mnd 88% 83% 79% 64% 73% 2013 HiÅ 43% 48% 45% 49% 51% 54% 53% 56% 59% 60% 61% 62% 2014 HSØ 61% 60% 59% 59% 59% 57% 57% 57% 57% 57% Foretaket har kontinuerlig fokus på denne indikatoren og økte andelen fra måned til straks 2013. Det vil imidlertid være svingninger avhengig av antall henvisninger som mottas. Foretaket endret rutiner i forhold til innkalling av pasienter i 2013, noe som førte til en stor økning i andel pasienter som får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning. Definisjon av indikatoren Andel pasienter som får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning (direkte time) fra fastleger. 6
Antall Åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2014 Mål 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 2014 Åpne dok 595 761 511 815 686 2013 Åpne dok 845 1165 751 660 651 332 660 559 583 682 671 738 Legedok. 124 183 69 234 207 Spl. dok. 135 163 138 133 115 Antall dokumenter som normalt tar mer enn 14 dager å ferdigstille 109 141 118 128 112 I mai er antallet åpne dokumenter noe redusert i forhold til april, men fortsatt for høyt. Ledere jobber opp mot de personene som har flest åpne dokumenter. Det er fortsatt ca. 20 personer som står for 50 % av de åpne dokumentene. Definisjon av indikatoren: Antall dokumenter som er mer enn 14 dager gammel 7
Prosent Epikrisetid 105% 100% 95% 90% 85% 80% 75% 2014 Mål 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2014 HiÅ 91% 91% 91% 92% 90% 2014 pr mnd 91% 91% 91% 93% 84% 2013 HiÅ 88% 84% 89% 89% 88% 88% 88% 89% 89% 89% 89% 90% Andel epikriser sendt innen syv dager var for 2013 på 90 % som er et godt resultat. Hittil i år er resultatet 90 %. Foretaket ønsker imidlertid å øke andelen ytterligere. Enkelte behandlingsteam ligger på100 %. Tiltak for å øke andelen ytterligere er: Ta ut månedlige analyser på hvem som er sene med utsending av epikriser. Veilede disse til å endre arbeidsvaner og evt. sette inn mer ressurser hvis det er nødvendig. Definisjon av indikatoren Andel epikriser som er skrevet og utsendt innen 7 dager etter utskrivningsdato FOR 2000-12-21 nr 1385: Forskrift om pasientjournal 9 med kommentarer. 8
Antall dager Gj.sn. Vurderingstid primærhenvisninger 16 14 12 10 Mål 10 virkedager er 14 dager 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 2014 HiÅ 5,8 7,1 7,1 6,8 7,2 2014 Pr mnd 5,8 7,7 6,7 7,4 11,2 2014 andel vurdert innen 10 dager virkedager HiÅ - 8 6 4 2 89% 91% 92% 90% 87% 2013 HiÅ 8,9 8,4 6,5 6,8 6,5 6,4 6,5 6,6 6,6 6,6 6,5 6,6 Et team med leger og sykepleiere gjennomgår og fordeler henvisningene. Disse personene har fått spesiell opplæring i oppgaven. Definisjon av indikatoren: Gjennomsnittlig tid i dager fra mottak av pasienthenvisning ved eget sykehus til henvisningen er ferdig vurdert. 9
Prosent Beleggsprosent 92% 90% 88% 86% 84% 82% 80% 2014 Mål 84% 84% 84% 84% 84% 84% 84% 84% 84% 84% 84% 84% 2014 HiÅ 88% 89% 89% 89% 89% 2014 pr mnd 88% 89% 91% 90% 86% 2013 HiÅ 83% 86% 86% 87% 86% 87% 87% 87% 87% 88% 88% 87% Foretaket benytter et verktøy for kontroll på bruk av sengene. Dette gir lederne god kontroll på bruk av senger til enhver tid. Beleggsprosenten vil variere noe fra måned til måned pga. helligdager og ferie. Definisjon av indikatoren: Andel faktiske liggedøgn av mulige liggedøgn. Mulige liggedøgn justeres i forhold til stenginger i påske, sommer og jul. Det justeres ikke i forhold til helgestenginger (unntak VO 5). 10
Antall liggedøgn Liggedøgn 5 000 4 500 4 000 3 500 3 000 2 500 2 000 2014 Liggedøgn pr mnd 3 800 3 646 4 157 3 321 4 019 2014 Liggedøgn bud 3 789 3 891 4 128 3 523 4 023 4 190 2 310 3 881 4 148 4 153 4 166 3 348 2014 Kapasitet pr mnd 4 298 4 092 4 569 3 705 4 647 2013 Liggedøgn pr mnd 3 794 3 723 3 404 3 998 3 921 3 971 2 295 3 906 3 924 4 234 3 926 2 966 Liggedøgn sier noe om hvor mange pasienter som har ligget i sengene. Den gir et annet bilde enn DRG som først slår ut når pasientene utskrives. Kapasitet justeres kun for stengte senger i påske, sommer og jul - ikke i andre perioder med helligdager. 11
Antall DRG DRG heldøgn 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 2014 Budsjett pr mnd 345 470 600 461 579 522 302 456 517 563 578 569 2014 pr mnd 423 466 503 480 513 2014 Budsjett Hiå 345 815 1415 1876 2455 2978 3280 3736 4253 4816 5395 5964 2014 HiÅ 423 888 1391 1871 2384 2013 HiÅ 346 747 1365 1815 2352 2864 3218 3671 4223 4757 5330 5910 Aktivitet pasientbehandling målt i DRG, er noe under budsjett. Seksjonene jobber med tiltak for å lukke avviket i løpet av året. Noe av utfordringen er mangel på finansiering på vurdering av førerkort som opptar flere senger og er ressurskrevende. Aktivitet HiÅ er høyere enn tilsvarende periode i 2013. 12
Antall konsultasjoner Poliklinikk 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2014 Budsjett pr mnd 225 250 250 200 250 250 100 200 260 260 260 152 2014 pr mnd 265 243 249 242 214 2014 Budsjett Hiå 225 475 725 925 1175 1425 1525 1725 1985 2245 2505 2657 2014 HiÅ 265 508 757 999 1213 2013 HiÅ 203 399 543 734 933 1137 1218 1395 1646 1905 2131 2297 Foretaket har høy aktivitet hittil i år. 13
Antall brudd Status brudd på Arbeidsmiljøloven SunHF har fortløpende fokus på AML-brudd og tar ut månedlige rapporter på antall brudd. Det er fortsatt antall søndager på rad og brudd på ukefritimer som utgjør brorparten av bruddene. Følgende tiltak er iverksatt ved SunHF: AML rapporteres i ledelsens gjennomgang og inngår i de månedlige rapporter ved Sunnaas sykehus HF. AML-rapporten gjennomgås i månedlige bemanningsmøter med de kliniske enheter og HR rådgivere. Egen turnusgruppe er opprettet som jobber blant annet med målet om at alle arbeids planer skal stemme med bemanningsplaner. Ingen brudd i arbeidsplaner pr. dd. Planlagte brudd fra daglig drift, mer enn en uke frem i tid skal elimineres. Brudd arbeidsmiljøloven 1000 800 600 400 200 0 2014 pr mnd 57 78 66 48 77 2013 pr mnd 54 82 60 60 52 154 85 91 60 44 58 46 2014 HiÅ 57 135 201 249 326 2013 HiÅ 54 136 196 256 308 462 547 638 698 742 800 846 14
Antall månedsverk Månedsverk 540 535 530 525 520 515 510 505 500 Mål gj.sn.hiå 519 523 525 523 523 524 525 528 531 533 534 535 2014 gj.sn. HiÅ 536 527 530 531 531 2014 pr. mnd 536 519 536 535 530 2013 gj.sn.hiå 513 519 520 519 519 519 520 524 528 528 528 528 2012 gj.sn. HiÅ 523 517 518 515 513 513 517 517 519 521 522 522 Foretaket ligger noe over budsjett for bruk av månedsverk hittil i år 2014. Utviklingen vil bli fulgt opp i dialogmøter med klinikk og avdelinger. 15
Prosent Sykefravær 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % Mål HiÅ 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 6,9 % 2014 HiÅ 6,3 % 6,8 % 6,6 % 6,3 % 2014 pr. mnd 6,3 % 7,4 % 6,3 % 5,4 % HiÅ 2013 8,4 % 8,1 % 7,8 % 7,7 % 7,4 % 7,3 % 7,3 % 7,1 % 7,0 % 7,0 % 7,0 % 7,0 % HiÅ 2012 9,3 % 9,0 % 8,7 % 8,3 % 8,0 % 8,2 % 7,9 % 7,7 % 7,6 % 7,5 % 7,5 % 7,3 % HiÅ HSØ 7,5 % 8,1 % Sykefraværet for april er 5,4 %. Høyt fokus på sykefraværsoppfølging og forebygging står fortsatt høyt på dagsorden i de enheter med høyt fravær. Forebyggende prosjekter er igangsatt. Definisjon av indikatoren: Sykefravær i prosent = sykefraværsdagsverk x 100 avtalte dagsverk 16
Kr i millioner Resultat 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 - -5,0-10,0-15,0 2014 Resultat HiÅ -8,2-8,8-4,2-3,6 1,6 2014 Budsjett HiÅ -9,6-10,5-5,4-4,6-0,4 4,3-0,5 3,0 6,0 10,6 16,1 20,0 2014 Avvik res - bud 1,4 1,7 1,2 0,9 2,1 2013 Resultat HiÅ -8,6-10,1-5,9-1,7 0,3 6,2 2,3 6,2 11,1 15,8 21,7 Resultat pr 31.5.2014 er 1,6 millioner, 2,1 millioner bedre enn budsjett på -0,4 millioner. I budsjett er lønnsoppgjøret lagt inn med virkning fra 1. mai. Virkning vil for de fleste grupper bli fra juli. Dette gjør at budsjettavviket er ca. 0,9 mill. bedre enn faktisk. I løpet av året vil dette imidlertid jevne seg ut. I regnskapet er avsetningene til lønnsoppgjøret korrekte. 17
Resultat i 1000 kroner Faktisk HiÅ Budsjett HiÅ Avvik F og B Avvik % F og B Års Budsjett Års Estimat Basisramme 142 301 142 301 0 0,0 % 347 388 347 388 ISF - refusjon dag - og døgnbehandling 28 823 30 800-1 978-6,4 % 74 807 74 807 ISF - refusjon somatisk poliklinisk aktivitet 754 768-14 -1,8 % 1 738 1 738 ISF - refusjon kommunal medfinansiering 16 271 16 411-140 -0,9 % 39 774 39 774 Gjestepasienter 6 535 5 372 1 163 21,7 % 13 047 13 047 Polikliniske inntekter 14 0 14 0,0 % 11 631 0 Øremerket tilskudd "Raskere tilbake" 4 124 4 417-293 -6,6 % 32 357 11 631 Andre øremerkede tilskudd 14 337 14 419-82 -0,6 % 16 669 32 357 Andre driftsinntekter 6 186 7 308-1 122-15,4 % 0 15 169 Sum driftsinntekter 219 345 221 797-2 452-1,1 % 537 411 535 911 Kjøp av offentlige helsetjenester 24 18 5 30,0 % 44 44 Kjøp av private helsetjenester 3 0 3 0,0 % 0 0 Varekostnader til aktiviteten i foretaksgr 9 134 9 791-657 -6,7 % 23 394 23 394 Kjøp av konserninterne/gjestepasienter 621 471 150 31,9 % 1 099 1 099 Lønn til fast ansatte 115 740 119 054-3 314-2,8 % 273 401 271 901 Overtid og ekstrahjelp 10 366 9 348 1 018 10,9 % 21 500 21 500 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 32 246 32 246-1 0,0 % 71 806 71 806 Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidsk - 6 515-7 410 895 12,1 % - 16 881-16 881 Annen lønn 20 564 21 177-613 -2,9 % 47 474 47 474 Avskrivninger 7 524 7 845-320 -4,1 % 18 777 18 777 Andre driftskostnader 29 303 29 875-571 -1,9 % 75 545 76 745 Sum driftskostnader 219 010 222 414-3 404-1,5 % 516 160 515 860 Driftsresultat 335-617 952 154,3 % 21 251 20 051 Kommentarer Inntekter: - Inntekter til pasientbehandling ca. 1 mill under budsjett - Inntekter til eksternt finansierte prosjekter, Raskere tilbake og TRS erca. 1,5 under budsjett. Kostnader: - Samlet Lønn 0,5 mill under budsjett når øremerkede prosjekter er hensynstatt - Øvrige kostnader 1,4 mill under budsjett - Forsinkelser utbetaling til entreprenør, gir høyere Finansinntekter 2 011 900 1 111 123,5 % 1 025 2 225 renteinntekter Finanskostnader 698 697 1 0,2 % 2 276 2 276 Finansresultat 1 313 203 1 110 546,1 % - 1 251-51 Årsresultat 1 648-414 2 062 498,3 % 20 000 20 000 18
Balanserapport % av Tall i tusen kr pr 31.5.2014 Faktisk Tot.kap Sum immatrielle eiendeler 270 0 % Tomter, bygninger og annen fast eiendom 195 618 Medisinskteknisk utstyr, Inventar, transportmidler 16 917 Anlegg under utførelse 36 934 Sum varige driftsmidler 249 470 52 % Andre finansielle anleggsmidler 6 399 Pensjonsmidler 67 032 Sum finansielle anleggsmidler 73 431 15 % Varer 739 Fordringer 13 122 Bankinnskudd, kontanter o.l. 141 131 Sum omløpsmidler 154 991 33 % SUM EIENDELER 478 161 100 % Sum Egenkapital 259 239 53 % Sum avsetninger for forpliktelser 55 090 11 % Sum annen langsiktig gjeld 67 572 14 % Sum kortsiktig gjeld 96 260 23 % SUM EGENKAPITAL OG GJELD 478 161 100 % Bankinnskudd er høyere enn forventet som følge av utsatt betaling til entreprenør. 19
Investeringer Mai Budsjett Avvik F og B Hittil i år Denne periode Denne periode Total Investeringer 11 023 45 746-34 723 Bygg og anlegg 9 985 44 246-34 262 Bygg og anlegg 426 2 500-2 074 Tomt, bolig, kunst 0 0 0 AUU-Bygg 9 985 41 746-31 762 Aktivering av AUU-Bygg: Fortegn (-) -426 0-426 IKT 0 500-500 IKT & EDB 0 500-500 Immatrielle eiendeler 0 0 0 AUU-IKT 0 0 0 Aktivering av AUU-IKT: Fortegn (-) 0 0 0 MTU 387 1 000-613 Medisinsk teknisk utstyr 387 1 000-613 AUU-MTU 387 0 387 Aktivering av AUU-MTU: Fortegn (-) -387 0-387 Andre 652 0 652 Andre 652 0 652 AUU-Andre 652 0 652 Aktivering av AUU-Andre: Fortegn (-) -652 0-652 Årsaken til det store avviket er hovedsakelig forsinkelser i betaling av fakturaer pga. manglende dokumentasjon. 20
Status Nytt tverrbygg Fremdrift Pr 31.5.14 ligger prosjektet 3 uker etter opprinnelig plan. Entreprenør HENT AS opprettholder opprinnelig fullføringsdato (utgangen av november 2015), da beregner å ta igjen tapt tid i perioden når ferdigelementer skal monteres. Økonomi SunHF har mottatt fakturaer på kr 0,6 mill. fra Norconsult hvor det er fakturert timer tilbake til august 2013. Foretaket har bedt om bedre grunnlag for kravet. Dersom krav er reelt vil foretakets reservene reduseres tilsvarende. Ikke avklart pr 31 mai. Det pågår diskusjoner og avklaringer med entreprenør HENT vedrørende Fase 1. Pr i dag ikke tilstrekkelig grunnlag for å tallfeste mulige økonomiske konsekvenser. I Fase 2, er det påvist en uventet sprekk i fjellet fylt med løsmasser og kabler ligger ikke som beskrevet i anbudsdokumentet. begge forhold vil utløse krav fra HENT. Reserve er på ca. 10 mill. ref. styresak 15/14 Tiltaksplan for kapitalreserve nytt tverrbygg Gjenstående forpliktelser pr 31.5.2014 er ca. 195 mill. 21