Protokoll fra ordinært sameiermøte i Eierseksjonssameiet Hagebyen 2 og Hagebyen 2 Garasjesameie Møtedato: onsdag 26. april 2017 Møtetidspunkt: 18:30 Møtested: Hundsund Ungdomsskole, Auditorie A Til stede: 30 seksjonseiere, 8 representert ved fullmakt, totalt 38 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Sven-Robby Dierkes. Møtet ble åpnet av Cecilie Lerdal Stenvik. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Sven-Robby Dierkes foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Sven-Robby Dierkes foreslått. Som protokollvitne ble Kristian Hauglie foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning for Hagebyen 2 Eierseksjonssameie og Hagebyen 2 Garasjesameie ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3. Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse for Hagebyen 2 Eierseksjonssameie og Hagebyen 2 Garasjesameie ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Vedtatt PROTOKOLL - SIDE 1 AV 5
4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 210.000. Vedtak: Vedtatt ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Behandling av innkomne forslag og saker A) Vedrørende tvist omkring privat hage i sameiet. Forslagsstiller: Tom Hov 30.Flertallskrav og særlige begrensninger i sameiermøtets myndighet Med de unntak som følger av loven eller vedtektene fattes alle beslutninger av sameiermøtet med vanlig flertall av de avgitte stemmer. Det kreves minst to tredjedeler av de avgitte stemmer i sameiermøtet for vedtak om: g) tiltak som har sammenheng med sameiernes bo- eller bruksinteresser og som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, når tiltaket fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for sameierne på mer enn 5 prosent av de årlige fellesutgiftene. Bakgrunn. Den pågående tvisten rundt en privat hekk fortsetter. Det går mot en prosess i retten som kan bli kostbar. Slik jeg ser det har ikke denne tvisten noen generell interesse for sameiet. Det ser ut som noen få personer driver en unødvendig sak som kan komme til å koste oss alle dyrt. Motivet er uklart. Sameiet har allerede brukt titusener på denne tvisten. Det jeg kaller «konfliktkostnader» er note 7 i 2015 regnskapet, konsulenthonorarer. Legg merke til at forretningsfører fakturerer først 160 213. Deretter kommer det et konsulenthonorar på 185 161. Konsulenthonoraret er «ekstraordinært» Det ser man ved å sjekke mot budsjett på NOK 30 000. Man har brukt penger på advokat og konsulenter i konflikt sammenheng som overstiger budsjettet med over 500%. Så «konfliktkostnadene» er 185 000 eller 6% av inntektene. I 2015 så ble underskuddet NOK 544 000, noe som utgjør en 18% overskridelse. Her ble loven med andre ord ikke fulgt. Av disse 544 000 var som nevnt NOK 185 000 advokatutgifter og andre konflikt kostnader. Budsjettet var på NOK 30 000, så dette er et synlig eksempel på hva disse unødvendige konfliktene koster. Forslag til vedtak Styret pålegges å følge Lov om eierseksjoner 30. Styrets innstilling Styret ønsker å påpeke følgende faktafeil i bakgrunnsinformasjon. Påløpte utgifter til advokat i forbindelse med sjikanerende oppførsel fra beboer summerer seg til 26 650 NOK i 2015 og 2016. Styret vil for øvrig opplyse om at seksjonseier har stevnet sameiet i sak om vedtektsfestet hekkehøyde og dermed vil sameiet påføres kostnader i denne saken. Sameiet vil også få dekket 80% av eventuelt resterende utgifter fra forsikring. Styret følger eierseksjonsloven 30. Det kan forøvrig opplyses om at 5% regelen gjelder oppgradering av eiendommen, ikke vanlig forvaltning og drift av sameiet. Styrets innstilling er at forslaget forkastes da vi både er forpliktet til, og allerede følger Norges Lover. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt mot 2 stemmer PROTOKOLL - SIDE 2 AV 5
B) Endring av vedtekter i Garasjesameiet 7 punkt 2.1, vilkår for utleie Nærmere om disposisjonsrett over p-plassene Forslagsstiller: Styret 2. Utleie av p-plass 2.1 Vilkår for utleie Bakgrunn Styret foreslår å endre fristen fra 1 måned til 14 dager for å finne leietaker slik at dette er konsekvent alle steder i vedtektene. Forslag til endring Ved utleie av p-plass har beboere i Hagebyen 2 fortrinnsrett til leie til ellers like vilkår. Styret/ forretningsfører kan føre lister over de som ønsker å leie plass, og avgjør rekkefølge/tildeling mellom likeberettigede. Hvis ikke styret/ forretningsfører innen 1 måned etter at de har mottatt skriftlig melding om utleie til ikke-beboer av Hagebyen 2 med angivelse av avtalt pris, leietakers navn og adresse mv, har funnet leietaker til plassen, kan plassen fritt leies ut av dens eier for en periode på inntil 2 år. Endres til: Ved utleie av p-plass har beboere i Hagebyen 2 fortrinnsrett til leie til ellers like vilkår. Styret/ forretningsfører kan føre lister over de som ønsker å leie plass, og avgjør rekkefølge/tildeling mellom likeberettigede. Hvis ikke styret/ forretningsfører innen 2 uker etter at de har mottatt skriftlig melding om utleie til ikke-beboer av Hagebyen 2 med angivelse av avtalt pris, leietakers navn og adresse mv, har funnet leietaker til plassen, kan plassen fritt leies ut av dens eier for en periode på inntil 2 år. Vedtak: Enstemmig vedtatt C) Reservasjon mot utgifter knyttet til konflikt rundt hekk Forslagsstiller: Berit Aarnes Begrunnelse; I 2015 brukte Hagebyen 2 NOK 170 000 på konflikt kostnader, hovedsaklig på advokater. For 2016 ble budsjettet redusert til NOK 30 000. I sameiemøte den 20 april 2016 ble det opplyst av Stenvik at sameiet så langt i 2016 ikke hadde kostnader knyttet til advokat. Disputten rundt min hekk ser ut til å leve i beste velgående og kostnader forbundet til dette kan bli høye. Derfor er det nødvendig å lage kjøreregler for dette slik at de sameiere som ønsker å reservere seg mot denne utgiften kan gjøre det. At undertegnede skal betale for en prosess rettet mot meg selv kan virke absurd. Andre har også uttrykt motvilje mot å delta i en rettslig prosess mot meg. Denne regelen må også komme til anvendelse hvis en eller flere av styremedlemmene skulle bli involvert i en privat sivil sak eller straffesak som resultat av denne disputten. Det vises forøvrig til Lov om eierseksjoner Kapittel V 30. 30.Flertallskrav og særlige begrensninger i sameiermøtets myndighet PROTOKOLL - SIDE 3 AV 5
Med de unntak som følger av loven eller vedtektene fattes alle beslutninger av sameiermøtet med vanlig flertall av de avgitte stemmer. Det kreves minst to tredjedeler av de avgitte stemmer i sameiermøtet for vedtak om: g) tiltak som har sammenheng med sameiernes bo- eller bruksinteresser og som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, når tiltaket fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for sameierne på mer enn 5 prosent av de årlige fellesutgiftene. Forslag til vedtak; Sameiere som ønsker det kan reservere seg mot utgifter knyttet til konflikten rundt hekk i Solgangsbrisen 7. Alle utgifter over budsjett må avklares med sameiere på forhånd. Styrets innstilling. Styret ønsker å påpeke følgende faktafeil i bakgrunnsinformasjon. Påløpte utgifter til advokat i forbindelse med sjikanerende oppførsel fra beboer summerer seg til 26 650 NOK i 2015 og 2016. Styret vil for øvrig opplyse om at seksjonseier har stevnet sameiet i sak om vedtektsfestet hekkehøyde og dermed vil sameiet påføres kostnader i denne saken. Sameiet vil også få dekket 80% av eventuelt resterende utgifter fra forsikring. I henhold til Lov om Eierseksjoner 23 1 ledd skal utgifter i sameiet fordeles etter sameiebrøken og vedtekter. Styret innstiller derfor til at forslaget avvises. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt D) Fjerne vedtekter om hekk Forslag til vedtak Hagebyen 2 årsmøte for 2016. Bakgrunn. Hagebyen 2 er et sameie som er regulert av Lov om eierseksjoner. Denne loven forklarer på en oversiktlig måte at et sameie består av en seksjonseier (privat areal) og et felles areal. Seksjonseier er suveren på sitt private areal mens felles areal «administreres» av årsmøte og styret, dvs fellesskapet. Loven definerer så forholdet mellom privat areal og felles areal og sier at partene skal ikke foreta seg ting som er til ulempe for den andre part. Mao skal ikke en seksjons eier foreta seg noe som sjenerer en annen seksjons eier eller felles areal. Sånn sette er loven enkel. Eksempelvis er min hekk privat på mitt private areal (se seksjonering) hvor jeg har suveren råderett. Hadde hekken stått på felles areal så hadde den vært under årsmøtets administrasjon råderett. Loven sier at min hekk ikke skal være til sjenanse for andre. Det er den åpenbart ikke og det er heller ingen sameiere som har hevdet det. Jeg er ikke i stand til å forklare hvorfor styret har brukt titusener av kroner på advokat rundt denne hekken. Jeg savner fortsatt en forklaring utover at styret sier «slik skal det være». Feilen styret gjør er at det ikke forstår at min hekk er «privat» og ikke «felles». Det er også mulig at andre forhold som jeg ikke ser ligger bak denne kostbare og meningsløse konflikten. PROTOKOLL - SIDE 4 AV 5
Kort fortalt kan ikke et sameie råde over min private eiendom. Derfor er vedtektene som omhandler min hekk i strid med min lovfestede rett til min eiendomsrett. Forslag til vedtak. Vedtektene som omhandler min hekk fjernes i sin helhet fordi den er i strid med Lov om eierseksjoner. Styrets innstilling. Sakens bakgrunnsinformasjon inneholder en rekke feil fakta og sammenblanding av ulike saker. Styret er av den oppfatning at sameiermøtet kan vedtektsfeste retningslinjer for hekk også innenfor tilleggsareal for den enkeltes seksjon. For ordens skyld vil styret påpeke at det ikke er slik at sameiets vedtekter kun gjelder en seksjonseier sin hekk. Det er tvert imot etablert retningslinjer for hekk for at hele sameiet skal ha ensartede retningslinjer for hekk. Styrets innstilling er derfor at forslaget avvises Vedtak: Styrets instilling vedtatt mot 2 stemmer 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år, ble Kjetil Stallemo foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Susan Berentsen og Nicklas Krantz foreslått. C Som styremedlem for 1 år, ble Henriette Schiager foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble Sophia Börebäck foreslått. D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år ble det ikke funnet kandidater Møtet ble hevet kl.: 20:15. Protokollen signeres av Sven-Robby Dierkes /s/ Møteleder Sven-Robby Dierkes /s/ Fører av protokollen Kristian Hauglie /s/ Protokollvitne PROTOKOLL - SIDE 5 AV 5