REFERATSAKER TIL MØTE I KOMMUNESTYRET I GRAN KOMMUNE

REFERATSAKER TIL MØTE I KOMMUNESTYRET I GRAN KOMMUNE 11.10.12 Kontrollutvalget: Protokoll fra møte 21.09.12 Ungdomsrådet: Innkalling til møte 20.09.12 Ungdomsrådet: Protokoll fra møte 20.09.12 Eldrerådet: Innkalling til møte 24.09.12 Eldrerådet: Protokoll fra møte 24.09.12 Råd for funksjonshemmede: Innkalling til møte 24.09.12 Råd for funksjonshemmede: Protokoll fra møte 24.09.12

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 21. september 2012 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl. 0830 1505. Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Heidi Granli Højfeldt (Ap) Kari Marie Engnæs (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Peter Oskar Saugstad (Ap) Følgende varamedlem møtte: Pål-Arne Oulie (Sp), 2. vara Som varamedlem hadde meldt forfall: Reidun Ramse Sørensen (Ap), 1. vara Ellers møtte: Ordfører: Knut Lehre (sak 31). Fra Innlandet Revisjon IKS: Bjørg Hagen (sakene 30-35) og oppdragsansvarlig revisor Andreas Steen (sak 35). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og avisa Hadeland. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Møtet ble avsluttet med orientering om bruk Ipad for kontrollutvalgets medlemmer v/formannskapssekretær Eli Stigen. Til behandling: SAK NR. 30/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 08.06.12 Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 08.06.12 godkjennes. SAK NR. 31/2012 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Fra behandlingen: Ordfører deltok under første del av saken. Ordfører var invitert til å komme med synspunkter og innspill til det fremlagte planutkastet. 1

Kontrollutvalget gjennomgikk deretter planen og foretok noen mindre justeringer før saken ble sluttbehandlet. Vedtak, enstemmig: INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012-2015 godkjennes. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer, og å igangsette undersøkelser på eget initiativ, dersom det i planperioden oppstår behov for kontroll på andre områder enn det som fremgår i planen. SAK NR. 32/2012 SAMMENLIGNING ( BENCHMARKING ) AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Vedtak, enstemmig: Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2011 med andre kommuner tas til orientering, herunder at kommunens kostnader til regnskapsrevisjon ligger omkring på gjennomsnitt for kommunene i sammenligningen. SAK NR. 33/2012 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2013 Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen og utvalgssekretær Kjetil Solbrækken presenterte den nye avtalen. Vedtak, enstemmig: Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2013 godkjennes, med forbehold om kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjettramme for 2013. SAK NR. 34/2012 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2013 Vedtak, enstemmig: INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2013 (ansvar 6200, funksjon/tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på kr. 1 401 000, med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp 1081 Godtgjørelse andre folkevalgte 60 000 1082 Tapt arbeidsfortjeneste 5 000 2

1099 Arbeidsgiveravgift 7 000 1101 Abonnementer og faglitteratur 7 000 1116 Bevertning under møter 4 000 1150 Kurs og veiledning 20 000 1160 Utgifter til godtgj. for reiser mv 1 000 1270 Kjøp av sekretærtjenester 160 000 1429 Merverdiavgift, kostnad drift 40 000 1729 Momskompensasjon, inntekt drift - 40 000 Sum funksj/tjeneste 1100 264 000 Kontrollutvalget 1351 Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS 1 137 000 Sum funksj/tjenste 1101 Revisjon 1 137 000 SUM ANSVAR 6200 KONTROLLORGANER 1 401 000 SAK NR. 35/2012 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/regnskapsrevisor Andreas Steen orienterte og svarte på spørsmål. Vedtak, enstemmig: 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2012 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av sin uavhengighet til kommunen tas til orientering. SAK NR. 36/2012 STATUS FOR SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG PLANLEGGING AV FELLES KONTROLLUTVALGSMØTE I TRE KOMMUNER Fra behandlingen: Utvalgssekretær orienterte. Vedtak, enstemmig: 1. Status for gjennomføring av selskapskontroll i Hadeland Energi AS tas til orientering. 2. Endelig revisjonsrapport legges frem/presenteres i felles møte sammen med kontrollutvalgene i Lunner og Jevnaker kommune. 3

SAK NR. 37/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Omsorgsboliger i Skirstadgutua: Saksfremlegg formannskapssak 22/12 Oppføring av omsorgsboliger i Skirstadgutua Kritiserer prosessen (artikkel i Hadeland 30/8-12) Vegen står i vegen (artikkel i Hadeland 3/9-12) 2. Vurdering av økonomiplan 2012-2015 i Gran kommune (brev av 16.08.12 fra Fylkesmannen i Oppland til Gran bygdeliste) 3. Brev/e-post 18/6-12 fra Hadeland Eiendomsdrift AS v/tore Solberg til Gran kommune 4. Svar fra Gran Kommune til Hadeland Eiendomsdrift AS på brev/mail av 18/6-12 5. Egenvurdering av uavhengighet til Gran kommune Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedtak, enstemmig: Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 38/2012 FORUNDERSØKELSE FORSVARLIG SAKSBEHANDLING Fra behandlingen: Med bakgrunn i prioriterte områder i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 (jf. sak 31/12) og referatsak nr. 1 om omsorgsboliger i Skirstadgutua (jf. sak 37/12), ble saken enstemmig satt opp til behandling. Vedtak, enstemmig: 1. Innlandet Revisjon IKS bes om å gi en nærmere orientering om forståelse av forsvarlighetsbegrepet i kommunelovens 23 om rådmannens ansvar for forsvarlig saksbehandling. Kontrollutvalget ber også om forslag til hvordan man kan gjennomføre en revisjon av rådmannens etterlevelse av forsvarlig saksbehandling. 2. Rådmannen inviteres til neste møte for å redegjøre for prosessen og saksbehandlingen i forbindelse med sak om etablering av omsorgsboliger i Skirstadgutua. Gran, 21. september 2012. Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 21. september 2012. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

NESTE MØTE Dato: ONSDAG 14. NOVEMBER 2012 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Møte november 2012 (felles møte mellom kontrollutvalgene på Hadeland): Rapport selskapskontroll Hadeland Energi AS Informasjon om nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012-2015 for de tre kommunene Vurdering av felles revisjonsprosjekter Møte 07.12.12: Forundersøkelse forsvarlig saksbehandling Redegjørelse for prosess og saksbehandling omkring oppføring av omsorgsboliger i Skirstadgutua Rapport 2. tertial 2012 Gran kommune Nytt økonomireglement i Gran kommune Orientering om forslag til endring i kommuneloven vedr. kontrollutvalg Saker til oppfølging senere: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 1/12-11) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Selskapskontroll Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS Foranalyse forsvarlig saksbehandling Møteplan for 2012: o Fredag 03.02.12 kl. 0900 o Fredag 30.03.12 kl. 0900 o Fredag 27.04.12 kl. 0900 flyttet til onsdag 18.04.12 kl. 0900 o Fredag 22.06.12 kl. 0900 flyttet til fredag 08.06.12 kl. 0900 o Fredag 21.09.12 kl. 0830 o Onsdag 14.11.12 kl. 0900 i tillegg til opprinnelig møteplan (fellesmøte tre kontrollutvalg) o Fredag 07.12.12 kl. 0900 5

Innkalling til møte i Gran ungdomsråd 20. september 2012 Hvor: Møterom Granavollen, Gran rådhus Tid: 18.00-20.30 Saker 13/12 Høring kvalitetsplan for grunnskolen. Se vedlegg. 14/12 Nytt ungdomsråd desember 2012. Organisering og gjennomføring av valg. 15/12 Hva jobber vi konkret videre med? I hvilke saker ønsker rådet å engasjere seg i? Ordet er fritt Eventuelt Det blir servert mat og vann i pausen. Ta gjerne med eget drikke Velkommen!

Referat fra møte i Gran ungdomsråd 20. september 2012 Hvor: Møterom Granavollen, Gran rådhus Tid: 18.00-20.30 Saker 13/12 Høring kvalitetsplan for grunnskolen. Se vedlegg. Vi gikk i gjennom forslaget til plan. Vedtak: Lærerne er det viktigste elementet. Samtidig er det viktig å ha skoleledere som disponere skolens lærere på riktig måte. Det er viktig å gjennomføre elevundersøkelsene, men man må være klar over at en del elever i ungdomsskolen svarer useriøst, noe som fører til feilaktige tall. Medlemmer i ungdomsrådet har selv vært vitner til dette. Det bør reageres sterkere på mobbing, både for å hjelpe mobbeofrene og mobberne selv. Elever som mobber har ofte egne problemer. Ungdomsrådet ønsker at mobberne får samtale med hjelpepersonell før videre konsekvenser, som for eksempel utvisning. Viktig å gjøre ordensreglementene ved hver skole konkret. Det må være klare regelverk der reaksjoner er beskrevet. 14/12 Nytt ungdomsråd desember 2012. Organisering og gjennomføring av valg. De som ønsker å sitte i ny periode, sender en skriftlig søknad til Thomas innen 1. oktober. Viktig at alle skriver hvilken skole de representerer. Nytt ungdomsråd tas opp i kommunestyremøtet i desember. 15/12 Hva jobber vi konkret videre med? I hvilke saker ønsker rådet å engasjere seg i? Ordet er fritt Svømmehall. IKT i skolen. Nok PCer som kan deles ut ved behov. Viktig med moderne PCer. Kompetanseheving blant lærerne. Kollektivtrafikken. Sak til neste møte. Invitere Edvin Straume? Inn og ut av Oslo. Hjem for en femtilapp må videreføres. Utvides. Må kunne bestilles litt senere enn i dag. Andris sjekker ut dagens ordning til neste møte. Ungdomsklubber. Hva ønskes konkret av ungdomsrådet. Thomas hører med Stig Fallingen. Eventuelt Stimuleringsmidler 2012. Oskar Sunde tar ansvaret for å få med avisen Hadeland på å spre det glade budskap. Vi må flytte novembermøtet til 15. november. Tur til Tromsø. Vi drar ikke dit. Hadelandsmessa 2012. Møte fredag 9. november. Tas opp på neste møte. Referent Thomas Petersen