Ordføreren MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Vadsø Rådhus, bystyresalen Møtedato: 29.01.2009 Klokkeslett: 2000 Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 13. For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 18/09 08/2100 VADSØ TRAFIKKSTASJON - STATUS OG VIDERE PROSESS 19/09 08/2123 ÅRSBUDSJETT OG HANDLINGSPLAN 2009-2012 DISPONERING AV REGJERINGENS TILTAKSPAKKE Vadsø, 28.01.2009 Svein Dragnes ordfører
VADSØ TRAFIKKSTASJON - STATUS OG VIDERE PROSESS Saksbehandler: Ulf Are Holsbø Arkivkode: 614 Arkivsaksnr.: 08/2100 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/09 Formannskapet 29.01.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommune opprettholder inntil videre tilbudet om å kjøpe Vadsø trafikkstasjon for kr 3 950 000. Det er forventet at Statens vegvesenet innen 1. juli 2009 redegjør for sine framtidige leieplaner i bygget. Rådmannen benytter tiden fram til vegevesenets avklaring foreligger til å vurdere mulighetene for andre løsninger for brannstasjon, om mulig samlokalisert med ambulansen. Når avklaringene om vegvesenets behov for lokaler på trafikkstasjonen foreligger, fremmes saken til formannskapet, som avgjør om kommunen skal kjøpe bygget. Vedlegg: Bakgrunn: Statsbygg annonserte i september 2008 Vadsø trafikkstasjon for salg. Med tanke på mulighetene bygget gir til å etablere ny brannstasjon for kommunen og ambulansestasjon for Helse Finnmark, leverte Vadsø kommune et bud på kr 3 950 000. Budet var 550 000 under takst, men likevel høyest (av tre budgivere) og Statsbygg vurderte det som akseptabelt. Etter budfristen opplyste Statsbygg at de hadde en avtale med Statens vegvesen om leie av trafikkstasjonen ut 2009, med opsjon for vegvesenet om forlengelse. Kommunen har forsøkt å avklare hvilke begrensninger leieavtalen har for planene om å etablere brann- og ambulansestasjon. For 2009 beskriver vegevesenet et behov for å disponere trafikkstasjonens to haller (kontrollhall og vekthall) to dager i måneden. Omfanget er beskjedent, men hindrer samtidig nødvendige tilpasninger av hallene for brannvesenets og ambulansetjenestens behov. Det innebærer også at to dager hver måned må brann- og ambulansetjenesten flytte ut av hallene, og finne andre, frostfrie Side 2 av 6
garasjealternativer. Vegvesenet har foreløpig ikke klarlagt sine behov og planer etter 2009. Spørsmålet er hvordan Vadsø kommune skal forholdet seg til situasjonen som har oppstått: skal kjøpet gjennomføres med vegvesenet som leietaker, skal beslutningen om kjøp utsettes til vegvesenets planer etter 2009 er avklart, eller skal budet trekkes? Det vises også til bystyresak 79/08, del 6 pkt 10, om eventuell etablering av ny brannstasjon. Sak 18/09 Vurdering: Advokat Knut Hegg, Hegg & co AS, som Statsbygg har engasjert til å gjennomføre salget av trafikkstasjonen, orienterte i møte 22.1.2009 formannskapet om status i prosessen. Forutsatt at kommunen ikke trekker budet, skisserte Hegg to løsningsalternativer: 1. Kommunen kjøper trafikkstasjonen nå, med vegvesenet som leietaker. I dag leier vegvesenet hele trafikkstasjonen, selv om det reelle behovet er beskrevet til hallene (halve bygget) to ganger i måneden. Dette må kunne antas å være en dyr, og derfor neppe langsiktig, løsning for vegvesenet. Om kommunen kjøper bygget vil det antagelig forbedre kommunens muligheter til å påvirke situasjonen slik at man finner en løsning for brannvesenet og ambulansen i bygget. 2. Kommunen opprettholder budet og avventer endelig beslutning om kjøp til vegvesenet har avklart sine behov og planer etter 2009. Det forventes at vegvesenet innen 1.7.2009 avgjør om de vil benytte opsjonen til å forlenge leieavtalen for trafikkstasjonen. Statsbygg har neppe innvendinger mot at kommunen velger å utsette sin beslutning et halvt års tid. Selv om kommunen velger alternativ 1 og kjøper trafikkstasjonen nå, gir det ingen garanti for at lokalene frigjøres snarlig slik at bygget kan tas i bruk som brann- og ambulansestasjon. Siden vegvesenet per i dag ikke er kan si noe om sine langsiktige planer, innebærer det en mulighet for at vegvesenets behov etter 2009 blir større enn i dag. Det kan resultere i at kommunen må inngå en langsiktig avtale med vegvesenet der de leier hele eller vesentlige deler av bygget. I så fall står behovet for brannstasjon uløst. Alternativ 2 innebærer at kommunen vet om vegvesenet flytter ut i løpet av 2009 eller blir værende (og da med kjente behov) før beslutningen om kjøp tas. Siden dette forventes å bli kjent omkring 1.7.2009, gir det også Vadsø kommune/helse Finnmark anledning til å vurdere alternative løsninger for brannstasjon/ambulansestasjon. Jens R. Betsi Rådmann Side 3 av 6
ÅRSBUDSJETT OG HANDLINGSPLAN 2009-2012 DISPONERING AV REGJERINGENS TILTAKSPAKKE Saksbehandler: Ulf Are Holsbø Arkivkode: 100 Arkivsaksnr.: 08/2123 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/09 Formannskapet 29.01.2009 3/09 Bystyret 05.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Regjeringens tiltakspakke skal disponeres slik: 1. Vedlikeholdstilskuddet, kr 4 067 000, skal benyttes til å gjennomføre prioriterte vedlikeholdstiltak 2009, som beskrevet i rådmannens saksutredning. Kommunen innarbeider kr 3 835 000 i investeringsbudsjettet 2009, slik at samlet vedlikeholdsplan for 2009 har en ramme på 7 902 000. Rådmannen skal fortløpende vurdere behovet for omdisponeringer innen tildelt ramme, slik at også løpende/uforutsett vedlikehold kan ivaretas på en forsvarlig måte. 2. Tiltakspakkens frie inntekter, kr 1 192 000, skal benyttes til budsjettmessig øking av driftsutgiftene for ansvarsområde 6500 Teknisk enhet. Vedlegg: Prioriterte vedlikeholdstiltak 2009. Bakgrunn: Det vises til formannskapssak 12/09, møte 22.1.2009, forslag til tiltaksliste i forbindelse med regjeringens varslede tiltakspakke. Tiltakspakken ble offentliggjort 26.1.2009 og rådmannen fremmer et nytt forslag som er korrigert og bearbeidet til krisepakkens reelle innhold. Vurdering: Side 4 av 6
Sak 19/09 TILTAKSPAKKEN 2009 - VEDLIKEHOLDSMIDLER Krisepakkens vedlikeholdstilskudd til Vadsø kommune er kr 4 067 000. Rådmannens reviderte tiltaksliste (vedlagt) har en samlet kalkyle på kr 7 902 000, som forutsetter et kommunalt bidrag på kr 3 835 000. Det er av flere grunner viktig å planlegge tiltak ut over vedlikeholdstilskuddet: Kriteriene for vedlikeholdstilskuddet tilsier at ubrukte midler som følge av at tiltak ikke har blitt satt i gang i 2009 må tilbakebetales. Det må derfor igangsettes nok tiltak til å sikre at tilskuddet brukes fullt ut. Dette medfører en risiko for at tildelt beløp overskrides. En samlet vedlikeholdsplan på 7,9 mill kr i 2009, hvor staten dekker drøyt halvparten, gir kommunen en god mulighet til å redusere på det totale vedlikeholdsetterslepet. Ved å utbedre i år reduseres både skadeutviklingen og belastningen påfølgende år. Midlene i tiltakslisten må også dekke løpende vedlikehold, dvs. uforutsette hendelser som krever umiddelbar utbedring (eksempelvis knuste vinduer, havarert fyrkjele). Per i dag finnes det ingen budsjettmidler i til å dekke dette. Tiltakene vil bli iverksatt etter følgende prioritering: 1. Tiltak i tråd med pålegg eller vesentlige lov og forskriftskrav (helse, miljø og sikkerhet, mv). 2. Tiltak for å opprettholde kommunens tjenester. 3. Tiltak for å bedre driftsforholdene. Midler tilknyttet pkt 3 vil måtte tjene som reserve for løpende/uforutsett vedlikehold. I praksis igangsettes disse sist, og kan etter nærmere vurdering av situasjonen bli utsatt til neste år. Rådmannen vil fortløpende vurdere behovet for omdisponeringer innen tildelt ramme. TILTAKSPAKKEN 2009 FRIE INNTEKTER Tiltakspakken har også en økning av de frie inntektene til kommunene. For Vadsø kommune betyr dette en økning av de frie inntektene på kr. 1.192.000,-. Det er formannskapet/ bystyret som bestemmer hvordan de frie inntektene skal disponeres. Innenfor programområdet Teknisk, jfr. rådmannens forslag til handlingsplan 2009-2012, er utgiftssida til Plan, forebyggende og beredskap, PBF, underbudsjettert da de faktiske utgiftene til drift er mye større enn det som fremkommer av budsjettet. Budsjett/ regnskap viser følgende: Side 5 av 6
Sak 19/09 Regnskap 2007 Budsjett 2008 Regns. 2008 Budsjett 2009 Sum utgifter 45 681 690 42 540 371 50 701 000 42 586 841 Sum inntekter -16 808 848-12 074 820-12 300 000-12 114 760 Netto resultat 28 872 842 30 365 551 38 401 000 30 472 081 Fordeling av utgiftene på ulike nivåer viser følgende utvikling: Regnskap 2007 Budsjett 2008 Regnsk. 2008 Budsjett 2009 10 Lønn 20 498 316 19 539 835 21 509 049 19 095 748 11 utstyr, 13 382 932 15 674 898 15 099 995 15 947 898 strøm, forsikr. mm 12 drift/ vedlik. 3 616 425 1 348 125 4 579 555 1 348 125 13 kjøp av tjen. 5 460 301 6 115 000 5 695 148 6 175 000 14 mva, erstat 2 662 152 20 700 3 817 564 20 700 Som det fremkommer av tabellen ovenfor, er nivå 12, drift og vedlikehold, budsjettert med kr. 1 348 125,-. Dette skal dekke utgifter vedlikehold av kommunale veier, gater, bygninger, idrettsanlegg/ lysløyper, snørydding ved kommunale institusjoner, barnehager, skoler og andre parkeringsplasser, leasing av kjøretøy, serviceavtaler, sommervedlikehold av idrettsanlegg, parker, oppryddingstiltak etc. Pr. 01.01.09 var dette nivået disponert til følgende: - inngåtte avtaler- leasing av kjøretøy kr. 460.000,- - inngåtte avtaler- snørydding v/ komm. bygninger kr. 1.400.000,- (anslag) - inngåtte serviceavtaler kommunale bygninger kr. 490.000,- Sum kr. 2.350.000,- Rådmannen vil ut i fra ovennevnte tilrå at de frie inntektene på kr. 1.192.000,- i sin helhet benyttes til budsjettmessig øking av driftsutgiftene for ansvarsområde 6500 Teknisk enhet. Rådmannen varsler samtidig om at budsjettet for ansvarsområde 6500 i forbindelse med budsjettreguleringen i juni vil bli gjenstand for regulering av utgiftssida til et realistisk nivå. Jens R. Betsi Rådmann Side 6 av 6