Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 29.11.10 Kl.: 09.00 12.45 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 42/10 50/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele ( H ) Marlen Hellen (Ap) John-Kåre Torkelsen (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Kommunalsjef Geir Aga, sak 43/10 Kommunalsjef Rigmor Svanberg, sak 43/10 Teknisk sjef Toralf Meling, sak 43/10 Deloitte AS v/ Else Holst-Larsen, t.o.m. sak 49/50 Deloitte AS v/ Line Margrete Johansen, t.o.m. 49/50 Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 42/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 43/10 Godkjenning av protokoll frå møte 20.10.2010 44/10 Rådmannen orienterer 45/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Bømlo kommune 46/10 Forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune Rapport 47/10 Orienteringssaker 48/10 Meldingar 49/10 Gjennomgang av møteprotokollar 50/10 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny avtaleperiode godkjenning av konkurransegrunnlag Ymse 1
42/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 43/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 20.10.10 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 20.10.10. Protokollen frå møte 20.10.10 vart samrøystes godkjend. 44/10 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kommunalsjefane Geir Aga og Rigmor Svanberg presenterte kva tiltak som vert sett i verk med omsyn til budsjettbalansen og svarte på spørsmål frå utvalet. Teknisk sjef Toralf Meling gjorde greie for kommunen sitt syn i sakene PS 70/10, PS 71/10, PS 09/09, i høve likebehandling og om alle klagemoglegheiter er nytta og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kopi av brev frå Bømlo kommune 22.11.2010 3008/1134 til fylkesmannen i Sogn og Fjordane, som settefylkesmann, med spørsmål om ny vurdering av tidlegare vedtak i dispensasjonssøknad for naust 27/3 vart delt ut i møtet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. 45/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. Else Holst-Larsen frå Deloitte AS presenterte uavhengighetserklæringa i høve Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. 2
46/10 FORVALTNINGSREVISJON AV PSYKISK HELSEARBEID I BØMLO KOMMUNE - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ser med uro på at det i forvaltningsrevisjonsrapporten er mange funn på område der det er trong for forbetring innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Tilrådingane i punkt 5 i rapporten vert følgt opp 2. Det på bakgrunn av forslag til tiltak vert laga ein handlingsplan innan 1.4.2011 som viser kva tiltak som er/skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka er/skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. Line Margrete Johansen frå Deloitte AS presenterte resultatet av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen innan psykisk helsearbeid og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret ser med uro på at det i forvaltningsrevisjonsrapporten er mange funn på område der det er trong for forbetring innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Tilrådingane i punkt 5 i rapporten vert følgt opp 2. Det på bakgrunn av forslag til tiltak vert laga ein handlingsplan innan 1.4.2011 som viser kva tiltak som er/skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka er/skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. 47/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Presentasjon av interimsrevisjon 2010 og risikovurdering som er gjort i høve rekneskapsrevisjonen 2 Sekretariatet KS har opna ein nettstad med adressa www.etikkportalen.no. På denne heimesida kan ein m.a. finne informasjon om varsling, etikk, korrupsjon osv. 3 Sekretariatet Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse 2. 3.2.2011 på Gardermoen ligg ved 4 Sekretariatet Første møte i kontrollutvalet i 2011 5 Ymse FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. 3
Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Presentasjon av interimsrevisjon 2010 og risikovurdering som er gjort i høve rekneskapsrevisjonen Interimsrevisjonsrapport vart ettersend på e-post til dei faste medlemmene i kontrollutvalet, men også delt ut i møtet på papir Else Holst-Larsen frå Deloitte presenterte den gjennomførte interimsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet 3 Sekretariatet Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalskonferanse 2. 3.2.2011 på Gardermoen låg ved innkallinga Sekretariatet gjorde merksam på at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin konferanse i år skal haldast 7. 8.6.11 Dei som ønskjer å delta på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 2. 3.2.2011 må melde frå til kontrollutvalsleiar 4 Sekretariatet Første møte i kontrollutvalet i 2011 Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Første møte i kontrollutvalet i Bømlo kommune i 2011 vert fastsett til 21.2.11 Orienteringssak nr. 3 Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalskonferanse 2. 3.2.2011 på Gardermoen: Dei som ønskjer å delta på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 2. 3.2.2011 må melde frå til kontrollutvalsleiar. Orienteringssak nr. 4 Første møte i kontrollutvalet i 2011: Første møte i kontrollutvalet i Bømlo kommune i 2011 vert fastsett til 21.2.11. Informasjonen vart elles teke til orientering. 48/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 29 Kommunestyret Vedtak i sak 78/10 i KST 1.11.10 Selskapskontroll Sentralidrettsanlegget - Revisjonsrapport 30 Kommunestyret Vedtak i sak 80/10 i KST 1.11.10 Nytt finansreglement i tråd med ny forskrift 31 Deloitte Forlengelse av revisjonsavtale 32 Fylkesmannen Tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune 33 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 2 / 2010 Tilsyn (FKT) 34 Formannskapet Sak 78/10 til FSK 23.11.10 Slab AS Kjøp av eigne aksjar FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. 4
Nr. Melding frå: Melding vedr.: 32 Fylkesmannen Tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune Kontrollutvalet ber rådmannen kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å betre situasjonen i høve merknadene som framkom i tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune. 1. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å betre situasjonen i høve merknadene som framkom i tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune. 2. Meldingane vert tekne til orientering. 49/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 50/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE GODKJENNING AV KONKURRANSEGRUNNLAG FORSLAG TIL 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Forslag til konkurransegrunnlag, som er unnateke offentlegheit etter 23, 3. avsnitt, vart delt ut i møtet. Det vart gjort vedtak om å lukka møtet med heimel i Kommunelova 31.3. Innhaldet vart gjennomgått av sekretariatet som og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det kom ikkje fram forslag om endringar til forslaget. 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 5
2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. YMSE På bakgrunn av oppslag i BØMLO-nytt 19.11.10 ber kontrollutvalet om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for rutinane rundt søknad om tippemidlar. Det vert også vist til rådmannen sitt budsjettforslag for investeringar for 2011 nedst på side 48 og øvst på side 49. Dette gjeld uttale frå Deloitte AS på rekneskapen for 2009 og vedtak frå kontrollutvalet om same sak. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. Georg Lønning Leiar Roald Breistein Sekretær 6