LEDERGRUPPE VED NT-FAKULTETET Referat møte i ledergruppen tirsdag 31.05.2016, kl. 09:15-11:30 Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter. Representanter Navn Forfallsliste X Dekan Anne Borg Institutt for biologi (IBI) X Prodekan for forskning og nyskaping Tor Grande X Prodekan for utdanning og formidling Øyvind W. Gregersen X Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Instituttleder Erik Wahlström Studentrepresentant Stig-Martin Liavåg Postdoc Torunn Forberg Institutt for bioteknologi (IBT) X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Studentrepresentanter realfag Studentrepresentanter sivilingeniør Representanter for midlertidig ansatte Instituttleder Erik Wahlström X Vara: Nestleder for utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Catharina Davies X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup X Instituttleder Edd Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Jens Petter Andreassen Vara: Nestleder for forskning Sigurd Skogestad X Instituttleder Jostein Mårdalen Vara: Nestleder for utdanning Fride Vullum- Bruer Vara: Nestleder for forskning Knut Marthinsen X Elise Wright Knutsen Vara: Liza Wanda Stig-Martin Liavåg Vara: Jorunn Tepstad Postdoc Torunn Forberg Vara: Stipendiat Torstein Nesse Referent: administrativ koordinator Susanna M. Brynhildsen Andre deltakere Avdelingsdirektør Ingrid Volden Seksjonssjef Lars Onsøyen Seksjonssjef Heidi Hugdal Kontorsjef Tom Helmersen Rådgiver Ida Ulseth 1
Kommentarer til innkalling: Ingen kommentarer. Referat fra forrige ledermøte: Referatet fra ledermøte den 13.05.2016 er oppdatert og lagret i ledergruppemappen. Studentenes 5 minutt Alle linjeforeninger søker støtte fra Tekna for fadderperioden (kr 40 000,-) under Teknostart og Realstart. Tekna ønsker å få dato på når deres film kan vises. Prodekan og studentrepresentant avklarer dette rett etter ledermøtet. Instituttenes 15 minutt NTs institutt er med på 5 av 8 FME som ble bevilget. Dette gjelder instituttene IMT og IKP. Det er sendt inn 3 SFF søknader ved fristen i mai. IKP står i fare for å miste er KPN-prosjekt når prosjektets industripartner trakk seg. IKP jobber med alternative løsninger fram mot endelig deadline i Forskiningsrådet. 2
NTL-sak 54/16 Kollegabasert veiledning - plan for høsten 2016 Innledning ved prodekan Øyvind Weiby Gregersen og rådgiver Ida Ulseth Ingen saksvedlegg, presentasjon i møtet. NTL-sak 55/16 Høringsnotat om administrativ organisering Innledning ved dekan Anne Borg og seksjonssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg NTL-sak 56/16 Dekanens tertialrapportering Innledning ved dekan Anne Borg og avdelingsdirektør Ingrid Volden Saksvedlegg O-saker: Utlysning Olav Thon Stiftelsens nasjonale faglige priser innen naturvitenskap og medisin 2017 (Tor Grande) Felles dekanatsamling MN-UiO, MN-UiB, NTNU-IME og NTNU-NT (Anne Borg) Dialogmøte med Forskningsrådet (Anne Borg) Eventuelt: Forskningstermin (Tor Grande) 3
NTL-sak 54/16 Kollegabasert veiledning - plan for høsten 2016 Innledning ved prodekan Øyvind Weiby Gregersen og rådgiver Ida Ulseth Ingen saksvedlegg, presentasjon i møtet. o Prodekan ønsker å fortsette med kollegabasert veiledning i høsten 2016 og våren 2017. Semestervis påmelding og gruppene kan velge mellom ulik tematikk. Sammensetningen av grupper vil bli basert på valgt tema. o Skal kollegabasert veiledning være obligatorisk? For nyansatte? Over tid? Være trygg på at opplegget er godt hvis obligatorisk. De som har vært her en tid bør ha dette som opsjon, ikke obligatorisk. Nytten at nye/gamle ansatte deltar gir god erfaringsutveksling. Når pedagogisk merittering blir iverksatt, kan kollegabasert veiledning bli en del av dette. Arbeidsgruppen har levert rapport, men det kan være lurt å avvente til det kommer en oppfølging av forslagene fra denne gruppen ved NTNU. For nyansatte vil være obligatorisk som forlengelse av Pedup. For eksisterende ansatte blir dette en mulighet, og instituttledere anbefales å følge sine ansatte og motivere til deltakelse. Påmelding vil skje to ganger i året, tema vil bli valgt av prodekan etter innspill fra instituttledere. Målet er 30 deltakere pr semester. NTL-sak 55/16 Høringsnotat om administrativ organisering Innledning ved dekan Anne Borg og seksjonssjef Lars Onsøyen og kontorsjef Tom Helmersen Saksvedlegg og presentasjon i møte o Noen kommentarer til gjennomgående prosesser i notatet: Felles dokumentsenter NT har vært forberedt på at dette skulle vedtas sentralisert, men det er usikkerhet om NTNU skal realisere dette eller ikke. Viktig å spesifisere i teksten at det tenkes shared service centre her. et har ingen vedtaksrolle i beslutningen av etableringen, det er NTNU sentralt som vedtar. Det som er påpekt fra NT er at hvis et slikt senter skal bli etablert, skal det måtte tas hele oppgaven fremfor å bruke fakultet/institutt i deloppgaver. Høringsnotatet vil påpeke behovet for beslutning i denne saken. Implementering av rekrutteringsprosessen det er noe arbeid igjen før vi er effektive med dagens prosess. Grunnen til at implementering er nevnt er at rekrutteringsprosessen er gjennomgått flere ganger i løpet av de siste årene, og det er behov for å gjennomføre de tiltak som er planlagt. Oppsummert vil det etter NTs syn ikke være behov for å gjennomføre grundige prosesser på alle foreslåtte 8, men det er prosesser som rekruttering som er moden for gjennomføring (ikke ny analyse). Prosjektgjennomføring slik som det er beskrevet i Børresen-rapporten dekker ikke godt nok hele prosjektgjennomføringen som det burde. Dette skal spesifiseres i rapporten. IT-sentralisering. Instituttene har behov for at det er tilgjengelig kompetanse på navngitte personer som kan det enkelte institutts utstyr og bruk. Sett fra institutt er det helt avgjørende for å vite at det finnes navngitte personer med riktig kompetanse som kan bistå med IT tilknyttet lab. o Innspill fra de administrative ansatte (ws 23.05.16) på muligheter og utfordringer tas med i notatet som vedlegg. o Hovedbudskapet på organiseringen av fellesadministrasjonen er at man er redd for at det blir for topptungt og for mange staber. Ved faglig spørsmål bør man ta kontakt med fagavdelinger, ikke rådgiver i en stab. Videre bør det være mer fokus på at alle nivå trekkes med i endringsarbeid enn bare nivå 1 og 2. o Organisering av administrasjonen ved Ålesund og Gjøvik 4
Fire ulike modeller som Ålesund og Gjøvik har foreslått som løsning for administrativ organisering (vist i presentasjonen). NTNU har vært vant med å tenke på rendyrkede roller, men med små institutt kan ikke ha rendyrkede stillinger på ulike fagområder. Innspill fra ledergruppen tas med i videre bearbeiding av notatet. Neste behandling av saken er tirsdag 7.6. NTL-sak 56/16 Dekanens tertialrapportering Innledning ved dekan Anne Borg og avdelingsdirektør Ingrid Volden Saksvedlegg o Planlagte investeringer i 2016 - viktig å ha god styring på både for å få gjennomført planlagte investeringer i 2016 og for å unngå at forpliktelser blir bokført i 2017. I 2017 blir NTs bevilgning om lag 11 mill mindre. o De enkelte institutt burde budsjettere med overforbruk fremfor å styre mot 0-resultat for å unngå at midler blir ubrukt. Viktig at man følger nøye med på prognoser og forbruk, og melder inn om det er vesentlige endringer. O-saker: Utlysning Olav Thon Stiftelsens nasjonale faglige priser innen naturvitenskap og medisin 2017 (Tor Grande) o Det bør være gode kandidater ved NT for dette, og det skal sendes en samlet søknad fra NTNU. Felles dekanatsamling MN-UiO, MN-UiB, NTNU-IME og NTNU-NT (Anne Borg) o Opprykk og hvordan kravene forstås; forskjell mellom komiteene. o Karriereutvikling på postdoc erfaringsutveksling mellom institusjonene om hva som er gjort. o Nasjonal infrastruktur er et tema der institusjonene har behov for å se på dette sammen. Dialogmøte med Forskningsrådet (Anne Borg) o Dette er et årlig møte med NFR som gir anledningen til å drøfte viktige saker med NFRs vitenskapsdivisjon direkte. Orientering om Dekanmøte om instituttstruktur (Øyvind Weiby Gregersen) o Presentasjon i møtet o Orienteringen tas til etterretning. Eventuelt: Forskningstermin (Tor Grande) o 10 søknader som er kommet inn innenfor fristen. et ønsker å ha mange søkere og det er positivt at antall søknader øker. Det er behov for å diskutere om det er også behov for vikarordningen. Dette skal tas opp under budsjettdiskusjon for 2017. Ledermøte den 07.06.2016 starter kl 8 og avsluttes 09:30. 5