Konkurransedokumenter ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE for kjøp under NOK 1.550.000 eks. mva., jf. forskriftens del I og II RAMMEAVTALE Ventilasjon - automasjonsarbeider for SANDE KOMMUNE Avtaleperiode 01.06. 2016 til 31.05. 2018 Med mulighet for inntil 24 mnd forlengelse.
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.7 Omfang og kontraktsverdi... 4 Forventet forbruk av materiell og tjenester pr. år vil variere ift gitte rammebetingelser.... 4 1.8 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.9 Kunngjøring... 4 2 REGLER FOR KONKURRANSEN... 4 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.2 Tilbudets utforming og levering... 4 2.3 Innleveringsfrist... 4 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Behandling av tilbud... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 5 TILDELINGSKRITERIER... 7 Bruk hensiktsmessig antall rader under hvert pkt.... 7 6 UNDERSKRIFT... 8 7 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE... 8
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Sande kommune v/ Drift og eiendom, se www.sande-ve.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tom Arne Borgen Postadresse: Sande kommune, v/ Eiendom Pb. 300, 3070 Sande Besøksadresse: Revåveien 28 e-post: Tom.arne.borgen@sande-ve.kommune.no Telefon: 33787095 Mob: 908 20 884 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post, alternativt til: Tom Arne Borgen fagansvarlig Drift og Eiendom, e-post: Tom.arne.borgen@sande-ve.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Sande kommune eier ca 70000 kvm. bygningsmasse som fordeler seg på 19 større installasjoner og ca 180 boliger/leiligheter. Eiendom har ansvaret for å forvalte, drifte, vedlikeholde og utvikle denne bygningsmassen. Typiske oppdrag for tjenesteytelsen blir vedlikehold av ventilasjonsaggregater og automatikk/ automasjon i henhold til lover og forskrifter, skadeutbedring og installasjoner i mindre påbygg/nybygg. Det vil også være nødvendig å gjennomføre energivurdering av ventilasjon/kjøleanlegg i henhold til energimerkeforskriften. 1.3 Avtalens varighet Avtaleperioden er 2 år, med opsjon på forlengelse inntil 24 mnd, avtalestart estimert til 01.06. 2016 Det er 6 måneders prøvetid på avtalen. 1.4 Antall leverandører Det vil velges én (1) leverandør for anskaffelsen. 1.5 Bestilling/omfang Bestilling foretas av Drift og Eiendom etter behov. 1.6 Særlig om regningsarbeider Entreprenøren skal, på forlangende fra byggeherren, gi denne et skriftlig overslag over hva arbeidene sannsynlig vil koste. Entreprenøren skal etter rimelig tid skriftlig varsle byggeherren dersom det er grunn til å tro at det vil bli vesentlige overskrideleser av kostnadsoverslaget. Er ikke annet avtalt skal entreprenøren hver 14. dag sende byggeherren spesifiserte oppgaver over påløpte kostnader, herunder materialforbruk og timeforbruk når det gjelder mannskap og maskiner. Entreprenøren kan, når det gjelder kostnader og tidsforbruk som skyldes forsinkelse eller mangler ved byggherrens leveranser eller medvirkning med mer, kreve at oppgavene ikke skal sendes oftere enn hver måned. Kontroll av oppgavene skal skje innen 14 dager etter at de er mottatt, med mindre byggeherren innen fristen krever ytterligere dokumentasjon og nærmere spesifikasjon av de forhold entreprenøren påberoper seg som grunnlag for sine krav. Byggeherren skal, så vidt mulig, konkretisere sitt dokumentasjonskrav. Dersom entreprenøren ikke leverer oppgaver i samsvar med tredje ledd, har han bare krav på dekning av de utgifter byggeherren måtte forstå at entreprenøren har hatt. Alle arbeider skal utføres i.h.t gjeldende lover og forskifter. Det må påregnes at kommunen vil utføre kontroll av utført arbeid. Kostnadene for denne type kontroller kan belastes utfører.
1.7 Omfang og kontraktsverdi Forventet forbruk av materiell og tjenester pr. år vil variere ift gitte rammebetingelser. Omsetning for avtaleperioden kan bil inntil ca 1.55 mill NOK eks mva. Sande kommune forbeholder seg retten til å konkurranseutsette enkeltarbeider/prosjekter som antas å overstige kr 100.000. Dersom leverandøren ikke har tilfredsstillende kvalitet på ett eller flere oppdrag, vil dette være grunnlag for oppsigelse av avtalen. Har ikke entreprenøren tilstrekkelig kapasitet kan kommunen benytte annen entreprenør for å sikre nødvendig fremdrift, avtalepartner kan her ikke påberope seg rett til påslag iht avtalen. 1.8 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhørende bilag 1.9 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) 2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og II med siste revideringer. Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være merket: Sande kommune Rammeavtale ventilasjon - automasjonsarbeider 2. Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å avgi tilbud/svar. Tilbyderens svar skrives rett under det angjeldende spørsmål eller i tabeller avsatt for svar. Eventuelt vise til nummerert vedlegg 3. Vedlegg skal nummereres i den rekkefølge som vedlegg nevnes i konkurransegrunnlaget 4. Tilbudet skal inneholde komplett utfylt prisskjema 5. Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på norsk og på minnepenn 6. Tilbudet skal ha underskrift av tilbyder Dette konkurransegrunnlaget er utformet slik at tilbyderen kan fylle inn teksten direkte i konkurransegrunnlaget slik at det samlet sett fremstår som tilbyderens tilbud. 2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til 29.04. 2016 kl. levert Sande kommune, Rådhuset, Prestegårdsallén 35, 3070 Sande, v/servicekontoret innen kl 12:00. Tilbudet merkes: Rammeavtale ventilasjon - automasjonsarbeider
2.3.1 Frist for spørsmål vedr leveransen til oppdragsgivers kontaktperson Frist 22.04.16 til kl 12:00. Alle tilbydere vil bli tilsendt svar på den enkeltes spørsmål. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 90 kalenderdager regnet fra innleveringsfristen. 2.5 Behandling av tilbud Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget, kan bli forkastet. Tilbudene vil ikke bli returnert. Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med, og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for leverandør til å komme med forespørsel om avklaring/innsigelser over beslutningen. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Oppdragsgiver skal stille krav til leverandørene, herunder vurdere krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. 3.1 Krav til leverandøren for deltakelse i konkurransen, obligatoriske og ufravikelige krav: Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av Vedlegg 1 leverandøren har ordnede kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er forhold mht. skatteinnbetaling og mer enn 6 måneder gammel momsinnbetaling. Vedlegg 2 Det kreves at leverandøren har et fungerende KS-system. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel Leverandøren skal levere KS-dokumentasjon inkl rutiner Vedlegg 3 Faglige kvalifikasjoner Tilbyder beskriver sin organisasjon m.h.t. kompetanse & kapasitet for oppgaven Krav til underentreprenører Liste for underentreprenører og leverandører skal vedlegges og entreprenøren skal ikke senere skifte underentreprenør/leverandør uten avtale med tiltakshaver. Det tillates underentreprenører i kun ett ledd Vedlegg 5 Vedlegg 6
4 KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSKRAV Det er satt en rekke kontraktsgjennomføringskrav, spesielle kontraktsvilkår og absolutte krav til det som skal leveres som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen. Disse er listet opp her under punkt 4. Tilbyder bekrefter at kravene tilfredsstilles ved å krysse av for ja. Dersom tilbyder svarer Nei på ett eller flere av de følgende punktene, medfører det at tilbyderen ikke kan velges som leverandør til oppdragsgiver. Det vil si at tilbudet vil bli avvist i sin helhet. Tilbyder skal også signere på at punktene som er ramset opp følges/aksepteres. Nr Krav 1 Priser: De avtalte prisene er faste og gjelder for 1 år fra avtaletidspunktet. Priser skal oppgis i NOK eks. mva, fritt levert virksomheten. 2 Prisjustering konsumprisindeks: Årlig regulering av priser fastsettes ifht Konsumprisindeksen (KPI) med utgangspunkt i den måneden kontrakten signeres. Prisene kan etter at kontrakten har vart i ett år justeres med endringene i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (http://www.ssb.no/kpi/tab-01.html). Ved eventuell forlengelse av avtalen, benyttes samme justeringsprinsipp. 3 Betalingsbetingelser: Betalingsbetingelsene på denne avtalen er ved utført godkjent oppdrag, faktura med forfall etterskuddsvis per 30 dager. Ingen form for gebyrer som ikke er avtalt aksepteres. Ingen fakturaer skal utstedes før det foreligger en godkjent leveranse. Fakturaen skal sendes i to eksemplarer direkte til Eiendom. 4 Leveringstidspunkt: Levering skal alltid skje innenfor ordinær arbeidstid og i tidsrommet kl. 0700-1500 eller etter avtale. 5 Bruk av underleverandører: Bruk av underleverandører skal alltid godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. Dersom tilbyder engasjerer underleverandører til å utføre deler eller hele omfanget av denne avtalen, er tilbyder ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. 6 Oppnåelse av responstid: Dersom leverandøren ikke klarer å opprettholde angitt responstid gjennomsnittlig over en periode på 4 måneder gir dette oppdragsgiver retten til å kunne si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. 7 Myndighetskrav: Det ferdige produktet skal tilfredsstille alle relevante lover, forskrifter og standarder. 8 Arbeidsprosessen: Skal gjennomføres etter vedlegg 1 Kvalitetssikring drift og vedlikehold, rutinebeskrivelse for mottak av entreprenører og øvrige vedlikeholdspersonell 12 Alminnelige kontraktsvilkår: I vedlegg 2 følger oppdragsgivers alminnelige kontraktsvilkår. Tilbyder bekrefter sin aksept av denne. 13 Etisk handel se alm kontraktsvilkår: Tilbyder aksepterer at oppdragsgiver til enhver tid vil kunne kreve opplysninger fra tilbyder og dennes underleverandører i henhold til vedlegg 3 i Veilederen for Etiske krav i offentlige anskaffelser (www.etiskhandel.no). 14 Krav til materialleveranser: De komponenter/ utførelser Drift og Eiendom har standardisert skal benyttes Bekreftes Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt er basert på tilfredsstillelse av alle kontraktsgjennomføringskrav nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte bestemmelser og minimumskrav gitt i dette dokument, vil dette føre til at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader oppdragsgiver påføres som følge av forholdet.
5 TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier legges til grunn: Vekt Dokumentasjonskrav Alternativt vedlegg nr: Priser 40 % Fyll ut nedenfor Kvalitet 30 % Fyll ut nedenfor Responstid 30 % Fyll ut nedenfor Tilbyder tillegges ansvar for å levere et oversiktlig og lett forståelig prisbilde. Bruk hensiktsmessig antall rader under hvert pkt. Tilbudsskjema Enhetspriser Kommentarer Alle priser eks mva Timekostnad - spesifiseres Timepris fagarbeider Timepris lærling Timepris: Timepris: Andre ytelser, spesifisert Kjøregodtgjøring pr km SUM Timeprisen skal inneholde alle administrative påslag. Timeforbruk gjelder fra oppmøte på utførelsessted eller teknisk sentral. Kjøregodtgjøring for alle oppdrag skal beregnes med utgangspunkt fra teknisk sentral(revåveien 28). Riggkostnader skal være inkludert i oppgitte timepriser. Kostnader som ikke er tatt med i dette tilbudsgrunnlaget, men som tilbyder erfaringsmessig vet vil komme, skal medtas under punktet Andre ytelser. Dersom tilbyder ikke har fylt ut tabellen ovenfor er det å anse som et vesentlig forbehold og vil medføre at leverandøren ikke kan velges som leverandør (avvisning). Kvalitet Om kvalitet Innenfor tildelingskriteriet vurderes leveransen som tilbys ihht punktene under, og det som etter vår skjønn er til fordel for oppdragsgiver vektes høyest. Tilbyder må svare på en kort og konsis måte som gir oppdragsgiver tillit til at det kan leveres et tilfredsstillende resultat. Sande kommune vil ha hovedfokus på spørsmålene i punktene 2, 3 og 4. Besvarelsen av punktene vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Nr Krav 1 Tilbyder gir en kort redegjørelse/beskrivelse for kompetanse som stilles til rådighet for Sande kommune.. Navn, yrke, faglige kvalifikasjoner og erfaring oppgis, samt ansvar i.h.t. plan- og bygningsloven. 2 Responstid Ved skader eller andre plutselig oppståtte behov har kommunen behov for samarbeidspartnere som kan iverksette oppdrag raskt. Her oppgis responstid fra bestilling til oppdrag kan igangsettes:
Responstid ved skader/plutselig oppståtte behov: timer Responstid ved planlagte oppdrag: dager Tilbyderen kan gi nærmere beskrivelse av punktene nedenfor: 3 Påslagsprosenter Generelt gjelder at alle leveranser som utføres av tilbyder skal gjøres opp etter netto faktura med på forhånd bestemt påslag. Med netto faktura menes de kostnader entreprenøren har blitt belastet. Påslagsprosentene vil bli behandlet konfidensielt og vil ikke bli beskrevet i evalueringsrapporten. Tilbudets samlede kostnad, og delkostnader, er basert på følgende påslagsprosenter: Varer: % Underleverandører: % Tilbyderen kan gi nærmere beskrivelse av punktene nedenfor: 4 Garantier: Tilbyder beskriver sine garantier og reklamasjonshåndtering for utførte arbeider: 5 LCA/LCC vurderinger: Sande kommune er opptatt av å redusere sin energibehov, miljøbelastning og driftskostnader. Tilbyderen skal gi oppdragsgiver LCA/LCC oversikter på utførte oppdrag. 6 UNDERSKRIFT Firmaopplysninger Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Foretaksnummer: Fyll inn, den... Leverandørs stempel og underskrift ved innlevering av tilbudet 7 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE Følgende dokumenter skal leverandøren legge ved tilbudet: 1. Skatteattest (Se punkt 3.1) 2. Merverdiavgiftsattest (Se punkt 3.1)