Virksomhetsplan 2013 Grønn kunnskap er avgjørende for bærekraftig utvikling 0
Innhold 1. Situasjonsbeskrivelse... 2 1.1 Overordnede føringer... 2 1.2 De viktigste utfordringene... 2 2 Visjon... 2 2 Formål... 3 3 Verdier... 4 4 Mål og aktiviteter... 6 1
1. Situasjonsbeskrivelse 1.1 Overordnede føringer Vedtekter inkl. formål Visjon Verdier Kommunikasjonsstrategi for Hageselskapet Arbeidsplan 2013 o Styrket omdømme av Hageselskapet o Bærekraftige hager, og de grønne verdiers innflytelse på folkehelse o Organisajonsutvikling 1.2 De viktigste utfordringene De viktigste utfordringene for Hageselskapet er Økt synlighet Styrket omdømme 1. Enhetlig kommunikasjon* Øke bevissthet og kunnskap om viktigheten av bærekraftig hagebruk 2. Verdien av biologisk mangfold i hagen* Medlemsvekst 3. Fokus på aktuelle rekrutteringsarenaer* Revitalisering av organisasjonen Videreutvikle administrasjonen *Prioriterte fokusområder vedtatt på styremøtet 21. 22. september 2012. 2 Visjon Hva skal Hageselskapet bidra til i samfunnet? Det norske hageselskap skal arbeide for å bedre menneskers livskvalitet gjennom grønne opplevelser 2
Formål Hva skal Hageselskapet gjøre for hvem, og hvorfor? Det norske hageselskapets formål er å fremme hageglede, bærekraftig hagekultur og landskapspleie, samt grønne omgivelsers positive helseeffekt for det enkelte menneske, familien og samfunnet. Presiseringer og kommentarer til formålet: Hva skal Hageselskapet gjøre Vi skal informere, inspirere, veilede og drive opplæring Vi skal gi mennesker en god og positiv opplevelse gjennom egen og andres haging Vi skal bidra til grønne bærekraftige privathager og offentlige uterom Vi skal knytte mennesker sammen i sosialt samvær og fellesskap Vi skal bidra til bedre helse og økt trivsel Vi skal bidra til hortikulturell kompetanseheving For hvem skal vi gjøre det: Prioritert målgruppe i 2013 er: Medlemmene vi er først og fremst en medlemsorganisasjon Organisasjonen den er vårt verktøy for å nå ut Potensielle medlemmer o Hageinteresserte o Har hage o Mellom 35 60 år o Begge kjønn, men noe mer oppmerksomhet mot menn enn tidligere Fagmiljøer i offentlig og privat sektor Hvorfor skal vi gjøre dette: Vi ønsker å øke forståelsen for at grønn kompetanse/kunnskap er avgjørende for en bærekraftig utvikling. Vi ønsker å bidra til at alle deler av befolkningen har tilgang til gode grønne utemiljøer. 3
Vi ønsker å bidra til at mennesker har en meningsfylt fritid Vi ønsker å bidra til bedre folkehelse 3 Verdier Hva skal vi kjennetegnes av i vår atferd? Totalt sett skal Hageselskapet kjennetegnes av å være: o Kompetent o Engasjert o Tilgjengelig Kommentarer til hva vi ønsker å kjennetegnes av: Verdi Med denne verdien mener vi: Kompetent Vi utvikler oss faglig Vi formidler faglig kompetanse Vi er en premissleverandør, og setter agendaen på våre grøntfaglige områder Vi er fremtidsrettet Vi opptrer som en samfunnsaktør Engasjert Vi tror på det vi jobber med! Vi mener det vi jobber med er viktig, er stolte av det og brenner for det! Vi ønsker å formidle Vi inspirerer Vi er fremtidsrettet Vi er søkende etter mer informasjon Vi opptrer som en samfunnsaktør og følger med i samfunnsutviklingen Vi er entusiastiske, smittende Vi er ekte og ærlige Vi er interessert i dem vi kommuniserer med Tilgjengelig Vi setter oss inn i ståstedet til den vi kommuniserer med Vi bruker riktig kanal til de enkelte budskap, slik at vi når frem Vi tilpasser vårt budskap til våre målgrupper Vi kommuniserer på en forståelig måte; verbalt, skriftlig, elektronisk og visuelt Vi svarer på henvendelser Vi er fremtidsrettet Vi er en samfunnsaktør 4
Hageselskapets administrasjon skal legge til rette for at all ekstern kommunikasjon fra organisasjonen kjennetegnes av dette, dvs hjelpe fylkesavdelinger og lokallag til å bruke verdiene som rettesnor i sin kommunikasjon 5
4 Mål og aktiviteter Hva skal vi ha oppnådd på de enkelte arbeidsområdene, og når? Hva konkret skal vi gjøre for å oppnå målene, og når? Hvem har ansvaret og rapporterer? Hvilken kostnad medfører aktiviteten/målet? Hva, hvordan og når skal det rapporteres? Målområde omdømme 1. Hageselskapets omdømme er styrket i ønsket retning Aktivitet Ansvar Rapportering/oppfølging 1.1 Vi har implementert ny visuell identitet i organisasjon og administrasjon o Norsk Hagetidend Tonje Bladet er klart gjenkjennelig som et produkt fra Hageselskapet. Ny redaktør vil også gjøre endringer fra årsskiftet 2013/14 mht bladets utseende og uttrykk, uten at dette nødvendigvis legges for tett opp mot Hageselskapets profilelementer. Norsk hagetidend er også et løssalgsblad og må følge de trender som råder i bladverden for å hevde seg i bladhyllene. o Hjemmesider Tonje Et arbeid som pågår løpende. o Profilmateriell Tonje Etterhvert som nytt materiell utvikles, implementeres Hageselskapets profil og identitet. Det er forsvarlig og god økonomi. o Maler legges ut på Bakhagen Tonje Maler for ulike prosjekter og virksomhet legges ut fortløpende. 6
Vedr logoer for fylkesavdelinger og hagelag er det meste på plass. Vi venter på tilbakemelding fra noen fylker for å kunne ferdigstille materialet til disse. o Profilhåndbok Tonje Skal ferdigstilles i inneværende år. o Implementert kommunikasjonsstrategi Tonje Et løpende arbeid som pågår daglig. 1.2 Kommunikasjonsstrategien brukes aktivt i administrasjonens arbeid o Kurs for talspersoner Tonje Behov bør vurderes. o Mediestrategi implementert Tonje o Webstrategi laget Tonje Ikke ennå. Men - det arbeides like fullt daglig etter en overordnet plan: Hageselskapet skal gjøres synlig og styrke sitt omdømme gjennom de sakene vi velger å profilere oss på. Det underliggende vil alltid være at vi besitter stor fagkunnskap, betydelig engasjement gjennom mange aktive medlemmer og at vi gjennom offentlige/næringslivs- oppdrag og uoppslitelig hageglede og hageinnsats i private hager bidrar til biologisk mangfold og bærekraftige hager. Nytt fra Hageselskapet løftes frem i lettleste, illustrerte nyhetssaker på våre hjemmesider og suppleres og forsterkes gjennom de sosiale mediearenaene vi er til stede på. Hvilke som velges avhenger av type sak. Hjemmesidene skal også gjennomgås og det vil på sikt finne sted endringer og forbedringer her. Dette er et arbeid som pågår løpende etter at en plan er lagt for dette løpet. o Oppdatert innhold i medlemskommunikasjonen Tonje o Direkte kommunikasjon med medlemmene (nyhetsbrev) Tonje 1.3 Vi har økt synligheten av Hageselskapets virksomhet o Mediedekning Tonje Første halvår viser en nedgang i antall oppslag i media sammenlignet med samme tidsrom i fjor; 993 mot 1463. Antatte årsaker: 7
Hageselskapet sender ukentlige artikler til ANB (Avisenes nyhetsbyrå). Dette gir oss oppslag i mange lokalaviser. Det ble ikke sendt inn artikler i januar, februar og mars i år, på grunn av nødvendige omprioriteringer grunnet langtidssykefravær i redaksjonen. Mange aviser har gått over til å benytte ANB-artiklene utelukkende på nettsidene sine, mens mange i fjor hadde sakene både i papirutgaven og på nettsidene. Det var færre oppslag om 1000 åpne hager enn i 2012, noe av dette må trolig tilskrives sykefravær. I tillegg sluttet profilert redaktør Tommy Tønsberg, og mange mediehenvendelser gikk, og går fortsatt direkte til ham som person. Nytilsatt redaktør/kommunikasjonssjef tiltrådte i en hektisk fase for Hageselskapet med mange store prosjekter som fant sted i samme tidsrom. SISTE: Mediestatistikken for perioden etter at ny redaktør ble tilsatt, dvs. mai-august, viser en ny fremgang i mediedekningen på 5,3% sammenliknet med samme periode i 2012. o Sosiale medier Tonje Hageselskapet benytter sosiale medier aktivt til å øke sin synlighet og komme i dialog med hageinteresserte, medlemmene og alle lesere av Norsk hagetidend. På Facebook er det (uke 35) 648 som følger oss. Vi øker med et snitt på 12 personer i uken. Av statistikken på FB er det tydelig å se at 1000 åpne hager engasjerte de som følger oss. Vi har også etablert en profil på bildedelingsmediet Instagram og har allerede 130 som følger oss her. Instagram vokser fortere enn facebook for Hageselskapet. Hagefolk liker å dele hagebilder og det er hele ideen bak dette sosiale mediet. På relativt ny twitterprofil følges Hageselskapet nå av 45. Twitter blir neppe noen veldig viktig kanal for oss, men vi benytter den til å 8
o o Kampanje om bærekraftig hagebruk i samarbeid med Miljøverndepartementet, hovedfokus på humler Landsomfattende prosjekt: Grenseløse grønnsaker og urter Hageselskapets gave til Dronning Sonjas 75 årsdag forsterke enkelte nyheter og følge opp fagmiljøer, offentlige myndigheter og eks. annonsører. Hagebloggerne er også en viktig kanal for Hageselskapet. Vi får nå medieovervåkning også fra bloggverden og vi åpner ny spalte i Norsk Hagetidend hvor Norges største hageblogg deler inspirasjon med våre lesere. Dette omtales også på hennes blogg; Moseplassen Tove www.summendehager.no er opprettet som kampanjeside. Mye aktivitet og uvanlig stor oppslutning på svært kort tid med aktive deltakere på sosiale medier! Det er produsert 4 videosnutter med Hilde Hummelvold og Tommy Tønsberg, tilgjengelig på kampanjesiden. 7. mai: lansering av kampanjen med Miljøvernminister Bård Vegard Solhjell i Solvang Kolonihage. Matskribent Andreas Viestad, direktør i Det norske hageselskap Tove Berg og forsker Ørjan Totland holdt også innlegg. Pressedekning. 13. juni: arrangement i Spikersuppa i Oslo med Miljøvernminister Bård Vegard Solhjell og ordfører Fabian Stang samt klasse 4B Trasop skole. Utnevning av «humleambassadører». Direktør Tove Berg var konferansier. Pressedekning. Prosjektmidler er innvilget fra Miljøverndepartementet. Tove Gjennomført 2 moduler i kompetanseprogram for prosjektets 5 utvalgte kvinner med ulik kulturell bakgrunn. Holdt foredrag om norsk landbruk og norsk matkultur, eksotiske grønnsaker, Dnh historie, dyrkingsteknikk, Det norske kongehus Gitt ut bok i samarbeid med Loveleen Brenna; Grenseløse grønnsaker og urter. Faglig omtale av grønnsaker og urter er utarbeidet av Sølvi Svendsen. Inngått avtale med Z-forlag om provisjon av salget. Produsert materiell som kan brukes på ulike arrangement rundt om i landet. Maler, foredrag etc er lagt ut på Bakhagen, og fysisk materiell kan rekvireres fra Sandstuveien. Det vil også bli lagt ut et kurs på 9
Studieforbundet Natur og Miljø som kan holdes lokalt. Direktør var i audiens på Slottet 23.05. Dronningen er meget engasjert i prosjektet, og ønsker å være oppdatert. Hun har personlig kommet med forslag til steder i Norge som vi kan holde arrangementet. Lansering i Hønefoss 28.05.2013 med H.M. Dronningen til stede. Ca 150 fremmøtte. Mediedekning, 33 oppslag totalt på prosjektet, i Dagbladet, Aftenposten, NRK (til «Året med kongefamilien»), TV2, ABC nyheter, lokalaviser, Kurdisk TV til sending for nordmenn med innvandrerbakgrunn. Se presentasjon fra lanseringsdagen: http://www.youtube.com/watch?v=9djkhdyws_w Telemark fylkesavdeling gjennomførte et vellykket arrangement 30. og 31. august i Skien under Mersmak-festivalen. Referat kommer på fylkeslederkonferansen, hvor vi også beslutter kommende arrangementer. Prosjektet støttes økonomisk av Sparebankstiftelsen DnB. o Hagemesse Tom Hageselskapet deltok med stand på Hagemessen i Lillestrøm 12. 14. april. Vi har produsert nytt messeutstyr/plakater i hht ny profil. Vi engasjert landskapsarkitekt Kari Schøyen til å sitte ved «planleggingsbordet» Populært tiltak! 27 nye medlemmer for 1 år og 27 nye medlemmer for 2 år. Salg av Norsk Hagetidend, Staudehefter og bøker, inklusiv lansering av boken «Grenseløse grønnsaker og urter» med signering. Salgstall: Sortslista 13 stk, Sommerblomster 5 stk, Staudeboka 7stk, 10
Løk og knoller 2 stk, Trivsel i hagen 7 stk og Grenseløse grønnsaker og urter 40stk. o 1000 åpne hager Liv/Tonje Arrangementet gjennomført 18.08. Administrasjonen engasjerte sekretær i Oslo Fylkesavdeling, Wenche Røtterud, som prosjektleder. (Tidl kommunikasjonssjef har vært sykmeldt siden april 2013 og er det fremdeles.) Materiell ble utviklet og sendt til deltakere helt opp mot arrangementsdato for etternølere. Ca samme antall deltakere som i fjor 235 hager. I tidsrommet 18.8. - 31.8. har vi fått 106 nye medlemmer som antas hovedsakelig å være et resultat av 1000 åpne hager. Utkast til pressehenvendelser lagt ut til fritt bruk. Saken ble promotert gjennom bred utsendelse av pressemelding og en rekke lokale pressehenvendelser. Dagen er fyldig omtalt på selskapets hjemmesider, i våre kanaler i sosiale medier før, under og etterpå. Tall for treff på Hageselskapets hjemmesider viser en svært markant oppgang knyttet til denne dagen. På facebook er det også interesse for disse sakene. Mediedekning: Det er færre antall medieoppslag som inneholder «1000 åpne hager» i 2013; 205 mot 348 i fjor. o Boligkurs Liv/Nina I grøntfaglig ansvarlig sitt fravær ble Nina Habberstad engasjert i juni for å planlegge og gjennomføre Boligkurset, et kurs Hageselskapet har holdt årlig siden 1970-tallet. Underveis i planleggingen viste det seg at det ikke var søkt Husbanken om finansiering av kurset innen fristen. Direktør har vært i kontakt med ass.dir. i Husbanken, Inger Vold Zapffe, for å se om det likevel fantes muligheter, noe det dessverre ikke gjorde. Kurset vil derfor ikke bli holdt i år. Vi har fått svært mange påmeldinger til 2013-kurset, som vi vil følge opp i forholdt til 2014. o Skoleprosjekt Liv/Nina Det er i 2013 gitt gratis veiledning i planlegging av skolens uterom for 11
Kongsberg International School og Kongsberg International Preschool. Utdanningsdirektoratet har endret kriteriene for tildeling av midler, og Hageselskapets søknad ble i år ikke innvilget. Direktør sjekker andre muligheter. o Hagekulturpris Tom Hagekulturprisen for 2013 ble tildelt Prestegårdshagen på Værnes (Nord- Trøndelag), Storedal Kultursenter (Østfold) og Helen Fredholms besøkshage (Oppland). Nyhet om tildelingen til Prestegårshagen på Værnes ble formidlet på hjemmesider og i Hageselskapets sosiale medier, Norsk hagetidend og sendt som pressemelding til lokale medier og nyhetsbyråene. De øvrige prisvinnerne vil bli fulgt opp på samme måte ved tildeling. Det er produsert plaketter som følger prisene, og som skal monteres på et lett synlig sted. o Nettverksbygging Alle Tove: Miljøverndepartementet spesielt Tom: Slottsgartner Tore Smaaland og pensjonert landskapsarkitekt hos riksantikvaren Mette Eggen. 1.4 Konseptet Norsk Hagetidend er gjennomgått ihht fremtidige markedsbehov o Redaktøransettelse Tove Tonje Waaktaar Gamst ansatt 01.05.2013 o Kartlegge muligheter for digitale utgaver Tonje Det settes på vent til man har en avklart økonomisk situasjon. o Visuell profil Tonje Ref ovenstående pkt: Bladet er klart gjenkjennelig som et produkt fra Hageselskapet. Ny redaktør vil også gjøre endringer fra årsskiftet mht bladets utseende og uttrykk, uten at dette nødvendigvis legges for tett opp mot Hageselskapets profilelementer. Norsk hagetidend er også et løssalgsblad og må følge de trender som råder i bladverden for å hevde seg i bladhyllene. 1.5 Fylkesavdelinger og lokallag er bevisste sine forpliktelser som del av Det norske hageselskap o Seminar for nye fylkesledere Tom Tatt opp roller og forpliktelser på seminaret 11. april. 12
o Tillitsvalgsamlinger Tom Innlegg av Tove Berg på samlingen 31. mai med budskap om roller og forpliktelser for representantene og tillitsvalgte generelt. Arbeidet vil bli fulgt opp fremover, slik at vi får et godt og fruktbart samspill mellom representantskapet, landsstyret, administrasjonen og de tillitsvalgte i arbeidet med å nå våre mål i arbeidsplanen. o Vedtekts gjennomgang (fylkesavdelinger/lag) Tove Arbeidsgruppe bestående av styrets daværende leder Ole Petter Vik, nestleder Inghild Næss og direktør Tove Berg har påbegynt gjennomgangen med siktemål å legge justeringer frem for representantskapsmøtet 2014. o Visuell profil Tom Lagene i 17 av 19 fylkesavdelinger har pr. dato fått laget sin egen logo som er lagt ut på Bakhagen sammen med fylkeslogoene. Verve materiell er laget med ny logo. Ulike maler er lagt ut på Bakhagen til fri benyttelse. Profilartikler er foreløpig satt på vent grunnet økonomien. Målområde bærekraftige hager 2. Kunnskapen om bærekraftig hagebruk er styrket Aktivitet Ansvar Rapportering/oppfølging 2.1 Vi tilbyr aktuelle tjenester og aktiviteter o Artikler i Norsk Hagetidend Tonje Ja, gjennom artikler om dyrking, hageskjøtsel uten gift, kompostering mm og dette vil fortsette å prege bladet. Artiklene skal inneholde en «slik gjør du» del som legger enda bedre til rette for å øke kunnskap blant leserne. o Humlebrosjyre Liv Det er ikke laget noen brosjyre enda, men det er trykket opp 2000 nye humleplakater i samarbeid med Artsdatabanken og NINA. Ettertrykket klistremerke med Sibirhumlen. Plakaten er veldig populær. Den deles ut på våre arrangementer, og kan også bestilles gratis fra administrasjonen eller lastes ned fra Hageselskapets nettside. o Foredrag til lokallag Liv/Sølvi Tema eksotiske grønnsaker: Laget manus, PowerPoint og kursopplegg som er oversendt Studieforbundet Natur og miljø. Sendt manus til 13
o o Web-artikler «Slik lykkes du» Kampanje om bærekraftig hagebruk i samarbeid med Miljøverndepartementet, hovedfokus på humler oversettelse til engelsk. Sendt PowerPoint til oversettelse til engelsk, arabisk, persisk og vietnamesisk. Tema biologisk mangfold i hagen: Kurs er laget og sendt Studieforbundet Natur og miljø. Liv/Sølvi Det er produsert og lagt ut 40 nye artikler på Hageselskapets hjemmeside i 2013. Det har vært en nyhet på hjemmesiden som forteller om artiklene og hvor de finnes. Tove www.summendehager.no er opprettet som kampanjeside. Mye aktivitet og uvanlig stor oppslutning på svært kort tid med aktive deltakere på sosiale medier! Det er produsert 4 videosnutter med Hilde Hummelvold og Tommy Tønsberg, tilgjengelig på kampanjesiden. 7. mai: lansering av kampanjen med Miljøvernminister Bård Vegard Solhjell i Solvang Kolonihage. Matskribent Andreas Viestad, direktør i Det norske hageselskap Tove Berg og forsker Ørjan Totland holdt også innlegg. Pressedekning. 13. juni: arrangement i Spikersuppa i Oslo med Miljøvernminister Bård Vegard Solhjell og ordfører Fabian Stang samt klasse 4B Trasop skole. Utnevning av «humleambassadører». Direktør Tove Berg var konferansier. Pressedekning. Prosjektmidler er innvilget fra Miljøverndepartementet. o Sortsliste Liv/Sølvi 1. Samlet inn og lagret gamle filer fra 2005-versjonen 2. Gått gjennom kategorier og feltnøkler for kategorisering 3. Gjennomført møte med Gustav Redalen ang. redaktørerfaringer 4. Gjennomført møte med Åsmund Asdal ang. Plantearven 5. Gjennomført møte med Renate Nyrud ang. databaseerfaringene hennes med Braathegruppen 6. Gjennomført møte med Svein Birkenes ang. databaseløsningen 7. Gjennomført møte med Arve Skutlaberg ang mulig finansiering med Forskningsrådet 8. Laget liste over aktuelle fagpersoner som kan revidere fagstoffet 9. Fått aksept fra Ole Einar Tveito, på Meteorologisk til å delta med klimasonekart 2.2 Bærekraftig hagebruk er inkludert i all kommunikasjon (kjernebudskap) o Konsulenttjenesten Tonje ja o Norsk Hagetidend Tonje ja 14
o Talspersoner er opplært Liv o Talepunkter er formidlet Liv organisasjonen 2.3 Hageselskapet er i større grad det naturlige stedet å hente info om bærekraftig hagebruk o Generelt Tove NOU om verdier av økosystemer ble lagt frem for miljøvernministeren 29.8. Hageselskapet har gitt bidrag til arbeidet. Overrekkelsen foregikk på UMB, og Sølvi deltok fra vår side. Miljøvernministeren trakk spesielt frem Hageselskapets engasjement i sin tale. Se http://www.regjeringen.no/nb/dep/md/tema/naturmangfold/ekspertutvalget-om-verdier-av-okosystemt.html?id=671257 o Konsulenttjenesten Tonje Tilbudet benyttes, men kunne vært mer etterspurt. Vil bli gjort tiltak for å gjøre medlemsfordel mer kjent i forkant av neste sesong. o Norsk Hagetidend Tonje Se under punkt 2.1 o Web Tonje www.hageselskapet.no 1.halvår 1.halvår Endring 2013 2012 Besøk 86.611 76.122 +13,78% Unike besøk 50.049 41.344 +21,06% Sidevisninger 356.854 368.796-3,24% Nye IP-adresser som besøker www.hageselskapet.no 52,94% 50,78% +4,25% Utviklingen i besøk på hjemmesidene våre er positiv! Nyopprettet side om Grenseløse grønnsaker og urter: http://www.hageselskapet.no/sidemeny/httpwwwhageselskapetnohjemtoppmenyhjemfagstoff/grenselosegronnsaker/ ) o Lokallagsaktiviteter Tom Fylkesledere ble oppfordret til å initiere relevante aktiviteter i sine lokallag, under arbeidet med Hva Skjer 15
2013 og på høstsamlingen. Sentralt har vi utarbeidet kurs/studieringer (se under aktivitet 2.1) som skal lanseres gjennom Studieforbundet Natur og Miljø, og hvor bærekraftig hagebruk er «overbygningen». Temaet vil bli tatt opp på høstsamlingen. Målområde organisasjonsutvikling 3. Vi har utviklet organisasjonen i en effektiv og moderne retning Aktivitet Ansvar Rapportering/oppfølging 3.1 Vi skaper medlemsvekst gjennom verving på aktuelle arenaer o Generelt Tom Medlemstallet etter 1. halvår har netto sunket med 309 medlemmer fra 24.522 til 24.213. Se mer informasjon i vedlegg. Temaet vil bli tatt opp på høstsamlingen. Vi har lansert tre nye medlemsfordeler dette året: Burgon & Ball rabatt på hageredskaper Hadeland Glassverk rabatt på produkter og opplevelser L.O.G. Rabatt på Nemaslug via lokallag o Lokallagsmøter Tom Medlemsutviklingen pr. juli viser en nedgang på 309 medlemmer, men lagene er aktive med verving på sin «arena». Verv i lag viser pr. dato 339, mot 305 på samme tid i fjor. Se mer informasjon i vedlegg. o Hagedagen/Grønn uke Tom Dette arrangementet er vanskelig å tallfeste, men aktiviteten i lagene er store under denne markeringen av sesongstarten, og Hageselskapet bør vurdere å formalisere denne aktiviteten igjen, slik at også media blir opptatt av dette. o Hjemmeside Tom Vi har fått inn ca. 800 nye medlemmer via Hageselskapet.no. Se mer informasjon i vedlegg. 16
o 1000 åpne hager Tom I tidsrommet 18.8. 31.8. har vi fått 106 nye medlemmer som antas hovedsakelig å være et resultat av 1000 åpne hager. I fjor beregnet vi antall nye medlemmer til 168 fra 12.8 og ut måneden. 1000 åpne hager kan utvikles til å bli et av Hageselskapets flaggskip. Temaet vil bli behandlet på høstsamlingen. o Riktig verving på rett sted (bevisst valg av budskap) Tom Som organisasjon kan vi bli bedre til å benytte enhver anledning/aktivitet bevisst til verving. Dette tas opp som tema på høstsamlingen. De lokallag som er opptatt av verving er flinke til å bestille vervemateriell. Med vår satsing på utvikling av tilpassede kurs i tråd med våre satsingsområder, vil det være lettere å «spisse budskapet» slik at vi får flere med oss! 3.2 Vi skaper medlemsvekst ved å tilby medlemskap i Hageselskapet gjennom samarbeidsorganisasjoner o Etablere aktivt samarbeid med aktuelle organisasjoner 3.3 Vi har synliggjort ulike måter å videreutvikle frivillig arbeid på Tom Vi har hatt møte med Huseiernes Landsforbund, hvor det gjenstår å følge opp tilbudet som vi gav dem. (40% rabatt på første år.) Synes som om et slikt tilbud bør lanseres på nyåret i god tid før hovedforfall. I møte med NBBL ble vi gjort kjent med deres omorganisering, og vi ble henvist til BBL Partner som vi planlegger et høstmøte med. Plantasjen har vært kontaktet av Liv Opsahl, og her må andre følge opp i hennes fravær. COOP medlemstilbud er et konsept som bør kunne passe til vårt tilbud og som vi har på agendaen for 2. halvår. Norsk Skogselskap har varslet at de trenger tid under sin endring av organisasjonen for å kunne ta stilling til vårt tilbud. Med hovedforfall 1. mai, vil vi generelt satse på å få avklart interessen for vårt tilbud under høsten, slik at våre samarbeidspartnere kan lansere opplegget på nyåret. o Bakhagen Tove Administrasjonen bruker Bakhagen aktivt til å legge ut verktøy og informasjon til tillitsvalgte, samt i forbindelse med påmelding til representantskapsmøter 17
o Se på mulighet for andre måter å engasjere seg i Tove Hageselskapet på. (Eks. Prosjektdeltakelse) 3.4 Vi har registrert en økt bruk av aktuelle kommunikasjonsløsninger og fylkesledersamlinger. Bakhagen er døgnåpen, slik at informasjonen alltid er tilgjengelig for våre tillitsvalgte. Bakhagen sikrer også informasjonsoverføringer mellom gamle og nye tillitsvalgte. Se statistikk over bruk under punkt 3.4 o Levende og oppdaterte fylkes/lagsider Tom Dette var et tema på tillitsvalgtsamlingen i mai. Området krever sterkere prioritering og oppfølging, både fra fylkesavdelinger, hagelag, landsstyret og fra administrasjonens side. Av våre 19 fylkesavdelinger er det ett fylke som ikke har lagt ut kontaktdata på nett, tre fylker som ikke har lagt ut nyheter på egne sider, og to fylker som ikke benytter grønn kalender. Av våre 334 hagelag er et 42 hagelag som ikke har lagt ut kontaktdata på nett, 142 fylker som ikke har lagt ut nyheter på egne sider, og 259 hagelag som ikke benytter grønn kalender. Se egen oversikt. Statistikk for Grønn kalender viser en nedgang fra første halvår 2012 med 6,84%, fra 8742 til 8144 treff. Hittil i år har administrasjonen holdt kurs i nettbruk for lagene i Troms og i Buskerud. o Bakhagen benyttes Tom Det har vært en bevist strategi sentralt å benytte Bakhagen i kommunikasjon med tillitsvalgte, og å informere dem om dette via e-post. Utviklingen i bruken av Bakhagen er positiv! Temaet vil bli behandlet på høstsamlingen. Bakhagen 1.halvår 1.halvår Endring 2013 2012 Sidehenvisninger 10.657 5.112 +108,47% Unike sidehenvisninger 8.070 3.167 +154,82% Det er utviklet følgende nye sider på Bakhagen: 18
http://www.hageselskapet.no/bakhagen/protokoller-repmoter/ http://www.hageselskapet.no/bakhagen/protokoller-styremoter/ http://www.hageselskapet.no/bakhagen/prosjekterkampanjer/grenselosegronnsaker/ http://www.hageselskapet.no/bakhagen/maler/logo/ Administrasjonen har bistått en del lokallag med nye undermenyer, f eks gallerier. o Elektronisk kommunikasjon med medlemmer Tom Vi har drøye 5.000 e-post adresser til medlemmer, og har begynt å bruke disse til utsendelse av ulik type informasjon. o Fast tema på lokale samlinger Tom Alle fylker hadde nytt nettsted på programmet på sine samlinger ved oppstart. Vi har ingen oversikt over de senere samlinger, men vil minne om dette på vår høstsamling. Målområde administrasjonen 4. Vi har en effektiv og moderne administrasjon Aktivitet Ansvar Rapportering/oppfølging 19
4.1 Vi har diskutert og definert behovet for framtidig organisering og drift av administrasjonen. o Generelt Tove I 2012 ble det påbegynt et arbeid for å klargjøre ansvarsfordeling og rollebeskrivelser for hhv landsstyret/styreleder og direktør. Før direktør ble sykemeldt ble det vedtatt et årshjul som regulerer styringsdialogen mellom administrasjonen og landsstyret. De resterende elementene jobbes det med pt. o Redaktør Tove Tonje Waaktaar Gamst ansatt 01.05.2013 o Fagmedarbeider/kommunikasjonsmedarbeider Tove Kommunikasjonskonsulent ansettes i 100% stilling i disse dager o Org sjef Tove Stillingen ses i sammenheng med øvrige behov i dag og i fremtiden. Ansettes høst 2013. Tom ble takket for innsatsen på representantskapsmøtet i juni. o Prosjektarbeid Tove Mye av det eksternt rettede arbeidet i administrasjonen er organisert som prosjekter. Må ses i sammenheng med øvrig organisasjonsutvikling og ansettelser fremover. 4.2 Alle i administrasjonen er klar over forventninger til eget arbeid Tove Leder og medarbeider går igjennom forventninger til ansvarsområder og oppgaver som en del av virksomhetsplanprosessen hvert år. Vi foretar evaluering av medarbeiderskap og lederskap hvert kvartal, hvor forventninger til eget arbeid er et tema. 4.3 Vi har gode planleggings-, oppfølgings- og HMS verktøy o Oppfølgingsmøter og medarbeidersamtaler Tove Den enkelte leder gjennomfører jevnlige oppfølgingsmøter med hver enkelt, for å sikre samforståelse av forventninger, og progresjon i aktivitetene. Vi foretar evaluering av medarbeiderskap og lederskap hvert kvartal, med påfølgende diskusjoner i plenum og i medarbeidersamtaler 4.4 Vi har et kostnadsnivå som gjenspeiler våre inntekter Tove Økonomiansvarlig sa opp sin stilling og ble sykemeldt f.o.m. 06.03.2013. Oppdragsavtale om daglig regnskapsførsel og utvikling av økonomiske rapporter ble inngått med regnskapsfirmaet Ecos i april 2013 i samråd 20
med daværende styreleder. Arbeidet er ikke i gjenge enda, og det foreligger ingen økonomiske rapporter så langt i 2013. Styret er holdt fortløpende orientert. o Gode budsjettrutiner Tove Budsjettrutiner ble innarbeidet med vår tidligere økonomiansvarlige. Rutiner er foreløpig ikke etablert med regnskapsbyrået Ecos. 21