Offentlige anskaffelser med fokus på vare og tjenestekjøp utenom rammeavtalene

FORVALTNINGSREVISJON 2009 Tynset kommune Offentlige anskaffelser med fokus på vare og tjenestekjøp utenom rammeavtalene REVISJON FJELL IKS Kommunehuset 2550 Os i Østerdalen Tlf Os: 62 47 03 30 E-post: post@revisjonfjell.no

Forvaltningsrevisjon - Offentlige anskaffelser i Tynset kommune Side 1. Innledning 1 2. Formal, avgrensning og metode 2 3. Problemstillinger og revisjonskriterier 3 4. Organisering av innkj0psfunksjonen 5 4.1 Problemstilling 5 4.2 Revisjonskriterier 5 4.3 Fakta og vurderinger 6 5. Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser 7 5.1 Problemstilling 7 5.2 Revisjonskriterier 7 5.3 Fakta og vurderinger 7 6. F01ges regelverket for anskaffelser 8 6.1 Problemstil1ing 8 6.2 Revisjonskriterier 8 6.3 Fakta og vurderinger 10 7. Tilbud, tilbudsapning, registrering ogjournalf0ring 14 7.1 Problemstilling 14 7.2 Revisjonskriterier 14 7.3 Fakta og vurderinger 15 8. Radmannens h0ringsuttalelse 17 9. Revisjonens konklusjoner og anbefalinger 17 9.1 Revisjonens konklusjoner 17 9.2 Revisjonens anbefalinger 19 Vedlegg: Radmannens uttalelsc av 07.08.2009 Os den 19. august 2009 -. ~t Y;b/ /1{;~ Svein Magne Evavold Revisjonssjef?j)

1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Tynset kommune har bestilt en forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser med fokus på vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Dette er i henhold til kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 20/2008 og av kommunestyret i sak 74/2008. 1.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Tynset kommune skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet undersøkelser om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. 1.3 Offentlige anskaffelser Offentlig sektor i Norge foretar hvert år innkjøp for ca kr 320 milliarder. Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at disse midlene blir utnyttet best mulig gjennom kostnadseffektive innkjøp. Norge er gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen forpliktet til å følge bestemte framgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse terskelverdier. I tillegg er det gitt nasjonale regler for innkjøp under disse terskelverdiene. De nasjonale reglene gir noe større valgfrihet og fleksibilitet for innkjøperne enn de internasjonale. I forbindelse med revidering av EU- direktivene for innkjøp ble det vedtatt ny forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006. Forskriften om offentlige anskaffelser gjelder for offentlige oppdragsgivere. Bakgrunnen for dette er at det offentlige ikke i samme grad som private er utsatt for markedskreftene når det tas beslutninger. Forskriften skal derfor sikre at offentlige innkjøpere velger sine leverandører på en måte som sikrer kostnadseffektive innkjøp, 1

samtidig som leverandørene skal likebehandles. Regelverket kan samtidig være med på å bidra til å motvirke korrupsjon samt å øke den etiske standarden i offentlige anskaffelser. Etter de siste endringene i regelverket kan nå KOFA (klagenemda for offentlige anskaffelser) ilegge overtredelsesgebyr på inntil 15 % av anskaffelsens verdi dersom nemda finner at det er foretatt en ulovlig direkteanskaffelse. Enhver kan melde mistanke om ulovlig direkteanskaffelse inn for KOFA. I de senere årene har det vært registrert mange tilfeller hvor offentlige virksomheter har kommet i fokus på grunn av uheldige omstendigheter i forbindelse med anskaffelser. Det avdekkes stadig brudd på det offentlige innkjøpsregelverket og slike brudd har i flere tilfeller vært knyttet opp mot korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet rettet mot offentlige virksomheter. Det anses viktig at Tynset kommune etterlever gjeldende regelverk også fordi kommunen er avhengig av en kostnadseffektiv drift og tillit hos innbyggerne med hensyn til at kommunen opptrer med integritet og samfunnstjenlig forvaltning av offentlige midler. Regelverket for offentlige anskaffelser vil bli nærmere beskrevet senere i rapporten. 1.4 Anskaffelser i Tynset kommune Nedenfor følger en oversikt over anskaffelser i Tynset kommune. Vi har her tatt med innkjøp som er ført på KOSTRA-artene 100 289 (kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens egenproduksjon) og KOSTRA-artene 300 389 (kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon). Drift Investering Sum 2006 87.800.000 11.200.000 99.000.000 2007 90.900.000 26.700.000 117.600.000 2008 89.700.000 36.300.000 126.000.000 2. Formål, avgrensning og metode 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å undersøke om Tynset kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. 2.2 Avgrensning Prosjektet er avgrenset til å gjelde vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Prosjektet avgrenses til å omfatte anskaffelser som er utgiftsført på KOSTRA-artene 100 289 (kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon) og KOSTRA-artene 300 389 (kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon). 2

Vi vil i prosjektet foreta en analyse av utvalgte anskaffelser i 2008. For avtaler som går over flere år vil da anskaffelsen kunne være gjennomført i et tidligere år. I prosjektet vurderer vi ikke om det er foretatt en etisk eller miljøvennlig anskaffelse, eller om anskaffelsen har en universell utforming. Prosjektet omfatter heller ikke om alle prosedyrebestemmelsene i en innkjøpsprosess er fulgt. 2.3 Metode Vi har foretatt en analyse av regnskapet for 2008. Ut fra dette har vi gjort et utvalg av anskaffelser og vurdert disse opp mot bestemmelser i regelverket for offentlige anskaffelser. Vi har foretatt dokumentanalyse av aktuelle dokumenter i innkjøpsprosessen samt foretatt intervju av berørte innkjøpere. 3. Problemstillinger og revisjonskriterier 3.1 Problemstillinger Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om Tynset kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Problemstillingen konkretiseres i følgende delproblemstillinger: Problemstilling 1. Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? Problemstilling 2. Har kommunen egne bestemmelser om anskaffelser? Problemstilling 3. Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vi ser på: o Anskaffelser mellom kr 50.000 og kr 100.000 o Anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 o Anskaffelser over kr 500.000 o Anskaffelser over EØS-terskelverdiene Problemstilling 4. Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? 3

3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er utledet fra krav i regelverket om offentlige anskaffelser og er den målestokken som ligger til grunn for vår vurdering av om kommunen følger regelverket. Dette er et omfattende regelverk og vi gir her en beskrivelse av sentrale bestemmelser. Videre vil vi omtale revisjonskriterier under hver enkelt problemstilling. Grunnleggende krav til alle anskaffelser. Noen grunnleggende prinsipper gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet står sentralt. Dette går fram i 5 i lov om offentlige anskaffelser og i 3-1 i forskrift om offentlige anskaffelser. De grunnleggende kravene kan betraktes som en tydeliggjøring av lovens formålsbestemmelse jf. lovens 1, der det fremgår at regelverket skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. De grunnleggende prinsippene har videre som formål å ivareta rettsikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen og sikre at alle potensielle leverandører får de samme mulighetene til å få kontrakter med det offentlige. Kravene skal også sikre effektiv ressursbruk i offentlig sektor. Oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken anskaffelsesmetode som velges og de må overholdes på alle stadier i anskaffelsesprosessen. Noen kontrakter er unntatt anskaffelsesforskriftens anvendelsesområde. Som hovedregel er de imidlertid omfattet av anskaffelsesloven, jf. lovens 3. I utgangspunktet vil derfor de grunnleggende kravene også gjelde når anskaffelsen ikke omfattes av forskriften, men kun loven. At de grunnleggende prinsippene gir føringer for anskaffelsesprosessen, er særlig synlig når anskaffelsen skal foregå etter forskriftens del I (gjelder alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi). Her er det få detaljerte prosedyrekrav for hvordan anskaffelser skal foretas, noe som gir oppdragsgiver større fleksibilitet. Det er derfor hovedsakelig de grunnleggende prinsippene som fastsetter rammene for hvordan anskaffelsen skal foretas. Innenfor rammene har oppdragsgiver stor valgfrihet med hensyn til hvordan anskaffelsen skal foretas. I forskriftens del II (anskaffelser mellom kr 500.000 og EØSterskelverdi) og del III (anskaffelser over EØS-terskelverdi) vil de grunnleggende prinsippene utfylle prosedyrereglene som er angitt i forskriften. Bruksområdet for de ulike delene i forskrift om offentlige anskaffelser Forskriften er delt inn i fire deler som regulerer ulike typer anskaffelser, avhengig av anskaffelsens art og verdi. I forskriften er det angitt ulike terskelverdier som har betydning for hvilke deler av forskriften som gjelder. Forskriftens del I Forskriftens del I gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi. Oppdragsgiver kan velge bare å følge del I når anskaffelsens verdi er kr 500.000 eller mindre (nasjonal terskelverdi) eller om noen av unntaksbestemmelsene i forskriftens 4

2-1 annet ledd er oppfylt. Det samme gjelder også i hovedsak for kontrakter om helseog sosialtjenester som kjøpes fra en ideell organisasjon. Forskriftens del I og del II Anvendelsesområdet er anskaffelser mellom kr 500.000 og EØS-terskelverdier. Forskriftens del I og del III Gjelder for anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Forskriftens del I og del IV Bestemmelsene gjelder for plan- og designkonkurranser og bygge- og anleggskonsesjoner. EØS-terskelverdier EØS-terskelverdiene framgår i forskriftens 2-2. Fra 1. mars 2008 gjelder følgende terskelverdier: Vare- og tjenestekjøp hos sentrale statlige etater 1.050.000 Vare og tjenestekjøp hos andre offentlige oppdragsgivere 1.650.000 Årlig veiledende kunngjøring om planlagte vare- og tjenestekjøp 6.000.000 Delkontrakter (varer og tjenester) som kan unntas EØS-kunngjøring 600.000 Bygge- og anleggsprosjekter, alle oppdragsgivere 41.000.000 Årlig veiledende kunngjøring for bygge- og anleggsarbeider 41.000.000 Delkontrakter (bygg og anlegg) som kan unntas EØS-kunngjøring 8.000.000 4. Organisering av innkjøpsfunksjonen 4.1 Problemstilling 1 Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? 4.2 Revisjonskriterier Det vil være av betydning å kunne klargjøre hva som er en anskaffelse når flere enheter i kommunen gjør innkjøp. Et aktuelt spørsmål vil være om anskaffelser som de ulike enhetene i kommunen gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene skal beregnes. Forskriften gir ikke direkte svar på denne problemstillingen. I en fortolkingsuttalelse av 19.04.2004 har Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) beskrevet noen forutsetninger som må være oppfylt for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng ved beregning av terskelverdier. I uttalelsen legges det vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er: om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om 5

beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Det vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. I de tilfellene en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning dersom motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. I Ot.prp. nr. 62 (2005-2006) om lov om endring i lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser er også betydningen av om innkjøpsenheten har et selvstendig budsjett og innkjøpsansvar fremhevet. 4.3 Fakta og vurderinger Tynset kommune har en flat organisasjon med rådmannen som øverste administrative leder. Under rådmannen er det 14 tjenesteområder (resultatenheter). Servicetorget, Personalavdelingen og Økonomiavdelingen er stabsfunksjoner som rapporterer direkte til rådmannen. Rådmannens myndighet til å disponere over de enkelte deler av budsjettet innenfor kommunestyrets vedtatte budsjett, mål og retningslinjer og vedtak er delegert til virksomhetslederne. Innkjøpsfunksjonen i kommunen er beskrevet i kommunens anskaffelsesreglement. Her framgår det at rådmannen er kommunens innkjøpsansvarlige og at han er ansvarlig for samordning av kommunens innkjøp. Ansvar for innkjøp utenom sentrale innkjøpsavtaler følger anvisningsansvaret slik det er delegert fra rådmannen. Tynset kommune har sammen med 5 andre kommuner inngått en samarbeidsavtale med Abakus AS. Intensjonen med denne avtalen er å utvikle et interkommunalt samarbeid om anskaffelser gjennom en ekstern avtalepartner. Kommunen er organisert i tjenesteområder under rådmannen. Ansvar og myndighet er gjennomgående delegert til lederen for den enkelte enhet. Det medfører at mye av innkjøpet på de enkelte tjenesteområdene må ses isolert for den enkelte enhet og ikke for kommunen under ett. Med delegert myndighet vil færre av anskaffelsene overstige terskelverdier som utløser krav til bestemte prosedyrer. Utstrakt bruk av delegert myndighet fører imidlertid til at flere må sette seg inn i bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Hovedtyngden av anskaffelser vil sannsynligvis dekkes av rammeavtalene som kommunen er tilknyttet gjennom innkjøpsavtaler. Inngåelse av rammeavtaler ivaretas gjennom samarbeidet med Abakus AS og kommunen har tilgang til bistand i forbindelse med enkeltkjøp. 6

Forutsatt at den enkelte enhetsleder har god kjennskap til regelverket, vil kommunens administrative organisering og bruk av delegert myndighet gi redusert risiko for at regelverket for offentlige anskaffelser blir brutt. 5. Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser 5.1 Problemstilling Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser? 5.2 Revisjonskriterier Kommunene kan vedta egne lokale bestemmelser som kommer i tillegg til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. De lokale bestemmelsene vil da også utgjøre revisjonskriterier. 5.3 Fakta og vurderinger Tynset kommunestyre har 27.03.2007 vedtatt anskaffelsesreglement. Reglementet utdyper forhold som ikke er regulert i forskriften til lov om offentlige anskaffelser. I reglementet angis det at målet med kommunens innkjøpsarbeide er å kjøpe og forvalte de varer og tjenester det er behov for på en slik måte som fører til mest mulig effektiv ressursutnyttelse for hele kommunen. I reglementet framheves etiske prinsipper for innkjøp. Alle som arbeider med anskaffelser skal sette strenge krav til integritet og etikk for sin virksomhet. Respekten for anskaffelsesarbeidet skal heves ved å ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk forretningspraksis. Kravene til konkurranse ved innkjøp mellom kr 50.000 og kr 100.000 er utvidet i forhold til lov og forskrift. I reglementet er det fastsatt at det skal innhentes tilbud fra flere leverandører når dette er mulig og det er fastsatt et krav om varsling til innkjøpssamarbeidet ved Abakus AS. Videre er det i reglementet fastsatt at alle leverandører skal levere skatteattest og HMSerklæring. Tynset kommune har vedtatt eget anskaffelsesreglement som utdyper sentrale bestemmelser om innkjøp. Reglementet utvider kravene til konkurranse ved innkjøp ut over hovedreglene i lov og forskrift. 7

6. Følges regelverket med hensyn til terskelverdi 6.1 Problemstilling 3 Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vi vil da se på: Anskaffelser mellom kr 50.000 og kr 100.000 Anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 Anskaffelser over kr 500.000 Anskaffelser over EØS-terskelverdiene 6.2 Revisjonskriterier Beregning av terskelverdier Beregning av terskelverdier er regulert i forskriftens 2-3. Den som skal foreta en anskaffelse plikter å foreta en forsvarlig vurdering av hvilken verdi anskaffelsens har. Dette for å kunne vurdere om anskaffelsen kommer over eller under aktuelle terskelverdier, og for å kunne avgjøre hvilke regler som gjelder for den aktuelle anskaffelsen. Reglene om beregning av terskelverdier gjelder både EØS-terskelverdiene og de nasjonale terskelverdiene. Ved beregning av terskelverdier må oppdragsgiver gjøre et anslag over verdien av de kontraktene som inngår i anskaffelsen. Det er et generelt forbud mot å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Oppdragsgiver må derfor ikke kunstig dele opp anskaffelsen for å tilpasse seg terskelverdiene. Dette betyr imidlertid ikke at man ikke kan dele opp anskaffelsen i delkontrakter som leverandørene kan gi tilbud på, men man må da beregne verdien samlet for disse kontraktene dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Et naturlig utgangspunkt i vurderingen av hva som utgjør én anskaffelse, er om den planlagte anskaffelsen samlet har til formål å dekke et bestemt behov. Oppdragsgiver må foreta et forsvarlig skjønn ved beregningen av anskaffelsens verdi. Om tilbudene i etterkant likevel viser seg å ligge over terskelverdiene, er dette ikke avgjørende dersom oppdragsgiver har foretatt et forsvarlig skjønn. Anskaffelsesprotokoll For alle anskaffelser over kr 100.000 kroner er det innført et krav om enkel protokollplikt, jf. forskriftens 3-2. Protokollplikten er noe mer omfattende for anskaffelser etter del II og del III, enn for anskaffelser etter del I. FAD har laget skjemaer som oppdragsgiver kan velge å benytte slik at protokollplikten skal kunne etterleves på en brukervennlig og kostnadseffektiv måte. Skjemaene ligger som vedlegg til forskriften, og er også tilgjengelig på FADs hjemmesider. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det skal sikre at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er gjort i samsvar med regelverket. Protokollen gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon. 8

Krav til konkurranse Oppdragsgiver plikter å sørge for at en anskaffelse så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jf. lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Oppdragsgiver plikter derfor også så langt det er mulig å sikre konkurranse om anskaffelser som følger fremgangsmåten i forskriftens del I, for eksempel for anskaffelser med en verdi under kr 500.000. Kunngjøringskrav Kunngjøring skal gjøre leverandører i markedet oppmerksom på at det planlegges en anskaffelse. Reglene om gjennomføring av kunngjøring fremgår i forskriften, kapitlene 9 og 18. Her framgår en del pålegg om kunngjøringer i anskaffelsesprosessen: Utgangspunktet er at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi (kr 500.000) skal kunngjøres. Kunngjøringen skal foretas i Doffin (Database for offentlige innkjøp). Det gjelder både for varekjøp, tjenestekjøp og bygge- og anleggskontraheringer. For anskaffelser som har en anslått verdi som ligger under nasjonal terskelverdi (kr 500.000), er det ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen, men bestemmelsene i forskriftens del I må følges. Det betyr blant annet at det, så langt det er mulig, skal gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Kunngjøring kan også unnlates dersom anskaffelsen omfattes av et av unntakene i forskriftens 2-1, eller når vilkårene for å gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring er oppfylt, jf. forskriftens 14-4. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det et krav om kunngjøring i TEDdatabasen (EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp). Leverandører fra hele EØS-området vil på denne måten kunne være med i konkurransen. Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Bestemmelser om hvordan anskaffelsens verdi skal beregnes framgår i forskriften 2-3. Det er særlig grunn til å være oppmerksom når det gjelder kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig. Forskriften stiller krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene skal beregnes. Oppdragsgiver skal dermed ikke kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved å hevde at den enkelte anskaffelsen ligger under terskelverdi. Skatteattest Alle norske leverandører som leverer tilbud skal legge fram skatteattest ved anskaffelser som overstiger kr 100.000, jf. forskriftens 3-3. Skatteattesten skal leveres inn sammen med tilbudet. Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattesten. Grensen mellom å sondere i markedet og motta tilbud går der oppdragsgiver mottar et bindende tilbud fra en leverandør. HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 kreve HMS-egenerklæring, jf. forskriften 3-4. I motsetning til bestemmelsen for skatteattest, er det kun den valgte leverandøren som skal legge fram HMS-egenerklæring. Oppdragsgiver angir innleveringsmåte og tidspunktet for 9

innlevering. Regelen innebærer at egenerklæringen kan leveres inn etter at oppdragsgiver har valgt leverandøren. For anskaffelser over kr 500.000 skal det kreves at alle tilbyderne legger fram HMSegenerklæring. Det følger av forskriften 8-8 og 17-15. 6.3 Fakta og vurderinger 6.3.1 Anskaffelser mellom kr 50.000 og kr 100.000 Avtale om tjenesteyting på Y-tjønnaneiendommen tjenesteleverandør Kvikne Utmarksråd Tynset kommune har inngått avtale med Kvikne Utmarksråd om tjenestelevering på Y- tjønnaneiendommen. Avtalen er datert 16.04.2008 og er beregnet til å ha et omfang på kr 21.000 pr år. I og med at avtalen er tidsubegrenset vil den ha et beregningsgrunnlag over anslått verdi på kr 84.000. Dette er en videreføring av tidligere avtale med Kvikne Utmarksråd og det er inngått ny avtale i 2008 uten at det er innhentet tilbud. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll med begrunnelse om hvorfor det ikke er innhentet tilbud fra flere leverandører. Det er heller ikke foretatt varsling til innkjøpssamarbeidet. Ved anskaffelsen er det ikke krevd levert skatteattest eller HMS-erklæring. Avtale om tjenestekjøp er inngått som direkteanskaffelse. Direkteanskaffelse kan være akseptabelt, men det skulle vært skrevet anskaffelsesprotokoll med begrunnelse for at det ikke var mulig å innhente tilbud fra flere leverandører. Obligatoriske attester fra leverandør er ikke innhentet. Utbedringer ved Vestli bru leverandør Mesta AS Kommunen har høsten 2007 inngått muntlig avtale med Mesta AS om spesifiserte utbedringer ved Vestli bru. Den muntlige avtalen bygger på et pristilbud fra Mesta AS på kr 79.175. Det er ikke innhentet tilbud fra andre leverandører og det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll for den avtalte direkteanskaffelsen. Skatteattest og HMSerklæring er ikke krevd levert. Det er ikke foretatt varsling til innkjøpssamarbeidet. Muntlig avtale om vedlikeholdsarbeid er inngått som direkteanskaffelse med utgangspunkt i skriftlig tilbud fra den aktuelle leverandøren. I saken mangler anskaffelsesprotokoll med eventuell begrunnelse for at det ikke var hensiktsmessig å innhente tilbud fra flere leverandører. Obligatoriske attester fra leverandør er ikke innhentet. 10

6.3.2 Fakta om anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 Utarbeidelse av kommuneplankart for Alvdal leverandør Feste Nord-Øst AS Det er inngått muntlig avtale med Feste Nord-Øst AS om utarbeidelse av kommuneplankart for Alvdal. Det er ikke innhentet tilbud fra andre leverandører. Kostnadene med arbeidet ble ansett å være vanskelig å anslå på forhånd, men viste seg å komme på kr 103.000. Det foreligger ikke skriftlig avtale og det ble ikke innhentet skatteattest eller HMSerklæring. Anskaffelsesprotokoll er ikke skrevet. Muntlig avtale om tjenestekjøp er inngått som direkteanskaffelse. Kjøpet har en slik størrelse at det skulle skjedd etter konkurranse. Det foreligger heller ikke anskaffelsesprotokoll som dokumenterer hvorfor det ble foretatt en direkteanskaffelse. Servicekontrakt på avløpsanlegg leverandør ITT Flygt AS Tynset kommune har inngått servicekontrakt på avløpsanlegg med ITT Flygt AS i 2004. Kontraktens årlige verdi var i 2004 kr 93.220 og har økt til kr 111.017 i 2008. Det ble ikke innhentet tilbud fra andre leverandører før kontrakten ble inngått i 2004, da det ble vurdert slik at det den gang ikke var flere aktuelle leverandører. Anskaffelsen bygger på en kontrakt fra 2004 etter en direkteanskaffelse. Vi mener at det har gått så lang tid at avtalen skulle vært fornyet og at inngåelse av ny kontrakt må skje etter konkurranse om oppdraget. Vi vurderer ikke obligatoriske dokumenter fra 2004. Diverse utstyr og arbeid på Scania lastebil leverandør Tynset Diesel AS Kommunen har inngått muntlig avtale med Tynset Diesel AS om levering og montering av diverse utstyr på Scania lastebil. Samlet kostnad etter fakturaer fra april 2008 og oktober 2008 ble på kr 347.000. Kommunen hevder at det bare kunne brukes utstyr som er tilpasset Scania og at arbeidet må utføres på Scania verksted. Priser skal være muntlig avtalt på forhånd. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Dette er en anskaffelse som skulle skjedd etter konkurranse. Kommunen har ingen dokumentasjon for at det var nødvendig å gå til direkteanskaffelse i og med at det ikke er skrevet anskaffelsesprotokoll. Obligatoriske attester fra leverandør er ikke innhentet. 11

Vintervedlikehold av kommunale veier leverandør Ola Rønning Kommunen har inngått 3 års kontrakt med Ola Rønning om vintervedlikehold av kommunale veier. Underskrevet avtale er datert 08.10.2008. Avtalen er basert på en fast timepris. Beløpsmessig utgjorde kjøpet i 2008 kr 43.000 slik at beregningsgrunnlaget for den 3-årige avtaleperioden kan anslås til kr 130.000. Tilbudsinnbydelse er kunngjort ved annonsering 25.08.2008. Tildeling av kontrakt er foretatt uten at det er ført anskaffelsesprotokoll. Det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Kontrakt er skrevet og tildelt etter at arbeidet er kunngjort ved annonsering. Det tilfredsstiller de forskriftsmessige kravene. Imidlertid er det ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMSerklæring. Utbygging av avløpsledning leverandør Nils Erik Skårsmoen Kommunen har i desember 2007 inngått avtale med Nils Erik Skårsmoen om utbygging av avløpsledning. Utbyggingen skal gjennomføres for en fast pris på kr 100.000. Dette er et direktekjøp som har kommet i stand etter et samarbeid mellom kommunen, grunneier og entreprenør. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll med begrunnelse om hvorfor det ikke er innhentet tilbud fra flere leverandører. Ved anskaffelsen er det ikke krevd levert skatteattest eller HMS-erklæring. Avtale om tjenestekjøp er inngått som direkteanskaffelse. Kjøpet har en slik størrelse at det skulle skjedd etter konkurranse. Det foreligger heller ingen anskaffelsesprotokoll som dokumenterer hvilke vurderinger som lå bak den valgte framgangsmåten. 6.3.3Fakta om anskaffelser over kr 500.000 Innleie av mannskap og maskiner leverandør Gjelten & Aaen Graveservice DA Innleie av mannskap og maskiner foretas løpende ved behov. Dette utgjorde for Gjelten & Aaen Graveservice DA for 2008 kr 337.500. Kommunen har siste gang i 2007 sendt forespørsel til maskineiere og entreprenører i Tynset om tilbud på innleie av maskiner. Det settes opp en oversiktsliste over innkomne og ikke avviste tilbud. Kommunen står fritt til å foreta innleie fra de som har gitt tilbud eller andre leverandører. Det er ikke inngått skriftlig avtale med leverandør. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Det er noe usikkert hvilket beregningsgrunnlag anskaffelsen har. I og med at det sist ble innhentet tilbud på priser i 2007 vil anskaffelsen ha en slik verdi at den skulle vært 12

kunngjort ved konkurranse på Doffin. Det vil da være ulovlig å begrense tilbudsinnhentingen til maskineiere og entreprenører i Tynset kommune. Kommunen mangler obligatoriske dokumenter som anskaffelsesprotokoll, skatteattest og HMS-erklæring. Innkjøp av brukt lastebil leverandør Norsk Scania AS Kommunen har inngått kontrakt om kjøp av brukt 2006 modell lastebil med Norsk Scania AS. Det er utarbeidet kravspesifikasjon til brukt lastebil i forkant av innkjøpsprosessen. Videre er innkjøpet foretatt over internett. Kommunen fikk tilslaget på den aktuelle bilen for en pris på kr 920.000. Det har ikke blitt skrevet anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Dette er en anskaffelse som normalt skulle vært kunngjort i Doffin. Regelverket åpner ikke for å gjøre særskilte unntak ved anskaffelser av brukte gjenstander. Det innebærer et krav til konkurranse også når kommunen kjøper brukt. Kommunen har gjennomført kjøpet over internett. Vi ser at dette er en mer hensiktsmessig framgangsmåte for å oppnå et gunstig kjøp enn å kunngjøre en konkurranse. Innkjøpsregelverket synes heller ikke å være tilrettelagt for å kunne ivareta slike innkjøp på en god måte. Vår konklusjon blir at den valgte innkjøpsprosedyren ivaretar intensjonene som ligger til grunn for innkjøpsregelverket selv om prosessen ikke har fulgt de beskrevne prosedyrene. Det er mangelfullt at det ikke er skrevet en anskaffelsesprotokoll. Skatteattest og HMSerklæring savnes også. Barnevernsoppdrag og saksbehandling leverandør Barnevernkompetanse AS Kommunen har kjøpt tjenester innenfor barnevern fra Barnevernkompetanse AS fra oktober 2008. Det er inngått 4 separate oppdragskontrakter med barnevernkonsulenter, men hvor Barnevernkompetanse AS er oppført som oppdragstaker. Kommunen har kjøpt tjenester for kr 482.434 i perioden oktober 2008 til mai 2009. Oppdraget har ikke blitt lagt ut på anbud og det er ikke innhentet tilbud fra andre leverandører. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll med begrunnelse for den valgte framgangsmåten ved inngåelse av kontrakter. Det er heller ikke krevd framlagt skatteattester eller HMS-erklæringer. Kontrakter om tjenestekjøp er inngått etter direkteanskaffelse. Tjenestekjøpet ble ansett for å være en kriseløsning da kommunen manglet egen bemanning, samt at tjenestekjøp ville være lønnsomt sett i forhold til lange reiser for egne ansatte. Kommunen hevder at momentet om hastekjøp må tillegges vekt ved oppstarten av tiltaket. Samtidig er det benyttet en leverandør som er dominerende i markedet. 13

Kommunen har imidlertid ikke skrevet anskaffelsesprotokoll som dokumenterer hvilke vurderinger som lå bak den valgte framgangsmåten. Det er vanskelig å vurdere beregningsgrunnlaget for tjenestekjøpet da det er å betrakte som en kriseløsning som forutsettes å bli trappet ned. Sett ut fra kostnadene som har påløpt er det rimelig å anta at det vil være snakk om en anskaffelse over kr 500.000 og som dermed skulle vært kunngjort ved konkurranse på Doffin. Avtaleperioden i kontraktene er ikke tidsbegrenset. Ved anskaffelsen er det ikke krevd levert obligatoriske dokumenter som skatteattest og HMS-erklæring. 6.3.4 Fakta om anskaffelser over EØS-terskelverdi Ved vår gjennomgang og utplukk fra regnskapet fikk vi ikke med noen anskaffelser over EØS-terskelverdi. 7. Tilbud, tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud 7.1 Problemstilling 4 Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? 7.2 Revisjonskriterier Tilbudets utforming Reglene for utforming av tilbud er nedfelt i forskriften 11-2 og 20-2. Tilbud skal gis skriftlig i en lukket og merket konvolutt, enten direkte eller med post. Bestemmelsen gjelder uavhengig av konkurranseform. Tilbud som ikke er levert i samsvar med kravene, for eksempel fordi det er levert muntlig eller med telefaks, plikter oppdragsgiver å avvise. Tilbud skal være undertegnet. Det kan også gis elektronisk dersom oppdragsgiver har bestemt at det skal være tillatt. Registrering av innkomne tilbud Reglene for registrering av innkomne tilbud er nedfelt i forskriften 11-6 og 20-6. Oppdragsgiver skal merke tilbudene med tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudsåpning ved anbudskonkurranser Reglene for tilbudsåpning er nedfelt i forskriften 11-7 og 20-7. Tilbudsåpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver, på det tidspunkt og sted som er angitt i konkurransegrunnlaget. Bestemmelsene gjelder ved alle typer konkurranseformer. 14

For å ivareta hensynet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet er det hensiktsmessig at oppdragsgiver fører utfyllende protokoll fra tilbudsåpningen. Journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen Regelverket har ingen bestemmelser om journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen. Korrekt journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen vil kunne bidra til etterlevelse av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jf. anskaffelsesloven 5. Bestemmelsen kan gi grunnlag for innsynsrett og det er dermed viktig at kommunen har interne rutiner for journalføring. Innsynsretten er en viktig kontrollmekanisme for at det ikke tas utenforliggende hensyn i innkjøpsprosesser. Videre vil det være et bidrag for å kunne forhindre korrupsjon. 7.3 Fakta og vurderinger - Tilbud, tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud Avtale om tjenesteyting på Y-tjønnaneiendommen tjenesteleverandør Kvikne Utmarksråd Avtalen om tjenestekjøp er inngått som en direkteanskaffelse. Avtalen er journalført 28.04.2008. Journalføring av avtalen er i orden. Utbedringer ved Vestli bru leverandør Mesta AS Anskaffelsen bygger på skriftlig tilbud fra valgt leverandør. Det er ikke foretatt noen journalføring. Det foreligger skriftlig tilbud fra den ene forespurte leverandøren. Det mangler journalføring av dokumenter i saken. Utarbeidelse av kommuneplankart for Alvdal leverandør Feste Nord-Øst AS Avtalen om tjenestekjøp er inngått som en direkteanskaffelse. Det er ikke foretatt noen journalføring. Slik innkjøpet er foretatt foreligger det ingen dokumenter til journalføring. 15

Servicekontrakt på avløpsanlegg leverandør ITT Flygt AS Avtale om tjenestekjøp er foretatt som direkteanskaffelse. Det er ikke framlagt dokumentasjon for journalføring. Vi vurderer ikke journalføring tilbake til 2004. Diverse utstyr og arbeid på Scania lastebil leverandør Tynset Diesel AS Kjøp og montering av utstyr er foretatt som direkteanskaffelse. Det er ikke foretatt noen journalføring. Anskaffelsen er foretatt etter muntlige avtaler og ingen dokumenter er journalført. Vintervedlikehold av kommunale veier leverandør Ola Rønning Kommunen har mottatt skriftlig underskrevet tilbud. Inngått kontrakt er journalført 15.01.2009. Innkjøpet er foretatt med bakgrunn i skriftlig underskrevet tilbud og journalføring av kontrakt er i orden. Utbygging av avløpsledning leverandør Nils Erik Skårsmoen Avtale om tjenestekjøp er foretatt som direkteanskaffelse etter forhandling med en leverandør. Det er ikke foretatt noen journalføring. Inngått avtale er ikke journalført. Innleie av mannskap og maskiner leverandør Gjelten & Aaen Graveservice DA Det foreligger skriftlige tilbud på timepriser. Protokoll fra tilbudsåpning er ikke skrevet og ingen dokumenter er journalført. Det foreligger ikke andre dokumenter enn tilbud fra leverandør og oversiktsliste over innkomne tilbud. 16

Innkjøp av brukt lastebil leverandør Norsk Scania AS Ved dette kjøpet er det brukt tilbud som er lagt ut på internett. Inngått kontrakt er ikke journalført. Tilbud var lagt ut på internett. Ingen dokumenter vedr kjøpet er journalført. Barnevernsoppdrag og saksbehandling leverandør Barnevernkompetanse AS Det foreligger ingen skriftlige tilbudsdokumenter. Det er ikke foretatt noen journalføring. Dette er en direkteanskaffelse hvor det ikke foreligger skriftlige tilbud. Det mangler journalføring av inngåtte oppdragskontrakter. 8. Rådmannens høringsuttalelse En foreløpig rapport ble sendt til rådmannen for uttalelse 25.06.2009. I denne manglet omtale av tjenestekjøp vedr. barnevernsoppdrag og en oppdatert rapport med vurdering også av dette tjenestekjøpet ble ettersendt 07.07.2009. Rådmannen har avgitt uttalelse til rapporten i brev datert 07.08.2009. Vi omtaler ikke rådmannens uttalelse nærmere her, men viser til uttalelsen som vedlegges rapporten. 9. Revisjonens konklusjoner og anbefalinger 9.1 Revisjonens konklusjoner Formålet med revisjonen har vært å undersøke om Tynset kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Problemstilling 1: Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? Kommunen er organisert i tjenesteområder under rådmannen. Ansvar og myndighet er gjennomgående delegert til lederen for den enkelte enhet. Det medfører at mye av innkjøpet på de enkelte tjenesteområdene må ses isolert for den enkelte enhet og ikke for kommunen under ett. Med delegert myndighet vil færre av anskaffelsene overstige terskelverdier som utløser krav til bestemte prosedyrer. Utstrakt 17

bruk av delegert myndighet fører imidlertid til at flere må sette seg inn i bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Forutsatt at den enkelte enhetsleder har god kjennskap til regelverket, vil kommunens administrative organisering og bruk av delegert myndighet gi redusert risiko for at regelverket for offentlige anskaffelser blir brutt. Problemstilling 2: Har Tynset kommune egne bestemmelser om anskaffelser? Tynset kommune har vedtatt eget anskaffelsesreglement som utdyper sentrale bestemmelser om innkjøp. Reglementet utvider kravene til konkurranse ved innkjøp ut over hovedreglene i lov og forskrift. Problemstilling 3: Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vår gjennomgang viser at det ikke i alle tilfeller inngås skriftlige avtaler ved vare- og tjenestekjøp. Flere innkjøp er gjennomført med bakgrunn i muntlig avtale. Etter vår vurdering har kommunen for flere anskaffelser ikke overholdt regelverkets krav til konkurranse. Det er foretatt direkteanskaffelser etter henvendelse til en leverandør i tilfeller hvor anskaffelsen etter kommunens eget anskaffelsesreglement og lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal gjennomføres etter konkurranse. Kravet i kommunens anskaffelsesreglement om varsling til innkjøpssamarbeidet om anskaffelser over kr 50.000 er ikke overholdt. For alle anskaffelsene vi har sett på er det et obligatorisk krav at det skal skrives en anskaffelsesprotokoll. Dette er ikke gjort i noen tilfeller. I ettertid har kommunen ingen dokumentasjon for hvilke vurderinger som lå til grunn for den valgte framgangsmåten for de aktuelle anskaffelsene. I kommunens eget anskaffelsesreglement er det fastsatt at alle leverandører skal avkreves skatteattester og HMS-erklæring. Vi har ikke funnet at dette er i orden for noen av de innkjøpene vi har sett på. Problemstilling 4: Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? Regelverket har ingen bestemmelser om journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen. Korrekt journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen vil kunne bidra til etterlevelse av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jf. anskaffelsesloven 5. Bestemmelsen kan gi grunnlag for innsynsrett og det er dermed viktig at kommunen har interne rutiner for journalføring. Innsynsretten er en viktig kontrollmekanisme for at det ikke tas utenforliggende hensyn i innkjøpsprosesser. Videre vil det være et bidrag for å kunne forhindre korrupsjon. Vår gjennomgang viser at kommunens rutiner for journalføring har sviktet når det gjelder relevante dokumenter knyttet til anskaffelsesprosessen. 18

Våre vurderinger bygger på gjennomgang av utvalgte anskaffelser over kr 50.000 og som ligger utenfor kommunens rammeavtaler. Konklusjonene gjelder derfor for denne typen anskaffelser og ikke for innkjøpsområdet som helhet i Tynset kommune. Vi har heller ikke vurdert om innkjøpene har vært fornuftige eller om kommunen kunne oppnådd bedre betingelser om gjeldende regelverk i større grad var blitt fulgt. 9.2 Revisjonens anbefalinger På bakgrunn av funnene og vurderingene som vi har gjort vil vi anbefale følgende: - Kommunen bør gjennomføre opplæring av innkjøperne i regelverket for innkjøp, herunder øke kunnskapen om kommunens eget anskaffelsesreglement. - Kommunen bør etablere interne rutiner som sikrer at regelverket for offentlige anskaffelser følges. - Kommunen bør vurdere om det er hensiktsmessig å inngå rammeavtaler for tjenestekjøp på flere områder. - Kommunen bør fastsette en mal for anskaffelsesprotokoll og etablere rutiner som sikrer at protokoll blir ført. - Kommunen bør etablere rutiner for å sikre at obligatoriske attester avkreves fra leverandører. - Kommunen bør innskjerpe rutinene for journalføring slik at relevante dokumenter for anskaffelser blir journalført. 19

TYNSET KOMMUNE RAoMANNEN Kommunehuset 2550 Os i 0sterdalen Unntatt offentlighet (Ofl) Tynset 07.08.2009 Val' nf LopC'nr Arkil'kade Sakshehal1dler Dr?rr?s ref 09 '779-4 5064/09 216 Jon 01a Kroken FE2009103E (I el7l7lig\( oppgi "1'01' t'c'j " \'ed svor) SVAR - FORVALTNINGSREVISJON OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - ANMODNING OM UTTALELSE FRA RADMANNEN Oet vises til Revisjon Fjells brev av 25.06.2009 med oversendelse av forvaltningsrevisjonsrapport om offentlige anskaffelse med fokus pa vare- og tjenestekjop utenom rammeavtale, - siste versjon er rappolien er mottatt 07.07.2009. Nedenfor er det f0rst knyttet noen generelle kommentarer til forvaltningsrevisjonsprosjektet. Deretter er hver enkelt av de omtalte anskaffelsene kommentert. Radmannens kommentarer bygger pa skriftlige og muntlige kommentarer innehentet fra de aktuel1e tj enesteomradeledere/fagledere..,o Gjennomgangen revisjonen har foretatt avdekker en viss svikt i egne rutiner og i oppf01gingen de generelle reglene for offentjige anskaffelser. Oet er konstatert at det ikke ~ f0res anskaffelsesprotokoll for en rekke "mindre" innkj0p. Dette er et forhold som allerede er.. innskjerpet. Ved en del innkj0p er det heller ikke bedt om skatteattest euer HMS-erkl:ering. Noe av arsaken til dette er at de tleste leverandener det her er snakk om, er firmaer en har mye kontakt med og at det derfor kan virke byrakratisk og be om attester gjentatte ganger. Nar det gjelder manglende journalf0ling, gis det ingen annen forklaring pa dette enn at en etterstreber en effektiv og ubyrakratisk gjennomf0ring av de ulike tiltak og prosjekter. Men dette er en uakseptabel praksis som jeg forutsetter bringes til Opph0r..~ De interne dmftingene i organisasjonen for a kommentere/gi tilbakemelding til det som fremkommer i rapporten, avsl0rer ogsa for darlig kunnskap om gjeldene anskaffelsesregjer, herunder eget innkj0psreglement. Til dels er det allerede tatt fatt i dette i forbindelse med ~., oppgradering av 0konomisystem og innf0ring av scanning av fakturaer (senere elektronisk ~ innkj0p). Men det planlegges en fullstendig gjennomgang av regelverk og rutiner for innkjop,." herunder innkj0pssamarbeidet i regionen og omfanget av rammeavtaler. "'j., For 0vrig er det av relevans for mange av de typer innkj0p som er omtalt i rappolien at det na er inngatt rammeavtaler for tjenestekj0p pa tlere omrader. Oette er i stolte grad med pa a sikre at innkj0p blir gjort i samsvar med gjeldende bestemmelser, - jfr tidligere gjennomgang av tjenestekjop gjennomf0rt av KPMG pa oppdrag fra kontrollutvalget..,o Postad resse Besok sad ['e"e Tclcfon Telefoks Org.nr: NO 940 837 685 MV 2500 TYNSET Rildhu,et 6248 50 00 6248 50 11 Bankgiro: 617005.21000... E-post: postillottakrlltynser koill mune. no Bal1kgiro 6170.05.22600 OCR

Kommentarer til de enkelte anskaffelsene omtalt i rapporten I. AvtaJe om tjenestyting Y -tj0nnaneiendommen Tynset kommune er som medlem i Kvikne utmarksrad gjennom vedtekter gitt en spesifikk forpliktelse til tjenestekj0p av sekretrer og oppsynstjenester. r2008 utgjorde dette kr 7.740. Men avtalen med Kvikne utmarksrad innholder ogsa kj0p av andre tjenester enn de en er forpliktet til etter vedtektene. Dette gjelder tilsyn, transport- og vaktmesteroppgaver knyttet til kommunens utmarksbuer i omradet. Disse tjenestene er beregnet til en arlig kostnad pa kr 21.000 eks mva og forutsettes indeksreguleli. Avtalen er 10pende og ikke tidsbegrenset. Denned vii bel0p for tjenestekj0p kunne overstige kr 50.000. Etter min mening kan inngatt avtale og aktuelt tjenestekj0p forsvares, men det burde ha foreligget anskaffelsesprotokoll. 2. Utbedring ved Vestli bru. Forklaring pa manglede anbud er at Vestli bru ligger helt inn til fylkesvei og at det derfor val' det naturlig a ha samarbeid med vegvesenet og deres operat0r Mesta. Det ble gjennomf01i felles befaring og avkl31i hva som ville im0tekomme kommunens og vegvesenets bebov. 3. Utarbeidelse av kommuneplankart for Alvdal Avtalen ble inng:ht uten at n0dvendig kunnskap om eget innkj0psreglement. Samtidig var oppdraget ut fra kostnadsberegninger forutsatt ikke a overstige kr 100.000, noe som senere viste seg ikke a holde. Ellers foregikk arbeidet med kommuneplan i Alvdal under et betydelig tidspress, noe som har pavirket maten tjenestekj0pet er gjoli pa. 4. Servicekontrakt pa avl0psanlegg. Den gang avtalen ble inngatt fantes det ingcn andre leverand0rer i markedet. Jeg er enig i at det er pa tide at dette oppdraget utlyses pa nytt. 5. Diverse utstyr og arbeidet pa Scania Jastebil. Tynset Diesel AS er eneste godkjente lastebilverksted mellom Elverum og Trondheim. Det er bade upraktisk og kostbart a kj0re J8-20 mil en vei for a fa utf0rt diverse tilpasninger pa lastebilen. 6. Vintervedlikehold av kommunale veier Ingen kommentar ut over de generelle kommentarene i innledningen. 7. Utbygging av avl0psledning Her var utgangspunktet at grunneierne 0nsket tilkopling til kommunens ledningsnett samtidig som denne parsellen ikke val' inne pa noe kommunalt utbyggingsbudsjett. Grunneierne ble da enige med Skarsmoen om en utbygging del' grunneieme skulle utf0re noe av arbeidet selv og overlate resten til Skarsmoen. Med dette som utgangspunkt henvendte Skarsmoen seg til kommunen for en avklaring av hva kommunens bidrag ville vrere og hvilke hav kommunen vill stille i forhold evt a overta anlegget etter ferdigstillelsen. Det ble enighet om et bidrag pa kr I00.000 fra kommunen. Etter val' mening er dette ikke noe tjenestekj0p, men reelt sett et anleggsbidrag som ble gitt for at arbeidet med anlegges skulle kunne gjennomt0res. Totalt sett val' dette svrert biljig for kommunen og antakeligvis godt under det det ville kostet med anbudskonkurranse og et fullt ut kommunalt oppdrag/tjenestekj00. 8. Innleie av mannskap og maskiner I utgangspunktet innhentes det priser ariig pa aktuelle biler/maskiner fra lokale fim13er. Nar dette ikke ble gjoli for 2008, har det sammenheng med skifte i ledelsen. Gjennom aret tildeles Var ref: 091779-4 2

mindre oppdrag etter l1vilken storrelse/type maskin/bil og pris som er mest fornllftig ilorhold til oppdrag som skal utfores. Dette betyr at storrelsen pa oppdrag vii variere fra ar til ar for det enkelte firma. Vi tar som utgangspunkt at en ved innhenting av pris ser pa en samlet oppdragsverdi for det enkelte 3r. Dette villigge under grensen for krav om kunngjoring i Doffin. 9. Innkjop av brukt lastebil Innkjopsregelverket er ikke er s::erlig godt tilpasset kjopsprosedyrer med bruk av internett, men som likevel kan ivareta intensjonen bak innkjopsregelverket pa en god mate. leg er sjolsagt enig i at anskaffelsesprotokoll og innhenting av attester burde ha v::ert pa plass. 10. Barnevernsoppdrag og saksbehandling. Som opplyst fra administrasjonen var tjenestekjopet en kriselosning da det var mangel pa folk og press pa tjenesten i form av mange og tunge saker. Her var det snakk om a skaffe kompetente bamevernsmedarbeidere fort i et marked med fa tilbydere. Barnevernskompetanse AS er den dominerende tilbyderen og har den riktjge kompetansen. De hadde i tillegg medarbeidere pa steder n::er der den fysiske barnevernsjobbingen fant sted. Forutsetningen var at kriselosningen skulle avvikles sa snart egen bemanningen tilsa det. Tjenestekjopet har imidlertid vart til sommeren 2009, men er na under avvjkling. Avtalen burde v::ert inngatt med tidsbegrensning. Sluttkommentarer Det er slik jeg ser det ikke grunnlag tor a hevde at de omtalte innkjopene ikke skulle v::ere riktige eller fornllftige. Det kan tvert om hevdes at en del av innkjopene okonomisk sett er mer gunstige enn de ville v::ere med en ordin::er innkjopsprosess etter regelverket. Men det er selvfolgelig grunnlag for kritikk for den manglende dokumentasjon som er pavist i rapporten. Det er viktig adokumentere de vurderinger som faktisk ble gjort og begrunnelsene for at kjopsvalget ble som det ble. At det fores anskaffeisesprotokol1 og innhentes skatteattest og HMS-attest er en selvfolge. Det er radmannens ansvar a sikre at organisasjonen har den nodvendige kompetansen om offentlige innkjop og de regler som gjelder og at det etableres interne rutiner som sikrer at regelverket blir fulgt opp. Det er allerede tatt skritt for a bedre situasjonen. Ytterligere tiltak vil hli gjennomfort. Den dominerende delen av kommunens innkjop skjer innenfor rammeavtajer (inngatt etter anbud) og etter ordin::ere anbudsrunder (i stor grad knyttet til investeringsprosjekter). Etter min mening vii det da v::ere feil om rapporten skulle etterlate inntrykk av at innkjopsomradet i Tynset kommune er preget av uryddighet og at regejverket ikke etterleves. Kopi til: 0konomisjef Per 0stigard Val' ref. 09/779-4 3