MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Tirsdag 22. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900 1430. Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 30-34) og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Unn Romundgard (sak 29). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 28/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25.08.15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 25.08.15 godkjennes. SAK NR. 29/2015 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard orienterte og svarte på spørsmål. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. 1
SAK NR. 30/2015 SAMMENLINGING AV REVISJONSKOSTNADER 2014 MED ANDRE KOMMUNER («BENCHMARKING») Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2014 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. SAK NR. 31/2015 TERTIALRAPPORT 2/2015 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Det ble opplyst i møtet at det samlet sett ikke ligger an til merforbruk i 2015 på budsjettposten «Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS». Tertialrapport 2/2015 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 32/2015 BUDSJETTOPPFØLGING 2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT Utskrift av kontrollutvalgets regnskap pr. 22/9-15 (ansvar 70030) ble gjennomgått i møtet. Regnskapsrapport pr. 22/9-15 for kontrollutvalgets virksomhet tas til orientering. SAK NR. 33/2015 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2016 Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder og kontrollutvalgets sekretær orienterte. Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2016, med en økonomisk ramme på 829 800 kroner, godkjennes under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for 2016. 2
SAK NR. 34/2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalget for 2016 (ansvar 70030, tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på 1 115 000 kroner, med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp 10801 Møtegodtgjørelse 50 000 10802 Tapt arb.fortjeneste 10 000 10990 Arb.giveravgift 6 000 10 Sum lønn og sosiale utgifter 66 000 11001 Aviser/tidsskrifter/faglitteratur 3 000 11151 Bevertning møter 3 000 11500 Kursutgifter 19 000 11600 Kjøregodtgjørelse 2 000 11953 Lisensavtaler og dataprogrammer 2 000 11 Sum kjøp varer og tjenester i kommunal produksjon 29 000 13709 Kjøp av tjenester fra private 190 000 (sekretærtjenester) 13750 Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon 830 000 IKS 13 Sum kjøp varer og tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon 1 020 000 14290 Momskompensasjon (utgift) 47 000 17290 Momskompensasjon (inntekt) - 47 000 Totalt 1 115 000 SAK NR. 35/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Behandling av saker fra kontrollutvalget i kommunestyrets møte den 7/9-15 - Sak 47/15: Revisjonsrapport Rådmannens iverksetting av pålegg om påkobling til kommunalt vann - Sak 48/15: Revisjonsnotat: Vurdering av spørsmål om habilitet og protokollering 2. Kontrollutvalgets rett til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører (tolkningsuttalelse fra Kommunal- og Moderniseringsdepartementet) 3. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 3
SAK NR. 36/2015 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2011-2015 1. Med bakgrunn i gjennomført egenevaluering av valgperioden 2011-2015 har kontrollutvalget følgende innspill til nytt kontrollutvalg i neste valgperiode: Profilering/synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid: Det bør drøftes hvordan man best mulig kan profilere kontrollutvalgets arbeid utad, særlig overfor kommunestyret. Kommunikasjon: Det bør vurderes tiltak for å styrke kommunikasjonen mellom kontrollutvalget og ordfører og mellom kontrollutvalget og rådmann. Undersøkelser valg av tema/saker: Kontrollutvalgets medlemmer oppfordres til å være aktive og raske til å løfte frem saker/tema til drøfting i kontrollutvalget som synes å ha høy aktualitet i befolkningen og/eller har høy politisk interesse. Dette kan være med å underbygge målsettingen om et aktivt og tilstedeværende kontrollutvalg, herunder styrke profileringen av utvalget. 2. Kontrollutvalget ber valgkomiteen vurdere om å benytte felles varaliste til kontrollutvalget for valgperioden 2015-2019 i stedet for gruppevise vararelister. Begrunnelsen for forslaget er at kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer ikke skal drive partipolitikk og at en felles varaliste vil sikre best mulig kontinuitet i vararepresentantenes arbeid. SAK NR. 37/2015 PLANLEGGING AV FØRSTE MØTE I NY VALGPERIODE Med bakgrunn i erfaringer fra inneværende valgperiode vil kontrollutvalget gi følgende innspill i forbindelse med planlegging og gjennomføring av første møte i ny valgperiode: Første møte tilrettelegges som et informasjons- og opplæringsmøte der det overordnede målet er å etablere en god rolleforståelse og å øke interessen for å engasjere seg i arbeidet med tilsyn og kontroll med kommunen. Utvalgssekretær lager et opplegg for første møte med fokus på: Rammevilkår og praktisk utvalgsarbeid. Roller, ansvar og oppgaver. Samarbeid og kommunikasjon. Erfaringer fra forrige valgperiode. Administrative rutiner, informasjon om 4
møtegodtgjørelse mv. Ved eventuelt skifte av utvalgsleder inviteres tidligere leder til å orientere om sine erfaringer. Leder og nestleder får hvert sitt eksemplar av Kontrollutvalgsboken (veileder utgitt av departementet i 2011) Varamedlemmer inviteres til første møte (minimum 1. vara). Hov, 22. september 2015. RETT UTSKRIFT: Hov, 22. september 2015. Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 7. DESEMBER 2015 (tidspunkt avklares nærmere med nyvalgt kontrollutvalg) Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Opplæring nytt kontrollutvalg Møteplan for 2016 Saker til oppfølging senere: Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Reviderte varslingsrutiner orienteringssak (ku-sak 12/15) Innspill til revidering av plan for forvaltningsrevisjon (ku-sak 2/13, 42/13, sak 13/14, sak 18/14, sak 18/15 og sak 21/15) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: (ingen) Møteplan for 2015: o Tirsdag 17.02.15 kl. 0900 o Mandag 16.03.15kl. 0930 (tillegg til opprinnelig møteplan) o Torsdag 23.04.15 kl. 0900 o Tirsdag 09.06.15 kl. 0900 o Tirsdag 25.08.15 kl. 0900 (tillegg til opprinnelig møteplan) o Tirsdag 22.09.15 kl. 0900 o Mandag 07.12.15 kl. 0900 5