Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 14.02.2017, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 18.25 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 17/1-17/8 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder Inger-Christin Torp, AP, nestleder Per Hugo Samuelsen, Ap Else Marie Hagen, Pp Atle Larsen, FRP Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtende fra administrasjonen: rådgiver stab organisasjon Linn-Anett Gjerlaugsen Innkalling og dagsorden: Inger merknader til innkalling Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Alle saker ble behandlet for åpne dører. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 14.02.2017 Sakliste PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016 PS 17/2 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av kompetansekrav PS 17/3 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 PS 17/4 Prosjektplan - Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser PS 17/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør PS 17/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 PS 17/7 PS 17/8 Referater og meldinger Eventuelt PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016, godkjennes 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016, godkjennes PS 17/2 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av kompetansekrav 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning og slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht.
2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen. Bystyret kan selv sette en frist. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning, og ber rådmannen om at hun: Gjennomfører referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Innhenter og kontrollerer vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Utarbeider tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Bystyret merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. 2. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag om at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen innen <her setter bystyret selv inn en dato>. Forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen presenterte rapportens funn og konklusjoner 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning og slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen. Bystyret kan selv sette en frist.
3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning, og ber rådmannen om at hun: Gjennomfører referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Innhenter og kontrollerer vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Utarbeider tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Bystyret merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. 2. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag om at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen innen <her setter bystyret selv inn en dato>. PS 17/3 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering PS 17/4 Prosjektplan - Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser 1. Alternativt 3 i prosjektplan «Kvalitet på heldøgns omsorgsplasser», vedtas, med de presiseringene som er gitt i møtet. Kontrollutvalget diskuterte de ulike forslagene i prosjektplanen og var enige om at alternativ 3 «Kvalitet på heldøgns omsorgsplasser», er det alternativet som best tilfredsstiller bystyrets ønske. Revisjonen informerte om at enhet omsorgstjenester Valaskjold og Sentrum er under internrevisjon denne våren. Tema for revisjonen er overordnet internkontroll, dokumentasjon i journal og legemiddelhåndtering. Kontrollutvalget ble enige om at prosjektet skal omfatte sykehjemmene Haugvoll og Tingvoll. Begrunnelsen for valg av sykehjem var for det første den geografiske avstanden mellom disse, for det andre ble det sagt at det kan være hensiktsmessig å sammenligne et relativt nytt og et relativt eldre sykehjem. Prosjektet må ivareta både pasient/bruker- og pårørendeperspektivet. Kontrollutvalget forutsatte videre at revisjonen tilpasser undersøkelsesopplegget slik at det ikke overlapper Fylkesmannens tilsyn. Enhet omsorgstjenester Tingvoll/Kurland hadde tilsyn
fra Fylkesmannen i Østfold desember 2016, med tema forebygging av underernæring. Enhet omsorgstjenester Borgen har i januar og februar 2017 hatt tilsyn fra Mattilsynet. Når det gjelder ressursrammen, var det enighet om sette den til 600 timer. Revisjonen vil gi «underveisrapporteringer» om ressursbehovet. Dette betyr at øvrige prosjektet i forvaltningsrevisjonsplanen vurderes på nytt ifm. overordnet analyse og planen for 2018-2019. 1. Alternativt 3 i prosjektplan «Kvalitet på heldøgns omsorgsplasser», vedtas, med de presiseringene som er gitt i møtet. PS 17/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning PS 17/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering Det ble lagt til en fotnote på s. 3 om at bystyret i møtet 16.6 2016 vedtok gjenvalg av tidligere oppnevnte medlemmer jfr. bystyrets vedtak av 15.10.2015, unntatt varamedlem nr. 3 der Jan Inge Haltbakk (FRP) erstatter Beate Vestli (FRP) Fordi Vestli er i et ansettelsesforhold til kommunen. 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering
PS 17/7 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/8 Eventuelt Det var enighet om at Inger-Christin Torp og Per Hugo Samuelsen drar på kontrollutvalgskonferansen i Tromsø i juni. Sekretariatet undersøker flytider og priser. Kontrollutvalget ønsker virksomhetsbesøk hos Østfold Energi i junimøtet Sekretariatet opplyste om at til nå er det fire av utvalgets faste medlemmer og ett varamedlem som har meldt seg på miniseminaret på Rolvsøy 23. mars, tema korrupsjon