Offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser

Lov om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (endret 1.7.15) Bygger på EUs direktiver FOA 3-5 til 3-7 Offentlighetsloven, Habilitetsregler, regler om taushetsplikt gjelder 2

Hensyn/formålet med regelverket LOA 1 og 5 Bidra til økt verdiskapning Sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser Likebehandling. Gjennomsiktighet Skape tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Hindre korrupsjon 3

FOA 3-1 Enhver anskaffelse skal: Være basert på konkurranse Ikke-diskrimenerende Ikke deles opp med hensikt å unngå forskriftsbestemmelser Medføre likebehandling av leverandørene Være åpen, gjennomsiktig og forutberegnelig Forholdsmessig Sikre etterprøvbarhet Ta hensyn til livssykluskostnader, universell utformig og konsekvenser for miljøet 4

Hvem og hva omfattes Hvem? FOA 1-2 «offentligrettslige organer» Selvstendig rettsubjekt finansiert av offl.myndigheter Tjene allmenhetens behov Ikke industriell / forretningsmessig karakter Hva? Anskaffelser over 100.000 eks.mva Tjenester Varer Bygg- og anleggsarbeider Vedlegg 1 Til FOA- liste over forskjellige former for bygg og anlegg Unntak: Leie og kjøp av eiendom/bygning 5

Beløpsgrenser, eks.mva Verdivurdering: Forsvarlig utøvelse av oppdragsgivers skjønn Under kr 100` Kr 100` 500` forskriftens del I Ikke omfattet av anskaffelseregelverket Protokollplikt FOA 3 1 Kr 500` 1550` for varer og tjenester Kr 500` 39.000` for bygg og anlegg forskriftens del I og II Over 1.550` for varer og tjenester Over 39.000`for bygg og anlegg forskriftens del I og III Protokollplikt FOA 3 1 Skatteattest Prosedyrekrav Kunngjøring på Doffin databasen Protokollplikt HMS egenerklæring Skatteattest Prosedyrekrav Kunngjøring på Doffin databasen Kunngjøring på TED databasen 6

Verdi 100`- 500`eks.mva FOA del I Ikke prosedyrekrav Kan ta kontakt med 3 eller flere å få tilbud krav som stilles til enhver konkurranse Forholdsmessighet Protokollplikt Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen Mal for protokoll vedlegg 3 i FOA 7

Verdi mellom 500`og 1.550`/39.000`eks.mva FOA del II De samme kravene for anskaffelser under 500` gjelder Skatteattest Beløpsgrensen er forskjellig for om det er varer og tjenester eller bygg og anlegg Varer og tjenester 500` 1550`, bygg- og anlegg 500`- 39 mill Unntak Kun en leverandør, 8

Kunngjøring Kunngjøringskrav Må utlyses på Doffin Kunngjøringsskjema Utformes på norsk Frister : 10-1 Frist for forespørsel om deltagelse og innlevering av tilbud skal fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon. 9

Unntak FOA 2-1 Kun en leverandør (kunst) Usedvanlig fordelaktig tilbud og en anbudskonkurranse ikke lar seg gjennomføre i det tidsrommet tilbudet foreligger Uforutsette omstendigheter anskaffelsen kan ikke utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse, Uforutsette omstendigheter gjør det strengt nødvendig å utføre tilleggsytelser (tildelingen til samme leverandør som hovedleveransen) Ikke foreligger tilbud i forutgående konkurranse, eller de tilbud som foreligger ikke er egnet Dekningskjøp som er nødvendige fordi en konkurranse må avlyses (kun dekningskjøp for den periode som er nødvendig for å gjennomføre en ny konkurranse) 10

Prosedyrekrav forskriftens del II Før våren 2016 FOA 5-1 Konkurranse med forhandling Anbudskonkurranse, åpen eller begrenset Etter våren 2016 regjeringen har vedtatt oppheving av forhandlingsforbudet Vist til forslaget om Tilbudskonkurranse åpen eller begrenset 11

Anbud Oppdragsgiver etterspør tilbud Forhandlingsforbud FOA 12-1 / 21-1 Oppdragsgiver kan ( men ingen plikt) kontakte leverandøren for avklaringer: Og avklare uklarheter om ikke-vesentlige forhold, som ikke medfører endring i rangering av tilbudene Innhente forklaring fra leverandør om foreslåtte metode- og materialvalg Endringer: Adgang til mindre justeringer av tilbudet begrunnet i tekniske/funksjonelle forhold gjør det nødvendig Oppdragsgiver skal rette åpenbare feil i tilbudet om det er utvilsomt hvordan disse skal rettes. 12

Anbud Åpen anbudskonkurranse I en åpen konkurranse vil alle som oppfyller kvalifikasjonskravene kunne delta i konkurransen. Dokumentasjon av kvalifikasjoner og tilbud leveres samtidig. Begrenset anbudskonkurranse FOA 8-6 Leverandøren sender anmodning om å inngi tilbud og sender samtidig dokumentasjon på sine kvalifikasjoner. I kunngjøringen fastsettes nedre og øvre grense på antall leverandører som får inngi tilbud, minst 3. Utvelgelse etter objektive og ikke-diskriminerende kriterier 13

Konkurranse med forhandling Kan forhandles om alle sider ved tilbudet pris, kvalitet, teknisk løsning, leveringstid mm Kan ikke forhandle om absolutte vilkår oppsatt i konkurransegrunnlaget Ikke så vesentlige endringer at det i realiteten er en annen anskaffelse 14

Konkurranse med forhandling Gjennomføringen: Oppdragsgiver må gi alle leverandørene som har inngitt tilbud: konkret tilbakemelding på tilbudene adgang til å inngi revidert tilbud Åpen: alle interesserte får inngi tilbud Kvalifikasjonsvurdering - avvisning 11-8, kan forløpe i flere faser en første reduksjon i forkant av forhandlingene (etter at alle har fått tilbakemelding på tilbud/adgang til å inngi reviderte tilbud) Må tilslutt være igjen nok leverandører til å sikre konkurranse 15

Konkurranse med forhandling Begrenset konkurranse med forhandling: Foretas en utvelgelse av leverandører før disse får inngi tilbud I kunngjøringen fastsettes nedre og øvre grense på antall leverandører som får inngi tilbud, minst 3. Utvelgelseskriterier må være fastsatt på forhånd Kriterier må være objektive Ikke-diskriminerende 16

Tilbudskonkurranse Ny prosedyre, trer i kraft vår 2016 Eneste anskaffelsesprosedyre i forskriftens del II Oppdragsgiver bestemmer etter tilbudsfristens utløp om han vil gjennomføre forhandlinger Kan se på tilbudene først og velge 1. å ikke forhandle med noen, eller 2. å forhandle med en eller flere leverandører Trenger i utgangspunktet ikke gi alle leverandørene mulighet til å revidere tilbudet Må gi informasjon om forhandlinger innen rimelig tid før forhandlingenes oppstart Også til de som ikke får være med i forhandlingene 17

Anskaffelser med verdi over 1550.000/39.mill FOA del III Må utlyses på Doffin og TED-databasen Fastsatte minimums tilbudsfrister (åpen konkurranse 45 dager, begrenset konkurranse 30 dager (tilbudsanmodning) og 40 dager (tilbud) 18

Prosedyrekrav forskriftens del III Anbudskonkurranse åpen eller lukket forhandlingsforbud Unntaksvis konkurranse med forhandling Konkurransepreget dialog (særlig komplekse kontrakter) 19

Anskaffelsesprosessen Tilbudsåpning Forberedelsesfasen Spesifikasjon av leveransen Konkurranse Grunnlaget Kunngjøring Gjennomføring av konkurransen Vurdering av Firma avvisning (Utvelgelse av deltagere V/lukket konkurranse) (Forhandling V/ Konkurranse med forhandling) Tildeling av kontrakt 20

Kravspesifikasjon Anskaffelsen bør spesifiseres ved en behovsspesifikasjon 8-3 (Du får det du etterspør) Adgang til å sondere markedet, ha kontakt med potensielle leverandører EU-direktiv 2004/18 fortalen premiss 8: «Inden de ordregivende myndigheter indleder en udbudsprecedure, kan de ved hjælp af en teknisk dialog søge eller utarbejde udbudsbetingelserne» konkurranse må ikke hindres Tre eller flere bør kontaktes 21

Kravspesifikasjon Rådgivning ifm. kravspesifikasjonen: FOA 3-8, råd fra noen som har økonomisk interesse (leverandører) må ikke utelukke konkurransen Skal legges vekt på lisvsykluskostnader og miljømessige konsekvenser Merkenavn; kontraktens gjenstand må berettigede det, Tekniske spesifikasjoner må gi leverandørene like muligheter 22

Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er grunnlaget for konkurransen Uklarheter i konkurransegrunnlaget Tolkes mot oppdragsgiveren FOA Konkurransegrunnlag skal utformes dersom ikke vilkårene for konkurransen kan beskrives tilstrekkelig i utlysningen Maler på anskaffelser.no 23

Konkurransegrunnlag forts. Hvilke anskaffelsesprosedyre skal benyttes Kriterier for utvelgelse og tildeling Hvilke kontraktsbestemmelser som skal benyttes Språkkrav FOA 3-9 Retting, før tilbudsfristens utløp Ikke-vesentlige endringer Evt. forlengelse av tilbudsfrist om rettingen kommer sent 24

Kriterier til utvelgelse av firma Tilbudsåpning Forberedelsesfasen Gjennomføring av konkurransen Konkurransegrunnlaget Spesifikasjon av leveransen Kunngjøring Vurdering av Firma avvisning (Utvelgelse av deltagere V/lukket konkurranse) (Forhandling V/ Konkurranse med forhandling) Tildeling av kontrakt Kvalifikasjonskriterier Utvelgelseskriterier Tildelingskriterier 25

Gangen i prosessen etter at tilbudsfristen er gått ut - kvalifikasjonsvurdering etter kvalifikasjonskriterier - utvelgelse etter utvelgelseskriterier -tildeling etter tildelingskriterier ALLE KRITERIENE MÅ STÅ KLART OG TYDELIG I KONKURRANSEGRUNNLAGET De må vurderes hver for seg. 26

Kvalifikasjonskrav Krav til leverandørens egnethet Må stille krav om skatteattest for alle anskaffelser over 500.000 eks.mva: Kan stille krav knyttet til leverandørens kvalifikasjoner Hvorfor sette opp kvalifikasjonskriterier Kriteriene skal sikre at leverandøren kan levere, 8-4 (2) og 17-4(2) Mulighet for avvisning Plikt til avvisning Proposjonalitet mellom anskaffelse og krav 27

Eksempel på kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings system for ytelsene som skal leveres. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/ styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. 28

Utvelgelseskriterier Ved «lukket konkurranse» FOA 8-6: Nedre og øvre grense skal fremgå ved kunngjøringen Objektive ikke-diskriminerende kriterier Eks: 3-5 best kvalifiserte tilbydere 29

Tildelingskriterier 13-2 «økonomisk mest fordelaktig eller laveste pris» Laveste pris, vektlegger ikke kvalitet eller leveringstid, må da tydelig definere kvalitetskrav og leveringstid mm som absolutte krav «Økonomisk mest fordelaktig» Skal benyttes kriterier som har tilknyttning til kontraktsgjenstanden Pris Kvalitet Leveringstid Service 30

Eksempel på Tildelingskriterier Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris X % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet Kvalitet på materialer Kvalitet på løsninger X % Se informasjon om tildelingskriterier på www.anskaffelser.no Levering Service Garantier X % Se kriteriesettene for miljøkriterier. www.anskaffelser.no 31

Sammenblanding Sammenblanding av kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier Medfører AVLYSNINGSPLIKT Utfordring der leverandørens kvalifikasjoner har direkte betydning for anskaffelsens kvalitet Skille mellomkonsulentens (firmaets) generelle erfaring og kompetanse -kvalifikasjonskriterium og den oppdragsspesifikke kompetansen som tilbys for utførelsen av det konkrete oppdraget tildelingskriterium 32

Kgl.res av 12.6.15 ikrafttredelse 1.7.15 Regelverket gjelder ikke for anskaffelser under 100.000,- eks.mva Krav om at tilbud skal avgis i lukket og merket forsendelse oppheves Krav til HMS-egenerklæring oppheves Beløpsgrensen for skatteattest økes fra 100` til 500` Adgang til å foreta nødvendige dekningskjøp ved avlysning av en konkurranse Forenkling av regelverket om rammeavtaler 33

Endringer vår 2016 Regjeringen har besluttet oppheving av forhandlingsforbudet Åpen eller begrenset tilbudskonkurranse Andre foreslåtte endringer som skal tas stilling til vår 2016 i lov og forskrift, NOU 2014:4 Forskriftskrav om konkurransegrunnlag Ta ut av loven regler om livsykluskostnader, universell utforming, og miljø 34