Common Assessment Framework CAF En kvalitetsmodell for offentlig sektor Versjon 2010: NTFK vgs-eksempler 1
De videregående skolene i Nord-Trøndelag Her følger modellen Common Assessment Framework (CAF) i ny versjon fra 2010. Versjonen er en oppgradering av 2008-versjonen, som igjen er basert på siste utgave fra Statskonsult (2007). Eksempelsettene som følger modellen er justert noe, og det er foretatt en oppgradering av dokumentasjonsdelen. Her er nå endringer i opplæringsloven siden 2008 tatt med. Dokumentasjonsdelen representerer den obligatoriske dokumentasjonen som skolene skal hensynta når de gjennomfører evalueringen. Modellens del-kriterier, utdypet ved en rekke eksempler, danner utgangspunkt for å skaffe en oversikt over virksomhetens status. Eksemplene er oversatt rent begrepsmessig for å gjøre inngangen til dette arbeidet enklere. En dokumentasjonsdel er utarbeidet, med utgangspunkt i modellen samt veileder til forsvarlig system utgitt av Utdanningsdirektoratet. På denne måten ivaretar man kravene til et slikt system ved en helhetlig CAF-evaluering. Steinkjer, 1. mars 2010 Even Fossum Svendsen 2
CAF Versjon 2010: NTFK med vgs-eksempler og dokumentasjon Kriterium 1: Lederskap Definisjon: Hvordan ledelsen bidrar til virksomhetens utvikling og måloppnåelse. I kriteriet Lederskap skal du vurdere bevisene eller holdepunktene for hva virksomhetens ledelse gjør for å: 1.1 Gi retning for virksomheten ved å utvikle og formulere misjon, visjoner og mål samt verdier 1.2 Utvikle og anvende systemer til å lede, målstyre og omstille virksomheten 1.3 Motivere og støtte medarbeiderne og fungere som et forbilde 1.4 Håndtere forholdet til politikere og andre interessenter 1.1 Gi virksomheten retning ved å utvikle og formulere misjon, visjoner og mål samt verdier Hva gjør ledelsen for å: A Involvere skolens medarbeidere, brukere og andre relevante interessenter i å utvikle og formulere misjon og visjoner B Omsette misjon og visjoner til strategier og planer. C Utvikle et felles verdigrunnlag for skolen som ramme for oppgaveløsning, atferd og organisasjonskultur. D Formulere skolens normer for godt lederskap E Formidle misjon, visjon, verdigrunnlag og strategiske mål til medarbeiderne og skolens interessenter Ved at brukere, medarbeidere og andre interessenter (skoleutvalg, foresatte, bedrifter, nærmiljø etc.) deltar på seminarer, workshops eller høringsrunder hvor virksomhetens misjon og visjon drøftes og formuleres. Ved at ledelsen oppdaterer virksomhetens misjon og visjon ved større omstillinger, som endring i styringsstruktur, omorganisering eller ved ny lovgivning Ved at brukere, medarbeidere og andre interessenter deltar i arbeidet med å nedfelle og ta i bruk overordnet visjon på egen virksomhet. Gjennom å definere/diskutere hva den enkelte legger i den overordnede visjonen. Ved at skolens ledelse involverer medarbeidere og viktige interessenter i arbeidet med å prioritere å formulere overordnede mål, strategier og planer med utgangspunkt i misjon og visjoner. Ved at skolens ledelse forankrer strategier og planer i opplæringslovens formålsparagraf Ved at lærere og elever involveres i utviklingen av atferdsregler og etiske standarder. Ved at ledelsen gjør verdiene synlige ved å aktivt bruke dem i beslutnings- og lederprosessene. Gjennom å definere/diskutere og ta i bruk det overordnede verdigrunnlag. Ved å involvere medarbeidere i å definere lojalitet. Ved at ledelsen drøfter med sine nærmeste interessenter hva god ledelse innebærer i praksis. Ved at ledelsen formulerer lederaktiviteter og krav til lederferdigheter Ved at ledelsen kontinuerlig kommuniserer og formidler det strategiske grunnlag Ved at ledelsen bruker skolens ulike fora aktivt i forhold til formidling av det strategiske grunnlaget (enkeltmøter med medarbeidere, fellesmøter, planleggingsdager etc.) Ved at ledelsen bruker andre virkemidler til å kommunisere det strategiske grunnlaget (hjemmeside, trykte medier, møter med politikere 3
F Aktivt involvere ulike organ ved skolen Dokumentasjon og brukere etc.) Ved at skolens ledelse informerer, drøfter og rådspør seg med skoleutvalg, elevråd og skolemiljøutvalg Ved at skolens ledelse sørger for at aktuelle saker behandles i skoleutvalg, elevråd og skolemiljøutvalg Fylkeskommunens visjon, verdigrunnlag og målsettinger Skolens hovedmål, strategier og planer Skolens pedagogisk plattform Opplæringslovens 1.2, 3.4, 9a.6 Politiske føringer på nasjonalt nivå Føringer og vedtak fra fylkesting og fylkesråd Fylkestingets utviklingsmål Fylkesrådets plattform Sektorplan Felles fylkesplan 1.2 Utvikle og anvende systemer til å lede, målstyre og omstille virksomheten Hva gjør ledelsen for å: A Innarbeide og ta i bruk fylkeskommunens system for kvalitetsutvikling B Designe og etablere en organisasjonsstruktur som er tilpasset skolens mål og oppgaver C Sikre forståelse for mål, resultatkrav og suksessfaktorer i hele skolen D Sikrer en klar oppgave- og ansvarsfordeling og samtidig legger til rette for samarbeid på tvers i organisasjonen E Sikre en effektiv daglig drift gjennom prioritering Ved at skolens ledelse har innarbeidet og tatt i bruk system for kvalitetsutvikling, blant annet for å vurdere om kravene i opplæringsloven og forskriftene er innfrid og for å utvikle og forbedre skolen. Ved at skolens ledelse tar i bruk de ulike verktøy som følger systemet for kvalitetsutvikling Ved å koordinere årshjul for kvalitetsarbeidet med skolens øvrige planer Ved å planlegge ressursbruk i forhold til aktiviteter og prosesser beskrevet i system for kvalitetsutvikling Ved at ledelsen organiserer elevene i hensiktsmessige grupper, og at hver enkelt elev er tilknyttet en kontaktlærer Ved at ledelsen sammen med andre i organisasjonen designer en organisasjonsstruktur som er egnet for å løse skolens oppgaver. Ved at ledelsen definerer relevante ledelsesnivåer og hensiktsmessige beslutningsstrukturer. Ved at det er etablert en forsvarlig faglig, pedagogisk og administrativ ledelse ved skolen Ved at ledelsen kommuniserer tydelig hvilke mål som er valgt. Ved at ledelsen er i kontinuerlig dialog med medarbeiderne om hvordan målene kan nås. Ved å sikre at det formuleres målbare mål og at resultatene måles. Ved at skolens ledelse sørger for å jobbe med resultatforbedringer med utgangspunkt i CAF. Ved at skolens ledelse tenker kvalitetssirkelens logikk (pdca/radar) inn i alle daglige rutiner. Ved at skolens ledelse sørger for at hver enkelt enhet og medarbeider kjenner sitt ansvar og sine arbeidsoppgaver. Ved at ledelsen utarbeider klare retningslinjer og prosedyrer for prosjektarbeid Ved at skape rammer for og anerkjenne annet relevant samarbeid på tvers i organisasjonen. Ved å tilrettelegge fellestid for å bidra til økt samhandling Ved at skolens ledelse tar ansvar for prioritering av oppgaver og sørger for en rimelig balanse mellom oppgaver og ressurser. 4
F av oppgaver og ressurser Identifisere og gjennomføre nødvendige forandringer og tilpasninger av organisering og ytelser G Sikre at lederne og medarbeiderne får nødvendig og relevant informasjon Ved at ledelsen kontinuerlig formidler prioritering av arbeidsoppgaver til medarbeiderne. Som et resultat av tilbakemeldinger fra brukerne. Som et resultat av egenevalueringer. Som et resultat av eksterne evalueringer. Gjennom rutiner og systemer for kontinuerlig ledelsesinformasjon om budsjetter, regnskap og andre nøkkeltall. Ved at ledelsen jevnlig holder møter med sine medarbeidere. Ved at leder informerer og kommuniserer med den enkelte medarbeider. Dokumentasjon Opplæringslovens 2.3, 8.2, 9.1, 13.10 Forskrifter til opplæringsloven Kvalitetsdokumenter Hms-mål Handlingsmål for ia-arbeidet på skolen Fylkestingets utviklingsmål og styringsmål Korrigeringsplan CAF-evaluering Arbeidstidsavtalen Organisasjonskart og stillingsbeskrivelse Årshjul for kvalitetsarbeid System for kvalitetsutvikling Skolens hovedmål, strategier og planer Skolens pedagogisk plattform 5
1.3 Motivere og støtte medarbeiderne og fungere som et forbilde Hva gjør ledelsen for å: A Opptre som rollemodell for medarbeiderne og handle i overensstemmelse med virksomhetens verdigrunnlag B Utvikle egen lederrolle ved å be om tilbakemeldinger på egen lederatferd C Gi medarbeiderne støtte og tilbakemeldinger i deres arbeid og faglige utvikling D Støtte opp under en lærings- og innovasjonskultur gjennom konkrete forbedringsaktiviteter Ved at skolens ledelse opptrer og handler i tråd med fylkeskommunens/skolens verdier. Ved at ledelsen anerkjenner eller sanksjonerer medarbeidernes atferd når det er naturlig eller nødvendig. Ved at skolens ledelse gjennomfører lederutviklingssamtaler, ledervurderinger og andre lederutviklingstiltak Ved at synspunkter på lederens rolle og atferd tas opp i medarbeider- og medarbeidersamtaler. Ved å legge forholdene til rette for at medarbeiderne kan følge vedtatte kompetanseutviklingsplaner. Ved å delegere ansvar og oppgaver og bidra til at medarbeiderne har en kontinuerlig utvikling av sine arbeids- og ansvarsområder. Ved å være flink til å gi hverdagsros, klapp på skulderen Ved å bevisst bruke medarbeidersamtalen som redskap til å gi tilbakemelding og støtte. Ved at ledelsen anerkjenner og støtter medarbeidere som kommer med ideer til forbedring og fornyelse. Ved at ledelsen legger til rette for kunnskapsdeling. Ved at ledelsen belønner vilje til å delta i utviklings- og forbedringsprosjekter. Ved at ledelsen identifiserer og motarbeider barrierer for innovasjon. E F Anerkjenne og belønne både den enkeltes og gruppers innsats Ta hensyn til den enkelte medarbeiders situasjon og behov Dokumentasjon Ved at den enkeltes og gruppers innsats bemerkes og roses offentlig av ledelsen, men også ved å utvikle og anvende ulike formelle belønningsmuligheter. Ved at ledelsen er oppmerksom på den enkelte medarbeiders livssituasjon, og tar tilstrekkelig hensyn til denne ved beslutninger om bl.a. oppgaver, ansvar og andre arbeidsforhold. Arbeidsmiljøundersøkelse/personalundersøkelse/lærerundersøkelse Resultat fra medarbeidersamtaler Individuelle arbeidsplaner Ia-avtalen Lederevalueringer 6
1.4 Håndtere forholdet til politikere og andre interessenter for å sikre oppslutning og medansvar Hva gjør ledelsen for å: A Avdekke, forstå og bidra til politiske beslutningsprosesser som har konsekvens for virksomheten B Utvikle partnerskap og nettverk med viktige interessenter C Involvere brukerne og andre relevante interessenter i virksomhetsutviklingen D Informere utad og bidra til virksomhetens positive omdømme E Delta i relevante aktiviteter i faglige foreninger, ledernettverk og interessegrupper Dokumentasjon Ved at skolens ledelse formidler politiske beslutninger og bidrar til å omsette disse til konkret handling. Ved at ledelsen formidler virksomhetens erfaringer fra den daglige oppgaveløsningen og brukerkontakt (gjennom skoleutvalget) til politiske beslutningstagere. Ved at ledelsen bevisst og med et klart formål utvikler samarbeidet med de viktigste interessentene. Ved at tilbakemeldinger fra og dialog med brukerne benyttes aktivt i utviklingen av virksomheten. I møte med grunnskoler og grunnskoleelever Ved å involvere fremtidige arbeidsgivere og foreldre Ved å holde innlegg om virksomhetens arbeide på konferanser og seminarer eller arrangere åpen skole Gjennom utvikling og oppfølging av en kommunikasjonsstrategi. Ha en positiv og proaktiv kommunikasjonsstrategi i forhold til skolens eksterne miljø og medier. Ved å kommunisere ut positive/spesielle hendelser Gjennom å utvikle partnerskap med lokalt næringsliv med tanke på internasjonalisering og prosjekt til fordypning Ved å ha en oppdatert hjemmeside Ved at ledelsen prioriterer å delta i ledernettverk sammen med beslutningstakere fra andre virksomheter. Gjennom kontakt med arbeidslivet Politiske vedtak Partnerskapsavtaler Samarbeidsavtaler Medieomtaler Skolens interessentkart Referat fra møter i ulike utvalg og bruker/interessentfora Tilbakemeldinger fra skolens interessenter 7
Kriterium 2: Strategi og planlegging Definisjon: Hvordan virksomheten omsetter sin misjon og visjon til strategier, mål og planer. I kriteriet Strategi og planlegging skal du vurdere bevisene eller holdepunktene for hva virksomheten gjør for å: 2.1 Samle inn informasjon om interessentenes nåværende og framtidige behov 2.2 Utvikle og revidere strategi og planer ut fra politiske og økonomiske rammer 2.3 Gjennomføre strategi og planer i hele organisasjonen 2.4 Planlegge og gjennomføre modernisering og fornyelse 2.1 Samle inn informasjon om interessentenes nåværende og framtidige behov Hva gjør virksomheten for å: A Identifisere og skaffe seg oversikt over aktuelle interessenter B Systematisk samle inn og analysere informasjon om interessenter og deres behov og forventninger C Regelmessig samle inn og analysere informasjon om viktige faktorer for virksomhetens arbeid Ved å ved å gjennomføre en interessentanalyse/ utarbeide et interessentkart hvor hver enkelt interessents behov og forventninger vurderes i forhold til deres betydning for virksomheten. Ved å liste brukerne i styringsdokumenter og/eller informasjonsmateriell. Ved å legge til rette for at elever deltar i prøver, utvalgsprøver og andre undersøkelser Ved å gjennomføre møter, brukerpanel etc. mellom skolen og grupper av interessenter eller gjennomføre undersøkelser/evalueringer. Ved å benytte relevante analyser og undersøkelser som er gjennomført av andre. Ved å følge utviklingen i sosiale, demografiske, miljømessige, økonomiske, konkurransemessige og rettslige forhold. Dokumentasjon Opplæringslovens 11.5, 11.6, 14.1 Forskrift til opplæringsloven Brukerundersøkelser Lærling/elev undersøkelse Personal/arbeidsmiljøundersøkelse Partnerskapsavtaler Dokumentasjon/resultat av elevsamtaler Referat, oppsummeringer, innspill relatert til dialog med brukere og interessenter skoleutvalg, elevråd, skolemiljøutvalg Skolens interessentkart 8
2.2 Utvikle og revidere strategi og planer ut fra politiske og økonomiske rammer Hva gjør virksomheten for å: A Involvere interessenter og brukere i arbeidet med å formulere og revidere virksomhetens strategier og planer med utgangspunkt i misjon og visjon. B Analysere virksomhetens interne styrker og svakheter samt eksterne muligheter og risikoer C Utvikle og anvende metoder til å måle resultater av valgte strategier og planer D Kontinuerlig følge med og evaluere om virksomheten har oppnådd sine fastlagte mål og om nødvendig justert strategier og planer Dokumentasjon Ved å invitere medarbeidere og brukere til å komme med innspill. Ved å drøfte forslag til strategier og årlige planer i skoleutvalg, elevråd, brukerråd, på temamøter med brukerne og på møter med medarbeiderne. Ved at medarbeidere og andre interessenter trekkes med i arbeidet med å revidere strategier og planer. Ved at skolens ledelse og medarbeidere gjennomfører en strategisk analyse av virksomheten Ved at skolens ledelse og medarbeidere gjennomfører en swot-analyse på virksomheten, på de viktigste kjerneprosessene eller på nye arbeidsoppgaver. Ved å integrere risikovurdering i virksomhetsstyringen. Ved å definere resultatindikatorer. Ved å konkretisere resultatkrav. Ved regelmessig bruk av spørreskjemaundersøkelser, fokusgruppeintervjuer og intervjuer med brukerne og sammenligne resultater over tid. Ved å bruke driftsrapporter og årsrapport som grunnlag for måling av økonomiske resultater Her etableres grunnlaget for å måle resultatene som omhandles i kriteriene 6, 7, 8 og 9. Ved å sette krav til regelmessig rapportering. Ved å regelmessig ta i bruk målekart eller styringssystemer for å følge med på måloppnåelse, med vurdering av behov for justeringer Ved regelmessige driftsrapportgjennomganger, med vurdering av behov for justeringer. Ved å vurdere om resultatene tilsier et behov for strukturendringer eller forbedring av arbeidsmetoder og prosesser. Årsbudsjett og økonomiplan Fylkestingsvedtak Fylkesrådvedtak Utviklingsmål Ressurstildelingsmodell Skolens hovedmål, strategier og planer Skolens utviklingsplan Årsrapport (økonomi) Driftsrapporter (1-3)/tilbakemeldinger på disse CAF-evaluering Målekart for grad av måloppnåelse Oversikt over resultatutvikling Rektors arbeidsmål/styringskart SWOT-analyse Strategisk analyse 9
2.3 Gjennomføre strategi og planer i hele organisasjonen Hva gjør virksomheten for å: A Omsette strategier og planer til konkret handling B Informere medarbeidere på alle nivåer om hvordan strategier og planer skal omsettes til handling C Utvikle og etablere en felles forståelse for skolens måte å gjennomføre strategier og planer på. D Formulere mål og arbeidsoppgaver for medarbeiderne med utgangspunkt i planene Dokumentasjon Ved å fordele og delegere ansvar, oppgaver og ressurser. Ved å utarbeide milepælsplaner Ved å jevnlig følge opp status på arbeidet jf strategier og planer Ved å informere i ulike møtefora Ved å legge ut informasjon på virksomhetens hjemmeside/intranett Ved å jevnlig kommunisere hvordan strategier og planer gjennomføres. Ved at ledelsen tar seg tid til kontinuerlig å forklare og utdype virksomhetens strategier og overordnede mål når arbeidsoppgaver planlegges og utvikles. Ved at mål og relevante arbeidsoppgaver vies oppmerksomhet i medarbeidersamtalen. Ved at skolens mål og oppgaver gjenspeiles i arbeidsplaner og andre dokumenter som styrer konkrete arbeidsoppgaver Fylkestingets utviklingsmål Sektorplan Skolens hovedmål, strategier og planer Skolens utviklingsplan Planer for forbedringstiltak Individuelle arbeidsplaner/arbeidsbeskrivelser Plan/referat medarbeidersamtale Kvalitetsdokumenter Skolens kommunikasjon - og informasjons materiell 10
2.4 Planlegge og gjennomføre modernisering og fornyelse Hva gjør virksomheten for å: A Utvikle en endringskultur som skaper nye og bedre ytelser til brukere og interessenter B Systematisk å følge med på og forstå hva som internt og eksternt kan fremme og forhindre modernisering og fornyelse C Planlegge og gjennomføre ønsket fornyelse og endring med utgangspunkt i interessentenes behov D Sikre relevante ressurser til modernisering og fornyelse Ved å fokusere på skolens vilje, evne og ferdigheter til å endre seg. Ved å trene medarbeidernes kreative kompetanser (tankesmier og idédugnader) og deres kompetanse til å gjennomføre prosjekter. Ved å lære av andre virksomheter, nasjonalt så vel som internasjonalt. Ved å legge til rette for forsøk og pilotprosjekter, og ved å være risikovillig. Ved å fortolke politiske tendenser som globalisering eller digitalisering i forhold til virksomhetens egne utfordringer. Ved å bruke endrete brukerbehov som inspirasjon til utvikling av ytelser og tjenestetilbud. Ved at få større kunnskap om barrierer for fornyelse ved å gjennomføre og evaluere pilotprosjekter. Å be om hjelp av brukerne til å identifisere områder hvor det er behov for fornyelse. Ved å arbeide systematisk med videreutvikling av digital forvaltning. Ved å jobbe for å skape økonomisk handlingsrom innenfor egne rammer. Ved å skaffe tilgang på menneskelige ressurser. Gjennom rutiner for utarbeidelse og fordeling av budsjett. Dokumentasjon Opplæringslovens 1.4, 13.10 Budsjett og økonomiplan Prosjektdokumentasjon Fylkestingets utviklings- og styringsmål Korrigeringsplan Evalueringsrapport CAF-evaluering Skolens utviklingsplan Resultat av sammenligninger 11
Kriterium 3: Medarbeidere Definisjon: Hvordan virksomheten forvalter, utvikler og bruker medarbeidernes kompetanse og potensial på individnivå, gruppenivå og organisasjonsnivå. I kriteriet Medarbeidere skal du vurdere holdepunktene eller bevisene for hva virksomheten gjør for å: 3.1 Forvalte, utvikle og bruke medarbeiderressursene på åpent vis i forhold til valgte strategier, mål og planer 3.2 Skaffe oversikt, utvikle og vedlikeholde medarbeidernes kompetanse og balansere medarbeidernes og virksomhetens interesser 3.3 Involvere medarbeiderne gjennom dialog og medbestemmelse 3.1. Utvikle og bruke medarbeiderressursene i forhold til valgte strategier, mål og planer Hva gjør virksomheten for å: A Utvikle, kommunisere og anvende en personalpolitikk som understøtter valgte strategier, mål og planer B Skape og utvikle systemer som sikrer en god bruk av de menneskelige ressursene C Følge med på endringer i omgivelsene som påvirker virksomhetens kompetansebehov og/ eller evne til å rekruttere og beholde ønsket kompetanse D Rekruttere og beholde medarbeidere i forhold til virksomhetens behov og at dette gjøres på en ikke diskriminerende måte Ved å involvere medarbeiderne og/eller deres organisasjoner i å utforme en lønns- og personalpolitikk. Ved at kriteriene for lønnsutvikling er gjort kjent blant medarbeiderne. Ved at det sikres at lærerne har relevant faglig og pedagogisk kompetanse Ved å fordele ansvar og oppgaver på en måte som understøtter valgte strategier, mål og planer. Ved en fleksibel organisering/team hvor mer enn én medarbeider er i stand til å løse den enkelte oppgave. Ved å sikre at ulike organisasjonsenheter og prosjektgrupper har den nødvendige kompetanse for å kunne løse sine oppgaver. Ved å etablere individuelle arbeidsplaner og arbeidstidsavtaler som bidrar til en god og inkluderende opplæring i tråd med utviklingsmål og sentrale føringer. Ved å etablere rutiner/gjennomføre medarbeidersamtaler og tilbakemeldinger på den enkelte medarbeiders jobbutførelse og resultatoppnåelse. Ved at endringer i omgivelsene påvirker arbeidsoppgavene som medfører et behov for nyrekruttering eller opplæring av eksisterende medarbeidere. Sørge for å motta signaler fra sentrale interessenter i forhold til behov og forventninger. Følge med på teknologiutvikling. Ved å følge opplæringslovens bestemmelser samt fylkeskommunens retningslinjer for rekruttering av nye medarbeidere. Ved å sørge for å holde på medarbeidere med en kompetanse som er spesielt viktig for virksomheten. Ved at personalpolitikken utformes og utøves uten forskjellsbehandling i forhold til kjønn, alder, etnisk bakgrunn, religion og funksjonsevne. 12
E F Sikre klarhet i og forståelse for oppgave- og ansvarsdelingen Sikre trivsel, utvikle et godt arbeidsmiljø og legge forholdene til rette for en fornuftig balanse mellom arbeid og privatliv Ved at det åpent fremgår hvordan og hvorfor oppgaver fordeles mellom medarbeiderne. Ved at oppgaver og ansvar er et fast punkt i medarbeidersamtalene. Ved at medarbeiderne er tilstrekkelig kjent med ansvar, rettigheter og plikter Ved å utarbeide plan for arbeidsmiljø. Ved regelmessig å måle medarbeidernes tilfredshet med arbeidsmiljøet. Ved å sette i gang tiltak som bidrar til å forebygge og håndtere stress og konflikter på en god måte. Gjennom innretningen av arbeidsplassens lokaler Ved at medarbeiderne, når oppgavene tillater det, gis mulighet til å tilrettelegge egen arbeidstid /arbeidssted bl.a. gjennom bruk av ikt-baserte løsninger. Ved å drøfte samspill mellom arbeids- og livssituasjon i medarbeidersamtalen. Dokumentasjon Opplæringsloven 10.1, 10.4 10.6, 10.9, 10.10, 15.3, 15.4 Forskrift til opplæringsloven Arbeidsmiljøloven Hovedavtalen Arbeidsavtaler Individuelle arbeidsplaner Arbeidstidsavtale Kompetanseutviklingsplan/kompetanseplan/kompetansekart Årsmelding Personalpolitiske retningslinjer Hms-plan Ia-plan Stillingsplaner Resultat fra Arbeidsmiljø- personalundersøkelse Arbeidsbeskrivelser/stillingsinstruks Plan for medarbeidersamtaler Resultat medarbeidersamtaler Plan for arbeidsmiljø 13
3.2 Skaffe oversikt, utvikle og vedlikeholde medarbeidernes kompetanse og balansere medarbeidernes og arbeidsplassens mål Hva gjør virksomheten for å: A Utvikle og anvende en kompetansestrategi som tar utgangspunkt i skolens behov B C Gjennomføre medarbeidersamtaler, synliggjøre kompetanseprofiler og utarbeide utviklingsplaner for den enkelte medarbeider Legge til rette for intern og ekstern kompetanseutvikling som balanserer virksomhetens og medarbeidernes behov og interesser. D Utvikle ledelseskompetanse og evne til konflikthåndtering i hele organisasjonen Ved å anvende utdanningssektorens lovpålagte kompetanseutviklingsplan Ved å involvere medarbeideren i utarbeidelsen av en kompetansestrategi som tar utgangspunkt i virksomhetens strategier og utfordringer. Ved å omsette strategien til kompetanseplaner og konkrete tiltak. Ved å evaluere virksomhetens arbeid med kompetanseutvikling Ved å gjennomføre kompetansekartlegging som gjør det mulig å identifisere gap mellom kompetansebeholdning og kompetansebehov. Ved å utarbeide retningslinjer for innhold i og gjennomføring av medarbeidersamtaler. Ved at den enkelte medarbeider har en utviklingsplan med mål for utvikling, avtalte aktiviteter og datoer for oppfølging av avtalene. Ved at leder og medarbeider i medarbeider-samtalen diskuterer og blir enige om medarbeiderens kompetanseprofil Gjennom oppfølgningssamtaler og regelmessig kontakt og tilbakemeldinger. Ved å anvende jobbutviklingsmetoder som prosjektarbeid, kollegaveiledning, coaching, tilgang til informasjon på intranett/e-læring. Ved å anvende ekstern kompetanseutvikling som kurs og etterutdanning, jobbytte, utlån og praktikantordninger. Ved at virksomheten selv stiller seg til rådighet for å ta i mot lærlinger og trainee er eller gjennom prosjektansettelser. Ved å legge til rette for et godt læringsmiljø på arbeidsplassen. Ved å organisere arbeidsdagen slik at den gir mulighet for samarbeid på tvers av organisasjonen Gjennom utviklingsprogrammer for den enkelte leder. Gjennomføring av grunn- og videreutdanning for ledere Ved utvikling på arbeidsplassen gjennom oppgaver som prosjektleder og ved tildeling av ansvar. Ved å utvikle og støtte opp under rammer for selvledelse på arbeidsplassen. Arrangere seminarer eller kurs med fokus på konflikthåndtering for alle ansatte. Dokumentasjon Opplæringslovens 10.8 Resultat fra medarbeidersamtale Personalpolitiske retningslinjer Sykefraværsstatistikk Kompetanseutviklingsplan / kompetanseplan/kompetansekart Dokumentasjon på kompetanseutvikling 14
3.3 Involvere medarbeiderne gjennom dialog og medbestemmelse Hva gjør virksomheten for å: A Involvere medarbeiderne i å utvikle strategier, planer, retningslinjer og prosedyrer og sentrale arbeidsprosesser. B Etterspørre og anvende medarbeidernes erfaringer og ideer til forbedringer og innovasjon C Involvere relevante samarbeidsorganer i utviklingen av virksomheten D Skape en kultur som fremmer en åpen og god dialog mellom ledelse og medarbeidere E F Gjennomføre og følge opp regelmessige trivsels- og tilfredshetsundersøkelser blant medarbeiderne Sikre medarbeiderne muligheter til å gi ledelsen tilbakemeldinger Ved at ledelsen synliggjør og anerkjenner medarbeidernes bidrag i utviklingsarbeidet. Ved å involvere medarbeiderne i å avdekke behov for og gjennomføre prosessforbedringer Ved å tilrettelegge fora for medvirkning og medbestemmelse. Ved å anvende metoder som fremmer kreativitet og innovasjon, som kreative problemløsningsteknikker og idédugnader. Ved å anerkjenne og gjennomføre gode ideer. Ved samhandling med fagforeninger, arbeidsmiljøutvalg, elevsammenslutninger m.m. Ved at ledere og medarbeidere legger til rette for den gode dialog bl.a. ved å være saks- og løsningsorienterte. Gjennom regelmessige medbestemmelsesmøter. Ved å vise forståelse og respekt for hverandres roller. Gjennom sosiale arrangementer. Ved å legge til rette for gjennomføring av personal- og arbeidsmiljøundersøkelse Ved å ansvarliggjøre medarbeiderne i forhold til å gjennomføre forbedringer ut fra resultater fra trivsels- og tilfredshetsundersøkelser. Ved å drøfte utfordringer og tiltak med fagforeninger og arbeidsmiljøutvalg. Ved at dette blir et fast punkt i medarbeidersamtalene. Ved å gjennomføre regelmessige lederevalueringer. Ved deltakelse i en caf-gjennomgang / selvevalueringsgruppe. Dokumentasjon Opplæringslovens 11.5a Resultat av medarbeidersamtaler Resultat fra personal-, lærer- og arbeidsmiljøundersøkelse Protokoll fra møter med tillitsvalgte CAF- evaluering Lederevalueringer 15
Kriterium 4: Partnerskap og ressurser Definisjon: Hvordan virksomhetene planlegger og styrer partnerskap og interne ressurser slik at disse virkemidlene støtter opp under virksomhetens strategier og planer på en effektiv og tillitskapende måte. I kriteriet Partnerskap og ressurser skal du vurdere bevisene eller holdepunktene for hva virksomheten gjør for å: 4.1 Etablere og utvikle viktige partnerskapsforhold 4.2 Etablere og utvikle partnerskap med brukere/borgere 4.3 Forvalte økonomiske ressurser 4.4 Forvalte informasjon og kunnskap 4.5 Forvalte teknologi 4.6 Forvalte bygninger, materiell og annet utstyr 4.1 Etablere og utvikle viktige partnerskapsforhold Hva gjør virksomheten for å: A Identifisere mulige strategiske samarbeidspartnere B Inngå hensiktsmessige partnerskapsavtaler som definerer samarbeidets karakter og innhold C Evaluere og følge opp resultatene av ulike former for samarbeid D Gjennomføre prosjektorienterte partnerskap med andre offentlige institusjoner E Dra nytte av samarbeidspartenes kunnskap og ressurser til fornyelse og innovasjon i egen virksomhet Dokumentasjon Ved å undersøke muligheter for å arbeide sammen med andre myndigheter, virksomheter og skoler i forskjellige typer av partnerskapseller samarbeidsforhold. Ved å utforme og inngå avtaler som presiserer: Roller, oppgaver og ansvar Måling av effektivitet og kvalitet i leveranser Regelmessige evalueringer av samarbeid og resultater, Utveksling av kunnskap og medarbeidere Miljømessige og sosiale aspekter i samarbeidet På regelmessige møter hvor samarbeidet og fremtidige muligheter drøftes. Ved å måle effektivitet og kvalitet i felles ytelser og partneres leveranser. Ved å vurdere om samarbeidet skal formaliseres gjennom å inngå avtale om at samarbeidet videreføres. Ved å gjennomføre felles utviklingsprosjekter som er relevante for flere parter (Sektorovergripende prosjekter og arbeidsgrupper). Gjennomføre operativt samarbeid med grunnskole eller andre skoler/institusjoner Gjennomføre programfag til valg Gjennomføre samarbeid med andre sektorer/offentlige institusjoner Ved å invitere strategiske partnere til å foreslå forbedringer ut fra deres kunnskap om markedet, nye teknologi eller analyser av brukerbehov. Interessentkart Partnerskapsavtaler Samarbeidsavtaler Intensjonsavtaler Innkjøpsavtaler 16
4.2 Etablere og utvikle partnerskap med brukere/borgere Hva gjør virksomheten for å: A Oppmuntre brukere og interessenter til å involvere seg i virksomheten og i politiske beslutningsprosesser B Være åpen for ideer, forslag og klager fra brukere og interessenter C Sikre offentligheten og brukerne innsyn i organisasjonen D Støtte brukerorganisasjoner og Foreninger Ved å etablere brukerstyrer, brukerråd, fokusgrupper eller gjennom meningsmålinger og spørreskjemaundersøkelser. Ved å etablere lovmessig pålagte utvalg som skoleutvalg, skolemiljøutvalg og elevråd Sikre elever lovmessig rett til deltakelse i skolens utvalg og fylkeskommunale nemnder. Ved å opprette gode kanaler for samfunnsstyring Ved å benytte spørreskjemaundersøkelser, meningsmålinger, fokusgrupper, klage- og forslagskasser eller på annen måte systematisere brukernes tilbakemeldinger. Ved å legge ut relevant informasjon på skolens hjemmeside, som årsmeldinger, inngåelse av kontrakter, generell informasjon av betydning for brukere, resultat av brukerundersøkelser Ved å arbeide for en mer transparent forvaltning samt avvikling av unødvendig skjerming mot offentligheten. Ved at skolen samarbeider med dem og ved å legge til rette for at de får gitt uttrykk for sin behov og forventninger Dokumentasjon Opplæringslovens 9a.5, 11.5 til 11.8 Årsmeldinger Dokumentasjon fra: - Elevråd - Elev- og lærlingombudet - Skoleutvalg - Skolemiljøutvalg - Fagorganisasjoner 4.3 Forvalte økonomiske ressurser Hva gjør virksomheten for å: A At de økonomiske ressursene brukes på best mulig måte i forhold til planer og prioriteringer B Sikre innsyn i økonomistyringen C Sikre en kostnadseffektiv økonomistyring D Innføre effektiviserende Ved å sikre at overordnede mål kan gjennomføres med de tildelte ressursene. Ved å sikre at planer og prioriteringer gjenspeiles i budsjettene. Ved å kontinuerlig vurdere om midlene anvendes på best mulig måte. Ved å bruke ulike økonomirapporter i økonomistyringen Ved aktiv bruk av kostra-data som styringsinformasjon Ved å jobbe kontinuerlig med kvalitetsutvikling av tjenesteproduksjonen. Ved regelmessig budsjettoppfølging på interne møter og ved å synliggjøre sammenhengen mellom mål, aktiviteter og budsjetter. Ved at budsjetter og regnskap er tilgjengelige for medarbeidere og brukere/interessenter. Ved å kommunisere planer, prioriteringer budsjettoppfølging og regnskap Ved aktiv bruk av økonomihåndboka og lokal/sentral kostra-veileder. Ved bruk av innkjøpsavtaler. Ved å sikre enkle arbeidsprosesser i økonomistyringen og samhandle aktivt med sentral økonomifunksjon. Ved å prisfastsette interne ytelser mellom skolen og andre enheter som 17
E F eller mer nyanserte økonomistyringsprinsipper Følge med på kostnadsutviklingen i virksomhetens kjerneaktivitet. Delegere og desentralisere økonomisk ansvar og balansere ansvaret mot sentral kontroll. Dokumentasjon ekstern virksomhet, fagskole, ressurssenter eller andre virksomheter som ikke hører inn under skolens kjernevirksomhet. Ved å foreta sammenlignende analyser (som benchmarking) på tvers i organisasjonen og mellom virksomheter. Ved proaktiv bruk av ressurstildelingsmodellen som økonomisimulator. Ved regelmessig måling av ressursbruk i forhold til opplæringstjenester. Ved å sammenligne kostnadene på tvers i organisasjonen og mellom virksomheter Ved å følge med på lønnsutvikling eller andre store personalstrukturendringer. Ved å følge med på store endringer i fdv-kostnader. Ved å sikre samsvar mellom faglig ansvar og økonomisk disposisjonsmyndighet. Ved å utarbeide og følge opp økonomistyringsinstrukser. Ved å fordele ansvar ved økonomioppfølgingen/rapportering i henhold til ansvar og disposisjonsmyndighet. Økonomihåndboka Ulike former for prosjekt- og økonomirapporter fra Agresso Driftsrapporter (1-3) Plan for anskaffelse og bruk av utstyrsmidler Kostra-veileder Kostra-data Innkjøpsavtale Delegasjonsreglementet Delegering av anvisningsmyndighet Oversikt over fullmakter 18
4.4 Forvalte informasjon og kunnskap Hva gjør virksomheten for å: A Utvikle systemer til å styre og beholde strategisk viktig informasjon og kunnskap B Nyttegjøre seg tilgjengelig ekstern informasjon C Sikre at virksomheten legger tilstrekkelig og relevant informasjon og kunnskap til grunn for sine beslutninger D Gi alle medarbeiderne tilgang til nødvendig informasjon og kunnskap i forhold til deres arbeidsoppgaver E Sikre interessenter tilgang til pålitelig, relevant og brukervennlig informasjon Dokumentasjon Ved å dokumentere og kontinuerlig oppdatere arbeidsprosesser, administrativ praksis og teknisk/faglige databaser. Ved å sikre at strategisk viktig kunnskap beholdes i organisasjonen når medarbeidere slutter. Ved å lage kvalitetsdokumenter på viktige prosesser og rutinebeskrivelser på viktige arbeidsoppgaver. Ved å innhente informasjon om andre virksomheter og deres praksis og bruke denne kunnskapen til å utvikle eller forbedre egen. Ved å benytte eksterne rapporter og analyser. Ved å innhente opplysninger eksternt. Ved å ha arbeidsprosesser som sikrer at virksomhetens informasjon og kunnskap oppdateres, er relevant og pålitelig. Ved å stimulere til intern utveksling av informasjon og kunnskap. Gjennom intranett, lms er, nyhetsbrev, kunnskapsdatabaser, faglige databaser, møter, referater og oppslagstavler. Gjennom hjemmeside, elektronisk nyhetsbrev og skriftlig informasjon. Opplæringsloven 9a.6 Beskrivelse av ansettelsesprosesser Kommunikasjon og informasjonsmateriell Kompetanseutviklingsplan / kompetanseplan/kompetansekart Kvalitetsdokumenter Organisasjonskart Eksterne rapporter og analyser 4.5 Forvalte teknologi Hva gjør virksomheten for å: A Utvikle retningslinjer og prinsipper for bruk av teknologi basert på virksomhetens strategi og planer B Anvende og vedlikeholde teknologiske løsninger som: - Understøtter oppgaveløsningen - Understøtter økonomistyringen - Understøtter kunnskapsdeling - Understøtter lærings- og forbedringsaktiviteter Ved å følge med på teknologiske utvikling. Ved å holde seg oppdatert om hvilke oppgaver som med fordel kan forenkles og effektiviseres ved hjelp av ikt. Ved kontinuerlig investere i teknologi/digitale løsninger for å forenkle arbeidsprosesser/øke kvaliteten på ytelsene. Ved å anvende lms er, intranett, internett, e-postsystemer, elektroniske økonomistyringssystemer, elektronisk saksbehandling og arkivering, e- læring, fjernundervisning og andre teknologiske muligheter innenfor virksomhetens arbeidsområde. Ved å utvikle og sikre relevant ikt-kompetanse i virksomheten. ved å sørge for de ansattes kunnskaper om hvilke muligheter som teknologiske løsningene kan gi, samt tilby relevant opplæring i disse. 19
- Understøtter samarbeidet med interessenter og partnere - Utvikler og vedlikeholder interne og eksterne ikt-nettverk Dokumentasjon Ikt strategi Fylkets ikt-plan Skoles ikt-plan Retningslinjer for ikt-bruk 4.6 Forvalte bygninger, materiell og annet utstyr Hva gjør virksomheten for å: A Sikre god adkomst til virksomheten B Innrette de fysiske fasilitetene og læringsarenaene i overensstemmelse med virksomhetens egenart og med ansattes og brukeres behov C Tilrettelegge for gode innkjøpsrutiner D Sikre effektiv og kostnadsbevisst bruk og vedlikehold av bygninger og materiell. E Sikre en miljøbevisst bruk av ressurser. Ved god skilting, tilgang til offentlig transport, parkering Ved å sikre tilgjengeligheten for funksjonshemmede. Ved at skolen skal ha tilgang på nødvendig utstyr, inventar og læremiddel Ved at skolen tilrettelegges og drives slik at det tas hensyn til elevenes trygghet, helse, trivsel og læring i samsvar med faglige normer Ved at skolen tilpasser elevenes arbeidsplass i tråd med elevenes behov Ved utforming og utrustning av resepsjon, møterom, fellesrom, kontorer og hjemmearbeidsplasser. Ved å tilstrebe universell utforming Ved å sikre adgang til servicerom som kopirom, toaletter og kjøkken. Ved kostnadsbevissthet i forbindelse med anskaffelse av materielt og utstyr. Ved tilbudskonkurranser og forhandlinger og inngåelse av ramme- /innkjøpsavtaler. Ved bruk av fylkeskommunens innkjøpsavtaler Ved å sørge for en arealeffektiv bygningsdisposisjon. Ved å utforme retningslinjer for bruk, vedlikehold, rengjøring og sikkerhet. Ved å ved å følge opp gjeldende miljøpolitikk. Ved å innføre miljøstyring som omfatter måling av materiellforbruk og avfallshåndtering. Dokumentasjon Opplæringslovens 9.2, 9.3, 9.4, 9.6, 9a.1, 9a.2, 9a.4, 9a.6 Forskrifter til opplæringsloven Årlige investeringsplaner og vedlikeholdsplaner Dokumentasjon på gjennomførte vedlikeholdstiltak Retningslinjer for bruk av inventar og utstyr Branninstruks Renholdsplan Miljøplan 20
Kriterium 5: Prosesser Definisjon: Hvordan virksomheten identifiserer, utformer, styrer, forbedrer og utvikler sine viktigste prosesser slik at de på best mulig måte støtter opp under misjon, strategier og planer. I kriteriet Prosesser skal du vurdere bevisene eller holdepunktene for hva virksomheten gjør for å: 5.1 Kartlegge, utforme, styre og kontinuerlig forbedre prosesser 5.2 Utvikle og levere brukerorienterte ytelser og service 5.3 Igangsette moderniserings- og nyskapingsprosesser 5.1 Kartlegge, utforme, styre og kontinuerlig forbedre prosesser Hva gjør virksomheten for å: A Kartlegge og beskrive de viktigste prosessene knyttet til å planlegge, gjennomføre og vurdere skolens opplæring B Utforme de viktigste prosessene knyttet til det å planlegge, gjennomføre og vurdere skolens opplæring C Delegere ansvar for å styre, dokumentere, måle og forbedre kjerneprosesser til prosesseiere D Kontinuerlig forbedre og tilpasse viktige prosesser E Følge med på og evaluere behov for endringer i kjerneprosesser i forhold til endringer i virksomhetens interne eller eksterne rammebetingelser Iverksette prosesskartlegging. Definere prosessene som leder-, kjerne-, støtte- eller resultatprosesser. Ved å beskrive aktivitetene i de prosesser som har avgjørende betydning for skolens pedagogiske produksjon Ved å involvere brukerne i dette arbeidet. Ved å legge til rette for ulike former for vurdering av og tilbakemelding til elevene Ved å utforme rutiner for håndtering av klager på vurderingen Ved at det for alle viktige prosesser utpekes en prosjekteier som gis ansvar for å styre og videreutvikle prosessene. Ved å delegere ansvaret for måling av resultater og igangsetting av prosessforbedringsaktiviteter til prosesseier. Ved å delegere ansvaret for å koordinere og synkronisere prosesser til prosesseiere. Ved at prosesseierne kontinuerlig følger opp om besluttede servicemål overholdes (F. eks. som angitt i serviceerklæringer) Ved å forankre styring, måling og forbedring av prosesser i et kvalitetsutviklingssystem (F. eks. basert på regelmessige caf gjennomganger). Ved å sette mål og ved å måle resultater i forhold til nøkkelresultater, brukertilfredshet, kvalitet og effektivitet i virksomhetens oppgaveløsning. Ved å gjennomføre forbedringer når resultatene viser et stigende antall klager, negativ medieomtale, økt ressursforbruk, fallende tilfredshet i medarbeider- og brukermålinger og øket sykefravær. Ved å benytte benchmarking og benchlearning med andre virksomheter og bruke læringen til å forbedre egne prosesser. Ved at skolen jevnlig vurderer i hvilken grad organiseringen, tilretteleggingen og gjennomføringen av opplæringen medvirker til å nå mål som er fastsatt i læreplanverket. Ved å følge med på lovendringer og tilpasse aktuelle prosesser til disse. Ved å følge med på endringer i omgivelsene og tilpasse eller om nødvendig lage helt nye prosesser i forhold til slike endringer. Ved å være oppmerksom på hva digitalisering av skolen og skolens læremidler eller andre former for digitalisering av oppgaveløsninger kan medføre av konsekvenser for prosessene. 21
Dokumentasjon Opplæringsloven 3.4, 14.1 Forskrifter til opplæringsloven Karakterstatistikk Kvalitetsmelding Skolens prosesskart Tilbudsstrukturen Fraværsstatistikker Kvalitetsdokumenter Opplæringsplaner Læreplanverket for kunnskapsløftet; - Generell del inkl læringsplakaten - Fagspesifikke læreplaner 5.2 Utvikle og levere brukerorienterte ytelser og service Hva gjør virksomheten for å: A Avklare brukernes forventninger og imøtekomme den enkelte brukers behov innenfor de gitte rammebetingelsene B Involverer brukere og interessenter i å formulere standarder for virksomhetens ytelser og service C Levere brukerorienterte ytelser og tjenester til brukere D Involvere brukere og interessenter i å utvikle og forbedre virksomhetens ytelser og service E Anvende et lett og forståelig språk i kommunikasjonen med brukere og interessenter F Gi brukere og interessenter tilgang til relevant og oppdatert informasjon G Gjøre det lett å komme i kontakt med virksomheten Ved klar informasjon om innholdet i ytelsen på hjemmesiden, i serviceerklæringer eller i direkte dialog med brukerne (elevene). Ved å tydeliggjøre ansvaret for de som skal avklare brukerens behov og å imøtekomme disse (lærer elev) Ved jevnlig og systematisk dialog med brukere/elever om deres forventninger og behov Ved dialog med elev- og lærlingombudet Ved å bruk av fokusgrupper, brukerråd eller brukerorganisasjoner til å definere kvalitetsstandarder Ved å involvere brukere og interessenter i å definere behovet for informasjon og informasjonskanaler. Ved å gjennomføre opplæring som er tilpasset evnene og forutsetningene til den enkelte elev At opplæringen er gitt i tråd med opplæringsloven og forskriftene til denne/læreplanverket for kunnskapsløftet At skolen har kartlagt elevenes behov for spesialundervisning Ved å sørge for at det arbeides aktivt og systematisk for å fremme et godt psykososialt miljø for elevene Ved å utvikle nye ytelser og service som resultat av ideer og tilbakemeldinger fra brukere og andre interessenter. Ved å gjennomføre brukerundersøkelser eller ved å intervjue brukere og interessenter om forventninger til oppgaveløsningen. Ved å utvikle systemer til å håndtere og svare på klager, og ved å bruke klager til å forbedre ytelser og service. Ved å utvikle kommunikasjonsstrategier og retningslinjer (skriftlig, e- post, hjemmeside, muntlig informasjon) og trene medarbeiderne i å kommunisere. Ved å vurdere behovet for kommunikasjon på andre språk enn norsk/samisk. Ved å gi mulighet for innsyn i egen sak, informere om klagemuligheter og utvikle enkle prosedyrer for å håndtere klager og svar. Ved å ha fleksible åpningstider, effektiv telefonbetjening på dagtid og mulighet for kontakt utenom åpningstider. Ved å presentere viktig, riktig og tilstrekkelig informasjon på en oversiktlig måte på virksomhetens hjemmeside. 22
Ved å benytte brukeradgang til elektroniske saker, e-post, informasjon om ventelister på hjemmeside, eller selvbetjening via internett. Dokumentasjon Opplæringslovens 1.2, 1.3, 3.1, 3.2, 3.4, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.12, 5.1, 5.3 5.6, 6.3, 6.4, 9.2, 9a.1, 9a.3, 9a.4, 9a.7 Forskrifter til opplæringsloven Læreplanverket for kunnskapsløftet; - Generell del inkl læringsplakaten - Fagspesifikke læreplaner Forvaltningsloven kapittel 5 28-36 NTFK kvalitetshjul for tilpasset opplæring NTFK kvalitetshjul for spesialundervisning NTFK system for vurderingsarbeid Pedagogisk plattform Skolens interessentkart Prosedyre for klagesaker Individuelle arbeidsplaner Intranett/internett Opplæringsplaner (individuelle og for grupper) Ordensregler Regler for elevrådsstyre Rutiner i forbindelse med eksamen 23
5.3 Igangsette moderniserings- og nyskapingsprosesser Hva gjør virksomheten for å: A For å fange opp behov for radikale endringer B Etterspørre kunnskap og lære av andre virksomheters innovasjoner C Involvere interessenter i diskusjoner om og arbeid med modernisering og nyskaping D Stille nødvendige ressurser til rådighet E Avdekke, forstå og overvinne barrierer for å gjennomføre modernisering og fornyelse Ved å følge med på tunge trender, tegn på endring og påtrykk utenfra for modernisering og nyskaping. Ved å gjennomføre omverdenanalyser. Ved å analysere risikofaktorer og identifisere kritiske suksessfaktorer. Ved å identifisere nasjonale og internasjonale organisasjoner (offentlige så vel som private) som det vil være interessant å lære av og ved å skaffe seg kunnskap om disse. Ved å studere relevant faglig litteratur Ved å ta i bruk målestokkslæring som metode Ved å be medarbeidere, brukere og interessenter til å komme med ideer til hvordan virksomhetens oppgaver kan løses på helt nye måter. Ved å invitere brukere og interessenter til å teste ut nye tilbud og ytelser. Ved å la medarbeidere med relevante kompetanseprofiler få bruke tid til innovasjonsarbeid. Ved å avsette tilstrekkelige økonomiske ressurser til arbeidet. Ved å ta høyde for prøving og feiling. Ved å gjennomføre pilotprosjekter som både kan gi innblikk i barrierer og hvordan de kan overvinnes. Ved å belønne og anerkjenne innovative medarbeidere og ledere. Ved å håndtere den offentlige virksomhetens dilemma mellom risikovillighet og nullfeilskultur. Ved å sikre godt samarbeid med fagforeningene, elevsammenslutninger eller andre interessegrupper. Dokumentasjon Opplæringslovens 1.4 Kostra-data / statistikk Caf-evaluering Korrigeringsplan Skolens utviklingsplan Rapporter og dokumentasjon om prosjekter og forsøk Dokumentasjon av forskning Best-practice eksempler fra andre virksomheter/skoler Dokumentasjon på tilbakemeldinger og dialog - brukere og interessenter 24
Kriterium 6: Bruker- og borgerresultater Definisjon: I hvilken grad virksomheten oppnår de ønskede resultater med hensyn til å tilfredsstille brukere og interessenter. I kriteriet Bruker- og borgerresultater skal du vurdere hva virksomheten oppnår av: 6.1 Resultater ut fra bruker-/ borgertilfredshetsundersøkelser 6.2 Resultater ut fra indikatorer på bruker- /borgertilfredshet 6.1 Resultater ut fra bruker-/ borgertilfredshetsundersøkelser Er det ikke gjennomført konkrete målinger av bruker- og borgertilfredshet gå direkte til 6.2 Hvor tilfreds er brukere og borgere med: A Skolen alt i alt B C Skolens Ytelser og service Kontakt mellom skolen og brukere/interessenter D Skolens informasjon og veiledning E Skolens evne til å fornye og forandre seg Eksempler på konkrete spørsmål i måling av bruker- og borgertilfredshet: Er brukere og interessenter stort sett tilfreds med skolen? Er brukere og interessenter tilfreds med kvaliteten i skolens tilbud? Står skolens tilbud i forhold til det som fremgår av serviceerklæringer, læreplaner, lovverk og andre plandokumenter? Opplever brukere og interessenter skolens tilbud som relevant og øker den livskvaliteten for den enkelte? Er ventetider på ytelser og saksbehandling tilfredsstillende? Er brukerne tilfreds med skolens tilgjengelighet? Er brukerne tilfreds med mulighetene for selvbetjening (Via nettet)? Er brukerne tilfreds med skolens oppfølging på individnivå (lærer elev )? Hvordan opplever brukere og interessenter den daglige personlige dialog? Er det lett å komme i kontakt med skolen? Opplever brukerne at medarbeiderne er imøtekommende? Er medarbeiderne i stand til å håndtere vanskelige situasjoner i forhold til brukerne og interessenter? Opplever brukere og interessenter at virksomheten og dens medarbeidere holder avtaler? Opplever brukere og interessenter at virksomheten er lydhør over for deres forslag om forandringer? Er brukere og interessenter tilfreds med hvordan de involveres i utviklingen av virksomhetens tilbud og arbeidsprosesser gjennom avholdelse av fokusgruppeintervjuer, kommunikasjon på hjemmesiden og brukertilfredshetsmålinger? Opplever interessentene at de er godt nok informert om virksomheten og dens formål? Er brukerne tilfreds med informasjon om skolens tilbud? Er brukerne tilfreds med rådgivning og karriereveiledning i forhold til skolens tilbud? Kjenner brukere og interessenter kravene til saksbehandlingstid? Forstår brukere og interessenter virksomhetens vedtak? Er brukere orientert om klagemuligheter? Opplever brukere og interessenter at skolen har innsikt i den nyeste utvikling innenfor fagområdet? Opplever brukere at skolen fornyer seg og kontinuerlig gjennomfører 25
Dokumentasjon forandringer? Opplever brukere og interessenter at skolen henter inspirasjon og kunnskap fra omverdenen. Gjennom etterutdanning, nettverk eller institusjonsbesøk? Resultater/analyse av elevundersøkelsen Dokumentasjon/resultater fra elevsamtaler Kvalitetsmelding Rapport fra elev- og lærlingombudet Resultat fra andre brukerundersøkelser 6.2 Resultater ut fra indikatorer på bruker- /borgertilfredshet Hvilke resultater oppnår virksomheten i forhold til: A Klager og klagehåndtering Eksempler på resultater: B Påtaler fra overordnet instans C Ventetid Svartid ved henvendelser Saksbehandlingstid D Brukernes og interessentenes involvering i beslutningsprosessene og utviklingen av virksomhetens tilbud og arbeidsprosesser E Overholdelse av offentlige standarder Antall klager Klagenes alvor Antall feil- og erstatningssaker Interne rutiner på klager Fra sivilombudsmann, tilsynsinstanser eller rettssystemet Antall møter i brukerråd, skoleutvalg, elevråd mm Antall møter med brukere Antall forslag mottatt og iversksatt Svarprosenter og antall svar på bruker-/borgertilfredshetsmålinger Antall fokusgruppeintervjuer Overholdelse av serviceerklæringen E Adgang til informasjon Antall innsynssaker Treff på hjemmeside(r) Antall henvendelser Dokumentasjon Referat fra møter/dialog med ulike brukergrupper Tilsynsrapporter Klagesaker Elevsøkningsstatistikk Avviksrapportering Nasjonale prøver Dokumentasjon på frafall/bortvalg Serviceerklæring 26
Kriterium 7: Medarbeiderresultater Definisjon: I hvilken grad virksomheten når de ønskede resultater med hensyn til å tilfredsstille medarbeidernes behov. I kriteriet Medarbeiderresultater skal du vurderes hva virksomheten oppnår av: 7.1 Resultater ut fra målinger av medarbeidernes tilfredshet og motivasjon 7.2 Resultater ut fra indikatorer på medarbeidernes tilfredshet og motivasjon 7.1 Resultater ut fra målinger av medarbeidernes tilfredshet og motivasjon Er det ikke gjennomført målinger av medarbeidertilfredshet så gå direkte til 7.2 Hvor tilfredse er medarbeiderne med: Eksempler på spørsmål i en medarbeidertilfredshetsmåling/lederevaluering: A Skolen alt i alt Hvor tilfreds er medarbeiderne med å arbeide på denne skolen? Har medarbeiderne en opplevelse av at skolen når sine mål? B Motivasjon og involvering Opplever medarbeiderne at de bidrar til å nå skolens mål? Tar medarbeiderne ansvar for egen utvikling og læring? Bidrar medarbeiderne aktivt til å skape et godt kollegialt miljø? Er medarbeiderne tilfreds med graden av involvering i arbeidet med å skolens misjon, visjon og planer? Er medarbeiderne tilfreds med grad av involvering i utformingen av mål for egen innsats? C Skolens lederskap Er ledelsen god til å definere krav til innsats? Er ledelsen god til å gi tilbakemeldinger? Skaper ledelsen plass til dialog? Er ledelsen god til å prioritere hvis det er knappe ressurser? Opplever medarbeiderne at ledelsen viser retning for arbeidet? Opplever medarbeiderne at ledelsen bidrar til å skape samhold og felles identitet? Skaper ledelsen oppmerksomhet omkring god innsats? D Arbeidsmiljø Opplever medarbeiderne at det er gode forhold mellom elever og lærere? Legges det til rette for involvering? Er det er godt fysisk arbeidsmiljø? Opplever medarbeiderne at konflikter og stress håndteres på en fornuftig måte? Opplever medarbeiderne at det tas de nødvendige hensyn til personlige forhold i tilretteleggelsen av arbeidet? E Kompetanseutvikling Imøtekommer ledelsen medarbeidernes ulike behov for utvikling i lys av oppgaveløsningen? Medarbeidernes tilfredshet med medarbeider-/utviklingssamtalen? Opplever medarbeiderne at ledelsen er oppmerksom på å utvikle den enkeltes talent gjennom oppgavefordelingen? Opplever medarbeiderne at det er tilstrekkelig sammenheng mellom den enkelte medarbeiders utviklingsplaner, karriereønsker og arbeidsplassens strategiske mål? Følges målene i utviklingsplanene for den enkelte medarbeider opp? Dokumentasjon Resultat fra medarbeidersamtaler Resultat av arbeidsmiljøundersøkelser Resultat av personalundersøkelse/lærerundersøkelser 27
Skademeldinger Resultater fra lederevalueringer 7.2 Resultater ut fra indikatorer på medarbeidernes tilfredshet og motivasjon Hvilke resultater oppnår virksomheten i forhold til: A Generell tilfredshet B Motivasjon og involvering C Kompetanseutvikling D Resultater av undersøkelser og/eller evalueringer F Mobilitet, herunder jobbrotasjon, turnusordninger m.v. Dokumentasjon Eksempler på resultater: Måling av sykefravær Måling av langtidssykdom Måling av turnover Antall saker på avtalt kvalitetsnivå Utvikling i gjennomsnittlig produktivitet Antall forslag til forbedringsaktiviteter fra medarbeiderne Oppslutning ved interne møter, diskusjonsfora, møter med ledelsen og allmøter Oppslutning i forhold til deltakelse i utviklingsaktiviteter. Anerkjennelse av god innsats. Antall utviklingsprosjekter med kompetanseutvikling for deltakerne Måling av ressurser anvendt til kompetanseutvikling pr. medarbeider Evaluering av forbedringer i medarbeidernes kompetanseprofiler Resultater fra evalueringer Svarprosenter på medarbeidertilfredshetsmålinger og ledervurderinger Analyser av årsaker til turnover. Gjennom fratredelsessamtaler Antall medarbeidere som deltar i jobbytte eller har spredning på flere fagområder. Årsmelding Varsling Statistikk sykefravær Protokoll fra lønnsforhandlinger Kompetansekart Svarprosent medarbeiderundersøkelser Kompetanseutviklingsplan/gjennomførte tiltak 28
Kriterium 8: Samfunnsresultater Definisjon: Hvilken innvirkning organisasjonen har på samfunnet utover resultatene som følger av virksomhetens misjon og dens grunnleggende oppgaver. I kriterium 8 skal du vurdere bevisene eller holdepunktene for: 8.1 Samfunnsresultater slik det oppfattes av interessentene 8.2 Samfunnsmessige resultater ut fra virksomhetens egne indikatorer på dette 8.1 Samfunnsresultater slik det oppfattes av interessentene Hvilke samfunnsmessige resultater mener interessentene at virksomheten oppnår i forhold til: A Skolens generelle omdømme B Skolens generelle bidrag til samfunnet C Miljømessig påvirkning D Skolen omdømme i forhold til åpenhet og innsyn i forvaltningen Eksempler på resultater: Medieomtale Interessentenes kjennskap til virksomheten og vurdering av virksomhetens generelle omdømme Interessentenes vurdering av om virksomheten bidrar positivt til utviklingen av lokalsamfunnet Skolens rolle som regional utviklingsaktør Skolens bidrag til å ta samfunnsansvar Interessentenes vurdering av skolens miljømessige atferd Pressens og øvrige eksterne interessenters vurdering av om skolen praktiserer prinsippet om mer offentlighet og slik legger til rette for en transparent forvaltning E Sosial ansvarlighet Eksterne interessenters oppfattelse av om skolen tar et sosialt ansvar. Gjennom tilrettelegging av arbeidsplasser og integrering. Dokumentasjon Dokumentasjon på dialog og samarbeid med lokalt næringsliv, kommuner og virksomheter Medieomtale Priser og utmerkelser Gjennomførte prosjekter og aktiviteter i rollen som regional utviklingsaktør Fylkesplan RUP 8.2 Samfunnsmessige resultater ut fra virksomhetens egne indikatorer på dette Hvilke resultater oppnår virksomheten i forhold til: A Skolens generelle omdømme Eksempler på resultater: Resultat fra omdømmemålinger Anerkjenning fra beslektede virksomheter Anerkjenning fra interesseorganisasjoner/fagmiljø Eksterne priser og utmerkelser, demonstrasjonsstatus Medieomtale Tildelte midler, prosjekt, roller i sentrale organ m.m. 29
B Skolens generelle bidrag til samfunnet C Skolens støtte til interessenters og medarbeideres engasjement i samfunnsmessige forhold D Virksomhetens formidling av kunnskap til nytte for andre Skolens langsiktige effekter. Bidrag til regionalutvikling og utdannelsesnivå Støtte og tilrettelegging for lokale aktiviteter Bistand til internasjonalt utviklings- og nødhjelpsarbeid Stille lokaler og eiendom til disposisjon for sosiale, sportslige og andre aktiviteter. Antall medarbeidere som støttes til å engasjere seg i samfunnsmessige forhold. Antall interessenter ved valg til brukerråd eller lignende Deltakelse i åpent hus arrangementer Antall lærlingplasser i virksomheten Antall traineestillinger Antall medarbeidere som underviser på andre virksomheter Antall innlegg/opplegg på seminarer og konferanser hvor virksomheten eller medarbeiderne presenterer sine erfaringer Utveksling og benchlearning med andre skoler. E Miljømessig påvirkning Måling av avfallsmengder Måling av forbruk av papir og emballasje Eksempler på energibesparende tiltak Resultater av energibesparende tiltak Måling av virksomhetens støynivå (inne og ute) Oppfølging av regelverk og politikk for arbeidsmiljø og sikkerhet Antall arbeidsskader F Virksomhetens evne til å støtte personer med særlige behov Dokumentasjon Antall ansatte med tilrettelagt arbeidssituasjon Antall personer med særlige behov for jobbtrening Antall ansatte med etnisk minoritetsbakgrunn Opplæringslovens Tilsyn og sertifiseringer Priser, utmerkelser Medieomtale Tildelte midler/prosjekt Roller i ulike organ Fdv-prosjekt Funksjonsbeskrivelser Miljøplaner Ia-avtaler Stillingsplan Resultat fra omdømmemålinger 30
Kriterium 9: Nøkkelresultater Definisjon: Virksomhetens nøkkelresultater sett i forhold til misjon og planer. I kriterium 9 vurderer du bevisene eller holdepunktene for virksomhetens; 9.1 Eksterne resultater 9.2 Interne resultater 9.1 Eksterne resultater A B C D E F Eksempler på eksterne resultater Skolens evne til å oppfylle misjonen gjennom å nå avtalte produksjonsmål Kvaliteten på tjenestelevering Effektivitet sett fra brukere og interessentenes ståsted Resultater av tilsyn, inspeksjoner og revisjoner Mottatt anerkjenning for beste praksis Resultater fra sammenligning med andre virksomheter Eksempler på hvordan det kan måles i praksis: Resultater på elevenes personlige og faglige fremgang Bedring av karakterer Resultater på gjennomføringsgrad/antall som gjennomfører (80 %) Forbedring i grad av tilpasset opplæring vist i resultat av elevundersøkelsen Forbedring i grad av elevmedvirkning vist i resultat av elevundersøkelsen Innfrielse av fylkestingets utviklingssmål Opplæringen har ført til studiekompetanse, yrkeskompetanse eller kompetanse på lavere nivå Reduksjon i antall klager Økning i grad av tilfredshet (innfrielse av behov og forventninger) Overholde interne eller eksterne standarder for kvalitet (rutinebeskrivelser, prosedyrer) Innfri kvalitet beskrevet i kvalitetsdokumenter Overholdelse av opplæringslovens bestemmelser Elevenes etterspørsel etter studieplasser Antall elever til høyere utdanning Lokale undersøkelser vedr. tilbakemeldinger på opplæring Antall mobbesaker Grad av dokumentert utvikling og forbedring, jf årlige caf-evalueringer Redusert saksbehandlingstid Forbedret kapasitetsutnyttelse Bruk av selvbetjening som for eksempel digital forvaltning Hensiktsmessig spekter av tjenester Hensiktsmessig tilbudsstruktur Mest mulig læringsarbeid pr. krone/kostnadseffektiv drift Resultater av eksterne gjennomganger av skolens ytelser Resultater av interne kvalitetsmålinger Resultater av tilsyn fra fylkesmannen Mottatte priser Annen positiv oppmerksomhet rundt skolens metoder og resultater Resultater fra benchmarking/benchlearning 31
Dokumentasjon Opplæringslovens 1.1, 3.3 Grad av måloppnåelse på; - FT utviklingsmål - Sektorplan Resultatutvikling og resultatoppnåelse på; - Karakterer - Gjennomføring - Fravær - Elevenes avgangskompetanse Kostra-data Fylkesmannens tilsynsrapport Tildelte priser Årsregnskap Priser, utmerkelser Resultater fra benchlearning og benchmarking 9.2 Interne resultater Eksempler på interne resultater: A Overholdelse av gitte økonomiske rammer B Resultat av tilsyn, revisjoner og inspeksjoner (interne og eksterne) C Resultater av partnerskap D Gjennomføring av forbedringer og innovasjon Eksempler på, hvordan det kan måles i praksis: I hvilken grad budsjettet er lagt i tråd med fastsatte økonomiske rammer. Regnskapet er i tråd med fastlagt budsjett for sentrale så vel som for underliggende enheter. Bruk av andre ressurser er i tråd med målsetninger og intensjoner. Overholdelse av normer og standarder gitt i lover og avtaleverk ved aktiv bruk av økonomihåndboken Resultater av eksterne gjennomganger av virksomhetens økonomistyring eller andre støttefunksjoner Resultater av interne kvalitetsmålinger knyttet til den interne driften (som resultater fra bruk av caf eller efqm) Resultater fra bruk av caf, efqm, tc sammenlignet med tidligere målinger eller andre virksomheter. Resultater av interne revisjoner (vernerunder, kontrollutvalg, internkontroll). Kvalitetsforbedring oppnådd gjennom avtaler med samarbeidspartnere, partnerskap og/eller leverandører Partnerskap i forhold til prosjekt til fordypning Antall samarbeidsavtaler med samfunn og næringsliv Resultat av evalueringer i partnerskapsavtaler med næringslivet /kommunen Kontinuerlig arbeid med kvalitetsutvikling Overholdelse av milepæler og mål for interne forbedringer og fornyelser Ressurser brukt til interne forbedringer Synlige resultater fra utviklingsarbeid, resultatforbedring eller omstilling Kvalitetsforbedringer gjennom. Bedre arbeidsplanlegging eller fornyelse av arbeidsprosesser Økt kvalitet/effektivisering oppnådd gjennom innføring av nye teknologiske løsninger. (lms er/ digitale læremidler) Effektivisering og innsparinger gjennom nye eller forbedrede tekniske løsninger 32
Dokumentasjon Grad av måloppnåelse egne mål/utviklingsplan Rapporter på mål, planer og tiltak Årsregnskap Tilsynsrapporter/revisjonsrapporter Dokumentasjon på resultat fra partnerskap / samarbeidsavtaler Rapporter og bemerkninger fra komrev, kontrollutvalg, internkontroll Dokumentasjon på resultat av forbedrings og utviklingstiltak 33
CAF-modellen Modellen består av 9 hovedkriterier (5 virkemiddelkriterier og 4 resultatkriterier). Under disse finner vi i alt 28 delkriterier (spørsmålene som stilles). Delkriteriene har 141 eksemplifiseringer (tilpassede forklaringer). Poengskalaer Det er to sett med poengskalaer, en som brukes under evaluering av virkemidlene (hovedkriteriene 1 5), og en som brukes til evaluering av resultatkriteriene (hovedkriteriene 6 9). Det skal brukes 100-poeng skala, den andre skalaen er til å sammenligne med gamle resultater. Evalueringsresultatene føres i kvalitetsutviklingssystemets verktøy 3 (individuell evaluering føres i verktøy 2). Verktøy 3 innleveres årlig innen 15. mars. 34
På de påfølgende sidene, følger punchlines fra den briefingen som foregår på de årlige evalueringssamlingene. Dette er ment som innspill og råd til evalueringsarbeidet. 35