BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 06.09.2017 17/23016 17/181770 Saksbehandler: Gunvor Erdal Saksansvarlig: Kjell-Are Hansen Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Utvalg for samarbeid 13.09.2017 027/17 Hovedutvalg for miljø, idrett og kultur 14.09.2017 074/17 Hovedutvalg for bistand og omsorg Hovedutvalg for barn og unge Formannskapet Status sykefravær 1. halvår 2017 Rådmannens forslag til vedtak: Saken om status for sykefravær 1. halvår 2017 tas til orientering. SAKEN I KORTE TREKK Bærum kommune har som mål å ha 7 prosent sykefravær. Kommunen har iverksatt mange tiltak for å redusere fraværet. Utvikling av sykefravær frem til 2017 har hatt en positiv trend. 1. halvår 2017 øker imidlertid sykefraværstallene. Formål og bakgrunn I forbindelse med behandlingen av handlingsprogrammet 2013 2016 besluttet Kommunestyret å redusere sykefraværet med 1 prosentpoeng. Rådmannen la så frem en egen sak med strategier og forslag til tiltak som skulle gjennomføres i 4-års periode. Rådmannen la opp til en gradvis reduksjon i sykefraværet. Følgende strategier er vedtatt: Strategi A: Bærum kommune skal oppleves som en helsefremmende arbeidsplass Strategi B: Forpliktelse og oppfølging av sykefravær fra alle ledere på alle nivå Strategi C: Redusere korttidsfraværet gjennom holdningsarbeid og forebyggende tiltak
Strategi D: Langtidssykemeldte tilbake på jobb Tidligere behandling Det vises til Kommunestyresak 021/14 «Strategier og tiltak for å nå Kommunestyrets vedtatte mål om 1 prosentpoeng reduksjon i sykefraværet». Det ble vedtatt at rådmannen skal avgi rapport hvert halvår om status i arbeidet. Ved behandling i Kommunestyret 2016 (16/28220) ble det vedtatt at gjeldende strategier videreføres til 2019. Sykefraværet i hele kommunen per 1. halvår 2017 Resultatet pr første halvår 2017 er 8,28 prosent, det er en oppgang på 0,64 prosentpoeng sammenlignet med samme periode i 2016 (7,64 prosent). Langtidsfraværet står for den største endringen og ligger nå på 5,5 prosent, som er en økning på ca. 0,58 prosentpoeng fra 2016 (4,92 prosent). Korttidsfraværet ligger på 2,79 prosent, omtrent samme nivå som i 2016 (2,7 prosent). Tallet som er oppgitt i parantes i kolonnen «totalt» er sykefraværsprosent for hele året. Sykefraværet første halvår er vanligvis høyere enn fraværet i annet halvår. Det er derfor grunn til å anta at sykefraværet for hele året vil bli lavere enn tallet som rapporteres nå. Til sammenligning ble resultatet for hele 2016 på 7,2 prosent sykefravær. NAV statistikk for legemeldt fravært 1. kvartal Statistikk for legemeldt fravær 1. kvartal foreligger nå fra NAV. Økningen fra 2016 til 2017 ser ut til å være en generell tendens i de fleste av landets fylker. Akershus har en økning på 4,3 prosent fra 2016 til 2017. I Bærum kommune er den største økningen fra 2016 til 2017 i aldersgruppen 60 69 år samt kvinner i aldergruppen 30-39 år. Begge gruppene har et legemeldt fravær på 9,8 prosent i 1. kvartal 2017. Det er fortsatt muskel og skjelettlidelser og psykiske lidelser som utgjør de største diagnosegruppene. Disse utgjør til sammen 52,8 prosent av fraværet for første kvartal 2017. Psykiske lidelser er noe høyere enn tidligere år og utgjør nå 22,1 prosent. Aktuelle tiltak og oppfølging I all hovedsak er det linjeledelsen som skal gjennomføre tiltakene, men HR-funksjonene bidrar med systemer, rådgivning og utvikling av tiltak. For å styrke eierskapet til oppfølging i linjeledelsen er det satt konkrete målsettinger for sykefraværet pr kommunalsjefområde. Tiltak og strategier i sykefraværsarbeidet følges systematisk opp i hele organisasjonen. Mange av tiltakene er tydelig beskrevet i kommunens overordnede HMS-plan. Kommunalsjefene får nå månedlig statistikk på status for sine respektive tjenestesteder, slik at de kan følge opp spesifikt der det er høyt fravær.
Det er etablert faste møter mellom kommunen, NAV Bærum samt Arbeidslivssenteret. Det er fortsatt mye å hente på å få et bedre samarbeid rundt bruk av tilskuddsordninger fra NAV, som bruk av tilretteleggingstilskudd samt refusjon av Bedriftshelsetjenestehonorar. Ved at kommunen igjen har fått tilgang til diagnoseoversikten fra NAV, er det nødvendig å vurdere ytterligere tiltak for å forebygge lettere psykiske lidelser. Det vil bl i tatt initiativ til dette. Det vil også gjennomføres en oppfølging og analyse av situasjonen knyttet til sykefraværet for medarbeidere over 60 år. Kommunens nye livsfasepolitikk har flere mulige tiltak for å forebygge sykefravær, og rådmannen vil følge o pp hvordan disse mulighetene blir benyttet. To av tiltakene som er iverksatt i 2017 er gjennomføring av to delprosjekter for å styrke organisasjonens arbeid med å følge opp sykefraværet. Det ene handler om å foreslå løsninger til en mer konsistent praksis i oppfølging av kompliserte sykefravær. Det andre delprosjektet handler om hvordan organisasjonen kan gjennomføre oppfølgingen på en god måte. Rådmannen vurderer nå behov for ytterligere tiltak for å redusere sykefraværet, og vil komme tilbake med en sak med en grundigere analyse og rapportering på tiltak mot slutten av året. Prosess/medvirkning internt og eksternt AMU orienteres fortløpende om status på sykefravær, og gir innspill til eventuelle tiltak. I arbeidet med nye sykefraværsprosjekt (delprosjek t 1 og 2) er det bred representasjon fra organisasjonen fra alle som har en rolle og et ansvar i sykefraværsarbeidet. Det er etablert en arbeidsgruppe for hvert av delprosjektene. DEL 2 MER OM SAKEN: Utvikling av sykefravær pr kommunalsjefområde 1. halvår 2015-2017 Fem av kommunalsjefområdene har økt sitt fravær i første halvår 2017 i forhold til samme periode i 2016 og flertallet har økt også i forhold til første halvår 2015. Disse er Pleie og omsorg, Barnehage, Helse og sosial, Barne - og ungdomstjenester og Grunnskole.
Fem av områdene hadde i første halvår 2017 et lavere totalt sykefravær enn resultatet for kommunen som helhet. Størst nedgang i sykefravær har Plan, miljø og kultur og Tekniske tjenester. Nærmere om sykefraværet i noen kommunalsjefområder Sammenliknet med samme periode i 2017 er det en økning i det totale sykefraværet i programområdene Barne- og ungdomstjenester (opp fra 6,88 til 7,94 prosent), Barnehager (opp fra 8,92 til 9,71 prosent), Grunnskoler (opp fra 6,06 til 6,51 prosent), Helse og sosial (opp fra 8,16 til 8,92 prosent) og Pleie og omsorg (opp fra 9,32 til 10,63 prosent). Innenfor disse områdene varierer langtidsfraværet fra 4,25 prosent (Grunnskoler) til 7,23 prosent (Pleie og omsorg). Korttidsfraværet varierer fra 2,26 prosent (Grunnskoler) til 3,41 prosent (Pleie og omsorg). Det er ingen spesielle helsemessige forhold som skulle tilsi en sterk økning i fraværet, ref Folkehelseinstituttet. Flere av kommunens tjenesteområder har vært gjennom betydelige omorganiseringer og omstillinger det siste året, noe som kan være én mulig forklaring på økningen i fraværet i kommunen. Statistikk legemeldt fravær fra NAV NAV statistikken om legemeldt sykefravær for 1. kvartal 2017 foreligger nå. Dette er første statistikk
som foreligger fra NAV etter at A-meldingen ble innført for et par år siden. Kommunen har derfor ikke hatt tilgang til fordeling av diagnoser samt ander data de siste årene. Som en generell vurdering av legemeldt fravær for hele landet, skriver NAV følgende i sin rapport: «De tapte dagsverkene økte med 13 prosent sammenlignet med 1. kvartal 2016, og økningen var størst for psykiske lidelser knyttet til angst og depresjon, og sykdommer i fordøyelsessystemet. Årets influensasesong startet tidligere enn vanlig, og toppen kom i julen rapporterte Folkehelseinstituttets influensaovervåking. Selv om toppen av influensasesongen kom i 4. kvartal 2016, var det liten nedgang i antall tilfeller og tapte dagsverk knyttet til sykdommer i luftveiene i 1. kvartal 2017. Vi har også observert en større økning enn vanlig av sykdommer i fordøyelsessystemet. Det er spesielt diagnoser knyttet til akutte mageinfeksjoner som har økt. Psykiske lidelser står for omtrent 20 prosent av de tapte dagsverkene, og det har vært en økning i psykiske lidelser knyttet til angst og depresjon, både andel tilfeller og tapte dagsverk. Internasjonal forskning har vist at psykiske lidelser ofte er underrapportert som årsak til sykmelding, og at det derfor er grunn til å tro at den reelle andelen sykefravær med psykiske plager er langt høyere. Sykefravær for lettere psykiske lidelser har hatt en økning de siste årene, og dette er ofte sykefravær med lang varighet. Det er også en sterk risikofaktor for senere uførepensjonering. Muskel-og skjelett lidelser er den største enkeltårsaken til sykefravær og utgjorde litt over 30 prosent av alle sykefraværstilfellene i 1. kvartal 2017. Dette er omtrent på samme nivå som tidligere år. Muskel og skjelettsykdommer er samlet sett mer vanlig hos middelaldrende og eldre, men det er store forskjeller mellom de ulike underdiagnosene. Nakkesmerter er mest vanlig hos yngre kvinner, men ryggplager er like vanlig hos begge kjønn.» (kilde NAV) NAV-rapporten viser at nesten alle fylker har hatt en økning i sitt legemeldte sykefravær fra 2016, 1. kvartal, til 2017, 1. kvartal. Økningen i Akershus fylke er på 4,3 prosent. Statistikken som nå er tilgjengelig for Bærum kommune viser følgende utvikling av legemeldt fravær for de ulike aldersgruppene:
Tallene viser at det er den eldste aldersgruppen (60-69 år) som har den største økningen i legemeldt fravær. I tall som viser fordeling mellom kjø nn, kommer det frem at det spesielt er menn i denne aldersgruppen som har hatt en stor økning fra 6,6 prosent i 2016 til 9 prosent i 2017. Kvinner øker fra 7,8 prosent i 2016 til 10 prosent i 2017. Kommunens seniortiltak ble avviklet fra og med 2017, n oe som kan ha innvirkning på sykefraværsutviklingen i aldersgruppen over 62 år. Imidlertid fikk ansatte i Barnehage beholde sine seniortiltak, men har allikevel hatt en økning i sykefraværet. I saken om avvikling av kommunens seniortiltak ble det tatt høy de for at det ville kunne bli noe økning av sykefravær som følge av endringen. Rådmannen vil undersøke denne sammenhenge nærmere, og følge utviklingen i de neste kvartalsrapportene. I aldersgruppen 30-39 år er det et snitt på 8,5 prosent legemeldt fravæ r. Her er imidlertid forskjellen mellom kjønn stor: kvinner har i 20179,8 prosent fravær og menn 4,8 prosent. I 1. kvartal 2016 var legemeldt fravær for kvinner 8,4 prosent. Rådmannen har i tidligere saker som belyser sykefravær gjort rede for forskjelle n mellom kvinner og menn sitt sykefravær, samt de utfordringene som ser ut til å prege aldersgruppen 30 39 år. Dette henger blant annet sammen med småbarnsperiode og dobbeltarbeid. Denne kunnskapen lå også til grunn for innføring av kommunens livsfasepo litikk, som ble vedtatt i Kommunestyret i desember 2016. Grafen under viser utviklingen av legemeldt sykefravær i første kvartal de siste årene for Bærum kommune sammenlignet med kommunal forvaltning (hele landet), hele landet samt offentlig administras jon og forsvar. Bærum kommune har en atypisk kurve for 2017, noe som innebærer at det er behov for å gjøre ytterligere analyse av situasjonen.
Det er fortsatt muskel og skjelettlidelser og psykiske lidelser som utgjø r de største diagnosegruppene. Disse utgjør til sammen 52,8 prosent av fraværet for første kvartal 2017. Psykiske lidelser er noe høyere enn tidligere år. Fordelingen fremkommer i følgende graf: Det er små variasjoner mellom de ulike kommunalsjefområdene, men rådmannen merker seg at muskel/skjelettlidelser har blitt noe redusert i pleie - og omsorg. Rådmannen vil gå nærmere inn de tallene som nå foreligger fra NAV, og gjøre grundigere analyse av situasjonen. Nye tilt ak igangsatt i 2017 Bærum kommune har undertegnet IA - avtalen, noe som forplikter både ledere og ansatte. IA -
avtalens overordnede mål er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærvær, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. I forbindelse med Bærum kommunes mål om 7 % sykefravær ved utgangen av 2017 er det vedtatt fire strategier: Strategi A: Bærum kommune skal oppleves som en helsefremmende arbeidsplass Strategi B: Forpliktelse og oppfølging av sykefravær fra alle ledere på alle nivå Strategi C: Redusere korttidsfraværet gjennom holdningsarbeid og forebyggende tiltak Strategi D: Langtidssykemeldte tilbake på jobb For å sikre måloppnåelse av strategiene og se dem i en helhet er det iverksatt to delprosjekter for å redusere sykefravær: 1. De langvarige og kompliserte sykefraværssakene; utvikle kommunens politikk på området samt beskrive virkemidlene. 2. Iverksette ledernettverk på tvers med fokus på IA-arbeid og helsefremmende arbeidsplasser. Delprosjekt 1 Det er utfordringer med å få avklart langvarige og kompliserte sykefraværssaker der den ansatte ikke kan komme tilbake til sin opprinnelige stilling. Dette gjelder primært sykefraværsaker som har «satt seg fast» enten ved at det handler om langtidsfravær eller hyppige korttidsfravær. Det er en generell utfordring å finne annet arbeid dersom den ansatte ikke kan fortsette i sin tidligere jobb ved at kommunen i mindre grad har tilgang til lettere arbeidsoppgaver. Organisering Prosjektgruppen består av representanter fra HMS, BHT, vernetjenesten, tillitsvalgte, tjenesteleder og HR-enheten. Delprosjekt 1 har en varighet ut året 2017. Prosjektgruppen har på denne bakgrunn delt opp delprosjektet i tre milepæler: 1. tilrettelegging i nåværende stilling 2. tilrettelegging, tilbud om annet passende arbeid/annet arbeid i BK 3. eventuell avslutning av arbeidsforhold der tilrettelegging ikke har ført frem Prosjektgruppen arbeider med å tydeliggjøre problemstillinger samt utarbeide en beskrivelse av hvordan det fungerer i dag mht hver milepæl. På bakgrunn av dette vil prosjektgruppen komme med forslag til tiltak til hvordan dette kan løses. Videre jobber prosjektgruppen med rutinebeskrivelser, personalhåndboken og prosedyrer for å skape en konsistent praksis i sykefraværsoppfølgingen. Underveis i prosjektet har prosjektgruppen vært i kontakt med sammenlignbare kommuner for å se hvordan de jobber med tilsvarende problemstillinger. Erfaringer så langt I et sykefraværsoppfølgingsarbeid er det flere aktører med ulike roller og ansvar. Vi ser behov for å tydeliggjøre disse. Erfaringene fra delprosjekt 1 er meget nyttige å ta med seg i delprosjekt 2 mht bl.a. kompetanseheving, felles kulturbygging og erfaringsutveksling på tvers av sektorene. Det er etablert et formelt samarbeid mellom kommunen og NAV hvor «kompliserte saker» drøftes. Det er behov for ytterligere tydeliggjøring av ansvar mellom partene. Foreløpige anbefalinger
På bakgrunn av de problemstillinger som er tydeliggjort vil prosjektgruppen utarbeide forslag til tiltak. Disse vil bli presentert for styringsgruppen for videre behandling. Delprosjekt 2 Å lykkes med sykefraværoppfølgingsarbeidet handler om på den ene siden å ha kunnskap om regler, retningslinjer og rutiner og på den andre siden å gjennomføre oppfølgingsarbeidet på en god måte. I delprosjekt 2 gjennomføres nettverkssamlinger som har fokus både på hva man må kunne og hvordan praktisere det. Organisering Det ble opprettet tre ledernettverksgrupper som møttes fem ganger i perioden 23. mars til 6. september 2017. To nettverksgrupper har bestått av tjenesteledere sammensatt på tvers av kommunalsjefområdene. I den tredje nettverksgruppen har det deltatt både tjenesteledere og avdelingsledere, kun fra Pleie og omsorg. Lederne ble plukket ut av den enkelte kommunalsjef. En tillitsvalgt og ett hovedverneombud ble invitert som deltakere i hvert av ledernettverkene. Alle samlingene har vært styrt av prosessveileder(e) og det har også i noen sammenhenger blitt benyttet ekstern foredragsholder. Deltakerne har måttet forberede seg til samlingene. Tema nettverkssamling 1 og 2: helsefremmende arbeidsplasser, kulturbygging og ledelse. Tema nettverkssamling 3, 4 og 5: henholdsvis fravær i gråsonen, tilrettelegging/styringsrett og case/praktiske eksempler. Prosjektgruppen har foreløpig sett at det ikke er løsningen bare å komme med forslag til noen enkelttiltak, men at kommunen må tenke helhetlig i sitt sykefraværsarbeid. Dette knyttet både opp mot ledelse, kompetanseheving og kultur- og holdningsendringer. Sykefraværsarbeidet må være godt forankret i ledelsen. Kommunen har regler, rutiner og retningslinjer for sykefraværsarbeid, men bruken og kunnskapen om dette kan variere en del blant lederne i Bærum kommune. Oppfølgingen i sykefraværssaker med hensyn til tilretteleggings- og medvirkningsplikten kan bli bedre. Gjennomgående utfordringer i sykefraværsoppfølgingen er mangelfull dokumentasjon. Samlet evaluering viser at lederne setter svært stor pris på opprettelsen av nettverksgrupper hvor man får presentert, drøftet og delt ulike erfaringer vedrørende helsefremmende arbeidsplasser og oppfølging av kompliserte sykefraværssaker. Samlingene bidrar til bekreftelse og bevisstgjøring av eksisterende kunnskap, samt tilførsel av ny. Disse effektene forsterkes når nettverkene settes sammen på tvers av kommunalsjefområdene. Det synes å ha stor verdi at også avdelingsledere deltar, blant annet fordi det er de som i praksis bygger et helsefremmende arbeidsmiljø og følger opp sykefravær. Tillitsvalgt og hovedverneombud har kommet med gode innspill vedrørende gjennomføringen av og innholdet i ledernettverkene. Tilbakemeldingene er udelt positive til at det er en prosessveileder som organisatorisk og tematisk styrer samlingene. Erfaringene er at når prosessveileder ikke inntar en aktiv rolle, så stopper kommunikasjonen noe opp og fokuset avledes. Metodisk har det fungert godt å kombinere faginnlegg med gjennomgående mulighet til å stille spørsmål, gjennomgang av praktiske case, samt forberedende arbeid og hjemmearbeid. Andre aktuelle tiltak
Tiltak og strategier i sykefraværsarbeidet følges systematisk opp i hele organisasjonen. Mange av tiltakene er tydelig beskrevet i kommunens overordnede HMS-plan. Kommunalsjefene får nå månedlig statistikk på status for sine respektive tjenestesteder, slik at de kan følge opp spesifikt der det er høyt fravær. Det er etablert faste møter mellom kommunen, NAV Bærum samt Arbeidslivssenteret. Det er fortsatt mye å hente på å få et bedre samarbeid rundt bruk av tilskuddsordninger fra NAV, som bruk av tilretteleggingstilskudd samt refusjon av Bedriftshelsetjenestehonorar. Ved at kommunen igjen har fått tilgang til diagnoseoversikten fra NAV, er det nødvendig å vurdere ytterligere tiltak for å forebygge lettere psykiske lidelser. Det vil bli tatt initiativ til dette. Det vil også gjennomføres en oppfølging og analyse av situasjonen knyttet til sykefraværet for medarbeidere over 60 år. Kommunens nye livsfasepolitikk har flere mulige tiltak for å forebygge sykefravær, og rådmannen vil følge opp hvordan disse mulighetene blir benyttet.