1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 24.9.2013, kl. 08.30-11.15 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg Prodekanus forskning Tor Fakultetet Prodekanus forskning Tor Grande Grande Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Instituttleder Edd Anders Gregersen Blekkan Institutt for kjemi X Instituttleder Marie-Laure Olivier (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen X Instituttleder Mikael Lindgren Instituttleder Edd Anders Blekkan X Nestleder Jens-Petter Andreasen X Instituttleder Knut Marthinsen X Instituttleder Kjetil Rasmussen Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Gorm Beck Førstekonsulent Ingunn Kjøllmoen Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Jone Valen Trovåg Vara: Martin Eide Lien X Ingvild Marie Sørlie Vara: Yngve M. Hereide X Espen Tjønneland Wefring Vara: Nora Kleinknecht Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak
2 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Sentrale konklusjoner/momenter fra møtet: NTL-sak 78/13 Budsjettrammer for instituttene Konklusjon: Budsjettet, slik den er blitt presentert i møtet, er forventet til å gå i balanse. Driftsbevilgningene til instituttene økes, bemanningsplanen følges og antall ph.d.-stillinger blir som planlagt (dvs. lavere enn NT opererte før). Budsjettrammer sjekkes opp mot langtidsbudsjettet (f.eks. om det er plass til flere strategiske ph.d.-stillinger) det er lite sannsynlig om eventuelle justeringer vil presenteres på ledermøtet 1.10.13, men saken tas opp på nytt snarest mulig. NTL-sak 79/13 SFI-deltakelse Orientering ved dekanus Anne Borg Konklusjoner: o Obligatorisk skisse som grunnlag for SFI-søknad sendes til NFR innen 2.10.13. I etterkant av dette er det hensiktsmessig å foreta en strategisk vurdering på instituttene og ledermøtet av hvilke initiativer som skal prioriteres. Prioriteringen bør gjøres så tidlig som mulig. o Instituttlederne diskuterer med aktuelle faggrupper hvordan jobbe mest systematisk med søknadene slik at de er på plass tidligst mulig. o Det er hensiktsmessig å foreta en intern gjennomgang av søknadene og gi tilbakemeldinger til skrivegruppen. o Avklaring med Sintef og industrien om konkrete initiativer bør også skje så tidlig som mulig. O-saker: NOKUT-forberedelse: Oppfølging av emnerapporter. Konklusjon: Instituttlederne oppfordres til å sjekke rapportene (tilsendt 15.9.13) opp mot egne handlingsplaner, samt løfte eventuelle problemstillinger (f.eks. infrastruktur) opp til fakultetet. Eventuelt Løpende utgifter knyttet til HMS-utbedringer Konklusjon: Utgifter forskutteres av instituttene. NT fører imidlertid forhandlinger med Rektor om bevilgning øremerket for HMS. Diskusjonen om hvordan disse utgiftene i etterkant skal godtgjøres vil tas opp etter at saken er avklart med Rektor.
3 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Godkjenning av referatet: Referat fra møtet 10.9.13 ble godkjent. Sentrale konklusjoner/momenter fra møtet: NTL-sak 78/13 Budsjettrammer for instituttene Orientering ved seksjonssjef Gorm Beck Presentasjonen i møtet presentasjon vedlagt o Forslag til budsjettrammene for instituttene 2014 ble gjennomgått i møtet (jf. presentasjonen for flere detaljer). o Det er planlagt en betydelig økning i driftsbevilgningene til instituttene. o Den nye policyen ved NTNU er å bygge opp reservene på fakultetene ved å spare 5-10 % av bevilgninger fra Rektor. Det er ønskelig å diskutere om disse reservene skal ligge på fakultets- eller instituttnivået. o Det er uheldig at langtidsbudsjettet ikke er blitt tatt i betraktning ved utarbeidelse av neste års budsjett. o Saken skal presenteres for fakultetesstyret 30.9.13. Konklusjon: Budsjettet, slik den er blitt presentert i møtet, er forventet til å gå i balanse. Driftsbevilgningene til instituttene økes, bemanningsplanen følges og antall ph.d.-stillinger blir som planlagt (dvs. lavere enn NT opererte før). Budsjettrammer sjekkes opp mot langtidsbudsjettet (f.eks. om det er plass til flere strategiske ph.d.-stillinger) det er lite sannsynlig om eventuelle justeringer vil presenteres på ledermøtet 1.10.13, men saken tas opp på nytt snarest mulig. NTL-sak 79/13 SFI-deltakelse Orientering ved dekanus Anne Borg Konklusjoner: o Obligatorisk skisse som grunnlag for SFI-søknad sendes til NFR innen 2.10.13. I etterkant av dette er det hensiktsmessig å foreta en strategisk vurdering på instituttene og ledermøtet av hvilke initiativer som skal prioriteres. Prioriteringen bør gjøres så tidlig som mulig. o Instituttlederne diskuterer med aktuelle faggrupper hvordan jobbe mest systematisk med søknadene slik at de er på plass tidligst mulig. o Det er hensiktsmessig å foreta en intern gjennomgang av søknadene og gi tilbakemeldinger til skrivegruppen. o Avklaring med Sintef og industrien om konkrete initiativer bør også skje så tidlig som mulig.
4 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 80/13 Mandat for studieprogramråd PhD - oppfølging fra forrige møte Orientering ved dekanus Anne Borg Konklusjon: Mandatet suppleres med to punkter som omhandler henholdsvis godkjenning av prosjektbeskrivelser før oversendelse til fakultet og overordnet vurdering av trender som blir synlige etter årlig rapportering fra ph.d. studenter og veiledere. NTL-sak 81/13 Status ARK ved instituttene Orientering ved instituttene Instituttlederne har presentert status på ARK-oppfølgingen ved sine enheter. Det er fremmet flere forslag til tiltak etter gjennomgang av arbeidsmiljøundersøkelsen ved alle instituttene. Instituttene er godt i gang med konkrete løsninger/implementering. Temaene som ser ut til å gå igjen: bedre informasjonsflyt og kommunikasjon, gjennomføring av medarbeidersamtaler, organisering av interne seminarer/allmøter m.fl. NTL-sak 82/13 Evaluering etter lederopplæring 16.9 Orientering ved dekanus Anne Borg Dekanus Anne Borg ønsker innspill til temaer som instituttlederne vil ta opp i etterkant av lederopplæringen 16.9.13. Forslagene som ble fremmet i møtet: ephorte som et system; kurs i lov/regler som gjelder midlertidige stillinger og oppfølging av sykemeldinger; kontrakter; retningslinjer for refusjon av utgifter knyttet til bruk av mobil og bredbånd; karriereveiledning. Orienteringssaker: SINTEF-prisen nominasjonene med begrunnelse sendes innen 1.10.2013 Forslag til æresdoktor 2014 (jf. ephorte-saken 2013/12060) fristen for å fremme nominasjonene til fakultetet er 25.9.2013. Utlysning av vitenskapelige stillinger (kommentarer på utlysningstekstene sendes på epost til Trude R. Gjersvold: trude.r.gjersvold@ntnu.no) Konklusjon: Ingen kommentarer i møtet. Eventuelle kommenterer som er sendt til Trude R. Gjersvold tas i betraktning. Stillinger settes i prosess. NOKUT-forberedelse: Oppfølging av emnerapporter. Konklusjon: Instituttlederne oppfordres til å sjekke rapportene (tilsendt 15.9.13) opp mot egne handlingsplaner, samt løfte eventuelle problemstillinger (f.eks. infrastruktur) opp til fakultetet.
5 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Eventuelt: Løpende utgifter knyttet til HMS-utbedringer Konklusjon: Utgifter forskutteres av instituttene. NT fører imidlertid forhandlinger med Rektor om bevilgning øremerket for HMS. Diskusjonen om hvordan disse utgiftene i etterkant skal godtgjøres vil tas opp etter at saken er avklart med Rektor.
1 Rammetildeling NT for budsjettåret 2014
2 NTs Rammetildelingsmodell Inntektskilder/finansering NT består av: Bevilgningsinntekter IFM Husleieinntekt Overheadinntekt BOA Overføring fra Ramme Strategi og Omstilling (ifm 4.års- PhD bevilgning) Foreløpige tall for 2014: Inntektskilde Beløp IFM-inntekt (bevilgningsinntekt) 301 910 Husleieinntekt (bevilgningsinntekt) 78 316 Overheadinntekt BOA 49 715 Overføring fra RSO 4.års-phd.bevilgn. 8 000 Sum 437 941
3 Inntektsutvikling Inntektskilde Beløp 2014 Beløp 2013 % vis endring 1a IFM-inntekt (bevilgningsinntekt) 301 910 290 617 3,9 % 1b Husleieinntekt (bevilgningsinntekt) 78 316 79 839-1,9 % 2 Overheadinntekt BOA 49 715 45 000 10,5 % 3 4.års stipendiatbevilgning 8 000 10 425-23,3 % Sum 437 941 425 881 2,8 % Endring IFM skyldes i hovedsak lønns- og priskompensasjon (i modellen) i liten grad økning som skyldes økt aktivitet i studie og forskningsvirksomheten Redusert husleieinntekt skyldes beregn tekniske forhold (kompenseres av tilsv reduksjon i husleiekostn) Overhead: Instituttene forventer svak vekst, tall for 2013 viser prognose som overstiger budsjettforventningene 4. års stip.bevilgn.: Reduksjon mot 2013 for å imøtekomme krav fra rektor om å opprettholde balanse
4 Tildeling instituttene Tildeling basert på beregnede lønnskostnader for faste ansatte, RD-stipendiater og prof.ii ere Fradrag for «lønnsrefusjonskrav», dvs. vitenskapelige ansattes arbeid på eksterne forskningsprosjekter. Beregnet som: lønn fast vitenskapelig ansatte x 0,45 x 20%. Driftsmidler fordeles etter 3 parametere: Parameter 1: Driftstildeling relatert til BOA: aktivitetsnivå i eksternfinansiert virksomhet målt i lønnskostnader belastet instituttet. Parameter 2: Driftstildeling relatert til undervisning: aktivitetsnivå innenfor studievirksomheten, målt i antall produserte studiepoeng. Parameter 3: Generell driftstildeling: beregnes ut i fra hvor stor andel av fakultetets samlede IFM-inntekt som hvert av instituttene bidrar med i den totale IFM.
5 Tildeling instituttene for 2014 2014 2013 1 2 3 4 5 6 Lønn Drift Sum Lønn Drift Sum IBI 41 123 15 224 56 347 40 578 12 353 52 931 IBT 17 610 5 295 22 905 18 456 4 843 23 299 IFY 43 625 18 250 61 875 48 428 15 444 63 872 IKJ 27 111 8 360 35 471 25 899 6 786 32 685 IKP 28 988 13 900 42 888 29 141 13 088 42 230 IMT 35 084 16 551 51 635 33 666 14 530 48 197 SUM 193 541 77 580 271 121 196 169 67 045 263 214 Lønn: antall faste stillinger har gått ned Færre PhD stillinger Mer kritisk vurdering av erstatninger ifm avganger Drift: Økes med MNOK 10,5 Skal også dekke variabel lønn Driftsmidler PhD: MNOK 1,58
6 Driftsmidler til instituttene Foreslår å fordele ut MNOK 77,6, herav MNOK 1,58 til Driftsmidler stipendiater. MNOK 76 foreslås fordelt ut etter rammefordelingsmodellen etter følgende fordeling, herav MNOK 66 til Parameter 1 og 2. Dekanus foreslår følgende vekting: Parameter 1 (BOA): 46% Parameter 2 (UV): 54% (I tråd med bevilgning gjennom IFM for 2014) MNOK 10 fordeles med utgangspunkt i IFM (fratrukket BOA- og undervisningsparameter i NTNUs IFM.
7 Utvikling av instituttenes tildeling T abell 3 Fordeling driftsmidler til instituttene 2014 2013 IBI 15 224 12 353 IBT 5 295 4 843 IFY 18 250 15 444 IKJ 8 360 6 786 IKP 13 900 13 088 IMT 16 551 14 530 SUM 77 580 67 045
8 Tildeling fellestjenestene Tildeling basert på beregnede lønnskostnader for faste ansatte Driftsmidler av fellestjenestene og strategimidler Fellestjenestene tildeling beregnes med utgangspunkt i reelle kostnader.
9 Tildeling fellestjenestene 2014 2013 1 2 3 4 5 6 Lønn Drift Sum Lønn Drift Sum Fellestjenester 3 099 125 646 128 745 1 946 117 515 119 461 Tekniske tjenester 10 649 550 11 199 11 398 550 11 948 Fakultetstjenesten 14 429 850 15 279 14 853 850 15 703 Avsetn nye still. 6 545 6 545 11 308 11 308 Avsatt lønnsoppgjør 5 052 5 052 4 997 4 997 SUM 39 774 127 046 166 820 44 502 118 915 163 417 Støttefunksjoner og fellestiltak på «nivå 2» Fellestjenester utgjør MNOK 125,6, herav husleie MNOK 90 Strategiske tiltak MNOK 11
10 Formål Tildeling fellestjenestene Budsj. 2014 Budsj. 2013 Regnskap 2012 Drift dekanat 250 250 250 Husleie 88 661 88 495 70 273 Tilskudd Realfagsbibliotek 3 200 3 200 3 300 Flyttegodtgjøring 0 0 110 Forskertermin 2 979 3 460 3 582 Doktorgradsreiser 400 400 477 Ekskursjoner 500 500 448 Teknostart / Realfagsstart / Buddy / Forkurs/Laoskurs 400 400 184 Markeringer 100 100 88 Støtte til Samarbeidsforum 200 200 200 Onsagerstøtte 250 200 200 Sikkerhetskurs for studenter/ansatte 400 400 209 Norsk-Sveitsisk strålelinje 900 611 802 Fakultetsstyret 100 100 142 Bedømmelse av vit.stillinger 0 0 929 Andre driftskostnader 700 200 844 Annonsekostnader 1 400 800 1 358 HMS-drift 2 000 900 2 141 Forvei 800 800 800
11 Tildeling fellestjenestene Budsj. 2014 Budsj. 2013 Regnskap 2012 Formål Startpakker nye faste vitenskaplig ansatte 300 300 500 Permisjoner 1 500 1 500 1 550 Tildeling valgte instituttledere og prodekaner 0 0 3 013 Jentedagen 205 0 100 Kompetansehevende fellestiltak 100 100 52 HMS-investering 2 000 1 500 0 Arealmessige tiltak 200 150 803 Kompensasjon for prodekanverv 200 100 200 Programråd studie 200 200 0 Drift og investering studentdatasaler 450 450 0 Programdatavare studenter og ansatte 800 800 0 Omfordeling IFM - kandidatmidler 400 Strategiske tildelinger 10 694 8 007 5 910 Avsetning for tidligere forskutteringer 4 000 2000 0 Midler ikke disponert p.t. 1 357 1392 Sum Fellestjenester 125 646 117 515 98 465
12 Strategiske tiltak/ økonomiske forpliktelser 2014 Tildeling til IFY; Stokkes SFI 250 NTNU Discovery 1 500 Horizon 2020 CCS gruppe ved IVT 210 Fellesløftet GSB (IBT) 282 BIOTEK 2021 520 Geminisenter-avgift 150 NTs andel undervisningsstøtte Nano 920 NTs andel tekniker Nano 600 Driftsstøtte til Nano 1 000 ISP-Beregningskjemi 612 SFF CBD 500 Prosjekt Video for kvalitet og fleksibilitet 200 Gassteknisk Senter 750 Strategiske tiltak 3 000 Fremtidens materialteknologistudium 200 Sum strategiske midler 10 694