Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Rådhuset, møterom Møterom 1,1.etg (gamle rådhus) Tidspunkt: 20.11.2013 kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F Pettersen på telefon 414 71 166 eller på e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlem Aasmund Sjøberg møter fast inntil kommunestyret har foretatt valg etter Mette R Karlsen. Andre varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 12.11 2013 Jan Åge Moen (s) Side1
Kontrollutvalget Haldens møte 20.11.2013 Sakliste PS 13/56 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 13/57 Godkjenning av protokoll fra møtet 6.11 2013 4 PS 13/58 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjon - presisering 11 av bestilling PS 13/59 Referater og meldinger 13 PS 13/60 Eventuelt 15 PS 13/61 Valg av revisor - kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 16 PS 13/62 Valg av sekretariat til kontrollutvalget - kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 18 Side2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/15003 Dokumentnr.: 37 Løpenr.: 167755/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 20.11.2013 13/56 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling (saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 11.11 2013 Side3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/118 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: 167756/2013 Klassering: 191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 20.11.2013 13/57 Godkjenning av protokoll fra møtet 6.11 2013 Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra møtet 6.11 2013, godkjennes Fredrikstad, 11.11 2013 Vedlegg Protokoll fra møtet 6.11 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Ansattes medbestemmelse Ikke relevant. Vurdering Vi foreslår at protokollen fra forrige møte godkjennes. Side4
Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 06.11.2013, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:00 Møtested: Rådhuset (gamle), møterom 1, 1. etg. Fra til saksnr.: 13/48-13/55 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Leder (ikke foretatt nyvalg) Aasmund Sjøberg (Ap) Jan Moen (H), fung. leder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Egil Lund Pettersen (Frp) x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin Femanger Pettersen Møtende fra administrasjonen: Personalsjef Toril Bjerkeli til sak 13/50 Merknader Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 13/48. Side5
Kontrollutvalget Haldens møte 06.11.2013 Sakliste PS 13/48 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 13/49 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.9 2013 PS 13/50 PS 13/51 PS 13/52 Informasjon fra rådmannen om status for innsparingstiltak Redegjørelse til kontrollutvalget - Likviditetssituasjonen Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader PS 13/53 Møteplan ut året 2013 PS 13/54 PS 13/55 Referater og meldinger Eventuelt Side6
PS 13/48 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av saksliste og debatt om lukking. Ingen saker ble unntatt offentlighet. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 06.11.2013: 1. Innkalling og saksliste godkjennes PS 13/49 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.9 2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets å fatte slikt vedtak: Protokoll fra møtet 25.9 2013, godkjennes Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: Vedtak ble som innstilt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 06.11.2013: Protokoll fra møtet 25.9 2013, godkjennes PS 13/50 Informasjon fra rådmannen om status for innsparingstiltak (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: Personalsjef Toril Bjerkeli møtte for rådmannen og redegjorde for status for innsparingstiltakene i 2013. Hun informerte om at et kontrollteam starter arbeidet innenfor helse 8.11. Kontrollutvalget vil følge opp rådmannens arbeid med kontroll og oppfølging av den økonomiske situasjonen, ved å be om ny statusoppdatering på nyåret. Side7
Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 06.11.2013: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens statusrapport om innsparingstiltak, til orientering 2. Kontrollutvalget vil be om en ny orientering om status for kontrollteamets arbeid, i sitt første møte på nyåret. PS 13/51 Redegjørelse til kontrollutvalget - Likviditetssituasjonen 1. Kontrollutvalget ber revisor å vurdere om innholdet i notatet som angår bruk av ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til regelverket. 2. Revisjonens notat framlegges for kontrollutvalget til neste møte. Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: Revisor var ikke til stede i møtet, men han er kjent med at denne saken skulle behandles av kontrollutvalget. Revisor skriver i en e-post til sekretariatet at et slikt oppdrag verken vil være revisjon av årsregnskapet eller en annen attestasjon av regnskapsdata. Det kan være en avtalt tilleggstjeneste (rådgivningstjeneste) som faktureres med en timepris som fremgår av prisskjema i gjeldende revisjonsavtale. Innholdet i e-posten fra revisor 4.11 2013 ble gjort kjent for kontrollutvalget i møtet. På bakgrunn av tilbakemeldingen fra revisor la sekretariatet fram nytt forslag til vedtak. Kontrollutvalget tok revisors kommentarer til etterretning og sender saken til kommunestyret med anmodning om at kommunestyret vurderer behovet for en slik oppdragsbestilling. Sekretariatets alternative forslag til vedtak ble vedtatt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 06.11.2013: 1. Kontrollutvalget tar notat fra administrasjonen «Redegjørelse til kontrollutvalget Likviditetssituasjonen» til etterretning 2. Kontrollutvalget er av den oppfatning at regnskapsrevisor bør gis i oppdrag å vurdere om innholdet i notatet som angår ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til gjeldende regelverk. Et slikt oppdrag vil hverken være revisjon av årsregnskapet, eller en annen attestasjon av regnskapsdata. Et eventuelt oppdrag må anses som «avtalt tilleggstjeneste» (rådgivningstjeneste), som faktureres med en timepris som fremgår av prisskjema i gjeldende revisjonsavtale. 3. Det tilligger ikke kontrollutvalget å bestille revisjonstjenester ut over gjeldende budsjett. Derfor sender kontrollutvalget saken til kommunestyret med anmodning om at kommunestyret vurderer behovet for et oppdrag som beskrevet i pkt. 2. Side8
PS 13/52 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader 1. Kontrollutvalget tar vedtak i kommunestyret 17.10 2013 om at kontrollutvalget skal iverksette revisjon av pensjonskostnader, til etterretning 2. Kontrollutvalget ber i første omgang utvalgsleder og sekretariatet om å få i stand et møte med politisk og administrativ ledelse i kommunen for å få konkretisert oppdraget slik at det kan danne grunnlag for en tydelig bestilling. 3. Kontrollutvalget tar sikte på å vedta en bestillingstekst/oppdrag i neste møte og slutter seg for øvrig til fremdriftsplanen som er skissert i saken. Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: Vedtak ble som innstilt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 06.11.2013: 1. Kontrollutvalget tar vedtak i kommunestyret 17.10 2013 om at kontrollutvalget skal iverksette revisjon av pensjonskostnader, til etterretning 2. Kontrollutvalget ber i første omgang utvalgsleder og sekretariatet om å få i stand et møte med politisk og administrativ ledelse i kommunen for å få konkretisert oppdraget slik at det kan danne grunnlag for en tydelig bestilling. 3. Kontrollutvalget tar sikte på å vedta en bestillingstekst/oppdrag i neste møte og slutter seg for øvrig til fremdriftsplanen som er skissert i saken. PS 13/53 Møteplan ut året 2013 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer ut året 2013: 20. november, møtestart kl. 17.00 11. desember, møtestart kl. 17.00 Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: Kontrollutvalget bestemte diss møtedatoene: 20. november, møtestart kl. 17.00 12. desember, møtestart kl. 17.00 Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 06.11.2013: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer ut året 2013: 20. november, møtestart kl. 17.00 12. desember, møtestart kl. 17.00 Side9
PS 13/54 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: Vedtak ble som innstilt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 06.11.2013: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 13/55 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling 06.11.2013: To forhold ble diskutert 1. Godgjøring til fungerende leder for merarbeid i forbindelse med tidligere sekretærs sykemelding: Fungerende leder orienterte om tilbakemeldingen han har fått fra administrasjonen på spørsmål knyttet til dette. 2. Innsynsbegjæring: Sekretariatet og fungerende leder orienterte om innsynsbegjæring knyttet til kontrollutvalgets befatning med saken om advokatbistand til folkevalgt og tidligere rådmann Side10
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/113 Dokumentnr.: 23 Løpenr.: 167812/2013 Klassering: 186 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 20.11.2013 13/58 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjon - presisering av bestilling Sekretariatets innstilling Saken legges fram uten forslag til vedtak Fredrikstad, 11.11 2013 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 13/52, 6.11 2013 Saksopplysninger Notat «Pensjonskostnader for 2013» ble lagt fram for kommunestyret 17.10 2013. I notatet står det at rådmannen vil be om at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon på pensjonsområdet. Kommunestyret fattet følgende vedtak: «Pensjonskostnader. Kommunestyret gir kontrollutvalget i oppdrag å iverksette tiltak for kontroll/revidering av kommunens pensjonskostnader. Kostnader til ekstern bistand legges følges opp i budsjett for 2014.» På grunnlag av dette vedtok kontrollutvalget følgende i møte 6.11 2013: 1. Kontrollutvalget tar vedtak i kommunestyret 17.10 2013 om at kontrollutvalget skal iverksette revisjon av pensjonskostnader, til etterretning Side11
2. Kontrollutvalget ber i første omgang utvalgsleder og sekretariatet om å få i stand et møte med politisk og administrativ ledelse i kommunen for å få konkretisert oppdraget slik at det kan danne grunnlag for en tydelig bestilling. 3. Kontrollutvalget tar sikte på å vedta en bestillingstekst/oppdrag i neste møte og slutter seg for øvrig til fremdriftsplanen som er skissert i saken. Det er avtalt møte mellom KU/sekretariat og kommuneledelsen 19.11 kl. 11:00. I dette møtet vil kontrollutvalgets mandat avklares nærmere. I møtet 20.11 vil kontrollutvalget få referat fra møtet med kommuneledelsen. Eventuelt kan vi muligens rekke å sende ut et referat i løpet av ettermiddagen 19.11 eller formiddagen 20.11. Vurdering Vi foreslår at kontrollutvalget i møtet 20.11 vedtar en bestillingstekst basert på mandatavklaringen 19.11. Vi viser ellers til KU-sak 13/52 om finansiering og framdrift. Side12
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/118 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: 167762/2013 Klassering: 191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 20.11.2013 13/59 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 11.11 2013 Vedlegg Svar til Mona Stang på begjæring om innsyn Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Div. e-post korrespondanse med Mona Stang Saksopplysninger Se vedlagte e-post Vurdering Se vedlagte e-post Side13
Side14 file:///c:/ephorte/srvdocproc/ephorte/101396285_fix.html Side 1 av 1 07.11.2013 Fra: Pettersen Anne Karin Femanger[akfp@fredrikstad.kommune.no] Dato: 07.11.2013 12:28:08 Til: m.k.stang@iakh.uio.no Kopi: Jan Åge Moen nestleder Tittel: Svar på begjæring om innsyn Jeg viser til din e-post datert 30. september 2013, der du ber om innsyn rapport fra kontrollutvalget til ordfører basert på vedtak i kontrollutvalget sak 12/42. Vedlagt denne e-posten er et dokument som viser kronologien i kontrollutvalgets behandling av henvendelsen fra konstituert rådmann Eivind Hansen til kontrollutvalget, angående advokatbistand til folkevalgte og tidligere rådmann. Dokumentet er utarbeidet av nåværende fungerende leder, basert på det han husker av prosessen. Den kronologiske framstillingen viser at det aldri ble utarbeidet rapport som bestilt i vedtaket i sak 12/42. Saken var oppe i kontrollutvalget de fem påfølgende møtene, men uten realitetsbehandling. Årsaken til det var at kontrollutvalget aldri fikk den dokumentasjonen fra kommunen og sekretariatet som var nødvendig for å utarbeide en rapport. Saken ble derfor henlagt i møtet 29.mai 2013. I din e-post av 30.september ber du også om en begrunnelse for hvorfor sak 12/42 ble unntatt fra offentligheten, og hvem som bestemte dette. Du ber også om opplysninger om hvem som forberedte saken for kontrollutvalget. Jeg forstår din henvendelse slik at du har tilgang til protokollen som viser vedtak i sak 12/42, men at det i protokollen mangler en begrunnelse for hvorfor sak 12/42 ble unntatt. Notater fra sekretariatet fra denne perioden er beklageligvis utilgjengelig for ØKUS. Derfor kan jeg ikke svare på ditt spørsmål om begrunnelse. Svaret på ditt spørsmål om hvem som bestemte at saken skulle unntas fra offentligheten, er kontrollutvalget, formelt sett. Opplysningen om at saken ble unntatt framgår slik jeg forstår det av protokollen som kontrollutvalget som organ har godkjent. Den kronologiske framstillingen tyder videre på at saken ikke har blitt lagt fram for kontrollutvalget i forberedt eller utredet stand. Jeg håper at du finner svaret tilfredsstillende, og jeg beklager samtidig at det har tatt lang tid å utarbeide et svar. Mvh Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Telefon: 400 05 206 Mobil direkte: 414 71 166 akfp@fredrikstad.kommune.no www.fredrikstad.kommune.no/okus Postboks 69, 1601 Fredrikstad Besøksadresse: Glemmegt. 55, 1608 Fredrikstad
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/15003 Dokumentnr.: 38 Løpenr.: 167760/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 20.11.2013 13/60 Eventuelt Side15
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/15003 Dokumentnr.: 39 Løpenr.: 167779/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 20.11.2013 13/61 Valg av revisor - kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret Sekretariatets innstilling Saken legges fram uten forslag til vedtak Fredrikstad, 11.11 2013 Vedlegg (eventuelle vedlegg mottas fra fungerende leder eller de deles ut i møtet) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 13/47, 25.9 2013 «Konkurransegrunnlag for revisjonen til gjennomgang» KU-sak 13/35, 15.8 2013 (KU-vedtak- anmodning om konkurranseutsetting) Saksopplysninger I henhold til forskrift for kontrollutvalg skal kontrollutvalget avgi innstilling til kommunestyret på valg av revisor. I henhold til kontrollutvalgets vedtak i møte 15.8 2013 i sak 13/35 om å innhente tilbud på revisjonstjenester, utarbeidet Innkjøpsavdelingen et konkurransegrunnlag. Kontrollutvalget hadde konkurransegrunnlaget til gjennomgang (25.9 2013). Kommunens innkjøpsavdeling har gjennomført en konkurranse. Fristen for innlevering av tilbud var 15.11 2013. Side16
Vurdering Ingen, sekretariatet ar ikke forberedt saken. Den legges derfor fram uten forslag til vedtak. Side17
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/15003 Dokumentnr.: 40 Løpenr.: 167788/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 20.11.2013 13/62 Valg av sekretariat til kontrollutvalget - kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret Sekretariatets innstilling Saken legges fram uten forslag til vedtak Fredrikstad, 11.11 2013 Vedlegg (eventuelle vedlegg mottas fra fungerende leder eller de deles ut i møtet) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalget 25.9 2013 Konkurransegrunnlag for sekretariattjenestene KU-sak 13/35, 15.8 2013 (KU-vedtak- anmodning om konkurranseutsetting) Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 77 pkt. 10, skal kommunestyret sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Vi viser for øvrig til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 20 «Sekretariat». Vurdering Ingen, ØKUS har selv levert tilbud og er derfor inhabil til å forberede saken for kontrollutvalget. Saken legges derfor fram uten forslag til vedtak. Side18
Side19