Vurdering av behov for økte IKT-ressurser ved Bystyrets kontor

Dato: 31. mai 2011 FORUTV /11 Vurdering av behov for økte IKT-ressurser ved Bystyrets kontor MAHO BYST-1210-200804170-37 Forretningsutvalget vedtok 01.02.11 følgende som punkt 6 i sak 33-11 Papirløse møter i komiteer og bystyret. Status, kostnader og problemløsning. : 6. Det foretas en utredning av behovet for å sette av ressurser til ansettelse av en IKT/systemansvarlig ved Bystyrets kontor. I denne saken foretas en slik utredning. Det skilles i saken på behov knyttet til anskaffelse/viderutvikling av IKT- system og behov knyttet til drift av slike system. Behov for bedre kompetanse til anskaffelse og videreutvikling av IKT-system Bystyrets kontor er systemeier for IKT-systemene Papirløse møter og VALS (bemanningssystem for valgarbeidet). Av kommunens IKT-strategi for 2011-2014 fremgår det at systemeier skal ha ansvar for følgende: Behovsavklaring, beslutte kjøp/utvikling, finansiering, forvaltning og utfasing, opplæring, gevinstrealisering, dialog med leverandør, avtaleforvaltning, organisering av brukerstøtte, behandlingsansvarlig, utfasing mv. Bystyrets kontor bruker også en rekke program og programapplikasjoner som kontoret er eneste bruker av. Dette gjelder følgende program: Møte/utvalgsdelen av kommunens saksbehandlersystem (Doculive) Deler av systemet for styrer, råd og utvalg (SRU) Meddommerregisteret Politikerregisteret Politiske saker og spørsmålsregisteret Deler av systemet for forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger og materiell (FDV) Siden Bystyrets kontor er eneste enhet i kommunen som bruker disse systemene, må kontoret ivareta mange av de samme oppgavene for disse systemene som for system kontoret er systemeieransvaret. Dette gjelder bl.a. å vurdere behov for oppgraderinger/videreutvikling av systemene, utarbeide kravspesifikasjoner, ha dialog med leverandører og inngå avtaler. Det er på trappene et statlig system for registrering av stemmer fra 2013 eller 2015. Når systemet innføres vil Bystyrets kontor bli systemeier for dette. Inntil nytt system er tatt i bruk, må kommunen fortsatt kjøpe system for registrering av stemmer i markedet. Dette er et

krevende arbeid og Bystyrets kontor er avhengig av betydelig hjelp fra IKT-Konsern. Nye system som det må vurderes aktuelle løsninger for i nær fremtid er politikerportal, nettstrømming av bystyremøtene, møteadministrasjonssystem og opplegg for bruk av sosiale medier i informasjonsarbeidet. I byrådssak 1473-10 IKT Drift - avklaringer vedrørende organisatoriske forhold står det følgende om systemeierfunksjonen: Bergen kommune har anskaffet mange IKT-systemer som grunnlag for en effektiv tjenestelevering. Eierfunksjonen til slike systemer er ofte tett koplet mot det fagmiljø som trenger det aktuelle system i egen oppgaveutførelse. Et operativt systemeierskap må være forankret i de behov systemet skal dekke. En avgjørende forutsetning for utvikling av gode IKT-systemer, og realisering av de potensielle gevinster bruk av slike systemer kan gi, er at det er tilstrekkelig kompetanse i byrådsavdelingene til å foreta slike behovsavklaringer og konvertere dette til presise bestillinger til kommunens fagmiljø for IKT-spørsmål SKU. Hver byrådsavdeling har en IKT-koordinator som skal bistå ledelsen i denne type oppgaver. SKU er tillagt systemeierfunksjonen til kommunens konsernovergripende systemer, mens systemeierskapet til lokale fagsystemer er lagt til den aktuelle byrådsavdeling. Viktige oppgaver som systemeier skal ivareta, er behovsavklaring, beslutte kjøp/utvikling, finansiering, sikkerhet, forvaltning og utfasing, opplæring, gevinstrealisering, dialog med leverandør, avtaleforvaltning, organisering av brukerstøtte mv. Når en skal vurdere godheten i kommunens IKT-løsninger som helhet, er det følgelig viktig også å rette søkelyset mot systemeierfunksjonen og undersøke om den er riktig dimensjonert og har riktig kompetanse. En del av systemeieroppgavene kan ivaretas av ansatte ved Bystyrets kontor. Bystyrets kontor har imidlertid ikke tilstrekkelig IKT-kompetanse til å se aktuelle løsninger for å videreutvikle eksisterende system, vurdere anskaffelse av nye system, ha dialog med leverandør eller inngå avtaler om kjøp. Kontoret har heller ikke kapasitet til dette. I arbeidet med innføring av papirløse møter var det i hovedsak eksterne som jobbet med å utvikle og innføre systemet. Disse hadde lite kunnskap om de datasystemene som papirløse møter skulle hente data fra og kommunisere med, og arbeidet ble da tidvis lite effektivt. Bystyredirektøren mener det er viktig at de som jobber med å vurdere nye system eller videreutvikle eksisterende system ved kontoret, er godt kjent med de systemene vi har allerede har og som kan se systemene i sammenheng. Behov for kompetanse og ressurser til drift av IKT-system Bystyrets kontor har de senere årene fått ansvar for drift av stadig nye system. Av de nye systemene som krever mest driftskapasitet, er papirløse møter og valgsystemene. Disse vil derfor omtales spesielt her. Når det gjelder de øvrige systemene er det i hovedsak slik at Bystyrets kontor har bygd opp noe egenkompetanse til drift, men har ikke kapasitet til å drifte systemene. Kontoret mangler kompetanse til videreutvikling og problemløsning i forhold til nye system. Papirløse møter Overgangen til papirløse møter har gjort det nødvendig å bygge opp egen kompetanse og kapasitet for å kunne ta ansvar for elektronisk utsending av møter, gi brukerstøtte samt 2 av 5

oppfølging mot IKT-Drift, IKT-Konsern og leverandør. Oppbyggingen av kompetanse har skjedd gjennom skolering av egne ansatte. Systemet er nå over i en driftsfase hvor driften i hovedsak ivaretas av de konsulentene som har ansvar for sentrale utvalg og bystyret. Tiden konsulentene bruker på dette arbeidet tilsvarer den tiden de tidligere brukte på tilrettelegging for papirutsendelse. I tillegg brukes kontorets ansatte med ansvar for drift, IT og innkjøp i betydelig grad til drift i form av støtte ved pc-problem og ved deltagelse i alle bystyremøtene. Så langt har Bystyrets kontor fortsatt behov for mye hjelp fra IKT-Konsern til uforutsette problem ved utsendelser og til brukerstøtte i møtene. Spesielt i forhold til problem ved utsendelser vil det være behov for IKT-kompetanse som kontoret selv ikke innehar, også i driftsfasen videre. Det anslås at kontoret mottar hjelp til utsendelse og brukerstøtte under møtene tilsvarende ca. 30 % stilling i dag. Valg Ved overtagelse av arbeidet med avvikling av valg, fikk Bystyrets kontor ansvar for flere nye IKT-system. Bystyrets kontor er systemeier for bemanningssystemet VALS. Videre er kontoret enebruker av deler FDV-systemet for forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger og materiell som benyttes i valgavvikling. Det er aktuelt med en gradvis utfasing av VALS og videreutvikling av FDV slik at oppgavene som løses via VALS kan overføres til FDV. Slik videreutvikling av FDV har kontoret verken ikke tilstrekkelig egenkompetanse til eller kapasitet til. Fra 2013 eller 2015 vil som nevnt Bystyrets kontor få ansvar for drift av et nytt system for registrering av stemmer ved valgavvikling. Kompetansebehov eller kapasitetsbehov for dette er uvisst. Til sammenligning med slik det var før Bystyrets kontor overtok ansvaret for valgavviklingen, hadde Kemneren egen IKT-ansvarlig og valget var da basert på færre IKTsystem. Både VALS og FDV er kommet til etter at valget ble overflyttet. Andre aktuelle nye system Alt tyder på at utviklingen mht økning i antall system Bystyrets kontor får driftsansvar for, vil fortsette. Det er bl.a. vedtatt at det skal innføres et møteadministrasjonssystem og det er gitt rimelig klare signaler på at det er ønskelig med nettstrømming av bystyremøtene. Videre kan det bli aktuelt å innføre politikerportal og system for bruk av sosiale medier. Oppsummering og anbefaling Bystyrets kontor har over lang tid fått ansvar for stadig nye IKT-system uten å ha fått tilført stillingsressurser med spesiell IKT-kompetanse eller fått tilført økt kapasitet til drift av systemene. I bortimot 10 år, har bystyredirektøren meldt inn behov for egen IKT-kompetanse og -kapasitet. I motsetning til byrådsavdelingene, har Bystyrets kontor ikke fått egen IKTkompetanse. Når det gjelder behov for IKT-kapasitet til drift av nye system, har Bystyrets kontor så langt løst mye av de økende driftsoppgavene ved opplæring av egne ansatte, omprioritering av 3 av 5

oppgaver og bortfall av oppgaver knyttet til papirutsendelse. Det har imidlertid ikke vært mulig å dekke alle de nye oppgavene ved bruk av egne ansatte. I tillegg har kontoret fått betydelig driftshjelp fra IKT Konsern til utsending av møter, IKT-støtte i møter og ikke minst til IKT-arbeid i forbindelse med valgsystemene. Når det gjelder anskaffelse av system og videreutvikling av system, har Bystyrets kontor vært helt avhengig av hjelp fra IKT-Konsern. IKT-Konsern har til nå ikke fakturert Bystyrets kontor for IKT-hjelp, og det er derfor vanskelig å gi anslag over kostnader knyttet til slik hjelp. Et estimat på støtte og bistand i forbindelse med papirløse møter tyder på at den eksterne IKT-bistanden vil beløpe seg til ca. en halv million kroner pr. år, hvis den hadde blitt fakturert. I fremtiden skal Bystyrets kontor bli fakturert for IKT-hjelp. Ved nyanskaffelser og videreutvikling av eksisterende system, mener bystyredirektøren det vil være mer kostnadseffektivt om de som jobber med dette er godt kjent med eksisterende systemene vi har allerede har og som kan se systemene i sammenheng. Erfaringene fra valget i 2007 og 2009 og fra innføring av papirløse møter, tilsier at en styrking av egen IKTkompetanse ved Bystyrets kontor både vil effektivisere arbeidet i egen organisasjon og lette arbeidet med å finne smidige og gode løsninger. Også i driften av systemene vil det være mer kostnadseffektivt med bedre egenkompetanse ved kontoret, spesielt i forhold til utsendelser av papirløse møter. Bystyrets kontor må svært ofte be om hjelp fra IKT Konsern til utsendelse av papirløse møter fordi kontoret ikke har egenkompetanse til å tolke feilmeldinger og rette opp det som gjør at utsendelsene stopper opp. Stopp i møteutsendelser og ettersendelser pga problem kontoret ikke har egenkompetanse til å løse, skjer anslagsvis 5-10 ganger pr. måned. Utsendelsene må da utsettes til ressurser fra IKT Konsern har ledig kapasitet og fysisk kommet til rådhuset fra Rosenkrantzgaten. Bystyredirektøren mener Bystyrets kontor både har for lav IKT-kapasitet og -kompetanse. Kontoret har som nevnt dekket store deler av økt behov ved bruk av egne ansatte. Det har imidlertid ikke vært mulig å dekke alle de nye oppgavene på denne måten, og det mottas betydelig hjelp fra IKT Konsern for å dekke både økt kapasitetsbehov og økt kompetansebehov. Ut fra byrådets beskrivelse av systemeierfunksjonen (i byrådssak 1473-10) mener bystyredirektøren at Bystyrets kontor ikke har riktig dimensjonering eller kompetanse til å ivareta systemeierfunksjonen på en tilfredsstillende måte. Bystyredirektøren er ikke i tvil om at en økning i kontorets kompetanse og kapasitet innen IKT vil bli betydelig mer kostnadseffektivt enn å kjøpe tilsvarende mengde tjenester. Det foreslås å derfor å styrke bemanningen med 1 årsverk. Bystyredirektøren mener dette et nøkternt forslag. I tillegg til de omtalte oppgaver innen anskaffelse, videreutvikling og drift av IKT-system, mener bystyredirektøren stillingen bør brukes til å heve IKT-kompetansen for kontorets øvrige ansatte. Den som ansettes i stillingen må ha utstrakt kontakt med IKT Konsern og IKT Drift. Dette er ikke minst viktig for å gi et faglig nettverk for stillingen. 4 av 5

Forslag til vedtak: Forretningsutvalget gir sin tilslutning til at det i forslag til budsjett for 2012 for bystyrets organer, legges inn kostnader til en ny stilling innen området IKT. Roar Kristiansen bystyredirektør Marte Holm rådgiver 5 av 5