Sentral stab Samhandlingsavdelingen SAKSFREMLEGG Sak 40/17 Status og tiltak for reduksjon av ventetid og å forhindre fristbrudd innen Barne- og ungdomspsykiatri Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: 15.06.2017 Saksansvarlig: Tor Åm Saksbehandler: Gun Ekeberg Arkivsak: 16/9852-2 Arkiv: 301 Innstilling Styret tar saken om tiltak for reduksjon av ventetid og å forhindre fristbrudd innen barneog ungdomspsykiatri til orientering.
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Drøftingsprotokoll 06.06.2017 BAKGRUNN I møte 24.november 2016 ble styret for St. Olavs Hospital i sak 48/16 orientert om utfordringsbildet innen barne- og ungdomspsykiatrien ved sykehuset. I styremøtet 4. mai 2017 ba styret administrerende direktør om status og tiltak for å nå styringskravene for 2017. FAKTISKE OPPLYSNINGER Krav 2017 Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter skal ikke overstige 40 dager, og det skal ikke forekomme fristbrudd. Krav for 2016 var 65 dager Kostnadsveksten har de siste årene vært lavere i BUP enn i somatikk og voksenpsykiatri. Av den grunn fikk BUP ikke effektiviseringskrav i budsjett 2017. Utfordringer i forhold til krav Ventetid og fristbrudd For 1. tertial 2017 er gjennomsnittlig ventetid 53 dager, med 51 dager for april. Gjennomsnitt for samme periode i 2016 var 51 dager. Så langt ser det ikke ut til at vi vil nå målkravet om det ikke settes inn nye tiltak. Det var registrert to fristbrudd i januar. Dette var imidlertid feilregistreringer som nå er rettet opp. Det ser ut til at vi bør kunne nå målkravet om null fristbrudd. Variasjon i ventetid I styresaken fra november 2016 ble det rapportert at ventetiden var økende og varierte mellom de ulike poliklinikkene fra 50 til 75 dager. Variasjon mellom de ulike poliklinikkene er siden da redusert og ligger nå mellom 50 til 67 dager. Aktivitet Aktiviteten i barne- og ungdomspsykiatrien ligger så langt under budsjettet. Konsultasjoner Antall konsultasjoner pr. behandler pr. dag i snitt for 1. tertial 2016 var 2,39, mens det i 1. tertial 2017 var 2,21 (Regnet ut fra 365 dager i året ferier og permisjoner inkludert). SAMDATA 2015 viser at behandlere i BUP ved St. Olavs Hospital har en aktivitet konsultasjoner pr fagårsverk pr år som ligger 36 % over landsgjennomsnittet. Henvisninger Henvisningsmengden til BUP er økende. Pr. 10.000 innbygger (0-17 år) hadde BUP 254 henvisninger i 2014, 259 i 2015 og 267 i 2016. Det er en økning på 5 % siste tre år. Fra 2012 er henvisningsmengde pr. 10.000 innbyggere økt med 49 %.
I 2016 mottok BUP totalt 1.770 henvisninger. Antall henvisninger mottatt 1. tertial 2017 er økt med 8 % fra samme periode i 2016. Avslagsprosent: Andel avslag samlet for 2016 var 16 %. For 1. tertial 2017 er avslagsandel 22 %. Rekruttering Starten på 2017 har vært påvirket av knapphet på legekapasitet, og halvert bemanning på BUP Fosen. Det har vært vanskelig å rekruttere inn i ledige stillinger. Utfasing av BUP-data Dagens pasientadministrative system for BUP fases ut og BUP tar i bruk MyWay2 PAS og Doculive, samme løsning som voksenpsykiatrien benytter i dag med oppstart 1. november 2017. Tiltak for å redusere ventetid 1. Allerede igangsatte tiltak BUP har iverksatt tiltak som styrt kalender og interne møter vedr. enhetlig prioritering i organisasjonen slik at de riktige pasientene får behandling i spesialisthelsetjenesten, og at ventetid og variasjonen i ventetid mellom poliklinikkene reduseres. 2. Økt kapasitet på utredning og behandling BUP vil så snart det er mulig å skaffe personell, etablere et nytt poliklinisk behandlingstilbud for rask vurdering og avklaring av behov for helsehjelp, samt tidlig intervensjon i spesialisthelsetjenesten ved de 3 største poliklinikkene. Det nye tilbudet skal ha fokus på å gi pasientene god utredning men redusere behandlingstiden der dette er mulig. Ventetiden for pasienter med tilstandsbilder som i dag venter lenge vil også tilstrebes redusert. Et lignende tiltak har vært utprøvet ved Nidaros DPS med god effekt på ventetidene. I tillegg vil det bli utlyst 100 % stillinger for allmennlege i de tre største poliklinikkene. Vi har gode erfaringer med at allmennleger som trenger sykehustjeneste som del av sin spesialisering i allmennmedisin arbeider ved ulike poliklinikker. Allmennlegene som jobber fra 6 12 måneder får kompetanse som de erfaringsmessig deler med sine kolleger ute, de gir gode råd ift samarbeidet med kommunehelsetjenesten og de styrker kapasiteten ved poliklinikkene mens de er der. 3. Bedre rekruttering Det vil bli invitert til dialog med ansattes organisasjoner og vernetjenesten om mulige tiltak for å bedre rekrutteringen og legge til rette for å beholde kompetanse. Behovet for rekrutteringstilskudd på stillingene som utlyses blir vurdert. 4. Samarbeid med henvisende instanser og øvrige samarbeidspartnere
Innenfor Psykisk helsevern har man lang erfaring med å samarbeide nært med henvisende instanser som fastleger og andre. Det er nå nedsatt en arbeidsgruppe sammen med representanter fra Trondheim kommune som vil gjennomgå henvisningsrutiner og tydeliggjøre hvordan disse bør være innenfor BUP-området. Målet er at man også innenfor BUP-området skal ha et nært samarbeid med henvisere og øvrige samarbeidspartnere for å sikre rett pasient på rett sted til rett tid. Arbeidsgruppen vil starte opp sitt arbeid etter sommeren. 5. Vurdering av henvisninger og ventelisteregistrering For å sikre lik bruk og forståelse av prioriteringsveilederen vil det framover bli avholdt fagdager der representanter fra alle enheter i BUP deltar. Mål med tiltaket er å sikre at befolkningen i opptaksområdet får en så lik prioritering som mulig. Innføring av nytt pasientadministrativt system (MYWay2 PAS) og nytt journalsystem til høsten vil kreve ressurser fra BUP som kan gå ut over arbeidet med å få ned ventetider. Det er gjennomført ROS-analyse og tiltak for rydding og forberedelser er igangsatt. For å få gjennomført opplæring så effektivt og konsentrert som mulig, har BUP avsatt ekstra ressurser for selv å bli i stand til å gjennomføre deler av opplæring av egne ansatte. Det er laget tidsplan for forberedende arbeid og styring av ferie og permisjoner i perioden. Det skal gjennomføres en vurdering av ventelistedata og vurderes tiltak på grupper som i dag venter spesielt lenge. For å sikre lik praksis mht eksisterende og kommende pasientadministrativt system er det gjennomført et møte med alle seksjons- og teamledere. Det planlegges et nytt møte over sommeren etter at nytt pasientadministrativt system er innført. Det er også avholdt et møte mellom representanter fra direktøren og lederne i BUP for å gå gjennom håndtering av henvisninger, registrer 6. Organisering Man vil vurdere kontrollspennet og organisering av de to største poliklinikkene. Om det vurderes hensiktsmessig mht arbeidsmiljø og effektivitet vil man vurdere å opprette en ny poliklinikk, evt endre opptaksområdene. 7. Ny avtalehjemmel for psykologspesialist I dialog med St. Olavs Hospital har Helse Midt-Norge besluttet å lyse ut en ny avtalehjemmel for psykologspesialist øremerket for BUP-området. Hjemmelen skal lokaliseres i Trondheim og også håndtere henvisninger fra Fosen-området. Det forventes oppstart primo 2018. 8. Nye samarbeidsavtaler mellom sykehus og avtalespesialister Det er inngått en ny sentral avtale mellom Helsedepartementet og Den norske legeforening/ Psykologforeningen om muligheten for å inngå lokale samarbeidsavtaler. Håndtering av ventelister kan være en del av samarbeidsavtalen I Sør-Trøndelag har 27 kliniske psykologer og 5 psykiatere avtale med HMN. Stillingsprosentene varierer fra 20 100 %.
Sykehuset vil nå invitere alle avtalespesialistene innenfor psykiatri og psykologi til å forhandle fram lokale samarbeidsavtaler. Det er håp om at slike nye avtaler vil kunne bidra til reduserte ventetider også innenfor BUP-området. 9. Ledelsesmessig oppfølging Divisjonsledelsen vil følge opp de ulike tiltakene, vurdere effekt på reduksjon av ventetid og evt. å korrigere tiltak ved behov via intensiv oppfølging mellom divisjonsledelse og ledelse BUP hver 14 dag. Oppfølgingen vil være tett både i 2017 og 2018 for å sikre måloppnåelse og varige effekt. Pasientens helsetjeneste vil være et av fokusområdene. Første møte er holdt 6. juni. DRØFTING Oppsummert har BUP følgende problemområder i 2017 i forhold til å nå definerte krav til ventetid: Ventetid er så langt i år på 53 dager i snitt for avviklede pasienter Redusert aktivitet sammenlignet med 2016 Stor økning i antall henvisninger Økende avslagsprosent Antall konsultasjoner pr behandler er redusert Rekrutteringsutfordringer Lavere kostnadsutvikling i BUP enn somatikk og voksenpsykiatri Innføring av nytt journalsystem og nytt pasientadministrativt system høsten 2017 BUP har iverksatt tiltak som styrt kalender og interne møter vedr. enhetlig prioritering i organisasjonen slik at de riktige pasientene får behandling i spesialisthelsetjenesten, og at ventetid og variasjonen i ventetid mellom poliklinikkene reduseres. Effekten av tidligere igangsatte tiltak og tiltakene som er beskrevet i denne saken forventes å gi en betydelig redusert ventetid innenfor BUP-området. Ved utgangen av året forventes ventetiden i snitt for avviklede pasienter å være 44 dager. Målet om 40 dager forventes nådd innen utgangen av 2018. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Budsjettet for BUP styrkes med ca 4,6 mill kr for 2017. Midlene omdisponeres innenfor vedtatt budsjett. KONKLUSJON Det er iverksatt og vil bli iverksatt flere tiltak som skal bidra til å få ventetiden ned. Det forventes at ventetiden innenfor BUP ved utgangen av 2017 vil være 44 dager og at målet om et snitt på 40 dager for avviklede pasienter nås ved utgangen av 2018.