Styringsgruppa for fusjon Til: Styringsgruppa for fusjonen Fra: Universitetsdirektøren og høgskoledirektøren Arkivref.: 2012/6256-36/kkv010 SAK SG 19-13: Rapport fra arbeidsgruppe integrering Styringsgruppa for fusjonen mellom UiT og HiF nedsatte arbeidsgruppe for integrering og en rekke undergrupper i SG8-13 4. februar 2013. - Administrasjon - Helse- og omsorgsfag - Idrett - Lærerutdanningen - Nytt institutt ved Finnmarksfakultetet - Sosialfag - Økonomisk-administrative utdanninger Mandat og sammensetning framgår av arbeidsgruppas rapport (vedlegg 1) En viktig hensikt med behandlingen av integreringsgruppas rapport (IG) er å avklare organisasjonen slik at i) det faglige integrasjonsarbeidet kan gjennomføres og ii) at direktøren kan utforme bemanningsplaner og foreta innplassering i stillinger. En god gjennomføring av denne prosessen krever avklarte organisatoriske linjer som gir et tydelig kart over den organisasjonen som skal implementeres. 1. Innledning Fusjonsplattformen formulerer et gjennomgående prinsipp for den faglige organiseringen (4.1): - Finnmarksfakultetet etableres som en ny enhet på nivå 2 i organisasjonskartet med samme ledelsesmodell og fullmakter som ved de andre fakultetene. - Finnmarksfakultet består av institutter med samme ledelsesmodell og fullmakter som ved de andre fakultetene. Dette er tunge prinsipper som langt på veg utleder organisasjon- og ledelsesformen ved HiF. Plattformen definerer videre hvilke institutt som skal inngå ved HiF og hvor lærerutdanninger, helsefagutdanninger og økonomisk-administrative utdanninger skal organiseres. Sammen med vedtakene i SG 12-13 Styring og ledelse kan hovedstrukturen tegnes. For den administrative organiseringen ligger følgende føringer fra fusjonsplattformen (kap 3) - Det fusjonerte universitetet skal styrke og utvikle administrasjonen gjennom å bygge på kompetansen ved begge dagens institusjoner. Det er et mål å utvikle en robust administrativ kapasitet og kompetanse ved begge hovedcampuser i Tromsø og Alta. Administrasjonen skal være tidsriktig, profesjonell, effektiv og bygge opp under den faglige virksomheten. Det er et NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00 seniorrådgiver Kjetil Kvalsvik Tlf: 90 24 29 45 Faks: 77 64 49 00 kjetil.kvalsvik@uit.no
mål å redusere sårbarhet i administrativ kompetanse gjennom utvikling i retning av mer spesialiserte funksjoner i større administrative miljø hvor den enkelte ansatte skal få brukt og videreutviklet sin kompetanse. HiFs kompetanse innen utvikling og drift av fleksible studier og internasjonal relasjonsbygging vil være viktig å bygge videre på. Dissens HiF: Styret påpeker at det er viktig å synliggjøre og tydeliggjøre at teknisk-administrativt personell ved campusene i Finnmark sikres minst tilsvarende arbeidsoppgaver og av et omfang som i dag Og i punkt 4.2: Enkelte fellesadministrative funksjoner bør lokaliseres helt eller delvis i Alta og ledes derifra. For administrasjonen forstår direktørene formuleringen om at administrasjonen skal være tidsriktig, profesjonell, effektiv og bygge oppunder den faglige virksomheten som en føring for administrasjonens funksjon og kompetanse og mål å redusere sårbarhet.spesialiserte funksjoner i større administrative miljø som en føring for organisering. Styringsgruppa har lagt disse føringene fra fusjonsplattformen til grunn når mandatet til arbeidsgruppa ble vedtatt. Det vurderes derfor som helt sentralt å se arbeidsgruppas forslag i lys av disse føringene. Høringsuttalelsene Til høringsfristen var det kommet inn uttalelser fra følgende instanser: Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak), inkl. egen uttalelse fra Handelshøgskolen i Tromsø (HHT)- UiT Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak ) - UiT Det helsevitenskapelige fakultetet (Helsefak) - UiT Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak), inkl. egen uttalelse fra Institutt for lærerutdanning og pedagogikk (ILP) - UiT Det juridiske fakultet (Jurfak) - UiT Det kunstfaglige fakultet (Kunstfak) - UiT Universitetsbiblioteket (UB) - UiT Tromsø museum (TMU) - UiT Institutt for sosialfag (ISOF) - HiF Institutt for idrett og realfag (IIRF) - HiF Institutt for økonomi og reiseliv (IØRF)- reiselivsdelen - HiF Stabslederne ved administrasjonen (minus økonomikontoret) - HiF Økonomikontoret ved administrasjonen - HiF Norsk tjenestemannslag (NTL) - Felles uttalelse UiT og HiF Forskerforbundet - UiT Akademikerne - HiF Norsk sykepleierforbund (NSF) - HiF Høringsuttalelsene ligger vedlagt, og blir kommentert fortløpende i gjennomgangen av de ulike kapitlene fra arbeidsgruppa. 2. Arbeidsgruppas rapport Direktørene velger å gå gjennom rapporten fra integreringsgruppa (IG) kapittelvis, og oppsummere forslag fortløpende for hvert kapittel. 2
2.1. HSL-fak Lærerutdanning IG anbefaler at det nedsettes arbeidsgrupper for arbeid med felles studieplaner for henholdsvis barnehagelærerutdanning, grunnskolelærerutdanning, master i spesialpedagogikk / tilpasset opplæring og PPU ved campus Alta og Tromsø. Ledelsen ved dagens institutter oppnevner arbeidsgruppenes medlemmer. Arbeidsgruppene skal 1. august legge frem en tidsplan for arbeidet med felles studieplaner for ledelsen ved det nye instituttet som på den bakgrunn fatter beslutning om hvilke studier som skal ha oppstart høsten 2014. Instituttledelsen må avklare spørsmål rundt ledelse av studieprogrammene, slik at dette blir enhetlig, ressursmessig forsvarlig og tilpasset instituttets behov og utfordringer (jf. kap. 9.2) IG støtter undergruppas forslag med å prioritere felles kulturbygging og fleksibilisering av studier som utviklingsprosjekter for det nye instituttet. IG forslår at en utredning av lektorutdanning for trinn 8-13 samkjøres med pågående prosess ved UiT. IG anbefaler at en representant for fagmiljøet ved campus Alta inngår i styringsgruppen for revisjon av lektorutdanning for trinn 8-13 i språk og samfunnsfag og i realfag. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene, men med noen presiseringer. - Utredning av lektorutdanning 8 13 bør ha representasjon fra realfagsmiljøet i Alta (NT-fak) - Organisering av musikk og drama videreføres som i dag som del av Kunstfak (Kunstfak) - Uenighet i høringene om kroppsøvingsmiljøet skal være en del av ILP (HSL-fak og Helsefak) eller Idrettshøgskolen (NTL og IIRF) Det har vært en del diskusjoner i undergruppa for lærerutdanninger om hvordan en felles studieplan og ulik profil skal forstås. Direktørene legger til grunn at det kun skal være en studieplan per studium, selv om disse er lokalisert på forskjellige steder. Dette avklares prinsipielt for alle studier under helhetlige studieløp. Organisatoriske spørsmål som ledelse av studieprogram er delegert til fakultet og institutt, og arbeidsgruppas anbefalinger må vurderes nærmere ved HSL-fak. Prosessen med utvikling av den nye lektorutdanningen 8-13 er etablert, og det vil være naturlig å inkludere miljøet i Alta som del av denne prosessen. På senere tidspunkt ligger det til ILP og HSL-fak å vurdere hvor slik lærerutdanning skal settes i gang. 2.2. Helsefak Helsefag IG slutter seg til de anbefalinger som fremkommer i undergruppas rapport. Herunder: Tema for SAK-prosjekter, forskningsgruppekonsept, rolle/funksjon som assisterende instituttleder og tidsplan for felles studieplan bachelorutdanning i sykepleie IG støtter også at undergruppen gis anledning til å fortsette arbeidet. Undergruppen rapporterer videre i linjeledelsen med kopi til fusjonssekretariatet. IG anbefaler at harmonisering av FoU-tid må løses på institusjonsnivå og at dette tar høyde for de utfordringer som ligger i å ivareta undervisningsforpliktelsene med nåværende ressursgrunnlag (jf. kap. 7.2). 3
IG ber om at den foreslåtte administrative ressursen på fakultetsnivå (Helsefak) med plassering i Alta følges opp videre i arbeidet med organisering av administrasjonen og avklares før 1. august. Det er i store trekk enighet med arbeidsgruppas anbefalinger fra alle høringsinstanser. NSF presiserer: - Viktig å videreføre desentraliserte tilbud - Bør være en egen forskningsgruppe i Hammerfest med tett samarbeid til relevante miljø i Tromsø - Støtter forslag om like fagplaner Direktørene viser til at arbeidsgruppa for FoU og forskningssformidling har omtalt problemstillingene rundt forskningstermin og FoU tid (SAK SG 13-13). Dette vil være evt. avklaringer som gjøres på institusjonelt nivå. 2.3. BFE-fak Økonomisk-administrative utdanninger IG slutter seg til de anbefalinger som fremkommer i undergruppas rapport. Herunder: Gjennomføring av innpassingssamtaler, funksjon som assisterende instituttleder, forslag til tiltak for faglig og sosial integrering, og behov for kompetanseheving, prioritere ferdigstillelse av felles studieplan innen de tidsfrister som gjelder for oppstart høsten 2014. IG anbefaler at gapet mellom undergruppas forslag vedrørende administrative tjenester og administrasjonsgruppas forsalg følges opp i det videre arbeidet med organisering av administrasjonen med henblikk på at tilgang på administrative ressurser må avstemmes med omfanget på studietilbudet og antall studenter ved campus Alta. Dette bør avklares før 1 august. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene, men med noen presiseringer. - For små administrative ressurser på instituttnivå (BFE-fak og NTL) - Styrking av forskningen (BFE-fak) - Behov for fellestjenester som server alle fakultetene i Alta. Vedrørende administrativ organisering og ressursfordeling viser direktørene til behandling av administrasjonen senere i denne sak. 2.4. Finnmarksfakultetet Det er reist innvendinger mot navn både på institutt- og fakultetsnivå for det nye fakultetet i Alta. Direktørene er derfor innstilt på at benevnelsene av fakulteter og institutter har en foreløpig status og behandles på senere tidspunkt av Finnmarksfakultetets interimsstyre før endelig beslutning. 4
Sosialfag IG støtter arbeidet med å bygge merkevaren Sosialhøgskolen i Nord med utgangspunkt i tre fokusområdene som er skissert. I tillegg må instituttet ha fokus på sine forpliktelser i den nyetablerte masteren i barnevern i samarbeid med RKBU og Høgskolen i Harstad. IG forslaget støtter også forslaget om en langsiktig plan for kompetanseheving for å kunne understøtte et helhetlig studieløp fra bachelor til ph.d i sosialfag herunder også planer for en master i sosialt arbeid. Det bør nedsettes en arbeidsgruppe som skal utrede disse spørsmålene i samarbeid med relevante fagmiljø ved nåværende UiT. Mandatet for dette arbeidet bør forankres på fakultetsnivå. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene, men med noen presiseringer. - Støtter oppbygging av Sosialhøgskolen i Nord (Helsefak) - Samarbeid med RKBU og Høgskolen i Harstad bør videreføres (Helsefak) - Forslag om samlokalisering mellom sosialhøgskolen og RKBU er underlig (NTL) - Behov for økte administrative ressurser til sosialfag (NTL) Det sosialfaglige instituttet benevnes som Institutt for sosialfag inntil videre jf behov for nærere utredning ved Finnmarksfakultetet omtalt ovenfor. Idrettsfag IG støtter undergruppas forslag om å bygge merkevaren Idrettshøgskolen i Nord. IG viser til rapport fra forprosjektet om Idrettshøgskolen i Nord og synes at den tverrfakultære dimensjonen/samarbeidet som var svært tydelig i forstudiet ikke kommer godt nok frem i noen deler av rapporten fra undergruppa. IG anbefaler at det nedsettes en tverrfakultær arbeidsgruppe som skal komme med forslag til en plan for utvikling av Idrettshøgskolen i Nord basert på forprosjektet og dagens aktivitet ved Institutt for idrettsog friluftsliv i Alta og Tromsø. Instituttleder ved Institutt for idrettsfag bør lede arbeidsgruppa og de berørte fakultet oppnevner sine medlemmer. IG anbefaler ikke at kroppsøvingsmiljøet ved ILP overflyttes til Institutt for idrettsfag. IG anbefaler at forskningsaktiviteten i en framtidig Idrettshøgskole ved UiT tar utgangspunkt i og styrker/komplementerer relevante eksisterende forskningsgrupper/-miljø/-infrastruktur. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene, men det er uenighet om organisering av kroppsøvingsmiljøet. Helsefak og HSL-fak argumenterer klart for at kroppsøvingsmiljøet bør være ved ILP, mens IIRF og NTL argumenterer veldig klart for at miljøet bør være en del av idrettshøgskolen. Det idrettsfaglige instituttet benevnes som Institutt for idrettsfag inntil videre jf. begrunnelsen gitt ovenfor. Direktørene merker seg uenigheten om plasseringen av fagmiljøet for kroppsøving og omtaler dette særskilt nedenfor. Nytt institutt 5
IG støtter undergruppas vurdering av at instituttets ansvar i forhold til begrepet regional utvikling må sees i sammenheng med hvilke funksjoner som er tillagt rollen som viserektor. Undergruppa har i den forbindelse definert begrepet i en snevrere forstand mer tilpasset instituttets virkeområde. IG er enig i undergruppas vurdering i at hvis instituttet skal være bærekraftig faglig og økonomisk må studentgrunnlaget være tydelig. Det bør i den forbindelse sees på muligheter for å utvikle fleksible og nettstøttede studier. IG støtter forslag til langsiktige utviklingsprosjekter som skal gjennomføres etter 1. august. Herunder: videreutvikling av bachelor i Northern Studies, mediestudier og helhetlig studieløp fra bachelor til ph.d. i reiseliv. Mandatet for dette arbeidet bør forankres på fakultetsnivå. IG anbefaler at gapet mellom undergruppas forslag vedrørende administrative tjenester og administrasjonsgruppas forsalg følges opp i det videre arbeidet med organisering av administrasjonen med henblikk på at tilgang på administrative ressurser avstemmes med omfanget på studietilbudet og antall studenter ved campus Alta. Dett bør klargjøres før 1 august. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene, men med noen presiseringer. - Utøvende kunstfag er relevante for regional utvikling, og må bli en del av fagutviklingen (Kunstfak) - PhD program innen reiseliv bør legges til instituttet (IØRF) - Trenger mer administrative ressurser (IØRF og NTL) - Barentsinstituttet bør til Finnmarksfakultetet (IØRF og NTL) På samme vis som for det to andre instituttene ved Finnmarksfakultetet, settes Institutt for reiseliv og nordlige studier som et foreløpig navn på instituttet. Direktørene merker seg at det gjenstår en god del faglig utviklingsarbeid som må gjennomføres av fakultet og institutt før instituttet finner sin endelige form jf. intensjonene i fusjonen. Faglig ligger instituttet tett om mot det samfunnsvitenskapelige miljøet på HSL-fak, og det må finnes et tett faglig samarbeid mellom disse. 2.5. Helhetlige studietilbud Studiefaglig kompetanse på institusjons- og fakultetsnivå må være med å klargjøre premissene for arbeid med felles studieplaner med felles læringsutbytte og rammene for ulike profiler på ulike campus. De fleste utdanningene som skal utvikle felles studieplaner er rammeplanstyrte profesjonsutdanninger med felles nasjonale rammer for oppbyggingen av studiet. Dette gjør det overkommelig å kunne enes om felles oppbygging av studiet. IG anbefaler at arbeidet med felles studieplaner skal synliggjøre faglige og administrative synergieffekter. IG anbefaler at ordningen rundt ex.phil. og ex.fac. videreføres slik den er formulert i dagens studieforskrift ved UiT. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene, med noen presiseringer. - HSL fak presiserer at de må involveres i alle spørsmål som omhandler ex.phil og ex.fac - Ansatte ikke pålegges å undervise på flere campus mot sin vilje (Forskerforbundet) 6
Begrepet felles studieplaner er diskutert i de fleste arbeidsgruppene. Handelshøgskolen og helsefag er veldig omforent på hvordan studieplanene skal utvikles til felles planer med samme læringsmål, mens lærerutdanningene har hatt store diskusjoner om dette særlig innenfor barnehagelærerutdanningen. Det er fakultetene som forvalter sine studieplaner etter godkjenning om opprettelse/nedleggelse i universitetsstyret. Direktørene legger til grunn at felles studier har en studieplan med felles beskrivelser av læringsutbytte. Studiene kan ha forskjellig organisering (heltid/deltid/nettbasert/fleksibelt), men avviker ikke i emneportefølje eller faglige beskrivelser. Felles studieprogram kan ha valgfag og/eller ulike profileringer. Det betyr at en begrenset del av studiet (noen få emner) kan være valgfrie i en definert periode i studieforløpet. Eksempelvis kan GLU i Alta ha egne emner på et definert tidspunkt i studieplanen som er valgfrie i studieprogrammet dvs. at studentene kan ta andre emner i Tromsø. Direktørene mener det ikke vil være faglig ønskelig heller hensiktsmessig å ha forskjellige studieplaner for barnehagelærerutdanningen eller noen av de andre utdanningene som er felles for flere campus. 2.6. Integrering IG anbefaler at styringsgruppa stiller midler til disposisjon i forbindelse prosjekter knyttet til integrering av fagmiljø med tiltak som foreslått i rapportene fra undergruppe. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene. Direktørene viser til sak om fordeling av SAK-midler (SG 16-13 og 20-13) 2.7. FOU IG støtter FoU-gruppas forslag om nedsetting av en arbeidsgruppe som skal komme med forslag om harmonisere av FoU-tid til universitets- og førstelektorer. Arbeidsgruppen bør få representasjon fra de fakultet med fagmiljø som er nærmest berørt av disse problemstillingene; helsefagene, lærerutdanningen og økonomiske og administrative fag. IG støtter tildeling av standard FoU-tid med mulighet for søknadsbasert utvidelse begrunnet i vitenskapelig aktivitet. IG støtter nåværende praksis ved UiT om at utnyttelse av FoUressurser kan skje på tvers av institutt og fakultet. Revidert regelverk bør iverksettes fra og med studieåret 2014/2015. IG støtter nedsetting av arbeidsgruppe som skal se på kriterier for tildeling av FoU-termin. Herunder også behovet for FoU-termin knyttet til utviklingsarbeid i utdanning. IG støtter videreføring og videreutvikling av førstelektorprogrammet, og anbefaler at det også inkluderer kvalifisering til universitetslektor. Høringsuttalelsene støtter i hovedsak forslagene, men med noen merknader. - Kritisk tilevt. endringer av kriteriene for forskningstermin og FoU tid (HSL-fak, NT-fak og Jurfak. - Det må satses tydelig på forskning i de nye utdanningene ved universitetet (ISOF) - FOU termin må konkretiseres med mål om likhet mellom førstelektor og førsteamanuensis (Forskerforbundet) 7
Direktørene viser til behandlingen av arbeidsgruppa for FoU og forskings formidling i SAK SG 13-13. Denne anbefaler at det opprettes tre arbeidsgrupper høsten 2013. Arbeidsgruppe som skal vurdere og gi råd om hvordan retningslinjer for fordeling av arbeidstid for førstelektorer bør harmoniseres. Arbeidsgruppe som skal evaluere kriteriene for tildeling av FoU ved å se på om (i) de er rett tilpasset ansattgruppen ved UiT og (ii) om utviklingsarbeid rettet mot utdanningsløpet også bør inkluderes i kriteriene for tildeling. Arbeidsgruppe som skal se på hvordan UiT best kan formidle sin forskning og hvordan forskningsformidling kan benyttes i rekrutteringen av nye forskere, samarbeidspartnere og studenter. Styringsgruppa ga sin tilslutning til dette, og direktørene mener avklaringer rundt rammevilkårene for FoU-tid og forskningstermin gjøres i disse prosessene. 2.8. Infrastruktur IG anbefaler at det sikres at denne type infrastruktur er på plass så snart som mulig, spesielt med tanke på å sikre faglig og administrativ samhandling. Direktørene viser til sak om fordeling av SAK-midler (SG 16-13 og xx-13) 2.9. Organisering av administrasjonen IG støtter prinsippet om trenivå organiseringen og den standardmodellen for arbeids- og ansvarsfordeling mellom nivåene som undergruppa har lagt frem. IG støtter det førende prinsipp om at administrative ressurser må følge oppgavene og ha nærhet til det faglige oppdraget. IG ser det som nødvendig at beslutninger vedrørende organisering av administrasjonen fattes før 1. august og anbefaler at det nedsettes en arbeidsgruppe som skal følge opp administrasjonsgruppas rapport i henhold til føringer gitt over. IG ber om at uoverensstemmelser mellom undergruppenes rapporter og administrasjonsgruppas rapport vies spesiell oppmerksomhet. IG støtter forslaget om at berørte enheter legger fram forslag til bemanningsplaner og ber om at dette samkjøres med arbeidet til arbeidsgruppa som nedsettes. IG vil understreke viktigheten av at praksis for at det enkelte fakultet har innflytelse på intern organisering og dimensjonering av administrative og tekniske funksjoner videreføres. IG støtter undergruppas vurderinger hva gjelder fellesfunksjon i Alta og ber om at forslagene i undergruppas rapport følges opp av fagavdelingene under universitetsdirektøren. Dersom det på grunn av administrative stordriftsfordeler skulle frigjøres administrative ressurser i Finnmark må disse benyttes til å støtte opp om utvalgte satsingsområder i Finnmark. Høringsuttalelsene er delt i forslagene til administrativ organisering. 8
- Alle uttalelser, med unntak av en, støtter en organisering av administrasjon på tre nivå og at dagens linjeorganisering ved UiT videreføres som prinsipp - Ønsker flere administrative ressurser til instituttnivået (nærmest mulig faglig virksomhet) - Ønsker flere administrative ressurser til fakultetene som har stor virksomhet i Alta (HSL-fak, Helsefak og BFE-fak). Synes ikke dimensjoneringen er begrunnet. - Vil ha en tydeligere geografisk ledelse i Alta ved at fakultetsadministrasjonen server all aktivitet i Alta (videreføring av dagens administrasjon) - Fusjonen bør tilsi mindre administrativ ressursbruk ikke mer. Gevinst bør tas ut faglig. Direktørene registrerer at det er delte meninger både om dimensjonering og organisering av administrasjonen. Det er imidlertid overveiende støtte til en administrativ organisering på 3 nivåer (sentralt, fakultet og institutt) og diskusjonen går først og fremst på dimensjonering og oppgavefordeling mellom de ulike nivåene, samtidig som den administrative bemanningen ikke skal øke som følge av fusjonen. Det minnes også om at fusjonsplattformen legger til grunn at ingen skal miste jobben som følge av fusjonen. 2.10. Organisering av faglig tilsatte IG anbefaler at plassering av faglig ansatte bør avhenge av at inntekter og kostnader faller på samme enhet. IG anbefaler at prinsippet om at både forsknings- og undervisningsaktivitet kan gå på tvers av institutt- og fakultetstilhørighet følges. De fleste høringsuttalelsene støtter forslaget, men det er klar uenighet om prinsippet om inntekter og kostnader faller på samme enhet. - Kroppsøvingsmiljøet bør organiseres som del av idrettshøgskolen (IIRF, NTL) - Musikk og drama til lærerutdanningene bør fortsatt leveres fra Kunstfak (Kunstfakt) Direktørene registrer at det er overveiende enighet rundt organiseringen av den faglige linjen, med unntak av fagmiljøene for kroppsøving og musikk/drama. Dette blir diskutert særskilt nedenfor. 2.11. Styringsordninger Institutt IG anbefaler at det i funksjonen som assisterende instituttleder inngår reel innflytelse og medvirkning i beslutninger og prosesser for instituttet som helhet i tillegg til å kunne utøve stedlig daglig ledelse. Studieprogram IG anbefaler at det enkelte institutt avgjør form for programledelse ut i fra hva som er hensiktsmessig i forhold til programmets og instituttets omfang og behov. IG anbefaler at pågående evaluering av studieprogramledelse ved UiT tar inn vurderinger av utfordringer knyttet til flercampusprogammene som nå er under utvikling. Det er ingen vesentlige innvendinger mot forslaget fra høringsuttalelsene. 9
Direktørene henviser også til beslutningene gjort i SG 12-13 Styring og ledelse. 2.12. Fjernledelse av administrasjonen IG støtter prinsippet om at organisering av administrasjonen så langt det lar seg gjøre følger linja og at fjernledelse utøves. Dette vil i hovedsak gjelde nivå 1. IG vil understreke viktigheten av at praksis for at det enkelte fakultet har innflytelse på intern organisering og dimensjonering av administrative og tekniske funksjoner videreføres, også når det gjelder delegering av myndighet hva gjelder personalledelse. IG vurderer det som viktig at det i den sammenhengen legges til rette så langt det lar seg gjøre med infrastruktur som er tilfredsstillende for å kunne utøve fjernledelse. I hovedsak støttes forslagene, men med følgende presiseringer. - Det bør ikke være fjernledelse for stillinger lavere enn rådgiver/seniorrådgiver (Akademikerne HiF) - Kan bruke koordinatorer uten personalansvar (Akademikerne HiF, NTL) - Overgangsordning med stedlig ledelse i ett år for enheter som splittes (NTL) - Bør unngås fullt ut med alternativ organisering av administrasjonen i Alta (stabslederne ved HiF) Direktørene henviser også til beslutningene gjort i SG 12-13 Styring og ledelse, hvor en linjeorganisasjon er lagt til grunn. Dette vil innebære en eller annen grad av fjernledelse i en del tilfelle. 2.13. Utviklingsmuligheter Satsing felles kulturbygging er nevnt av flere av undergruppene som avgjørende for at integrering skal muliggjøres. IG anbefaler at dette følges opp av styringsgruppa ved at det stilles søkbare midler til disposisjon for tiltak innen kulturbyggende aktiviteter mellom campus Tromsø, campus Alta, campus Hammerfest og campus Kirkenes. IG anbefaler at dette også gjelder studentorientert aktivitet og for videreutvikling av det felles studentparlamentet. Fleksibilisering nevnes også av mange av undergruppene som et mulighetsrom som må utnyttes. Kompetanse ved både gamle UiT og HiF må koordineres og samkjøres for at det nye UiT skal kunne oppnå ambisjonen om å bli ledende innen dette feltet. Felles studieprogrammer og flercampusutdanninger skaper nye utfordringer hva gjelder ledelse av studieprogrammene. IG anbefaler at utdanningsledelse får økt fokus ved det nye universitetet og at studieledere får tilbud innen veiledning og kursing i roller som programog studieledere. IG anbefaler at det må tilstrebes å oppnå likeverdige tilbud på de ulike campusene når det gjelder studentrådgivning og karriereveiledning. Dette er viktige faktorer i å skape et levende campus, samt i å rekruttere unge studenter. Det bør være en målsetning at blant annet karrieresenteret og arbeidslivsdagene blir like synlig på campus Alta som på campus Tromsø som et ledd i dette arbeidet. 10
Det er ingen vesentlige innvendinger mot forslaget fra høringsuttalelsene. Direktørene viser til sak om fordeling av SAK-midler (SG 16-13 og xx-13), og at det gjennomføres en strategiprosess høsten 2013. Fakultetene vil i forbindelse med denne gjennomgå kortsiktige og langsiktige utviklingsmål og prioriteringer. 2.14. Fagmiljø med spesiell oppfølging IG støtter vurderingene som fremkommer i dokumentet og foreslår at det tas utgangspunkt i modell 1(at realfagsmiljøet forblir samlokalisert, men hver enkelt innplasseres til det institutt som er mest faglig relevant for den enkeltes kompetanse og arbeidsoppgaver). I prosessen videre må det gjennomføres individuelle samtaler med alle i realfagsmiljøet. Samtalene må gjennomføres i samarbeid mellom instituttleder og berørte linjeledere. Det er ingen vesentlige innvendinger mot forslaget fra høringsuttalelsene. Direktørene registrerer at arbeidsgruppas innspill er tilsvarende det innspillet realfagsmiljøet selv har gitt til arbeidsgruppa. 3. Høgskoledirektørens- og universitetsdirektørens vurderinger Oppsummert vurderer direktørene høringsforslagene i hovedsak til å støtte integreringsgruppas anbefalinger, men med noen få unntak hvor høringene er delt. For den faglige organiseringen er det uenighet om prinsippet at inntekter og kostander faller på samme enhet (ref organisering av fagmiljøet innen kroppsøving og musikk/drama). Ut over dette punktet, og en del kommentarer til felles studieplaner m.m. vurderer direktørene den faglige organiseringen som omforent. I praksis betyr dette følgende: 3.1. Faglig organisering Finnmarksfakultetet Ledes av åremålstilsatt dekan (enhetlig ledelse) og fakultetsdirektør Institutt for sosialfag - Åremålstilsatt instituttleder. - Assisterende instituttleder i Tromsø - Kontorsjef og adm. tilsatte. Bemannes av Institutt for sosialfag fullt ut. Institutt for idrettsfag - Åremålstilsatt instituttleder. - Assisterende instituttleder i Tromsø 11
- Kontorsjef og adm. tilsatte. Bemannes fra idrettsfaglig miljø på institutt for idrett og realfag ved HiF, evt. fra Helsefak (idrettshøgskoleprosjektet) og fagmiljøet innen kroppsøving (se egen vurdering av dette) Institutt for reiseliv og nordlige studier - Åremålstilsatt instituttleder. - Assisterende instituttleder i Tromsø - Kontorsjef og adm. tilsatte. Bemannes fra Institutt for økonomiske og reiselivsfag BFE-fak Handelshøgskolen i Tromsø - Åremålstilsatt instituttleder. - Assisterende instituttleder i Alta - Administrativt tilsatte i Alta. Bemannes fra Institutt for økonomiske og reiselivsfag Helsefak Institutt for helse og omsorgsfag - Åremålstilsatt instituttleder. - Assisterende instituttleder i Hammerfest - Administrativt tilsatte i Hammerfest Bemannes fullt ut fra Institutt for helsefag HSL-fak Institutt for lærerutdanning og pedagogikk - Åremålstilsatt instituttleder. - Assisterende instituttleder i Tromsø og i Alta. - Administrativt tilsatte i Hammerfest Bemannes fra institutt for pedagogiske og humanistiske fag og institutt for idretts- og realfag. Realfagsmiljøet ved dagens Institutt for idrett og realfag De ansatte innplasseres i 2-3 institutter - Institutt for pedagogikk og lærerutdanning- HSL - Institutt for biologi - BFE - Institutt for ingeniørfag og sikkerhet NT-fak. Vi står da igjen med to problemstillinger - Kroppsøvingsmiljøet ved ILP-UiT - Musikk/drama ved IPL-HiF Etter en total vurdering av høringsuttalelsene vurderer direktørene at det vil være mest hensiktsmessig å organisere disse miljøene ved henholdsvis Institutt for idrettsfag og Kunstfak. Den modellen som er valgt for kunstfagene ved forrige fusjon, blir således gjeldende videre både for musikk/dans/drama og kroppsøving. Det kan argumenteres for at en samling av fagmiljø kan være 12
like hensiktsmessig som å samle flere fagmiljø rundt en profesjonsutdanning. Ved oppbygging av et institutt for idrettsfag vurderer direktørene at det er hensiktsmessig å tilføre såpass klart definert kompetanse som fagmiljøet i kroppsøving til idrettsfag. Erfaring fra musikk, dans og drama i lærerutdanning, organisert under Kunstfak er positive gjennom at de ansatte blir en del av et større miljø. Fag som musikk, dans og drama og kroppsøving kan utvikle seg positivt i respektive fagmiljø og bli en styrking for kvaliteten de ulike utdanningene de inngår i. Direktørene ser det som viktig at det bygges opp en bærekraftig miljø rundt Institutt for idrettsfag med en basis med faglig ansatte i tillegg til den tverrfakultære samhandling. Gjennom bemanningsplaner og innplasseringssamtaler vil alle faglig tilsatte bli innplassert i ny organisasjon. 3.2. Organisering av administrasjonen Som det framgår av høringsuttalelsene er det noen hensyn og prinsipper som brytes i vurderingene av administrativ organisering. - Faglige linjer vs. stedlig ledelse - Grad av bemanning sentralt vs. fakultet - Grad av bemanning på institutt vs. fakultet. Disse problemstillingene avklares så langt det er hensiktsmessig som del av beskrivelsene nedenfor. 3.2.1. Fakultet og institutt Fakultetene er av forskjellig størrelse og faglig egenart, og har valgt forskjellige løsninger. Som administrasjonsgruppa beskriver, finnes det imidlertid en type standard ansvars- og arbeidsdeling mellom nivå 1, 2 og 3. For å videreføre fakultetenes autonomi i sin administrative organisering mener direktørene at vedtakene om administrativ organisering ikke må bli for spesifikke, og at diskusjonene om dimensjonering mellom fakultetsnivå og instituttnivå må besluttes av fakultetene selv. Direktørene legger til grunn den normale faglige linjen i den administrative organiseringen. Det vil si at det linjemessig ikke lages noen særordning for campus Alta. Det opprettes en fakultets- og instituttadministrasjon for Finnmarksfakultetet jf. normen for dette ved UiT. - Fakultetsadministrasjon som ledes av dekanen i samarbeid med fakultetsdirektør - Oppretting av administrative seksjoner med administrasjonsfaglige ledere - Instituttadministrasjon med minimum en kontorsjef Det legges også til grunn at det må opprettes administrative seksjoner i fakultetsadministrasjonen på Finnmarksfakultetet. Oppretting og nedlegging av seksjoner skal jf. U & H loven 9-1 (4) besluttes i utgangspunktet av styret selv, og UiT har tradisjon for å styrebehandle alle organisasjonsendringer. Av tidshensyn til prosessen med bemanningsplaner og innplasseringer er det vesentlig at administrative seksjoner besluttes så snart som mulig fortrinnsvis i universitetsstyret 6. juni, etter behandling av styret ved HiF (som interimsstyre for Finnmarksfakultetet). Universitetets sentraliserte organisering av bygg- og driftsfunksjonene (Avdeling for bygg og eiendom BEA) og IT-tjenestene (Avdeling for IT ITA) og bibliotekstjenester (UB) videreføres, og organiseres på campus Alta og campus Hammerfest etter samme prinsipper som for resten av universitetet. Fakultets- og instituttadministrasjonen skal følgelig dekke forvaltnings- og servicetjenester innen personal, økonomi, studie og evt. forskning. Utgangspunktet er da at campus Alta har en fakultets- og instituttadministrasjon for Finnmarksfakultetet og stedlige tjenester innen drift, bygg, IT og bibliotek. 3 andre fakultet har betydelig faglig aktivitet i henholdsvis Alta og Hammerfest. For å ivareta serviceog forvaltningsfunksjoner for både studenter og ansatte må disse enhetene ha administrative ressurser lokalisert på respektive campus. 13
Direktørene understreker at fakultetene har autonomi til å organisere sine administrasjoner. Finnmarksfakultetet, HSL-fak, BFE-fak og Helsefak beslutter selv hvordan stillingene organiseres på fakultetsnivået eller instituttnivået for ansatte med stedlig tilhørighet i Alta og Hammerfest. 3.2.2. Koordineringsbehov En linjeorganisasjon løser ikke problemstillinger rundt geografi og behov for stedlig koordinering på tvers av strukturene. Den ordinære linjen må utvikle praktiske ordninger for å ivareta koordinering av aktivitetene. Et eksempel på slike behov er koordinering av eksamen i Alta hvor det vil være 3 fakultet involvert, hvor det åpenbart vil være behov for en felles koordinering av gjennomføringen av eksamen. Det samme vil gjelde for Idrettsfag og sosialfag i Tromsø. Direktørene vurderer at avdelingsdirektører og fakultetsdirektører må avklare nærmere hvilke koordineringsbehov mellom de ulike fakultetene det vil være behov for i Alta, og finne funksjonelle løsninger på dette i form av koordinatorer og lignende. Andre områder som vil kreve oppmerksomhet kan være: - Internasjonalisering - Rekruttering og opptak - HMS - Forskningsadministrasjon (listen er ikke uttømmende) Dette er en ny problemstilling i Tromsø i dag, og direktørene legger til grunn at det må vinnes erfaringer og evt. justere ordningene etter hvert. Det vil være universitetsdirektøren i samarbeid med fakultetene som har ansvar for å finne hensiktsmessig koordinering på tvers av fakultetsstrukturen. 3.2.3. Sentraladministrasjonen Avdelingene under universitetsdirektøren (sentraladministrasjonen) videreføres som i dag, og vil få økte arbeidsoppgaver gjennom økt studieportefølje, flere studenter, flere ansatte og faglige aktiviteter. Samtidig er det et en forutsetning å ikke øke den administrative ressursbruken, men heller over tid se etter mulige stordriftsfordeler. En del funksjoner har en tettere kobling til volum og transaksjoner enn andre. Lønnsområdet er et eksempel på en slik tett kobling, hvor en medarbeider normalt håndterer 450 lønnslipper pluss rådgivnings- og støttefunksjoner. Håndteringen av HiF sin lønnsmasse tilsvarer følgelig ett årsverk. 1 Direktørene vurderer at funksjoner slik som eksempelet ovenfor skal ha prioritet i vurderingene av bemanningen av sentraladministrative funksjoner. Andre eksempler på dette vil være opptaksarbeid, faktura- og bilagsbehandling, dokumenthåndtering i arkiv osv. Direktørene legger til grunn at de sentraladministrative avdelingene kan ha ansatte på alle campuser. 3.2.4. Dimensjonering Det er mye diskusjon om dimensjonering av de ulike administrative grenene i høringsuttalelsene, men direktørene tar utgangspunkt i IG sine anbefalinger og undergruppa for administrasjon sin rapport, og følger i hovedsak dennes anbefalinger. Som antydet ovenfor ønsker ikke direktørene å overstyre fakultetene, og angir antall årsverk som tildeles fakultetene. 1 S 16 i undergruppa for administrasjon sin rapport 14
Administrasjonsgruppas forslag Total ramme 88,6 Fakultetene - Finnmarksfakultetet 25 - HSL-fak 6 - Helsefak 5 - BFE-fak 2 Sentral.adm - BEA 22,1 - ITA 9 - UB? 5,5 - ØA, UTA, PoA, KSA, AFU 14 SUM 88,6 Vedr. forslagene Rammen til for fakultetene er jf. undergruppa for administrasjon sitt forslag inkl. instituttadministrasjon. Funksjoner som er sentralisert i universitetets organisasjonsmodell (IT, BEA og UB) er ført videre direkte fra korresponderende enheter ved HiF. Til fordeling for øvrige fellesadministrative funksjoner gjenstår da 14 årsverk. Finnmarksfakultetets ramme er ca. på linje med de andre fakultetene ved UiT vurdert i forhold til antall tilsatte og antall studenter. Dette vil ikke være eksakte mål, da ulike studier har ulik grad av administrative behov. Som nevnt ovenfor blir det opp til fakultetet selv å organisere fakultets- og instituttnivået ut over de føringene som er gitt ovenfor. Direktørene ser diskusjonen som er reist fra flere av høringsinstansene vedr. administrativ bemanning på instituttnivået. BFE-fak v/hht er klar på at rammen er for lav i forhold til antall studenter og ansatte. Fusjonen kan på ingen måte rette opp tidligere disponeringer gjort på enkelte fakultet for administrativ bemanning i ulike roller og funksjoner. BFE-fak er slank administrativt sammenlignet med de andre fakultetene, og direktørene har forståelse for kommentarene fra fakultetet og HHT. Direktørene vurderer også forslaget om 5 årsverk til Helsefak som noe høyt også ut fra at ett av årsverkene er tenkt tatt fra dagens administrasjon i Alta. Direktørene mener de fire årsverkene som finnes ved instituttet i Hammerfest i dag er tilstrekkelig for Helsefak, og at dette årsverket omdisponeres til BFE-fak. Årsverkene knytte til sentraladministrasjonen (eskl. BEA og ITA) holdes på nivå 1, og disponeres til fellesadministrative funksjoner etter nærmere vurderinger. Ut over regulære fellesadministrative funksjoner vurderer direktørene at stillingene kan benyttes til: - Evt. forsterkning av koordineringsoppgaver mellom fakultetene i Alta og Tromsø jf. pkt.3.2.2 - Evt. forsterkning av administrative gjøremål i forbindelse med implementering av fusjonen 15
Direktørenes forslag til dimensjonering av administrasjonen Total ramme 88,6 Fakultetene - Finnmarksfakultetet 25 - HSL-fak 6 - Helsefak 4 - BFE-fak 3 - UB 5,5 Sentral.adm - BEA 22,1 - ITA 9 - ØA, UTA, PoA, KSA, AFU 14 SUM 88,6 3.3. Vedr. felles funksjoner i Alta Det er lagt til grunn at det skal utvikles institusjonelle administrative oppgaver i Alta. Administrasjonsgruppa er bedt om å vurdere hvilke funksjoner som kan være egnet til å bygge opp i Alta som kan være institusjonelle, mottatt innspill på dette. Det pekes på følgende muligheter 2 - Internasjonalisering - Fleksibilisering av utdanning - Grafisk servicesenter - Identitetsforvaltning - Refusjonsarbeid - Internrevisjon og internkontroll Direktørene har ikke tilstrekkelig grunnlag for å beslutte et bestemt område som organiseres i Alta, men vil jobbe videre med dette som del av implementeringen av fusjonen. Målsetningen er å bygge opp solide funksjoner lokalisert i Alta som utvikler en institusjonell spisskompetanse til gangs for hele organisasjonen.. 4. Videre prosess Det viktigste arbeidet i kommende periode blir å få innplassert ansatte i ny organisasjon. Dette arbeidet er i gang med utarbeiding av omstillingshåndbok og ulike verktøy til hjelp ved innplassering. Det gjennomføres et felles opplæringstiltak (seminar) i Alta 30. mai for ledere og tillitsvalgte om omstillingsprosesser. Direktørene forventer at de fleste innplasseringene er gjort før sommerferien, men tar høyde for at det kan gå noe mere tid. Arbeidet med integrering er i realiteten i gang, og kontakten mellom fagmiljøene er etablert i de prosessene som er gjennomført i undergruppene for integrering. Fra fusjonstidspunktet vil dette arbeidet skje i de ordinære faglige- og administrative linjene jf. det nye organisasjonskartet. Fusjonen innebærer etablering av et nytt fakultet inn i en etablert universitetsorganisasjon, og en ny geografisk dimisjon for universitetet. Faglig og administrativ organisering etableres etter gjeldende prinsipper for UiT, og når organisasjon og linjer er etablert fra fusjonstidspunktet blir det viktig at universitetsledelsen vier Finnmarksfakultetet og aktivitetene i Finnmark oppmerksomhet framover. 2 S 17-20 Undergruppe administrasjon sin rapport 16
Ambisjonene beskrevet i fusjonsplattformen er tydelige på at aktivitetene i Finnmark skal utvikles og bli en integrert del av et det fusjonerte universitetets satsinger i og for nordområdene. Dette krever et bærekraftig Finnmarksfakultetet med nok faglig kraft til å utvikle seg videre som en bidragsyter til utviklingen i nord. Innstilling til vedtak 1) Styringsgruppa takker arbeidsgrupper og undergrupper for godt gjennomført arbeid 2) Styringsgruppa støtter hovedkonklusjonene i integreringsgruppas rapport med de presiseringer som er gjort i saksframlegget Tromsø/Alta, 9.5.2013 Lasse Lønnum universitetsdirektør Pål Markusson høgskoledirektør 17