S STYRING OG LEDELSE AV STUDIEPROGRAMMENE

Transkript

1 S Til: Universitetsstyret Møtedato: 26. mars 2009 Arkivref: 2009/174 MSA000/330 STYRING OG LEDELSE AV STUDIEPROGRAMMENE Bakgrunn Våren 2008 behandlet styrene for Høgskolen i Tromsø og Universitetet i Tromsø fakultetsorganiseringen for det nye, fusjonerte Universitetet i Tromsø, og vedtok styrings- og ledelsesprinsippene for de tre nivåene: Institutt, fakultet og universitet. Todelt ledelse ble beholdt på institusjonsnivået, mens enhetlig ledelse ble vedtatt for fakultets- og instituttnivået. Høsten 2008 ble den interne organiseringen av de seks nye fakultetene utredet og fastlagt. Utdanning er ett av tre hovedvirksomhetsområder for vår institusjon. Det er derfor viktig at virksomheten organiseres, styres og ledes slik at kvaliteten i undervisningen og programmene ivaretas på en best mulig måte. Mandat arbeidsgruppe Med utgangspunkt i de ulike tradisjonene for organisering av ivaretakelsen av studentene og utdanningsprogrammene hos fusjonspartnerne, og de prosesser som det er gjort kort rede for i innledningen ovenfor, oppnevnte universitetsdirektøren tidlig høsten 2008 en arbeidsgruppe for å utrede hvilke styringsprinsipp som skulle legges til grunn når de nye fakultetene starter opp høstsemesteret Utvalget ble ledet av professor Nils Erik Huseby, og var i tillegg til ham sammensatt av professor Derek Clark, assisterende universitetsdirektør Ingrid B. Salvesen, studieleder Nanna Hauksdottir, førsteamanuensis Are Sydnes, student Pernille Gjernes Bilde og student Astrid Smidt. Mandatet som arbeidsgruppen fikk er vedlagt saksframlegget, her gjengis et utdrag: Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til en felles ordning som sikrer kvaliteten i programmene som helhet og som også sikrer effektiv og rasjonell styring og ledelse av utdanningsprogrammene ved universitetet etter Arbeidet må ta utgangspunkt i de reglement og instrukser som i dag foreligger for instituttene og fakultetene, for programstyrene og for studielederne og avdelingene ved universitetet og høgskolen, herunder kvalitetssikringssystemenes beskrivelser av gradsforvaltningen og studieplanarbeidet. Eventuelle økonomiske implikasjoner av forslagene må også utredes. Hovedpunktene ble oppsummert som følger: 1. Avklare og beskrive en framtidig arbeids- og ansvarsdeling mellom myndighetsnivåene (institusjon, fakultet, institutt, eventuelt programstyrer/studieutvalg og studieledere). 2. Avklare og beskrive daglig styring og ledelse av programmene. Fastsette ansvarsforhold knyttet til kvalitetssikring/evaluering og oppfølging av studentene. UNIVERSITETET I TROMSØ Universitetsdirektøren

2 Fusjonssekretariatet gjennomførte en kartlegging av praksis for styring og ledelse av utdanningene i forkant av arbeidsgruppens arbeid. De erfaringene som her framkom ble lagt fram for arbeidsgruppen, i tillegg til alle de forskrifter og regelverk som regulerte dette området ved høgskolen og universitetet. Arbeidsgruppens innstilling Arbeidsgruppen leverte sin innstilling Her foreslås arbeids- og ansvarsfordeling for alle organisasjonsnivåene; universitet, fakultet og institutt. Det er også utarbeidet mandat for en utøvende, faglig programledelse. Arbeidsdelingen som foreslås for de tre nivåene følger organisasjonsmodellen som er valgt for institusjonen, og er en harmonisering av regelverk og praksis fra de to fusjonerte institusjonene. I innstillingen er det foreslått tre modeller for faglig ledelse av utdanningsprogrammene, organisert under instituttnivået: Tre alternative modeller for faglig programledelse Modell Fullmakter Sammensetning Faglig ivaretakelse 1. Instituttleder leder selv programstyret Instituttleder med sine fullmakter er leder av programstyret Settes sammen av faglærere og studenter i tillegg til instituttleder Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet 2. Instituttleder oppnevner programstyreleder Programstyreleder delegeres myndighet og gis økonomiske fullmakter innen gitte rammer Settes sammen av faglærere og studenter Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet 3. Fakultetet tilsetter studieleder etter innstilling fra instituttleder Økonomi og personalansvar innenfor nærmere angitt fullmakt Studieleder gjennomfører møter med studenter og faglig ansatte Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet Målsettingen med forslaget er å etablere en faglig tett oppfølging av det faglige innholdet i utdanningsprogrammene, og de studentene som følger programmet. Instituttets og instituttlederens ansvar og rolle er viktig. Innstillingen diskuterer hvilke fullmakter innenfor områdene personal- og økonomiforvaltning som skal kunne delegeres til den faglige programledelsen, uavhengig av hvilken modell som blir valgt. Arbeidsgruppen har imidlertid ikke gått i detalj når det gjelder delegeringsgrad. Høring Saken har vært på høring ved fakultetene og NFH (UiT), avdelingene (HiTø), studentdemokratiene, og tjenestemannsorganisasjonene. Det er kommet inn uttalelser fra: Det humanistiske fakultet, Det juridiske fakultet, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Det samfunnsvitenskapelige fakultet, Det medisinske fakultet, Norges fiskerihøgskole, Avdeling for ingeniør og økonomifag, Avdeling for helsefag, Avdeling for lærerutdanning, Avdeling for kunstfag og Forskerforbundets lokallag. side 2

3 Felles for alle høringsuttalelsene er at de enten i klartekst eller indirekte i sine kommentarer gir sin tilslutning til det forslaget som arbeidsgruppa har utarbeidet. Avdeling for ingeniør og økonomifag: Peker på at kravet om førstestillingskompetanse for studielederfunksjonen er uhensiktsmessig i forhold til behovet for å kunne tilsette de personer som totalt sett anses som best kvalifisert for en slik oppgave. Avdeling for helsefag: Har lang erfaring med studieledere som ivaretar hver utdanning, og ønsker at den tilsvarende ordning ivaretas i det nye instituttet hvor hoveddelen av avdelingen blir videreført. Ønsker at studielederne opparbeider rett til tid til faglig utvikling, som kan tas ut i etterkant av åremålsperiode som studieleder. Instituttnivået må selv få velge sin struktur, og ansette studieledere. Løsningen som velges bør være felles for instituttet. Studielederfunksjonen bør rendyrkes som faglig lederstilling, ved at administrative oppgaver ivaretas av studiekonsulenter. Avdeling for lærerutdanning: Ønsker fleksibilitet med hensyn på valg av modell, også innenfor ett institutt. God ledelse på alle nivå er et viktig mål. Lærerutdanningsprogrammene må ha studieledere også i det nye fakultetet. Den nye Pilot i nord må ha et felles programstyre i tillegg til studieledere for hvert av de tre nye programmene. Ser ulempe med kollegiale organ med for omfattende fullmakter på nivået under instituttene. Det formelle kvalifikasjonskravet til studielederne må håndteres fleksibelt i en overgangsfase, og ikke være strengere enn til instituttlederne. Viser også til at studieledermodellen kan ivareta studentinvolvering ved faste møter mellom studenttillitsvalgte og studielederne. Avdeling for kunstfag: Instituttene som nå opprettes vil være ulik både med hensyn til størrelse og faglige styringsbehov, instituttene må derfor kunne velge modell etter hva som passer den virksomhet og bemanning som finnes på instituttet. Det humanistiske fakultet: har avgitt en uttalelse hvor to forhold drøftes: Skal det nye universitetets studieprogrammer ledes av programstyrer eller studieledere, og hvordan skal forholdet mellom ledelsen av studieprogrammene være til styringslinjen i organisasjonen som helhet. Fakultetet ønsker å videreføre sin ordning med få og overordnede programstyrer, og at det settes av egne studieadministrative ressurser til drift av programstyrene. I tillegg må styringslinjen beholdes, ved at det ikke skapes et skille mellom personal- og økonomiledelse fra ledelse av studiene. Det juridiske fakultet: Ønsker fortsatt en løsning med programstyrer. Det matematisk naturvitenskapelige fakultet: Fakultetet slutter seg til de forslagene som er fremmet. Det må gis anledning til å ha både programstyrer og studieledere innenfor ett fakultet. Eventuelle fullmakter må tydeliggjøres. Det samfunnsvitenskapelige fakultet: Har erfaring bare med programstyrer, og ønsker denne ordningen videreført. Det må kunne overlates til instituttene å bestemme hvordan dette skal organiseres, avhengig av programmets struktur og andre lokale forhold. Også delegering av fullmakter innenfor økonomistyring må kunne fastlegges på instituttnivå. Det medisinske fakultet: Ser for seg at det nye helsevitenskapelige fakultetet vil benytte alle tre modeller for faglig ledelse av programmene. Uavhengig av modell er det nødvendig at programledelsen har studieadministrativ støtte. Norges fiskerihøgskole: Støtter den klargjøring av ansvar som forslaget innebærer. side 3

4 Forskerforbundets lokallag: Det enkelte fakultet må kunne bestemme hvilken styringsmodell som velges. Universitetsdirektørens vurderinger Arbeidsgruppas mandat har vært å foreslå en felles ordning for styring og ledelse av studieprogrammene. Ordningen skal ivareta det faglige og institusjonelle ansvaret for utdanningsprogrammene på en måte som sikrer at kvaliteten i universitetets totale tilbud blir ivaretatt. De tre modeller som arbeidsgruppa har foreslått hvor 1) instituttleder leder selv programstyret, 2) instituttleder oppnevner programstyreleder og 3) fakultetet tilsetter studieleder i åremål, etter forslag fra instituttleder, er alle mulig å gjennomføre ved institusjonen. Studieledermodellen er i bruk og styring og ledelse fungerer godt her. Dagens programstyremodell har i noen tilfeller fungert godt, i andre tilfeller ikke. Universitet har mange ulike studieprogram, fra strengt disiplinære og rammeplanfestede program, til program med større valgfrihet. For å få til en god faglig ledelse, mener arbeidsgruppa at den faglige ledelsen av utdanningsprogrammene må gis et verktøy i form av økonomiske og personellmessige ressurser. Universitetsdirektøren er enig i en slik vurdering. Dette begrunnet i at den ordning som det tidligere universitetet har hatt med en programstyremodell uten beslutningsmyndighet eller økonomiske ressurser i liten grad har fungert etter intensjonen. Universitetsdirektøren støtter forslaget om at instituttleder gis en sentral rolle i ledelsen av studieprogrammene. Instituttleder har nødvendig faglig kompetanse i tillegg til å forvalte både personell og økonomiske ressurser. Fakultetene må avgjøre hvor de ulike modeller passer best. I høringsuttalelsene fra tidligere høgskoleavdelinger ønsker tre av fire å videreføre studielederfunksjonen mens den fjerde mener det bør være valgfritt. I høringssvarene fra fakultetene ved det tidligere universitetet ønsker alle seks å videreføre programstyrer, ett mener også at det bør være valgfritt studieleder eller programstyre, mens Det medisinske fakultet ser for seg at Det helsevitenskapelige fakultet vil benytte alle tre modeller. Arbeidsgruppen har i sin analyse sett på fordeler og ulemper ved modellene. Forskjellen er i hovedsak at den faglige ledelse legges til en stilling i studieledermodellen mens ledelsen legges til et kollegialt organ i programstyremodellen. I alle tre modeller er instituttleder øverste faglige ansvarlige på dette nivå, enten som studieleders overordnede eller som programstyrets leder med det ansvar dette innebærer. Likeså er det instituttleder som disponerer ressurser i form av personale og økonomiske midler i alle modeller. I instituttleders instruks framgår hennes/hans ansvar som faglig leder. Universitetsdirektøren ønsker å følge utviklingen nøye, og vil føre tilsyn med arbeidet omkring styring og ledelse av programmene. Universitetsdirektøren vil be om egen rapportering gjennom de årlige utdanningsmeldingene. Beslutningsmyndighet: Arbeidsgruppen foreslår i sin innstilling at fakultetet bestemmer den faglige styringsordningen for de enkelte program ved sine institutt, etter innstilling fra instituttene som deltar i programmet. I innstillingen sies det ikke noe om hvilke frihetsgrader som kan legges til grunn ved hvert fakultet. Høringssvarene som har kommentert dette punktet spriker. side 4

5 Fakultetene står fritt til å innføre instituttstyrer. Innenfor rammen av ett fakultet kan en både ha institutter som ledes av en instituttleder, og institutter som ledes av instituttleder sammen med et styre. Universitetsdirektøren tilrår at fakultetene i utgangspunktet stilles fritt til å fastlegge hvilken ordning for styring og ledelse de ønsker for egne studieprogram. Delegasjon av fullmakter/myndighet til studieleder eller programstyrer: Instituttene vil disponere et budsjett innenfor ramme fastlagt av det enkelte fakultetet. De nye instituttene må som neste ledd bestemme hvor store ressurser som skal kunne disponeres av studieledere, og hvilke økonomiske og personellmessige ressurser som eventuelt skal delegeres til programstyrer hvor instituttlederne ikke er personlig representert. Universitetsdirektøren ønsker ikke i denne saken å foreslå bestemte rammer for instituttenes og fakultetenes adgang til slik delegasjon, ut over det som er bestemt i instituttlederens instruks, hvor følgende er tatt inn: Instituttleder har ansvar for at de administrative og forvaltningsmessige oppgavene utføres effektivt og i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og regler, samt innenfor økonomiske rammer fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Programstyrer Den nye modellen legger et klarere ansvar for studieprogrammene til instituttene. Imidlertid vil det i noen program inngå emner fra flere institutt og i noen tilfeller fra flere fakultet, selv om programmets faglige fordypning plasserer det ved ett institutt. For slike tverrfaglige program må det etableres programstyrer, hvor fagmiljøene som tilbyr emner som inngår i programmet blir representert. Det administrative ansvaret for hvert program må legges til ett institutt. Innplasseringen må skje ved enighet eller vedtak i overordnet organ. Universitetsstyret har i sak S 29/03 vedtatt at institutt som tilbyr obligatoriske emner med til sammen minimum 30 studiepoeng i et studieprogram, rett til å ha en representant i programstyret. Vedtaket har fortsatt gyldighet. Studieleder: I høgskolesektoren er bruken av stillingskode 1473 i kategorien faglig-administrative lederstillinger velkjent. Høgskolen i Tromsø hadde ordningen med studieledere. De utdanningene som nå er en del av Universitetet i Tromsø, beholder den løsningen de hadde ved Høgskolen fram til Avdelingene ved Høgskolen kunne selv bestemme mandat og ansvarsområde for hver studieleder. Studielederne hadde ulik stillingsbrøk og ulikt ansvar innenfor personalforvaltning og økonomistyring. Stillingsbrøken ble bestemt hovedsakelig med utgangspunkt i studenttallet på hver utdanning. Studielederstillingene er åremålsstillinger, som blir utlyst offentlig. Det er likevel vanlig at den som tilsettes kommer fra det aktuelle fagmiljøet. Universitetsdirektøren tilrår at ordningen med studieledere (modell tre) videreføres der fakultetene prioriterer det. Ordningen er i mange tilfeller effektiv, og tydeliggjør ansvar og faglig forankring av utdanningsprogrammet. Studieleder, kvalifikasjonskrav: Arbeidsgruppen foreslår at studielederne skal inneha førstestillingskompetanse (førsteamanuensis/førstelektor), men at dette kravet kan fravikes for en overgangsperiode. De av høringsinstansene som har kommentert dette punktet, tilrår entydig at kravet om førstestillingskompetanse ikke må være til hinder for å rekruttere studieledere som har en bredere kompetanse og personlig egnethet. Universitetsdirektøren støtter dette synet. Tidsressurs til faglig ledelse: Ved Universitetet var det faglige lederskapet nærmest studentene og programmene ivaretatt ved at førsteamanuensis- og professorstillingene ble tildelt en spesifisert tidsressurs for å ivareta sine verv som koordinator, programstyreleder eller deltaker og tilsvarende. Omfanget av ressursen ble fastsatt lokalt, av institutt eller fakultet. side 5

6 Arbeidsgruppen foreslår at studielederne tildeles en spesifisert tidsressurs til faglig ledelse, avhengig av studiets omfang og studenttall. De eksisterende studielederne med ansvar for den tidligere høgskolens profesjonsutdanninger har spesifiserte rammer avsatt til sin funksjon. Det er rimelig å foreslå at dette videreføres i de tilfeller de nye instituttene velger studielederordningen uten at det gjennomføres organisatoriske endringer eller andre omlegginger, eksempelvis etablering av studieadministrative støttefunksjoner. Hvert fakultet må foreta en gjennomgang av uttellingen lokalt, før endelig godkjenning av universitetsdirektøren. Lærerutdanning: Lærerutdanningen blir ivaretatt innenfor Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning fra og med høsten Lærerutdanning vil være en utfordring for det fusjonerte universitetet, og et viktig satsningsområde. I sin høringsuttalelse skriver Avdeling for lærerutdanning at det må være studieledere for grunnutdanningene førskolelærerutdanningen, faglærerutdanningen for praktiske og estetiske fag og allmenlærerutdanningen så lenge de varer. Etter avdelingens syn må studielederne ha muligheter til å treffe beslutninger og disponere ressurser på selvstendig grunnlag på sine områder. Det humanistiske og Det samfunnsvitenskapelige fakultet har ingen erfaring med studieledere. De anbefaler begge at lærerutdanningen blir underlagt egne programstyrer. Det nye lærerutdanningen Pilot i nord er inntil videre organisert som et prosjekt hvor prosjektleder rapporterer direkte til universitetsdirektøren. Fra forankres Pilot i nord ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning. Universitetsdirektøren tilrår at studielederstillingene ved lærerutdanningene videreføres som i dag. Ved implementeringen av den nye lærerutdanningen høsten 2010 vil en måtte komme tilbake til hvordan utdanningen skal styres og ledes. Forslag til vedtak: 1. Universitetsstyret godkjenner det framlagte forslag til arbeidsdeling for styring og ledelse av utdanningsprogrammene mellom organisasjonsnivåene, med de endringer som framkom i møtet. 2. Alle studieprogram skal fra og med høsten 2009 være underlagt en faglig programledelse. 3. Fakultetene må etter innstilling fra instituttene vedta hvilken ordning for faglig programledelse som skal gjelde for de enkelte program. Dette må gjøres i løpet av vårsemesteret Fakultetene må etter innstilling fra instituttene vurdere hvilken tidsressurs som kan tildeles den faglige programledelsen. Slike utfyllende bestemmelser må godkjennes av universitetsdirektøren. 5. Lærerutdanningen viderefører ordningen med studieledere. I forkant av implementering av ny lærerutdanning høsten 2010 foretas en gjennomgang av faglig styring for utdanningen. 6. Krav om førstestillingskompetanse for studielederstillinger kan fravikes i særlige tilfeller. Tromsø, Lasse Lønnum universitetsdirektør Lisbeth S. Trollvik prosjektleder Vedlegg: Arbeidsgruppens innstilling og innkomne høringsuttalelser side 6

7 Vedtak i sak Styring og ledelse av studieprogrammene Møtedato: Journalnummer: 2009/ Universitetsdirektøren la fram forslag til et tilleggspunkt: 7. Universitetsdirektøren gis fullmakt til å gjøre mindre endringer i beskrivelsen av arbeids- og ansvarsfordeling, slik at dette blir klargjort og nedfelt i universitetets kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten. Styre gjorde deretter følgende enstemmige vedtak: 1. Universitetsstyret godkjenner det framlagte forslag til arbeidsdeling for styring og ledelse av utdanningsprogrammene mellom organisasjonsnivåene, med de endringer som framkom i møtet. 2. Alle studieprogram skal fra og ned høsten 2009 være underlagt en faglig programledelse. 3. Fakultetene må etter innstilling fra instituttene vedta hvilken ordning for faglige programledelse som skal gjelde for de enkelte program, Dette må gjøres i løpet av vårsemesteret Fakultetene må etter innstilling fra instituttene vurdere hvilken tidsressurs som kan tildeles den faglige programledelsen. Slike utfyllende bestemmelser må godkjennes av universitetsdirektøren. 5. Lærerutdanningen viderefører ordningene med studieledere. I forkant av implementering av ny lærerutdanning høsten 2010 foretas en gjennomgang av faglig styring for utdanningen. 6. Krav om førstestillingskompetanse for studielederstillinger kan fravikes i særlige tilfeller. 7. Universitetsdirektøren gis fullmakt til å gjøre mindre endringer i beskrivelsen av arbeids- og ansvarsfordeling, slik at dette blir klargjort og nedfelt i universitetets kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten. side 7