TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 13.4.2011 15.30 18.45 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Åshild Fause Andre Fra Tromsø kirkelige fellesråd: Kristin Stang Meløe (tilstede i sak 40/11) Behandlede saker Sak nr./år Sak 38 45/11 Underskrifter Fra KomRev NORD: Revisjonsdirektør Oddgeir Albertsen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen sign Rolleiv O Lind Åshild Fause Britt Sofie Illguth
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 5.4.2011 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 38/11 Godkjenning av protokollen fra møtet 31.3.2011 39/11 Drøftingssak henvendelse fra Troms Kraft AS 40/11 Tromsø kirkelige fellesråd gravlunder orientering 41/11 Utsatt sak fra møte 9.3.2011 sak 34/11 Tromsø kommunes bruk og oppfølging av bemanningsselskaper 42/11 Drøftingssak orientering om status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole 43/11 Drøftingssak kommunens behandling av byggesak oppføring av lagerbygg i LNF område 44/11 Utsatt sak fra møtet 9.3.2011 sak 32/11 Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2011 oppsummering 45/11 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 38/11 Godkjenning av protokollen fra møtet 31.3.2011 Protokollen fra møtet 31.3.2011 godkjennes. Forslag til endring fra Tor Zachariassen: Til sak 36/11 strykes de to siste setningene i avsnittet angående opplysning om inhabilitet for Tor Zachariassen. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 31.3.2011 godkjennes med foreslåtte endring fremkommet i møtet. 39/11 Drøftingssak henvendelse fra Troms Kraft AS 1. Kontrollutvalget anmoder Kommunal- og regionaldepartementet om en tolkningsuttalelse vedrørende: a. Kontrollutvalgets tilstedeværelsesrett i møter i bedriftsforsamling i selskap underlagt kontrollutvalgets innsynsrett b. Kontrollutvalgets tilstedeværelsesrett i heleide datterselskap i selskap underlagt kontrollutvalgets innsynsrett 2. Kontrollutvalget takker ja til invitasjonen om en orientering fra Troms Kraft AS. Forslag i punkt 1 enstemmig vedtatt. Forslag i punkt 2 vedtatt med 4 stemmer mot 1 stemme. 1. Kontrollutvalget anmoder Kommunal- og regionaldepartementet om en tolkningsuttalelse vedrørende: a. Kontrollutvalgets tilstedeværelsesrett i møter i bedriftsforsamling i selskap underlagt kontrollutvalgets innsynsrett
Blad 4 b. Kontrollutvalgets tilstedeværelsesrett i heleide datterselskap i selskap underlagt kontrollutvalgets innsynsrett 2. Kontrollutvalget takker ja til invitasjonen om en orientering fra Troms Kraft AS. 40/11 Tromsø kirkelige fellesråd gravlunder orientering Kontrollutvalget tar kirkevergens redegjørelse til orientering. Kirkeverge Kristin Stang Meløe orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Notat fra kirkevergen ble delt ut i møtet. Forslag til tilføyelse punkt 2 - fra Tor Zachariassen: Med bakgrunn i at utbyggingen ved Vangberg gravlund skjedde i kommunal regi, samt at det er opplyst fra kirkevergen at utnyttelsesgraden ved gravlunden er på 59 %, ber kontrollutvalget om en orientering fra rådmannen om kommunens vurdering av saken. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar kirkevergens redegjørelse til orientering. 2. Med bakgrunn i at utbyggingen ved Vangberg gravlund skjedde i kommunal regi, samt at det er opplyst fra kirkevergen at utnyttelsesgraden ved gravlunden er på 59 %, ber kontrollutvalget om en orientering fra rådmannen om kommunens vurdering av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.4.2011 til: - Tromsø kommune v/rådmannen 41/11 Utsatt sak fra møtet 9.3.2011 sak 34/11 Tromsø kommunes bruk og oppfølging av bemanningsselskaper
Blad 5 1. Kontrollutvalget konstaterer at vikarleie på renhold utgjorde i 2010 et betydelig beløp, og ber rådmannen vurdere om kommunen selv kan organisere vikarbruken på en annen måte. 2. Kontrollutvalget forutsetter at ved anbudsutlysning av vikartjenester tas med krav til kompetanse, samt lønns- og arbeidsavtale. 1. Kontrollutvalget konstaterer at vikarleie på renhold utgjorde i 2010 et betydelig beløp, og ber rådmannen vurdere om kommunen selv kan organisere vikarbruken på en annen måte. 2. Kontrollutvalget forutsetter at ved anbudsutlysning av vikartjenester tas med krav til kompetanse, samt lønns- og arbeidsavtale. Utskrift av saksprotokoll sendt 29.4.2011 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen 42/11 Drøftingssak orientering om status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole Kontrollutvalget tar informasjonen fra Tromsø kommune v/prosjektleder Knut-Bjarne Olsen til orientering. Kontrollutvalget ber om en orientering i saken fra enhetene eiendom og vann- og avløp. Orienteringen ønskes i neste møte i kontrollutvalget fastsatt til 12. mai. Kontrollutvalget ber om en orientering i saken fra enhetene eiendom og vann- og avløp. Orienteringen ønskes i neste møte i kontrollutvalget fastsatt til 12. mai. Utskrift av saksprotokoll sendt 29.4.2011 til: - Tromsø kommune v/ VA-sjef og eiendomssjef
Blad 6 43/11 Drøftingssak kommunens behandling av byggesak oppføring av lagerbygg i LNF-område Kontrollutvalget viser til K-Sekretariatets vurdering i saken, og tilslutter seg denne. Saken anses ferdigbehandlet fra utvalgets side. Kontrollutvalget viser til K-Sekretariatets vurdering i saken, og tilslutter seg denne. Saken anses ferdigbehandlet fra utvalgets side. Utskrift av saksprotokoll sendt 4.5.2011 til: - Tore Ingebrigtsen 44/11 Utsatt sak fra møtet 9.3.2011 sak 32/11 - Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2011 oppsummering Kontrollutvalgets medlemmer utvekslet erfaringer fra konferansen, og oppsummerte denne. Utvalget ber K-Sekretariatet innhente informasjon fra kommunen angående kommunens etiske retningslinjer og reglement for høringer. Kontrollutvalgets medlemmer utvekslet erfaringer fra konferansen, og oppsummerte denne. Utvalget ber K-Sekretariatet innhente informasjon fra kommunen angående kommunens etiske retningslinjer og reglement for høringer.
Blad 7 45/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet 21.3.2011 b) Formannskapsmøtet 28.3.2011 c) Formannskapsmøtet 4.4.2011 B. INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING I TROMSØ INDUSTRIBYGG AS 10. MARS 2011 a) Innkalling datert 27.2.2011 fra Tromsø Industribygg AS C. ORIENTERING ANGÅENDE TROMSØ KOMMUNES ÅRSMELDING 2010 a) Brev av 31.3.2011 fra Tromsø kommune v/rådmannen I tillegge tatt opp i møte: D. INNKALLING REPRESENTANTSKAPET I K-SEKRETARIATET 29.4.2011 1. Referatsak D: Britt-Sofie Illguth deltar på representantskapsmøtet i K- Sekretariatet. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering. 1. Referatsak D: Britt-Sofie Illguth deltar på representantskapsmøtet i K-Sekretariatet. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 14. april 2011 Inger Johansen