Side 1 av 21 DSB konkurranse nr 2009/4125: Anskaffelse av medieovervåking
Side 2 av 21 Innholdsfortegnelse 1 Generell beskrivelse... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.4 Kunngjøring... 3 2 Regler for konkurransen... 3 2.1 Gjennomføring... 3 2.2 Tilbudets utforming og levering... 3 2.3 Tilbudsfrist... 4 2.4 Vedståelsesfrist... 4 2.5 Behandling av tilbud... 4 3 Kvalifikasjonskrav... 4 3.1 Organisatoriske og juridiske krav... 4 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 5 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 4 Tildelingskriterier... 5 5 Kravspesifikasjon... 6 5.1 Innledning... 6 5.2 Generelt... 6 5.3 Elektroniske medier... 6 5.4 Papiraviser... 6 6 Underskrift... 7 7 Vedlegg... 7
Side 3 av 21 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver DSB består i dag av hovedkontoret i Tønsberg med ca 230 ansatte, herunder 5 regionskontorer som utfører tilsyn med virksomheter som har høyspenningsanlegg. I tillegg hører Norges brannskole, Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Sivilforsvaret inn under direktoratets ansvarsområde. Sivilforsvaret består av 20 distriktskontorer inklusive 3 skoler, 5 leire, Sentralanlegg og Hovedmagasin. DSB har totalt ca 640 ansatte. For øvrig vises det til DSBs nettsted http://www.dsb.no Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Lillian M. Dahle Postadresse: Postboks 2014, 3103 Tønsberg Besøksadresse: Rambergveien 9, 3115 Tønsberg e-post: lillian.dahle@dsb.no Telefaks: 33 31 06 60 Telefon: 33 41 25 62 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Det skal anskaffes medieovervåking til bruk for vår avdeling Informasjon og samfunnskontakt (IOS), jf. pkt. 5 Kravspesifikasjon. Det vil bli inngått kontrakt med 4 års varighet. Kontraktsgrunnlag som vil bli benyttet er lagt ved som vedlegg 8. 1.3 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhørende vedlegg. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i den nasjonale kunngjøringsdatabasen DOFFIN som en frivillig kunngjøring. 2 Regler for konkurransen 2.1 Gjennomføring Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke leverer tilbud i tråd med konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal leveres i 1 papireksemplar og 1 elektronisk eksemplar (CD-ROM/USB-minnepenn el). Den elektroniske versjonen skal inneholde all dokumentasjon som angitt. Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning til å inngi tilbud pr. e-post.
Side 4 av 21 Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: DSB konkurranse 2009/4125, medieovervåking, og Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal sendes til følgende adresse: DSB v/lillian M. Dahle Postboks 2014 3103 Tønsberg Tilbudet kan også leveres direkte til DSBs resepsjon: DSB v/lillian M. Dahle Rambergveien 9 3115 Tønsberg Eventuelle kostnader som tilbyder har ifm utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på DSBs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av DSB. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 27. august 2009, kl. 12:00. Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. For sent innleverte tilbud er grunnlag for avvisning. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 27. Oktober 2009 kl. 24.00. Dette skal bekreftes i tilbudsbrevet. 2.5 Behandling av tilbud DSB vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt. Tilbudet vil ikke bli returnert til leverandør. 3 Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren for deltakelse i konkurransen. 3.1 Organisatoriske og juridiske krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at leverandøren har ordnede Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er forhold mht. mer enn 6 måneder gammel. skatteinnbetaling og Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes 1-2 momsinnbetaling. av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 Det kreves at leverandøren har et fungerende HMS-system. måneder gammel. HMS egenerklæring (Se vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget leverandør fyller ut og signerer erklæring) 3
Side 5 av 21 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating fra en offentlig godkjent økonomisk kapasitet til å kredittvurderingsinstitusjon gjennomføre 4 oppdraget/kontrakten 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Leverandøren må vise til Referanser til tre tidligere tilsvarende leveranser kompetanse og erfaring fra tilsvarende leveranser 5 4 Tildelingskriterier Kontrakt tildeles den leverandør hvis tilbud etter en helhetsvurdering er økonomisk mest fordelaktig. Ved avgjørelsen av hvem som skal tildeles kontrakt vil det bli lagt vekt på: Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Pris 60 % Prisoversikt 6 Webportalens oppbygning og brukervennlighet 40 % Tjenestebeskrivelse 7
Side 6 av 21 5 Kravspesifikasjon 5.1 Innledning Det skal anskaffes medieovervåking til bruk for DSBs avdeling IOS. Med medieovervåking menes oversikter over medienes omtaler av DSB og direktoratets fagområder. Tjenesten skal leveres elektronisk i en webportal. Leverandøren må påregne noe tid sammen med DSB/IOS før oppstart av tjenesten for å tilpasse/spisse søk. 5.2 Generelt Tilgang til nyhetsarkiv med fritekstsøk Søkerfunksjon må være tilgjengelig for alle i DSB Det skal opplyses om mulighet for e-postvarsling for aktuelle brukere 5.3 Elektroniske medier Overvåking av elektroniske norske medier - ubegrenset antall søk og treff o Aviser, fagblader, tidsskrifter, ukeblader, nyhetsbyråer, offentlige publikasjoner, NRK med distriktskontorer o Fortløpende oppdatering med siste nyheter alltid øverst o Filtrering av like artikler, men med oversikt over hvilke medier som har benyttet artiklene (eksempelvis fra NTB og ANB) o Inntil 20 søkerprofiler som kan endres når som helst i perioden. Ønskelig at DSB kan utføre endringene o Mulighet for feed direkte til intranett og internett på søkeord Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap og forkortelsen DSB 5.4 Papiraviser Overvåking av papiraviser med søkeord samfunnssikkerhet : o o riks- og regionaviser redegjør for hvordan papirklipp varsles og sendes oppdragsgiver
Side 7 av 21 6 Underskrift Firmaopplysninger Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Foretaksnummer: Fyll inn..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet. 7 Vedlegg Leverandøren fyller inn opplysninger direkte i konkurransegrunnlaget og vedlegger etterspurte dokumenter og opplysninger i den rekkefølge som angitt i det følgende. Det gjøres oppmerksom på at mangelfull dokumentasjon vil kunne medføre avvisning av tilbudet.
Side 8 av 21 Vedlegg 1 Skatteattest Skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) ikke eldre enn 6 måneder.
Side 9 av 21 Vedlegg 2 Merverdiavgiftsattest Attest for betalt merverdiavgift utstedt av skattefogden (skjema RF-1244) ikke eldre enn 6 måneder.
Side 10 av 21 Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Vedlagte HMS-egenerklæring fylles ut og signeres av Leverandør.
Side 11 av 21 HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
Side 12 av 21 Vedlegg 4 Kredittvurdering/rating Kredittvurdering/rating fra en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon.
Side 13 av 21 Vedlegg 5 Referanser Referanser til tre tidligere tilsvarende leveranser.
Side 14 av 21 Vedlegg 6 Prisoversikt Leverandørens prisoversikt. Alle priser skal oppgis både eksklusive og inklusive merverdiavgift.
Side 15 av 21 Vedlegg 7 Tjenestebeskrivelse
Side 16 av 21 Vedlegg 8 Kontraktsgrunnlag
Side 17 av 21 Kontrakt DSB/2009/4125 Kontrakt for leveranse av medieovervåking mellom Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og (Leverandør) DSB (Leverandør) Sted/dato: Sted/dato: Signatur: Signatur: Navn: (med blokkbokstaver) Navn: (med blokkbokstaver) Stilling: Stilling:
Side 18 av 21 Innholdsfortegnelse 1 Partene 19 2 Kontrakten 19 3 Kontraktsdokumentene 19 4 Priser 19 5 Prisendringer 19 6 Levering 19 7 Betalingsbetingelser 19 8 Fakturering 20 9 Endringer 20 10 Bruk av underleverandører 20 11 Oppsigelse 20 12 Fortrolighet 20 13 Rettsvalg og tvister 20 14 Adresser og kontaktpersoner 21
Side 19 av 21 1 Partene Kontrakten er inngått mellom Direktoratet for samfunnssikkerhet (DSB), heretter benevnt Kunden, og (Leverandørens navn), heretter benevnt Leverandøren. 2 Kontrakten Kontrakten gjelder leveranse av medieovervåking iht. krav som fremkommer av kontraktsdokumentene som angitt i pkt. 3 nedenfor. Kontrakten har en varighet på 4 år fra kontraktssignering. 3 Kontraktsdokumentene Kontrakten består av følgende dokumenter: Del 1 Spesielle kontraktsvilkår Del 2 Kundens konkurransegrunnlag Del 3 Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser (AKS-89) NB! Ikke vedlagt Del 4 Leverandørens tilbud Endringsavtaler til kontrakten skal skje skriftlig jf. pkt. 9. Muntlige avtaler binder ikke Kunden. Dokumentene som utgjør kontrakten utfyller hverandre. Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt ovenfor. 4 Priser Prisene er som angitt i Del 4 Leverandørens tilbud. 5 Prisendringer De avtalte prisene er bindende i det første kontraktsåret. Hver av partene kan deretter kreve prisregulering en gang årlig, etter forutgående skriftlig anmodning senest 2 måneder før endringen ønskes iverksatt. Krav om prisregulering må være begrunnet i en reell prisendring i markedet eller generell prisvekst, og må dokumenteres av den av partene som fremsetter kravet. Prisendringer kan ikke settes i kraft før Kunden har godkjent prisendringen. Det tas forbehold om retten til å be om forhandlinger om eventuelle varslede prisreguleringer. 6 Levering Tjenesten skal gjøres tilgjengelig for Kunden etter kontraktsignering. (Utfyllende tekst vil bli satt inn etter valg av tilbud, slik at tekst kan utformes iht. valgt tilbud). 7 Betalingsbetingelser Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen.
Side 20 av 21 Leverandøren kan ikke overdra fakturaer til tredjemann for innkreving uten forutgående skriftlig samtykke fra Kunden. Ved overdragelse til tredjemann, er leverandøren uansett ansvarlig overfor Kunden ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. Leverandøren er ansvarlig for at lov om merverdiavgift (MVA) med tilhørende bestemmelser overholdes. 8 Fakturering Faktura skal inneholde referanse til kontraktsnummer DSB kontrakt 2009/4125 og referanse til bestiller 1810 + ULEV. Faktura skal være spesifisert. Rett fakturaadresse er: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Fakturamottak SSØ Postboks 4104 2307 Hamar Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller kontraktens krav. 9 Endringer Endringer til denne kontrakt skal skje i henhold til avtale mellom partene, og skal formaliseres i en egen skriftlig endringsavtale som blir en del av kontraktens Del 1 Spesielle kontraktsvilkår. Endringsavtalen skal bl.a. angi eventuelle konsekvenser som endringen medfører for kontraktspriser, leveringstid og eventuelt andre kontraktsvilkår. 10 Bruk av underleverandører Leverandøren har det overordnede ansvaret for alle tjenester og varer som leveres under denne kontrakt, herunder alle tjenester og varer som skal leveres av underleverandører. Dette innebærer bl.a. at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold osv. som har sin årsak i underleverandører, faller inn under Leverandørens ansvar. Kunden vil avtalemessig kun forholde seg til Leverandøren. 11 Oppsigelse Kunden kan si opp kontrakten med seks måneders skriftlig varsel. 12 Fortrolighet Partene skal behandle informasjon om kontrakten og om forretningsmessige forhold fortrolig. Informasjonen kan kun gis til tredjepart dersom skriftlig forhåndstillatelse er gitt av den annen part. 13 Rettsvalg og tvister Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvister ifm. gjennomføring av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger mellom partene. Fører ikke slike forhandlinger frem innen to måneder, skal tvisten fremmes for de ordinære norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting.
Side 21 av 21 14 Adresser og kontaktpersoner Kundens kontaktinformasjon Fullstendig navn: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Organisasjonsnummer: 974 760 983 Postadresse: Postboks 2014, 3103 Tønsberg Besøksadresse: Rambergveien 9, 3115 Tønsberg Telefonnummer: 33 41 25 00 URL/hjemmesider: http://www.dsb.no Kontaktperson mht kontraktsspørsmål: DSB/ADM/PLØ v/ Lillian M. Dahle, tlf 33 41 25 62 lillian.dahle@dsb.no Kontaktperson mht leveranser: DSB/IOS v/ Eva Ulland, tlf 33 41 25 78 eva.ulland@dsb.no Leverandørens kontaktinformasjon Fullstendig navn: Organisasjonsnummer: Postadresse: Besøksadresse: Telefonnummer: URL/hjemmesider: Kontaktpersoner: (Leverandørens navn) (leverandørens organisasjonnummer) (Leverandørens postadresse) (Leverandørens besøksadresse) (Leverandørens telefonnummer) (Leverandørens internettadresse) NN