Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling, del II ett trinns prosedyre om kontrakt for levering av Optical Coherence Tomography til øyeavdelingen ved SI Elverum til Sykehuset Innlandet HF Divisjon Elverum - Hamar Sak nr.: 201302791 Tilbudsfrist: 11.11.2013 kl: 12:00
Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER... 3 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE... 3 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET... 3 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 4.1 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 4.2 Saksbehandler for Oppdragsgiver... 4 4.3 Adresse for tilbud... 4 4.4 Tilbudsfrist... 4 4.5 Tidsplan... 4 4.6 Språkkrav... 5 4.7 Kostnader... 5 4.8 Offentlighet... 5 4.9 Taushetsplikt... 5 4.10 Etiske retningslinjer... 6 5 ORIENTERING OM KONTRAKT... 6 5.1 Planlagte kontrakter og kontraktsperiode... 6 5.2 Kontraktsvilkår... 6 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår... 6 6 UTFORMING AV TILBUDET... 6 6.1 Tilbudsbrev... 6 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav... 7 6.3 Besvarelse av kravspesifikasjon... 7 6.4 Priser... 7 6.5 Endre og tilbakekalle tilbud... 7 7 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 7.1 Generelt... 7 7.2 Organisering... 7 7.3 Skatteattest... 7 7.4 Finansiell og økonomisk stilling... 7 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner... 7 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v.... 8 8 TILDELINGSKRITERIER... 8 9 FORHANDLINGER... 8 10 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 10.1 Avlysning og totalforkastelse... 9 10.2 Avvisning av tilbud... 9 10.3 Meddelelse om valgt tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt... 9 11 VEDLEGG... 9 Side 2 av 9
1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag 8.500 ansatte. SI har en bygningsmasse på 360 000 kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For mer informasjon se http://www.sykehuset-innlandet.no For informasjon om Helse Sør Øst, se http://www.helse-sorost.no 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet, divisjon Elverum- Hamar inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av Optical Coherence Tomography (OCT) til øyeavdelingen ved SI Elverum og opsjon på levering av tilsvarende utstyr til øyeavdelingen ved SI Lillehammer i løpet av 2014. Konkurransen avholdes som konkurranse med forhandling (ett trinns prosedyre) i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del II. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 5 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. Alle publiseringer blir sendt til den e-postadressen som oppgis ved registrering og nedlasting av konkurransegrunnlaget på Doffin. Side 3 av 9
4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig per e- post til vår saksbehandler senest 7 dager før utløpet av tilbudsfristen. 4.2 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Innkjøpssjef Morten Endresen Telefon: 61 05 03 72 / 975 73 222 E-post: morten.endresen@sykehuset-innlandet.no 4.3 Adresse for tilbud Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke: Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Servicetorg / Innkjøp og Kontraktsavdelingen Anders Sandvigs gt. 17 2609 Lillehammer Postadresse: Konvolutten/pakkes merkes: 201302791 OCT innkjøpssjef Morten Endreesen - Åpnes kun av adressat. Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Att: Innkjøpssjef Morten Endresen Serviceboks 2629 Lillehammer Konvolutten/ pakken merkes: 201302791 OCT innkjøpssjef Morten Endreesen - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : 11.11.2013 kl 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.3. innen tilbudsfristens utløp. 4.5 Tidsplan Prosess etter innlevering av tilbud vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Tidspunkt /dato: 1. Tilbudsåpning To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. 13.11.2013 kl. 09:00 Side 4 av 9
2. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til dato som oppgitt i kolonnen til høyre. 03.03.2014, kl. 12:00. 3. Forhandlinger og evaluering av tilbudene uke nr. 48/49 4. Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev uke nr. 50/51 5. Kontraktsinngåelse uke nr. 02 4.6 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.7 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.8 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. 4.9 Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Side 5 av 9
4.10 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter og kontraktsperiode Målet med konkurransen er inngåelse av følgende kontrakter: Enkeltkontrakt Det skal anskaffes 1 stk OCT til øyeavdelingen lokalisert ved SI Elverum med opsjon på 1 stk OCT til øyeavdelingen ved SI Lillehammer ila 2014. 5.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlegg til konkurransegrunnlaget. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA 11-11 (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til egne leveringsvilkår eller andre standardiserte leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra oppdragsgivers kontraktsvilkår. 6 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal oppstilles slik: 1. Tilbudsbrev 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav 3. Besvarelse av kravspesifikasjon 4. Priser 5. Produktdatablader, brosjyrer og annen tilleggsdokumentasjon Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplar. Kopi av tilbudet leveres elektronisk på minnepinne i pdf-format. Besvarelse av Vedlegg 1 Kravspesifikasjon skal i tillegg besvares i word format. Prisskjema og evt. prislister skal leveres i excel-format. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.1 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. Side 6 av 9
6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.3 Besvarelse av kravspesifikasjon I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Dokumentet skal besvare de krav og spørsmål som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen se vedlegg 1. 6.4 Priser Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, se vedlegg 2. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. 6.5 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes iht. konkurransegrunnlaget. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattest Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal fremlegge utdrag av årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Side 7 av 9
Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktsutførelse. Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA 11-10. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt Poeng 1-10 Kostnader 40% 400 Samlede kostnader basert på priser oppgitt i prisskjema, etter gjennomført forhandling, vil bli lagt til grunn. Brukervennlighet 30 % 300 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon Miljø - Hms 10 % 100 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon IKT 10 % 100 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon Service/support 10 % 100 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon SUM 100% 1000 Underpunkter pr tildelingskriterie er ikke uttømmende. Kriteriene er oppgitt i prioritert rekkefølge. 9 FORHANDLINGER Oppdragsgiver vil invitere 3 leverandører til forhandlinger, forutsatt at de gjennom sitt tilbud dokumenterer at de er kvalifisert til å delta og at de har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Forhandlingene kan være i flere former (møter, pr. tlf, pr. e-post og lignende.) og de kan forløpe i flere faser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta en reduksjon av antall tilbydere allerede i forkant av forhandlingene. Reduksjonen vil bli foretatt på grunnlag av oppførte tildelingskriterier. Det vil bli forhandlet om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris, kvalitet og omfang. Side 8 av 9
Utspill fra Oppdragsgiver i forhandlingene skal ikke anses som avslag på det opprinnelige tilbudet, slik at samtlige tilbydere er bundet av sine tilbud i hele vedståelsesfristen 10 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 13-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1(2). 10.2 Avvisning av tilbud Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA 11-10,-11,-12. 10.3 Meddelelse om valgt tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt elektronisk til samtlige deltakere i konkurransen senest 7 dager før kontrakt inngås, regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, jfr. FOA 11-14 (1) og endelig frist for å påklage beslutningen, jfr. FOA 13-3. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 11 VEDLEGG Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester - GIT/HSØ 06/08 Vedlegg 4 Avtale utstyrskjøp MTU Side 9 av 9