25.9.2013 Sak 57/13 Driftsorienteringer fra administrerende direktør Forslag til vedtak: Saken tas til orientering 1. Status ad. Sykestua i Drøbak Styret besluttet november 2012 at Sykestua i Drøbak inngår som beredskapsareal i byggeperioden på Nesodden med nytt pasientbygg. Administrasjonen ble bedt å vurdere hvordan bygget kan benyttes i byggeperioden. Denne oppgaven er lagt til SunHF utvidet arealutvalg som utreder og vurderer både bruk av eiendommen i byggeperioden og behovet etter at nytt bygg er planlagt ferdigstilt i 2015. Utredningen inngår i arbeidet med revidering av sykehusets totale masterplan for arealer. Målet er at arbeidet med masterplanen skal være klart for behandling i foretaksledelse og vårt styre i løpet av høsten. I forbindelse med tidligere beslutning om salg av Sykestua ble Frogn kommune som vertskommuner kontaktet med forespørsel om de ønsket å benytte seg av forkjøpsretten til kjøp av eiendommen til markedspris. Frogn kommune ønsket ikke å benytte seg av denne forkjøpsretten. Styret ble i ekstraordinært styremøte i august i år gjort kjent med at adm direktør har fått en ny henvendelse fra Frogn kommune om at de har tatt opp på nytt mulighetene for å kjøpe eiendommen i Drøbak. Administrasjonen har tatt kontakt med Helse Sør Øst RHF (HSØ) for vurdering av det juridiske i forhold til henvendelsen fra kommunen og de sentrale retningslinjene for avhending av eiendom. Den foreløpige tilbakemeldingen vi har fått fra HSØ er at Frogn kommune tidligere har takket nei til tilbudet om direkte kjøp i samsvar med intensjonen i Samhandlingsreformen og har dermed formelt frasagt seg forkjøpsretten. SunHF står likevel fritt til å foreta direkte salg til kommunen på visse vilkår. I korte trekk går disse vilkårene ut på at kjøpekontrakten må inneholde klausul om at dersom kjøper innen 10 år fra overtakelse omreguleres/bruksendres eller selges videre til annet formål har selger rett til 100 % av en eventuell verdiøkning. Eventuelle investeringer som kommunen har foretatt i eiendommen skal hensyntas i rimelig grad. Dersom det vurderes som urimelig å kreve 100 % av verdiøkningen, kan selger akseptere at kravet om kompensasjon helt eller delvis kan frafalles. Kommunen plikter å opplyse selger dersom en situasjon som antas å kunne utløse krav om kompensasjon oppstår. Videre må hensynet til statsstøtte ivaretas. Oppsummering av regelverket her er at så lenge det foreligger en takst fra en uavhengig takstmann kan eiendommen selges til markedsverdi fastsatt i taksten. Salg til pris under takst vil anses å være statsstøtte. Takseres eiendommen av en uavhengig takstmann og selges direkte til Frogn kommune (eller andre) til den takserte markedsverdi vil det ikke foreligge brudd på statsstøttereglene. Postadresse: 1450 Nesoddtangen Telefon: 66 96 90 00 Telefaks: 66 91 25 76 Besøksadresse: Bjørnemyrveien 11, 1450 Nesoddtangen Henvendelse i resepsjon E-post: firmapost@sunnaas.no Bankkonto: 1503.27.08444 Foretaksnr.: 883 971 752
Sunnaas sykehus Side 2 Det er gitt tilbakemelding til Frogn kommune at de formelt har frasagt seg forkjøpsretten, men at sykehuset fremdeles har mulighet å ta opp igjen forhandlinger om direkte salg til kommunen på visse vilkår. Videre at dette forutsetter aksept fra vårt styre om å gjenoppta forhandlinger om direkte salg og at en eventuell prosess vil bli iverksatt i samarbeid med HSØ. Administrasjonen avventer tilbakemelding fra kommunen. 2. Rehabiliteringsuka 2013 21.-25. oktober er også i år den nasjonale uka for å sette fokus på rehabilitering. Regional Koordinerende enhet har fått kr 100.000,- for å stimulere til markeringer den uka, og har fått søknader fra mange av helseforetakene og noen av de private institusjonene. Helsedirektoratet har etablert en egentilskuddsording for kommunene, og all aktivitet vil bli omtalt på nettsiden til Regional koordinerende enhet, www.helse-sorost.no/rehabilitering På Sunnaas er det planlagt aktiviteter alle dagene i uka, både for publikum og for pasientene som er i sykehuset. Mandag 21. oktober og tirsdag 22. oktober går årets Rehabiliteringskonferanse av stabelen på Hotel Arena på Lillestrøm. Programmet er vedlagt. Det er forventet rundt 300 deltagere og programmet setter fokus på hvordan rehabilitering utvikles videre i regionen både i helseforetak og kommunene. Samhandlingsreformen vil endre organisering av rehabilitering fremover. Det nye av året er at vi prøver med en abstract konkurranse for å stimulere til å presentere i plenum. Programkomiteen har bred representasjon med HF, kommune, bruker og de private institusjonene. I år planlegges også en nasjonal åpning av uka med håp om å få et mer offentlig fokus på et svært viktig fagfelt. Dette markeres med en fotoutstilling Helt A4, der det arbeides mot en utstilling av ti spektakulære bilder av funksjonshemmede som skal vise muligheter, tanker, holdninger, styrke, sårhet og ærlighet. Se hva jeg gjør, ikke hva jeg er. Flere kjente fotografer har allerede sagt ja til å delta Pro bono til dette. Sunnaasstiftelsen har støttet prosjektet med 130.000 kroner, og Helsedirektoratet har gitt 100.000 kroner. Planen er at ti store montre skal stilles ut parallelt i byene Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø 21. oktober med arrangementer i alle byene på åpningen mandag 21. oktober. I Oslo planlegges det for et åpningsarrangement på Rådhusplassen der bildene skal stå.. Jakten på profilerte artister som vil bidra inn, er i gang. På Sunnaas sykehus HF stiller artister ofte opp uten vederlag for en god sak. Ordfører Fabian Stang er invitert inn for å si noe om funksjonshemmedes betydning for Oslo og i arbeidslivet. Noen av fotografene vil fortelle om sitt prosjekt sammen med sin modell. Hele arrangementet skal ledes av Birgit Skarstein kjent fra blant annet Uten Grenser på NRK. Eventuelle arrangementer i de tre andre byene utover fotoutstillingen vil være opp til den enkelte regionale koordinerende enhet å arrangere. Kommunikasjonsenhetten ved Sunnaas sykehus HF har tatt ansvar for arrangementet. Det er likevel viktig å understreke at dette ikke er et Sunnaas-prosjekt, men et arrangement som skal sette fokus på hele rehabiliteringsfeltet.
Sunnaas sykehus Side 3 3. Informasjon fra Forskningsavdelingen Sunnaas sykehus HF Stillingen som ernæringsfysiolog ved Sunnaas er nå utlyst, i samarbeid med Institutt for ernæringsvitenskap, Universitetet i Oslo. Søknadsfrist 15. september. Dette betyr at man håper å få praksisstudenter i siste studieår med profesjonell veiledning, samt vurdering av aktuell forskning. Stillingen tilknyttes Forskningsavdelingen. Helse og omsorgsdepartementet har bevilget ytterligere 200.000 kr til Sunnaas for videre samarbeid med Karelen, spesielt til videre oppfølging av resultatene fra den pågående multinasjonale slagstudien. I oppfølging av den internasjonale strategien er det mange fra Sunnaas sykehus HF som representerer og presenterer på den internasjonale arena høsten 2013: Nordic Stroke 2013 i Vilnius. 3rd Baltic & North Sea Conference on Physical and Rehabilitation Medicine i Hannover European Academy i Hannover. American Academy for Cerebral Palsy and Developmental Medicine I Chicago. The 8 th Beijing International Forum on Rehabilitation i Beijing. Sunnaas International Network Seminar in Rehabilitation i Stockholm, sistnevnte 13-16 oktober også med mer politisk profil for foretaksledelsen, med presentasjon av den Stockholmske helsemodellen. 4. ISO 14001 Miljøstyring arbeidet med sertifisering av SunHF Sykehuset har som mål å bli sertifisert etter Norsk Standard ISO 14001 innen utgangen av året 2013. Styret er fortløpende orientert om sykehusets arbeid frem mot dette målet, sist gjennom adm. dir. driftsorienteringer i styremøte i mai. Helse Sør Øst RHF har inngått rammeavtale med Det Norske Veritas (DNV) om gjennomføring av miljøsertifisering ved alle HF i regionen. DNV ble derfor rett før sommeren kontaktet for inngåelse av avtale for sertifisering av SunHF samt avtale tidspunkt for forhåndsmøte. Signert kontrakt er nå på plass og planmøte med dokumentgjennomgang og vurdering av om sykehusets styringssystem er i overensstemmelse med standardens krav ble gjennomført 29.august. Det ble identifisert 3 i kategori 2 (mindre ) i planmøtet og ingen i kategori 1(betydelige ). I tillegg ble det identifisert 2 observasjoner og 1 forbedringsmulighet. Hovedkonklusjonen fra DNV er at sykehuset er klar for hovedrevisjonen forutsatt at identifiserte blir tilfredsstillende håndtert og lukket innen fristen 15. november 2013. Hovedrevisjonen ble avtalt til tidsrommet 26 29. november 2013. Fokus for hovedrevisjonen vil være implementering av styringssystemet i henhold til ISO 14001 i hele organisasjonen. Vi ser ingen store utfordringer med å lukke ene innen gitt tidsfrist, og jobber nå planmessig for å implementere miljøledelsesarbeidet i organisasjonen. Et vesentlig område i dette arbeidet er e- læringskurs i miljøledelse som alle ansatte skal ha gjennomført innen 1. oktober. Miljøressursteamet med representanter fra alle avdelinger/klinikk har nå jevnlig møter med miljøleder/miljøkoordinator for å sikre god implementering av miljøarbeidet i hele organisasjonen. Vedlagt følger rapporten fra planmøtet med DNV 29.august 2013.
Sunnaas sykehus Side 4 5. Status internrevisjoner Sunnaas sykehus HF Internrevisjon er en del av internkontrollen og er en systematisk, uavhengig og dokumentert prosess og gjennomføres som et ledd i sykehusets internkontroll, for å fastslå om aktiviteter og tilhørende resultater er i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift, eller sykehusets interne krav. Administrerende direktør er ansvarlig for ordningen, og sykehusets styre holdes orientert om gjennomføring og oppfølging av revisjonsprogrammet hvert tertial. Revisjonsprogrammet utarbeides på bakgrunn av risikoområder rettet mot: Gjeldende lovverk for spesialisthelsetjenesten (HMS, miljøstyring, legemiddelhåndtering, medisinteknisk utstyr, m.m.) Interne og eksterne krav Risikoområder rapportert i Ledelsens gjennomgåelse (LGG) Krav i kvalitetssystemet CARF Risiko- og forbedringsområder rapportert i det elektroniske system for melding av uønskede hendelser (TQM Helse) Risikoområder rapportert etter vernerunder 3-årlig plan for miljørevisjoner Revisjonsprogrammet utarbeides årlig etter at risikoområder i Ledelsens gjennomgåelse (LGG) 3. tertial er kartlagt. Revisjonsprogram 2013-2014, status ved 2. tertial 2013: / Avd. / HS Servicesenteret FKL Revisjonsområder 1.Behandlingsplaner i PAS/EPJ - Sykepleiers bruk og oppfølging av behandlingsplaner 2. HMS miljøstyring - Håndtering og 3. HMS miljøstyring - Håndtering av strålefare ved bruk av C-bue og røntgen 4. Prevalensundersøkelse av sykehusinfeksjoner - Gjennomføring av prevalensundersøkelser Antall Lukkefrist Ikke lukkede Beskrivelse av ikke lukkede /annet 4 30.09.13 (TQM 5973, 5974, 5975, 5976) Avtalt gjennomført 16.09.2013 5 15.12.13 (TQM 6281, 6282, 6283, 6284, 6285)
Sunnaas sykehus Side 5 / Leger 5.HMS Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2012 - Oppfølging av krav fra HSØ 6.System for opplæring av nyansatte leger - Gjennomføring av nyansattprogram 7.Legemiddelhåndtering - Samstemming av legemiddellister ved innleggelse og ved utskrivelse 8.HMS - Medisinteknisk utstyr - Bruk av system for å dokumentere obligatorisk opplæring Avtalt gjennomført 01.10.2013 Miljørevisjoner, 3-årig plan 2014 2016 / Avdeling 2014: RMN Revisjonsområder HMS - miljøstyring Håndtering og Antall Lukkefrist Ikke lukkede Beskrivelse av ikke lukkede 2015: HS HMS - miljøstyring Håndtering og 5.2015: PVO HMS - miljøstyring Håndtering og Konsernrevisjon SunHF 2013-2015 Revisjonsområde Målområde Tidspunkt Evaluering Revisjon av helhetlig intern styring og kontroll som integrert del av virksomhetsstyringen. Revisjoner ved alle helseforetak for tilstandsbeskrivelser av intern styring og kontroll, samt oppfølging av revisjoner. Revisjonen vil også inkludere prosesser for å sikre medisinsk kodepraksis Alle
Sunnaas sykehus Side 6 i foretak som ikke var omfattet av revisjon av dette området i 2011. 6. Poliklinisk treningstilbud i apotekbygget Aker SunHF planlegger å starte opp et poliklinisk treningstilbud på Aker for våre målgrupper ila høsten 2014/våren 15. Målsetningen er å lage et samarbeidsprosjekt mellom Sunnaas Sykehus HF (SunHF), Oslo Universitetssykehus (OUS) og Oslo kommune. Utgangspunktet for utviklingen er Lokomaten (robot tredemølle ved vektavlastning) som er plassert på Aker (SunHF). Arealbehov (apotekbygget Aker) er spilt inn til prosjektleder for Helsearena Aker, Per Magnus Mæhle. Prosjektleder for Helsearena Aker er svært positiv til å utvikle samarbeidsprosjektet og foreslår at det etableres en styringsgruppe som er forankret på høyt nivå i OUS (klinikkleder, medisinsk klinikk) og Oslo kommune (bydelsdirektør/ helseavdelingen). Arbeidsgruppen/prosjektgruppen skal innlemme deltagere fra Aker (OUS/Oslo kommune) og brukerorganisasjoner. SunHF starter prosess med utarbeidelse et forslag til mandat som blir behandlet i styringsgruppen for Samhandlingsarena Aker medio oktober. 7. Bedre kommunikasjon med pasienten MinJournal Å bruke vanlig e-post til å kommunisere mellom helsepersonell og pasienter er ikke lov i Norge, samtidig som svært mange ønsker seg nettopp en slik mulighet. MinJournal er et nettsted der pasienten kan kommunisere trygt og sikkert med helsepersonell uten at informasjonen havner på avveie. For noen er det kanskje bare et spørsmål om å endre en timeavtale, for andre kan det dreie seg om vanskelige spørsmål om egen helse. SunHF Poliklinikk er i gang med utprøving av kommunikasjonsverktøyet MinJournal som et forprosjekt. Pasienter og ansatte på Sunnaas sykehus HF kan nå kommunisere direkte på e-post, se på bilder og dokumenter på et sikkert område. Målet er etter hvert å implementere bruk av MinJournal i hele klinikken. Informasjonen i MinJournal beskyttes ved at det brukes samme sikkerhetssystem som nettbankene. Innlogging skjer ved hjelp av vanlig BankID- brikke eller Buypass PKI. MinJournal er utviklet av Oslo Universitetssykehus i samarbeid med flere foretak. Utviklingen har skjedd i dialog med Datatilsynet og tilfredsstiller de strenge kravene til personsensitive opplysninger på internett. 8. Samhandlingsreformen I samarbeidet mellom kommuner og helseforetak fokuseres det nå på kommunenes etablering av Kommunal Akutt Døgntilbud(KAD). Oslo etablerte 10 senger på Samhandlingsarena Aker i juni og skal etter hvert øke til 32 i september. Etter noen måneders drift er tilbudet etablert med ansettelse av nødvendig personell og pasienttilstrømming. Oslo følger utviklingen for å se om de får de riktige pasientene og hvilken oppfølging de får videre.
Sunnaas sykehus Side 7 Det legges mye arbeid ned i å utarbeide tydeligere rutiner knyttet til tjenesteavtalene som ble utarbeidet i 2012. Siden kommunen har flere sykehus med lokalsykehusfunksjoner har det ikke vært mulig/hensiktsmessig å få til felles retningslinjer. Det vil derfor være en prosess gjennom høsten hvor man gjennom sekretariatet for samarbeidsutvalget prøver å sortere hvilke rutiner som må være by overgripende og hva som kan knyttes til forholdet mellom lokalsykehuset og den enkelte bydel. Dette gir Sunnaas sykehus HF en mer avventende rolle, men foretaket vil følge prosessen. Søknaden til Helsedirektoratet om kompetanseprogram i samarbeid mellom Follo kommunene, Folkeuniversitetet og Sunnaas sykehus HF gav ikke uttelling. Det vil gjøres en gjennomgang om det er mulig å få dette kompetanseprogrammet i gang uten finansiering. Einar M Strand Adm.dir.