Trøgstad kommune Møteinnkalling for Valgstyre Møtedato: 15.06.2017 Møtested: Møterom Havnås Møtetid: 08:30 Forfall meldes til telefon 69681600. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 01/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 02/17 Utlegging av manntall - forhåndsstemmegivning og valg av stemmestyre 03/17 Referatsaker
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Inger-Lise Kåen Haugen FE - 033 17/787 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 01/17 Valgstyre PS 15.06.2017 Rådmannens innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Valgstyre - 11.06.2015 2
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Inger-Lise Kåen Haugen FE - 011, HIST - ESA 12/589 16/412 Utlegging av manntall - forhåndsstemmegivning og valg av stemmestyre Saksnr Utvalg Type Dato 02/17 Valgstyre PS 15.06.2017 Rådmannens innstilling: 1. Manntallet i sin helhet legges ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre etter skjæringsdatoen 30.juni: a. Servicetorget b. Båstad landhandeleri AS (Bunnpris Båstad) c. Havnås handel 2. Tidligstemmegivning vil foregå på servicetorget fra 3. juli til og med 9.august. Den ordinære forhåndsstemmegivningen avholdes på servicetorget fra 10. august til og med 8.september innenfor de ordinære åpningstidene på kommunehuset. Servicetorget vil i tillegg holde åpent lørdag 26.august og 2.september fra kl. 10.00 til kl. 14.00. I uke 36 ( 4.september-7.september) har servicetorget langåpent til kl. 18.00. Valgstyrets leder gis fullmakt til å bestemme andre forhåndsstemmemottak og åpningstider dersom behovet skulle være til stede. 3. Valgstyrets leder gis fullmakt til å fastsette tidspunkt for forhåndstemmegivning og til å utpeke stemmemottakere ved Trøgstad bo- og servicesenter, Indre Østfold fengsel, avd. Trøgstad og ved ambulerende stemmegivning. 4. Til stemmestyret velges følgende personer: Bjørnar Borger, Gopperudåsen 18, 1860 Trøgstad Elisabeth Hovland Øiestad, Øiestadveien 251, 1860 Trøgstad Anders Teig, Totorpveien 259, 1860 Trøgstad Inger-Lise Kåen Haugen, Olaf Skramrudsvei 12, 1860 Trøgstad Valgtyrets leder gis fullmakt til å fordele rollene I stemmestyret og ytterligere utpeke 1 person til stemmestyret. 5. Valgstyrets leder gis fullmakt til å utpeke valgfunksjonærer til valgtinget Saksopplysninger: Bakgrunn: Kommunestyret fattet i sak 80/16 følgende vedtak: Ved storting- og sametingsvalget 2017 avholdes det i Trøgstad kommune valgting over to dager søndag 10.september kl. 14.00 - kl.18.00 og mandag 11.september kl. 10.00 20.00. Valget 3
gjennomføres på Kommunehuset på Skjønhaug for alle bygdas innbyggere. Til valgstyret oppnevnes formannskapets medlemmer som faste representanter og formannsskapets varamedlemmer oppnevnes som valgstyrets varamedlemmer. Valgstyrets leder og nestleder er som for formannskapet. Valgstyret delegeres myndighet til å fatte alle nødvendige beslutninger knyttet til avviklingen av storting- og sametingsvalget. Saksutredning: Utlegging av manntallet: Valglovens legger til grunn at folkeregistermyndigheten så snart som mulig etter skjæringsdatoen 30.juni, overføre manntallsopplysninger til det statlige valgsystemet EVA. Så snart som mulig når manntallsopplysningene er bearbeidet skal valgstyret legge manntallet ut til offentlig ettersyn. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for utleggingen og opplyse om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet, jf. Valglovens 2-5 og 2-6. Forhåndsstemmegivning: Kommunen har ansvaret for forhåndsstemmegivningen innenriks. Dersom man ikke kan stemme innenfor den ordinære perioden for forhåndsstemmegivning og heller ikke på valgdagen, kan man kontakte kommunen og avtale tid for å stemme. Denne tidligstemmegivningen vil foregå fra 1. juli til og med 9. august jfr. Valglovens 8-1 (4).Ved årets valg vil tidligstemmegivningen starte mandag 3.juli. Den ordinære perioden for forhåndsstemmegivning starter 10. august og varer til og med 8.september, jfr. Valglovens 8-1 (1). Forhåndsstemmegivning kan ikke foregå senere en siste fredag før valgdagen. Det følger av valglovens 8-3 at forhåndsstemmegivningen at valgstyret bestemmer hvor det skal mottas forhåndsstemmer og åpningstider. Loven bygger imidlertid på en forutsetning om at det i hele perioden skal være mulig å forhåndsstemme minst et sted. Dette gjelder likevel bare på vanlige arbeidsdager, ( mandag-fredag). Valglovens 8-3 stiller krav til valglokalenes egnethet og tilgjengelighet. Velgere skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Det skal også avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner og i fengsler. Velgere som ikke kan avgi stemme i valglokalet på grunn av sykdom eller uførhet kan søke om å få stemme der de oppholder seg. I Valghåndboken punkt 10.9.11 anbefales det at forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, fengsel og ambulerende stemmegivning bør stemmegivningen foregå nærmest mulig valgdagen dvs. 4. september til og med 8. september. Kunngjøringene av valget skjer ved annonsering i lokalavisen og på vår hjemmeside www.trogstad.no 4
Stemmestyre: I følge valglovens 4-2 skal et stemmestyre bestå av minst tre medlemmer som skal administrere stemmegivningen. Det er etter valgloven 9-3 (4) begrensninger I hvilke oppgaver listekandidater kan ha ved gjennomføringen av valg. Listekandidater er ikke valgbare til stemmestyrene, og de kan heller ikke tjenestegjøre som stemmemottakere eller valgfunksjonærer. Bestemmelsen gjelder kun de som er listekandidater ved det aktuelle valget. I brev fra departementet 20.04.2015 blir kommunene oppfordret å involvere innbyggerne i gjennomføringen av valg, og at dette kan føre til økt interesse rundt og tillit til valg. Engasjerte innbyggere kan velges både til medlemmer i stemmestyrer og som valgmedarbeidere. Vurdering: Utlegging av manntallet Ved dette valget velger man å legge ut hele manntallet til offentlig ettersyn på tre forskjellige steder, Servicetorget på kommunehuset, Båstad Landhandleri og Havnås handel. Bakgrunnen for dette er at det skal være lett tilgjengelig for alle innbyggere i Trøgstad og gi dem muligheten til å sjekke om de står i manntallet. Dette vil bli gjort så snart kommunen får tilgang til manntallet gjennom sitt valgsystem og det vil ligge fremme til og med valgdagen. Forhåndsstemmegivning Ved forrige valg brukte man Servicetorget som forhåndsstemmemottak. Bakgrunnen for dette er at det alltid skal være to stemmemottakere til stede når en forhåndsstemme skal avgis. Bakgrunnen for denne endringen er todelt, i større grad sikre hemmelig valg og forenkle prosedyren for stemmegivningen. Konkret vil dette si at man flytter tidspunktet for godkjenning av en forhåndsstemme. Stemmegivningen blir godkjent idet velgeren legger stemmeseddelen i urnen og blir avkrysset i et elektronisk manntallet. I Trøgstad kommune har vi gode egnede og tilgjengelige lokaler både for forhåndsstemmegivning og på valgtinget. Alle våre valgavlukker er universelt utformet og vil dekke det behov som alle velgere har, uavhengig av funksjonsnivå. Erfaringer viser at de fleste som forhåndsstemmer gjør det nær opp til valgdagen. Det foreslås derfor at Servicetorget holder åpent for forhåndsstemming lørdag 26. august og 2. september fra kl. 10.00 til kl. 14.00. Den siste uken før valget foreslås det at Servicetorget har langåpent til kl.18.00 fra mandag til torsdag.bakgrunnen for å ha åpent to lørdager og langåpent siste uka før valget er at det er ønskelig å gi pendlere og de som er avhengig av skyss muligheten til å forhåndsstemme. Ut over dette anses det ikke nødvendig med utvidede åpningstider. Ved siste valg ble det avholdt forhåndsstemmegivning ved Indre Østfold fengsel, avdeling Trøgstad og på Trøgstad bo- og servicesenter. Vi hadde også en dag hvor vi hadde ambulerende 5
stemmemottak (hjemmestemmegivning). Forhåndsstemmegivning må også i år foregå både på Trøgstads bo- og servicesenter, fengselet samt at vi reiser hjem til dem som av helsemessige årsaker ønsker å stemme hjemme. Det foreslås at valgstyrets leder gis fullmakt til å fastsette tidspunktene for dette i samråd med institusjonene og valgansvarlig, samt til oppnevne stemmemottakere på nevnte steder. Stemmestyre Ved siste valg bestod stemmestyret av fem personer hvor fire var innbyggere og en ansatt I Trøgstad kommune. Det foreslås at det velges et stemmestyre på 5 personer. Av disse fem personene velges leder, nestleder, sekretær og de øvrige er medlemmer. Man foreslår følgende personer til stemmestyret, alle har vært forespurt og sagt seg villig til å påta seg oppgaven: Bjørnar Borger, Gopperudåsen 18, 1860 Trøgstad Elisabeth Hovland Øiestad, Øiestadveien 251, 1860 Trøgstad Anders Teig, Totorpveien 259, 1860 Trøgstad Inger-Lise Kåen Haugen, Olaf Skramrudsvei 12, 1860 Trøgstad Det foreslås at valgstyrets leder gis fullmakt til å utpeke ytterligere 1 person til stemmestyret og valgfunksjonærer til valgtinget. Det vil være et behov for 7 til 8 valgfunksjonærer i tillegg til stemmestyret, disse vil bli rekruttert fra medlemmer I kommunestyret og eventuelt ansatte i Trøgstad kommune En valgansvarlig fra Servicetorget vil være tilgjengelig begge dager under valgtinget. 6
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Inger-Lise Kåen Haugen FE - 033 17/787 Referatsaker Saksnr Utvalg Type Dato 03/17 Valgstyre PS 15.06.2017 Rådmannens innstilling: Referatsakene tas til orientering. 7