KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale flåtestyring og elektronisk kjørebok Ref: 15/7175 Tilbudsfrist: 10.12.2015 klokken 12.00
Innhold 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Informasjon om regelverket... 4 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 4 1.4 Taushetsbelagte opplysninger... 4 1.5 Forbehold - avvik... 5 1.6 et... 5 2 Anskaffelsen... 5 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen... 5 2.2 Anskaffelsens verdi... 6 2.3 Kontraktens varighet... 6 3 Krav til anskaffelsen... 6 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør... 7 5 Tildelingskriterier... 8 5.1 Tildelingskriterienes vektfordeling... 8 Priser og kostnader (50 %)... 9 Kvalitet (50 %)... 9 6 Tilbudet... 9 6.1 Generelt... 9 6.2 Tilbudsfrist... 10 6.3 Innlevering av tilbud... 10 6.4 Vedståelsesfrist... 10 6.5 Omkostninger... 10 6.6 Orientering til tilbyder... 10 7 Kontraktstildeling og kontrakt... 11 7.1 Tildeling... 11 2 av 12
7.2 Spesielle kontraktsvilkår:... 11 8 Avlysning av konkurransen... 12 3 av 12
1 Generell informasjon 1.1 OPPDRAGSGIVER Drammen kommune v/ Helse, Sosial og Omsorg er oppdragsgiver for denne anskaffelsen. Vårt organisasjonsnummer er 939 214 895. Drammen Kommune har vel 66.000 innbyggere og det er ca. 4.400 ansatte totalt i kommunens virksomheter. Årlig omsetning er ca. NOK 4,0 milliarder. Nærmere informasjon finnes på vår hjemmeside: http://www.drammen.kommune.no/ 1.2 INFORMASJON OM REGELVERKET Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling der alle interesserte leverandører inviteres til å inngi tilbud. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del 1 og del 2. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 1.3 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER I henhold til offentlighetsloven 19. mai 2006 nr. 16 http://www.lovdata.no/cgiwift/ldles?doc=/all/nl-20060519-016.html er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. 1.4 TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, skal det også leveres en "sladdet" utgave av tilbudet, som oppdragsgiver kan oversende til utenforstående dersom det blir begjært innsyn. Tilbyder må også oppgi i tilbudsskjemaet (vedlegg 1) eventuelt hvilke punkter de anser å være taushetsbelagte. Ved begjæringen om innsyn plikter oppdragsgiver likevel å foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som skal unntas offentlighet. Sladdet versjon skal vedlegges som fil der oppdragsgiver har redigeringsmuligheter. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagte, skal dette bekreftes på tilbudsskjemaet (vedlegg 1). 4 av 12
1.5 FORBEHOLD - AVVIK Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget med vedlegg, skal dette fremgå klart av tilbudsbrevet (vedlegg 1) under punkt om forbehold/avvik. Avvike og/eller forbehold skal spesifiseres med henvisning til hvor i tilbudet dette er beskrevet. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene og / eller forbeholdene uten kontakt med tilbyder. Det gjøres særlig oppmerksom på at avvik og / eller forbehold ofte vil medføre at oppdragsgiver får rett eller plikt til å avvise tilbudet, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 1.6 KONKURRANSEGRUNNLAGET Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 3: Kontrakt Vedlegg 4: Samhandlingsavtale 2 ANSKAFFELSEN 2.1 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Drammen kommune v/hso ønsker å anskaffe et elektronisk system for administrasjon kjøretøy (flåtestyring) og elektronisk kjørebok. HSO har ca 100 biler som leases + ca 6 el-sykler som eies av kommunen. HSO er inndelt i 13 virksomheter fordelt på ca 15 lokasjoner. Formålet med anskaffelsen er primært å redusere driftskostnadene knyttet til bilparken, elektronisk kjørebok, etablere holdningsendring hos sjåførene, flåtestyring og lokalisering av bilene. Det kan også bli aktuelt at andre av kommunens virksomheter benytter avtalen. Øvrige opplysninger om anskaffelsen finnes i tilbudsskjemaet (vedlegg 1) Alternative tilbud godtas ikke. 5 av 12
2.2 ANSKAFFELSENS VERDI Anskaffelsens kontraktsverdi er estimert til maksimalt ca 1,2 millioner over 4 år. Verdien må betraktes som anslag og er ikke bindende. 2.3 KONTRAKTENS VARIGHET Kontrakten vil ha en varighet på 2 år, med mulighet for forlengelse med 1 + 1 år. Dvs. en maksimal varighet på 4 år. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN Det overordnede kravet til tjenesten er at det skal dekke Oppdragsgivers formål med anskaffelsen, slik det er skissert i punkt 2.1. 1. Rapporteringsmuligheter per kjøretøy og per kjøretøygruppe/avdeling minimum for: Utløpsdato for leasingen per bil. Kjørelengde i valgt periode sett opp mot avtalt kjørelengde på leasing. Serviceintervaller Periodisk kjøretøykontroll 2. Systemet skal ivareta kilometerkontroll per kjøretøy med automatisk kilometerutjevning på samme lokasjon. 3. Det skal være mulig for alle kommunens ansatte å reservere kjøretøy via en nettbasert løsning. Hvilke biler som kan reserveres av de ansatte må kunne styres fra systemet. (f. eks ved grupper/typer tilgangsnivåer) 4. Både kjøretøy og sjåfør skal kunne plasseres i grupper, med låsing av kjøretøy til sjåfører. Gruppetilhørighet skal kunne byttes. 5. Nøklene til hvert kjøretøy skal være innelåst, og blir ikke utlevert før innlogging. Brukeren skal ved utlogging kunne rapportere om bilens status. Alt annet skal systemet sørge for. Leverandør må sørge for forsvarlig innlåsningsløsning (f. eks nøkkelskap). 6. Systemet skal ha funksjonalitet for skaderegistrering/rapportering av skade. 7. Systemet skal ha automatisert logging av kjørebok. 8. Systemet skal ha mulighet for sporing av biler i kart. 9. Leverandør skal sørge for forsvarlig sikring av data. Servere eller lignende skal ikke plasseres hos Oppdragsgiver. 6 av 12
10. Leverandøren skal stå ansvarlig for all drift og vedlikehold av tjenesten/systemet (software og hardware), og skal håndtere alt av support/brukerstøtte. 11. Systemet skal være klargjort for fremtidige utvidelser, endringer og oppdateringer i kontraktsperioden. 12. Opplæring av en superbruker per lokasjon skal inngå i oppstartskostnad per lokasjon. 13. Løsningen (produkter, systemet med mer) skal være i henhold til eventuelle krav i lover, forskrifter og direktiver. 14. Ved avtalens utløp er leverandør eier av utstyret (GPS sendere, nøkkelskap og lignende) og leverandøren bærer risikoen for utstyrets restverdi. 15. Oppdragsgiver vil at løsningen skal være implementert innen 3 måneder etter bestilling fra Oppdragsgiver. Suppleringer/endringer i bilparken skal implementeres fortløpende. 16. Systemet skal presenteres hos Oppdragsgiver i starten av januar. 4 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØR Det kreves at tilbyder er kvalifisert for å utføre de arbeider det gis tilbud på. I dette kapitlet er det listet opp hvilke krav som stilles til leverandørene som skal delta i konkurransen. Dokumentasjon på oppfyllelse av dokumentasjonskravene skal angis i tilbyders tilbud. Tilbud som ikke inneholder nødvendig og etterspurt dokumentasjon vil bli avvist Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Attest for skatt og merverdiavgift Tilbydere må overholde skatterettlige lover og regler. Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt og merverdiavgift. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Attest for betalt skatt og merverdiavgift utstedt av enten skatteoppkrever eller skattekontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. 7 av 12
Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at tilbyder har økonomisk soliditet med minimum kredittscore A iht. vurdering foretatt av kredittopplysningsbyrået AAA Soliditet as. For selskap som ikke kredittvurderes skal godkjente regnskapstall vise tilfredsstillende god kredittverdighet og tilstrekkelig økonomisk gjennomføringsevne. Oppdragsgiver innhenter kredittrapport gjennom det webbaserte kredittopplyssystemet AAA Soliditet as. Rapporten inneholder bl.a. revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap og kreditthistorikk, og baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom tilbyder ikke kan kredittvurderes, skal godkjente regnskapstall fra de siste to år vedlegges tilbudet. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører kan i stedet levere tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet der leverandøren er registrert som foretak. Erfaring Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende vellykkede oppdrag, med hensyn til antall biler og lokasjoner. Kort beskrivelse av 2 tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker med kontaktinformasjon. Bruk av underleverandører: Dersom tilbyder støtter seg til underleverandørs kompetanse for oppfyllelse av ett eller flere kvalifikasjonskrav, skal dokumentasjon for oppfyllelse av det aktuelle kvalifikasjonskrav også vedlegges for disse. Det skal vedlegges forpliktelseserklæring på at tilbyder har råderett over underleverandørs ressurser i avtaleperioden. 5 TILDELINGSKRITERIER Tilbyderens besvarelse i tilbudsskjemaet (vedlegg 1) vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Vi viser til dette for nærmere informasjon om tildelingskriteriene. 5.1 TILDELINGSKRITERIENES VEKTFORDELING 8 av 12
Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt. PRISER OG KOSTNADER (50 %) Enhetsprisene skal inngis i tilbusskjemaet (Vedlegg 1) punkt 6, enhetsprisene vil bli evaluert på følgende måte: Oppstartskostnad per bil: enhetspris multiplisert med 100 (antall biler) Oppstartskostnad per lokasjon: enhetspris multiplisert med 15 (lokasjoner) Månedspris per bil: enhetspris multiplisert med 4800 (antall biler x antall mnd. i kontraktsperioden) Prisen skal inkludere alle kostnader knyttet til leveransen også evt. service, reisekostnader, reparasjoner og tilpasninger. KVALITET (50 %) 20% Opplevd brukervennlighet basert på presentasjon av løsningen. 20% Support/kundeservice (Responstider, garantert oppetid, garantier etc.) basert på innhold i SLA (service level agreement) eller tilsvarende serviceavtale. 10% Tileggstjenester utover kravspesifikasjonen, som har klar nytteverdi for å dekke behovet som er skissert. For eksempel at systemet kan importere data eller kommunisere med leasingselskapenes rapporteringssystemer (Autolease og Leaseplan benyttes av kommunene i dag). For da å kunne registrere verkstedbesøk, skaderapportering med oppfølgning, foreta økonomiske analyser etc. 6 TILBUDET 6.1 GENERELT Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og vedlegg som tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbyder skal benytte tilbudsskjemaet (vedlegg 1) og følge retningslinjene som der er gitt. Tilbyderne oppfordres til å levere et strukturert og oversiktlig tilbud. Det gjøres særlig oppmerksom på at uklarheter i tilbudet kan medføre avvisning, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 Tilbyder skal organisere tilbudet. Struktur på tilbudet skal være: STRUKTUR PÅ TILBUD: Flik/Mappe 1 Tilbudsskjema datert, signert og fullstendig utfylt. 9 av 12
Flik/Mappe 2 Flik/Mappe 3 Flik/Mappe 4 Attest for skatt og merverdiavgift Firmaattest eller tilsvarende SLA eller tilsvarende serviceavtale Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet blir avvist. 6.2 TILBUDSFRIST Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 10.12.2015 klokken 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en elektronisk kopi på minnepenn. Tilbudet sendes/leveres med følgende tekst: Tilbud Flåtestyring og elektronisk kjørebok Ref: 15/7175 Drammen Kommune, Engene 1, 3008 Drammen Åpningstider er oppgitt på https://www.drammen.kommune.no/no/kontakt-oss/ All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke og vil bli avvist. 6.4 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med: 01.03.2016 6.5 OMKOSTNINGER Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 6.6 ORIENTERING TIL TILBYDER Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: 10 av 12
Kontaktperson: E-post: Gjert Anders Glesne gjert.anders.glesne@drmk.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 01.12.2015 kl 12.00. Spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på www.doffin.no/. 7 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT 7.1 TILDELING Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt tilbyderne. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og opplysninger om karensperioden. Det blir inngått kontrakt med valgte leverandører etter karensperiodens utløp. 7.2 SPESIELLE KONTRAKTSVILKÅR: Denne anskaffelsen forutsetter at Drammen kommunes kjøpsavtale er lagt til grunn. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Følgende inntas i kontrakt iht. Drammen kommunes retningslinjer vedrørende elektronisk innkjøp og fakturering: Elektronisk handel: Tilbyder må kunne motta bestilling elektronisk med e-post. Tilbyder skal gjøre det produktspekteret som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen, tilgjengelig for avrop (bestilling fra avtalen) via kommunens e- handelsplattform. Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av e-handelsplattformen, Capgemini, for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Vilkårene for bruk av plattformtjenestene finnes på www.anskaffelser.no/e-handel. Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av e- handelsplattformens tjenester. Leverandøren skal i samråd med oppdragsgiver påbegynne prosessen med å etablere seg på e-handelsplattformen ved avtaleinngåelse. Elektronisk katalog skal være implementert og tilgjengelig på Oppdragsgivers e- handelsplattform innen en 1 måned fra kontraktssignering. 11 av 12
Alle bestillinger skal skje gjennom e-handelsplattformen. Forsøk på bestilling gjennom andre kanaler skal ikke ekspederes. Alle fakturaer må merkes med det bestillernummerert eller ordrenummeret som medfølger bestillingen. Det skal være en -1- faktura pr. ordre/bestilling. Delfakturering og samlefaktura aksepteres ikke hvis ikke annet følger av denne kontrakt. Faktura som ikke er merket med ordrenummer vil bli avvist og returnert. Alle bestillinger skal besvares med ordrebekreftelse som sendes til bestillers e-post senest 3 timer etter mottagelse av ordre. E- faktura Tilbyder skal kunne levere elektronisk faktura da dette formatet blir innført i det offentlige. Elektronisk fakturering skal tilbys i tillegg til ordinær papirfaktura. Fakturaen skal leveres kostnadsfritt til kommunens fakturamottak. Faktura må kunne leses optisk og inneholde leveringssted, ordrenummer, kontaktperson. E-faktura (faktura, kreditnota og purring) er forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden og det er denne som skal benyttes 8 AVLYSNING AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Siden ett av hovedformålene er å redusere kostnadene ved bilparken, kan Oppdragsgiver avlyse konkurransen hvis det viser seg at kostnaden blir for høy. Vedlegg 12 av 12