Konkurransebeskrivelsen

Konkurransebeskrivelsen CPV Rammeavtale 16/5187 Byggmestertjenester Forklaring Åpen anbudskonkurranse 45422000 Byggmester, tømrere- og snekker arbeid 45210000 Byggearbeid 45262700 Ombyggingsarbeid 71500000 Bygge- og anleggsrelaterte tjenesteytelser

1 Innledning Ringsaker kommune sin rammeavtale på tjenesteområdet byggmester og materiell gikk ut 28.2.2015. Rammeavtalen kunne forlenges med 1 + 1 år, men kommunen ser at behovet for byggmestertjenester har endret seg i rammeavtaleperioden og ønsker av den grunn å konkurranseutsette tjenesteområdet på nytt. Kommunen har gjennomført to konkurranser på tjenesteområdet siden avtalen gikk ut, men begge konkurransene ble avlyst på grunn av manglende konkurranse. For ytterligere informasjon om Ringsaker kommune, besøk våre nettsider: www.ringsaker.kommune.no og www.ringsaker.no 2 Generelt om anskaffelsen 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Ringsaker kommune. Kontaktpersoner for konkurransen er: Navn Ann Marit Holumsnes Innkjøpsrådgiver Trond E. Holthe Innkjøpsrådgiver Epost anho@ringsaker.kommune.no teh@ringsaker.kommune.no Telefon 62 33 55 10 62 33 50 40 / 901 96 088 Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal rettes til kontaktpersonene, og være fremsatt skriftlig (e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert, og likelydende svar vil bli publisert på Doffin. 2.2 Anskaffelsens formål og verdi/omfang 2.2.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å dekke kommunens behov for materiell og tjenester for å ivareta vedlikehold og oppgradering av kommunens bygningsmasse. Behovet inkluderer at rammeavtaleleverandør kan administrere og koordinere oppdrag som krever samarbeid mellom flere tjenesteområder som ikke er omfattet av denne rammeavtalen f.eks. rørlegger- og elektrikertjenester. Leverandør skal kun ha ansvaret for administrasjon og koordinering i de tilfeller oppdragsgiver definerer dette ved bestillingen av oppdraget. Ved administrasjon og koordinering menes at leverandør har ansvaret for alt det utførende arbeidet på det gitte oppdraget uavhengig om oppgavene utføres av egne ansatte, innleide foretak eller oppdragsgivers rammeavtaleleverandører innen andre tjenesteområder. Oppdragsgiver vil i disse tilfellene beskrive funksjon som det ferdige resultatet skal oppfølge. Leverandøren velger deretter utførelsesmetode og materialvalg og har ansvar for at resultatet oppfyller den beskrevne funksjonen, herunder kravene i lov og forskrift. 2

Denne rammeavtalen omfatter tjenestene: Byggmestertjenester med tilhørende materiell Det kreves at leverandør kan levere tjenesten selv eller ved hjelp av underleverandører. Ved bruk av underleverandører må det foreligge en forpliktelseserklæring mellom tilbyder og underleverandør ved tilbudsfristen og en samarbeidsavtale innen en eventuell kontrakt underskrives jf. vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelse pkt. 3.4.1 Leverandøren skal ha nødvendig ressurser til å oppfylle kontrakten og pkt. 4.1.2 Ved samarbeid. 2.2.2 Ringsaker kommunes rammeavtaleleverandører Ringsaker kommune har i dag rammeavtale på følgende tjenesteområder. Dagens rammeavtaleleverandører Tjenesteområde Leverandør Malertjenester med materiell Rørleggertjenester med tilhørende materiell Elektrikertjenester med tilhørende materiell Morten Skancke AS 1. Ringsaker Rør AS 2. Asbjørn Nordsveen AS 3. Caverion AS, avd. Hamar Generell elektroinstallasjon 1. Eltera Innlandet AS 2. Solberg elektroinstallasjon AS (underleverandør Ringsaker Elektro AS) Byggautomasjon og KNX 1. Elektriker n Ringsaker AS Avtaleperiode 1.3.2013 29.2.2014 med mulighet for forlengelse 1 + 1 + 1 år med samme vilkår. Går ut 28.2.2017. 20.5.2015-19.5.2016 med mulighet for forlengelse 1 + 1 + 1 år med samme vilkår. Forlenget til 20.5.2017. 1.12.2014 30.11.2015 med mulighet for forlengelse på 1 + 1 + 1 år med samme vilkår. Forlenget til 31.11.2016. 1.12.2014 30.11.2015 med mulighet for forlengelse på 1 + 1 + 1 år med samme vilkår. Forlenget til 31.11.2016. Ringsaker kommune har ikke avtale på følgende tjenesteområder i dag, men dette vil bli aktuelt i avtaleperioden. Service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg Entreprenørtjenester Blikkenslager-/taktekkertjenester Gulvleggertjenester 3

2.2.3 Anskaffelsens verdi/omfang Basert på historiske tall ligger det generelle omfanget av anskaffelser innen området på mellom kr 10.000.000 til kr 20.000.000 årlig. Ringsaker kommune forbeholder seg retten til å kunne gjennomføre minikonkurranser mellom rammeavtaleleverandørene på oppdrag med anslått verdi over kr 100.000. Oppgitt volum er basert på tidligere års behov, og det tas forbehold om oppdragsgivers generelle aktivitetsnivå og at endringer i budsjetter, andre vedtak og rutiner kan påvirke uttaket i avtaleperioden. Inngåelse av rammeavtale innebærer en forpliktelse til å benytte valgt rammeavtalepartner, men innebærer ikke noe krav på en bestemt omsetning i avtaleperioden. 2.3 Avtaleperiode og antall leverandører Ringsaker kommune vil inngå kontrakt med 3 leverandører. Oppdragene fordeles 1/3 mellom leverandørene. Fordeling av oppdrag mellom leverandørene hvis det kun forlenges med to leverandører: 50/50. Statistikk fra leverandørene til evalueringsmøtene i henhold til punkt 4.5.5 statistikk og 4.5.4 evalueringsmøter i vedlegg 2 tilbudsbeskrivelsen legges til grunn ved oppfølging av fordelingen mellom leverandørene. Avtaleperiode: 1 år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge avtalen med 1 + 1 + 1 år med en eller flere leverandører med samme vilkår. 2.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. Se www.doffin.no. Konkurransedokumentene vedlegges kunngjøringen elektronisk og skal hentes ut der. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØSterskelverdi). 2.2 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransebeskrivelsen ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det gjøres skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger til oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner. Se pkt. 1.1. Dersom det oppdages feil i konkurransebeskrivelsen, bes det om at dette snarest mulig formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktpersoner. 4

Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger eller feil merkes: Rammeavtale 16/5187 Byggmestertjenester, og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr e-post. 2.3 Eventuelle uklarheter Tilbyderen plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt, at det er tid til å korrigere uklarhetene i konkurransegrunnlaget, før endelig tilbud inngis. Dersom tilbyderen ikke melder fra om uklarhet, eller dersom tilbyderen ikke oppdager uklarheter som burde vært avdekket ved en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, har tilbyderen risikoen for eventuell tolkningstvil. 2.4 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransebeskrivelsen Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransebeskrivelsen. Endringene skal ikke være av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransebeskrivelsen vil bli elektronisk tilgjengelig på DOFFIN, som også automatisk gir melding om dette pr. e-post til alle som har registrert interesse. 2.5 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud, dersom det foreligger saklig grunn for det. 3 Krav til tilbudet 3.1 Krav til tilbudet 3.1.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Ringsaker kommune i hende senest: onsdag 30.11.2016 kl. 12.00. 3.1.2 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. 3.1.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i lukket innpakning, merket Rammeavtale 16/5187 Byggmestertjenester til: 5

Ringsaker kommune Postboks 13 2381 Brumunddal eller leveres servicesenteret Brugata 2, 2380 Brumunddal. Ved innlevering i serviceskranken må tilbyderne selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. 3.1.4 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev datert og undertegnet av en person med fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. Tilbudet skal leveres i en stk papirformat og på en stk minnepinne. 3. Tillatte filformater: a. Attester/sertifikater/produktblad/tilbudsbeskrivelsen skal leveres i PDFformat b. Prisskjema skal leveres i Excel-format og en PDF versjon. Ved forskjell mellom versjonene vil papirversjon gå foran Excel og PDF versjonen. 4. Tilbudet skal leveres i henhold til mappestrukturen i pkt 8 vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. Kravet gjelder både permen og minnepinnen. 5. Vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen, vedlegg 5 Referansekunder og vedlegg 6 Sammenligningsgrunnlag skal benyttes. Tilbud som ikke leveres inn på vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen, vedlegg 5 Referansekunder og vedlegg 6 Sammenligningsgrunnlag blir forkastet. 6. Tilbudet skal leveres på norsk og all kommunikasjon i prosessen skal foregå på norsk. Det er ikke tillatt å levere tilbudet pr e-post. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransebeskrivelsen besvares/belyses. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering, samt oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.2 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransebeskrivelsen, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. 6

3.3 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.4 Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3.5 Offentlighet I henhold til Offentleglova 23 tredje ledd vil tilbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/timepriser, påslagsprosenter etc.). Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten. Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav For oversikt over stilte kvalifikasjonskrav vises det til vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelse. 4.2 Underleverandører Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. Denne dokumentasjonen skal vise at underleverandøren oppfyller det aktuelle kvalifikasjonskrav. I slike tilfeller skal kvalifikasjonssøknaden også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. 7

5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minimum 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 5.2 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver kan avvise tilbud i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiver kan avvise tilbydere i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5.4 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet. 5.5 Fremdriftsplan For denne anskaffelsen er det forventet følgende fremdrift. Fremdriftsplanen er ikke endelig. Publisering Uke 42 Tilbudsfrist 30.11.2016 kl 12.00 Tildeling Uke 49/50 Karensfrist 10 dager Inngåelse av kontrakt Uke ½ Etter tildeling er meddelt, løper en karensperiode på 10 kalenderdager. Etter karensperioden er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Frist for å melde inn eventuelle innsigelser eller midlertidig forføyning er 10 kalenderdager etter at meddelelse er gitt. 6 Kontraktgjennomføringskrav Til denne anskaffelsen har oppdragsgiver satt en rekke kontraktgjennomføringskrav som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføring av avtalen. Tilbyder bes om å besvare hvert enkelt punkt i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. 8

7 Avgjørelse av konkurransen 7.1 Kriterier for valg av tilbud Oppdragsgiver vil velge de tilbydere med det økonomisk mest fordelaktige etter følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier: Vekting: Pris 70 % Kostnad timepris 40 % Materialkostnad 40 % Påslagsprosent ved administrering og 20 % koordinering av oppdrag Kvalitet 30 % Gjennomføringsevne 100 % Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. 7.2 Tildelingskriterier ved minikonkurranser Ringsaker kommune forbeholder seg retten til å kunne gjennomføre minikonkurranser mellom rammeavtaleleverandørene på oppdrag med anslått verdi over kr 100.000. Tildelingskriteriene ved minikonkurranser vil bli løsningsforslag og totalpris. 8 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Tilbudsbeskrivelsen Taushetserklæring Kontrakt Referansekunder Sammenligningsgrunnlag Skjema for leverandørsamtale Brukerveiledning byggforvaltningssystem Forpliktelseserklæring 9