Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 14/17 Orientering om arbeidet med revisjon av budsjettfordelingsmodellen ved Universitetet i Stavanger Saksnr: 15/02612-4 Saksansvarlig: Eli Løvaas Kolstø, Økonomi- og virksomhetsdirektør Møtedag: 09.03.2017 Informasjonsansvarlig: Eli Løvaas Kolstø, Økonomi- og virksomhetsdirektør Bakgrunn Universitetsdirektøren nedsatte i oktober 2016 et internt arbeidsutvalg/-gruppe som fikk i oppgave å revidere budsjettfordelingsmodellen ved UiS. Gruppen ble satt sammen av representanter fra både faglig og administrativ side, med medlemmer fra fakulteter, institutter og sentre samt Arkeologisk museum, stab/støtte og studentene. Universitetsdirektørens mandat til gruppen sier at arbeidsgruppen skal: 1) Gjere framlegg til revisjon av budsjettmodellen me har i dag, der ein tek omsyn til ny struktur og gjer framlegg om korleis ei vidareføring av statleg finansieringsmodell kan nyttast med fleire og meir ulike fakultet. 2) Vurdere om prinsippet med rammetildeling framleis er tenleg, og sjå på korleis ein kan nytta resultatkomponentane på ein god måte. 3) Vurdere kor langt nedover i organisasjonen det er høveleg å nytte dei same prinsippa. 4) Gjere framlegg om moglege insentivar som tener samvirke, utvikling og strategi. 5) Vurdere kor stor del av samla tildeling som bør ligga sentralt ut frå trong for koordinering og strategisk handlingsrom. 6) Drøfte ansvarsdeling i økonomisaker ut frå vedtak om styrer i styremøte 01122016. Arbeidsgruppen har frist til 20.04.2017 med å levere sin innstilling/sluttrapport og universitetsdirektøren tar sikte på at revidert budsjettfordelingsmodell blir vedtatt i styremøte 4. mai 2017, for så å danne grunnlag for «foreløpig budsjettfordeling for 2018», som styrebehandles i junimøtet. I denne saken får styret en kort rapport på status for arbeidet, herunder hvilke prinsipper arbeidsgruppa foreslår å legge til grunn, samt noen mulige tilnærminger til de mandatpunktene arbeidsgruppen har valgt å legge størst vekt på. Styret vil bli gitt en muntlig presentasjon av arbeidet med ny modell i møtet 9. mars, herunder mer utdyping av enkelte modellelementer. Forslag til vedtak: Styret tar statusrapporten om arbeidet med revisjon av den interne budsjettfordelingsmodellen til orientering. Stavanger, 28.02.2017 John B. Møst univsersitetsdirektør 1
US 14/17 Orientering om arbeidet med revisjon av budsjettfordelingsmodellen ved Universitetet i Stavanger Bakgrunn Den årlige statsbevilgningen utgjør hoveddelen av det økonomiske grunnlaget for virksomheten ved UiS. Styrets budsjettbehandling og den interne fordelingen av den statlige rammen er derfor å betrakte som et av de viktigste økonomiske styringsverktøyene styret har. Gjennom budsjettbehandlingen fastsettes årlige rammetildelinger til fakulteter, museum og administrative enheter. Universitetets nåværende budsjettfordelingsmodell er tilpasset en organisasjon med tre relativt store fagenheter med stor grad av faglig og administrativt autonomi. Som ledd i den pågående OU-prosessen, vedtok styret i august 2016 en ny modell for faglig organisering ved UiS, som innebærer etablering av tre nye fakulteter. De syv faglige enhetene (inkl. Arkeologisk museum) vil få ulik størrelse, og ulik grad av bredde i det faglige innholdet. En naturlig implikasjon av denne omleggingen er at økonomistyringen bør legges om for å tilpasses en mer heterogen faglig virksomhet. Arbeidsgruppe og mandat Universitetsdirektøren nedsatte i oktober 2016 et internt arbeidsutvalg/-gruppe som fikk i oppgave å revidere budsjettfordelingsmodellen ved UiS. Gruppen ble satt sammen av representanter fra både faglig og administrativ side, med medlemmer fra fakulteter, institutter og sentre samt Arkeologisk museum, stab/støtte og studentene. Utvalget har hatt følgende sammensetning: Håvard Hansen, prodekan for forskning SV og utvalgsleder Bjørn Helge Hjertager, prodekan for forskning TN Karoline Holmboe Høibo, kontorsjef Lesesenteret Heidi Eie Svendsen, seniorrådgiver TN Rudy Garred, instituttleder IBU Ole Madsen, museumsdirektør Tore Berge, studentrepresentant Martin Tjelta (fagleder AØV) og Ellen H. Netland (controller/seniorrådgiver AØV) har rollen som sekretariat for arbeidsgruppen. Arbeidsgruppens mandat og overordnet tidsplan for arbeidet ble gitt av universitetsdirektøren ved notat av 25.10.2016. Universitetsdirektøren viser i notatet til at UiS sin nåværende budsjettmodell har gitt forutsigbare rammer fra ett år til det neste, men at den samtidig har bidratt til å skape skott mellom enheter og dermed gjort det vanskeligere enn ønskelig å få til (økonomisk) samhandling. Modellen har også gjort det vanskelig å omfordele midler og å skape tilstrekkelig overordnet strategisk handlingsrom. Det er viktig å også vurdere disse momentene når modellen skal gjennomgås på nytt i sammenheng med ny organisering. Mandatet inneholder følgende konkrete punkter som søkes besvart i arbeidet med ny budsjettfordelingsmodell: Arbeidsgruppa skal: 1) Gjere framlegg til revisjon av budsjettmodellen me har i dag, der ein tek omsyn til ny struktur og gjer framlegg om korleis ei vidareføring av statleg finansieringsmodell kan nyttast med fleire og meir ulike fakultet. 2) Vurdere om prinsippet med rammetildeling framleis er tenleg, og sjå på korleis ein kan nytta resultatkomponentane på ein god måte. 3) Vurdere kor langt nedover i organisasjonen det er høveleg å nytte dei same prinsippa. 4) Gjere framlegg om moglege insentivar som tener samvirke, utvikling og strategi. 2
5) Vurdere kor stor del av samla tildeling som bør ligga sentralt ut frå trong for koordinering og strategisk handlingsrom. 6) Drøfte ansvarsdeling i økonomisaker ut frå vedtak om styrer i styremøte 01122016. Styringsgruppe og tidsplan Rektormøtet ble oppnevnt som styringsgruppe for prosessen, og arbeidsgruppen har frist til 20.04.2017 med å levere sin innstilling/sluttrapport. Universitetsdirektøren tar sikte på at revidert budsjettfordelingsmodell blir vedtatt i styremøte 4. mai 2017, for så å danne grunnlag for «foreløpig budsjettfordeling for 2018», som styrebehandles i junimøtet. I tillegg til de føringene som OU-prosessen gir for økonomistyring og for budsjettfordeling, så har også finansieringsmodellen i UH-sektoren nylig gjennomgått en større revisjon. Universitetsdirektøren har informert styret om dette i tidligere saksframlegg, men i det følgende gis en kort oppsummering av de endringer i finansieringsmodellen som er gjort gjeldende fra og med budsjettåret 2017. Ny finansieringsmodell i sektoren Dagens finansieringssystem (gjeldende til og med 2016) ble innført i 2002, med justeringer av enkelte komponenter i 2006 og 2009. Våren 2015 ble det lagt fram forslag til endringer i den statlige finansieringen av universiteter og høgskoler som en del av strukturmeldingen (Meld. St. 18 2014-15). Revidert finansieringsmodell ble endelig behandlet i Stortinget høsten 2016 og ble innført med virkning fra og med statsbudsjettet for 2017. Resultatet av denne revisjonen ble at hovedtrekkene i gjeldende finansieringssystem videreføres med en basis- og en resultatfinansiert del. Videre at forholdet mellom basis og resultat videreføres på sektornivå, noe som innebærer at om lag 70 prosent av bevilgningen er basistildeling. De største endringene i finansieringsmodellen er at det ble gjort noen endringer i den resultatbaserte delen ved innføring av nye og endrede resultatindikatorer for utdanning og forskning. Disse endringene kan oppsummeres til følgende punkter: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Ny indikator knyttet til totale inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) blir innført. Indikatoren får lukket budsjettramme. Ny indikator for antall uteksaminerte kandidater (på bachelor- og masternivå) blir innført. Indikatoren får åpen budsjettramme. Indikatoren for antall doktorgradskandidater (avlagte doktorgrader) blir videreført, men får åpen budsjettramme. EU-indikatoren blir utvidet til å gjelde alle inntekter fra EU dvs. inkludert bl.a. utdanningssamarbeid og interregionalt samarbeid. Indikatoren får fortsatt lukket budsjettramme. Beregningsmåten for publiseringspoeng i publiseringsindikatoren er endret. Indikatoren har fortsatt lukket budsjettramme. Insentivstyrken, dvs. satsene på resultatindikatorene, videreføres samlet sett på om lag samme nivå som tidligere. Dette med unntak av ny BOA-indikator som er finansiert ved overføring av 300 mill. fra basisdelen i den statlige modellen. På utdanningssiden er det gitt rom for innføring av en ny kandidatindikator samt økning av satsen for utvekslingsstudenter ved å redusere satsene for studiepoeng i forhold til gammelt system. Insentivstyrken for resultatindikatorene studiepoeng, kandidater og utveksling, er satt slik at den samlede uttellingen for disse på sektornivå i 2017 blir på samme nivå som uttellingen ville vært dersom dagens system med kun studiepoeng og utveksling hadde blitt videreført. Prinsippavklaringer og konkrete forslag så langt Arbeidsgruppa har underveis i arbeidet holdt styringsgruppa (rektormøtet) orientert om framdrift og om eventuelle behov for avklaringer. Arbeidsgruppa arbeider fremdeles med konkretiseringer og praktiske løsninger på mandatet, og som nevnt forventer universitetsdirektøren å kunne legge fram for styret forslag til ny budsjettfordelingsmodell i møtet 4. mai. Det er i arbeidet lagt opp til at de forslag til endringer som arbeidsgruppa kommer opp med, også skal gjennom en hørings- og innspillrunde i organisasjonen, og universitetsdirektøren mener det er for tidlig å 3
involvere styret i konkrete detaljer og problemstillinger knyttet til budsjettmodellen nå. Universitetsdirektøren ønsker likevel å gi en kort underveisrapport nå (og det gis også en muntlig presentasjon av utvalgsleder Håvard Hansen i møtet), for å informere om de mer overordnede forhold som arbeidsgruppa har informert om, og fått avklaringer på så langt. Arbeidsgruppa har blant annet fått avklaring på at det er tilstrekkelig å legge fram ett revidert modellforslag. Modellen som legges fram vil i stor grad nedføre de sentrale elementer, insentiver og prinsipper som inngår i finansieringsmodellen for UH-sektoren. Det vil bli lagt vekt på å finne hensiktsmessig balanse mellom langsiktig og stabil «basisfinansiering», og en «resultatfinansiering» som gir tilstrekkelig sterke produksjonsinsentiver til enhetene. Modellen vil også inneholde en strategimodul som er noe endret fra gjeldende modell og som ivaretar behovet for et større økonomisk handlingsrom for strategisk styring og koordinering. Arbeidsgruppa har lagt særlig vekt på det å finne egnede modellmekanismer og andre økonomiske virkemidler for å stimulere, eller legge til rette for; (i) økt samarbeid og samhandling på tvers av enheter og fag og (ii) fokus på effektiv ressursbruk (produktivitet) og (iii) større grad av strategisk styring og koordinering på nivå 1 og nivå 2 i organisasjonen. Litt om strategisk handlingsrom/styring og koordinering En sentral føring for arbeidet med revisjon av budsjettmodellen, er at det skal styrke fokuset på, og handlingsrommet for, strategisk styring og koordinering. I dette ligger også en vurdering av hvor stor del av budsjettet som bør fordeles som rammer til enhetene etter en strategisk vurdering og ikke som følge av «modellmekanikk». I tillegg kommer en vurdering av hvor stor del av de strategiske bevilgningene som bør legges/tilbakeholdes «sentralt» for å kunne disponeres av styret, herunder for å kunne imøtekomme føringer som måtte komme fra eier gjennom statsbudsjettet mv. I forbindelse med de mer løpende strategiske utfordringene, peker arbeidsgruppa også på noen alternative muligheter for finansiering som kan og bør legges «utenom» den ordinære budsjettprosessen for blant annet å sikre størst mulig grad av «byråkratisk enkelhet» i forhold til saksbehandling og oppfølging. Arbeidsgruppen er bedt om å sikre «større strategisk handlingsrom». Arbeidsgruppen mener imidlertid at det må ligge til styret selv å fastsette hvor stort omfang det strategiske elementet i fordelingen bør ha. En slik vurdering bør styret gjøre fra år til år, prinsipielt og avhengig av hvilke økonomisk situasjon, strategiske utfordringer og endringsbehov universitetet til enhver tid har. På spørsmålet om hvor strategiske rammer bør legges, er arbeidsgruppa klar i sin anbefaling om å la mest mulig av strategimidlene fordeles til de utførende enheter og tiltak så tidlig som mulig i budsjettprosessen. Dette for å øke forutsigbarhet for utfører og dermed øke sannsynligheten for at tiltak gjennomføres etter plan og gir ønsket effekt. Minst mulig bør «holdes tilbake», da dette har en tendens til å forsinke planlegging og gjennomføring. I tillegg vil tilbakeholdte midler kunne skape mer (enn ønskelig) arbeid i enhetene med å skrive søknader og legge planer for å posisjonere seg i forhold til eventuelle ekstrabevilgninger gjennom året. Litt om effektiv ressursbruk og bruk av produktivitets- og kvalitetsmål Resultatfinansieringen sikrer sterke produksjonsinsentiver, og både på enhetsnivå og på institusjonsnivå bidrar produksjonsinsentivene til å sette fokus på effektiv (lav) ressursbruk. Arbeidsgruppen har sett på mulige måter for å også stimulere til økt fokus på arbeidet med å forbedre arbeidsmåter og sikre «kvalitet» i kjerneaktivitetene utdanning og forskning. Arbeidsgruppen har blant annet arbeidet med å utvikle en produktivitetsmodul som vil kunne inngå som del av den interne resultatfinansieringen. Litt om insentiver til samhandling og samarbeid Universitetets behov for å få til større grad av samhandling og samarbeid på tvers av enheter og fag, står sentralt i den pågående OU-prosessen, og har også gitt føringer for arbeidet med budsjettfordelingsmodellen. Arbeidsgruppen vil blant annet foreslå et modellelement for å belønne internt utdannings- 4
samarbeid mellom fakulteter. Tilsvarende element anbefales innført i fakultetenes egne viderefordelingsmodeller for å stimulere utdanningssamarbeid mellom institutter og mellom program. Implementering av ny modell Ved overgang til nytt finansieringsregime, vil det være viktig å si noe om hvordan den interne modellen bør implementeres for ikke å påføre institusjonen uforutsette eller uønskede effekter. Arbeidsgruppa anbefaler at ny budsjettfordelingsmodell innføres under prinsippet om budsjettnøytralitet i innføringsåret. Videre anbefaler arbeidsgruppa å sette 2017 som innføringsår. På den måten unngår en strategisk tilpasning til ny modell på forhånd, og en oppnår at de dynamiske endringene i modellen vil gjøre seg gjeldende allerede fra 2018. Forslag til vedtak: Styret tar statusrapporten om arbeidet med revisjon av den interne budsjettfordelingsmodellen til orientering. Stavanger, 28.02.2017 John B. Møst universitetsdirektør Eli Løvaas Kolstø økonomi- og virksomhetsdirektør Saksbehandler: Martin Tjelta fagleder/sekretariat arbeidsgruppe Ellen H. Netland seniorrådgiver/sekretariat arbeidsgruppe 5